Việc làm cho người nước ngoài trong ngành thương mại: Những điểm quan trọng khi xin visa làm việc

Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, ngành công nghiệp thương mại của Nhật Bản coi việc thu hút nhân tài với nền tảng đa dạng là một nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp quan trọng để duy trì và mở rộng sức cạnh tranh quốc tế. Kỹ năng ngôn ngữ, hiểu biết văn hóa và cảm nhận kinh doanh quốc tế mà nhân viên nước ngoài chuyên nghiệp mang lại là những yếu tố thiết yếu cho sự phát triển của công ty, từ đàm phán với khách hàng nước ngoài, khai phá thị trường mới, đến quản lý logistics quốc tế phức tạp. Tuy nhiên, để tuyển dụng nhân tài nước ngoài xuất sắc, cần phải hiểu và tuân thủ chính xác các thủ tục pháp lý chuyên nghiệp và nghiêm ngặt của hệ thống quản lý xuất nhập cảnh của Nhật Bản. Đặc biệt, việc có được tư cách lưu trú với mục đích làm việc (thường được gọi là visa làm việc) có thể là một quá trình phức tạp và mất thời gian đối với nhiều công ty. Những thiếu sót trong quy trình hoặc hiểu lầm về yêu cầu có thể dẫn đến việc từ chối cấp visa, gây ra rủi ro đáng kể về sự chậm trễ trong kế hoạch kinh doanh. Bài viết này nhằm mục đích sắp xếp các thách thức pháp lý mà các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại gặp phải khi tuyển dụng người nước ngoài làm việc chuyên nghiệp và đề xuất giải pháp cho những thách thức đó. Chủ đề chính được giải thích là tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế”, mà đa số chuyên gia trong ngành thương mại thường phải đáp ứng. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn thực tiễn giúp người phụ trách có thể hiểu rõ toàn bộ quy trình, bao gồm việc giải thích toàn diện về các loại visa, yêu cầu cụ thể để có được chúng, chi tiết về quy trình nộp đơn, và những điểm mà các công ty cần chú ý đặc biệt, dựa trên “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Nhận dạng Người tị nạn” của Nhật Bản cùng với các quy định liên quan của Bộ Tư pháp.

Các Lựa Chọn Visa Lao Động Trong Ngành Thương Mại tại Nhật Bản

Để người nước ngoài có thể tham gia vào các ngành nghề chuyên môn tại Nhật Bản, họ cần phải có tư cách lưu trú phù hợp với nội dung hoạt động của mình. Đối với những chuyên gia làm việc trong ngành thương mại, tư cách lưu trú phổ biến và rộng lớn nhất bao gồm các hoạt động là “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn và Kinh doanh Quốc tế” theo quy định tại Phụ lục Điều 1-2 của “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừa nhận Người Tị nạn” của Nhật Bản.

Tư cách lưu trú này bao gồm ba lĩnh vực: “Kỹ thuật” đòi hỏi kiến thức về khoa học tự nhiên như vật lý học hay kỹ thuật học, “Kiến thức Nhân văn” đòi hỏi kiến thức về khoa học xã hội như luật học hay kinh tế học, và “Kinh doanh Quốc tế” đòi hỏi sự nhạy bén và cảm quan về văn hóa nước ngoài. Nhiều công việc trong ngành thương mại như kinh doanh quốc tế, tiếp thị, công tác thương mại, pháp chế, kế toán thường thuộc về danh mục “Kiến thức Nhân văn” hoặc “Kinh doanh Quốc tế”.

Điều đáng chú ý là, kể từ sửa đổi pháp luật của Nhật Bản vào năm 2015, tư cách lưu trú trước đây được xem là riêng biệt giữa “Kỹ thuật” và “Kiến thức Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế” đã được hợp nhất lại. Sự hợp nhất này phản ánh sự phức tạp hóa của môi trường kinh doanh hiện đại. Ví dụ, trong ngành thương mại, nhu cầu về việc hiểu biết các thông số kỹ thuật của sản phẩm (Kỹ thuật) và thực hiện đàm phán hợp đồng với khách hàng nước ngoài (Kiến thức Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế) ngày càng tăng, đòi hỏi sự linh hoạt trong công việc. Sự hợp nhất này giúp các doanh nghiệp có thể bao quát các nội dung công việc phức hợp dưới một tư cách lưu trú duy nhất, từ đó tạo điều kiện cho việc sử dụng nhân lực một cách linh hoạt hơn.

