Erläuterung zu Unternehmen mit einem Prüfungsausschuss gemäß dem japanischen Gesellschaftsrecht

Das japanische Gesellschaftsrecht bietet mehrere Optionen für die Governance-Struktur von Aktiengesellschaften. Dies spiegelt wider, dass sich das wirtschaftliche Umfeld, in dem sich japanische Unternehmen befinden, sowie die Anforderungen der Investoren im Laufe der Zeit verändert haben. Eine bedeutende Option, die durch die 2015 in Kraft getretene Reform des japanischen Gesellschaftsrechts eingeführt wurde, ist die „Gesellschaft mit Aufsichts- und anderen Ausschüssen“. Diese Option gewinnt in der modernen japanischen Corporate Governance zunehmend an Bedeutung. Das System wurde entwickelt, um die Überwachungsfunktion des Vorstands zu stärken und die Transparenz des Managements zu erhöhen. Dadurch soll die Unternehmensführung in Japan stärker an internationale Standards angepasst werden. Das herausragendste Merkmal dieses Modells ist die Einrichtung eines neuen Organs innerhalb des Vorstands, des sogenannten „Aufsichts- und anderen Ausschusses“. Die Mehrheit der Mitglieder dieses Ausschusses besteht aus externen Direktoren, und die Direktoren, die Mitglieder des Ausschusses sind, haben volles Stimmrecht im Vorstand. Dieses Governance-Modell hat einen hybriden Charakter, der zwischen den traditionellen japanischen Systemen und den in Europa und den USA üblichen Systemen liegt, und stellt für viele Unternehmen eine realistische und effektive Wahl dar. In diesem Artikel wird das System der Gesellschaft mit Aufsichts- und anderen Ausschüssen umfassend und fachkundig erläutert, basierend auf den spezifischen Bestimmungen des japanischen Gesellschaftsrechts. Dabei werden der institutionelle Hintergrund, der rechtliche Rahmen, die Zusammensetzung und Befugnisse des zentralen Organs, des Aufsichts- und anderen Ausschusses, sowie der Vergleich mit anderen Organisationsstrukturen behandelt. Ein tiefes Verständnis dieses Systems ist für alle Beteiligten, die in japanische Unternehmen investieren oder in deren Management involviert sind, unverzichtbares Wissen.

Die institutionelle Bedeutung und der Hintergrund des Systems der Gesellschaften mit Überwachungsausschuss in Japan

Der Hintergrund der Einführung des Systems der Gesellschaften mit Überwachungsausschuss liegt im Rahmen der Reformen der japanischen Corporate Governance. Dieses System wurde als eine mittlere Option eingeführt, um die institutionelle Lücke zwischen den beiden zuvor existierenden Hauptorganisationsstrukturen zu schließen: der traditionellen “Gesellschaft mit Aufsichtsrat” und der eher dem westlichen Modell ähnelnden “Gesellschaft mit Nominierungsausschuss”.

Die “Gesellschaft mit Aufsichtsrat”, die den japanischen Unternehmen am vertrautesten ist, ist ein System, bei dem ein vom Vorstand unabhängiger Aufsichtsrat (oder ein Aufsichtsgremium) die Ausführung der Aufgaben der Direktoren überwacht. Dieses Modell wurde jedoch, insbesondere von ausländischen institutionellen Investoren, lange Zeit hinsichtlich seiner Effektivität in Frage gestellt. Der Hauptgrund dafür war, dass die Aufsichtsräte keine Mitglieder des Vorstands sind und kein Stimmrecht bei den Beschlüssen des Vorstands haben. Da die Aufsichtsräte, die eigentlich die Überwacher sein sollten, nicht direkt in den Entscheidungsprozess des Vorstands, dem höchsten Entscheidungsgremium des Unternehmens, eingebunden sind, wurde ihre Überwachungsfunktion oft als nicht ausreichend stark angesehen.

Um dieses Problem zu adressieren, wurde im Jahr 2003 (Heisei 15) mit der damaligen Änderung des Handelsgesetzes das Modell der “Gesellschaft mit Nominierungsausschuss” (ehemals: Gesellschaft mit Ausschüssen) eingeführt. Dieses Modell sieht die Einrichtung von drei Ausschüssen innerhalb des Vorstands vor: Nominierungsausschuss, Überwachungsausschuss und Vergütungsausschuss, wobei die Mehrheit der Mitglieder aus externen Direktoren bestehen muss. Dadurch sollte die Trennung von Überwachung und Ausführung klarer gestaltet und die Unabhängigkeit und Objektivität der Überwachungsfunktion gestärkt werden. Allerdings stellte dieses System eine grundlegende Abkehr von der traditionellen japanischen Unternehmenskultur dar, da es die Entscheidungsbefugnisse über Personal und Vergütung des Managements von einem unabhängigen Ausschuss und nicht vom Vorstand treffen ließ. Daher war die Einführung für viele Unternehmen eine hohe Hürde, und die Akzeptanz beschränkte sich auf einige fortschrittliche Großunternehmen, ohne sich weit zu verbreiten.

