Was ist die digitale Lohnzahlung (digitales Gehalt)? Erklärung von Einführungsbeispielen und Verfahren.

Während die japanische Regierung das Ziel gesetzt hat, bis zum Jahr Reiwa 7 (2025) eine Bargeldlos-Zahlungsquote von 40% zu erreichen, wurde im Jahr Reiwa 5 (2023) mit 39,3% (126,7 Billionen Yen) ein historischer Höchststand verzeichnet. Angesichts des jüngsten Anstiegs der Nachfrage nach bargeldlosen Zahlungen hat das japanische Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Wohlfahrt im April des Jahres Reiwa 5 (2023) die “Digitalen Lohnzahlungen (Digitale Gehälter)” freigegeben.

Doch wie können digitale Lohnzahlungen in der Praxis genutzt werden? In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen der digitalen Lohnzahlungen (digitalen Gehälter), deren Vor- und Nachteile sowie die Einführungsverfahren.

Was ist die digitale Lohnzahlung (Digitaler Gehalt)?

Die digitale Lohnzahlung (Digitaler Gehalt) ist ein System, bei dem Arbeitnehmer, sofern sie zustimmen, ihr Gehalt nicht mehr traditionell in bar oder durch Überweisung auf ein Konto erhalten, sondern stattdessen elektronische Methoden (wie Smartphone-Zahlungs-Apps, Prepaid-Karten oder digitale Währungen wie elektronisches Geld) nutzen, um Geld auf das Konto eines Geldtransferdienstleisters zu überweisen.

Geldtransferdienstleister sind registrierte Unternehmen, die Überweisungsdienste anbieten, jedoch keine Banken sind. Stand August 2024 (Reiwa 6) sind 82 Unternehmen registriert. Bekannt sind beispielsweise die von SoftBank unterstützte ‘PayPay’ und ‘LINE Pay’ von LINE, die auch Zahlungsfunktionen über Smartphone-Apps anbieten. Nutzer können die Apps der Geldtransferdienstleister mit ihren Bankkonten verknüpfen und das aufgeladene Geld für Überweisungen oder Einkäufe verwenden.

Um Geldtransferdienste anzubieten, muss man sich gemäß dem ‘Japanese Payment Services Act’ (Gesetz über Zahlungsdienste) im Voraus beim Premierminister registrieren lassen. Wer ohne Registrierung Geldtransferdienste (Devisengeschäfte) betreibt, verstößt gegen Artikel 4 Absatz 1 des ‘Japanese Banking Act’ (Bankgesetz) und kann als unerlaubter Anbieter mit den entsprechenden Strafen nach dem Bankgesetz belegt werden.

Referenz: Japanische Vereinigung der Geldtransferdienstleister ‘Überblick über Geldtransferdienste'[ja]

Unter den registrierten Geldtransferdienstleistern können nur die Konten der von dem Minister für Gesundheit, Arbeit und Soziales bestimmten Geldtransferdienstleister für die digitale Lohnzahlung verwendet werden (zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels ist PayPay Corporation das einzige Unternehmen, das vom Minister für Gesundheit, Arbeit und Soziales bestimmt wurde).

Die digitale Lohnzahlung ist eine Option. Arbeitgeber können Arbeitnehmern, die dies nicht wünschen, keine digitale Zahlung aufzwingen. Außerdem können Arbeitnehmer wählen, nur einen Teil ihres Gehalts auf das Konto eines bestimmten Geldtransferdienstleisters zu erhalten.

Referenz: Japanisches Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales | Über die Gehaltszahlung auf Konten von Geldtransferdienstleistern (Digitale Lohnzahlung)[ja]

Hintergrund der Anerkennung digitaler Gehaltszahlungen

Die Möglichkeit zur digitalen Gehaltszahlung ergibt sich aus den Veränderungen in der Gehaltsabwicklung, die mit dem Fortschritt der Digitalisierung in den letzten Jahren einhergehen.

