Rada ředitelů v japonském obchodním právu: Její role a fungování

V japonských akciových společnostech představuje správní rada jádro podnikového řízení a je to nesmírně důležitý orgán. Její role je rozmanitá, zahrnuje rozhodování o podnikatelské strategii společnosti, dohled nad každodenním provozem až po výběr představenstva, a tím tvoří základ pro zdravý růst a udržitelný rozvoj společnosti. Správní rada je rozhodovací orgán zřízený za účelem konkretizace provozních politik společnosti a plnění dohledové funkce nad řízením, který nejenže usiluje o efektivní provádění prací, ale také plní širší cíle podnikového řízení, jako je dodržování zákonů, prevence podvodů a ochrana zájmů akcionářů. Tento článek vysvětluje právní rámec správní rady stanovený japonským obchodním zákoníkem (Japanese Companies Act), její hlavní pravomoci a provozní postupy, a také klíčové principy odpovědnosti členů správní rady. Dále představuje konkrétní příklady právních interpretací v praxi správní rady prostřednictvím japonských soudních rozhodnutí a zabývá se charakteristikami správní rady v rámci různých institucionálních návrhů. Doufáme, že tento článek přispěje k lepšímu porozumění podnikového řízení v Japonsku.

Právní základ a povinnost zřízení správní rady podle japonského práva

Japonský zákon o společnostech (Companies Act) stanovuje jasné předpisy týkající se zřízení správní rady jako orgánu akciové společnosti. Existují případy, kdy je zřízení správní rady právně povinné. Například veřejné společnosti musí mít správní radu (článek 327, odstavec 1 Zákona o společnostech). Veřejná společnost je definována jako společnost, která ve svých stanovách nemá ustanovení omezující převoditelnost všech nebo některých vydávaných akcií. Takové společnosti shromažďují kapitál od širokého spektra akcionářů, a proto je zvláště požadována transparentnost vedení a posílení dohledových funkcí, což je důvodem pro povinnost zřízení správní rady.

Dále jsou společnosti, které si zvolily určité organizační struktury, jako jsou společnosti s auditním výborem, společnosti s výborem pro audit a další, nebo společnosti s výborem pro nominace a podobně, také povinny zřídit správní radu (článek 327, odstavec 1 Zákona o společnostech). Tyto organizační struktury jsou vybírány v závislosti na velikosti společnosti a povaze jejího podnikání, aby bylo možné vytvořit sofistikovanější systém podnikové správy. Povinnost zřízení správní rady u společností s určitými organizačními strukturami není jen o splnění formálních právních požadavků. Je to proto, že u společností s větší velikostí nebo složitějšími strukturami vedení je nezbytná transparentnost, spravedlnost v řízení a zlepšení vnější důvěryhodnosti ze strany akcionářů a trhu, stejně jako posílení správy a dohledu. Zákon vyžaduje silnější dohledový systém v závislosti na fázi růstu a charakteristikách podniku, a správní rada hraje klíčovou roli v ochraně investorů a udržení zdraví trhu. Článek 1 Zákona o společnostech stanoví, že kromě případů, kdy existují zvláštní ustanovení v jiných zákonech, se založení, organizace, provoz a správa společnosti řídí podle Zákona o společnostech, a povinnost zřízení správní rady je založena na tomto základním principu.

Klíčové role a pravomoci představenstva podle japonského práva

Představenstvo má v rámci řízení akciové společnosti v Japonsku mnoho důležitých rolí a pravomocí. Jeho hlavními funkcemi jsou rozhodování o provádění podnikových operací, dohled nad výkonem povinností členů představenstva a výběr či odvolání zástupce představenstva (článek 362 odstavec 1 Japonského obchodního zákoníku).  

Za prvé, představenstvo rozhoduje o ‘provádění podnikových operací’. Článek 362 odstavec 2 Japonského obchodního zákoníku stanoví, že určité důležité záležitosti, jako je dispozice a přijetí významného majetku, značné půjčky, jmenování a odvolání manažerů a dalších klíčových zaměstnanců, zřízení, změna nebo zrušení poboček či jiných důležitých organizačních jednotek, vydání dluhopisů a zajištění, že výkon povinností členů představenstva je v souladu s právními předpisy a stanovami společnosti, musí být rozhodnuty představenstvem. Tyto záležitosti mají velký vliv na podnikání společnosti, a proto se od představenstva vyžaduje pečlivé zvážení a rozhodnutí. Důvodem, proč jsou tyto ‘důležité podnikové operace’ konkrétně vymezeny, je, že se jedná o záležitosti, které mohou mít zásadní vliv na budoucnost společnosti, a proto by neměly být ponechány na rozhodnutí jednotlivých členů představenstva, ale měly by být projednány a rozhodnuty kolektivním orgánem představenstva, aby se podpořilo objektivnější a opatrnější rozhodování a rozložení rizik.  

