Zaměstnávání cizinců v obchodním sektoru: Klíčové body pro získání pracovního víza

V dnešním globalizovaném světě je pro japonský obchodní sektor klíčovou manažerskou výzvou zajištění talentovaných pracovníků s různorodým pozadím, aby si udržel a rozšířil mezinárodní konkurenceschopnost. Jazykové dovednosti, kulturní znalosti a mezinárodní obchodní smysl, které přinášejí zahraniční odborníci, jsou nezbytné pro růst společností, ať už jde o jednání se zahraničními klienty, průzkum nových trhů nebo řízení složitých mezinárodních logistických operací. Nicméně, pro zaměstnávání vynikajících zahraničních talentů je nezbytné správně porozumět a dodržovat specializované a přísné právní postupy japonského systému imigrační kontroly. Získání pracovního víza, oficiálně známého jako status pobytu pro účely zaměstnání, může být pro mnoho společností složitým a časově náročným procesem. Nedostatky v postupu nebo nesprávné pochopení požadavků mohou vést k zamítnutí žádosti o vízum a způsobit vážné zpoždění v obchodních plánech. Tento článek si klade za cíl uspořádat právní výzvy, kterým čelí společnosti působící v oblasti obchodu při zaměstnávání zahraničních odborníků, a nabídnout řešení. Hlavním tématem je status pobytu ‘Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby’, který se týká mnoha odborníků pracujících v obchodním sektoru. Článek podrobně vysvětluje na základě japonského ‘Zákona o imigrační kontrole a uznání uprchlíků’ a příslušných nařízení ministerstva spravedlnosti typy víz, konkrétní požadavky pro jejich získání, detaily žádostního procesu a body, na které by měly společnosti zvláště dávat pozor, aby poskytl praktické pokyny pro zodpovědné osoby, které jim umožní přesně pochopit celkový obraz procesu.

Možnosti pracovního víza v oblasti obchodu v Japonsku

Cizinci, kteří chtějí v Japonsku vykonávat odborné povolání, musí získat příslušný status pobytu odpovídající charakteru své činnosti. Pro odborníky pracující v obchodním sektoru je nejčastější a nejširší možností status pobytu definovaný v ‘Zákoně o imigraci a uznání uprchlíků’ (Immigration Control and Refugee Recognition Act) v Japonsku, konkrétně v příloze číslo jedna, oddíl dva, který pokrývá ‘Technické dovednosti, humanitní znalosti a mezinárodní činnosti’.

Tento status pobytu zahrnuje tři oblasti: ‘Technické dovednosti’, které vyžadují znalosti přírodních věd, jako jsou fyzika nebo inženýrství; ‘Humanitní znalosti’, které vyžadují znalosti humanitních věd, jako jsou právo nebo ekonomie; a ‘Mezinárodní činnosti’, které vyžadují porozumění a citlivost k cizím kulturám. Mnoho pracovních pozic v obchodním sektoru, jako jsou zahraniční obchodní operace, marketing, obchodní administrativa, právní služby a účetnictví, spadá do kategorií ‘Humanitní znalosti’ nebo ‘Mezinárodní činnosti’.

Je důležité poznamenat, že v roce 2015 (Heisei 27) došlo v Japonsku k právní reformě, která spojila dříve oddělené statusy pobytu ‘Technické dovednosti’ a ‘Humanitní znalosti & Mezinárodní činnosti’ do jednoho. Tato integrace reagovala na zvyšující se složitost moderního obchodního prostředí. Například v obchodním sektoru se zvyšuje počet pracovních pozic, které vyžadují pochopení technických specifikací produktu (Technické dovednosti) a následné vyjednávání smluv se zahraničními klienty (Humanitní znalosti & Mezinárodní činnosti). Díky této integraci mohou společnosti pokrýt složitější pracovní náplně pod jedním status pobytu, což umožňuje flexibilnější využití lidských zdrojů.

V případě, že jedinec působí jako manažer nebo výkonný pracovník společnosti, je pro něj určen jiný status pobytu nazvaný ‘Management & Administration’. Je důležité jasně rozlišit, že status pobytu ‘Technické dovednosti, Humanitní znalosti & Mezinárodní činnosti’, který je vysvětlen v tomto článku, je určen výhradně pro odborné zaměstnance pracující na základě smlouvy se společností.

