Das japanische Aufenthaltsqualifikationssystem: Rechtlicher Rahmen für Aufenthaltsqualifikationen basierend auf Aktivitäten oder Status und dessen Auswirkungen auf die Unternehmenspraxis

Bei der Expansion von Geschäften innerhalb Japans ist die Beschäftigung von ausländischen Fachkräften zu einer unverzichtbaren Managementstrategie geworden. Allerdings benötigen Ausländer, um in Japan zu bleiben und irgendeine Tätigkeit auszuüben, stets eine rechtliche Erlaubnis, die als “Aufenthaltsqualifikation” bezeichnet wird. Das gesamte System wird durch das japanische “Einwanderungskontroll- und Flüchtlingsanerkennungsgesetz” (im Folgenden “Einwanderungsgesetz” genannt) geregelt. Dieses Gesetz legt einen strengen Rahmen fest, um die Aktivitäten und die Aufenthaltsdauer aller Ausländer, die nach Japan einreisen und sich dort aufhalten, rechtlich zu verwalten. Daher ist das genaue Verständnis dieses Systems nicht nur eine Frage des Verwaltungsverfahrens, sondern ein wesentlicher Bestandteil des Compliance-Systems und der Personalstrategie eines Unternehmens. Besonders wichtig ist, dass das Einwanderungsgesetz alle Aufenthaltsqualifikationen in zwei große Kategorien einteilt, die auf den Anhängen des zugrunde liegenden Gesetzes basieren. Die eine ist die “Aufenthaltsqualifikation Anhang 1”, die für bestimmte Aktivitäten erteilt wird, und die andere ist die “Aufenthaltsqualifikation Anhang 2”, die auf der persönlichen Identität oder dem Status einer Person beruht. Diese Einteilung ist entscheidend für die Bestimmung des Umfangs der erlaubten Aktivitäten, daher ist es für Geschäftsführer und Rechtsabteilungen von Unternehmen äußerst wichtig, die Unterschiede klar zu verstehen. In diesem Artikel werden wir die rechtlichen Grundlagen und spezifischen Inhalte dieser beiden Kategorien von Aufenthaltsqualifikationen sowie die rechtlichen Verpflichtungen, die Unternehmen tragen, auf der Grundlage von Gesetzen und Gerichtsentscheidungen erläutern.

Die rechtliche Grundlage des japanischen Aufenthaltsqualifikationssystems

Das japanische Aufenthaltsqualifikationssystem basiert vollständig auf dem japanischen Einwanderungskontrollgesetz. Artikel 1 des japanischen Einwanderungskontrollgesetzes legt seinen Zweck fest, nämlich “eine faire Verwaltung der Ein- und Ausreise aller Personen, die in das Land einreisen oder aus dem Land ausreisen, sowie des Aufenthalts aller Ausländer im Land zu gewährleisten”. Das zentrale Konzept zur Realisierung dieser “fairen Verwaltung” ist die “Aufenthaltsqualifikation”. Artikel 2-2 Absatz 1 des japanischen Einwanderungskontrollgesetzes definiert die “Aufenthaltsqualifikation” als eine Klassifizierung der Aktivitäten, die Ausländer bei Einreise und Aufenthalt in Japan ausüben dürfen. Ausländer dürfen grundsätzlich nicht in Japan bleiben, es sei denn, sie besitzen eine der im Gesetz festgelegten Aufenthaltsqualifikationen.