Dále představenstvo ‘dohlíží na výkon povinností členů představenstva’. Jedná se o důležitou funkci, která zajišťuje, že každý člen představenstva řádně plní své povinnosti v souladu s právními předpisy, stanovami a rozhodnutími představenstva, a tím zajišťuje zdravý provoz společnosti (článek 362 odstavec 1 Japonského obchodního zákoníku). Vzájemný dohled mezi členy představenstva přispívá k prevenci nesprávného jednání a posílení podnikového řízení. Tato dohledová funkce slouží jako bezpečnostní síť, která neustále kontroluje, zda jsou rozhodnutá opatření řádně prováděna, a předchází tak nesprávným nebo nevhodným rozhodnutím.  

Kromě toho představenstvo provádí ‘výběr a odvolání zástupce představenstva’, který je vrcholným představitelem společnosti (článek 362 odstavec 1 Japonského obchodního zákoníku). Zástupce představenstva má klíčovou roli v provádění operací společnosti a jejím zastupování, a proto je jeho jmenování a odvolání pro představenstvo velmi důležitou pravomocí.  

Prostřednictvím těchto rolí představenstvo přispívá k zvyšování hodnoty podniku a snižování podnikových rizik. Skutečnost, že pravomoci představenstva jsou tvořeny dvěma pilíři – ‘rozhodováním’ a ‘dohledem’ – ukazuje, že představenstvo vyváženě zastává obě strany podnikání – ‘útok’ (rozhodování) a ‘obranu’ (dohled) – což umožňuje společnosti udržitelný růst a zároveň řádně řídit rizika. Tato separace a koordinace rozhodování a dohledu je základem systému představenstva v japonském obchodním právu a je považována za mechanismus, který podporuje zdravé řízení společnosti.

Klíčové role a pravomoci představenstva jsou shrnuty v následující tabulce.

Provoz a procedury správní rady podle japonského práva

Aby správní rada mohla řádně plnit své funkce, je nezbytné dodržovat provozní postupy stanovené v japonském zákoně o společnostech. Tyto postupy nejsou jen prostředkem k usnadnění průběhu schůzí, ale fungují jako klíčový mechanismus zajišťující skutečnou kontrolní funkci správní rady a tím i zřetelné vymezení odpovědnosti jejích členů.

Za prvé, “svolávací postupy a oznámení” jsou základem konání schůzí správní rady. V zásadě může každý člen správní rady svolat schůzi (článek 366 odstavec 1 japonského zákona o společnostech). Oznámení o svolání musí být zasláno každému členu správní rady a každému dozorčímu úředníkovi s pravomocí dohledu nejméně týden před dnem schůze správní rady (článek 368 odstavec 1 japonského zákona o společnostech). Nicméně, pokud existuje souhlas všech členů správní rady (s výjimkou členů auditního výboru v případě společností s tímto výborem) a dozorčích úředníků, je možné svolávací postup vynechat a schůzi uspořádat (článek 366 odstavec 2 a článek 368 odstavec 2 japonského zákona o společnostech). Přísné dodržování svolávacího postupu je vyžadováno, protože nedostatek oznámení nebo nastavení schůze, která je obtížně dostupná, může vést k neplatnosti usnesení. Přísnost svolávacího oznámení zajišťuje, že všichni členové správní rady mohou předem zvážit agendu a připravit se na schůzi, což je předpokladem pro správné rozhodování.

