Zaměstnávání cizinců v Japonsku: Právní průvodce pracovními vízy a pobytovými kvalifikacemi pro podniky

V dnešní době intenzivního globálního tržního soupeření je pro japonské společnosti nezbytnou součástí obchodní strategie zajištění talentovaných pracovníků bez ohledu na jejich národnost, aby dosáhly udržitelného růstu a inovací. Nicméně, proces zaměstnávání cizinců v Japonsku přesahuje běžnou rekrutaci. Jedná se také o právní postupy, které vyžadují přesné porozumění a dodržování složitých právních předpisů, včetně Japonského zákona o imigraci a uznání uprchlíků (dále jen “japonský imigrační zákon”). Zvláště pojem “vízum”, který je v právním kontextu rozdělen na “víza” vydaná japonskými velvyslanectvími v zahraničí a “status pobytu” udělený japonským Úřadem pro imigraci a registraci cizinců, vyžaduje pochopení této dvojí klasifikace jako prvního kroku. Tento článek má za cíl poskytnout spolehlivé informace, které pomohou zástupcům firem zaměstnávajících cizince v Japonsku pochopit celkový obrázek procesu a vyhnout se potenciálním právním rizikům. Konkrétně se bude jednat o základní klasifikaci statusu pobytu, postupy pro žádost o “Certifikát způsobilosti k pobytu” pro zaměstnávání lidí ze zahraničí, požadavky na dokumentaci, které se liší podle velikosti společnosti, až po přísné sankce, kterým může společnost čelit v případě nedodržení compliance, vše na základě japonských právních předpisů a s postupným a komplexním vysvětlením.

Základy víz a pobytových oprávnění: Právní základ práce v Japonsku

Při zaměstnávání cizinců je nejprve nutné pochopit právní rozdíl mezi “vízem” a “pobytovým oprávněním”. Vízum je něco jako “doporučující dopis”, který vydává japonské velvyslanectví nebo konzulát v zahraničí a potvrzuje, že cestovní pas daného cizince je platný a nebrání vstupu do Japonska. Na druhou stranu, pobytové oprávnění je právní kvalifikace potřebná pro přistání a pobyt cizince v Japonsku, která určuje, jaké aktivity mohou vykonávat a jak dlouho mohou zůstat. Toto pobytové oprávnění spravuje Imigrační úřad Japonska, který je vnější agenturou Ministerstva spravedlnosti, a tvoří základ pro aktivity v rámci Japonska.

Z pohledu náborového pracovníka společnosti lze pobytová oprávnění rozdělit do tří hlavních skupin podle toho, zda je povolena pracovní činnost.

Za prvé, “pobytová oprávnění bez omezení pracovní činnosti”. Tyto jsou udělovány především na základě statusu nebo postavení, jako jsou trvalí rezidenti, manželé/manželky Japonců, manželé/manželky trvalých rezidentů, osoby s trvalým pobytem atd. Cizinci s těmito pobytovými oprávněními nejsou právně omezeni ve svých aktivitách, a proto mohou být zaměstnáni v jakémkoli povolání stejně jako Japonci.

Za druhé, “pobytová oprávnění s pracovní činností omezenou na určený rozsah”. Toto je nejběžnější kategorie pro zaměstnávání cizinců pracujících v odborných nebo technických oborech. Například, “Technické dovednosti, humanitní znalosti a mezinárodní služby” zahrnují techniky v oblasti přírodních věd, pracovníky v oblasti plánování a marketingu, tlumočníky, zatímco “Převody v rámci společnosti” se vztahují na zaměstnance převedené z mateřské společnosti nebo pobočky v zahraničí, a “Zručnosti” zahrnují například kuchaře zahraničních kuchyní. Důležitým bodem této kategorie je, že jsou povoleny pouze aktivity v rámci uděleného pobytového oprávnění, což je přísné omezení.

Za třetí, “pobytová oprávnění, která v zásadě neumožňují pracovní činnost”. Sem patří “Studium”, “Rodinný pobyt”, “Kulturní aktivity” atd. Nicméně, i ti, kteří mají tato pobytová oprávnění, mohou být výjimečně povoleni k práci, pokud získají “Oprávnění k činnosti mimo kvalifikaci” od Imigračního úřadu Japonska. Na základě článku 19 odst. 2 japonského imigračního zákona mohou například studenti s pobytovým oprávněním “Studium” získat toto oprávnění a pracovat na částečný úvazek maximálně 28 hodin týdně. Když společnost zaměstnává cizince z této kategorie, musí vždy zkontrolovat na pobytové kartě, zda mají povolení k činnosti mimo kvalifikaci a rozsah povolené pracovní doby.

