Worauf sollte man bei der Nutzung von SNS durch Mitarbeiter achten? Erklärung zur Erstellung von SNS-Richtlinien

Mit der Verbreitung von sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter steigt das Risiko im Zusammenhang mit der Nutzung von SNS durch Mitarbeiter stetig an.

Unbedachte Beiträge von Mitarbeitern können sich schnell verbreiten und in einigen Fällen sogar zu einem Shitstorm führen. Daher fragen sich viele Verantwortliche, wie sie die Nutzung von SNS durch Mitarbeiter am besten regulieren können.

In diesem Artikel werden wir auf die Punkte eingehen, die bei der Erstellung von SNS-Richtlinien für Mitarbeiter beachtet werden sollten.

Elemente, die in den SNS-Richtlinien für Mitarbeiter aufgenommen werden sollten

Was sollte in den SNS-Richtlinien für Mitarbeiter enthalten sein? Im Folgenden listen wir die Inhalte auf. Das Unternehmen, zu dem Sie gehören, wird als “unser Unternehmen” bezeichnet.

Elemente, die grundsätzlich aufgenommen werden sollten

Die Elemente, die grundsätzlich in den SNS-Richtlinien aufgenommen werden sollten, sind wie folgt:

Bestimmungen für die Nutzung von SNS zu Geschäftszwecken

• Bei der Nutzung von SNS zu Geschäftszwecken ist die vorherige Zustimmung unseres Unternehmens einzuholen
• Im Falle von Problemen mit Dritten ist dies sofort zu melden und den Anweisungen unseres Unternehmens zu folgen
• Bei Konten, die zu Geschäftszwecken genutzt wurden, sind auch nach dem Ausscheiden aus unserem Unternehmen die Anweisungen unseres Unternehmens bezüglich deren Nutzung und Verwaltung zu befolgen
• Die Nutzung von Konten, die zu Geschäftszwecken genutzt wurden, um persönlichen Gewinn zu erzielen oder Geschäfte zu betreiben, die mit unserem Unternehmen identisch oder ähnlich sind, ist verboten

Unternehmenskonten haben tendenziell mehr Follower und mehr Einfluss als persönliche Konten. Daher ist es wichtig, vorab zu prüfen, dass keine unangemessenen Beiträge veröffentlicht werden.

Wie ein Unternehmen auf einen Online-Shitstorm reagieren sollte, wird im folgenden Artikel ausführlich erläutert.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence [ja]

Bestimmungen für die private Nutzung von SNS

• Auch bei privater Nutzung von SNS sind die Inhalte dieser Richtlinien einzuhalten, wenn Beiträge veröffentlicht werden, die mit den Geschäften unseres Unternehmens in Zusammenhang stehen
• Es dürfen keine Beiträge veröffentlicht werden, die vertrauliche Informationen unseres Unternehmens, Verstöße gegen die öffentliche Ordnung und Moral oder diffamierende Inhalte enthalten
• Wenn durch die Nutzung von SNS die Möglichkeit besteht, dass vertrauliche Informationen unseres Unternehmens durchgesickert sind oder das Ansehen unseres Unternehmens geschädigt wurde, ist dies sofort zu melden
• Sicherheitsmaßnahmen sind zu ergreifen

Auch bei SNS, die von Mitarbeitern privat genutzt werden, gibt es nicht wenige Fälle, in denen ein Shitstorm dazu führt, dass das Unternehmen, zu dem sie gehören, identifiziert wird und auch dieses Unternehmen Schaden nimmt.

Außerdem kann einmal im Internet veröffentlichte Information, die als “digitales Tattoo” bezeichnet wird, oft nicht gelöscht werden und bleibt bestehen.

Daher ist es wichtig, nicht nur SNS für geschäftliche Zwecke, sondern auch SNS für private Zwecke klar zu dokumentieren.

Bitte beziehen Sie sich auf den folgenden Artikel für die Gefahren eines digitalen Tattoos.

https://monolith.law/digitaltattoo [ja]

Bestimmungen über Strafen

Es sollte festgehalten werden, dass Mitarbeiter, die gegen die Richtlinien verstoßen, möglicherweise bestraft werden.

Obwohl die SNS-Richtlinien nicht in den Arbeitsvertrag oder die Arbeitsordnung aufgenommen sind, können sie, wenn sie bekannt gemacht werden, als Anweisungen oder Befehle des Unternehmens behandelt werden. Daher ist es möglich, bei Verstößen gegen die SNS-Richtlinien Strafen wegen Verstoßes gegen Anweisungen oder Befehle zu verhängen.

Zusätzliche Elemente zur Steigerung der Wirksamkeit der Richtlinien

Um die Wirksamkeit der Richtlinien zu erhöhen, ist es effektiv, die folgenden Elemente hinzuzufügen:

• Einrichtung eines SNS-Nutzungsmaßnahmenausschusses, der regelmäßige Umfragen zur Nutzung von SNS durchführt und auf SNS-Probleme von Mitarbeitern reagiert
• Durchführung von Schulungen zur Nutzung von SNS für Mitarbeiter usw. einmal im Jahr

Allerdings erhöht die Durchführung solcher Maßnahmen die Belastung für das Unternehmen, daher sollten sie sorgfältig in Betracht gezogen und hinzugefügt werden.

Methoden zur Bekanntmachung von SNS-Richtlinien für Mitarbeiter

Es ist sinnlos, SNS-Richtlinien für Mitarbeiter zu erstellen, wenn diese von den Mitarbeitern kaum wahrgenommen werden.

Wenn Sie SNS-Richtlinien erstellen, sollten Sie diese per E-Mail an die Mitarbeiter senden oder sie auf dem firmeninternen Schwarzen Brett veröffentlichen. Darüber hinaus sollten die SNS-Richtlinien an einem Ort aufbewahrt werden, an dem alle Mitarbeiter sie jederzeit einsehen können.

Zusammenfassung

Wenn ein Mitarbeiter auf Social Media Probleme verursacht, kann dies nicht nur das Image des Unternehmens schädigen, sondern auch zu Boykottaktionen führen oder den Aktienkurs fallen lassen. Um solche Risiken zu minimieren, ist es ratsam, Richtlinien für die Nutzung von Social Media durch Mitarbeiter festzulegen und diese gründlich bekannt zu machen.

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Erstellung und Anwendung von Social-Media-Richtlinien haben, empfehlen wir Ihnen, sich an einen Anwalt zu wenden, der sich mit Social-Media-Maßnahmen auskennt.