In dieser Situation war die Herausforderung der japanischen Unternehmensführung klar: Ein System zu entwerfen, das die Überwachungsfunktion des Vorstands auf ein Niveau stärkt, das ausländische Investoren zufriedenstellt, während die Unternehmen ohne übermäßige Belastung oder Verwirrung übergehen können. Die gesetzgeberische Antwort auf diese Herausforderung war die Einführung des Systems der Gesellschaften mit Überwachungsausschuss durch die Änderung des Gesellschaftsgesetzes im Jahr 2015 (Heisei 27). Dieses System extrahiert das wichtigste Element des Modells der Gesellschaft mit Nominierungsausschuss, nämlich ein Überwachungsorgan, das mehrheitlich aus externen Direktoren besteht und Stimmrecht im Vorstand hat, und integriert es in einen einfacheren Rahmen. Konkret wird die Einrichtung von Nominierungs- oder Vergütungsausschüssen nicht verpflichtend gemacht, und eine strikte Trennung von Geschäftsführung und Überwachung wird nicht gefordert. Dadurch können Unternehmen die Grundstruktur ihrer bisherigen Managementsysteme beibehalten und gleichzeitig die Kernüberwachungsfunktionen an internationale Standards anpassen. Die hinter diesem Systemdesign stehende Idee ist, das Problem des “Governance Discounts” zu lösen, bei dem der Unternehmenswert aufgrund von Misstrauen in die Unternehmensführungssysteme ungerechtfertigt niedrig bewertet wird, und ausländische Investitionen zu fördern, was ein klares wirtschaftliches Ziel darstellt.

Das rechtliche Rahmenwerk für Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss in Japan

Das institutionelle Gerüst für Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss wird streng durch das japanische Gesellschaftsgesetz geregelt. Dieses rechtliche Rahmenwerk stellt sicher, dass bei der Wahl dieser Governance-Form ein bestimmtes Maß an Überwachungsfunktionen gewährleistet ist.

Zunächst definiert Artikel 2, Absatz 11, Nummer 2 des japanischen Gesellschaftsgesetzes ein „Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss“ als eine Aktiengesellschaft, die einen Überwachungsausschuss einrichtet. Basierend auf dieser Definition kann ein Unternehmen durch die Festlegung in der Satzung, einen Überwachungsausschuss einzurichten, zu dieser Organisationsform übergehen.

Unternehmen, die sich für diese Organisationsform entscheiden, müssen gemäß dem japanischen Gesellschaftsgesetz bestimmte Organe einrichten. Erstens muss zwingend ein „Vorstand“ eingerichtet werden (Artikel 327, Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Dies basiert auf der Annahme, dass die Entscheidungsfindung über die Geschäftsführung und die Überwachung der Ausführung der Aufgaben der Direktoren weiterhin durch das kollektive Gremium des Vorstands erfolgt. Zweitens muss zwingend ein „Abschlussprüfer“ bestellt werden (Artikel 327, Absatz 5 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Der Abschlussprüfer, in der Regel eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder ein Wirtschaftsprüfer, führt externe Prüfungen der Finanzdokumente des Unternehmens durch. Durch die gesetzliche Verpflichtung zu einem doppelten Kontrollsystem, bestehend aus der internen Prüfungsfunktion des Überwachungsausschusses und der externen Prüfungsfunktion des Abschlussprüfers, soll die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung erhöht werden.

Auf der anderen Seite ist klar festgelegt, welche Organe in einem Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss nicht eingerichtet werden dürfen. Am wichtigsten ist die Regelung, dass weder ein „Aufsichtsrat“ noch ein „Aufsichtsratsgremium“ eingerichtet werden dürfen (Artikel 327, Absatz 4 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Dies liegt daran, dass der Überwachungsausschuss als das Prüfungsorgan anstelle des traditionellen Aufsichtsrats positioniert ist. Würde die Einrichtung beider Organe erlaubt, könnte dies zu Unklarheiten über die Zuständigkeit der Prüfungsbefugnisse und die Verantwortlichkeiten führen und die Organisation ineffizient machen. Daher zwingt das Gesellschaftsgesetz Unternehmen dazu, sich für eines der beiden Überwachungssysteme zu entscheiden, um die Klarheit der Governance-Struktur zu gewährleisten.

Diese Tatsachen bezüglich der Organe müssen im Handelsregister klar vermerkt werden. Gemäß Artikel 911, Absatz 3, Nummer 22 des japanischen Gesellschaftsgesetzes muss eine Aktiengesellschaft eintragen, dass sie ein Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss ist, die Namen der Direktoren, die Mitglieder des Überwachungsausschusses sind, die Namen der anderen Direktoren und, falls vorhanden, die Tatsache, dass einige Direktoren externe Direktoren sind. Dadurch wird die Governance-Struktur des Unternehmens für externe Interessengruppen transparent offengelegt. Dieses strenge rechtliche Rahmenwerk gewährleistet, dass der Name „Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss“ ein bestimmtes Niveau an Governance mit Substanz rechtlich garantiert.

Prüfungsausschuss in Japan: Zusammensetzung, Befugnisse und Betrieb

Der Kern eines Unternehmens mit einem Prüfungsausschuss in Japan ist der Prüfungsausschuss selbst. Bei der Gestaltung dieses Ausschusses sind verschiedene gesetzliche Anforderungen integriert, um die Wirksamkeit der Überwachungsfunktion sicherzustellen.

Zusammensetzung des Ausschusses

Die Zusammensetzung des Überwachungsausschusses ist im japanischen Gesellschaftsrecht detailliert geregelt, um seine Unabhängigkeit und Fachkompetenz zu gewährleisten. Zunächst muss der Ausschuss aus mindestens drei Direktoren bestehen (Artikel 331, Absatz 6 des japanischen Gesellschaftsrechts). Diese Mitglieder werden als „Direktoren, die Mitglieder des Überwachungsausschusses sind“ bezeichnet.

