Pracovní víza pro zaměstnávání cizinců v Japonsku: Postupy a požadavky pro pět hlavních typů pobytových oprávnění

V posledních letech se v japonském pracovním trhu stále více zvyšuje význam zahraničních pracovních sil. Podle oznámení japonského Ministerstva zdravotnictví, práce a sociálních věcí počet cizinců pracujících v Japonsku neustále překonává historická maxima a statistiky japonského Ministerstva spravedlnosti také ukazují rostoucí trend v celkovém počtu cizinců pobývajících v Japonsku. Tento trend odráží skutečnost, že mnoho japonských společností se snaží získat talentované pracovníky přes hranice. Výzvou pro společnosti však není jen najít talentované pracovníky. Spíše spočívá ve správném porozumění a dodržování složitého japonského systému správy imigrace. Nesprávné pochopení nebo chyby v procesu žádosti o povolení k pobytu (obecně označované jako “vízum”) mohou vést k významnému zpoždění v procesu náboru, právním rizikům a ztrátě příležitostí v globální soutěži o získání talentů. Tento článek byl vytvořen jako komplexní a praktický průvodce, který pomůže manažerům společností, právním oddělením a personálním pracovníkům pochopit celkový obraz právních postupů nezbytných při zaměstnávání cizinců v Japonsku. Článek se zaměřuje na pět hlavních typů povolení k pobytu souvisejících s prací, konkrétně “Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby”, “Dovednosti”, “Přesuny v rámci společnosti”, “Management a správa” a “Specifické aktivity”. Pro každý typ povolení k pobytu vysvětlíme právní požadavky, podmínky požadované od žadatelů i přijímajících společností a detailní kroky procesu žádosti na základě konkrétních právních předpisů, jako je japonský “Zákon o imigrační kontrole a uznání uprchlíků” a související nařízení Ministerstva spravedlnosti.

Základní postupy: Porozumění certifikátu oprávnění k pobytu

Při zaměstnávání cizinců žijících v zahraničí v Japonsku je standardním postupem podání žádosti o vydání “Certifikátu oprávnění k pobytu” (Certificate of Eligibility, dále jen “COE”). COE je dokument vydaný japonským ministrem spravedlnosti, který potvrzuje, že daný cizinec splňuje podmínky pro vstup stanovené v článku 7 odstavec 2 “Zákona o řízení imigrace a uznání uprchlíků” v Japonsku. Získáním COE se urychlí proces vydávání víz na japonských velvyslanectvích a konzulátech v zahraničí a také kontrola při příjezdu na japonských letištích a jiných vstupních bodech.

Celkový postup je následující: Nejprve přijímající společnost v Japonsku připraví a podá žádost o COE jménem zaměstnávaného cizince. Žádost se podává na regionálním úřadě pro imigraci a pobyt, který má pravomoc nad místem sídla společnosti nebo místem plánovaného pobytu cizince. Následně imigrační úřad prověří podklady žádosti, zda vzdělání a pracovní zkušenosti žadatele a stabilita a kontinuita podnikání přijímající společnosti odpovídají kritériím pro požadovaný typ pobytového oprávnění. Po schválení žádosti je COE vydáno a zasláno přijímající společnosti v Japonsku. V poslední době je možné COE přijímat také elektronicky. Společnost poté zašle originál nebo elektronickou verzi COE cizinci v zahraničí. Po obdržení COE podá dotyčná osoba na japonském velvyslanectví nebo konzulátu ve své zemi žádost o vízum společně s pasem a dalšími potřebnými dokumenty. COE je platné standardně 3 měsíce a během této doby je nutné podat žádost o vízum. Vstup do Japonska musí proběhnout v rámci platnosti vydaného víza. Tato tříměsíční platnost je velmi důležitá. Při kontrole při příjezdu na japonské letiště a dalších vstupních bodech je nutné předložit pas a vízum a předložit COE, což vede k vydání karty pobytu a umožňuje oficiálně zahájit pracovní činnost v Japonsku.

