Khung pháp lý và ứng dụng thực tiễn của nghỉ phép có lương hàng năm trong luật lao động Nhật Bản

Trong hệ thống luật lao động của Nhật Bản, nghỉ phép có lương hàng năm là quyền cơ bản được trao cho người lao động. Mục đích của hệ thống này là để người lao động có thể phục hồi sức khỏe tinh thần và thể chất, đồng thời có một cuộc sống xã hội phong phú. Từ góc độ quản lý doanh nghiệp, việc hiểu rõ và áp dụng đúng đắn chế độ nghỉ phép có lương hàng năm không chỉ là vấn đề phúc lợi mà còn là trách nhiệm quan trọng trong việc tuân thủ pháp luật và quản lý rủi ro lao động. Các nhà quản lý đối mặt với nhiều thách thức khác nhau. Cụ thể, họ cần tính toán chính xác số ngày nghỉ phép có lương được cấp cho mỗi nhân viên, điều chỉnh phù hợp giữa yêu cầu nghỉ phép của nhân viên và nhu cầu hoạt động kinh doanh, và đảm bảo thực hiện nghĩa vụ phải nghỉ ít nhất 5 ngày theo quy định được áp dụng từ năm 2019. Điều này cũng đòi hỏi sự quản lý liên quan và xem xét về mặt tài chính. Bài viết này sẽ dựa trên Luật Lao động Nhật Bản và các án lệ liên quan để cung cấp một cái nhìn chuyên nghiệp và toàn diện về khung pháp lý của chế độ nghỉ phép có lương hàng năm. Chúng tôi sẽ hệ thống hóa và giải thích các vấn đề thực tiễn mà doanh nghiệp phải đối mặt, từ yêu cầu cấp phép, quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động, phương pháp quản lý chiến lược như hệ thống cấp phép có kế hoạch, đến hậu quả pháp lý khi vi phạm pháp luật.  

Yêu cầu và số ngày nghỉ phép có lương hàng năm theo luật lao động Nhật Bản

Cơ sở pháp lý cho việc nghỉ phép có lương hàng năm được quy định trong Điều 39 của Luật Lao động Nhật Bản. Đây không phải là một hệ thống nghỉ phép mang tính ân huệ do doanh nghiệp tự thiết lập mà là nghĩa vụ mà pháp luật áp đặt cho người sử dụng lao động. Để có quyền nhận nghỉ phép có lương hàng năm lần đầu tiên, người lao động cần đáp ứng cả hai yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Yêu cầu đầu tiên là việc làm liên tục. Người lao động cần phải làm việc liên tục trong vòng 6 tháng kể từ ngày được tuyển dụng. Yêu cầu thứ hai là tỷ lệ tham gia công việc. Trong 6 tháng đó, người lao động cần có mặt ít nhất 80% tổng số ngày làm việc. Khi đáp ứng được những yêu cầu này, người sử dụng lao động phải cấp ít nhất 10 ngày nghỉ phép có lương hàng năm cho người lao động.

Sau lần cấp phép đầu tiên, số ngày nghỉ phép có lương hàng năm sẽ tăng lên theo số năm làm việc liên tục. Đối với người lao động thông thường, sau 6 tháng làm việc liên tục và được cấp 10 ngày, số ngày nghỉ phép sẽ tăng lên sau mỗi năm làm việc và đạt tối đa 20 ngày sau khi làm việc liên tục 6 năm 6 tháng.

Mặt khác, người lao động bán thời gian và những người có số ngày làm việc hoặc số giờ làm việc quy định trong tuần ít hơn cũng được cấp nghỉ phép có lương hàng năm. Tuy nhiên, số ngày nghỉ này sẽ được quyết định tương ứng với số ngày làm việc quy định trong tuần. Những người lao động này bao gồm những người có số giờ làm việc quy định trong tuần dưới 30 giờ, và những người có số ngày làm việc quy định trong tuần dưới 4 ngày hoặc số ngày làm việc quy định trong năm dưới 216 ngày. Số ngày nghỉ phép cụ thể được quy định như trong bảng dưới đây.