Pochopení těchto klasifikací je základem pro rozhodování, zda může být uchazeč o zaměstnání legálně zaměstnán. Níže je uvedena tabulka srovnávající tyto koncepty.

Zaměstnávání zahraničních pracovníků z ciziny: Proces žádosti o vystavení osvědčení o způsobilosti k pobytu v Japonsku

Když chcete zaměstnat cizince žijícího v zahraničí a přivést ho do Japonska, standardním postupem je podání žádosti o vystavení osvědčení o způsobilosti k pobytu. Tento dokument je definován v článku 7-2 japonského zákona o imigraci a potvrzuje, že plánovaná činnost cizince odpovídá požadavkům pro určitý typ pobytového statusu, což předem schvaluje ministr spravedlnosti. Tento systém má za cíl usnadnit vízové řízení v zahraničních diplomatických misích Japonska a kontrolu při příjezdu na japonská letiště a další hranice.

Proces se skládá z následujících pěti kroků:

1. Podání žádosti v Japonsku: Nejprve podá přijímající společnost žádost o vystavení osvědčení prostřednictvím svého zástupce na regionálním úřadě pro imigraci a pobyt, který má na starosti oblast, kde společnost sídlí. Žádost obvykle podává zástupce společnosti nebo právník či správní poradce, který byl pověřen, nikoli samotný cizinec.
2. Posouzení Imigračním úřadem: Po přijetí žádosti posoudí úředníci Imigračního úřadu na základě předložených dokumentů stabilitu a kontinuitu společnosti, vzdělání a pracovní zkušenosti žadatele a zda plánovaná činnost odpovídá kritériím pro udělení pobytového statusu. Doba posouzení se může lišit v závislosti na obsahu žádosti a době podání, ale obvykle trvá od jednoho do tří měsíců.
3. Vystavení a zaslání osvědčení: Pokud je žadatel shledán splňujícím požadavky, je mu vystaveno osvědčení o způsobilosti k pobytu (v případě online žádosti nebo registrace online uživatele je vystaveno e-mailem). Společnost poté pošle originál osvědčení cizinci do zahraničí prostřednictvím mezinárodní pošty, nebo v případě elektronického vystavení přepošle e-mail cizinci.
4. Žádost o vízum na zahraniční diplomatické misi: Cizinec, který obdržel osvědčení o způsobilosti k pobytu, podá žádost o vízum na japonském velvyslanectví nebo konzulátu ve své zemi pobytu. Předložením osvědčení nebo e-mailu přeposlaného společností je považováno, že skutečné posouzení bylo již dokončeno v Japonsku, a proto je vízum obvykle vydáno rychle, během přibližně pěti pracovních dnů.
5. Příjezd do Japonska a vydání karty pobytu: Po vydání víza cizinec odcestuje do Japonska. Důležité je si uvědomit, že osvědčení o způsobilosti k pobytu je platné pouze tři měsíce od data vydání a musí být použito k vstupu do Japonska v tomto časovém rámci. Při kontrole při příjezdu na japonském letišti, když cizinec předloží pas, vízum a osvědčení o způsobilosti k pobytu, obdrží na letištích jako Haneda, Narita International, Chubu Centrair International, Kansai International, New Chitose, Hiroshima a Fukuoka karty pobytu přímo na místě. Na ostatních letištích a v přístavech bude karta pobytu zaslána na adresu bydliště po příjezdu. Tato karta pobytu slouží jako oficiální doklad totožnosti v Japonsku.

Tento dvoufázový proces je založen na racionálním návrhu, který centralizuje skutečné posouzení u specializovaného japonského úřadu, Imigračního úřadu, a zároveň snižuje zátěž zahraničních diplomatických misí Japonska a zvyšuje předvídatelnost pro zaměstnavatele i cizince. Tímto způsobem lze předejít situacím, kdy by cizinec po nákladné a časově náročné cestě byl při vstupu do Japonska odmítnut.

Čtyři kategorie podniků podle velikosti a jejich definice v Japonsku

Při žádosti o pracovní vízum klasifikuje japonská Imigrační služba přijímající společnosti (příslušné instituce) podle jejich velikosti a důvěryhodnosti do čtyř kategorií. Tato klasifikace je administrativním mechanismem, který určuje míru zjednodušení žádostního procesu, a množství požadovaných dokumentů se liší v závislosti na příslušné kategorii. Pro společnosti je klíčové přesně pochopit, do které kategorie patří, aby mohly hladce připravit žádost.

