Vorsichtsmaßnahmen bei der Nutzung von Subventionsantragsagenturen und Erklärung der erforderlichen Vertragspunkte

Bei der Führung eines Unternehmens kann es vorkommen, dass Sie verschiedene Arten von Subventionen in Betracht ziehen.

Subventionen sind Gelder, die von der Regierung oder lokalen Behörden zur Unterstützung von Unternehmen, die den politischen Zielen entsprechen, zur Verfügung gestellt werden, um diese Ziele zu erreichen.

Da Subventionen grundsätzlich nicht zurückgezahlt werden müssen, sind sie eine große Hilfe für die Finanzierung eines Unternehmens.

Allerdings sind Subventionen nicht für jeden zugänglich, der einen Antrag stellt. Es gibt komplexe Anforderungen für die Beantragung von Subventionen, und es ist notwendig, die Details des Geschäfts, das die Subvention beantragt, basierend auf diesen Anforderungen klar in den Antragsunterlagen zu beschreiben.

Da die Antragsunterlagen für Subventionen sehr umfangreich sind, kann es für ein Unternehmen, das seine täglichen Aufgaben erfüllt, eine erhebliche Belastung sein, sich auf den Antrag vorzubereiten. Daher ist es relativ häufig, dass die Beantragung von Subventionen an externe Berater delegiert wird.

In diesem Zusammenhang werden wir die Punkte erläutern, auf die Unternehmen, die die Beantragung von Subventionen an externe Dienstleister auslagern, bei der Unterzeichnung eines Beratungsvertrags achten sollten.

Verfahren zur Beantragung von Subventionen

Subventionen sind ein System, das, wie bereits in der Einleitung erklärt, einen Teil der notwendigen Kosten für die Bemühungen von Unternehmen bereitstellt, um den politischen Zielen von Staat und lokalen Regierungen zu entsprechen.

Hauptsächlich handhabt das japanische Ministerium für Wirtschaft, Handel und Industrie (METI) viele Subventionen.

Bei der Beantragung von Subventionen müssen Sie die neuesten öffentlichen Ausschreibungsunterlagen und vorgeschriebenen Antragsformulare besorgen und diese rechtzeitig vor dem Bewerbungsschluss beim Sekretariat einreichen.

Danach prüft das Sekretariat den Antrag auf Subventionen und entscheidet, ob er genehmigt wird oder nicht.

Die Durchführung des Projekts, das Gegenstand der Subvention ist, muss nach der Genehmigungsentscheidung erfolgen.

Subventionen werden jedoch nicht sofort an das Unternehmen ausgezahlt, sobald sie genehmigt sind.

Unternehmen, die Subventionen erhalten haben, müssen zuerst alle Kosten ausgeben und können erst nach Berichterstattung über die Durchführung des Projekts usw. Subventionen erhalten.

Da Subventionen normalerweise ein bestimmtes Budgetlimit haben, werden nicht alle Anträge genehmigt.

Zum Beispiel wird gesagt, dass die Akzeptanzrate für die bei Unternehmen beliebten “Produktionszuschüsse” (japanische Produktionszuschüsse) in der Regel etwa 50% beträgt.

Aus diesem Grund beauftragen viele Unternehmen professionelle Berater mit der Erstellung des Antrags auf Subventionen, um die Prüfung so sicher wie möglich zu bestehen.

Zusätzlich zu den Subventionen gibt es auch “Zuschüsse” (japanische Zuschüsse). Zuschüsse sind, wie Subventionen, Gelder, die von der Regierung und lokalen Regierungen gewährt werden und nicht zurückgezahlt werden müssen. Der Unterschied zwischen Subventionen und Zuschüssen besteht darin, dass Zuschüsse grundsätzlich gewährt werden, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind. Darüber hinaus sind Zuschüsse hauptsächlich Leistungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung, die vom Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales (japanisches Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales) verwaltet werden.

