Erklärung der Präventionsmaßnahmen gegen Informationslecks: Was sollte in den internen Unternehmensrichtlinien festgelegt werden?

Informationslecks können potenziell verheerende Schäden für Unternehmensaktivitäten verursachen. Daher ist es wichtig, interne Präventionsmaßnahmen zu erstellen.

Konkret könnte man überlegen, interne Vorschriften zu erstellen und diese entsprechend umzusetzen. Aber welche spezifischen internen Vorschriften sollten erstellt werden? In diesem Artikel erklären wir, wie man interne Vorschriften zur Reduzierung des Risikos von Informationslecks für die Rechtsabteilungen von Unternehmen erstellt.

Was sind interne Vorschriften bezüglich Informationslecks?

Informationslecks können jederzeit und unter jeglichen Umständen auftreten. Daher ist es wichtig, im Voraus gründliche interne Vorschriften zu erstellen und sich auf Informationslecks vorzubereiten.

Zudem, selbst wenn ein Informationsleck eintritt, kann durch eine angemessene Reaktion gemäß den vorab festgelegten internen Vorschriften der durch das Informationsleck verursachte Schaden minimiert werden.

Erstellung einer Grundrichtlinie

Zunächst könnte man überlegen, eine Grundrichtlinie für Informationslecks zu erstellen, um klarzustellen, wie das Unternehmen mit solchen Situationen umgehen wird.

In der Grundrichtlinie könnten beispielsweise folgende Punkte festgelegt werden:

• Inhalte bezüglich der Verantwortung des Unternehmens und der Geschäftsführung
• Inhalte bezüglich der Einhaltung von Gesetzen und anderen Vorschriften
• Inhalte bezüglich des Aufbaus interner Mechanismen
• Inhalte bezüglich des Informationsmanagements
• Inhalte bezüglich der Maßnahmen für die Mitarbeiter
• Inhalte bezüglich des Vorgehens bei einem Informationsleck
• Inhalte bezüglich der regelmäßigen Überprüfung der Grundrichtlinie

Die Grundrichtlinie kann nicht nur als interne Vorschrift, sondern auch in Form einer Datenschutzrichtlinie betrieben werden, die die Grundprinzipien nach außen hin offenlegt. Durch die Offenlegung der Grundprinzipien nach außen hin kann das Unternehmen seine hohe Sensibilität gegenüber Informationslecks demonstrieren, was auch zu einer Verbesserung des gesellschaftlichen Vertrauens führen kann.

Es versteht sich jedoch von selbst, dass es nicht ausreicht, einfach eine Grundrichtlinie festzulegen. Es ist notwendig, die Grundrichtlinie entsprechend den tatsächlichen Gegebenheiten des Unternehmens festzulegen und es ist wichtig, dass die Richtlinie entsprechend umgesetzt wird.

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Bestimmungen zum Schutz von Informationen

Im Rahmen der internen Vorschriften kann die Festlegung von Bestimmungen zum Schutz von Informationen in Betracht gezogen werden.

Bezüglich des Schutzes von Informationen könnten beispielsweise folgende Punkte festgelegt werden:

Analyse des Risikos von Informationslecks

Wenn das Risiko von Informationslecks nicht ausreichend analysiert wird, ist es nicht möglich, angemessene Maßnahmen entsprechend dem Risiko zu ergreifen. Daher ist es wichtig, in den internen Vorschriften Bestimmungen zur Analyse des Risikos von Informationslecks festzulegen.

Erfassung und Datenbankisierung von Informationen, die das Unternehmen besitzt

Als Unternehmen ist es schwierig, eine angemessene Verwaltung durchzuführen, wenn die vom Unternehmen gehaltenen Informationen nicht genau erfasst werden. Durch die Datenbankisierung der vom Unternehmen gehaltenen Informationen ist es möglich, die Informationsverwaltung angemessen durchzuführen.

Bestimmung der Verantwortlichen für den Umgang mit Informationen

Indem in den internen Vorschriften festgelegt wird, wer für den Umgang mit den vom Unternehmen gehaltenen Informationen verantwortlich ist, kann der Umfang der Informationsnutzung auf ein Minimum beschränkt und das Risiko von Informationslecks reduziert werden.