Xin lưu ý, nếu hoạt động với tư cách là người quản lý hoặc lãnh đạo doanh nghiệp, tư cách lưu trú “Quản lý & Điều hành” sẽ được áp dụng. Tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế” mà bài viết này giải thích, chỉ dành riêng cho những người lao động chuyên nghiệp thực hiện công việc dựa trên hợp đồng với doanh nghiệp, và cần được phân biệt rõ ràng với tư cách lưu trú dành cho người quản lý và lãnh đạo.

Hiểu Biết về Nội Dung Hoạt Động của Visa “Kỹ Thuật, Nhân Văn, Kinh Doanh Quốc Tế” tại Nhật Bản

Để nộp đơn xin cấp quyền cư trú “Kỹ Thuật, Nhân Văn, Kinh Doanh Quốc Tế” một cách chính xác tại Nhật Bản, cần phải chứng minh rằng công việc dự kiến trong ngành thương mại phải rõ ràng thuộc về một trong những hoạt động được phép theo loại visa này. Đặc biệt trong ngành thương mại, hai lĩnh vực “Nhân Văn” và “Kinh Doanh Quốc Tế” là trọng tâm.

Công việc thuộc lĩnh vực Nhân Văn

“Nhân Văn” ám chỉ công việc đòi hỏi kiến thức thuộc lĩnh vực như luật học, kinh tế học, xã hội học, quản trị kinh doanh và các ngành khoa học nhân văn khác. Đây là công việc chuyên môn đòi hỏi việc áp dụng kiến thức học thuật đã được học tại các cơ sở giáo dục đại học hoặc cao hơn. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về công việc tại các công ty thương mại:

• Khảo sát và tiếp thị thị trường nước ngoài: Sử dụng kiến thức về kinh tế học và quản trị kinh doanh để phân tích xu hướng thị trường của một quốc gia hoặc khu vực cụ thể và lập kế hoạch chiến lược bán hàng.
• Tài chính và kế toán thương mại: Áp dụng kiến thức về chuẩn mực kế toán quốc tế và ngoại hối để thực hiện thanh toán vốn và xử lý kế toán cho các giao dịch xuất nhập khẩu.
• Kinh doanh và thu mua nước ngoài: Sử dụng kiến thức về luật hợp đồng quốc tế và tập quán thương mại để thực hiện đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng và quản lý thời hạn giao hàng với các đối tác nước ngoài.
• Pháp chế và tuân thủ: Dựa trên kiến thức về pháp luật quốc tế để kiểm tra việc tuân thủ các quy định liên quan đến thương mại, cũng như xem xét và soạn thảo hợp đồng.

Các công việc này không chỉ là những công việc văn phòng thông thường mà còn đòi hỏi việc phân tích và đưa ra quyết định dựa trên kiến thức chuyên môn.

Công việc thuộc lĩnh vực Kinh Doanh Quốc Tế

“Kinh Doanh Quốc Tế” chỉ công việc đòi hỏi sự suy nghĩ hoặc cảm nhận dựa trên nền văn hóa của nước ngoài. Điều này không chỉ đơn giản là khả năng nói một ngôn ngữ nước ngoài mà còn cần sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa, xã hội và lịch sử của quốc gia nơi ngôn ngữ đó được sử dụng để áp dụng vào công việc. Theo hướng dẫn của Cục Quản lý Nhập cư và Xuất nhập cảnh Nhật Bản, các công việc cụ thể như “phiên dịch, thông dịch, giảng dạy ngôn ngữ, quảng cáo, tuyên truyền hoặc các hoạt động kinh doanh quốc tế, thiết kế thời trang hoặc trang trí nội thất, phát triển sản phẩm và các công việc tương tự” được liệt kê làm ví dụ.

Điểm đặc biệt cần lưu ý là “các hoạt động kinh doanh quốc tế” được nêu rõ, điều này rất quan trọng đối với các công ty thương mại. Điều này làm tăng khả năng nhiều hoạt động cốt lõi của ngành thương mại như giao tiếp với đối tác nước ngoài, đàm phán dựa trên tập quán thương mại địa phương, và lập kế hoạch sản phẩm dựa trên nền văn hóa có thể thuộc về “Kinh Doanh Quốc Tế”.