Dále, “vytváření a uchovávání zápisů ze schůzí” je nesmírně důležité pro transparentnost a zajištění odpovědnosti správní rady. O jednání správní rady musí být vytvořen zápis podle předpisů ministerstva spravedlnosti (článek 369 odstavec 1 japonského zákona o společnostech). Zápis musí obsahovat podpisy nebo pečeti přítomných členů správní rady a dozorčích úředníků, a ti, kteří nevyjádřili nesouhlas, jsou považováni za souhlasící s usnesením, proto je nutné přesně zaznamenat jakékoli nesouhlasné názory (článek 369 odstavec 3 a 5 japonského zákona o společnostech). Zápis slouží jako důkaz rozhodování společnosti a hraje klíčovou roli při budoucích sporech a vymáhání odpovědnosti. Povinnost zaznamenat nesouhlas do zápisu je prostředkem sebeobrany pro členy správní rady, aby si ujasnili své názory a nebyli později zodpovědní za nevhodná usnesení, a zároveň slouží jako důkaz, že rozhodovací proces společnosti je transparentní.

Nakonec, “povinnost zprávy členů správní rady” je nezbytná pro efektivní výkon dohledové funkce správní rady. Výkonní členové správní rady, jako jsou zástupující členové správní rady nebo členové odpovědní za provádění obchodních operací, musí jednou za tři měsíce podávat zprávu o stavu plnění svých povinností správní radě (článek 363 odstavec 2 japonského zákona o společnostech). Tato povinnost podávat zprávy umožňuje správní radě sledovat průběh obchodních operací a přítomnost rizik, a tím správně rozhodovat a dohlížet. Nedodržení povinnosti podávat zprávy může vést k odpovědnosti členů správní rady. Pravidelná povinnost podávat zprávy poskytuje správní radě informační základnu, která umožňuje neustálé sledování stavu provádění obchodních operací a rychlou reakci v případě vzniku problémů. Tyto postupy jsou nezbytným prvkem pro zdravý provoz a odpovědnost správní rady a jsou chápány nejen jako formální požadavek, ale jako důležitá právní požadavka pro zvýšení efektivity správy a řízení.

Organizační struktura a role představenstva podle Japonského obchodního zákoníku

Japonský obchodní zákoník umožňuje flexibilní organizaci společnosti v závislosti na její velikosti a charakteru, přičemž hlavními modely jsou následující tři typy. Role a pravomoci představenstva se liší v závislosti na zvolené organizační struktuře.

Společnosti s auditorem v Japonsku

Jedním z nejběžnějších organizačních uspořádání je společnost s auditorem, kde představenstvo rozhoduje o provádění podnikání a dohlíží na výkon povinností představenstva podle článku 362 odstavec 1 Japonského obchodního zákoníku. Auditor je volen na valné hromadě a má za úkol dohlížet na výkon povinností představenstva a účetních poradců. Auditor má pravomoc dohlížet na dodržování povinností řádné péče a loajality představenstva, na případné porušení zákonů a stanov a podle potřeby má právo podávat zprávy představenstvu nebo žádat o zastavení nezákonných činností. Tímto způsobem je funkce dohledu představenstva doplněna a posílena prostřednictvím auditora. V společnosti s auditorem musí být jmenováni alespoň tři členové představenstva podle článku 331 odstavec 5 Japonského obchodního zákoníku.  

Společnosti s výborem pro audit a podobné činnosti

Společnosti s výborem pro audit a podobné činnosti představují organizační strukturu, která posiluje dohled nad vedením firmy tím, že zřizuje v rámci správní rady výbor pro audit a podobné činnosti. Tento výbor se skládá z nejméně tří členů správní rady, z nichž většina musí být externími členy (článek 331 odstavec 6 Japonského obchodního zákoníku). Členové výboru pro audit, kteří jsou zároveň členy správní rady, mají za úkol dohlížet na výkon povinností správní rady, vytvářet auditní zprávy a rozhodovat o návrzích na jmenování nebo odvolání účetních auditorů, které se předkládají na valné hromadě akcionářů (článek 399-2 odstavec 3 Japonského obchodního zákoníku). Členové výboru pro audit musí navíc účastnit se zasedání správní rady a když uznají za nutné, musí vyjádřit svůj názor (článek 399-2 odstavec 3 Japonského obchodního zákoníku), a v případě zjištění jakéhokoli nesprávného jednání musí bez zbytečného odkladu podat zprávu správní radě (článek 399-4 Japonského obchodního zákoníku). Tento systém má za cíl zvýšit transparentnost vedení a získat důvěru akcionářů a investorů.