Die grundlegendste Struktur dieses Systems besteht darin, dass die Aufenthaltsqualifikationen durch eine Anlage zum Einwanderungskontrollgesetz in zwei Kategorien unterteilt werden. Die eine ist die in “Anlage 1” aufgeführte Aufenthaltsqualifikation, die auf der Grundlage bestimmter beruflicher oder akademischer Aktivitäten, die in Japan ausgeübt werden, erteilt wird. Die andere ist die in “Anlage 2” aufgeführte Aufenthaltsqualifikation, die auf der Grundlage des persönlichen “Status oder Standes”, wie einer Ehe mit einem Japaner oder dem Status als Daueraufenthalter, gewährt wird. Diese Klassifizierung führt zu entscheidenden Unterschieden im Umfang der Aktivitäten, insbesondere der Arbeitsaktivitäten, die Ausländer in Japan ausüben dürfen. Wenn Unternehmen Ausländer beschäftigen oder als Führungskräfte aufnehmen möchten, ist der erste Schritt im Rahmen des rechtlichen Risikomanagements, zu überprüfen, welche Kategorie der Aufenthaltsqualifikation die betreffende Person besitzt oder voraussichtlich erwerben wird. Die Verwaltung dieser Aufenthaltsqualifikationen umfasst eine Reihe von Verwaltungsverfahren, wie die Beantragung eines “Zertifikats zur Anerkennung der Aufenthaltsqualifikation” bei der Ersteinreise, die Beantragung einer “Genehmigung zur Änderung der Aufenthaltsqualifikation” bei Änderung der Aktivitäten und die Beantragung einer “Genehmigung zur Verlängerung der Aufenthaltsdauer” für eine Verlängerung des Aufenthalts. Unternehmen müssen diese Prozesse kontinuierlich verwalten.

Aufenthaltsstatus basierend auf Aktivitäten: Anhang 1

Der im Anhang 1 definierte Aufenthaltsstatus wird Ausländern gewährt, um ihnen die Ausübung bestimmter fachlicher, technischer oder geschäftlicher Aktivitäten in Japan zu erlauben. Das Hauptmerkmal dieser Kategorie ist, dass die Aktivitäten, die der ausländische Aufenthaltsberechtigte in Japan ausführen darf, grundsätzlich streng auf den Rahmen des erteilten Aufenthaltsstatus beschränkt sind. Dies spiegelt die wirtschaftspolitische Seite Japans wider, die darauf abzielt, Fachkräfte mit speziellen Fähigkeiten in bestimmten Bereichen gezielt aufzunehmen. Wenn Unternehmen Ausländer mit diesem Aufenthaltsstatus beschäftigen, tragen sie die Verantwortung, nachzuweisen, dass die Fachkenntnisse der Person und die von dem Unternehmen angebotenen Aufgaben mit den rechtlich festgelegten spezifischen Kategorien übereinstimmen. Im Folgenden erläutern wir insbesondere die wichtigsten Aufenthaltsqualifikationen, die eng mit der Unternehmensführung verbunden sind.

Management und Geschäftsführung

Dieser Aufenthaltsstatus ist für Aktivitäten vorgesehen, die das Management oder die Geschäftsführung von Handel oder anderen Geschäften in Japan umfassen. Konkret fallen darunter Positionen wie der repräsentative Direktor oder Direktor einer Aktiengesellschaft, sowie Filialleiter oder Werkleiter. Die Anforderungen für die Erlangung dieses Aufenthaltsstatus sind streng. Zunächst muss ein physisches Büro innerhalb Japans für das Geschäft gesichert sein. In den letzten Jahren werden virtuelle Büros grundsätzlich nicht anerkannt. Weiterhin wird gefordert, dass das Geschäft entweder ein Kapital von mindestens 5 Millionen Yen hat oder mindestens zwei Vollzeitmitarbeiter, die in Japan wohnen, beschäftigt. Wenn man in einer Managementposition tätig ist, sind mehr als drei Jahre Erfahrung in der Geschäftsführung oder im Management sowie ein Gehalt, das mindestens dem entspricht, was ein Japaner für dieselbe Tätigkeit erhalten würde, erforderlich. Besonders bei der Verlängerung des Aufenthaltsstatus wird die Kontinuität und Stabilität des Geschäfts streng geprüft. Beispielsweise kann bei fortlaufenden Verlusten oder Überschuldung in der Bilanz die Vorlage eines Geschäftsplans oder zusätzlicher Finanzierungsdokumente gefordert werden, sodass nicht nur formale Anforderungen erfüllt werden, sondern auch die tatsächliche finanzielle Gesundheit des Geschäfts von der japanischen Einwanderungsbehörde bewertet wird.