Wem sollte man den Antrag auf Subventionen anvertrauen?

Wenn Sie die Beantragung von Subventionen extern vergeben möchten, wen sollten Sie dann beauftragen? Um es kurz zu machen, es gibt keine spezielle Qualifikation, die für die Beantragung von Subventionen erforderlich ist. Daher gibt es viele Agenturen, die sich als Berater für die Beantragung von Subventionen bezeichnen.

Allerdings scheint es in der Praxis oft der Fall zu sein, dass kleine und mittlere Unternehmensberater, eine Art von Beraterqualifikation, die Beantragung von Subventionen übernehmen.

Darüber hinaus gibt es viele Beispiele dafür, dass Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Beratungsdienstleistungen für die Beantragung von Subventionen anbieten.

Es wird gesagt, dass es bestimmte Punkte gibt, die man beim Ausfüllen des Antragsformulars für Subventionen beachten sollte. Daher ist es ratsam, sich an einen Berater mit umfangreicher Erfahrung in der Beantragung von Subventionen zu wenden, wenn Sie diese Aufgabe extern vergeben möchten.

Die Vergütung für die Beantragung von Subventionen besteht in der Regel aus einer Anfangsgebühr und einer Erfolgsgebühr.

In diesem Fall beträgt die Anfangsgebühr in der Regel etwa 100.000 bis 150.000 Yen, und die Erfolgsgebühr beträgt etwa 10% des bewilligten Betrags. Daher sollten Sie sorgfältig überlegen, ob Sie einen Auftrag erteilen sollten, wenn die Vergütung deutlich höher ist als dieser Betrag.

Beratungsvertrag für die Beantragung von Subventionen

Wenn Sie die Beantragung von Subventionen an einen externen Dienstleister auslagern, erstellen und schließen Sie einen Beratungsvertrag mit dem Berater. In diesem Artikel erläutern wir ausführlich die Prüfpunkte eines Beratungsvertrags.

In der unten gezeigten Vertragsvorlage bezeichnet “A” das Unternehmen, das die Beantragung von Subventionen beauftragt, und “B” den Berater, der die Beantragung von Subventionen durchführt.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Erstellung eines Vertrags die unten aufgeführten Klauselbeispiele nicht einfach als Vorlage verwenden sollten, sondern diese an die tatsächlichen Umstände der Vertragsparteien anpassen sollten.

Weitere Informationen zum Inhalt eines allgemeinen Dienstleistungsvertrags finden Sie im folgenden Artikel.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract [ja]

Klausel über den Inhalt der beauftragten Dienstleistungen

Artikel ○ (Inhalt der Dienstleistungen)
A beauftragt B mit den folgenden Dienstleistungen (im Folgenden “die Dienstleistungen”), und B nimmt diese an.
(1) Erstellung von Antragsformularen und anderen erforderlichen Dokumenten für die Subventionen des Geschäftsjahres Reiwa ○ (20XX)
(2) Begleitende Arbeiten, die bei der Durchführung der in Absatz 1 genannten Dienstleistungen anfallen

Die zentrale Klausel in einem Beratungsvertrag ist diejenige, die sich auf den Inhalt der beauftragten Beratungsdienstleistungen bezieht. Hier ist es wichtig zu überprüfen, ob der Inhalt und der Umfang der Dienstleistungen klar definiert sind. Insbesondere sollte klar angegeben werden, welche Subventionsanträge beauftragt werden.

Subventionen werden normalerweise durch das Geschäftsjahr, in dem sie ausgeschrieben werden, und den Namen der Subvention spezifiziert. Daher sollten Sie den Namen der Subvention und andere Details überprüfen, indem Sie sie mit den Ausschreibungsunterlagen der nationalen oder lokalen Regierung, die die Subventionen ausschreibt, abgleichen.

