Nội dung 'văn bản' cần chú ý khi công ty tiến hành 'mua lại phép nghỉ có lương' của người lao động nghỉ việc

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về việc mua lại ngày nghỉ có lương, một chủ đề thường được giải thích trong mục thông tin của các trang web tuyển dụng. Đầu tiên, ngày nghỉ có lương là gì? Đó là kỳ nghỉ mà nhân viên được trả lương, dành cho những người lao động đã làm việc liên tục trong 6 tháng kể từ ngày được tuyển dụng và đã đi làm hơn 80% tổng số ngày làm việc trong thời gian đó (được quy định tại Điều 39 của Luật Lao động Nhật Bản). Liệu công ty có thể mua lại những ngày nghỉ có lương này không? Ngoài ra, khi một nhân viên nghỉ việc yêu cầu công ty mua lại ngày nghỉ có lương của họ, liệu công ty có nghĩa vụ phải đáp ứng yêu cầu này không? Hơn nữa, khi công ty đồng ý mua lại ngày nghỉ có lương từ nhân viên sắp nghỉ việc, họ cần chuẩn bị loại hồ sơ nào (như giấy thề, v.v.)? Chúng tôi sẽ giải thích theo mục lục dưới đây.

Có thể mua lại ngày nghỉ phép không?

Thực tế, liệu có thể mua lại ngày nghỉ phép không? Để nói kết luận từ đầu, việc mua lại ngày nghỉ phép không được chấp nhận theo nguyên tắc, nhưng có trường hợp được chấp nhận ngoại lệ.

Không được chấp nhận theo nguyên tắc

Nguyên nhân ngày nghỉ phép được quy định trong Luật lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act) là để cải thiện sức khỏe tinh thần và thể chất của người lao động và nâng cao hiệu suất công việc. Hơn nữa, việc lấy ngày nghỉ phép là quyền của người lao động được quy định trong Luật lao động. Vì những lý do này, việc mua lại ngày nghỉ phép không được chấp nhận theo nguyên tắc. Nếu công ty có thể mua lại ngày nghỉ phép một cách tự nhiên, điều này sẽ trái với mục đích của hệ thống ngày nghỉ phép.

Trường hợp ngoại lệ, có thể mua lại ngày nghỉ phép

Tuy nhiên, ngay cả khi công ty mua lại ngày nghỉ phép của người lao động, nếu không có bất lợi đối với người lao động trong các trường hợp sau, việc này sẽ được chấp nhận ngoại lệ.

• Người lao động nghỉ việc vì lý do chuyển việc và chưa sử dụng hết ngày nghỉ phép tại thời điểm nghỉ việc
• Ngày nghỉ phép không được sử dụng sau khi được nhận và đã trôi qua 2 năm, ngày nghỉ phép đã hết hạn
• Ngày nghỉ phép không theo quy định mà công ty đã cấp cho người lao động

Về việc mua lại ngày nghỉ phép chưa sử dụng của người lao động tại thời điểm nghỉ việc

Khi người lao động nghỉ việc mà vẫn còn ngày nghỉ phép chưa sử dụng, sau khi nghỉ việc, người lao động không thể yêu cầu công ty cấp ngày nghỉ phép, vì vậy thực tế, việc mua lại đang được thực hiện.

Lưu ý, những người làm việc tạm thời đăng ký tại công ty cung cấp nhân sự sẽ nhận được việc mua lại ngày nghỉ phép từ công ty cung cấp nhân sự, không phải từ công ty mà họ được gửi đi. Điều này tương ứng với việc công ty cung cấp nhân sự là nơi yêu cầu cấp ngày nghỉ phép.

Về ngày nghỉ phép không được sử dụng sau khi được nhận và đã trôi qua 2 năm, ngày nghỉ phép đã hết hạn

Ngày nghỉ phép mà người lao động nhận được, sau 2 năm kể từ ngày có thể yêu cầu, sẽ mất quyền yêu cầu do hết hạn (Điều 115 của Luật lao động Nhật Bản).

Ngày nghỉ phép mà người lao động không thể yêu cầu công ty do hết hạn, nếu công ty mua lại, điều này không trái với mục đích của hệ thống và được chấp nhận.

Về ngày nghỉ phép không theo quy định mà công ty đã cấp cho người lao động

Nếu công ty cấp ngày nghỉ phép vượt quá số ngày quy định trong Luật lao động Nhật Bản, việc mua lại ngày nghỉ phép vượt quá số ngày quy định trong luật được chấp nhận. Điều này không vi phạm quyền của người lao động liên quan đến việc nhận ngày nghỉ phép theo Luật lao động.

