Klíčové body pro získání pracovního víza pro zahraniční zaměstnance podle typu náboru v Japonsku

V dnešním globalizovaném podnikatelském prostředí je pro japonské společnosti nezbytné zajištění vynikajících talentů bez ohledu na národnost, aby si udržely a zlepšily svou mezinárodní konkurenceschopnost. Zvláště aktivní je nábor členů vedení a odborníků s vysokou úrovní specializace ze zahraničí. Nicméně, zaměstnávání cizinců v Japonsku vyžaduje dodržování složitých procedur stanovených Japonským zákonem o imigraci a uznání uprchlíků (dále jen “japonský imigrační zákon”) a příslušnými nařízeními ministerstva spravedlnosti. I když se běžně používá termín “vízum”, právně je třeba rozlišovat mezi “vízem” vydaným zastupitelskými úřady pro vstup do Japonska a “povolením k pobytu”, které definuje povolené aktivity v Japonsku. Mnoho výzev, kterým společnosti čelí, souvisí s získáním a správou tohoto povolení k pobytu. Japonský systém povolení k pobytu je přísně uplatňován na základě povolených aktivit a společnosti mají právní povinnost zajistit, aby cizinci, které zaměstnávají, získali odpovídající povolení k pobytu v souladu s povahou jejich práce. Tento článek se zaměřuje na tři typické formy náboru, se kterými se mohou setkat vedoucí pracovníci a právníci společností při zaměstnávání zahraničních pracovníků, a to “přijetí cizince do funkce člena vedení”, “přijetí převedených pracovníků z zahraničních poboček” a “přijetí cizinců jako vyslaných pracovníků”. Článek podrobně popisuje požadavky na povolení k pobytu, postupy žádosti a právní aspekty, na které by společnosti měly zvláště dbát, a to na základě konkrétních právních předpisů.

Jmenování cizince do funkce ředitele: Japonský pobytový status “Management/Management”

Při jmenování cizince do pozice zástupce ředitele nebo ředitele japonské korporace, nebo jako manažera obchodní divize, je obvykle nutné získat pobytový status “Management/Management” podle japonského práva. V Japonsku je tento pobytový status definován v příloze č. 1, části 2 Imigračního zákona jako “činnost spočívající v řízení obchodu nebo jiného podnikání, nebo v angažmá v řízení takového podnikání”. Při posuzování tohoto pobytového statusu je kromě osobní kariéry žadatele velmi důležitá také substanciálnost, stabilita a kontinuita podnikání, které má být řízeno nebo spravováno.

Kritéria pro udělení povolení k pobytu: Požadavky na základnu podnikání

Pro získání statusu pobytu ‘Management & Administration’ v Japonsku je nutné splnit několik kritérií stanovených v nařízení ministerstva podle článku 7, odstavec 1, bod 2 japonského zákona o imigraci a uznání uprchlíků (dále jen ‘kritéria nařízení’). Zejména v případě nových podniků je vyžadováno, aby tyto požadavky byly prokázány objektivními dokumenty.

Za prvé, je nezbytné, aby bylo zajištěno podnikatelské místo v Japonsku. Toto místo nesmí být pouze kontaktní adresou, ale musí se jednat o fyzické místo, kde se podnikatelská činnost pravidelně odehrává. Virtuální kanceláře bez skutečné existence nebo prostory pronajaté na krátkodobé smlouvy jsou obvykle nepřijatelné. Použití obytné nemovitosti jako podnikatelského místa je možné, ale v takovém případě musí nájemní smlouva povolovat použití pro podnikatelské účely a musí být jasně odděleny obytné a podnikatelské prostory, což vyžaduje splnění přísných podmínek.

Za druhé, žadatel musí objektivně prokázat, že má schopnosti a kvalifikaci potřebné pro vedení podniku. Konkrétně se vyžaduje více než tři roky zkušeností s managementem a administrativou nebo titul magisterského stupně a vyššího v oblasti, která se týká podnikání.