Technik, Geisteswissenschaften und internationale Tätigkeiten

Dieser Aufenthaltsstatus richtet sich an eine sehr breite Palette von Fachberufen und ist eine der am häufigsten genutzten Arbeitsqualifikationen in Japan. Er gliedert sich in drei Hauptbereiche. Der erste Bereich ist ‘Technik’, der Tätigkeiten umfasst, die technisches Wissen oder Kenntnisse in den Bereichen Naturwissenschaften, Ingenieurwesen oder ähnlichen Disziplinen erfordern, wie beispielsweise IT-Ingenieure oder Maschinenbauingenieure. Der zweite Bereich ‘Geisteswissenschaften’ bezieht sich auf Tätigkeiten, die Wissen in den Bereichen Rechtswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften, Soziologie oder anderen Geisteswissenschaften erfordern, einschließlich Planung, Marketing und Buchhaltung. Der dritte Bereich ‘Internationale Tätigkeiten’ bezieht sich auf Tätigkeiten, die ein Verständnis für ausländische Kulturen oder Sensibilität erfordern, wie Übersetzung, Dolmetschen, Sprachunterricht und internationale Handelstätigkeiten. Der wichtigste Punkt bei der Prüfung dieses Aufenthaltsstatus ist, dass eine direkte und vernünftige Verbindung zwischen der Ausbildung oder Berufserfahrung des Antragstellers und der in Japan auszuübenden Tätigkeit besteht. Grundsätzlich wird ein Universitätsabschluss oder der Abschluss einer japanischen Fachschule mit dem Titel eines Fachmanns als Bildungsvoraussetzung angesehen. Auch wenn diese Anforderung nicht erfüllt ist, wird in den Bereichen ‘Technik’ oder ‘Geisteswissenschaften’ eine mehr als zehnjährige, im Bereich ‘Internationale Tätigkeiten’ eine mehr als dreijährige Berufserfahrung als Erfüllung der Berufserfahrungsvoraussetzung angesehen. Durch eine Gesetzesänderung im Jahr 2015 (Heisei 27) wurden die bis dahin getrennten Aufenthaltsqualifikationen für ‘Technik’ und ‘Geisteswissenschaften & Internationale Tätigkeiten’ zusammengeführt, was es beispielsweise einem Techniker ermöglicht, flexibel in eine Managementposition im Vertrieb aufzusteigen, und somit moderne Karrierepfade unterstützt, die eine Verschmelzung von natur- und geisteswissenschaftlichem Wissen erfordern.

Unternehmensinterne Versetzungen in Japan

Dieser Aufenthaltsstatus ist für Mitarbeiter vorgesehen, die für einen bestimmten Zeitraum von einer ausländischen Niederlassung zu einer japanischen Niederlassung versetzt werden. Die relevanten Tätigkeiten fallen unter die Kategorie “Technik, Geisteswissenschaften und internationale Dienstleistungen” gemäß den japanischen Aufenthaltsqualifikationen. Zu den Formen der Versetzung gehören neben der Bewegung zwischen Haupt- und Zweigstellen desselben Unternehmens auch Versetzungen zwischen Mutter-, Tochter- und verbundenen Unternehmen. Die wichtigste Voraussetzung für diesen Aufenthaltsstatus ist, dass der Antragsteller unmittelbar vor der Versetzung nach Japan kontinuierlich für mehr als ein Jahr in einer Haupt- oder Zweigstelle oder einer anderen Geschäftsstelle im Ausland tätig war. Die strategische Bedeutung dieses Aufenthaltsstatus liegt darin, dass keine akademischen Qualifikationen erforderlich sind. Beispielsweise können hervorragende Manager oder Techniker, die zwar über langjährige praktische Erfahrung verfügen, aber keinen Universitätsabschluss haben, durch die Erfüllung der Anforderung einer mehr als einjährigen Beschäftigung für eine Versetzung nach Japan in Betracht kommen, während sie für den Aufenthaltsstatus “Technik, Geisteswissenschaften und internationale Dienstleistungen” die akademischen Anforderungen nicht erfüllen würden. Es ist jedoch zu beachten, dass dieser Aufenthaltsstatus ausschließlich für Versetzungen innerhalb derselben Unternehmensgruppe vorgesehen ist. Eine Weiterbeschäftigung in einem anderen Unternehmen unter Beibehaltung desselben Aufenthaltsstatus ist nicht möglich. Bei einem Unternehmenswechsel ist ein neuer Antrag auf Änderung des Aufenthaltsstatus, beispielsweise zu “Technik, Geisteswissenschaften und internationale Dienstleistungen”, erforderlich.