Việc phân biệt giữa “Nhân Văn” và “Kinh Doanh Quốc Tế” có ý nghĩa quan trọng trong chiến lược nộp đơn, bởi vì yêu cầu về học vấn và kinh nghiệm làm việc là khác nhau. Ví dụ, nếu người nộp đơn tốt nghiệp đại học trong lĩnh vực liên quan nhưng có ít kinh nghiệm làm việc, thì việc nộp đơn dựa trên yêu cầu học vấn của “Nhân Văn” là phù hợp. Ngược lại, nếu không có học vấn liên quan nhưng có nhiều năm kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế, thì việc nộp đơn dựa trên yêu cầu kinh nghiệm làm việc của “Kinh Doanh Quốc Tế” sẽ tăng khả năng được chấp thuận. Do đó, các công ty cần xem xét kỹ lưỡng lý lịch của ứng viên và quyết định chiến lược xem nên nộp đơn dựa trên yêu cầu nào là hợp lý nhất.

Nền tảng Cấp Visa: Yêu cầu Tiêu chuẩn Nhập cảnh

Để có thể đạt được tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” tại Nhật Bản, cả người nộp đơn và công ty tiếp nhận cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhập cảnh được quy định trong “Pháp lệnh của Bộ quy định các tiêu chuẩn theo Điều 7, Khoản 1, Mục 2 của Luật Quản lý Nhập cư và Nhận dạng Người tị nạn” của Nhật Bản (sau đây gọi là “Pháp lệnh Tiêu chuẩn”). Những yêu cầu này là những tiêu chuẩn quyết định quan trọng nhất trong quá trình xét duyệt visa. 

Yêu cầu đối với chính người nộp đơn

Yêu cầu về học vấn hoặc kinh nghiệm thực tế mà người nộp đơn cần đáp ứng khác nhau tùy thuộc vào việc họ tham gia vào công việc liên quan đến “Kiến thức Nhân văn” hay “Công việc Quốc tế” tại Nhật Bản.

Khi tham gia vào công việc liên quan đến “Kiến thức Nhân văn” (cũng như công việc liên quan đến “Kỹ thuật”), người nộp đơn cần phải đáp ứng một trong những yêu cầu sau:

1. Tốt nghiệp đại học với chuyên ngành liên quan đến kiến thức cần thiết cho công việc mà họ muốn tham gia, hoặc đã nhận được giáo dục tương đương hoặc cao hơn.
2. Hoàn thành khóa học chuyên môn tại trường chuyên môn của Nhật Bản với chuyên ngành liên quan đến kiến thức cần thiết cho công việc (cần có danh hiệu “Chuyên gia” hoặc “Chuyên gia Cao cấp”).
3. Có ít nhất 10 năm kinh nghiệm thực tế trong công việc mà họ muốn tham gia (bao gồm cả thời gian chuyên ngành liên quan tại đại học).

Điều quan trọng ở đây là “mối liên hệ” giữa nội dung chuyên ngành tại đại học và nội dung công việc. Ví dụ, một người tốt nghiệp khoa Kinh tế tham gia vào công việc tài chính thương mại thì mối liên hệ này rõ ràng. Tuy nhiên, nếu một người tốt nghiệp khoa Văn học tham gia vào cùng công việc đó, việc giải thích mối liên hệ trực tiếp với chuyên ngành sẽ trở nên khó khăn và rủi ro bị từ chối tăng cao.

Mặt khác, khi tham gia vào công việc liên quan đến “Công việc Quốc tế”, người nộp đơn cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Tham gia vào công việc như dịch thuật, phiên dịch, giảng dạy ngôn ngữ, quảng cáo, tiếp thị, giao dịch quốc tế, thiết kế, phát triển sản phẩm, v.v.
2. Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực liên quan đến công việc mà họ muốn tham gia.

Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng: đối với những người đã tốt nghiệp đại học và tham gia vào công việc “dịch thuật, phiên dịch, giảng dạy ngôn ngữ”, yêu cầu 3 năm kinh nghiệm thực tế này không được áp dụng.

Yêu cầu đối với Doanh nghiệp tiếp nhận

Phía doanh nghiệp tiếp nhận cũng cần phải đáp ứng ba yêu cầu quan trọng.