Standardní doba pro zpracování COE je od podání žádosti do vydání zhruba 1 až 3 měsíce, ale to se může lišit v závislosti na typu pobytového oprávnění, velikosti společnosti a pracovní zátěži jednotlivých regionálních imigračních úřadů. Tento systém COE lze interpretovat jako záměrný návrh japonské vlády pro řízení rizik. Centralizací klíčové části posouzení na japonský imigrační úřad, který má odborné znalosti pro hodnocení japonského práva a skutečného stavu podniků, se snižuje zátěž na konzulárních úřadech po celém světě a zajišťuje se jednotnost rozhodování. Úloha zahraničních úřadů se omezuje především na ověření identity žadatele a pravosti COE, zatímco skutečné rozhodnutí o povolení již bylo učiněno. Tento mechanismus znamená, že pro společnosti je žádost o COE největší překážkou a po jejím překonání probíhá vydávání víz s vysokou mírou jistoty.

Podrobná analýza pěti hlavních pracovních víz v Japonsku

Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby

Tento typ víza je jedním z nejobecnějších a nejrozmanitějších pracovních víz určených pro odborné profese v Japonsku. Podle přílohy č. 1, článku 2 japonského “Zákona o imigraci a uznání uprchlíků” je toto vízum určeno pro činnosti, které vyžadují dovednosti nebo znalosti v oblasti přírodních věd, jako je fyzika, inženýrství a další (označované jako “technologie”), nebo v oblasti humanitních věd, jako je právo, ekonomie, sociologie a další (označované jako “humanitní vědy”), nebo pro práci, která vyžaduje myšlení nebo citlivost založenou na cizí kultuře (označované jako “mezinárodní služby”).

Kritéria pro udělení tohoto typu víza jsou podrobně stanovena v nařízení ministerstva podle článku 7, odstavec 1, bod 2 japonského “Zákona o imigraci a uznání uprchlíků”. Pro činnosti v oblasti “technologie” nebo “humanitních věd” je obvykle vyžadováno, aby žadatel měl vzdělání odpovídající alespoň ukončení univerzity ve spojeném oboru nebo měl ekvivalentní vzdělání, nebo měl více než 10 let praktické zkušenosti. V případě IT specialistů existuje výjimka, když jsou splněny určité požadavky na zkoušky stanovené ministrem spravedlnosti, což může ulehčit požadavky na vzdělání. Pro oblast “mezinárodních služeb” (například překlad, tlumočení, marketing, mezinárodní obchod atd.) je obvykle vyžadováno alespoň 3 roky praktické zkušenosti. Nicméně, pokud se jedná o práci v oblasti překladu, tlumočení nebo výuky jazyků, je pro absolventy univerzit požadavek na tříletou praxi zrušen. Společným důležitým požadavkem pro všechny oblasti je, že výše odměny žadatele musí být alespoň stejná nebo vyšší než odměna, kterou by dostal Japonec za stejnou práci.

Dokumenty potřebné pro žádost se liší podle čtyř “kategorií”, které byly stanoveny na základě velikosti a důvěryhodnosti přijímající společnosti. Tento systém kategorií byl zaveden Imigračním úřadem pro efektivnější posuzování žádostí. Kategorie 1 zahrnuje například společnosti kótované na japonské burze, kategorie 2 zahrnuje subjekty nebo jednotlivce s ročním zdanitelným příjmem z předchozího roku nad 10 milionů jenů, kategorie 3 zahrnuje subjekty nebo jednotlivce, kteří podali souhrnný výkaz pro předchozí rok (kromě kategorie 2), a kategorie 4 zahrnuje například nově založené společnosti.