Grundsätzlich muss das Gehalt in Währung ausgezahlt werden (Japanisches Arbeitsstandardgesetz, Artikel 24). Jedoch sind, sofern der Arbeitnehmer zustimmt, als Ausnahme die Gehaltszahlungen auf 1: Bankkonten und 2: Wertpapierkonten erlaubt (Durchführungsverordnung zum Japanischen Arbeitsstandardgesetz, Artikel 7-2).

Artikel 24: Das Gehalt muss in Währung und direkt an den Arbeitnehmer in voller Höhe ausgezahlt werden. Jedoch kann, falls gesetzliche Vorschriften oder Arbeitsvereinbarungen etwas anderes bestimmen oder das Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales eine sichere Zahlungsmethode festlegt, das Gehalt auch in anderer Form als Währung ausgezahlt werden. Zudem kann, wenn gesetzliche Vorschriften etwas anderes bestimmen oder eine Mehrheit der Arbeitnehmer in einer Gewerkschaft organisiert ist, mit Zustimmung dieser Gewerkschaft oder, falls keine Gewerkschaft existiert, mit Zustimmung der Mehrheit der Arbeitnehmervertreter, ein Teil des Gehalts einbehalten werden.

Japanisches Arbeitsstandardgesetz

Artikel 7-2: Mit Zustimmung des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber das Gehalt auf folgende Weise auszahlen. Jedoch muss, wenn die dritte Methode angewendet wird, dem Arbeitnehmer die Möglichkeit gegeben werden, zwischen der ersten und zweiten Methode zu wählen, und der Arbeitnehmer muss über die Anforderungen der Punkte i bis viii des dritten Abschnitts aufgeklärt und seine Zustimmung eingeholt werden.
i Überweisung auf ein vom Arbeitnehmer bestimmtes Bank- oder anderes Finanzinstitutskonto
ii Einzahlung auf ein vom Arbeitnehmer bestimmtes Depotkonto bei einem Finanzdienstleister (gemäß Artikel 2 Absatz 9 des Japanischen Finanzinstrumente- und Börsengesetzes (Gesetz Nr. 25 aus dem Jahr Showa 23 (1948), im Folgenden “Finanzinstrumente- und Börsengesetz” genannt), beschränkt auf diejenigen, die das Geschäft der ersten Kategorie von Finanzinstrumenten und Börsentransaktionen gemäß Artikel 28 Absatz 1 des Finanzinstrumente- und Börsengesetzes betreiben, ausgenommen Betreiber von elektronischen Sammelanlagen der ersten Kategorie gemäß Artikel 29-4-2 Absatz 9 des Finanzinstrumente- und Börsengesetzes.)

Durchführungsverordnung zum Japanischen Arbeitsstandardgesetz, Artikel 7-2[ja]

Dennoch, vor dem Hintergrund der Verbreitung von Internet- und Mobile-Banking sowie der Entwicklung der Blockchain-Technologie, sind digitale Währungen zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Lebens geworden.

Daher wurde die Digitalisierung von Gehaltszahlungen in Betracht gezogen, was eine Änderung der Durchführungsverordnung zum Japanischen Arbeitsstandardgesetz erfordert, um Gehaltszahlungen auf Konten von Geldtransferdienstleistern, die digitale Währungen verwalten, als neue Option für Gehaltszahlungen zuzulassen.

Regulierungen bezüglich digitaler Gehaltszahlungen

Die Regulierungen für digitale Gehaltszahlungen lassen sich grundsätzlich in zwei Kategorien unterteilen: „Regulierungen für Arbeitgeber“ und „Regulierungen für Geldtransferdienstleister“.

Regulierungen für Arbeitgeber

Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen als Arbeitgeber die Zustimmung ihrer Arbeitnehmer einholen, wenn sie beabsichtigen, Gehälter digital auszuzahlen.

