Thông tin mà doanh nghiệp cần công bố khi xảy ra sự cố rò rỉ thông tin là gì

Khi xảy ra sự cố rò rỉ thông tin, tùy vào từng trường hợp, có thể cần phải thực hiện các biện pháp đối phó với chính quyền như việc báo cáo. Ngoài việc đối phó với chính quyền, cũng cần phải tiết lộ thông tin một cách thích hợp về “thông tin gì”, “khi nào”, “bằng cách nào đã bị rò rỉ”.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về việc tiết lộ thông tin mà doanh nghiệp cần thực hiện khi xảy ra sự cố rò rỉ thông tin, dành cho các bạn làm việc tại phòng hành chính của doanh nghiệp.

Về sự khác biệt giữa việc đối ứng với chính quyền và việc công bố thông tin

Khi xảy ra sự rò rỉ thông tin cá nhân, bạn sẽ phải đối ứng với các quy định hành chính như “Luật Bảo vệ thông tin cá nhân” của Nhật Bản. Tuy nhiên, chỉ việc đối ứng với chính quyền có thể không đủ đối với việc đối ứng của doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp để xảy ra sự rò rỉ thông tin, có thể gây ra ảnh hưởng xã hội.

Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp niêm yết, có nhu cầu phải công bố thông tin một cách nhanh chóng đối với các bên liên quan như cổ đông, đối tác giao dịch, khách hàng, v.v.

Về việc đối ứng với chính quyền, có một khía cạnh là việc tuân thủ pháp luật, trong khi đó, việc công bố thông tin mà doanh nghiệp thực hiện có một khía cạnh mạnh mẽ là thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp xử lý thông tin.

Bài viết liên quan: Nếu xảy ra rò rỉ thông tin cá nhân? Giải thích về việc đối ứng với chính quyền mà doanh nghiệp nên thực hiện[ja]

Bài viết liên quan: Học hỏi từ ví dụ của công ty Tōken Corp với 650.000 trường hợp rò rỉ thông tin – quản lý khủng hoảng và vai trò của luật sư[ja]

Về việc tiết lộ thông tin kịp thời của các công ty niêm yết

Đối với các công ty niêm yết, khi xảy ra rò rỉ thông tin, hậu quả có thể ảnh hưởng rộng rãi, do đó, việc tiết lộ thông tin được yêu cầu là bắt buộc.

Ví dụ, trong Quy định về niêm yết chứng khoán có giá trị mà Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo (Japanese Tokyo Stock Exchange) công bố, quy định về việc tiết lộ thông tin kịp thời được quy định như sau:

(Tiết lộ thông tin về công ty)
Điều 402
Công ty niêm yết, trong trường hợp thuộc một trong các mục sau đây (trừ những trường hợp phù hợp với tiêu chuẩn quy định trong quy tắc thi hành và những trường hợp khác mà Sở Giao dịch này công nhận là có ảnh hưởng nhẹ nhàng đối với quyết định đầu tư của nhà đầu tư.), phải tiết lộ nội dung ngay lập tức theo quy định trong quy tắc thi hành.
(lược bỏ)
x Trong số các sự thật được nêu từ a đến w, những sự thật quan trọng liên quan đến hoạt động, công việc hoặc tài sản của công ty niêm yết hoặc cổ phiếu niêm yết liên quan mà có ảnh hưởng đáng kể đến quyết định đầu tư của nhà đầu tư

Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo | Quy định về niêm yết chứng khoán có giá trị[ja]

Về việc xảy ra rò rỉ thông tin, nó được cho là thuộc “những sự thật quan trọng liên quan đến hoạt động, công việc hoặc tài sản của công ty niêm yết hoặc cổ phiếu niêm yết liên quan mà có ảnh hưởng đáng kể đến quyết định đầu tư của nhà đầu tư”, do đó, việc tiết lộ thông tin kịp thời được cho là cần thiết.

Cụ thể, việc tiết lộ thông tin có thể bao gồm tổng quan về rò rỉ thông tin đã xảy ra, quá trình xảy ra rò rỉ thông tin, và dự đoán về tương lai về việc xử lý rò rỉ thông tin đã xảy ra.

Về việc công bố thông tin tự nguyện mà doanh nghiệp nên thực hiện

Như đã nêu trên, có những trường hợp doanh nghiệp thực hiện công bố thông tin theo quy định về niêm yết chứng khoán có giá trị, nhưng từ góc độ rủi ro, doanh nghiệp cũng nên xem xét việc công bố thông tin một cách tự nguyện.