Mezi požadované dokumenty patří “Žádost o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu” (s přiloženou fotografií) a odpovědní obálka, které jsou společné pro všechny kategorie, dále dokumenty prokazující kategorii společnosti (například kopie čtvrtletní zprávy pro kategorii 1), doklady prokazující vzdělání a pracovní zkušenosti žadatele, jako jsou vysokoškolské diplomy nebo potvrzení o zaměstnání, a také výpis z obchodního rejstříku přijímající společnosti nebo její nejnovější finanční výkazy (zejména pro kategorie 3 a 4). Podle článku 15 japonského “Zákoníku práce” je také nezbytné předložit kopii pracovní smlouvy nebo oznámení o pracovních podmínkách, které obsahuje podrobnosti o pracovní náplni, mzdě, délce zaměstnání atd. Formuláře pro žádost jsou dostupné na webových stránkách Imigračního úřadu a žádosti se podávají na regionální imigrační kanceláři, která má jurisdikci nad místem podnikání společnosti.

Odborné dovednosti

Stav “odborné dovednosti” (技能) je určen pro odborníky s vysokou úrovní zručnosti v určitých průmyslových odvětvích, a to spíše než na základě akademického vzdělání. Mezi konkrétní povolání patří například kuchaři zahraničních kuchyní, sportovní trenéři, piloti letadel nebo zpracovatelé drahých kovů. Tento typ pobytového oprávnění se liší od “specifických dovedností”, které jsou určeny k přijímání širší pracovní síly v určitých odvětvích s vážným nedostatkem pracovníků, a to tím, že vyžaduje vysokou úroveň odbornosti.

Středobodem kritérií pro udělení povolení k přistání není vzdělání, ale dlouholetá praktická zkušenost. Japonské ministerstvo spravedlnosti stanovuje pro každé povolání konkrétní požadavky na délku praxe. Například u kuchařů zahraničních kuchyní je vyžadováno více než desetileté praktické zkušenosti, včetně doby strávené studiem na příslušných vzdělávacích institucích. U sportovních trenérů je požadováno více než tříleté praktické zkušenosti nebo zkušenosti s účastí na mezinárodních soutěžích, jako jsou olympijské hry nebo světové šampionáty. Sommeliéři nebo piloti letadel musí mít také více než pětileté praktické zkušenosti nebo určitý počet nalétaných hodin a kvalifikací. Stejně jako u ostatních pracovních oprávnění je nezbytnou podmínkou přijímání odměny alespoň ve výši srovnatelné s tím, co by dostával Japonec za stejnou práci.

Proces podání žádosti probíhá podle standardního postupu pro vydání COE (Certifikátu způsobilosti). Předkládané dokumenty se zaměřují na objektivní prokázání bohatých praktických zkušeností žadatele. Důležitými důkazy jsou například osvědčení o zaměstnání vydaná předchozími zaměstnavateli, která detailně uvádějí pozici, konkrétní pracovní náplň a dobu působení v dané pozici. Formulář žádosti “Certifikát způsobilosti pro odborné dovednosti” je k dispozici na webových stránkách Imigračního úřadu a žádosti se podávají na příslušném regionálním imigračním úřadě.

Přesuny uvnitř společnosti podle japonského práva

Tento typ víza je speciálně určen pro zaměstnance zahraničních poboček, kteří jsou na určitou dobu převeleni do mateřské společnosti, pobočky nebo dceřiné společnosti v Japonsku, aby zde vykonávali svou práci. Aktivity prováděné v Japonsku musí spadat do oblasti povolených prací podle víza pro “technické dovednosti, humanitní znalosti a mezinárodní služby”.

Kritéria pro udělení víza zahrnují jasné požadavky jak na žadatele, tak na společnost. Žadatel musí bezprostředně před přesunem pracovat v zahraniční pobočce na pozici odpovídající “technickým dovednostem, humanitním znalostem a mezinárodním službám” po dobu nejméně jednoho roku. Co se týče společnosti, je vyžadován jasný kapitálový vztah mezi pobočkou, ze které je zaměstnanec převelen, a cílovou pobočkou, jako je vztah mateřské a dceřiné společnosti nebo hlavní a vedlejší pobočka. Ohledně odměny je také nutné, aby byla alespoň ve výši odpovídající odměně, kterou by dostal Japonec za stejnou práci.