Nghỉ phép có lương hàng năm cũng có các quy định về việc chuyển nhượng và thời hiệu. Nếu người lao động không sử dụng hết số ngày nghỉ phép trong năm đó, họ có thể chuyển nhượng sang năm tiếp theo. Tuy nhiên, theo Điều 115 của Luật Lao động Nhật Bản, quyền lợi nghỉ phép có lương sẽ bị mất sau 2 năm kể từ ngày phát sinh.

Theo nguyên tắc của pháp luật, nghỉ phép có lương hàng năm được cấp dựa trên ngày tuyển dụng của từng người lao động, do đó, “ngày cơ sở” – ngày được cấp phép cho mỗi người lao động sẽ khác nhau. Điều này trở thành một yếu tố làm tăng độ phức tạp trong việc quản lý, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên. Cần phải theo dõi ngày cơ sở của từng nhân viên, tính toán số ngày nghỉ được cấp và quản lý thời hạn nghĩa vụ phải nghỉ 5 ngày mỗi năm, điều này làm tăng chi phí quản lý và rủi ro sai sót trong tính toán. Để đối phó với thách thức này, một số doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp được gọi là “xử lý đồng nhất”. Đây là phương pháp quản lý thống nhất ngày cơ sở nghỉ phép có lương hàng năm của tất cả nhân viên vào một ngày cụ thể, chẳng hạn như ngày 1 tháng 4 hàng năm. Việc áp dụng phương pháp này giúp tập trung công việc quản lý nghỉ phép có lương hàng năm vào một lần làm việc trong năm, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, khi triển khai hệ thống này, cần phải chú ý đến việc không gây bất lợi cho người lao động. Ví dụ, đối với những người lao động nhập công vào nửa cuối năm, cần phải cấp phép nghỉ sớm hơn ngày cơ sở theo quy định của pháp luật, đảm bảo không vi phạm các tiêu chuẩn tối thiểu mà luật định. Như vậy, việc thống nhất ngày cơ sở không chỉ là thay đổi thủ tục hành chính mà còn là một phần của quản lý lao động chiến lược dựa trên việc tuân thủ pháp luật.

Quyền chỉ định thời gian nghỉ và quyền thay đổi thời gian nghỉ của người sử dụng lao động theo Luật Lao động Nhật Bản

Quanh vấn đề thời gian nghỉ phép hàng năm, quyền lợi của người lao động và nhu cầu quản lý doanh nghiệp của người sử dụng lao động thường xuyên giao nhau. Luật Lao động Nhật Bản đã thiết lập một cơ chế để cân bằng điều này.

Đầu tiên, theo nguyên tắc cơ bản, người lao động có quyền lấy nghỉ phép hàng năm vào thời gian mà họ mong muốn. Điều này được gọi là “quyền chỉ định thời gian nghỉ”. Người lao động không có nghĩa vụ phải giải thích lý do nghỉ phép cho người sử dụng lao động và nguyên tắc chung là người sử dụng lao động không thể từ chối yêu cầu này.

Tuy nhiên, có một ngoại lệ đối với quyền lợi này của người lao động, đó là “quyền thay đổi thời gian nghỉ” của người sử dụng lao động. Theo điều 39, khoản 5 của Luật Lao động Nhật Bản, chỉ khi việc cấp phép nghỉ vào thời gian mà người lao động yêu cầu “gây trở ngại cho việc quản lý bình thường của doanh nghiệp”, người sử dụng lao động mới có quyền thay đổi ngày nghỉ sang thời gian khác.

