拒否されない退職合意書の書き方や締結するポイントを解説

従業員が退職する際には、様々なリスクが発生します。中には不当な金銭の支払請求、企業の情報やノウハウの社外流出・不正利用など、企業にとって看過できないほどの大きなトラブルに発展することもあります。

このようなリスクを回避するためには、会社と従業員との間で退職合意書を締結することが有効です。

そこで、本記事では、退職合意書を締結するメリットやその内容、締結に向けた注意点について解説します。

退職合意書とは

従業員の退職時に、会社と従業員との間で、退職合意書が締結されることがあります。

退職合意書を締結する目的は、会社と退職した従業員との間で、退職後にトラブルが生じることを防ぐ点にあります。

従業員が退職してしまうと、従業員を雇用契約によって拘束することは原則としてできません。そこで、退職合意書を締結し、退職した従業員を拘束することにより、トラブルを避けるという方法がとられています。

合意退職と解雇の違い

合意退職とは、会社と従業員がお互い合意の上で、雇用契約を解約するものです。解雇とは、会社が従業員の同意なく一方的に雇用契約を解約するものです。

解雇は会社が一方的に行うため、従業員の反発を招きやすい傾向にあります。また、合意退職とは異なり、解雇は、労働契約法により正当な理由に基づくことが要求されています。そして、正当な理由が認められなければ、訴訟により解雇が無効と判断される可能性があります。

そのため、従業員に退職してもらいたい場合には、解雇よりも合意退職による方が望ましいと言えます。退職合意書は、合意退職をする場合に取り交わされるのが一般的です。

退職合意書締結を締結するメリット

退職合意書締結のメリットは、会社と退職する従業員の双方にあります。

会社側のメリット

会社側のメリットは２つあります。

一つ目は、退職した従業員から、未払賃金や未払残業代などの名目で、不当な金銭の支払いを請求されることを防ぐことができることです。

退職した従業員が、会社に支払い義務のない金銭を請求することがあります。この場合、会社は時間的・人的コストをかけて対応しなければなりません。また、訴訟に発展すれば弁護士費用などの金銭的コストも発生する可能性があります。そのため、このような請求をあらかじめ防止できることは会社にとってメリットとなります。

二つ目は、退職合意書に秘密保持義務や競業避止義務を規定しておくことにより、会社のノウハウが第三者に流出することを防止することができることです。

会社にとってノウハウの保護は重要であり、その流出を防止できることは会社にとってメリットとなります。

従業員側のメリット

従業員側のメリットは2つあります。

一つ目は、未払い賃金などの金銭の支払いに関する条項を規定することにより、金銭の支払いの関係を明確にすることができることです。

退職合意書に支払時期や金額を明確に規定しておくことで、未払賃金・未払残業代・退職金等がしっかり支払われるのかという不安を払拭できます。

二つ目は、退職合意書に離職理由が記載されることです。

自己都合退職なのか、会社都合退職なのかにより、失業保険を受け取れる時期などに影響が生じるため、離職理由が記載されることは従業員にとってメリットとなります。

退職合意書の内容

退職合意書の内容については、会社と退職する従業員との関係で決定されるものです。そのため、ケースバイケースではありますが、一般的には、以下のような内容が含まれていることが多いです。

1. 未払賃金、未払残業代、退職金等の支払に関する条項
2. 離職事由に関する条項
3. 法的な責任に関する条項
4. 守秘義務に関する条項
5. 競業避止義務に関する条項

未払賃金、未払残業代、退職金等の支払に関する条項について

未払賃金、未払残業代、退職金等の支払に関する条項については、そもそも金銭の支払義務が会社に認められるか、認められる場合には、いつまでにいくらを支払うかなどについて規定されることがあります。未払賃金、未払残業代、退職金等の支払に関する条項については、例えば、以下のような条項が考えられます。

第○条
乙は甲に対して、令和○年○月○日までに、最終給与として○月○日から○月○日までの賃金、退職金として○○○○円を以下の口座に振り込む方法で支払う。
○○銀行○○支店　
普通預金口座番号　○○○○○○○　
口座名義○○○○○○○

離職事由に関する条項について

離職事由に関する条項については、会社都合の退職なのか、退職する従業員の自己都合による退職なのかが記載されることが一般的です。離職事由に関する条項については、例えば、以下のような条項が考えられます。