Verfahren zur Offenlegung und Bereitstellung von Informationen festlegen

Indem in den internen Vorschriften die Verfahren und Inhalte zur Offenlegung und Bereitstellung der vom Unternehmen gehaltenen Informationen genau festgelegt werden, wird sichergestellt, dass die Verfahren eingehalten werden. Dies verhindert, dass Mitarbeiter auf eigene Faust Unternehmensinformationen nutzen, und trägt somit zur Verhinderung von Informationslecks bei.

Beschränkung der Mitnahme von Informationen nach außen

Indem in den internen Vorschriften Bestimmungen zur Mitnahme von vom Unternehmen gehaltenen Informationen nach außen festgelegt werden, kann verhindert werden, dass Informationen unnötigerweise nach außen getragen werden, was zur Verhinderung von Informationslecks beitragen kann.

Bestimmungen zur Überprüfung des Informationsschutzsystems

Auch wenn das Unternehmen ein Informationsschutzsystem aufgebaut hat, hat es keinen Sinn, wenn das System nicht entsprechend genutzt wird.

Daher könnte in den internen Vorschriften auch festgelegt werden, dass eine unabhängige Stelle Audits des Informationsschutzsystems durchführt.

Vorschriften zur Personalverwaltung

Informationslecks können auch durch menschliche Fehler (Human Error) verursacht werden. Daher kann es sinnvoll sein, in den internen Vorschriften Bestimmungen über Personen, die mit Informationen umgehen, festzulegen.

Diese Vorschriften zur Personalverwaltung können auch in den Arbeitsregeln oder in den Vorschriften zur Verwaltung von vertraulichen Informationen festgelegt werden.

Zum Beispiel könnten folgende Punkte festgelegt werden:

Geheimhaltungspflicht für Informationen

In den internen Vorschriften kann festgelegt werden, dass Mitarbeiter eine Geheimhaltungspflicht für Informationen haben. Durch die Festlegung einer Geheimhaltungspflicht können Mitarbeiter vertraglich verpflichtet werden, diese Pflicht einzuhalten.

Darüber hinaus kann erwartet werden, dass die Mitarbeiter ein Bewusstsein für die Geheimhaltungspflicht von Informationen entwickeln.

Verbot der Nutzung von Informationen für andere Zwecke

Die Geheimhaltungspflicht für Informationen beinhaltet in erster Linie, dass Informationen nicht durchgesickert werden. Zusätzlich dazu kann es jedoch auch effektiv sein, die Nutzung von Informationen für andere Zwecke zu verbieten, um Informationslecks zu verhindern.

Geheimhaltungsvereinbarung bei Eintritt ins Unternehmen

Es kann auch vorgesehen werden, dass Mitarbeiter bei Eintritt ins Unternehmen eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen, die ein Verbot der Nutzung von Informationen für andere Zwecke beinhaltet.

Die Geheimhaltungsvereinbarung bei Eintritt ins Unternehmen hat nicht nur den Zweck, den Mitarbeiter vertraglich zur Verantwortung zu ziehen, sondern auch das Bewusstsein für die Verhinderung von Informationslecks zu schärfen.

Geheimhaltungsvereinbarung bei Austritt aus dem Unternehmen

Es ist natürlich wichtig, dass Mitarbeiter während ihrer Beschäftigung keine Informationen durchsickern lassen, aber es ist auch notwendig, sicherzustellen, dass sie nach ihrem Ausscheiden keine Informationen durchsickern lassen.

Daher kann es sinnvoll sein, bei Austritt aus dem Unternehmen eine Vereinbarung zu verlangen, die besagt, dass die während der Beschäftigung erlangten Informationen auch nach dem Ausscheiden nicht durchgesickert werden. Dies liegt daran, dass interne Vorschriften grundsätzlich nur Wirkung gegenüber Mitarbeitern haben und nach dem Ausscheiden keine Wirkung mehr haben.