Thứ nhất, tính chuyên môn của công việc. Công việc mà người nước ngoài được giao phải đòi hỏi kỹ thuật chuyên môn hoặc kiến thức chuyên ngành, và không được là “công việc đơn giản” mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện. Ví dụ, ngay cả khi được tuyển dụng làm nhân viên văn phòng thương mại, nếu công việc chỉ bao gồm việc sao chép tài liệu, đóng gói hàng hóa, hoặc nhập liệu đơn giản, thì sẽ được đánh giá là không có tính chuyên môn và không được chấp thuận. Trong đơn xin cấp phép, cần phải rõ ràng chứng minh nội dung công việc cụ thể và chuyên môn.

Thứ hai, tính hợp lý của mức lương. Quy định chuẩn mực yêu cầu rằng mức lương mà người nước ngoài nhận được phải “ít nhất bằng hoặc cao hơn mức lương mà người Nhật làm cùng công việc đó nhận được”. Điều này nhằm ngăn chặn việc bóc lột lao động nước ngoài một cách bất công và xem xét đến ảnh hưởng đối với thị trường lao động trong nước. Nếu mức lương đặt ra thấp hơn đáng kể so với nhân viên người Nhật làm cùng công việc, đó sẽ là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc không được chấp thuận.

Thứ ba, sự ổn định và liên tục của hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ quan quản lý nhập cảnh và tạm trú sẽ xem xét liệu công ty có thể ổn định và liên tục tuyển dụng nhân viên nước ngoài, và có khả năng tiếp tục trả lương cho họ hay không. Đặc biệt, đối với các công ty mới thành lập hoặc có tình hình tài chính không mấy khả quan, sẽ được yêu cầu chứng minh tiềm năng kinh doanh và sức khỏe tài chính thông qua việc nộp kế hoạch kinh doanh, báo cáo lãi lỗ và các tài liệu khác.

Khi tổng hợp các yêu cầu này, chúng ta có bảng sau:

【Hướng dẫn Thực hành】Chi tiết về thủ tục xin visa làm việc tại Nhật Bản

Khi tuyển dụng người nước ngoài từ nước ngoài, thủ tục thường bắt đầu với việc nộp đơn xin cấp “Giấy chứng nhận Đủ điều kiện cư trú (Certificate of Eligibility: COE)”. Đây là hệ thống mà Bộ trưởng Bộ Tư pháp Nhật Bản chứng nhận trước khi người nước ngoài nhập cảnh vào Nhật Bản rằng hoạt động mà họ sẽ tham gia trong nước phù hợp với các yêu cầu của tư cách lưu trú.

Quy Trình Thủ Tục

Quy trình thủ tục thông thường sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú (COE) ở Nhật Bản như sau:

1. Doanh nghiệp tiếp nhận sẽ thực hiện “Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú” tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương có thẩm quyền, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Nguyên tắc chung là nhân viên của doanh nghiệp sẽ làm đại diện để nộp đơn.
2. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương sẽ xem xét hồ sơ đăng ký. Thời gian xem xét thông thường từ 1 đến 3 tháng.
3. Nếu việc xem xét được chấp thuận, Giấy chứng nhận đủ điều kiện cư trú (COE) sẽ được cấp cho doanh nghiệp.
4. Doanh nghiệp sẽ gửi bản gốc COE đã được cấp cho người nước ngoài đang ở nước ngoài qua dịch vụ bưu chính quốc tế hoặc các phương tiện tương tự.
5. Người nước ngoài sẽ nộp COE đã nhận cùng với các giấy tờ cần thiết khác tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở quốc gia của mình để xin cấp thị thực (visa).
6. Sau khi thị thực được cấp, người đó sẽ nhập cảnh vào Nhật Bản. Tại sân bay hoặc các cửa khẩu Nhật Bản, họ sẽ được cấp Thẻ cư trú trong quá trình kiểm tra nhập cảnh.

Điểm cực kỳ quan trọng cần lưu ý là thời hạn hiệu lực của COE. COE sẽ mất hiệu lực nếu người nước ngoài không nhập cảnh vào Nhật Bản trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp. Do đó, doanh nghiệp và người được tiếp nhận cần phải chuẩn bị nhập cảnh một cách nhanh chóng sau khi COE được cấp. 