Hochqualifizierte Fachkräfte in Japan

Das System der “hochqualifizierten Fachkräfte” ist keine spezifische Aufenthaltsgenehmigung, sondern ein bevorzugtes Programm, das darauf abzielt, ausländische Fachkräfte mit hohen Fähigkeiten nach Japan zu locken. Dieses Programm basiert auf einem Punktesystem, bei dem die Bildung, Berufserfahrung, das Jahresgehalt und die Forschungsleistungen des Antragstellers in Punkte umgerechnet werden. Erreicht die Gesamtpunktzahl 70 oder mehr, wird die Aufenthaltsgenehmigung als “Hochqualifizierte Fachkraft Typ 1” gewährt. Diese Aufenthaltsgenehmigung wird je nach den zugrunde liegenden Aktivitäten in “Hochqualifizierte Fachkraft Typ 1-i (Forschungsaktivitäten etc.)”, “Hochqualifizierte Fachkraft Typ 1-ro (spezialisierte/technische Aktivitäten)” und “Hochqualifizierte Fachkraft Typ 1-ha (Managementaktivitäten)” unterteilt. Inhaber dieser Aufenthaltsgenehmigung erhalten zahlreiche Vergünstigungen, wie die Erlaubnis für Aktivitäten, die mehrere Aufenthaltsgenehmigungen umfassen, eine einheitliche Aufenthaltsdauer von fünf Jahren und eine erhebliche Verkürzung der für den Antrag auf Daueraufenthalt erforderlichen Aufenthaltsdauer (normalerweise sind 10 Jahre erforderlich, hier kann bereits nach 1 bis 3 Jahren ein Antrag gestellt werden). Darüber hinaus können ausländische Fachkräfte, die mehr als drei Jahre als “Hochqualifizierte Fachkraft Typ 1” tätig waren, einen Antrag auf Umwandlung in “Hochqualifizierte Fachkraft Typ 2” stellen, bei dem die Aufenthaltsdauer unbegrenzt ist und die Aktivitätsbeschränkungen fast vollständig aufgehoben werden. Dieses System spiegelt die klare politische Absicht Japans wider, im internationalen Wettbewerb um Talente besonders qualifizierte Fachkräfte anzuziehen und langfristig zu binden, und kann für Unternehmen ein starkes Instrument sein, um exzellente ausländische Fachkräfte zu sichern und langfristig zu fördern.

Aufenthaltsstatus basierend auf Status oder Position: Anhang 2 (Japan)

Während der Aufenthaltsstatus gemäß Anhang 1 auf der Grundlage bestimmter “Aktivitäten” gewährt wird, basiert der in Anhang 2 definierte Aufenthaltsstatus auf dem “Status oder der Position”, die der Antragsteller selbst innehat. Beispiele hierfür sind der Status als Ehepartner eines Japaners oder als dauerhafter Einwohner. Das entscheidendste und wichtigste Merkmal dieser Kategorie von Aufenthaltsstatus ist, dass es grundsätzlich keine Einschränkungen für Aktivitäten innerhalb Japans gibt. Dies gilt auch für berufliche Tätigkeiten, sodass es rechtlich möglich ist, innerhalb des gesetzlichen Rahmens in jedem Beruf zu arbeiten, von spezialisierten Aufgaben bis hin zu einfachen Arbeiten.

Aus der Perspektive des Unternehmensmanagements betrachtet, stellen Ausländer mit einem Aufenthaltsstatus gemäß Anhang 2 die flexibelsten und rechtlich risikoärmsten Arbeitskräfte dar. Unternehmen müssen nicht als Sponsor für den Erhalt des Aufenthaltsstatus fungieren und müssen auch nicht ständig überwachen, ob die beruflichen Tätigkeiten der Person innerhalb des Rahmens eines bestimmten Aufenthaltsstatus liegen. Da die Aufrechterhaltung des Aufenthaltsstatus nicht von der Beschäftigung abhängt, kann der Einstellungsprozess fast genauso durchgeführt werden wie bei der Einstellung eines Japaners. Daher werden Kandidaten mit einem Aufenthaltsstatus gemäß Anhang 2, wenn mehrere Kandidaten mit vergleichbaren Fähigkeiten vorhanden sind, aufgrund der Einfachheit des Einstellungsverfahrens und der rechtlichen Stabilität für Unternehmen zu sehr attraktiven Bewerbern.