In diesem Zusammenhang sind Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmern folgende Informationen zu erläutern:

• Die Festlegung eines maximalen Kontostands von 1 Million Yen oder Maßnahmen, um den Kontostand schnellstmöglich auf unter 1 Million Yen zu reduzieren, falls dieser Betrag überschritten wird.
• Das Vorhandensein eines Garantiemechanismus, der im Falle einer Insolvenz oder ähnlichen Situationen die schnelle Sicherstellung der den Arbeitnehmern geschuldeten Beträge gewährleistet.
• Das Vorhandensein eines Entschädigungsmechanismus für Verluste, die den Arbeitnehmern durch unautorisierte Devisentransaktionen oder andere nicht dem Arbeitnehmer zuzuschreibende Gründe entstehen.
• Die Gültigkeit des Kontostands für mindestens 10 Jahre ab dem letzten Tag, an dem eine Veränderung stattgefunden hat.
• Die Möglichkeit, Geldtransfers auf das Konto in Einheiten von einem Yen zu erhalten und mindestens einmal im Monat ohne Gebühren über Geldautomaten (ATMs) verfügen zu können.
• Die Fähigkeit, den Status der Gehaltszahlungen und die finanzielle Situation zeitnah an den japanischen Minister für Gesundheit, Arbeit und Soziales zu berichten.

Regulierungen für Geldtransferdienstleister

Zunächst ist festzuhalten, dass für Geldtransferdienstleister auf Grundlage des japanischen Gesetzes über die Abwicklung von Zahlungen und anderen Vorschriften notwendige Regulierungen wie die „Hinterlegung von Sicherheitsleistungen“ und „Systemrisikomanagement“ durch die japanische Finanzaufsichtsbehörde vorgenommen werden.

Da jedoch Anbieter, die Gehaltszahlungen durchführen, insbesondere mit arbeitsrechtlichen Fragen konfrontiert sind, werden von dem japanischen Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales zusätzliche Anforderungen gestellt. Diese basieren auf den Durchführungsverordnungen des japanischen Arbeitsnormengesetzes und sollen die „sichere Auszahlung von Löhnen“ gewährleisten, indem die oben genannten Informationspflichten der Arbeitgeber als spezifische Anforderungen festgelegt werden.

Darüber hinaus müssen Geldtransferdienstleister zusätzlich:

• Die technische Fähigkeit besitzen, die mit der Gehaltszahlung verbundenen Aufgaben korrekt und zuverlässig durchzuführen, und über ausreichendes soziales Ansehen verfügen.

Diese Anforderungen erfüllend, können Geldtransferdienstleister auf Antrag vom japanischen Minister für Gesundheit, Arbeit und Soziales als geeignete Unternehmen benannt werden.

Vorteile der digitalen Lohnzahlung

Zu den Vorteilen der digitalen Lohnzahlung zählen unter anderem folgende Punkte:

Vorteile für Arbeitnehmer

Zunächst können Arbeitnehmer ihr Gehalt direkt erhalten, ohne dass ein Bankkonto zwischengeschaltet werden muss.

Darüber hinaus können die empfangenen Löhne mindestens einmal im Monat gebührenfrei in Centbeträgen an Geldautomaten abgehoben und auch als Bargeld bezogen werden. Das Konto, auf dem das Gehalt empfangen wird, hat ein festgelegtes Limit von unter 1 Million Yen. Sollte dieses überschritten werden, wird der überschüssige Betrag auf ein vom Arbeitnehmer im Voraus registriertes Bankkonto überwiesen.

Wenn es der Arbeitnehmer wünscht, kann ein Teil des Lohns auf das Konto eines Geldtransferdienstleisters und der Rest auf ein Bankkonto überwiesen werden. Wenn beispielsweise der Wunsch besteht, von einem Nettogehalt von 300.000 Yen 200.000 Yen auf ein Bankkonto zu überweisen und die restlichen 100.000 Yen als digitales Gehalt zu erhalten, ist eine solche Zahlungsweise möglich.

Vorteile für Arbeitgeber

Arbeitgeber müssen keine Bankkonten mehr zwischenschalten und sparen sich somit die Zahlung von Gebühren, was auch wirtschaftliche Vorteile mit sich bringt.