Chi tiết về Các Loại Hồ Sơ Nộp và Hệ Thống Phân Loại Doanh Nghiệp

Các loại hồ sơ cần nộp phụ thuộc vào quy mô và tình hình quản lý của doanh nghiệp tiếp nhận. Cơ quan Quản lý Nhập cư và Xuất nhập cảnh Nhật Bản đã phân loại doanh nghiệp thành 4 hạng mục và đơn giản hóa các loại hồ sơ yêu cầu nộp theo từng hạng mục.

• Hạng mục 1: Các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán của Nhật Bản, công ty hợp tác kinh doanh bảo hiểm, các tổ chức công cộng quốc gia và địa phương, v.v.
• Hạng mục 2: Các tổ chức và cá nhân có tổng số thuế thu nhập từ tiền lương của năm trước vượt quá 10 triệu yên theo bảng kê khai thuế thu nhập từ tiền lương.
• Hạng mục 3: Các tổ chức và cá nhân đã nộp bảng kê khai thuế thu nhập từ tiền lương của năm trước (trừ hạng mục 2).
• Hạng mục 4: Các tổ chức và cá nhân không thuộc bất kỳ hạng mục nào trên (ví dụ như công ty mới thành lập).

Hệ thống phân loại này có thể được xem như một loại đánh giá rủi ro của Cơ quan Quản lý Nhập cư và Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Các doanh nghiệp lớn và ổn định thuộc hạng mục 1 và 2, với uy tín xã hội cao và khả năng tuân thủ pháp luật cao, sẽ được miễn giảm đáng kể hồ sơ cần nộp. Ngược lại, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như công ty mới thành lập thuộc hạng mục 3 và đặc biệt là hạng mục 4, cần phải chứng minh sự ổn định và đảm bảo việc làm một cách chi tiết hơn, do đó yêu cầu nộp nhiều hồ sơ hơn. Điều này có nghĩa là trong quá trình xem xét đơn đăng ký, độ tin cậy của chính doanh nghiệp cũng được đánh giá nghiêm ngặt.

Các loại hồ sơ cần nộp rất đa dạng, nhưng những loại chính bao gồm:

Hồ sơ chung cho tất cả các hạng mục

• Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú: Có thể tải mẫu mới nhất từ trang web của Bộ Tư pháp. Tên chính thức là “Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú”.
  Trang chứa mẫu đơn: Cơ quan Quản lý Nhập cư và Xuất nhập cảnh “［Tên thủ tục］Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú”
• Ảnh (cao 4cm x rộng 3cm) 1 tấm
• Phong bì trả lời (đã dán tem thư bảo đảm)
• Tài liệu chứng minh học vấn và lịch sử công tác của người nộp đơn: Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy chứng nhận đang làm việc, v.v.

Hồ sơ cần thiết tùy thuộc vào hạng mục doanh nghiệp

• Doanh nghiệp hạng mục 1: Tài liệu chứng minh thuộc hạng mục 1 như bản sao Báo cáo tứ kỳ hoặc tài liệu chứng minh việc niêm yết. Các tài liệu khác liên quan đến nội dung kinh doanh thường không cần thiết.
• Doanh nghiệp hạng mục 2: Bản sao bảng kê khai thuế thu nhập từ tiền lương của nhân viên năm trước.
• Doanh nghiệp hạng mục 3: Ngoài bản sao bảng kê khai thuế thu nhập từ tiền lương của nhân viên năm trước, cần thêm tài liệu làm rõ nội dung hoạt động của người nộp đơn (ví dụ bản sao hợp đồng lao động) và tài liệu làm rõ nội dung kinh doanh (ví dụ tờ rơi giới thiệu công ty, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, v.v.).
• Doanh nghiệp hạng mục 4: Ngoài các hồ sơ của hạng mục 3, cần thêm bản sao các tài liệu quyết toán của năm gần nhất (bảng lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, v.v.). Đối với công ty mới thành lập không có báo cáo tài chính, cần nộp kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo và giải thích cụ thể về sự ổn định và tính liên tục của doanh nghiệp.