Das wichtigste Strukturmerkmal ist, dass die Mehrheit der Mitglieder „außenstehende Direktoren“ sein muss (Artikel 331, Absatz 6 des japanischen Gesellschaftsrechts). Außenstehende Direktoren sind solche, die keine Erfahrung als geschäftsführende Direktoren oder Angestellte des Unternehmens haben und auch keine Positionen in der Muttergesellschaft oder Schwesterunternehmen innehaben, wodurch sie eine unabhängige Position gegenüber dem Management einnehmen. Diese Anforderung bildet die institutionelle Grundlage dafür, dass der Überwachungsausschuss aus einer objektiven Perspektive prüft und sich von den internen Logiken und Interessenkonflikten des Managements distanziert.  

Darüber hinaus dürfen Direktoren, die Mitglieder des Überwachungsausschusses sind, nicht gleichzeitig als geschäftsführende Direktoren, Rechnungsprüfer, Prokuristen oder andere Angestellte des Unternehmens tätig sein (Artikel 331, Absatz 3 des japanischen Gesellschaftsrechts). Auch dies ist eine wichtige Regelung, um die Trennung von Überwachungs- und Kontrollfunktionen von den operativen Funktionen zu gewährleisten und Interessenkonflikte zu vermeiden.

Im Gegensatz dazu war es in traditionellen Unternehmen mit einem Aufsichtsrat erforderlich, mindestens einen ständigen Aufsichtsrat aus den Mitgliedern zu wählen. Für Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung, ständige Mitglieder zu ernennen. Dies basiert auf der Überlegung, dass der Überwachungsausschuss als internes Organ des Vorstands ständig Zugang zu den Diskussionen und Informationen des Vorstands hat und Prüfungen auf der Grundlage des internen Kontrollsystems durchführt, sodass ständige Mitglieder nicht unbedingt erforderlich sind. Dennoch bestimmen viele Unternehmen freiwillig ständige Mitglieder des Überwachungsausschusses, um die Effektivität der Prüfungen zu erhöhen.  

Aufgaben und Befugnisse des Ausschusses

Die Befugnisse des Prüfungsausschusses werden nicht von den einzelnen Mitgliedern unabhängig ausgeübt, sondern durch Beschlüsse des Ausschusses als Ganzes, was das Prinzip der “kollegialen Entscheidungsfindung” darstellt. Dies unterscheidet sich wesentlich von dem früheren System des Aufsichtsrats, bei dem die einzelnen Prüfer unabhängige Befugnisse hatten, also ein “Einzelentscheidungsprinzip”. Durch die kollegiale Entscheidungsfindung wird eine vorsichtigere und systematischere Beurteilung erwartet, die auf der vielfältigen Expertise mehrerer Mitglieder basiert.  

Artikel 399-2, Absatz 3 des japanischen Gesellschaftsgesetzes (Japanisches Gesellschaftsgesetz) legt die Hauptaufgaben und Befugnisse des Prüfungsausschusses wie folgt fest:

1. Prüfung der Ausführung der Aufgaben der Direktoren und Erstellung des Prüfungsberichts: Dies ist die grundlegendste Aufgabe des Prüfungsausschusses. Es wird geprüft, ob die Direktoren (und im Falle von Unternehmen mit Rechnungsbeteiligten auch die Rechnungsbeteiligten) die Gesetze und die Satzung einhalten und ihre Aufgaben im Interesse des Unternehmens ordnungsgemäß ausführen, und die Ergebnisse werden in einem Prüfungsbericht zusammengefasst.  
2. Entscheidung über den Inhalt der Vorschläge zur Ernennung und Abberufung des Wirtschaftsprüfers: Der Ausschuss hat die Befugnis, den Inhalt der Vorschläge zur Ernennung, Abberufung oder Nichtwiederernennung des Wirtschaftsprüfers, die der Hauptversammlung vorgelegt werden, zu bestimmen. Dadurch wird verhindert, dass das Management einen Wirtschaftsprüfer auswählt, der ihm genehm ist, und der Prüfungsausschuss gewährleistet die Unabhängigkeit der externen Prüfung.  
3. Entscheidung über die Meinungen zu Personal- und Vergütungsfragen der Direktoren, die nicht Mitglieder des Prüfungsausschusses sind: Der Ausschuss entscheidet über die Meinungen, die in der Hauptversammlung zu der Ernennung, Abberufung, dem Rücktritt und der Vergütung der anderen Direktoren (hauptsächlich derjenigen, die für die Ausführung der Geschäfte verantwortlich sind) geäußert werden. Dies bedeutet, dass der Prüfungsausschuss einen starken Einfluss auf die Zusammensetzung des Managements und die Gestaltung von Anreizen ausüben kann, was als wichtiger Bestandteil der Überwachungsfunktion angesehen wird.  