Bài viết liên quan: Rủi ro về việc rò rỉ thông tin cá nhân và bồi thường thiệt hại của doanh nghiệp[ja]

Trường hợp nào nên công bố thông tin

Với việc công bố thông tin tự nguyện, do là tự nguyện, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc không công bố thông tin và việc công bố thông tin.

Do đó, quan trọng là doanh nghiệp cần xác định rõ tiêu chí để lựa chọn việc công bố thông tin hay không.

Tiêu chí đầu tiên có thể xem xét là liệu có thể xem xét rằng không có nguy cơ thiệt hại mở rộng do rò rỉ thông tin hay không.

Trong trường hợp rò rỉ thông tin thực sự xảy ra nhưng không có ảnh hưởng thực tế, việc công bố thông tin tự nguyện có thể xem là không cần thiết.

Nếu công bố thông tin tự nguyện trong trường hợp không có nguy cơ thiệt hại mở rộng do rò rỉ thông tin, điều này có thể gây rối loạn và làm tình hình trở nên nghiêm trọng hơn.

Tiêu chí thứ hai có thể xem xét là liệu có thể xem xét rằng việc công bố thông tin có thể làm mở rộng thiệt hại do rò rỉ thông tin hay không.

Nếu công bố việc rò rỉ thông tin đã xảy ra mà chưa có biện pháp đối phó đầy đủ với việc rò rỉ thông tin, điều này có thể thu hút sự chú ý của những người muốn truy cập thông tin một cách bất hợp pháp, và có thể dẫn đến việc rò rỉ thêm thông tin.

Do đó, việc công bố thông tin tự nguyện có thể làm mở rộng thiệt hại do rò rỉ thông tin, và kết quả là vi phạm quyền lợi có thể mở rộng hơn.

Tuy nhiên, tiêu chí trên không nhất thiết phải được tổng quát hóa, và cần xem xét kỹ lưỡng tiêu chí để quyết định việc công bố thông tin cho từng trường hợp.

Về các vấn đề cần công bố thông tin

Khi công bố thông tin, cần cẩn thận xem xét các vấn đề cần công bố thông tin.

Các vấn đề cần công bố thông tin có thể bao gồm những điều sau đây:

• Loại rò rỉ thông tin đã xảy ra
• Ngày doanh nghiệp nhận biết việc rò rỉ thông tin đã xảy ra
• Ngày rò rỉ thông tin đã xảy ra
• Quá trình phát hiện việc rò rỉ thông tin đã xảy ra
• Nguyên nhân gây ra rò rỉ thông tin
• Nội dung thiệt hại có thể xảy ra do rò rỉ thông tin
• Việc có hay không nguy cơ mở rộng thiệt hại hoặc xảy ra thiệt hại thứ cấp trong tương lai
• Các biện pháp mà doanh nghiệp đã thực hiện đối với việc rò rỉ thông tin
• Nội dung điều tra về nguyên nhân gây ra rò rỉ thông tin
• Việc có hay không báo cáo cho cảnh sát, v.v.

Tuy nhiên, về các vấn đề cần công bố thông tin, các vấn đề cần công bố có thể khác nhau tùy theo trường hợp, do đó cần phải đưa ra quyết định riêng biệt cho từng trường hợp.

Về phương pháp công bố thông tin

Các phương pháp công bố thông tin có thể bao gồm những phương pháp sau đây:

• Phương pháp đăng trên trang web của doanh nghiệp
• Phương pháp công bố thông qua cuộc họp báo với giới truyền thông
• Phương pháp liên hệ riêng với những người có thể bị vi phạm quyền lợi do rò rỉ thông tin

Về phương pháp công bố thông tin trên, đây chỉ là một số ví dụ, và cần lựa chọn phương pháp phù hợp cho từng trường hợp.

Điểm cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp báo với giới truyền thông

Khi tổ chức cuộc họp báo, nội dung công bố thông tin sẽ được nhiều người biết đến. Do đó, cần cẩn thận xem xét liệu việc công bố thông tin thông qua cuộc họp báo có phù hợp hay không.

Ví dụ, nếu không có thông tin nào vượt quá thông tin mà doanh nghiệp đã công bố trên trang web của mình, thì việc tổ chức cuộc họp báo sẽ không thể công bố thêm thông tin mới. Nếu tổ chức cuộc họp báo mà không có thông tin mới, những người xem cuộc họp báo có thể có hình ảnh rằng “đây là một công ty không chịu trách nhiệm giải thích và không trung thực”, do đó cần lưu ý.