Nơi nộp đơn và thời gian xem xét

Đơn nộp tại quầy giao dịch của Văn phòng Quản lý Nhập cư khu vực (Cục Quản lý Nhập cư khu vực, Chi nhánh, Văn phòng đại diện) có thẩm quyền quản lý nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Mặc dù không chấp nhận nộp đơn qua đường bưu điện, hệ thống nộp đơn trực tuyến cho các thủ tục cư trú đã có thể sử dụng. Thời gian xử lý tiêu chuẩn được công bố là từ 1 đến 3 tháng, tuy nhiên, tùy thuộc vào thời điểm nộp đơn có thể tập trung cao độ (ví dụ: vào khoảng tháng 3, mùa tốt nghiệp) hoặc độ phức tạp của từng trường hợp cụ thể, thời gian cần thiết có thể kéo dài hơn.

Những Điểm Lưu Ý Quan Trọng Để Tránh Rủi Ro Bị Từ Chối Cấp Visa Lao Động Tại Nhật Bản

Việc nộp đơn xin visa lao động không đồng nghĩa với việc sẽ chắc chắn được chấp thuận chỉ với việc đáp ứng các yêu cầu và nộp hồ sơ. Khi phân tích các trường hợp bị từ chối mà Cơ quan Quản lý Nhập cư và Xuất nhập cảnh Nhật Bản công bố, có thể thấy những sai lầm chung mà các công ty cần tránh. Hiểu rõ những rủi ro này và thực hiện các biện pháp phòng ngừa sẽ là chìa khóa để đạt được visa một cách thuận lợi.

Sự Không Tương Đồng Giữa Học Vấn/Nghề Nghiệp và Nội Dung Công Việc

Đây là một trong những lý do từ chối thường gặp nhất. Các quan chức xét duyệt sẽ kiểm tra một cách nghiêm ngặt xem kiến thức chuyên môn mà người nộp đơn đã học được ở đại học hoặc kinh nghiệm công việc trước đây sẽ được áp dụng như thế nào vào công việc mà họ dự định làm ở Nhật Bản. Ví dụ, một trường hợp người tốt nghiệp trường chuyên ngành thiết kế trang sức nộp đơn xin làm công việc phiên dịch/ biên dịch tại một công ty IT đã bị từ chối vì không thể chứng minh được mối liên hệ giữa chuyên ngành học và công việc đề xuất. Phía công ty có trách nhiệm cung cấp lý do tuyển dụng cụ thể và logic trong các tài liệu như bản mô tả lý do tuyển dụng, để chứng minh tại sao “người này” là lựa chọn không thể thay thế và mối liên kết mạnh mẽ giữa chuyên môn của họ và nhu cầu công việc của công ty.

Thiếu Chuyên Môn Trong Nội Dung Công Việc

Nếu công việc được đề xuất không yêu cầu chuyên môn mà chỉ là những công việc đơn giản, đơn đặt hàng cũng sẽ bị từ chối. Chẳng hạn, một trường hợp nộp đơn xin làm công việc phiên dịch/biên dịch nhưng thực tế lượng công việc này rất ít, và phần lớn thời gian làm việc tại cửa hàng bán lẻ, sắp xếp hàng hóa, vệ sinh, thì sẽ không được coi là phù hợp với mục đích của tư cách lưu trú. Ngoài ra, trong trường hợp một công ty có số lượng nhân viên ít mà nộp đơn xin làm công việc quản lý kế toán/lao động rộng lớn, cũng sẽ được xem xét liệu lượng công việc có đủ để thuê một chuyên gia toàn thời gian hay không. Bản mô tả công việc cần phải rõ ràng chỉ ra rằng công việc chuyên môn chiếm phần lớn trong tổng thể công việc.

Vấn Đề Về Điều Kiện Làm Việc

Nếu mức lương ghi trong đơn xin visa thấp hơn đáng kể so với mức lương của người Nhật làm cùng công việc, đây sẽ là lý do rõ ràng để bị từ chối. Ví dụ, trong trường hợp một người nộp đơn làm công việc phiên dịch/biên dịch cho một công ty xuất nhập khẩu với mức lương hàng tháng là 170,000 yên, trong khi mức lương của người Nhật làm công việc tương tự là 200,000 yên, đã bị từ chối. Điều này không chỉ là không đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn có thể gây ấn tượng rằng công ty có ý thức tuân thủ pháp luật kém.