Porozumění aktivitám víza pro „Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby“ podle japonského práva

Pro správnou žádost o status pobytu pro „Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby“ je nezbytné prokázat, že předpokládané pracovní činnosti v obchodní společnosti jasně spadají do některé z povolených aktivit této kvalifikace. V obchodním sektoru jsou klíčovými oblastmi zejména „humanitní vědy“ a „mezinárodní služby“.

Pracovní činnosti spadající do oblasti humanitních věd

Termín „humanitní vědy“ označuje činnosti, které vyžadují znalosti z oblasti práva, ekonomie, sociologie, managementu a dalších humanitních věd. Tyto činnosti vyžadují uplatnění odborných znalostí získaných na univerzitách nebo jiných vysokoškolských institucích. Konkrétní příklady pracovních pozic v obchodní společnosti zahrnují:

• Analýza a marketing zahraničních trhů: Práce zahrnující analýzu tržních trendů v určité zemi nebo regionu a plánování prodejních strategií na základě znalostí ekonomie a managementu.
• Obchodní finance a účetnictví: Činnosti spojené s finančním vyrovnáním a účetním zpracováním importních a exportních transakcí s využitím znalostí mezinárodních účetních standardů a devizového trhu.
• Zahraniční obchod a nákup: Využití znalostí mezinárodního smluvního práva a obchodních zvyklostí pro vyjednávání cen, uzavírání smluv a řízení dodacích lhůt s obchodními partnery v zahraničí.
• Právní služby a compliance: Kontrola dodržování obchodních právních předpisů a tvorba nebo revize smluv na základě znalostí mezinárodního práva.

Je důležité, aby tyto činnosti nebyly pouhé administrativní práce, ale zahrnovaly analýzu a rozhodování založené na odborných znalostech.

Pracovní činnosti spadající do oblasti mezinárodních služeb

Termín „mezinárodní služby“ se vztahuje na činnosti, které vyžadují myšlení nebo vnímání založené na cizí kultuře. To znamená, že nestačí pouze mluvit cizím jazykem, ale je také nutné mít hluboké porozumění kultuře, společnosti a historickému kontextu země, ve které se daný jazyk používá, a toto porozumění aplikovat v práci. Imigrační úřad Japonska ve svých směrnicích uvádí jako konkrétní činnosti „překlad, tlumočení, výuka jazyků, PR, reklama nebo zahraniční obchodní transakce, design oděvů nebo interiérů, vývoj produktů a další podobné činnosti“.

Zvláště důležité je, že jsou zde explicitně zmíněny „zahraniční obchodní transakce“, což je pro obchodní společnosti velmi významné. To zvyšuje pravděpodobnost, že mnoho klíčových aktivit obchodní společnosti, jako je komunikace s obchodními partnery v zahraničí, vyjednávání založené na místních obchodních zvyklostech a plánování produktů s ohledem na kulturní pozadí, bude spadat do kategorie „mezinárodních služeb“.

Rozlišení mezi „humanitními vědami“ a „mezinárodními službami“ má významný dopad na strategii žádosti, protože požadavky na vzdělání a pracovní zkušenosti se liší. Například, pokud má žadatel vzdělání v příslušném oboru, ale málo pracovních zkušeností, je vhodné žádost koncipovat na základě požadavků na vzdělání v oblasti „humanitních věd“. Na druhou stranu, pokud žadatel nemá příslušné vzdělání, ale má dlouholeté zkušenosti s mezinárodním obchodem, je vhodnější koncipovat žádost na základě požadavků na pracovní zkušenosti v oblasti „mezinárodních služeb“, což zvyšuje šance na schválení. Proto by měly společnosti pečlivě posoudit životopisy potenciálních kandidátů a strategicky rozhodnout, která z požadavků je pro žádost nejvhodnější.