Ngoài ra, có những trường hợp thực tế khó có thể rút lại hoặc sửa đổi nội dung đã nói trong cuộc họp báo.

Do đó, cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho nội dung sẽ nói trong cuộc họp báo, bao gồm việc xác định trước nội dung sẽ nói với sự tham gia của chuyên gia như luật sư, v.v.

Điểm cần lưu ý khi liên hệ riêng với những người có thể bị vi phạm quyền lợi do rò rỉ thông tin

Nếu những người có thể bị vi phạm quyền lợi do rò rỉ thông tin đã được xác định, thì trước khi công bố sự thật về việc rò rỉ thông tin, nên liên hệ riêng với nạn nhân.

Nếu công bố trước khi liên hệ riêng với nạn nhân, nạn nhân có thể có cảm giác không tin tưởng doanh nghiệp và tăng cường ý thức đối đầu.

Ngoài ra, ngay cả khi có thể liên hệ riêng với nạn nhân, nếu công bố trước, có thể làm mất đi lòng tin xã hội đối với doanh nghiệp.

Cách doanh nghiệp ngăn chặn rò rỉ thông tin

Đến đây, chúng tôi đã giải thích về việc công bố thông tin mà doanh nghiệp cần thực hiện khi xảy ra rò rỉ thông tin, nhưng quan trọng nhất là không để xảy ra rò rỉ thông tin.

Điều 23 của Luật Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản (Japanese Personal Information Protection Law) quy định về biện pháp quản lý an toàn như sau:

(Biện pháp quản lý an toàn)
Điều 23: Những người kinh doanh xử lý thông tin cá nhân phải thực hiện các biện pháp cần thiết và phù hợp để ngăn chặn rò rỉ, mất mát hoặc hủy hoại dữ liệu cá nhân và các biện pháp quản lý an toàn khác cho dữ liệu cá nhân.

e-Gov｜Luật Bảo vệ thông tin cá nhân[ja]

Về nội dung của các biện pháp quản lý an toàn, ví dụ, có thể thực hiện các biện pháp sau đây:

• Xây dựng chính sách cơ bản về xử lý dữ liệu cá nhân
• Thiết lập quy tắc về xử lý dữ liệu cá nhân
• Thiết lập hệ thống tổ chức
• Vận hành tuân theo quy tắc về xử lý dữ liệu cá nhân
• Thiết lập phương tiện để kiểm tra tình hình xử lý dữ liệu cá nhân
• Thiết lập hệ thống để đối phó với các vụ rò rỉ thông tin
• Nắm bắt tình hình xử lý dữ liệu cá nhân và xem xét lại các biện pháp quản lý an toàn
• Đào tạo cho nhân viên xử lý dữ liệu cá nhân
• Thực hiện các biện pháp quản lý an toàn vật lý để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu cá nhân
• Thực hiện các biện pháp quản lý an toàn kỹ thuật để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu cá nhân

Chúng tôi tin rằng, bằng cách thực hiện các biện pháp quản lý an toàn như trên phù hợp với tình hình của doanh nghiệp, có thể giảm nguy cơ xảy ra rò rỉ thông tin.

Tóm tắt: Hãy thảo luận với luật sư về việc công bố thông tin liên quan đến rò rỉ thông tin

Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích về việc công bố thông tin mà doanh nghiệp nên thực hiện khi xảy ra sự cố rò rỉ thông tin, dành cho những người làm việc trong phòng hành chính của doanh nghiệp.

Việc không xảy ra sự cố rò rỉ thông tin là điều tốt nhất, nhưng việc ngăn chặn hoàn toàn rò rỉ thông tin là khó khăn trong thực tế.

Do đó, khi xảy ra sự cố rò rỉ thông tin, việc quan trọng là doanh nghiệp cần phải có phản ứng phù hợp.

Về việc đối phó với rò rỉ thông tin, do yêu cầu phải xem xét cẩn thận theo từng trường hợp, chúng tôi khuyến nghị bạn nên thảo luận với luật sư có kiến thức chuyên môn.

Giới thiệu về các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis, chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật, là một văn phòng luật sư có chuyên môn cao về cả hai mặt. Khi xây dựng quy định nội bộ, kiến thức chuyên môn là điều không thể thiếu. Tại văn phòng luật sư của chúng tôi, chúng tôi đã tiến hành xem xét các vụ việc đa dạng, từ các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo đến các công ty khởi nghiệp. Nếu bạn gặp khó khăn với quy định nội bộ, vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]