Vízum pro “přesuny uvnitř společnosti” je klíčovým nástrojem pro globální společnosti při strategickém rozmisťování svých zaměstnanců. Zvláště důležité je, že na rozdíl od běžných požadavků na víza pro “technické dovednosti, humanitní znalosti a mezinárodní služby”, která obvykle vyžadují vysokoškolské vzdělání, toto vízum explicitně nevyžaduje vysokoškolský titul. Místo toho je kladen důraz na více než roční pracovní zkušenosti v pobočce, ze které je zaměstnanec převelen. To umožňuje společnostem přesunout do Japonska vynikající zaměstnance, kteří nemusí mít vysokoškolské vzdělání, ale mají dlouholeté zkušenosti a vysokou odbornost získanou v rámci společnosti. Jinými slovy, tento systém hodnotí spíše výkony a zkušenosti získané uvnitř společnosti než vnější vzdělání, což je nezbytný nástroj pro společnosti, které chtějí rozvíjet své zaměstnance interně a využívat jejich schopnosti přes hranice.

Proces žádosti zahrnuje standardní postup pro vydání Potvrzení o způsobilosti k pobytu (COE) a využívá výše zmíněného systému kategorií společností. Klíčové dokumenty pro podání žádosti zahrnují doklady prokazující kapitálový vztah mezi pobočkou, ze které je zaměstnanec převelen, a cílovou pobočkou (například dokumenty o vlastnických vztazích), osvědčení o zaměstnání dokládající více než roční pracovní zkušenost v pobočce, ze které je zaměstnanec převelen, a příkazy k přesunu nebo jmenování vydávané společností. Formulář žádosti “Žádost o vydání Potvrzení o způsobilosti k pobytu (přesuny uvnitř společnosti)” je možné stáhnout z webových stránek Imigračního úřadu a podat jej na příslušném regionálním imigračním úřadu.

Management & Administration

Residence status for “Management & Administration” targets foreigners who engage in the management of trade or other business activities, or in the management of such business activities in Japan. This includes corporate representatives, directors, and managers.

The landing permission criteria for this residence status are particularly strict compared to other work visas. According to the Japanese Ministry of Justice Ordinance, first, a physical business office must be secured within Japan. Virtual offices or mere residential addresses are not generally accepted. Next, regarding the scale of the business, one of the following requirements must be met: either employing two or more full-time staff residing in Japan, other than those engaged in management or administration, or having a capital or total investment amount of 5 million yen or more. Furthermore, if the applicant is engaged as a manager rather than an investor or business owner, more than three years of experience in business management or administration (including periods of study in management or administration-related subjects at graduate school) is required. As for remuneration, it must be equivalent to or greater than the compensation received by a Japanese person in a comparable position.

The application procedure for the Certificate of Eligibility (COE) is standard, but the required documents are diverse. In addition to the applicant’s personal documents, a detailed business plan demonstrating the concreteness and feasibility of the business, documents proving an investment of 5 million yen or more (e.g., bank account transaction details confirming the payment of capital), a lease agreement for the business office, a company registration certificate, and, if employing two or more full-time staff, their employment contracts and copies of their residence cards are necessary to prove the reality of the business. The application form “Application for Certificate of Eligibility (Management & Administration)” is available on the website of the Immigration Services Agency, and applications are made to the regional immigration bureau that has jurisdiction over the company’s location.

Specifické aktivity podle japonského práva

“Specifické aktivity” představují komplexní a speciální kategorii určenou pro cizince, kteří se věnují činnostem, které se neřadí do žádné jiné kategorie pobytového statusu. Na rozdíl od ostatních pobytových statusů definovaných v příloze japonského “Zákona o imigraci a uznání uprchlíků”, tento status umožňuje ministr spravedlnosti udělit povolení na základě individuálně specifikovaných aktivit pro každého cizince. Tento pobytový status se dělí na aktivity předem stanovené v oznámení ministerstva spravedlnosti (oznámené specifické aktivity) a na aktivity, které nejsou v oznámení uvedeny, ale jsou povoleny s ohledem na individuální okolnosti (specifické aktivity mimo oznámení). Je důležité si uvědomit, že povaha tohoto statusu je velmi proměnlivá, například s přidáváním nových aktivit v reakci na změny socioekonomických podmínek.