Základ získání víza: Požadavky na kritéria pro povolení vstupu

Pro získání statusu pobytu “Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby” je nezbytné, aby jak žadatel, tak přijímající společnost splňovali kritéria pro povolení vstupu stanovená v nařízení ministerstva podle článku 7, odstavec 1, bod 2 Japonského zákona o imigraci a uznání uprchlíků (dále jen “nařízení o kritériích”). Tyto požadavky jsou nejdůležitějším kritériem při posuzování žádostí o víza.

Požadavky týkající se samotného žadatele

Požadavky na vzdělání nebo pracovní zkušenosti, které musí žadatel splnit, se liší v závislosti na tom, zda se jedná o práci v oblasti “humanitních znalostí” nebo “mezinárodního podnikání” podle japonského práva.

Při práci v oblasti “humanitních znalostí” (a také “technických” prací) je nutné splnit jednu z následujících podmínek:

1. Absolvování univerzity se zaměřením na předměty související s potřebnými znalostmi pro zamýšlenou práci nebo získání ekvivalentního či vyššího vzdělání.
2. Absolvování odborného kurzu na japonské specializované škole se zaměřením na předměty související s potřebnými znalostmi pro zamýšlenou práci (je nutné, aby byl udělen titul “senmonshi” nebo “kōdo senmonshi”). 
3. Mít více než 10 let praktických zkušeností v oblasti zamýšlené práce (včetně období studia souvisejících předmětů na univerzitě).

Zde je důležitá “související” mezi obsahem studia na univerzitě a povahou práce. Například, absolvent ekonomické fakulty pracující v oblasti obchodního financování má jasnou souvislost. Avšak pro absolventa literární fakulty, který by se chtěl této práce věnovat, by bylo obtížné vysvětlit přímou souvislost se svým studijním zaměřením, což zvyšuje riziko zamítnutí žádosti. 

Na druhou stranu, při práci v oblasti “mezinárodního podnikání” je nutné splnit následující požadavky:

1. Pracovat v oblastech jako překlad, tlumočení, výuka jazyků, public relations, propagace, zahraniční obchodní transakce, design, vývoj produktů atd.
2. Mít více než 3 roky praktických zkušeností v oblasti související s zamýšlenou prací.

Existuje však důležitá výjimka. Pro absolventy univerzit, kteří se chtějí věnovat “překladu, tlumočení nebo výuce jazyků”, není tříletá praxe požadována.

Požadavky na přijímající společnosti podle japonského práva

Na straně přijímajících společností existují tři důležité požadavky, které je třeba splnit.

Za prvé, jde o odbornost pracovních úkolů. Práce, kterou mají vykonávat cizinci, musí vyžadovat speciální technické dovednosti nebo znalosti a nesmí se jednat o “jednoduché operace”, které může vykonat kdokoli. Například, i když je cizinec zaměstnán jako pracovník obchodní kanceláře, pokud se jeho pracovní náplň omezuje pouze na kopírování dokumentů, balení zásilek nebo jednoduché zadávání dat, bude to považováno za nedostatek odbornosti a žádost bude zamítnuta. Při podání žádosti je nutné jasně ukázat, že pracovní náplň je konkrétní a odborná.

Za druhé, jde o adekvátnost odměny. Standardní vyhláška jasně stanoví, že odměna pro cizince musí být “alespoň stejná nebo vyšší než odměna, kterou by dostal Japonec pracující na stejné pozici”. Toto opatření má zabránit nespravedlivému využívání zahraničních pracovníků a zohledňuje dopad na domácí trh práce. Pokud je nastavena výrazně nižší mzda ve srovnání s japonskými zaměstnanci na stejné pozici, stane se to přímou příčinou zamítnutí.

Za třetí, jde o stabilitu a kontinuitu podnikání společnosti. Imigrační úřad posuzuje, zda může společnost zahraniční zaměstnance stabilně a kontinuálně zaměstnávat a zda je schopna jim pravidelně vyplácet mzdu. Zejména u nově založených společností nebo společností s neuspokojivými výsledky hospodaření se vyžaduje, aby prostřednictvím podání obchodního plánu nebo výkazu zisků a ztrát prokázaly budoucí potenciál podnikání a finanční zdraví pomocí objektivních dokumentů.