Zusätzlich zu diesen Aufgaben hat der Prüfungsausschuss auch wichtige “Zustimmungsrechte”. Beispielsweise muss der Vorstand bei der Festlegung der Vergütung des Wirtschaftsprüfers die Zustimmung des Prüfungsausschusses einholen (Artikel 399, Absatz 1 und 3 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Auch wenn der Vorstand einen Vorschlag zur Ernennung eines Direktors, der Mitglied des nächsten Prüfungsausschusses werden soll, der Hauptversammlung vorlegt, ist im Voraus die Zustimmung des Prüfungsausschusses erforderlich (Artikel 344-2, Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Diese Zustimmungsrechte sind wichtige rechtliche Werkzeuge, um sicherzustellen, dass der Prüfungsausschuss einen wesentlichen Einfluss auf das Management und die externen Prüfer, die Gegenstand seiner Überwachung sind, ausüben kann.  

Befugnisse der einzelnen Mitglieder des Prüfungsausschusses

Der Prüfungsausschuss ist ein kollegiales Organ, doch das bedeutet nicht, dass die einzelnen Mitglieder keinerlei Befugnisse besitzen. Das japanische Recht hat die Verteilung der Befugnisse geschickt gestaltet, um die Effektivität der organisatorischen Prüfung und die Verantwortung der einzelnen Aufsichtspersonen in Einklang zu bringen.

Zunächst einmal gehören die Befugnisse zur Untersuchung der Geschäftstätigkeiten und Vermögenslage des Unternehmens sowie das Recht, Berichte von Direktoren und Angestellten anzufordern (Untersuchungsrecht der Geschäfts- und Vermögenslage), dem Prüfungsausschuss. Um diese Befugnisse auszuüben, wählt der Ausschuss aus seinen Mitgliedern eine bestimmte Person (ausgewähltes Mitglied des Prüfungsausschusses) aus, die die Untersuchungen durchführt (Artikel 399-3 des japanischen Gesellschaftsgesetzes (2005)). Das bedeutet, dass einzelne Mitglieder des Prüfungsausschusses nicht ohne Beschluss des Ausschusses eigenständig offizielle Untersuchungen einleiten können. Dies stellt sicher, dass die Prüfungsaktivitäten als Organisation kontrolliert und planmäßig durchgeführt werden.  

Gleichzeitig jedoch sind alle Mitglieder des Prüfungsausschusses mit äußerst wichtigen Befugnissen ausgestattet, die sie unabhängig und ohne Beschluss des Ausschusses in ihrer persönlichen Eigenschaft ausüben können. Diese Befugnisse dienen als eine Art “letzte Sicherheitsvorkehrung”, um auf Notfälle zu reagieren, die die Gesundheit des Unternehmens gefährden könnten.

• Berichtspflicht gegenüber dem Vorstand: Wenn ein Direktor unrechtmäßige Handlungen begeht oder die Gefahr besteht, dass er solche Handlungen begeht, oder wenn Tatsachen vorliegen, die gegen Gesetze oder die Satzung verstoßen, besteht die Pflicht, dies unverzüglich dem Vorstand zu melden (Artikel 399-4 des japanischen Gesellschaftsgesetzes (2005)).  
• Berichtspflicht gegenüber der Hauptversammlung: Wenn ein Direktor beabsichtigt, der Hauptversammlung Vorschläge oder Dokumente vorzulegen, die gegen Gesetze verstoßen oder erheblich unangemessene Punkte enthalten, muss das Untersuchungsergebnis der Hauptversammlung gemeldet werden (Artikel 399-5 des japanischen Gesellschaftsgesetzes (2005)).  
• Recht auf Unterlassungsklage gegen Handlungen von Direktoren: Wenn ein Direktor Handlungen außerhalb des Unternehmenszwecks oder andere gesetzes- oder satzungswidrige Handlungen vornimmt, die dem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen könnten, kann gegen diesen Direktor eine Unterlassungsklage erhoben werden (Artikel 399-6 des japanischen Gesellschaftsgesetzes (2005)).  

Diese Befugnisstruktur basiert auf einem fein abgestimmten Gleichgewicht, bei dem routinemäßige und planmäßige Prüfungen effizient durch den Ausschuss als Organisation durchgeführt werden, während die endgültige Befugnis, um ein Abgleiten der Unternehmensführung zu verhindern, dem Gewissen und der Verantwortung der einzelnen Mitglieder anvertraut wird.

Zwei Arten von Direktoren: Direktoren als Mitglieder des Prüfungsausschusses und andere Direktoren

Um ein Unternehmen mit einem Prüfungsausschuss gemäß dem japanischen Rechtssystem zu verstehen, ist es von entscheidender Bedeutung zu erkennen, dass dieses System zwei unterschiedliche Rollen und rechtliche Positionen innerhalb des Vorstands geschaffen hat. Diese sind: “Direktoren als Mitglieder des Prüfungsausschusses” und “andere Direktoren”. Diese Unterscheidung betrifft eine Vielzahl von Aspekten, darunter das Ernennungsverfahren, die Amtszeit und den Prozess der Vergütungsfestlegung.

Direktoren, die Mitglieder des Prüfungsausschusses sind

Direktoren, die Mitglieder des Prüfungsausschusses sind, übernehmen, wie der Name schon sagt, hauptsächlich die Überwachung und Prüfung des Unternehmens als Mitglieder des Prüfungsausschusses. Sie werden als “Überwachungsrolle” erwartet, die sich klar von der Ausführung des Managements abgrenzt.  

Ihre Ernennung muss in der Hauptversammlung der Aktionäre getrennt von anderen Direktoren erfolgen (Artikel 329 Absatz 2 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Die Aktionäre üben ihr Stimmrecht aus, indem sie klar erkennen, wer die Überwachungsrolle und wer die Ausführungsrolle innehat.  