Im Folgenden sind die wichtigsten Aufenthaltsstatus gemäß Anhang 2 aufgeführt.

• Dauerhafter Einwohner: Die Aufenthaltsdauer ist unbegrenzt und es gibt keinerlei Einschränkungen bei den Aktivitäten. Voraussetzungen für die Genehmigung sind in der Regel ein kontinuierlicher Aufenthalt in Japan von mehr als 10 Jahren, einwandfreies Verhalten und die Fähigkeit, unabhängig den eigenen Lebensunterhalt zu bestreiten.
• Ehepartner eines Japaners etc.: Zielgruppe sind Ehepartner eines Japaners, Personen, die als Kinder eines Japaners geboren wurden, oder besondere Adoptivkinder eines Japaners. Es gibt keine Einschränkungen bei der beruflichen Tätigkeit.
• Ehepartner eines dauerhaften Einwohners etc.: Zielgruppe sind Ehepartner eines “dauerhaften Einwohners” oder eines “Sonderdauerhaften Einwohners” sowie in Japan geborene Kinder. Auch bei diesem Aufenthaltsstatus gibt es keine Einschränkungen bei der beruflichen Tätigkeit.
• Ständiger Bewohner: Dieser Aufenthaltsstatus richtet sich hauptsächlich an Personen japanischer Abstammung oder an Personen, die aus anderen besonderen Gründen in Japan wohnen dürfen. Der Justizminister genehmigt diesen Status unter Berücksichtigung der individuellen Umstände, und auch hier gibt es keine Einschränkungen bei der beruflichen Tätigkeit.

Unterschiede zwischen Anhang 1 und Anhang 2 im japanischen Aufenthaltsqualifikationssystem

Wie bereits detailliert beschrieben, ist das japanische Aufenthaltsqualifikationssystem in zwei grundlegende Kategorien unterteilt: Anhang 1 und Anhang 2. Diese Unterscheidung bestimmt den Grad der Freiheit, den Ausländer bei ihren Aktivitäten in Japan haben, und wirkt sich direkt auf die rechtlichen Verpflichtungen aus, die Unternehmen bei der Beschäftigung und Verwaltung von Ausländern haben. Die Aufenthaltsqualifikationen des Anhangs 1 werden unter der Voraussetzung bestimmter spezialisierter Aktivitäten erteilt, weshalb der Umfang dieser Aktivitäten streng festgelegt ist. Arbeitgeber tragen die Verantwortung sicherzustellen, dass der Ausländer nur innerhalb des genehmigten Tätigkeitsbereichs arbeitet. Im Gegensatz dazu basieren die Aufenthaltsqualifikationen des Anhangs 2 auf persönlichen Statusbeziehungen und unterliegen keinen Aktivitätsbeschränkungen. Daher können Arbeitgeber den Inhalt der Arbeit frei bestimmen, und die Verwaltungslast zur Aufrechterhaltung der Aufenthaltsqualifikation wird erheblich reduziert. Ein klares Verständnis dieser grundlegenden Unterschiede ist unerlässlich, um eine angemessene Personalstrategie zu entwickeln und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Zusammengefasst ergeben sich folgende Unterschiede, wie in der untenstehenden Tabelle dargestellt:

Verwaltung von Aufenthaltstiteln und die rechtliche Verantwortung von Unternehmen in Japan

Wenn Unternehmen in Japan ausländische Arbeitskräfte beschäftigen, sind sie rechtlich dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass die Aktivitäten der Beschäftigten innerhalb des Rahmens liegen, der durch ihren Aufenthaltstitel erlaubt ist. Die Beschäftigung in einer nicht genehmigten Tätigkeit, insbesondere bei Arbeitsaktivitäten, fällt unter “Aktivitäten außerhalb der Qualifikation” und stellt einen Verstoß gegen das japanische Einwanderungskontrollgesetz dar. Verletzen Unternehmen diese Vorschriften, können sie schwerwiegende rechtliche Konsequenzen tragen.