Když tyto požadavky shrneme, dostaneme následující tabulku:

【Praktický průvodce】Podrobnosti o procesu žádosti o pracovní vízum v Japonsku

Když zaměstnáváte cizince z ciziny, obvykle začínáte procesem žádosti o vystavení “Certifikátu způsobilosti k pobytu (Certificate of Eligibility: COE)”. Tento systém umožňuje, aby ministr spravedlnosti Japonska předem potvrdil, že činnost, kterou bude cizinec v Japonsku vykonávat, splňuje požadavky pro získání příslušného pobytového statusu.

Postup krok za krokem

Běžný postup používání Certifikátu způsobilosti k pobytu (COE) v Japonsku je následující:

1. Přijímající společnost podá žádost o vystavení Certifikátu způsobilosti k pobytu na regionální imigrační úřad, který má jurisdikci nad místem, kde se společnost nachází. Žádost obvykle podává zaměstnanec společnosti jako zástupce.
2. Regionální imigrační úřad posoudí podané dokumenty. Doba posouzení obvykle trvá od jednoho do tří měsíců.
3. Po schválení žádosti je společnosti vystaven Certifikát způsobilosti k pobytu (COE).
4. Společnost poté zašle originál COE zahraničnímu občanovi poštou nebo jinou mezinárodní zásilkovou službou.
5. Zahraniční občan předloží obdržený COE spolu s dalšími potřebnými dokumenty na japonském velvyslanectví nebo konzulátu ve své zemi a požádá o vízum.
6. Po vydání víza vstoupí osoba do Japonska. Při příletu na japonské letiště a při vstupní kontrole obdrží kartu pobytu.

Velmi důležitým upozorněním je platnost COE. Pokud osoba nevstoupí do Japonska do tří měsíců od vydání COE, certifikát ztrácí svou platnost. Proto je nezbytné, aby společnost a kandidát na pozici po vydání COE urychleně připravili vše potřebné pro vstup do země.

Podrobnosti o podávaných dokumentech a systém kategorií podniků v Japonsku

Podávané dokumenty se liší v závislosti na velikosti a hospodářské situaci přijímajících společností. Japonský Úřad pro imigraci a kontrolu pobytu (Immigration Services Agency of Japan) klasifikuje společnosti do čtyř kategorií a pro každou kategorii zjednodušuje požadavky na podávané dokumenty.

• Kategorie 1: Společnosti kótované na japonských burzách, vzájemné pojišťovny, národní a místní veřejné organizace atd.
• Kategorie 2: Organizace a jednotlivci, u kterých celková částka daně z příjmu zdaněná u zdroje za předchozí rok na základě oficiálních výkazů přesahuje 10 milionů jenů.
• Kategorie 3: Organizace a jednotlivci, kteří podali oficiální výkazy o daních z příjmu zaměstnanců za předchozí rok (s výjimkou kategorie 2).
• Kategorie 4: Organizace a jednotlivci, kteří nespadají do žádné z výše uvedených kategorií (například nově založené společnosti).

Tento systém kategorií lze chápat jako druh hodnocení rizik ze strany Úřadu pro imigraci a kontrolu pobytu. Velké a stabilní společnosti patřící do kategorie 1 a 2 jsou považovány za společnosti s vysokou společenskou důvěryhodností a pravděpodobností dodržování předpisů, a proto jsou od nich vyžadovány méně dokumentů. Na druhou stranu, malé a střední podniky nebo nově založené společnosti, které spadají do kategorie 3 a zejména do kategorie 4, musí podrobněji prokázat stabilitu a jistotu zaměstnání, a proto je od nich vyžadováno více dokumentů. To znamená, že při posuzování žádostí je důvěryhodnost samotné společnosti také přísně hodnocena.

Dokumenty, které je třeba předložit, jsou různorodé, ale hlavní z nich jsou následující:

Dokumenty společné pro všechny kategorie

• Žádost o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu: Nejnovější formulář lze stáhnout z webových stránek Ministerstva spravedlnosti. Oficiální název je “Žádost o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu”.
  Stránka s formulářem: Immigration Services Agency of Japan “[Název procedury] Žádost o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu”
• Fotografie (4 cm výška x 3 cm šířka) 1 kus
• Odpovědní obálka (s přiloženou známkou pro doporučený dopis)
• Dokumenty prokazující vzdělání a pracovní historii žadatele: Diplom, vysvědčení, potvrzení o zaměstnání atd.