Vấn Đề Về Hành Vi Của Người Nộp Đơn

Nếu người nộp đơn đã có mặt ở Nhật Bản với tư cách lưu trú như “du học” thì tình hình lưu trú trước đó sẽ ảnh hưởng lớn đến quá trình xét duyệt. Đặc biệt, nếu phát hiện ra rằng người đó đã làm việc vượt quá giới hạn 28 giờ mỗi tuần dành cho sinh viên du học trong một thời gian dài, họ có thể bị từ chối chuyển đổi sang visa lao động với lý do “tình hình lưu trú không tốt”. Điều này là do vi phạm quy tắc trong quá khứ có thể được coi là mối quan ngại về hành vi trong tương lai.

Vấn Đề Về Tính Xác Thực Của Phía Công Ty

Tính xác thực của chính công ty đứng sau đơn xin visa cũng được đặt ra để xem xét. Nếu địa chỉ kinh doanh ghi trong đơn không có thực, nội dung báo cáo tài chính có mâu thuẫn, hoặc khi Cơ quan Quản lý Nhập cư và Xuất nhập cảnh Nhật Bản liên hệ để xác minh và nhận được câu trả lời từ nhân viên công ty rằng “không có kế hoạch tuyển dụng người nước ngoài như vậy”, những thiếu sót trong hệ thống quản lý của công ty có thể dẫn đến việc bị từ chối. Quá trình xin visa không chỉ là thủ tục cá nhân mà còn là quá trình kiểm tra tính tin cậy của toàn bộ tổ chức công ty. Điểm chung trong những trường hợp bị từ chối này là sự thiếu nhất quán và tính xác thực trong toàn bộ nội dung đơn xin. Các tài liệu nộp đơn không phải là những văn bản độc lập mà cần phải kết hợp chặt chẽ giữa lý lịch của người nộp đơn, nội dung kinh doanh của công ty, hợp đồng lao động và lý do tuyển dụng thành một câu chuyện thuyết phục. Nếu có bất kỳ mâu thuẫn hay nghi ngờ nào xuất hiện, quan chức xét duyệt có thể nghi ngờ tính xác thực của toàn bộ đơn xin và kết quả là có khả năng cao dẫn đến quyết định từ chối.

Tóm lược

Quá trình tuyển dụng chuyên gia nước ngoài trong ngành thương mại là vô cùng quan trọng để nâng cao khả năng cạnh tranh quốc tế của doanh nghiệp, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về luật quản lý xuất nhập cảnh nghiêm ngặt của Nhật Bản. Như đã trình bày chi tiết trong bài viết này, việc đạt được tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Chuyên môn Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” là thủ tục trung tâm của quá trình này. Chìa khóa thành công nằm ở ba điểm chính: thứ nhất, chứng minh mối liên hệ rõ ràng và logic giữa học vấn, kinh nghiệm làm việc của người nộp đơn và nội dung công việc mà doanh nghiệp cung cấp; thứ hai, đảm bảo nội dung công việc có tính chuyên môn và mức lương tương đương hoặc cao hơn so với người Nhật Bản theo yêu cầu pháp lý; và thứ ba, chứng minh sự ổn định và liên tục của hoạt động kinh doanh doanh nghiệp dựa trên tài liệu khách quan. Nếu thiếu bất kỳ yêu cầu nào trong số này, đơn xin cấp phép có nguy cơ bị từ chối. Doanh nghiệp cần xem xét quá trình nộp đơn không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là cơ hội quan trọng để thể hiện tính chính đáng của kế hoạch kinh doanh và chiến lược nhân sự trước cơ quan công quyền, và cần chuẩn bị với sự chú ý tỉ mỉ nhất.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến việc xin cấp visa làm việc mà bài viết này đã đề cập, cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước. Văn phòng chúng tôi có sự tham gia của các chuyên gia nói tiếng Anh, không chỉ có bằng cấp luật sư của Nhật Bản mà còn có bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng đáp ứng chính xác nhu cầu pháp lý phức tạp được yêu cầu trong kinh doanh quốc tế. Từ việc tư vấn chiến lược trong quá trình xin cấp tư cách lưu trú, soạn thảo hồ sơ đơn xin, đến đàm phán với Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, chúng tôi cung cấp sự hỗ trợ liên tục và giúp các doanh nghiệp khách hàng thuận lợi trong việc bảo đảm nguồn nhân lực toàn cầu. Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến chủ đề này, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.