Mitarbeiterschulung zum Thema Informationslecks

Durch das Einholen von Vereinbarungen von den Mitarbeitern kann ein gewisses Bewusstsein für die Verhinderung von Informationslecks geschaffen werden, aber eine Vereinbarung allein reicht nicht aus, um den Mitarbeitern die Schwere der Verursachung von Informationslecks bewusst zu machen.

Daher kann es nützlich sein, in den internen Vorschriften festzulegen, dass in regelmäßigen Abständen interne Schulungen durchgeführt werden, um den Mitarbeitern eine Ausbildung zur Verhinderung von Informationslecks zu bieten.

Bestimmungen zur physischen Verwaltung

Um Informationslecks zu verhindern, ist es notwendig, eine physische Umgebung zu schaffen, in der Informationen schwer durchsickern können.

Zum Beispiel könnten in den internen Vorschriften folgende Inhalte in Bezug auf die Informationsverwaltung festgelegt werden:

Zugangsmanagement für Räume, in denen Informationen gespeichert werden

Indem man innerhalb des Unternehmens klare Sicherheitsbereiche entsprechend den gehandhabten Informationen festlegt und das Zugangs- und Schließmanagement für jeden dieser Bereiche durchführt, kann man den physischen Zugang zu den Informationen reduzieren.

Durch die Reduzierung des physischen Zugangs zu den Informationen kann das Risiko von Informationslecks verringert werden.

Zugang zum Server

Wenn Informationen auf einem Server oder ähnlichem gespeichert sind, könnte in den internen Vorschriften festgelegt werden, den Zugang zum Server zu beschränken.

Wenn jeder Mitarbeiter leicht Zugang zu den Informationen hat, erhöht dies das Risiko von Informationslecks. Daher ist es effektiv, den Zugang zum Server, auf dem die Informationen gespeichert sind, zu beschränken, um Informationslecks zu verhindern.

Umgang mit Dokumenten und anderen Medien

In den internen Vorschriften ist es auch wichtig, konkrete Bestimmungen für den Umgang und die Aufbewahrung von Informationen festzulegen, wenn sie tatsächlich gehandhabt werden.

Zum Beispiel, wenn die Informationen auf Papier sind, könnte man vorschreiben, dass sie in abschließbaren Schränken aufbewahrt werden oder dass ein Raum für die Betrachtung von Informationen eingerichtet wird und sie nicht in andere Räume gebracht werden können.

Regelungen zur Nutzung von IT-Geräten

In jüngster Zeit hat die Nutzung von IT-Geräten zur Informationsübertragung aufgrund der Entwicklung des Internets und der Zunahme von Remote-Arbeit zugenommen.

Daher kann es sinnvoll sein, in den internen Richtlinien folgende Punkte zur Nutzung von IT-Geräten festzulegen:

Verfahren bei der Ausleihe von IT-Geräten vom Unternehmen

Zunächst ist es wichtig, bei der Ausleihe von IT-Geräten wie Computern vom Unternehmen zu verwalten, wer wann das Gerät ausgeliehen hat.

Es ist auch wichtig, regelmäßig den Nutzungsstatus zu überprüfen, um sicherzustellen, dass diejenigen, die IT-Geräte vom Unternehmen ausgeliehen haben, diese nicht in einer Umgebung nutzen, in der Informationen leicht durchsickern können.

Verfahren zur Nutzung von privaten Geräten (BYOD)

Aufgrund der Zunahme von Homeoffice hat auch die Nutzung von privaten IT-Geräten der Mitarbeiter für die Arbeit zugenommen. Bei privaten Geräten der Mitarbeiter, wie PCs oder USB-Sticks, besteht möglicherweise nicht immer ein ausreichender Sicherheitsschutz.

Da es sich um die üblicherweise genutzten IT-Geräte handelt, kann das Bewusstsein der Mitarbeiter für den Umgang mit arbeitsbezogenen Informationen abnehmen, was zu einer unzureichenden Verwaltung führen kann.

Daher kann es sinnvoll sein, in den internen Richtlinien festzulegen, dass das Unternehmen, wenn es den Mitarbeitern die Nutzung von privaten Geräten (BYOD) erlaubt, Verfahren und Verbote für die Nutzung von privaten Geräten (BYOD) festlegt.