Kategorie 1 zahrnuje organizace považované za nejvíce důvěryhodné. Konkrétně se jedná o společnosti kotované na japonských burzách, vzájemné pojišťovny, státní a místní veřejné instituce a podobné veřejné právnické osoby. Tyto instituce jsou považovány za společnosti s vysokou společenskou důvěrou a stabilním základem pro řízení, a proto je při žádosti počet požadovaných dokumentů výrazně snížen.

Kategorie 2 se vztahuje především na velké a stabilní nekótované společnosti. Kritériem pro zařazení do této kategorie je, že celková částka srážkové daně z příjmu zaznamenaná v ročním souhrnném výkazu za předchozí rok přesahuje 10 milionů jenů. Pokud částka srážkové daně nesplňuje tento standard, ale instituce obdržela od Imigrační služby schválení pro používání systému online žádostí o pobyt, je také zařazena do kategorie 2.

Kategorie 3 se týká především malých a středních podniků. Konkrétně jsou to organizace a jednotlivci, kteří podali daňový úřadu roční souhrnný výkaz za předchozí rok a jejichž srážková daň z příjmu je nižší než 10 milionů jenů. Většina japonských společností spadá do této kategorie.

Kategorie 4 zahrnuje organizace a jednotlivce, kteří nespadají do žádné z výše uvedených kategorií. Nejtypičtějším příkladem jsou nově založené společnosti. Tyto společnosti ještě nedokončily svůj obchodní rok a nepodaly souhrnný výkaz, a proto musí prokázat stabilitu a kontinuitu svého podnikání pomocí jiných dokumentů.

Tento systém kategorií je určen k efektivizaci procesu posuzování. Společnosti v kategoriích 1 a 2 mají již prokázanou stabilitu svého podnikání na základě veřejných nebo objektivních ukazatelů, a proto se při posuzování zaměřuje především na způsobilost samotného cizince. Na druhou stranu, u společností v kategoriích 3 a zejména 4 se posuzuje nejen cizinec, ale také obsah a finanční situace přijímající společnosti, což vyžaduje předložení většího množství důkazních materiálů.

Níže je uvedena tabulka s definicemi a konkrétními příklady pro jednotlivé kategorie.

Dokumenty připravené podniky podle kategorií

Dokumenty, které musí podnik připravit při žádosti o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu, se liší podle čtyř výše zmíněných kategorií. Zde konkrétně vysvětlíme potřebné dokumenty na příkladu často využívaného pobytového statusu “Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby”.

Nejprve existují dokumenty, které jsou společné pro všechny kategorie a jejichž předložení je nezbytné. Tyto dokumenty jsou základem pro žádost.

• Žádost o vydání osvědčení o způsobilosti k pobytu: Použijte nejnovější formulář ke stažení z webových stránek Imigračního úřadu. (Imigrační úřad “Pobytový status ‘Technologie, humanitní vědy a mezinárodní služby'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• Fotografie: Fotografie žadatele splňující předepsané normy, která se přiloží k žádosti.
• Odpovědní obálka: Slouží k oznámení výsledků posouzení a musí obsahovat uvedenou adresu a poštovní známku pro doporučený dopis.
• Kopie oznámení o pracovních podmínkách nebo kopie pracovní smlouvy: Dokumenty uvádějící konkrétní pracovní podmínky, jako jsou popis práce, plat, pracovní doba atd.
• Dokumenty prokazující vzdělání a pracovní zkušenosti žadatele: Patří sem například vysokoškolské diplomové listiny nebo životopisy s dosavadní pracovní historií.

Dále, k prokázání kategorie podniku, předložíte k výše uvedeným společným dokumentům následující dokumenty.

Podniky kategorie 1 předloží jeden z následujících dokumentů prokazujících jejich postavení.

• Kopie čtvrtletní zprávy nebo kopie dokumentu prokazujícího, že jsou kótovány na japonské burze cenných papírů.
• Kopie dokumentu prokazujícího, že podnik obdržel povolení k založení od příslušného ministerstva.

Podniky kategorie 2 a 3 předkládají následující dokumenty k prokázání velikosti podniku.

• Kopie souhrnné tabulky zákonných záznamů o zdanění příjmů zaměstnanců za předchozí rok (s razítkem daňového úřadu).