Yêu cầu “gây trở ngại cho việc quản lý bình thường của doanh nghiệp” này được giải thích một cách rất nghiêm ngặt. Lý do đơn giản như nơi làm việc bận rộn hoặc khó khăn trong việc tìm người thay thế không đủ để biện minh cho việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ. Theo các phán quyết của tòa án, cần phải xem xét một cách khách quan các yếu tố như nội dung công việc của người lao động liên quan, mức độ bận rộn của công việc, khó khăn trong việc tìm người thay thế, số lượng người lao động khác yêu cầu nghỉ cùng ngày, và các tình huống khác. Điều quan trọng là người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải cố gắng hết sức để người lao động có thể nghỉ phép theo mong muốn của họ, bằng cách sắp xếp người thay thế hoặc điều chỉnh lịch làm việc, trước khi sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ.

Tòa án Tối cao Nhật Bản đã thiết lập một tiêu chuẩn cao cho việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ qua các phán quyết trong quá khứ. Ví dụ, trong vụ án của Công ty Điện thoại Bưu điện Konoike (phán quyết ngày 18 tháng 3 năm 1982 của Tòa án Tối cao) và vụ án của Công ty Điện thoại Bưu điện Hirosaki (phán quyết ngày 10 tháng 7 năm 1987 của Tòa án Tối cao), đã chỉ ra rằng người sử dụng lao động chỉ có thể sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ trong những tình huống cực kỳ hạn chế, như khi việc tìm người thay thế khách quan mà nói là khó khăn.

Một trường hợp gần đây đáng chú ý là vụ án của Công ty Đường sắt Hành khách Tokai (phán quyết ngày 28 tháng 2 năm 2024 của Tòa án Cấp cao Tokyo). Trong vụ án này, quyền thay đổi thời gian nghỉ được công ty sử dụng đối với yêu cầu nghỉ phép hàng năm của một lái tàu Shinkansen đã được tòa án xác định là hợp pháp. Lý do tòa án đưa ra quyết định này là do tính chuyên môn cao và tầm quan trọng của việc đảm bảo an toàn trong công việc của lái tàu Shinkansen, sự khó khăn cực kỳ lớn trong việc tìm người thay thế, và việc công ty đã thiết lập các quy tắc vận hành công bằng như hệ thống xếp hạng lấy nghỉ phép hàng năm và nỗ lực lập kế hoạch cho việc phân bổ nhân sự một cách có hệ thống. Phán quyết này gợi ý rằng, chỉ khi công ty thực hiện quản lý lao động một cách có kế hoạch và công bằng trong một ngành nghề đặc biệt khó khăn trong việc tìm người thay thế và đóng vai trò quan trọng trong cơ sở hạ tầng xã hội như giao thông công cộng, thì việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ mới được chấp nhận.

Việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ cũng trở thành vấn đề khi đối mặt với yêu cầu nghỉ phép dài hạn một lần của người lao động sắp nghỉ việc. Nguyên tắc chung là không có khả năng thiết lập ngày thay thế cho người sắp nghỉ việc, do đó việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ thường không được chấp nhận. Tuy nhiên, trong vụ án của Công ty R (phán quyết ngày 19 tháng 1 năm 2009 của Tòa án Quận Tokyo), việc sử dụng quyền này đã được chấp nhận một cách ngoại lệ. Trong bối cảnh của vụ án này, người lao động liên quan là người chịu trách nhiệm cho một dự án quan trọng, việc bàn giao công việc chưa hoàn thành, và sự vắng mặt của người lao động đó sẽ gây ra những trở ngại nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Phán quyết này cho thấy, việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ đối với người sắp nghỉ việc không phải là hoàn toàn không thể, nhưng chỉ được giới hạn trong trường hợp có lý do khách quan và nghiêm trọng, như việc bàn giao công việc là cần thiết và không thể thực hiện nếu không có người lao động đó.