Mezi hlavní “specifické aktivity” související s podnikáním patří:

• Hledání zaměstnání absolventy japonských univerzit: Tento pobytový status umožňuje zahraničním studentům, kteří absolvovali japonské univerzity nebo odborné školy, pokračovat v hledání práce v Japonsku po ukončení studia. Obvyklá doba pobytu je 6 měsíců s možností jednorázového prodloužení o dalších 6 měsíců (maximálně 1 rok). Pro získání tohoto statusu je potřeba doporučení od univerzity, na které student studoval.
• Stáže: Studenti zahraničních univerzit, kteří se účastní stáže v japonské společnosti jako součást svého vzdělávacího programu, mohou získat povolení. Mezi požadavky patří smlouva mezi univerzitou a přijímající společností a to, že doba stáže obvykle nepřesahuje 1 rok a nepřekročí polovinu doby studia na univerzitě.
• Working Holiday: Tento program umožňuje mladým lidem z zemí a regionů, které mají s Japonskem uzavřenou dohodu, pobývat v Japonsku s hlavním cílem trávit dovolenou a zároveň si přivydělávat k pokrytí nákladů na pobyt. Obvykle existuje věkové omezení od 18 do 30 let.
• Digital Nomad: Tato kategorie byla zavedena v roce 2024 a je určena pro cizince, kteří mají vysoký příjem a pracují na dálku bez ohledu na místo. Mezi hlavní požadavky patří roční příjem nad 10 milionů jenů, národnost země nebo regionu, který je osvobozen od vízové povinnosti a má uzavřenou daňovou smlouvu s Japonskem, a členství v soukromém zdravotním pojištění. Doba pobytu je 6 měsíců a není možné ji prodloužit.

Proces žádosti o tyto aktivity se výrazně liší v závislosti na jejich obsahu. Například u digital nomadů a stáží je základem pozvání ze zahraničí (žádost o vydání COE), zatímco u hledání zaměstnání po ukončení univerzity je běžné, že již v Japonsku přítomní studenti mění svůj pobytový status. Potřebné dokumenty se také liší v závislosti na aktivitě: pro hledání zaměstnání je to doporučení univerzity, pro stáže smlouva mezi univerzitou a společností, pro digital nomady pak důkazy o příjmu a pojištění. Informace o žádostech lze najít na webové stránce Imigračního úřadu v sekci “Pobytový status ‘Specifické aktivity'”.

Srovnání hlavních pracovních víz podle japonského práva

Pět hlavních typů pobytových oprávnění, která jsme dosud vysvětlovali, má každé různé účely a požadavky. Aby mohli personalisté a manažeři společností rychle určit, které pobytové oprávnění je nejvhodnější pro zahraniční talenty, které zvažují zaměstnat na základě jejich kvalifikace a plánované pracovní pozice, níže předkládáme tabulku srovnávající jejich charakteristiky.

Jak je patrné z tohoto srovnání, výběr pobytového oprávnění není jen administrativní procedura, ale je hluboce spojen se strategií náboru. Například, pokud chcete zaměstnat vynikajícího softwarového vývojáře, který nemá vysokoškolské vzdělání, ale má 15 let praktických zkušeností, nesplňuje požadavky na vzdělání pro “Technické dovednosti, humanitní znalosti, mezinárodní služby”, ale je možné podat žádost na základě pracovních zkušeností. Pokud tento talent pracoval více než rok v přidružené společnosti, objeví se možnost “Přesuny v rámci společnosti”, která může znamenat jednodušší proceduru. Takto je analýza kvalifikace kandidáta předem a výběr pobytového oprávnění s nejvyšší pravděpodobností schválení nesmírně důležitá pro hladký průběh náborového procesu. Zapojení personálního a právního oddělení od počátku náboru a vytvoření optimální vizační strategie je klíčem k zajištění konkurenční výhody společnosti v globálním boji o získání talentů, a to nejen z hlediska efektivity administrativních procesů.