Podniky kategorie 4 ještě nemají daňovou historii, a proto musí objektivně prokázat stabilitu a kontinuitu podnikání. Proto se od nich vyžaduje více dokumentů než od podniků kategorií 1 až 3. Obvykle předkládají následující dokumenty.

• Podnikatelský plán: Dokument, který logicky vysvětluje konkrétní podnikatelský obsah, předpokládané příjmy a důvody, proč je nutné zaměstnat daného cizince.
• Výpis z obchodního rejstříku společnosti: Oficiální dokument vydávaný právním úřadem, který prokazuje základní informace o společnosti.
• Kopie účetní závěrky za poslední účetní období: Předkládá se, pokud společnost již prošla alespoň jedním účetním obdobím po založení. Pokud nově založená právnická osoba nemá účetní závěrku, je nutné to vysvětlit.

Tyto rozdíly v požadavcích na dokumenty odrážejí logiku hodnocení rizik prováděného Imigračním úřadem. U podniků kategorie 1 a 2 je důvěryhodnost podnikání již zajištěna, takže posouzení se soustředí především na kvality samotného žadatele. U podniků kategorie 3 a zejména 4 však úředníci pečlivě posuzují, zda má podnik schopnost stabilně zaměstnávat cizince a zda je podnikání samo o sobě legální a má skutečný obsah. Proto je pro podniky kategorie 4, které jsou nově založené, žádost o pobytový status nejen otázkou zaměstnaneckých procedur, ale také příležitostí prokázat legitimitu a budoucí potenciál podnikání před úřady.

Tresty pro společnosti: Riziko podpory nelegálního zaměstnávání v Japonsku

Společnosti zaměstnávající cizince v Japonsku musí správně porozumět systému pobytových kvalifikací, dodržovat správné postupy a během celé doby zaměstnání kontinuálně dodržovat zákony. Pokud tyto povinnosti zanedbají, mohou čelit vážnému právnímu riziku známému jako “podpora nelegálního zaměstnávání”, které je definováno v článku 73-2 Japonského zákona o imigraci a stanoví přísné tresty pro ty, kteří umožní nelegální pracovní aktivity.

Typické případy, které vedou k založení trestného činu podpory nelegálního zaměstnávání, lze rozdělit do tří hlavních kategorií. První zahrnuje zaměstnávání cizinců, kteří nelegálně pobývají v Japonsku nebo mají pobytovou kvalifikaci, která neumožňuje zaměstnání (například krátkodobý pobyt). Druhá kategorie zahrnuje zaměstnávání cizinců k činnostem, které přesahují rozsah aktivit stanovených jejich pobytovou kvalifikací. Příkladem může být situace, kdy je inženýr s kvalifikací “technologie, humanitní vědy, mezinárodní služby” zaměstnán k vykonávání jednoduchých prací ve výrobním závodě, které nevyžadují jeho odborné znalosti. Třetí kategorie zahrnuje zaměstnávání cizinců přesahující dobu stanovenou povolením pro činnosti mimo kvalifikaci, jako je například zaměstnávání studentů na více než 28 hodin týdně, když je stanovený limit 40 hodin.

V případě porušení těchto pravidel může být zaměstnavateli uložen trest “odnětí svobody až na tři roky nebo pokuta až do výše 3 milionů jenů, nebo obojí”. Navíc podle japonského práva může být za porušení zákonů trestán nejen přímo odpovědný jednotlivec, ale často i samotná právnická osoba, což znamená, že celá společnost může být zodpovědná.

Obzvláště důležité pro společnosti je pochopení pojmu “nedbalost” v rámci Japonského zákona o imigraci. Zákon obecně nepovažuje tvrzení “nebyl jsem si vědom, že se jedná o nelegální pracovní aktivitu” za důvod pro osvobození od trestu. Nicméně, pokud lze prokázat, že k nedbalosti nedošlo, může být od trestu upuštěno. To znamená, že na straně společnosti je aktivní povinnost pečlivě ověřovat pobytovou kvalifikaci a možnost zaměstnání cizince, například kontrolou originálu pobytové karty. Pokud společnost provede ověření pouze na základě kopie pobytové karty nebo ústního prohlášení zaměstnance a dojde k nelegálnímu zaměstnávání, může být společnost obviněna z nedbalosti a stát se předmětem trestního stíhání.