Za třetí, z hlediska prevence zneužívání systému a zajištění stability podniku je nutné zaměstnat alespoň jednoho stálého pracovníka na plný úvazek.

Za čtvrté, je požadováno, aby měl podnik určitou minimální velikost. U akciových společností je to výše kapitálu, u společností s ručením omezeným, komanditních společností a veřejných obchodních společností je to celková výše vkladů, která musí být vyšší než 30 milionů jenů.

Za páté, pro hladký chod podniku v Japonsku a pro správnou komunikaci s obchodními partnery a zaměstnanci je vyžadována dostatečná znalost japonského jazyka u žadatele nebo u stálého pracovníka.

Za šesté, je nezbytné, aby byla uznána stabilita a kontinuita podniku. Nejdůležitějším dokumentem pro posouzení tohoto aspektu je podnikatelský plán. Při žádosti o status pobytu je vyžadováno ověření podnikatelského plánu účetním nebo daňovým poradcem, a podniky, u kterých se usuzuje na nedostatečnou podnikatelskou realitu, jako jsou například smlouvy o outsourcingu, nejsou akceptovány. To odráží politické rozhodnutí, že status pobytu ‘Management & Administration’ by měl být udělen pouze těm, kteří mohou přispět k japonské ekonomice a kteří vedou udržitelné podnikání.

Žádost o povolení a potřebné dokumenty podle japonského práva

Když japonská společnost chce pozvat cizince žijícího v zahraničí do role řídícího pracovníka, obvykle se stává, že přijímající společnost v Japonsku vystupuje jako zástupce a podává žádost o vydání Certifikátu způsobilosti k pobytu (Certificate of Eligibility, COE) za tohoto cizince.

Úřadem, který se žádostí zabývá, je místní úřad pro imigraci a pobyt, který má na starosti oblast, kde se nachází sídlo podniku. Standardní doba pro zpracování žádosti a vydání certifikátu se pohybuje mezi jedním a třemi měsíci, ale u nových podniků nebo složitějších případů může trvat déle.

Dokumenty, které je třeba předložit, se liší podle čtyř kategorií stanovených Úřadem pro imigraci a pobyt na základě velikosti a důvěryhodnosti přijímající společnosti. Velké společnosti, které spadají do kategorie 1 (například společnosti kótované na japonské burze) nebo kategorie 2 (například organizace s ročním objemem daně z příjmu zaměstnanců přesahujícím 10 milionů jenů), mají díky své společenské důvěře značně zjednodušené požadavky na dokumentaci. Na druhou stranu, u nově založených společností a malých a středních podniků, které spadají do kategorie 3 a 4, se vyžaduje podrobná dokumentace prokazující zákonnost a stabilitu podnikání od základů.

Dokumenty, které jsou společné pro všechny kategorie, jsou následující:

• Jedna kopie žádosti o vydání Certifikátu způsobilosti k pobytu
• Jedna fotografie
• Jedna obálka pro odpověď

Tyto formuláře lze stáhnout z webových stránek Úřadu pro imigraci a pobyt v sekci “Způsobilost k pobytu pro ‘Management & Administration'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Pro společnosti spadající do kategorie 3 a 4, které podávají žádost za cizince zapojeného do řízení podniku, jsou obecně vyžadovány následující dokumenty navíc:

• Kopie podnikatelského plánu
• Výpis z obchodního rejstříku společnosti
• Kopie stanov společnosti
• Kopie účetní závěrky za poslední účetní období (v případě stávajícího podniku)
• Doklad o vkladu kapitálu ve výši 5 milionů jenů nebo více (například kopie bankovního výpisu)
• Kopie výpisu z katastru nemovitostí nebo nájemní smlouvy pro obchodní prostory
• Fotografie interiéru a exteriéru obchodních prostor
• Kopie oznámení o zřízení kanceláře pro platby mezd a podobně
• Kopie stanov určujících odměnu pro řídící pracovníky nebo kopie zápisu z valné hromady akcionářů, kde byla odměna schválena

Tento systém kategorií odráží rizikově založený přístup Úřadu pro imigraci a pobyt při hodnocení důvěryhodnosti společností. Společnosti v kategoriích 1 a 2 jsou již považovány za stabilní díky externímu hodnocení trhem nebo daňovými úřady. Naopak u nových podniků v kategoriích 3 a 4 neexistuje takové externí hodnocení, a proto je na žadatelích, aby prostřednictvím podnikatelského plánu a finančních dokumentů dokázali zdraví a budoucí potenciál svého podnikání od základu.