Dokumenty vyžadované podle kategorie podniku

• Kategorie 1 podniků: Kopie výroční zprávy nebo dokumenty prokazující kótování na burze a další materiály prokazující zařazení do kategorie 1. Další dokumenty týkající se obsahu podnikání nejsou zásadně potřebné.
• Kategorie 2 podniků: Kopie oficiálních výkazů o daních z příjmu zaměstnanců za předchozí rok.
• Kategorie 3 podniků: Kromě kopie oficiálních výkazů o daních z příjmu zaměstnanců za předchozí rok je třeba předložit dokumenty objasňující činnost žadatele (například kopie pracovní smlouvy) a dokumenty objasňující obsah podnikání (například brožury s firemní prezentací, výpis z obchodního rejstříku atd.).
• Kategorie 4 podniků: K dokumentům kategorie 3 je třeba přidat kopie účetních závěrek za poslední účetní rok (výkaz zisků a ztrát, rozvaha atd.). Pokud nově založená společnost nemá účetní závěrku, je nutné předložit obchodní plán na následující rok a konkrétně vysvětlit stabilitu a kontinuitu podnikání.

Místo podání žádosti a doba zpracování

Podání žádosti se provádí na přepážce regionálního úřadu pro imigraci a pobyt (regionální imigrační úřad, jeho pobočky nebo výjezdní kanceláře), který má jurisdikci nad hlavním místem podnikání společnosti. Podání žádosti poštou není přijímáno, avšak je možné využít online systém pro podání žádosti o pobyt. Standardní doba zpracování je veřejně deklarována jako jeden až tři měsíce, ale v obdobích s vyšším počtem žádostí (například kolem března, kdy končí školní rok) nebo v případě složitějších individuálních případů může být tato doba delší.

Klíčové body pro vyhnutí se riziku zamítnutí pracovního víza

Podání žádosti o pracovní vízum nezaručuje automatické schválení, i když jsou splněny všechny požadavky a dokumenty jsou řádně předloženy. Analýza případů zamítnutí, které zveřejnila Japonská imigrační služba, odhaluje společné pasti, kterým by se firmy měly vyhnout. Předcházení těmto rizikům a přijetí opatření je klíčem k úspěšnému získání víza.

Nesoulad mezi vzděláním a pracovními zkušenostmi a povahou práce

Toto je jedním z nejčastějších důvodů zamítnutí. Úředníci pečlivě zkoumají, jak bude žadatel využívat své odborné znalosti získané na univerzitě nebo předchozí pracovní zkušenosti v plánované práci v Japonsku. Například, když absolvent školy specializující se na design šperků podal žádost o práci v IT společnosti jako tlumočník a překladatel, byla žádost zamítnuta kvůli nedostatku souvislosti mezi studijním oborem a povahou práce. Na straně společnosti je povinností v dokumentech, jako je zdůvodnění náboru, konkrétně a logicky vysvětlit, proč je nutné zaměstnat právě “tuto osobu” a jak silná je vazba mezi její odborností a potřebami firmy.

Nedostatek odbornosti v popisu práce

Pokud je práce, o kterou je podána žádost, považována za jednoduchou činnost nevyžadující odbornost, může být žádost také zamítnuta. Například, pokud byla žádost podána pro tlumočnické a překladatelské práce, ale skutečný objem práce byl velmi malý a většina času byla věnována jednoduchým činnostem, jako je obsluha zákazníků, vystavování zboží nebo úklid, může být žádost považována za nesouladnou s účelem pobytového oprávnění. Také, pokud malá firma podá žádost o široké manažerské práce, jako je účetní a personální řízení, bude předmětem kontroly, zda je objem práce dostatečný na zaměstnání jednoho odborníka na plný úvazek. Popis práce musí jasně ukázat, že odborné činnosti tvoří většinu práce.