Odsouzení za podporu nelegálního zaměstnávání v Japonsku může mít vážné důsledky nejen v podobě přímých trestů, jako jsou pokuty nebo vězení, ale může také vážně ovlivnit podnikání společnosti. Například společnosti odsouzené za tento trestný čin mohou být vyloučeny z programů jako je systém technických stáží nebo systém specifických dovedností, které jsou důležité pro určité průmyslové sektory. To ukazuje, že porušení compliance může přerůst z právního problému do rizika, které ohrožuje samotné pokračování podnikání.

Postup po zaměstnání: Oznámení o situaci zaměstnávání cizinců v Japonsku

Zaměstnávání cizinců v Japonsku není proces, který by skončil pouhým získáním povolení k pobytu a rozhodnutím o nástupu do práce. I po zahájení zaměstnání existují právní povinnosti, které musí společnost splnit. Jednou z nich je podání “Oznámení o situaci zaměstnávání cizinců”. Jedná se o postup, který je na základě japonského “Zákona o komplexním podporování pracovních strategií a o stabilizaci zaměstnání pracovníků a obohacení jejich profesního života” povinný pro všechny zaměstnavatele.

Toto oznámení se podává v případě, že společnost nově zaměstná cizince, nebo když zaměstnaný cizinec opustí firmu, a to s cílem informovat příslušný Úřad práce (Hello Work). Cílem tohoto systému je umožnit vládě přesně pochopit skutečný stav zaměstnávání cizinců a podpořit správné řízení zaměstnávání a pomoc při opětovném hledání práce.

Způsob podání oznámení se liší podle toho, zda je daný cizinec pojištěnecem zaměstnaneckého pojištění. Pokud se cizinec stane pojištěncem zaměstnaneckého pojištění, podání “Oznámení o získání kvalifikace pojištěnce zaměstnaneckého pojištění” zároveň zahrnuje oznámení o zaměstnávání cizinců, takže není třeba podávat žádné další dokumenty.

Na druhou stranu, pokud zaměstnáváte cizince, kteří se nestanou pojištěnci zaměstnaneckého pojištění kvůli podmínkám, jako je pracovní doba, je nutné podat “Oznámení o situaci zaměstnávání cizinců (Formulář č. 3)”. Tento formulář je možné stáhnout z webových stránek Ministerstva zdravotnictví, práce a sociálních věcí (Ministerstvo zdravotnictví, práce a sociálních věcí o “Oznámení o zaměstnávání cizinců” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Lhůta pro podání je stanovena do konce měsíce následujícího po měsíci, kdy došlo k nástupu nebo odchodu zaměstnance. Pokud zaměstnavatel opomene podat oznámení nebo podá nepravdivé oznámení, může být uložena pokuta až do výše 300 000 jenů, což vyžaduje zvýšenou pozornost. Tento postup je prováděn pod různými správními cíli Ministerstva spravedlnosti (Úřad pro imigraci a pobyt) a Ministerstva zdravotnictví, práce a sociálních věcí, které spravuje trh práce, a společnosti musí dodržovat obě sady předpisů.

Shrnutí

Zaměstnávání zahraničních odborníků je pro japonské společnosti silným nástrojem ke zvýšení globální konkurenceschopnosti. Avšak pro realizaci tohoto kroku je nezbytné dodržování složitých a přísných právních předpisů souvisejících s japonským imigračním právem. Jak bylo podrobně popsáno v tomto článku, přesné porozumění pobytovým kvalifikacím, příprava odpovídajících dokumentů v souladu s velikostí společnosti a vyhýbání se vážným právním rizikům, jako je trestný čin podpory nelegálního zaměstnávání, jsou odpovědností každé společnosti. Tyto procedury vyžadují odborné znalosti a pečlivou pozornost, a pokud jsou zanedbány, mohou vést k neočekávaným časovým ztrátám a právním sankcím.

Naše právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním právních služeb týkajících se pracovních víz a pobytových kvalifikací, jak bylo vysvětleno v tomto článku, pro mnoho klientů v Japonsku. Naše síla spočívá v hlubokém porozumění japonskému právnímu systému a v tom, že mezi našimi právníky jsou i ti, kteří mluví anglicky a mají zahraniční právnické kvalifikace. To umožňuje hladkou komunikaci nejen s právními a personálními odděleními společností, ale také s kandidáty ze zahraničí, a umožňuje nám přesně podporovat právní procedury přesahující hranice. Pokud máte potíže s komplikovanými procedurami zaměstnávání cizinců nebo sestavením systému dodržování předpisů, neváhejte se obrátit na naši kancelář.