Zudem können Arbeitgeber durch die Einführung der digitalen Lohnzahlung ihre Bereitschaft signalisieren, sich aktiv für die Verbesserung der Arbeitsumgebung einzusetzen. Wenn das Unternehmen als engagiert in Bezug auf neue Systeme für Sozialleistungen wahrgenommen wird, die von hoher Bedeutung für die Gesellschaft und die Mitarbeiter sind, und sich positiv für Arbeitsreformen und Mitarbeiterzufriedenheit einsetzt, kann dies zur Lösung des Fachkräftemangels beitragen.

Die Nachteile digitaler Gehaltszahlungen

Es gibt jedoch auch Nachteile, die mit der digitalen Auszahlung von Gehältern verbunden sein können.

Nachteile für Arbeitnehmer

Obwohl die digitale Gehaltszahlung eine Option für Arbeitnehmer ist, kann die Einführung für Personen, die nicht mit elektronischem Geld vertraut sind, schwierig sein. Dies gilt insbesondere für ältere Menschen, die möglicherweise eine geringere Nutzung von elektronischem Geld aufweisen und für die digitale Gehaltszahlungen die Notwendigkeit mit sich bringen können, ein neues Konto zu eröffnen.

Wie bereits erwähnt, ist das Konto auf einen Höchstbetrag von unter einer Million Yen festgelegt. Daher wird bei digitalen Gehaltszahlungen, die diesen Höchstbetrag überschreiten, der überschüssige Betrag automatisch auf ein im Voraus festgelegtes Bankkonto ausgezahlt.

Zudem besteht die Möglichkeit, dass es aufgrund von Systemausfällen oder Cyberangriffen zu Verzögerungen oder Fehlern bei der Gehaltszahlung kommt.

Nachteile für Arbeitgeber

Bei globalen Unternehmen ist besondere Vorsicht geboten, da sie sich an unterschiedliche Vorschriften und Gesetze in verschiedenen Ländern und Regionen anpassen müssen.

Da die Gehaltsinformationen mit den Beschäftigungsdaten der Mitarbeiter verknüpft sind, besteht unabhängig von der verwendeten digitalen Währung das Risiko von Hacking und Datenlecks, was starke Sicherheitsmaßnahmen erforderlich macht.

Um digitale Gehaltszahlungen zu unterstützen, kann es auch notwendig sein, in die Einrichtung von Unternehmenssystemen und andere anfängliche Investitionen zu investieren.

Beispiele für die Einführung digitaler Gehaltszahlungen

In Japan haben ab August 2024 (Reiwa 6) zehn Unternehmen der SoftBank Group angekündigt, mit der Nutzung von “PayPay Gehaltsempfang” zu beginnen, um Gehälter digital auszuzahlen.

Referenz: Zehn Unternehmen der SoftBank Group beginnen mit der Nutzung von ‘PayPay Gehaltsempfang’ für digitale Gehaltszahlungen[ja]

Die Entscheidung für die Unterstützung von “PayPay Gehaltsempfang” wurde von folgenden zehn Unternehmen getroffen: SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corporation, PayPay Corporation, SB C&S Corporation, SB At Work Corporation, SB Technology Corporation, SB Payment Service Corporation, PayPay Card Corporation und PayPay Securities Corporation.

Die Mitarbeiter dieser Gruppen werden ihre Gehaltszahlungen digital über PayPay Corporation erhalten. Da PayPay Corporation derzeit der einzige in Japan lizenzierte Geldtransferdienstleister ist, wird dieser Fall als erstes Beispiel seiner Art im Land stark beachtet.

Referenz: PayPay Corporation “Erhalt der Designation vom Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales für digitale Gehaltszahlungen”

Referenz: Japanisches Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales “Übersicht über die Dienstleistungen der PayPay Corporation”

Verfahren zur Einführung digitaler Lohnzahlungen

Welche Schritte müssen Arbeitgeber konkret unternehmen, um digitale Lohnzahlungen einzuführen? Im Folgenden erläutern wir den Ablauf und die wichtigsten Punkte dieses Verfahrens.