Những phán quyết này cho thấy việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ không chỉ đơn thuần là quyền lợi của người sử dụng lao động, mà còn là thời điểm đánh giá khả năng quản lý lao động của họ. “Vì đang vào mùa cao điểm” không phải là lý do chính đáng theo pháp luật. Điều mà tòa án quan tâm là “người sử dụng lao động đã nỗ lực cụ thể như thế nào để đáp ứng mong muốn nghỉ phép của người lao động”. Sự thiếu hụt nhân sự thường xuyên không phải là lý do chính đáng để biện minh cho việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ, mà thực tế được coi là một thách thức trong quản lý doanh nghiệp. Do đó, khi xem xét việc sử dụng quyền thay đổi thời gian nghỉ, cần phải đánh giá liệu quyết định đó có đủ sức chịu đựng trước sự xem xét của tòa án hay không, tức là liệu người sử dụng lao động có thực hiện quản lý lao động một cách có kế hoạch, bao gồm việc đảm bảo nhân sự thay thế và làm phẳng công việc hay không, sẽ được xem xét một cách nghiêm ngặt.

Nghĩa vụ lấy 5 ngày nghỉ phép có lương hàng năm theo luật lao động Nhật Bản

Vào ngày 1 tháng 4 năm 2019 (năm Reiwa đầu tiên), sự thay đổi lớn đã được áp dụng trong hệ thống nghỉ phép có lương hàng năm theo sửa đổi của Luật Lao động Nhật Bản. Sửa đổi này bắt buộc tất cả các nhà sử dụng lao động phải đảm bảo rằng người lao động thuộc diện áp dụng có thể lấy ít nhất 5 ngày nghỉ phép có lương hàng năm.

Đối tượng của nghĩa vụ này bao gồm tất cả người lao động được cấp ít nhất 10 ngày nghỉ phép có lương hàng năm trong năm đó. Điều này bao gồm cả những người quản lý giám sát, người lao động hợp đồng có thời hạn, và cả những người lao động bán thời gian được cấp đủ 10 ngày nghỉ dựa trên tỷ lệ cấp phát.

Thời hạn mà nhà sử dụng lao động phải thực hiện nghĩa vụ này là trong vòng một năm kể từ ngày cấp nghỉ phép (gọi là “ngày cơ sở”). Trong khoảng thời gian một năm này, nhà sử dụng lao động phải đảm bảo rằng người lao động đã lấy ít nhất 5 ngày nghỉ phép có lương.

Trọng tâm của hệ thống này nằm ở sự tham gia tích cực của nhà sử dụng lao động, tức là “nghĩa vụ chỉ định thời gian nghỉ”. Đầu tiên, nhà sử dụng lao động nên khuyến khích người lao động lấy nghỉ vào thời gian họ mong muốn. Tuy nhiên, nếu đến thời điểm một năm kể từ ngày cơ sở mà người lao động chưa tự lấy ít nhất 5 ngày nghỉ, nhà sử dụng lao động có nghĩa vụ chỉ định thời gian nghỉ cho những ngày còn lại. Tuy nhiên, nhà sử dụng lao động không thể tự ý chỉ định ngày nghỉ mà phải lắng nghe ý kiến của người lao động và cố gắng tôn trọng mong muốn của họ trong khả năng có thể.

Theo nghĩa vụ này, nhà sử dụng lao động cũng phải thực hiện công việc quản lý mới. Cụ thể, họ phải lập “sổ quản lý nghỉ phép có lương hàng năm” ghi chép ngày cơ sở, ngày nghỉ đã lấy, số ngày nghỉ còn lại của từng người lao động và lưu trữ hồ sơ này trong 3 năm (theo sửa đổi luật, cần lưu trữ trong 5 năm nhưng sẽ áp dụng biện pháp chuyển tiếp là 5 năm trong một thời gian).

Điểm cần lưu ý là trong việc tính toán số ngày nghĩa vụ phải lấy, nghỉ phép nửa ngày có thể được tính là 0.5 ngày, nhưng nghỉ phép theo giờ không được tính vào.