Přesuny mezi mateřskými a dceřinými společnostmi v zahraničí: Japonský vízový status ‘Intra-company Transferee’

Když globálně působící společnosti přesouvají zaměstnance z pracovišť v zahraničí na pracoviště v Japonsku, aplikuje se japonský vízový status ‘Intra-company Transferee’. Japonský zákon o imigraci tento status definuje jako činnost, kdy “zaměstnanec veřejné či soukromé instituce, která má v Japonsku hlavní kancelář, pobočku nebo jiné pracoviště, je na určitou dobu převeden do pracoviště v Japonsku, kde vykonává svou práci”, a obsah této činnosti je omezen pouze na činnosti, které spadají pod vízový status ‘Technologie, Humanitní vědy, Mezinárodní služby’.

Nezbytné požadavky pro získání

Pro získání statusu pobytu pro “firemní přesuny” v Japonsku je nutné splnit několik přísných požadavků.

Za prvé, rozsah přesunu je omezen. Zahrnuje nejen přesuny mezi hlavní pobočkou a pobočkami téže společnosti, ale také mezi mateřskou společností a dceřinými společnostmi nebo mezi dceřinými společnostmi navzájem.

Za druhé, je vyžadováno, aby žadatel před podáním žádosti nepřetržitě pracoval po dobu více než jednoho roku v zahraniční hlavní pobočce, pobočce nebo přidružené společnosti. Tento požadavek zajišťuje, že žadatel je pravidelným zaměstnancem dané skupiny společností a zabraňuje zneužití systému.

Za třetí, povaha práce, kterou bude žadatel vykonávat v Japonsku, musí vyžadovat technické znalosti v oblasti přírodních věd, inženýrství, nebo znalosti v oblasti humanitních věd, jako je právo a ekonomie, nebo musí být práce založena na myšlení nebo citlivosti spojené s cizí kulturou. Jednoduchá manuální práce, jako je práce na výrobní lince, není povolena.

Za čtvrté, výše odměny, kterou žadatel obdrží v Japonsku, musí být alespoň stejná nebo vyšší než odměna, kterou by obdržel Japonec za stejnou práci. Toto je důležité ustanovení, které zabraňuje využívání systému firemních přesunů jako způsobu získání levné pracovní síly.

Proces žádosti a potřebné dokumenty podle japonského práva

Proces žádosti obvykle začíná podáním žádosti o vystavení Certifikátu oprávnění k pobytu (COE). Japonská přijímající instituce podává žádost za zahraničního zaměstnance na regionálním úřadě pro imigraci a pobyt, který má pravomoc nad místem, kde se instituce nachází. Standardní doba pro posouzení žádosti se pohybuje mezi jedním a třemi měsíci.

Dokumenty, které je nutné předložit, se liší podle kategorie (1 až 4) přijímající společnosti, podobně jako je tomu u kategorie “Management & Administration”.