Khi nhân viên nghỉ việc yêu cầu mua lại ngày phép, công ty có bắt buộc phải đáp ứng không?

Vậy, khi nhân viên nghỉ việc yêu cầu mua lại ngày phép, công ty có bắt buộc phải đáp ứng không?

Để nói ngắn gọn, công ty không có nghĩa vụ phải mua lại ngày phép. Có các tình huống đã được xét xử mà công ty không chấp nhận yêu cầu mua lại ngày phép từ nhân viên đã nghỉ việc (vụ kiện Sōei Consultant, Osaka District Court, ngày 17 tháng 5 năm 2002 (2002) trong số 828 của Labour Precedent, trang 14).

Nguyên tắc, việc mua lại ngày phép không được chấp nhận. Trừ khi có lý do đặc biệt cho phép mua lại ngày phép, việc mua lại ngày phép sẽ trái pháp luật.

Mặt khác, như đã nói ở trên, có những trường hợp đặc biệt mà việc mua lại ngày phép là khả thi. Tuy nhiên, trong trường hợp này, yêu cầu mua lại ngày phép từ nhân viên không phải là quyền hợp pháp của nhân viên. Do đó, việc có thực hiện mua lại ngày phép hay không là do quyết định của công ty. Ngay cả khi nhân viên có thể được cho phép mua lại ngày phép nghỉ việc, công ty không có nghĩa vụ phải đáp ứng yêu cầu mua lại từ nhân viên.

Ngoài ra, rõ ràng rằng việc công ty yêu cầu nhân viên mua lại ngày phép là vi phạm Luật tiêu chuẩn lao động (Japanese Labour Standards Law) và không được chấp nhận.

Về văn bản (như hợp đồng, thỏa thuận, vv) cần chuẩn bị khi công ty mua lại ngày phép từ nhân viên nghỉ việc

Khi công ty mua lại ngày phép từ nhân viên nghỉ việc (đây là một trong những trường hợp ngoại lệ mà việc mua lại ngày phép là khả thi như đã đề cập ở trên), điều gì cần chú ý khi ký kết văn bản (như hợp đồng, thỏa thuận, vv) với nhân viên đó?

Sự cần thiết của việc công ty chuẩn bị văn bản

Trước hết, không có quy định cụ thể nào về việc mua lại ngày phép theo pháp luật, và việc mua lại ngày phép có thể thực hiện mà không cần ký kết văn bản nếu đó là trường hợp ngoại lệ mà việc mua lại ngày phép là khả thi. Tuy nhiên, có thể có rủi ro gây ra rắc rối do sự hiểu lầm về nội dung thỏa thuận giữa công ty và nhân viên nghỉ việc. Do đó, nếu cần phòng ngừa việc xảy ra rắc rối với nhân viên nghỉ việc, việc ký kết văn bản có thể rất cần thiết.

Văn bản cần chuẩn bị khi mua lại ngày phép, điều khoản liên quan đến việc mua lại ngày phép và số tiền mua lại ngày phép

Do không có quy định cụ thể nào về việc mua lại ngày phép theo pháp luật, việc sử dụng loại văn bản nào, quy định điều khoản nào và mua lại ngày phép với giá bao nhiêu là do sự quyết định của từng công ty.

Văn bản cần chuẩn bị khi mua lại ngày phép

Về loại văn bản cần sử dụng, có thể xem xét việc sử dụng hợp đồng hoặc thỏa thuận nghỉ việc. Ví dụ, nếu công ty có một hợp đồng chuẩn với các điều khoản về lý do nghỉ việc hoặc nghĩa vụ không cạnh tranh, vv, có thể thêm các điều khoản về việc mua lại ngày phép vào những văn bản này và sử dụng chúng như là văn bản liên quan đến việc mua lại ngày phép.

Vui lòng tham khảo bài viết khác về thỏa thuận nghỉ việc.

https://monolith.law/corporate/conclusion-of-retirement-agreement[ja]

Tất nhiên, cũng có thể thu thập hợp đồng hoặc thỏa thuận chỉ quy định về việc mua lại ngày phép.

Phải xem xét việc sử dụng loại văn bản nào dựa trên việc xem xét các nội dung cần phải quản lý rủi ro dựa trên tình hình cụ thể của từng nhân viên nghỉ việc.