Nếu nhà sử dụng lao động không tuân thủ nghĩa vụ này, họ có thể phải đối mặt với hình phạt. Có khả năng họ sẽ bị phạt tới 300.000 yên cho mỗi người lao động không được lấy đủ nghỉ phép theo quy định.

Sửa đổi luật này đánh dấu một sự chuyển mình trong hệ thống nghỉ phép có lương hàng năm của Nhật Bản. Trước đây, tỷ lệ lấy nghỉ phép thấp thường được xem là vấn đề về ý thức cá nhân của người lao động hoặc văn hóa nơi làm việc. Tuy nhiên, sửa đổi luật năm 2019 đã chuyển việc lấy nghỉ phép từ “quyền của người lao động” sang “nghĩa vụ của nhà sử dụng lao động”. Nhà sử dụng lao động không chỉ đơn thuần cấp nghỉ phép nữa mà còn phải quản lý và đảm bảo rằng nghỉ phép được sử dụng thực sự. Điều này đã biến quản lý nghỉ phép có lương từ một phần của quản lý lao động sang một vấn đề tuân thủ pháp luật quan trọng, thậm chí là một phần của quản trị doanh nghiệp.

Hệ thống cấp phép nghỉ phép hàng năm một cách có kế hoạch theo Luật Lao động Nhật Bản

Để khuyến khích việc sử dụng nghỉ phép hàng năm và đồng thời tăng cường tính kế hoạch trong quản lý công việc, Luật Lao động Nhật Bản đã thiết lập “Hệ thống cấp phép có kế hoạch”. Hệ thống này cho phép người sử dụng lao động và đại diện người lao động ký kết thỏa thuận lao động, qua đó phân bổ trước các ngày nghỉ phép hàng năm một cách có kế hoạch.

Cơ sở pháp lý của hệ thống này nằm ở Điều 39, Khoản 6 của Luật Lao động Nhật Bản. Yêu cầu quan trọng nhất khi áp dụng hệ thống cấp phép có kế hoạch là đảm bảo số ngày mà người lao động có thể sử dụng tự do cho các trường hợp như ốm đau hay việc cá nhân khẩn cấp. Do đó, ít nhất 5 ngày trong số ngày nghỉ phép hàng năm mà mỗi người lao động có được phải được giữ lại để họ có thể tự do chọn thời gian nghỉ. Chỉ những ngày nghỉ vượt quá số ngày này mới có thể được cấp phép một cách có kế hoạch.

Quy trình triển khai hệ thống này gồm hai bước. Đầu tiên, cần phải thiết lập quy định trong nội quy lao động rằng “có thể cấp phép nghỉ phép hàng năm một cách có kế hoạch thông qua ký kết thỏa thuận lao động”. Sau đó, ký kết thỏa thuận lao động bằng văn bản, quy định cụ thể phương thức cấp phép, với tổ chức công đoàn đại diện cho đa số người lao động hoặc, nếu không có công đoàn, với người đại diện cho đa số người lao động. Thỏa thuận lao động này không cần phải thông báo cho Giám đốc Sở Lao động tiêu chuẩn giám sát.

Có ba mô hình chính trong việc vận hành cụ thể hệ thống cấp phép có kế hoạch. Mô hình đầu tiên là “phương thức cấp phép đồng loạt”. Đây là phương thức cho phép tất cả nhân viên trong một cơ sở làm việc nghỉ cùng một ngày. Phương thức này thường được sử dụng trong các nhà máy sản xuất để cấp phép nghỉ phù hợp với kỳ nghỉ mùa hè hoặc cuối năm, tạo ra kỳ nghỉ dài.

Mô hình thứ hai là “phương thức cấp phép theo ca”. Đây là phương thức cho phép các nhóm như bộ phận hoặc tổ nghỉ theo ca. Mô hình này phù hợp với ngành bán lẻ hoặc dịch vụ, nơi khó có thể ngừng hoạt động kinh doanh hoàn toàn.