第○条
前条の雇用契約の終了については、甲乙双方が納得の上での合意退職であることを確認する。

法的な責任に関する条項について

退職合意書の中で、退職合意書の内容に違反した場合の法的責任について規定されることがあります。法的な責任に関する条項については、以下のような条項が考えられます。

第○条
１　甲は、乙が第○に定めた最終給与および退職金の支払いを怠ったときは、退職の合意を撤回することができる。この場合、甲は乙を退職しなかったものとし、乙は甲に対して、令和○年○月○○日付で行った給与辞令を撤回して、月額○○万円の賃金を支払うものとする。なお、当該賃金は、今後２年間減額できないものとする。
２　前項の規定に基づき、退職の合意が撤回された場合、乙は、第○条に定めた返済の免除を撤回することができる。
３　甲が第○条の定めに違反した場合、乙は甲に対し、第○条に定める退職金の返還を求めることができる。

第○条
甲及び乙は、前条の最終給与及び退職金の支払いをもって、本合意書に定めるもののほかに、一切の債権債務関係がないことを相互に確認する。

守秘義務に関する条項について

守秘義務に関する条項については、一般的には雇用関係に入ったときに締結される雇用契約書に規定されていることが多いです。もっとも、退職合意書の中で、改めて守秘義務に関する条項を規定するケースもあります。守秘義務に関する条項については、以下のような条項が考えられます。

第○条
甲及び乙は、本件退職に関する事項については、正当な理由がある場合を除き、一切口外しないことを相互に確認する。また、甲は、乙の不利益となる情報を第三者に開示せず、今後相互に誹謗中傷しないものとする。

競業避止義務に関する条項について

競業避止義務とは、競業する企業への転職や、自ら競業する事業を行う等の競業行為をしてはならないという義務のことをいいます。

競業避止義務に関する条項についても、守秘義務に関する条項と同様に雇用契約書に規定されていることも多いです。もっとも、退職合意書の中で、改めて競業避止義務に関する条項を規定するケースもあります。競業避止義務に関する条項については、以下のような条項が考えられます。

第○条
１　雇用契約書、就業規則その他の定めにしたがい、甲は、○年間、乙に対して競業避止義務を負うものとする。
２　甲は、○年間、乙の許可がない場合には、競業する企業へ転職すること、および競業する事業を自ら行うこと、または競業する事業を行う会社の役員になることができないものとする。
３　甲は、○年間、別紙記載の乙の既存の顧客に対して一切の営業行為を行ってはならない。

退職合意書を従業員と締結するために

退職合意書は、“合意”書である以上、会社と従業員との間で、退職合意書の内容について合意に至る必要があります。そのため、従業員により合意が拒否され、退職合意書の締結ができなくなってしまう可能性もあります。

退職合意書の締結に至るには、退職する従業員に内容を理解してもらうことが重要です。

退職する従業員にいきなり退職合意書を提示するのでなく、退職時の合意の内容をしっかり理解してもらった後に、退職合意書を作成して、退職する従業員に提示するという方法をとった方が、退職合意書の締結を行いやすくなります。

そこで、まずは、退職する従業員と話し合いの機会を設け、退職時の合意の内容の理解を求めるようにしましょう。

その際に、退職合意書を提示した際に、退職合意書の内容をかみ砕いて説明して、理解をしてもらうことも重要です。特に、退職する従業員が法律に詳しくない場合には、退職合意書に使われている法律用語の意味をしっかりと説明をすることが必要となります。

あらかじめ同意をとる方法

退職合意書の締結ができない場合に備え、秘密保持義務や競業避止義務など、あらかじめ雇用契約書の内容として規定しておくことができる事項については、雇用契約書の中で規定しておくことが考えられます。

まとめ：退職合意書を作成して将来のリスクを回避しよう

以上、拒否されない退職合意書の書き方や締結するポイントについて説明をしました。

労務トラブルは、SNSの普及などで、予期せず大きな問題に発展することもありえます。もっとも、そういったリスクに事前に対応することは十分に可能です。退職合意書を締結しておくことにより、労務トラブルを回避できる可能性が高まります。そのため、可能な限り、退職合意書を締結するようにしましょう。

退職合意書については、具体的事情との関係で個別具体的に検討する必要があるため、弁護士によるアドバイスを受けるということが望ましいです。