Dokumenty, které jsou společné pro všechny kategorie, jsou následující:

• Jedna žádost o vystavení Certifikátu oprávnění k pobytu
• Jedna fotografie
• Jedna odpovědní obálka

Žádostní formulář je možné stáhnout z webových stránek Imigračního úřadu Japonska v sekci “Status of Residence ‘Intra-company Transferee'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Pro společnosti kategorie 3 a 4, které podávají žádost, jsou kromě výše uvedených dokumentů také potřebné následující hlavní dokumenty:

• Kopie příkazu k přeložení nebo oznámení o pracovních podmínkách a další dokumenty, které objasňují obsah činnosti, dobu trvání, postavení a odměnu v Japonsku
• Dokumenty objasňující kapitálové vztahy mezi společností, ze které je zaměstnanec přeložen, a cílovou společností
• Životopis žadatele
• Dokumenty vydávané posledním zahraničním zaměstnavatelem před přeložením, které potvrzují obsah práce, postavení, odměnu a dobu zaměstnání
• Dokumenty objasňující podnikání cílové společnosti (například firemní brožury, výpisy z obchodního rejstříku atd.)
• Kopie účetní závěrky cílové společnosti za poslední fiskální rok

Porovnání “firemního přesunu” a “technických, humanitních a mezinárodních služeb” podle japonského práva

“Firemní přesun” a pobytová oprávnění pro obecné odborné pozice, známé jako “technické, humanitní a mezinárodní služby”, se mohou překrývat v rozsahu povolených pracovních činností, ale existují zásadní rozdíly v jejich požadavcích. Zvláště důležitý je požadavek na vzdělání. Pro získání oprávnění “technické, humanitní a mezinárodní služby” je obvykle vyžadováno vysokoškolské vzdělání nebo více než desetiletá praxe v oboru. Na druhou stranu, “firemní přesun” nevyžaduje takové vzdělání ani dlouhodobou praxi. Místo toho je požadována více než roční pracovní zkušenost v původní firmě.

Tento systémový design může být pro globální společnosti strategickým nástrojem, který umožňuje flexibilní umístění klíčových zaměstnanců, kteří možná nemají vzdělání, ale kteří si během let práce vytvořili specifické technické dovednosti a know-how. Jinými slovy, japonská vláda potvrzuje, že zaměstnanec je pro skupinu společností nezbytný tím, že vyžaduje více než roční nepřetržitou práci, a jako protihodnotu odpouští požadavek na vzdělání. Proto by společnosti měly strategicky vybírat, které pobytové oprávnění je pro zaměstnance s ohledem na jejich vzdělání a pracovní historii nejvhodnější.

Důležité aspekty přijímání zahraničních pracovníků jako vyslaných zaměstnanců podle japonského práva

Využití služeb personální agentury pro přijetí zahraničních pracovníků umožňuje firmám flexibilní personální nasazení, ale zároveň přináší specifická právní rizika. V tomto modelu vzniká trojstranný vztah mezi zahraničními pracovníky, vysílající firmou (personální agenturou) a přijímající firmou (společností, která skutečně řídí práci). Z právního hlediska je zaměstnavatelem zahraničního pracovníka vysílající firma, která nese odpovědnost za podání a správu povolení k pobytu, výplatu mzdy a další zaměstnanecké povinnosti. Nicméně, přijímající firma se také nemůže vyhnout odpovědnosti podle japonského imigračního zákona.

Povinnost přijímající firmy ověřit platnost a kontrola rizika podpory nelegální práce

Pro přijímající firmu je nejdůležitější právní povinností ověřit, zda zahraniční pracovník, kterého hodlá zaměstnat, má platné povolení k pobytu, které mu umožňuje vykonávat práci, pro kterou je najímán. Je velmi riskantní spoléhat se pouze na ujištění vysílající firmy, že “všechny procedury jsou v pořádku”.

Článek 73-2 japonského imigračního zákona stanoví trestný čin “podpory nelegální práce”. Tento trestný čin se nevztahuje pouze na zaměstnavatele, kteří zaměstnávají nelegální pracovníky, ale také na ty, kteří “pod svou kontrolou” umožňují nelegální pracovní aktivity. V rámci vysílacího kontraktu vykonávají zahraniční pracovníci práci pod vedením a pokyny přijímající firmy, což znamená, že přijímající firma může být považována za toho, kdo pracovníky “má pod kontrolou”, a stává se tak subjektem trestného činu podpory nelegální práce. Pokud vyslaný pracovník nemá platné povolení k pobytu nebo se věnuje činnostem, které přesahují povolený rozsah, může být přijímající firma potrestána, a to i v případě, že o situaci nevěděla.