Um ihre Unabhängigkeit zu gewährleisten, ist ihre Amtszeit auf “zwei Jahre” festgelegt (Artikel 332 Absatz 4 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Diese zweijährige Amtszeit kann weder durch die Satzung noch durch einen Beschluss der Hauptversammlung verkürzt werden. Dadurch wird verhindert, dass sie leicht durch Druck des Managements abgesetzt werden, und es ermöglicht ihnen, unter stabilen Bedingungen langfristige Prüfungsaktivitäten durchzuführen. Zudem erfordert ihre Abberufung eine “Sonderbeschluss”, der strengere Anforderungen als ein gewöhnlicher Beschluss hat, wodurch ihre Position stark geschützt wird.  

Auch in Bezug auf die Vergütung gibt es Mechanismen, um ihre Unabhängigkeit zu sichern. Die Vergütung der Direktoren, die Mitglieder des Prüfungsausschusses sind, wird separat von der Vergütung anderer Direktoren in der Hauptversammlung festgelegt, entweder in Form eines Gesamtbetrags oder einer Berechnungsmethode (Artikel 361 Absatz 2 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Die konkrete Verteilung an die einzelnen Mitglieder wird durch Beratungen unter den Mitgliedern des Prüfungsausschusses entschieden, ohne dass die Geschäftsführung, wie z.B. der Geschäftsführer, eingreift (Artikel 361 Absatz 3 des japanischen Gesellschaftsgesetzes).  

Nicht-Aufsichtsratsmitglieder des Vorstands in Japan

Die Nicht-Aufsichtsratsmitglieder des Vorstands sind hauptsächlich für die Ausführung der Unternehmensgeschäfte verantwortlich. Zu dieser Kategorie gehören die sogenannten Führungskräfte, einschließlich des Geschäftsführers. Sie sind die “ausführenden Akteure”, die Geschäftspläne vorantreiben und das tägliche Management übernehmen.

Ihre Amtszeit ist auf “ein Jahr” festgelegt (Artikel 332, Absatz 3 des japanischen Gesellschaftsgesetzes (2005)). Diese kurze Amtszeit bedeutet, dass sie jedes Jahr auf der ordentlichen Hauptversammlung das Vertrauen der Aktionäre erneut gewinnen müssen. Dadurch wird die Disziplin der Aktionäre gegenüber der Geschäftsführung erleichtert und die Verantwortlichkeit des Managements wird klarer definiert.  

Bezüglich ihrer Vergütung kann der Aufsichtsrat bei der Beschlussfassung auf der Hauptversammlung eine Stellungnahme zu deren Inhalt abgeben (Artikel 361, Absatz 6 des japanischen Gesellschaftsgesetzes (2005)). Durch die Äußerung einer Meinung zur Angemessenheit der Vergütung durch den Aufsichtsrat wird erwartet, dass übermäßige Vergütungszahlungen an die Geschäftsführung eingeschränkt werden.  

Auf diese Weise schafft die klare Unterscheidung in der Amtszeit und im Vergütungsentscheidungsprozess eine gezielte Rollenverteilung und Spannung innerhalb des Vorstands. Durch die Einrichtung von zwei Gruppen – den ausführenden Akteuren (Nicht-Aufsichtsratsmitglieder des Vorstands) mit kurzer Amtszeit und Leistungsanspruch sowie den Aufsichtsratsmitgliedern mit langer Amtszeit und garantierter Unabhängigkeit – wird angestrebt, der ausführenden Seite Mobilität und Anreize für Ergebnisse zu bieten, während der Aufsichtseite Vorsicht und Anreize zur Einhaltung von Compliance gewährt werden.

Die Sorgfaltspflicht von japanischen Direktoren und das Prinzip der Geschäftsentscheidung

Unabhängig davon, ob sie Mitglieder des Prüfungsausschusses sind oder nicht, tragen alle Direktoren die Pflicht, ihre Aufgaben mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes zu erfüllen (Sorgfaltspflicht), basierend auf ihrem Auftragsverhältnis mit dem Unternehmen (Artikel 644 des japanischen Zivilgesetzbuches, Artikel 330 des japanischen Gesellschaftsgesetzes). Bei einem Verstoß gegen diese Pflicht, der dem Unternehmen Schaden zufügt, können die Direktoren gegenüber dem Unternehmen schadensersatzpflichtig werden (Artikel 423 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsgesetzes).

Allerdings ist das Unternehmensmanagement von Natur aus mit Risiken verbunden. Wenn Direktoren aus Angst vor Risiken zurückschrecken, kann das Wachstum des Unternehmens nicht erwartet werden. Daher hat die japanische Rechtsprechung das Konzept des “Prinzips der Geschäftsentscheidung” etabliert, wenn es um die Verantwortung der Direktoren für ihre Managemententscheidungen geht. Dieses Prinzip besagt, dass selbst wenn eine Managemententscheidung der Direktoren zu einem Schaden für das Unternehmen führt, dies nicht als Verstoß gegen die Sorgfaltspflicht gilt, solange der Prozess der Informationsbeschaffung und -analyse sowie der Inhalt der Entscheidung selbst nicht erheblich unvernünftig sind.