Ablauf des Einführungsverfahrens

Arbeitgeber, die digitale Lohnzahlungen einführen möchten, müssen die folgenden sechs Schritte durchführen:

1. Überprüfung eines vom japanischen Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales (厚生労働大臣) autorisierten Geldtransferdienstleisters
2. Bewertung der Dienstleistungen des ausgewählten Geldtransferdienstleisters
3. Abschluss einer Betriebsvereinbarung usw.
4. Information der Arbeitnehmer
5. Einholung der individuellen Zustimmung der Arbeitnehmer
6. Überprüfung und Durchführung der administrativen Prozesse für die Lohnzahlung

Auswahlkriterien für autorisierte Geldtransferdienstleister

Bei der Auswahl eines autorisierten Geldtransferdienstleisters sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

• Die festgelegte Höchstgrenze für das Konto
• Die festgelegte Tageshöchstgrenze für Auszahlungen
• Ob Gebühren anfallen und in welcher Höhe
• Notwendigkeit eines Vertragsabschlusses mit dem Geldtransferdienstleister

Es ist möglich, mehrere autorisierte Geldtransferdienstleister auszuwählen.

Zum Zeitpunkt der Verfassung dieses Textes ist PayPay Corporation der einzige autorisierte Geldtransferdienstleister.

Referenz: Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales | Verfahren, die für die Einführung digitaler Lohnzahlungen erforderlich sind[ja]

Abschluss einer Betriebsvereinbarung

Bei der Einführung digitaler Lohnzahlungen ist es notwendig, eine Betriebsvereinbarung mit der Gewerkschaft, die die Mehrheit der Arbeitnehmer vertritt, oder, falls keine solche Gewerkschaft existiert, mit einem Vertreter der Mehrheit der Arbeitnehmer zu schließen.

Die Betriebsvereinbarung sollte folgende Punkte enthalten:

• Der Geltungsbereich für die betroffenen Arbeitnehmer
• Der Geltungsbereich für die betroffenen Löhne und deren Beträge
• Der Geltungsbereich für die ausgewählten Geldtransferdienstleister
• Der Zeitpunkt der Implementierung

Auf der Website des Ministeriums für Gesundheit[ja], Arbeit und Soziales finden Sie ein Muster für eine Betriebsvereinbarung.

Information der Arbeitnehmer und Einholung individueller Zustimmungen

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitnehmer über die oben genannten Inhalte zu informieren. Diese Aufgabe kann auch an den ausgewählten Geldtransferdienstleister delegiert werden.

Die individuelle Zustimmung der Arbeitnehmer kann nicht nur schriftlich, sondern auch in Form elektronischer Aufzeichnungen eingeholt werden. Ein Muster für die Zustimmungserklärung finden Sie auf der Website des Ministeriums für Gesundheit[ja], Arbeit und Soziales.

Zusammenfassung: Die Zukunftsaussichten digitaler Gehaltszahlungen

Wie bisher erläutert, bieten digitale Gehaltszahlungen Arbeitnehmern neue Optionen für den Empfang ihres Lohns und dienen gleichzeitig als Mittel zur Verbesserung der betrieblichen Sozialleistungen.

Obwohl das System der digitalen Lohnzahlungen noch in den Kinderschuhen steckt, steigt die Nachfrage nach bargeldlosen Zahlungen stetig an. Stand September 2024 (Reiwa 6) ist PayPay Corporation das einzige von dem Japanischen Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales designierte Geldtransferunternehmen, aber derzeit befinden sich drei weitere Geldtransferunternehmen im Prozess der Beantragung und Überprüfung.

Sobald diese Unternehmen die erforderliche Zulassung vom Japanischen Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales erhalten, wird es möglich sein, digitale Gehaltszahlungen auch mit anderen digitalen Währungen als PayPay durchzuführen. Daher ist es wahrscheinlich, dass in Zukunft die Anzahl der Unternehmen, die digitale Gehaltszahlungen anbieten, zunehmen wird.

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