Mô hình thứ ba là “phương thức cấp phép cá nhân”. Phương thức này cho phép lập kế hoạch nghỉ phép hàng năm cho từng người lao động và cấp phép một cách có kế hoạch. Phương thức này cho phép linh hoạt trong việc lên kế hoạch, ví dụ như tích hợp trước các ngày kỷ niệm cá nhân (sinh nhật, kỷ niệm ngày cưới, v.v.) vào kế hoạch.

Việc bắt buộc phải nghỉ ít nhất 5 ngày mà đã đề cập trước đây đã làm tăng thêm tầm quan trọng chiến lược của hệ thống cấp phép có kế hoạch. Trước đây, nó được coi là một trong những biện pháp tự nguyện nhằm cải thiện tỷ lệ sử dụng nghỉ phép, nhưng hiện nay, nó đã trở thành phương tiện chính để thực hiện hiệu quả và có kế hoạch nghĩa vụ pháp lý là nghỉ ít nhất 5 ngày. Ví dụ, nếu một công ty thiết lập 3 ngày nghỉ toàn công ty, điều đó có nghĩa là họ đã đảm bảo thực hiện 3 trong số 5 ngày nghỉ bắt buộc cho nhiều nhân viên. Điều này giúp giảm đáng kể gánh nặng quản lý trong việc theo dõi tình hình sử dụng nghỉ phép của từng nhân viên và khuyến khích họ nghỉ. Hơn nữa, việc xác định trước ngày nghỉ giúp dễ dàng lập kế hoạch công việc và cải thiện khả năng dự đoán trong quản lý kinh doanh. Như vậy, nghĩa vụ nghỉ ít nhất 5 ngày và hệ thống cấp phép có kế hoạch không phải là hai hệ thống riêng biệt mà chúng bổ trợ lẫn nhau. Đối với người quản lý, việc xem xét hai hệ thống này như một thể thống nhất và tích cực sử dụng hệ thống cấp phép có kế hoạch là chìa khóa để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý lao động một cách hiệu quả.

Tính toán tiền lương trong kỳ nghỉ phép có hưởng lương hàng năm tại Nhật Bản

Nghỉ phép có hưởng lương hàng năm, như tên gọi của nó, là kỳ nghỉ mà người lao động vẫn được nhận lương ngay cả khi họ nghỉ việc. Theo Điều 39, Khoản 9 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act), có ba phương pháp tính toán tiền lương được quy định, và người sử dụng lao động phải chọn một trong những phương pháp này và ghi rõ trong quy tắc làm việc.

Phương pháp đầu tiên là trả “tiền lương thông thường”. Đây là phương pháp trả lương mà người lao động sẽ nhận được nếu họ làm việc đủ số giờ làm việc quy định trong ngày đó, là cách tính phổ biến và dễ hiểu nhất. Đối với người lao động nhận lương theo tháng, thường thì số tiền lương hàng tháng không thay đổi. Đối với người lao động nhận lương theo giờ, số tiền được trả sẽ là số giờ làm việc quy định trong ngày nhân với mức lương theo giờ.

Phương pháp thứ hai là trả “tiền lương trung bình”. Đây là phương pháp tính lương bằng cách lấy tổng số tiền lương đã trả cho người lao động trong ba tháng trước ngày nghỉ phép, chia cho tổng số ngày trong khoảng thời gian đó (tính theo lịch) để tìm ra mức lương hàng ngày. Phương pháp này thường được sử dụng cho người lao động có mức lương biến động, nhưng việc tính toán có thể phức tạp. Ngoài ra, cũng có quy định về việc tính toán số tiền lương tối thiểu để tránh trường hợp lương quá thấp do số ngày làm việc ít.