Pro eliminaci tohoto rizika by přijímající firma měla přijmout následující opatření:

Zaprvé, je nezbytné před uzavřením vysílacího kontraktu a před zahájením práce zahraničního pracovníka vždy ověřit originál jeho pobytové karty a uchovat její kopii. Na pobytové kartě je třeba zkontrolovat tři klíčové informace: typ “povolení k pobytu”, datum vypršení “doby pobytu” a “omezení práce”.

Zadruhé, je nutné přesně ověřit, zda je práce, kterou má zahraniční pracovník vykonávat, v rámci povolených aktivit jeho povolení k pobytu. Například, pokud přijmete IT inženýra s povolením k pobytu “Technologie, humanitní vědy, mezinárodní služby”, nemůžete mu přidělit práci na montážní lince ve výrobním závodě nebo práci v obchodě s obsluhou zákazníků, což by bylo považováno za jednoduchou práci a tedy nelegální zaměstnání. Přijímající firma musí ve vysílacím kontraktu s vysílající firmou jasně specifikovat plánovaný obsah práce a vzájemně potvrdit, že je v rámci povolení k pobytu.

Kromě toho, podle japonského zákona o vysílání pracovníků, nese přijímající firma odpovědnost za bezpečnost a ochranu zdraví vyslaných pracovníků a další povinnosti podle pracovněprávních předpisů. Navíc, směrnice japonského ministerstva zdravotnictví, práce a sociálních věcí, které se týkají zlepšení řízení zaměstnávání zahraničních pracovníků, zakazují diskriminační zacházení na základě národnosti a požadují zajištění vhodných pracovních podmínek, a tyto směrnice se vztahují i na přijímající firmy. Přijímající firmy by si měly být vědomy nejen odpovědnosti podle imigračního zákona, ale také pracovněprávních povinností a měly by zřídit systém dodržování předpisů (compliance).

Shrnutí

Proces zaměstnávání zahraničních pracovníků v Japonsku se výrazně liší v závislosti na typu pracovního poměru a vyžaduje dodržování různých právních předpisů a postupů. Pro pozvání do funkce řídícího pracovníka je nutné získat status pobytu “Management & Administration”, přičemž se přísně posuzuje proveditelnost obchodního plánu a stabilita podnikatelské základny. Při přesunu zaměstnanců z zahraničních poboček je vhodný status pobytu “Intra-company Transferee”, kde se místo vzdělávacích požadavků klade důraz na pracovní zkušenosti v původní společnosti. Při přijímání pracovníků na základě pracovního poměru agenturního zaměstnání nesou riziko trestného činu podpory nelegálního zaměstnávání nejen agenturní firmy, ale i společnosti, které tyto pracovníky přijímají, a mají tak přísnou povinnost samy ověřovat shodu statusu pobytu a povahy práce. Tyto postupy vyžadují odborné znalosti, a proto je klíčem k zajištění dodržování předpisů a hladkého náboru pracovníků postupovat opatrně na základě správného právního poradenství.

Právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s poskytováním právních služeb souvisejících s zaměstnáváním zahraničních pracovníků pro mnoho klientů v Japonsku, jak je popsáno v tomto článku. V naší kanceláři pracuje několik anglicky mluvících právníků s kvalifikací zahraničních zemí, kteří jsou schopni poskytovat optimální řešení pro situace podniků v obou jazycích, jak v japonštině, tak v angličtině, v souvislosti s komplexními postupy týkajícími se japonského imigračního práva a souvisejících předpisů. Náš tým zkušených odborníků poskytuje silnou podporu při řešení právních problémů, které vznikají v jakékoli situaci, od jmenování zahraničních řídících pracovníků, přes přesuny v rámci společnosti, až po přijímání agenturních pracovníků.