Společnosti s výbory pro jmenování a dalšími výbory

Společnosti s výbory pro jmenování a dalšími výbory jsou organizace, které zřizují tři výbory – výbor pro jmenování, výbor pro audit a výbor pro odměňování – uvnitř správní rady, aby jasně oddělily provádění operací a dohledové funkce. V tomto modelu se správní rada zabývá rozhodováním o základních směrech podnikání a dohledem nad výkonem povinností výkonných ředitelů, zatímco jednotliví členové správní rady se zásadně nezabývají prováděním operací (článek 415 a článek 416 Japonského obchodního zákoníku). Provozní činnosti jsou svěřeny ‘výkonným ředitelům’, kteří jsou jmenováni správní radou (článek 402 odstavec 1 a článek 418 Japonského obchodního zákoníku).  

• Výbor pro jmenování rozhoduje o obsahu návrhů na jmenování a odvolání členů správní rady, které jsou předkládány valné hromadě akcionářů (článek 404 odstavec 1 Japonského obchodního zákoníku).  
• Výbor pro audit provádí audit výkonu povinností členů správní rady a výkonných ředitelů a sestavuje auditorské zprávy (článek 404 odstavec 2 Japonského obchodního zákoníku).  
• Výbor pro odměňování rozhoduje o individuálních odměnách výkonných ředitelů a dalších (článek 404 odstavec 3 Japonského obchodního zákoníku).  

Tento systém si klade za cíl důkladně oddělit vlastnictví od řízení a dosáhnout rovnováhy mezi transparentností vedení a rychlým rozhodováním. Japonský obchodní zákoník umožňuje několik organizačních návrhů, aby poskytl flexibilitu pro různé potřeby podniků (velikost, oblast podnikání, povědomí o správě) a umožnil vytvoření optimálního systému podnikové správy. Zatímco společnosti s auditorským výborem jsou nejtradičnější a snadno aplikovatelné i na malé a střední podniky, společnosti s výbory pro audit a dalšími výbory se vyvíjejí směrem k posílení transparentnosti vedení a nezávislosti dohledových funkcí, aby získaly důvěru větších podniků a mezinárodních investorů. Zvláště důkladné oddělení vlastnictví od řízení ve společnostech s výbory pro jmenování a dalšími výbory jasně ukazuje záměr dosáhnout objektivnějšího a přísnějšího řízení tím, že se správní rada soustředí na dohled namísto provádění operací. To zdůrazňuje aspekt právního systému jako strategické volby, která umožňuje podnikům vybrat si optimální model správy odpovídající jejich vlastním charakteristikám.

Níže je uvedena tabulka shrnující charakteristiky správní rady v různých organizačních návrzích.

Shrnutí

V rámci japonského obchodního práva je správní rada nezbytným orgánem pro zdravé podnikání a udržitelný růst společností. Její role zahrnuje širokou škálu činností, od rozhodování o důležitých provozních záležitostech, přes dohled nad výkonem povinností členů správní rady, až po výběr předsedy správní rady. Japonské obchodní právo (Company Law) stanovuje podrobné postupy pro plnění těchto rolí, povinnosti, které členové správní rady nesou, a zásady týkající se jejich odpovědnosti. Soudní případy týkající se zásad podnikatelského úsudku a dohledových povinností ukazují, že právo klade důraz na rovnováhu mezi stíháním odpovědnosti členů správní rady a respektováním svobody podnikání. Různé organizační struktury, jako jsou společnosti s auditorskou radou, výbory pro audit a další, umožňují vytváření optimálních systémů řízení podniku v závislosti na velikosti a charakteru společnosti, což tvoří základ pro udržení důvěryhodnosti japonských společností v mezinárodním společenství. Je zřejmé, že role správní rady není omezena pouze na plnění právních povinností, ale představuje strategický prvek pro zajištění udržitelného růstu společnosti a mezinárodní důvěryhodnosti.

Právní kancelář Monolith má hluboké odborné znalosti a bohaté zkušenosti v oblasti japonského obchodního práva, zejména v oblasti řízení společností. Nabízíme širokou škálu podpory, od výběru organizační struktury společnosti, přes právní poradenství týkající se provozu správní rady, až po řízení rizik spojených s odpovědností členů správní rady, včetně složitých právních otázek spojených s fúzemi a akvizicemi a restrukturalizací podniku.