Das direkteste Risiko, dem Unternehmen gegenüberstehen, ist das Verbrechen der Förderung illegaler Beschäftigung gemäß Artikel 73-2 des japanischen Einwanderungskontrollgesetzes. Diese Bestimmung sieht vor, dass Personen, die Ausländer zu illegaler Arbeit veranlassen oder vermitteln, mit bis zu drei Jahren Haft oder einer Geldstrafe von bis zu drei Millionen Yen oder beidem bestraft werden können. Wichtig ist, dass diese Verantwortung nicht nur den direkten Arbeitgeber betrifft, sondern auch Unternehmen, die Leiharbeiter beschäftigen, betreffen kann. In der Vergangenheit gab es Fälle, in denen Unternehmen, die ausländische Arbeitskräfte von Personaldienstleistern übernommen hatten, unter Verdacht standen, diese in einer nicht genehmigten Tätigkeit beschäftigt zu haben, und deshalb im Rahmen des Verbrechens der Förderung illegaler Beschäftigung untersucht wurden. Dies deutet darauf hin, dass Unternehmen verpflichtet sind, sicherzustellen, dass die Aufenthaltstitel aller ausländischen Arbeitskräfte, die auf ihrem Gelände tätig sind, mit den tatsächlich ausgeführten Tätigkeiten übereinstimmen.

Die Verantwortung der Unternehmen beschränkt sich nicht nur auf strafrechtliche Sanktionen. Es besteht auch das Risiko, zivilrechtlich auf Schadensersatz verklagt zu werden, wie durch Gerichtsurteile belegt ist. Ein Urteil des Oberlandesgerichts Hiroshima vom 26. März 2021 (2021) ist ein wichtiger Fall, der dies verdeutlicht. In diesem Fall wurde ein Ausländer, der sich mit einem “Technikpraktikum”-Aufenthaltstitel in Japan aufhielt, zu Arbeiten außerhalb des genehmigten Praktikumsplans veranlasst und infolgedessen wegen Aktivitäten außerhalb der Qualifikation festgenommen. Das Gericht entschied, dass nicht nur der direkte Arbeitgeber, die ausführende Praktikumsorganisation, sondern auch die überwachende Organisation, die eine Aufsichtsfunktion hatte, ihre Pflicht zur Verhinderung von Aktivitäten außerhalb der Qualifikation vernachlässigt hatten und somit eine Schadensersatzpflicht aufgrund unerlaubter Handlung tragen. Dieses Urteil macht deutlich, dass Unternehmen, die die Aufnahme ausländischer Arbeitskräfte an externe Organisationen delegieren, sich nicht von der endgültigen Verantwortung für die Einhaltung der Compliance befreien können. Empfangende Unternehmen sind verpflichtet, auch ohne direkte Beschäftigungsbeziehung zu überwachen, ob die Aktivitäten der Ausländer, die unter ihrer Verwaltung arbeiten, rechtmäßig sind, und können bei Vernachlässigung dieser Pflicht zivilrechtlich zur Verantwortung gezogen werden.

Zusammenfassung

Das japanische Aufenthaltsqualifikationssystem definiert den rechtlichen Status von Ausländern in Japan streng nach der Art ihrer Aktivitäten. Kern dieses Systems ist die grundlegende Unterscheidung zwischen “Aufenthaltsqualifikationen der Anlage 1”, die auf bestimmten Aktivitäten basieren und erteilt werden, und “Aufenthaltsqualifikationen der Anlage 2”, die auf dem persönlichen Status basieren und keine Aktivitätsbeschränkungen haben. Für Geschäftsführer und Rechtsabteilungen von Unternehmen ist es unerlässlich, den Unterschied zwischen diesen beiden Kategorien genau zu verstehen, um ausländische Fachkräfte strategisch einzusetzen, Compliance-Strukturen aufzubauen und schwerwiegende rechtliche Risiken wie die Förderung illegaler Beschäftigung zu vermeiden. Die Verwaltung der Aufenthaltsqualifikation ist keine einmalige Angelegenheit, sondern eine Managementaufgabe, die kontinuierliche Aufmerksamkeit und Fachwissen erfordert.

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