Problémy s odměnou

Pokud je v žádosti uvedená výše odměny neúměrně nízká ve srovnání s odměnou Japonců vykonávajících stejnou práci, jedná se o jasný důvod pro zamítnutí. Existuje případ, kdy byla žádost o práci v tlumočení a překladu pro exportně-importní společnost zamítnuta, protože měsíční plat žadatele byl 170 000 jenů, zatímco měsíční plat Japonce na stejné pozici byl 200 000 jenů. To nejenže nesplňuje právní požadavky, ale také může naznačovat nízké povědomí společnosti o dodržování předpisů.

Špatné chování žadatele

Pokud žadatel již pobývá v Japonsku s vízem pro studium nebo jiným pobytovým oprávněním, jeho minulé chování má velký vliv na rozhodnutí. Zejména pokud bylo zjištěno, že žadatel dlouhodobě pracoval mnohem více než povolených 28 hodin týdně, což je limit pro studenty pracující na částečný úvazek, může být žádost o změnu na pracovní vízum zamítnuta jako “neuspokojivý pobytový status”. Důvodem je, že porušení pravidel v minulosti může vyvolat obavy o budoucí chování během pobytu.

Problémy s důvěryhodností společnosti

Důvěryhodnost samotné společnosti, která je základem žádosti, je také zkoumána. Pokud například na adrese uvedené v žádosti není skutečný provoz, pokud jsou v předložených finančních výkazech nesrovnalosti, nebo pokud při dotazu imigrační služby odpoví zaměstnanec společnosti, že “nemá v úmyslu zaměstnat takového cizince”, může to vést k zamítnutí žádosti kvůli nedostatkům v řízení společnosti. Proces žádosti o vízum není jen individuální záležitostí, ale také testem důvěryhodnosti celé organizace. Společným jmenovatelem těchto případů zamítnutí je nedostatek konzistence a důvěryhodnosti v celém obsahu žádosti. Dokumenty by neměly být izolovanými texty, ale musí společně tvořit přesvědčivý příběh, který je v souladu s životopisem žadatele, podnikatelskou činností společnosti, pracovní smlouvou a důvody pro nábor. Jakýkoliv nesoulad nebo pochybnosti mohou vést k tomu, že úředník bude pochybovat o důvěryhodnosti celé žádosti a výsledkem může být zamítnutí.

Shrnutí

Proces zaměstnávání zahraničních odborníků v obchodním sektoru je nesmírně důležitý pro zvýšení mezinárodní konkurenceschopnosti společností, ale vyžaduje také hluboké porozumění přísným japonským imigračním zákonům. Jak jsme podrobně popsali v tomto článku, získání statusu pobytu “Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby” je klíčovým procesem. Klíčem k úspěchu je za prvé ukázat jasnou a logickou souvislost mezi vzděláním a pracovní historií žadatele a povahou práce, kterou společnost nabízí. Za druhé je zásadní splnit právní požadavky, že povaha práce je specializovaná a odměna je rovnocenná nebo vyšší než u japonských pracovníků. A za třetí je důležité objektivně dokázat stabilitu a kontinuitu podnikání společnosti. Pokud některý z těchto požadavků chybí, žádost může být zamítnuta. Společnosti by měly přistupovat k procesu žádosti ne jako k běžnému administrativnímu úkonu, ale jako k důležité příležitosti prokázat oprávněnost svého podnikatelského plánu a strategie lidských zdrojů před veřejnými institucemi a měly by se na něj pečlivě připravit.

Právnická kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním právních služeb souvisejících s žádostmi o pracovní víza, o kterých jsme hovořili v tomto článku, pro mnoho klientů doma i v zahraničí. V naší kanceláři pracuje několik odborníků, kteří mají nejen japonské právnické kvalifikace, ale také kvalifikace zahraničních právníků a jsou anglicky mluvící, což nám umožňuje přesně reagovat na složité právní potřeby, které vyžaduje mezinárodní obchodní prostředí. Poskytujeme konzistentní podporu od strategického poradenství v procesu žádosti o status pobytu, přes přípravu žádostních dokumentů, až po jednání s Imigračním úřadem a správou pobytu, abychom našim klientům pomohli hladce získat globální talenty. Pokud máte jakékoli dotazy týkající se tématu tohoto článku, neváhejte se na nás obrátit.