Phương pháp thứ ba là trả “số tiền lương chuẩn hàng ngày”. Đây là phương pháp trả lương dựa trên số tiền lương chuẩn hàng tháng theo quy định của Luật Bảo hiểm Y tế, chia cho 30. Phương pháp này có ưu điểm là tính toán đơn giản, nhưng để áp dụng phương pháp này, cần phải ký kết thỏa thuận lao động trước.

Cả ba phương pháp này đều có đặc điểm riêng và có thể dẫn đến sự khác biệt trong số tiền lương được tính toán. Bảng dưới đây so sánh các phương pháp này.

Việc lựa chọn phương pháp tính toán nào không chỉ là quyết định hành chính đơn thuần. Nó là quyết định quản lý dựa trên ba yếu tố: chi phí nhân công, chi phí quản lý và mối quan hệ với nhân viên. “Tiền lương thông thường” là phương pháp dễ hiểu và minh bạch nhất đối với nhân viên, nhưng có thể dẫn đến chi phí cao nhất cho doanh nghiệp. “Tiền lương trung bình” có thể giúp kiểm soát chi phí nhân công, nhưng tính toán phức tạp và tăng nguy cơ sai sót trong quản lý. “Số tiền lương chuẩn hàng ngày” cân bằng giữa sự đơn giản trong quản lý và kiểm soát chi phí, nhưng cần thêm bước thủ tục ký kết thỏa thuận lao động. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tối ưu cần dựa trên thực tế hệ thống lương và quản lý lao động của công ty để đưa ra quyết định chiến lược.

Cấm Đối Xử Bất Lợi Dựa Trên Việc Sử Dụng Phép Năm Có Lương Theo Luật Lao Động Nhật Bản

Luật Lao Động Nhật Bản bảo đảm quyền lợi thực chất cho người lao động trong việc sử dụng phép năm có lương, bằng cách cấm người sử dụng lao động thực hiện các hành vi cản trở việc này. Điều này được thể hiện rõ ràng qua Điều 136 Phụ lục của Luật Lao Động Nhật Bản. Theo điều khoản này, người sử dụng lao động không được phép giảm lương hoặc áp dụng các hình thức đối xử bất lợi khác dựa trên việc người lao động sử dụng phép năm có lương.

“Đối xử bất lợi” ở đây được hiểu rộng rãi, bao gồm không chỉ việc giảm trực tiếp tiền lương mà còn việc đánh giá thấp trong xét thưởng hoặc tăng lương, không chi trả phụ cấp chuyên cần, đánh giá tiêu cực trong đánh giá nhân sự, hoặc điều chuyển công tác bất lợi. Ví dụ, coi ngày nghỉ phép năm là ngày vắng mặt và dựa vào đó để không chi trả phụ cấp chuyên cần hoặc giảm thưởng là những biện pháp có thể vi phạm nguyên tắc này.

Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm quan trọng về tính chất pháp lý của Điều 136 này. Theo giải thích pháp luật, điều khoản này được coi là “nghĩa vụ cố gắng” và không áp dụng hình phạt trực tiếp nếu vi phạm. Hơn nữa, các biện pháp của doanh nghiệp vi phạm điều khoản này không ngay lập tức trở nên vô hiệu theo luật dân sự.

Vậy, khi nào thì hành động của doanh nghiệp được coi là bất hợp pháp? Tòa án đã đưa ra tiêu chí rằng, nếu biện pháp đó làm mất đi bản chất của hệ thống phép năm có lương, thì nó sẽ được coi là vi phạm trật tự công cộng và đạo đức và trở nên vô hiệu.

Một ví dụ cụ thể về tiêu chí này là vụ việc Numazu Kotsu (phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 25 tháng 6 năm 1993). Trong vụ việc này, quy định trong nội quy công ty về việc không chi trả phụ cấp chuyên cần nếu nhân viên sử dụng phép năm có lương đã được tranh cãi. Tòa án Tối cao đã xem xét mức độ bất lợi của việc không chi trả phụ cấp chuyên cần và tác động thực tế của nó đối với việc ngăn chặn nhân viên sử dụng phép năm. Cuối cùng, Tòa án đã quyết định rằng quy định này là hợp lệ vì số tiền phụ cấp không lớn và việc không chi trả không đủ để ngăn cản đáng kể việc nhân viên sử dụng phép năm.