Weitere Bestimmungen bezüglich Informationslecks

Zusätzlich können in den internen Bestimmungen bezüglich Informationslecks folgende Punkte festgelegt werden:

Bestimmungen zur persönlichen Nutzung von sozialen Netzwerken (SNS)

Bei sozialen Netzwerken gibt es solche, die unter echtem Namen und solche, die anonym genutzt werden. Im Falle der Anonymität besteht die Möglichkeit, dass Beiträge leichtfertig veröffentlicht werden, da man anonym ist. Es kann auch vorkommen, dass man einen Beitrag mit der leichten Einstellung veröffentlicht, dass er nicht vielen Menschen auffallen wird, und wenn dieser Beitrag dann viral geht, wird er vielen Menschen auffallen.

Soziale Netzwerke haben eine hohe Verbreitungskraft, daher besteht die Gefahr, dass bei einem Informationsleck die Informationen in kürzester Zeit verbreitet werden.

Daher kann es sinnvoll sein, in den internen Bestimmungen die Nutzung von sozialen Netzwerken durch Mitarbeiter zu regeln.

Zum Beispiel könnte man die Nutzung von sozialen Netzwerken in “geschäftliche Zwecke” und “nicht-geschäftliche Zwecke (privat)” unterteilen und für geschäftliche Zwecke eine Anmeldung und Genehmigung sowie eine Berichtspflicht im Falle eines viralen Beitrags vorschreiben. Auch für nicht-geschäftliche Zwecke könnte es sinnvoll sein, das Veröffentlichen von vertraulichen Unternehmensinformationen oder rechtswidrigen Inhalten zu verbieten und eine Berichtspflicht im Falle eines möglichen Informationslecks oder eines viralen Beitrags vorzuschreiben.

Informationsleck-Prävention ist eine gemeinsame Anstrengung aller Gruppenunternehmen

In größeren Unternehmen gibt es oft mehrere Gruppenunternehmen. Es besteht die Möglichkeit, dass vertrauliche Informationen zwischen den Gruppenunternehmen ausgetauscht werden, aber nicht alle Gruppenunternehmen haben unbedingt das gleiche Sicherheitsniveau.

Daher gibt es auch Personen, die versuchen, auf ein Tochterunternehmen mit schwächerer Sicherheit als das Mutterunternehmen unberechtigt zuzugreifen und Informationen unrechtmäßig zu erlangen.

Um solchen Situationen zu begegnen, ist es wichtig, dass die Gruppenunternehmen nicht einzeln Maßnahmen gegen Informationslecks ergreifen, sondern dass alle Gruppenunternehmen gemeinsam Maßnahmen gegen Informationslecks ergreifen.

Zusammenfassung: Konsultieren Sie einen Anwalt für interne Vorschriften bezüglich Informationslecks

Wir haben die Verantwortlichen für Rechtsangelegenheiten in Unternehmen darüber informiert, wie sie interne Vorschriften erstellen können, um das Risiko von Informationslecks zu reduzieren. Um Informationslecks zu verhindern, ist es wichtig, Maßnahmen aus verschiedenen Blickwinkeln umfassend umzusetzen.

Bei solchen internen Vorschriften zur Maßnahmen gegen Informationslecks ist es notwendig, eine sorgfältige Prüfung unter Einbeziehung von Fachwissen durchzuführen. Wir empfehlen, einen Anwalt mit Fachwissen zu konsultieren, wenn Sie interne Vorschriften erstellen.

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Maßnahmen unserer Kanzlei

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei ist eine Kanzlei mit hoher Fachkompetenz in IT, insbesondere Internet und Recht. Fachwissen ist unerlässlich bei der Erstellung von Unternehmensrichtlinien. Unsere Kanzlei führt Überprüfungen für eine Vielzahl von Fällen durch, von Unternehmen, die an der Tokyo Stock Exchange gelistet sind, bis hin zu Start-up-Unternehmen. Wenn Sie Probleme mit internen Richtlinien haben, lesen Sie bitte den folgenden Artikel.

https://monolith.law/contractcreation[ja]