Ein führender Fall in diesem Zusammenhang ist das Urteil des japanischen Obersten Gerichtshofs vom 15. Juli 2010. Dieses Urteil zeigte, dass bei der Beurteilung der Verantwortung der Direktoren die Umstände zum Zeitpunkt der Handlung berücksichtigt werden sollten, um festzustellen, ob die Entscheidung als unvernünftig angesehen werden kann. Dieses Prinzip gilt für alle Direktoren, jedoch unterscheiden sich die Gegenstände der Beurteilung. Für geschäftsführende Direktoren stehen “geschäftliche Entscheidungen” wie Investitionen und strategische Entscheidungen im Fokus, während für Direktoren, die Mitglieder des Prüfungsausschusses sind, die Angemessenheit von Prüfungsplänen und die Überwachung von potenziellen Unregelmäßigkeiten im Vordergrund stehen.  

Delegation der Geschäftsführung durch den Vorstand und Beschleunigung des Managements in Japan

Eine der attraktivsten Vorteile, die ein Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss bietet, ist die Möglichkeit, die Entscheidungsfindung im Management zu beschleunigen. Dies wird durch ein System der Delegation von Befugnissen vom Vorstand an einzelne Direktoren ermöglicht, das ausschließlich im Rahmen des japanischen Gesellschaftsrechts anerkannt ist.

Grundsätzlich kann der Vorstand einer Aktiengesellschaft keine “Entscheidungen über wichtige Geschäftsführungsangelegenheiten” an einzelne Direktoren delegieren (Artikel 362, Absatz 4 des japanischen Gesellschaftsrechts). Diese Regelung basiert auf der Überlegung, dass wichtige Entscheidungen, die das Fundament des Unternehmens betreffen, sorgfältig im Gremium des Vorstands beraten werden sollten.

Für Unternehmen mit einem Überwachungsausschuss gibt es jedoch eine wichtige Ausnahme von diesem Grundsatz (Artikel 399-13 des japanischen Gesellschaftsrechts). Diese Bestimmung erlaubt es einem Unternehmen mit Überwachungsausschuss, unter bestimmten Bedingungen durch einen Beschluss des Vorstands, die “Entscheidungen über wichtige Geschäftsführungsangelegenheiten” ganz oder teilweise an bestimmte Direktoren (in der Regel den geschäftsführenden Direktor) zu delegieren.

1. Wenn die Mehrheit des Vorstands aus externen Direktoren besteht: In Fällen, in denen eine sehr hohe Unabhängigkeit durch die Mehrheit der externen Direktoren im Vorstand gewährleistet ist, kann die Delegation der Befugnisse allein durch einen Beschluss des Vorstands erfolgen (Artikel 399-13, Absatz 5 des japanischen Gesellschaftsrechts). Allerdings erfüllen nicht viele Unternehmen diese Anforderung.
2. Wenn es in der Satzung festgelegt ist: Dies ist eine Methode, bei der in der Satzung festgelegt wird, dass “durch einen Beschluss des Vorstands die Entscheidungen über wichtige Geschäftsführungsangelegenheiten ganz oder teilweise an Direktoren delegiert werden können” (Artikel 399-13, Absatz 6 des japanischen Gesellschaftsrechts). Für die meisten Unternehmen stellt dies eine realistische Option dar.

Wenn diese Delegation der Befugnisse möglich wird, kann der geschäftsführende Direktor beispielsweise schnell Entscheidungen über Investitionsprojekte oder Geschäftspartnerschaften von geringerem Umfang treffen, die bisher einen Beschluss des Vorstands erforderten. Dadurch wird der Vorstand von der täglichen Genehmigung der Geschäftsführung entlastet und kann sich auf die Entwicklung grundlegender Managementrichtlinien und die Überwachung der Geschäftsführung konzentrieren, was zu einer strategischeren und essenzielleren Diskussion führt.

Dieses System zielt darauf ab, eine starke Überwachungsstruktur mit einem dynamischen Management zu vereinen. Das Gesetz geht davon aus, dass eine unabhängige und starke Überwachungsinstanz, der Überwachungsausschuss, existiert und dass unter dessen Aufsicht die Governance auch bei weitreichender Entscheidungsfreiheit des Managements gewahrt bleibt. Mit anderen Worten, Unternehmen können durch die Akzeptanz einer strengeren Überwachung als “Gegenleistung” die “Belohnung” einer beschleunigten Geschäftsführung erhalten, was eine Art von Austauschbeziehung darstellt, die diesem Rechtssystem zugrunde liegt.

Allerdings gibt es auch besonders wichtige Angelegenheiten, die unter keinen Umständen an Direktoren delegiert werden können, und diese sind gesetzlich festgelegt. Zu den in Artikel 399-13, Absatz 4 des japanischen Gesellschaftsrechts aufgeführten Angelegenheiten gehören unter anderem:

• Veräußerung und Erwerb wichtiger Vermögenswerte
• Aufnahme erheblicher Schulden
• Ernennung und Abberufung von Prokuristen und anderen wichtigen Angestellten
• Einrichtung, Änderung und Auflösung von Zweigstellen und anderen wichtigen Organisationen

Diese Angelegenheiten könnten das Fundament des Unternehmens erschüttern, weshalb weiterhin eine sorgfältige Beratung im Vorstand erforderlich ist.