Từ phán quyết này, chúng ta có thể rút ra rằng tính hợp pháp của việc đối xử bất lợi phụ thuộc vào “mức độ” và “cân nhắc” của biện pháp đó. Có vẻ như có mâu thuẫn giữa ngôn từ của luật và quyết định thực tế của tòa án, nhưng điều này thể hiện quan điểm của pháp luật là không đặt ra tiêu chuẩn cứng nhắc mà đánh giá tác động thực tế trong từng trường hợp cụ thể. Nếu hệ thống do doanh nghiệp thiết lập chỉ gây ra bất lợi kinh tế nhẹ nhàng và không thực sự cản trở quyền sử dụng phép năm của người lao động, thì có thể được coi là hợp pháp. Ngược lại, nếu mức độ bất lợi lớn và khiến người lao động phải do dự không dám sử dụng phép năm, thì dù là gián tiếp, hệ thống đó có khả năng cao bị coi là bất hợp pháp và vô hiệu.

Do đó, các nhà quản lý và người phụ trách quản lý lao động cần không chỉ đặt câu hỏi “hệ thống này có được chấp nhận không” mà còn phải xem xét từ góc độ thực tế “liệu bất lợi mà hệ thống này mang lại có đủ mạnh để khiến người lao động do dự không dám sử dụng phép năm không”. Khi tích hợp yếu tố chuyên cần vào tiêu chuẩn tính thưởng hoặc phụ cấp, việc đánh giá cẩn thận sự cân nhắc của biện pháp đó là điều cần thiết để tránh rủi ro pháp lý.

Tóm lược

Nghỉ phép có lương hàng năm là một hệ thống phức tạp và quan trọng được quy định bởi luật lao động Nhật Bản. Đối với người quản lý, có nhiều nghĩa vụ pháp lý từ việc tính toán chính xác số ngày nghỉ phép được cấp cho từng nhân viên, đảm bảo thực hiện nghĩa vụ phải nghỉ ít nhất 5 ngày mỗi năm, cho đến việc không được đối xử bất lợi với nhân viên vì họ lấy nghỉ phép. Để tuân thủ những nghĩa vụ này, không chỉ cần có sự hiểu biết sâu sắc về luật lệ, mà còn cần xây dựng một hệ thống quản lý lao động chiến lược và có kế hoạch.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm cung cấp lời khuyên phong phú cho khách hàng đa dạng trong và ngoài nước về các vấn đề phức tạp liên quan đến luật lao động Nhật Bản. Chúng tôi cung cấp mọi hỗ trợ pháp lý liên quan đến hệ thống nghỉ phép có lương hàng năm, từ việc soạn thảo và sửa đổi quy tắc làm việc, hỗ trợ triển khai hệ thống cấp phép có kế hoạch, đến việc đại diện trong tranh chấp lao động, nhằm đảm bảo thực hành nhân sự của quý khách hàng tuân thủ luật lệ và tiền lệ pháp lý mới nhất. Ngoài ra, văn phòng chúng tôi có các luật sư nói tiếng Anh, bao gồm cả những người có bằng cấp luật sư nước ngoài. Với cơ cấu độc đáo này, chúng tôi có thể cung cấp dịch vụ pháp lý rõ ràng và chính xác cho các công ty nước ngoài hoạt động tại Nhật Bản, vượt qua sự khác biệt về hệ thống pháp luật và văn hóa kinh doanh. Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc vận hành hệ thống nghỉ phép có lương hàng năm hoặc các vấn đề khác về luật lao động Nhật Bản, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.