Điều khoản liên quan đến việc mua lại ngày phép

Ví dụ về điều khoản như sau:

Điều 〇 (Mua lại ngày phép)
1 Công ty sẽ mua lại số ngày phép chưa sử dụng của Bên B đến ngày nghỉ việc, với giá 〇 yên mỗi ngày.
2 Công ty sẽ thanh toán tổng số tiền 〇 yên cho Bên B, bằng cách chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng dưới đây do Bên B chỉ định.
Tên ngân hàng
Tên chi nhánh
Loại tài khoản
Số tài khoản
Chủ tài khoản

Công ty sẽ quy định số ngày phép mà công ty mua lại và số tiền mua lại mỗi ngày phép.

Số tiền mua lại ngày phép

Khi mua lại ngày phép, cần phải quyết định số tiền mua lại mỗi ngày, nhưng không có quy định nào về phương pháp tính toán này theo pháp luật. Do đó, công ty có quyền tự quyết định số tiền mà họ sẽ mua lại ngày phép từ nhân viên (đây là trường hợp ngoại lệ mà việc mua lại ngày phép được chấp nhận theo mục đích của hệ thống).

Có thể xem xét các phương pháp tính toán số tiền mua lại như sau. Công ty có thể tự quyết định phương pháp nào để áp dụng.

1. Theo phương pháp tính toán lương cho ngày phép theo Luật Lao động
2. Số tiền mà công ty và nhân viên thỏa thuận
3. Theo tiêu chuẩn quy định trong quy định lao động của công ty

Phương pháp tính toán 1. tuân theo một trong các số tiền tương đương với 1/30 của lương trung bình, lương thông thường, hoặc lương chuẩn hàng tháng. Đây là phương pháp thanh toán dựa trên quy định lao động hoặc thỏa thuận lao động về lương cho ngày phép.

Phương pháp 2. là thỏa thuận với nhân viên nghỉ việc về số tiền cụ thể.

Phương pháp 3. là quy định trong quy định lao động của công ty về số tiền hoặc phương pháp tính toán số tiền mà công ty sẽ mua lại ngày phép từ nhân viên trong trường hợp có thể mua lại ngày phép một cách ngoại lệ. Ví dụ, có thể viết “Công ty sẽ mua lại mỗi ngày phép với giá 6000 yên” hoặc “Khi tính toán số tiền mua lại mỗi ngày phép, công ty sẽ tuân theo phương pháp 〇〇”. Công ty có thể tự quyết định số tiền mua lại hoặc phương pháp tính toán số tiền mua lại dựa trên các yếu tố như hình thức lao động, chức vụ, số năm làm việc, nội dung công việc, vv. Tuy nhiên, để tránh phản ứng từ nhân viên, nên quy định một số tiền hợp lý so với mức lương tối thiểu, lương trung bình và lương thông thường.

Tóm tắt

Như đã trình bày ở trên, chúng tôi đã giải thích về văn bản và nội dung liên quan khi công ty mua lại ngày nghỉ phép từ người lao động nghỉ việc. Như đã nêu ở trên, người lao động nghỉ việc không có quyền yêu cầu công ty mua lại ngày nghỉ phép, nhưng việc mua lại ngày nghỉ phép có thể được xem xét từ góc độ giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy việc nghỉ việc một cách thoải mái. Khi thực hiện việc mua lại ngày nghỉ phép, để tránh sự không nhất quán về số ngày và số tiền mua lại giữa công ty và người lao động nghỉ việc, việc lưu lại bằng văn bản sẽ giúp ngăn ngừa rắc rối, vì vậy chúng tôi hy vọng bạn sẽ tham khảo bài viết này.

Nếu bạn muốn thảo luận chi tiết về trường hợp cụ thể liên quan đến việc mua lại ngày nghỉ phép, chúng tôi khuyên bạn nên nhận lời khuyên từ luật sư.

Hướng dẫn về việc tạo và xem xét hợp đồng do văn phòng luật sư của chúng tôi thực hiện

Văn phòng luật sư Monolis, với ưu điểm trong lĩnh vực IT, Internet và kinh doanh, cung cấp các dịch vụ như tạo và xem xét các loại hợp đồng khác nhau cho các công ty khách hàng và công ty mà chúng tôi tư vấn.

Nếu bạn quan tâm, hãy xem chi tiết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]