Vergleich mit anderen Organisationsstrukturen

Um die Besonderheiten einer Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss in Japan besser zu verstehen, ist ein Vergleich mit den anderen wesentlichen Organisationsstrukturen, die das japanische Gesellschaftsrecht anerkennt, unerlässlich. Dazu gehören die „Gesellschaft mit einem Aufsichtsrat“ und die „Gesellschaft mit einem Nominierungs- und anderen Ausschüssen“.

Der grundlegendste Unterschied zur traditionellen Gesellschaft mit einem Aufsichtsrat liegt in der Rolle und der Position der Überwachungsfunktion. In einer Gesellschaft mit einem Aufsichtsrat sind die Aufsichtsräte keine Mitglieder des Vorstands und haben kein Stimmrecht bei den Beschlüssen des Vorstands. Sie überwachen die Geschäftsführung als unabhängiges Organ von außen. Im Gegensatz dazu sind in einer Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss die Mitglieder des Überwachungsausschusses als Direktoren formelle Mitglieder des Vorstands und üben ihr Stimmrecht bei allen Beschlüssen aus. Dadurch wird die Perspektive der Überwachung direkt in den Entscheidungsprozess des Managements integriert. Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht darin, dass die Befugnisse der Aufsichtsräte auf der Unabhängigkeit der einzelnen Aufsichtsräte basieren („Einzelverantwortung“), während der Überwachungsausschuss seine Befugnisse durch kollektive Beratung als Ausschuss ausübt („kollektive Verantwortung“).

Als nächstes der Vergleich mit der Gesellschaft mit einem Nominierungs- und anderen Ausschüssen. Beide Strukturen haben gemeinsam, dass der Überwachungsausschuss ein internes Komitee des Vorstands ist, das mehrheitlich aus externen Direktoren besteht. Es gibt jedoch erhebliche Unterschiede im Umfang und in der Struktur. Eine Gesellschaft mit einem Nominierungs- und anderen Ausschüssen ist verpflichtet, neben dem Überwachungsausschuss auch einen „Nominierungsausschuss“ zur Bestimmung der Ernennung und Abberufung von Direktoren sowie einen „Vergütungsausschuss“ zur Festlegung der Vergütung von Führungskräften einzurichten, insgesamt also drei Ausschüsse. Im Gegensatz dazu ist in einer Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss nur der Überwachungsausschuss obligatorisch. Darüber hinaus wird in einer Gesellschaft mit einem Nominierungs- und anderen Ausschüssen die Geschäftsführung von „Exekutivdirektoren“ übernommen, die vom Vorstand getrennt sind, und der Vorstand konzentriert sich ausschließlich auf die Überwachung, was eine strikte „Trennung von Überwachung und Ausführung“ gesetzlich vorschreibt. In einer Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss ist eine solche Trennung nicht obligatorisch, und Direktoren, die nicht Mitglieder des Überwachungsausschusses sind, übernehmen die Geschäftsführung. Daher wird die Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss als flexibler und einfacher zu implementieren angesehen, da sie weniger Änderungen an der bestehenden Organisationsstruktur erfordert als eine Gesellschaft mit einem Nominierungs- und anderen Ausschüssen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss eine ausgewogene Struktur darstellt, die sich von der „Trennung von Vorstand und Überwachungsorgan“ der Gesellschaft mit einem Aufsichtsrat löst und die Überwachungsfunktion in den Vorstand integriert, ohne jedoch eine so grundlegende organisatorische Umstrukturierung wie bei einer Gesellschaft mit einem Nominierungs- und anderen Ausschüssen zu verlangen.

Die folgende Tabelle vergleicht die Hauptmerkmale dieser drei wesentlichen Organisationsstrukturen.

Übergang zu einer Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss: Vorteile und zu beachtende Punkte in Japan

Für Unternehmen, die den Übergang zu einer Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss in Betracht ziehen, ist es entscheidend, die Vorteile und praktischen Überlegungen dieses Systems unter japanischem Recht genau zu verstehen, da dies eine wichtige Managemententscheidung darstellt.

Hauptvorteile

Der größte Vorteil dieses Systems besteht darin, dass die Überwachungsfunktion des Vorstands wesentlich gestärkt wird. Da die Mitglieder des Überwachungsausschusses als Direktoren Stimmrechte besitzen und direkt an den Diskussionen des Vorstands teilnehmen, wird die Überwachungsperspektive in den Entscheidungsprozess eingebettet, was die Qualität der Diskussionen verbessert.

Zweitens verbessert sich die Agilität des Managements. Wie bereits erwähnt, können, sofern bestimmte Bedingungen wie die Festlegung in der Satzung erfüllt sind, Entscheidungsbefugnisse für wichtige Geschäftsführungsaufgaben an einzelne Direktoren delegiert werden, was eine schnelle und flexible Entscheidungsfindung in Reaktion auf Marktveränderungen ermöglicht.

Drittens kann eine Verbesserung der Bewertung durch ausländische Investoren erwartet werden. Das japanische Überwachungssystem ist im Ausland wenig bekannt und wurde hinsichtlich seiner Wirksamkeit oft in Frage gestellt. Die Einrichtung eines Überwachungsausschusses innerhalb des Vorstands ähnelt jedoch dem Governance-Modell in Europa und den USA und ist für ausländische Investoren leichter verständlich. Tatsächlich bewerten auch globale Stimmrechtsberatungsunternehmen dieses System positiv, was zu einer verbesserten Kapitalbeschaffung und einem gesteigerten Unternehmenswert auf den globalen Kapitalmärkten führen kann.