Důležité právní povinnosti přijímajících společností v Japonsku

Společnosti zaměstnávající cizince v Japonsku musí dodržovat nejen procedury podle zákona o imigraci a emigraci, ale také povinnosti stanovené japonskými pracovněprávními předpisy. Zejména následující dvě oblasti jsou extrémně důležité, protože přímo souvisí s žádostí o povolení k pobytu a jeho udržením.

Povinnost explicitně uvést pracovní podmínky

Podle článku 15 “Japonského zákona o pracovních standardech” jsou zaměstnavatelé povinni při uzavírání pracovní smlouvy písemně informovat pracovníky o mzdě, pracovní době a dalších hlavních pracovních podmínkách. Tento dokument je obecně známý jako “oznámení o pracovních podmínkách” a je nezbytným dokumentem při žádosti o povolení k pobytu, protože dokazuje existenci platného pracovního vztahu a poskytuje informace o odměně a povaze práce. Mezi “absolutně explicitní položky”, které musí být písemně uvedeny, patří doba trvání pracovní smlouvy, místo výkonu práce a povaha práce, začátek a konec pracovní doby, svátky a dovolená, metoda stanovení a vyplácení mzdy a ustanovení týkající se odchodu ze zaměstnání.

Povinnost přihlásit se k sociálnímu a pracovnímu pojištění

Zákonem je stanoveno, že cizinci zaměstnaní v Japonsku, kteří splňují stejné požadavky na připojení jako japonskí zaměstnanci, musí být zahrnuti do japonského systému sociálního a pracovního pojištění. To zahrnuje zdravotní pojištění, pojištění zaměstnaneckých penzí, pojištění v nezaměstnanosti a pojištění proti pracovním úrazům (pojištění proti pracovním úrazům). Dodržování povinnosti připojit zaměstnance k těmto pojištěním není jen otázkou pracovního práva. V posledních letech má Imigrační úřad při posuzování žádostí o obnovení povolení k pobytu tendenci pečlivě kontrolovat stav připojení k sociálnímu pojištění. Pokud společnost nezajistí řádné připojení svých zaměstnanců k pojištění, může to být důvodem pro zamítnutí obnovení povolení k pobytu, což přímo vede k riziku, že společnost přijde o cenné cizí pracovní síly.

Závěr

Řádné uplatňování systému pracovních víz v Japonsku je komplexní proces, který vyžaduje odborné právní znalosti a opatrné strategické plánování. Přesné pochopení požadavků pro každý typ pobytového oprávnění, pečlivá příprava rozsáhlé dokumentace bez chyb a neustálá reakce na změny v zákoně mohou pro mnoho společností představovat značnou zátěž. I drobné chyby v procesu mohou ohrozit celý plán náboru. Naše právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním široké škály právních služeb mnoha domácím i mezinárodním klientům, od žádostí o pracovní víza, jak jsme popsali v tomto článku, až po správu pobytových oprávnění. Naše síla spočívá nejen v důkladné znalosti japonského práva, ale také v tom, že mezi našimi řadami máme několik anglicky mluvících právníků s kvalifikací z cizích zemí. Na základě hlubokého porozumění jak japonskému právu, tak mezinárodním obchodním zvyklostem jsme schopni poskytnout našim klientům hladkou a komplexní podporu při řešení výzev, kterým čelí. Pokud vaše společnost čelí výzvám souvisejícím s zaměstnáváním cizinců nebo plánuje takové zaměstnávání v budoucnu, neváhejte se obrátit na náš tým odborníků.