Klausel über die Vergütung

Artikel ○ (Vergütung etc.)
Die Vergütung für die Dienstleistungen wird wie folgt festgelegt:
(1) Anzahlung
A zahlt B eine Anzahlung von ○○ Yen (einschließlich Verbrauchssteuer).
(2) Erfolgsgebühr
Wenn die beantragten Subventionen gewährt werden, zahlt A B eine Erfolgsgebühr in Höhe von ○○% (einschließlich Verbrauchssteuer) des gewährten Betrags.

Eine ebenso wichtige Klausel wie die über den Inhalt der beauftragten Dienstleistungen ist die Klausel über die Vergütung für die Dienstleistungen. Wie bereits erwähnt, besteht die Vergütung für die Beantragung von Subventionen in der Regel aus einer Anzahlung und einer Erfolgsgebühr.

Daher ist es für das Unternehmen, das die Beantragung von Subventionen beauftragt, wichtig zu überprüfen, ob die Berechnungsmethode und der Betrag der Vergütung im Beratungsvertrag eindeutig festgelegt sind.

Wenn zusätzlich zur Anzahlung und zur Erfolgsgebühr auch Gebühren oder Kosten festgelegt sind, die das Unternehmen tragen muss, sollten Sie den Inhalt dieser Kosten im Voraus gründlich überprüfen, um Probleme zu vermeiden.

In jüngster Zeit scheint es aufgrund der zunehmenden Anzahl von Beratern, die Subventionsanträge bearbeiten, auch Berater zu geben, die ein reines Erfolgsgebührensystem ohne Anzahlung anbieten.

Klausel über die Weitervergabe von Aufträgen

Artikel ○ (Weitervergabe von Aufträgen)
(1) Wenn B die Dienstleistungen an einen Dritten weitervergibt, muss B die vorherige schriftliche Zustimmung von A einholen.
(2) Wenn B die Dienstleistungen auf der Grundlage des vorherigen Absatzes an einen Dritten weitervergibt, muss B den Dritten verpflichten, mindestens die gleichen Pflichten zu erfüllen, die B auf der Grundlage dieses Vertrags hat.

Da die Fristen für die Beantragung von Subventionen in der Regel in Abständen von mehreren Monaten festgelegt sind, neigen Berater, die die Beantragung von Subventionen durchführen, dazu, in bestimmten Zeiträumen eine extreme Arbeitsbelastung zu haben.

Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass sie die Erstellung von Subventionsanträgen an externe Partnerunternehmen weitervergeben.

Auch in diesem Fall muss der Auftraggeber in der Lage sein zu erkennen, ob eine Weitervergabe stattgefunden hat oder nicht. Daher wird in dem oben genannten Klauselbeispiel die vorherige schriftliche Zustimmung in Absatz 1 als Bedingung festgelegt.

Wenn von Anfang an bekannt ist, dass eine Weitervergabe stattfinden wird, könnte in Absatz 1 des Klauselbeispiels auch festgelegt werden, dass “B die Dienstleistungen an ○○ weitervergeben kann und A dies zustimmt”.

Für den Auftraggeber ist es ratsam, so weit wie möglich Informationen über den Weitervergabeunternehmer, wie z.B. dessen Namen, offenzulegen.

Die Dokumente, die sich auf die Beantragung von Subventionen beziehen, enthalten Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens. Daher ist es auch bei der Weitervergabe an externe Unternehmen unerlässlich, dass mindestens die Pflicht zur Geheimhaltung auch dem Weitervergabeunternehmen auferlegt wird.

Dies ist der Zweck von Absatz 2 des oben genannten Klauselbeispiels.

Klausel über die Vertragsauflösung

Artikel ○ (Vertragsauflösung)
1. A oder B kann diesen Vertrag durch schriftliche Mitteilung an die andere Partei auflösen, wenn die andere Partei eine der folgenden Bedingungen erfüllt:
(1) Verstoß gegen eine der Bestimmungen dieses Vertrags
(2) Verschlechterung der Kreditwürdigkeit
(3) Vorliegen anderer Gründe, die die Erreichung des Vertragsziels verhindern
2. Wenn A nach der Gewährung der Subventionen die Annahme der Subventionen ablehnt oder die Subventionen aufgrund der Nichtdurchführung des Projekts durch A nicht erhalten werden können, kann der Vertrag nicht aufgelöst werden.