Viertens kann die Effizienz der Zusammensetzung der Führungskräfte verbessert werden. Traditionell mussten börsennotierte Unternehmen, die ein Überwachungsausschusssystem einrichten, sowohl externe Direktoren als auch externe Überwachungsmitglieder ernennen, um den Anforderungen des Governance-Codes gerecht zu werden. In einer Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss können externe Direktoren, die Mitglieder des Überwachungsausschusses sind, beide Rollen übernehmen, was es ermöglicht, mit einer kleineren Anzahl von Führungskräften ein starkes Governance-System zu etablieren und möglicherweise die Kosten für Führungskräftevergütungen zu senken.

Praktische Überlegungen

Auf der anderen Seite gibt es einige Überlegungen, die beim Übergang zu beachten sind. Erstens erfordert der Übergang zu einem neuen System erhebliche Zeit und Kosten, einschließlich der Beschlussfassung auf der Hauptversammlung zur Änderung der Satzung, der Überarbeitung des Ernennungsprozesses für Führungskräfte und der Anpassung interner Regelungen.

Zweitens beträgt die Amtszeit der Direktoren, die nicht Mitglieder des Überwachungsausschusses sind, ein Jahr, was bedeutet, dass das Management jedes Jahr das Vertrauen der Aktionäre gewinnen muss, was den Druck auf kurzfristige Leistung erhöhen kann. Dies birgt auch das Risiko, die Stabilität des Managements zu beeinträchtigen.

Drittens besteht die Herausforderung, die Wirksamkeit des Überwachungsausschusses sicherzustellen. Da die Ernennung von Vollzeitmitgliedern nicht verpflichtend ist, besteht das Risiko, dass die Aktivitäten des Ausschusses formell werden. Der Aufbau eines unterstützenden Sekretariats und die Schaffung einer Umgebung, in der externe Direktoren, die nicht Vollzeit tätig sind, ausreichend informiert sind und aktiv arbeiten können, sind entscheidend, um das System effektiv zu nutzen.

Viertens ist die Schwierigkeit der kollegialen Entscheidungsfindung zu beachten. Im Gegensatz zum Einzelentscheidungsprinzip der Überwachungsmitglieder basiert der Überwachungsausschuss auf kollegialen Entscheidungen, was in dringenden Situationen eine schnelle Entscheidungsfindung erschweren kann. Auch das Risiko, dass die Überwachungsfunktion bei Meinungsverschiedenheiten zwischen den Mitgliedern ins Stocken gerät, muss berücksichtigt werden.

Schließlich gibt es die allgemeine Herausforderung, geeignete Talente zu sichern. Die externen Direktoren, die die Mehrheit des Überwachungsausschusses ausmachen, müssen über Kenntnisse in Finanzen und Rechnungswesen, ein tiefes Verständnis für das Geschäft des Unternehmens und vor allem die Fähigkeit verfügen, unabhängig vom Management fundierte Meinungen zu äußern. Die Sicherung solcher qualifizierten Personen bleibt für viele Unternehmen eine große Herausforderung.

Zusammenfassung

Eine Gesellschaft mit einem Überwachungsausschuss ist eine der fortschrittlichen und leistungsstarken Optionen für Corporate Governance, die das japanische Gesellschaftsrecht (Japanisches Gesellschaftsrecht) bietet. Der Kernwert liegt darin, die Aufsichtsfunktion eines international anerkannten starken Vorstands strategisch mit einem flexiblen Managementsystem zu vereinen, das auf ein sich schnell veränderndes Geschäftsumfeld reagieren kann. Dieses System adressiert die Herausforderungen der Effektivität der Aufsichtsfunktion, die traditionelle Gesellschaften mit einem Aufsichtsrat hatten, ohne jedoch die umfassenden organisatorischen Änderungen zu verlangen, die bei einer Gesellschaft mit Nominierungsausschuss erforderlich sind. Daher stellt es für viele japanische Unternehmen eine realistische und attraktive Option dar. Um jedoch die Vorteile maximal auszuschöpfen, ist es notwendig, sich ernsthaft mit praktischen Herausforderungen wie der Verwaltung der Amtszeiten von Direktoren, dem Aufbau eines Betriebssystems zur Unterstützung der Effektivität des Ausschusses und vor allem der Sicherstellung kompetenter externer Direktoren, die dieses System tragen, auseinanderzusetzen. Die Wahl und der Aufbau des optimalen Governance-Systems für das eigene Unternehmen ist eine äußerst wichtige strategische Entscheidung, um eine nachhaltige Steigerung des Unternehmenswerts zu erreichen.

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Beratung einer vielfältigen in- und ausländischen Klientel zu Fragen der japanischen Corporate Governance, einschließlich der Einführung und des Betriebs von Gesellschaften mit Überwachungsausschuss. In unserer Kanzlei sind mehrere englischsprachige Anwälte mit ausländischen Anwaltszulassungen tätig, die in der Lage sind, die komplexen Themen des japanischen Gesellschaftsrechts aus internationaler Perspektive verständlich zu erläutern und unseren Klienten fachkundige und praxisnahe Unterstützung beim Aufbau eines für ihre Geschäftsziele optimalen Governance-Systems zu bieten. Sollten Sie rechtliche Unterstützung zu den in diesem Artikel behandelten Themen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.