Absatz 1 des Klauselbeispiels ist eine allgemeine Klausel zur Vertragsauflösung. Besonders problematisch bei der Beauftragung von Subventionsanträgen ist jedoch Absatz 2 des Klauselbeispiels. Die Erfolgsgebühr für die Beantragung von Subventionen wird normalerweise fällig, wenn die beantragten Subventionen gewährt werden.

Allerdings kann das Unternehmen, das der Klient ist, die Subventionen tatsächlich erst nach der Durchführung des genehmigten Projekts erhalten. Nach Absatz 2 des Klauselbeispiels wird die Erfolgsgebühr auch dann fällig, wenn der Klient aus eigenen Gründen die Subventionen tatsächlich nicht erhalten kann, nachdem sie gewährt wurden.

Da es nicht in der Verantwortung des Beraters liegt, wenn der Klient nach der Gewährung der Subventionen die notwendigen Schritte zur Erhaltung der Subventionen nicht unternimmt, ist es unvermeidlich, dass eine solche Klausel aufgenommen wird.

Allgemeine Klauseln

Zusätzlich zu den oben genannten Klauselbeispielen gibt es allgemeine Klauseln, die in Verträgen üblicherweise festgelegt werden.

Zu den allgemeinen Klauseln gehören beispielsweise Klauseln über die Haftung für Schadensersatz, Klauseln über die zuständigen Gerichte im Falle eines Streits mit der anderen Partei und Klauseln über die Geheimhaltungspflicht.

Bei der Beantragung von Subventionen werden dem Berater hoch vertrauliche Informationen wie Geschäftspläne und Finanzinformationen des Unternehmens zur Verfügung gestellt, so dass die Klausel über die Geheimhaltungspflicht von großer Bedeutung ist. Es besteht das Risiko, dass das Unternehmen Schaden erleidet, wenn die Informationen an konkurrierende Unternehmen durchsickern.

Die Geheimhaltungspflicht kann im Beratungsvertrag festgelegt werden, aber aufgrund ihrer Wichtigkeit kann auch ein separater Geheimhaltungsvertrag (NDA) erstellt werden.

Weitere Informationen zum Geheimhaltungsvertrag (NDA) finden Sie im folgenden Artikel.

Zusammenfassung

Wenn ein externer Berater effektiv genutzt und für Subventionen ausgewählt wird, kann dies für das Unternehmen einen erheblichen Vorteil darstellen.

Wenn Sie Aufgaben im Zusammenhang mit der Beantragung von Subventionen an externe Stellen delegieren, sollten Sie unbedingt einen Vertrag abschließen.

Insbesondere bei der Beschreibung der Aufgaben und der Vergütung ist Vorsicht geboten, da hier häufig Probleme auftreten. Wenn Sie Bedenken hinsichtlich des Vertragsinhalts haben, können Sie sich auch an einen Anwalt wenden, der sich mit Unternehmensrecht auskennt und sich beraten lassen.

Maßnahmen unserer Kanzlei

Wie oben erwähnt, ist die Erstellung eines Vertrags für die sichere Nutzung von Subventionsagenturen erforderlich.

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei ist eine Kanzlei mit hoher Fachkompetenz in IT, insbesondere im Internet und Recht. In unserer Kanzlei erstellen und überprüfen wir Verträge für eine Vielzahl von Fällen, von Unternehmen, die an der Tokyo Stock Exchange Prime gelistet sind, bis hin zu Start-up-Unternehmen.

Wenn Sie Probleme mit Verträgen haben, lesen Sie bitte den folgenden Artikel.