El Sistema de Control de Residencia en Japón: Desde la Perspectiva del Cumplimiento Corporativo y la Gestión de Riesgos

Ante el avance de la globalización y los cambios demográficos en Japón, para muchas empresas japonesas, la adquisición de talento extranjero se ha convertido en una estrategia de gestión empresarial esencial para el crecimiento del negocio. Sin embargo, para emplear a personal extranjero y aprovechar al máximo su capacidad, se requiere un conocimiento legal especializado que va más allá de la simple gestión de recursos humanos y laborales. En particular, una comprensión profunda del sistema de control de residencia basado en la “Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados de Japón” (en adelante, “Ley de Inmigración”), que es la ley fundamental que regula las actividades de los extranjeros en Japón, es un elemento extremadamente importante en la gobernanza corporativa moderna y la gestión de riesgos. Este sistema determina el estatus legal de todos los extranjeros residentes en Japón y define estrictamente su ámbito de actividad. Por lo tanto, que las empresas cumplan y apliquen adecuadamente este marco legal no solo evita responsabilidades legales, sino que también crea un entorno en el que los empleados extranjeros pueden trabajar con confianza y desplegar sus habilidades, lo que constituye una base para el crecimiento sostenido de la empresa. En este artículo, explicaremos desde una perspectiva especializada los aspectos centrales del sistema de control de residencia en Japón que los gerentes y personal legal de las empresas deben comprender, es decir, el sistema de permisos de residencia, los procedimientos de salida y reingreso al país, así como los riesgos legales relacionados, incluyendo detalles específicos de las leyes y puntos prácticos a tener en cuenta.

Fundamentos de la Gestión de Residencia: El Sistema de Estatus de Residencia en Japón

Para que los extranjeros residan y realicen actividades de manera legal en Japón, es absolutamente esencial obtener y mantener algún tipo de “estatus de residencia” definido por la Ley de Inmigración japonesa. Este sistema de estatus de residencia es el pilar de la administración de residencia en Japón y comprender su estructura es el primer paso hacia el cumplimiento normativo.

Principios Básicos del Sistema de Estatus de Residencia

El sistema de estatus de residencia en Japón se basa en el principio de “permiso”, que autoriza actividades específicas de manera individual. La ley no enumera las actividades prohibidas, sino que define de manera limitada el alcance de las actividades permitidas para cada estatus de residencia. Bajo este marco, las actividades fuera del alcance permitido, especialmente aquellas que generan ingresos, están prohibidas en principio a menos que se obtenga un permiso especial por separado. Esta estructura de “no permitido por defecto” es un principio fundamental que las empresas deben tener siempre en cuenta al gestionar las actividades laborales de sus empleados extranjeros.

Los estatus de residencia se clasifican en dos categorías principales según su base.

Una es el “estatus de actividad”, que se centra en el tipo de actividad que se realiza en Japón. Por ejemplo, “Conocimientos Técnicos, Humanidades, Negocios Internacionales” y “Gestión/Administración” se encuentran entre estos, y solo se permite participar en actividades profesionales y técnicas específicas autorizadas.

La otra es el “estatus de residencia”, que se centra en el estatus o posición personal del individuo. Esto incluye “Residente Permanente” y “Cónyuge de un Ciudadano Japonés”, entre otros, y aquellos con estos estatus de residencia pueden trabajar libremente sin restricciones en el contenido de sus actividades.

Desde la perspectiva de cumplimiento y gestión de riesgos de una empresa, hay diferencias importantes entre estas dos categorías. Al emplear a trabajadores con un estatus de actividad, la empresa tiene la responsabilidad de gestionar continuamente que el contenido del trabajo del empleado no exceda el alcance permitido por su estatus de residencia. Por otro lado, para los empleados con un estatus de residencia, no existen restricciones en las actividades laborales bajo la Ley de Inmigración, por lo que la carga de gestión de la empresa se reduce significativamente. Esta diferencia puede ser un elemento importante a considerar en la formulación de estrategias de contratación de personal.

Tarjeta de Residencia: Prueba de Estatus y Permiso de Trabajo

A los extranjeros que residen en Japón a medio y largo plazo se les emite una “Tarjeta de Residencia” por parte del Ministro de Justicia. Esta tarjeta no es simplemente un documento de identidad, sino un documento oficial que consolida información importante para la gestión de la residencia. En la tarjeta se detallan, además de la información básica como nombre, nacionalidad y fecha de nacimiento, el tipo de estatus de residencia, la fecha de vencimiento del período de residencia y, lo más importante, la “presencia o ausencia de restricciones laborales”.

El Artículo 23 de la Ley de Inmigración obliga a los residentes a medio y largo plazo a llevar siempre consigo la Tarjeta de Residencia. Para las empresas, la Tarjeta de Residencia es la única y definitiva fuente de información para verificar las calificaciones laborales de los extranjeros que desean emplear. La declaración verbal o la autopromoción del candidato no son suficientes; antes de firmar un contrato de trabajo, es legalmente necesario verificar el original de la Tarjeta de Residencia para comprender con precisión si se permite trabajar y, en caso afirmativo, cuál es el alcance permitido. Si se descuida este proceso de verificación, la empresa podría ser acusada de fomentar el trabajo ilegal, lo que constituiría una falla grave en términos de cumplimiento.

Principales Categorías de Visado de Residencia en los Negocios en Japón

Existen diversas categorías de visado de residencia directamente relacionadas con la actividad empresarial, pero es esencial comprender con precisión los requisitos y la operativa de dos categorías que afectan especialmente a la dirección y al personal especializado.

Gestión y Administración

La categoría de visado de residencia “Gestión y Administración” está destinada a extranjeros que participan en la gestión o administración de negocios en Japón. Esto incluye a representantes legales de corporaciones, directores y gerentes de sucursales. En la evaluación de este visado, no solo se considera la trayectoria del solicitante, sino también la sustancia, estabilidad y continuidad del negocio en sí, las cuales son rigurosamente examinadas.

Entre los requisitos específicos se encuentra el tener un establecimiento comercial asegurado dentro de Japón, que el tamaño del negocio cumpla con ciertos estándares (por ejemplo, emplear al menos a dos empleados a tiempo completo o tener un capital social o una inversión total de más de 5 millones de yenes), y que el plan de negocios sea concreto y viable. En particular, la continuidad del negocio se evalúa estrictamente en términos financieros, como en casos donde los estados financieros más recientes muestran que la empresa ha caído en pasivos en exceso.

La tendencia reciente indica que los requisitos para este visado de residencia se están volviendo más estrictos. Por ejemplo, se está ajustando la introducción de un sistema que exige un cierto nivel de habilidad en el idioma japonés tanto para el solicitante como para los empleados a tiempo completo, lo que refleja la importancia que las autoridades otorgan no solo al cumplimiento formal de los requisitos, sino también a la capacidad y voluntad de operar un negocio sustancial dentro de Japón. Cuando una empresa invita a un extranjero bajo esta categoría de visado, debe demostrar con documentos objetivos no solo la creación de la empresa, sino también que el negocio es sustancial y sostenible.

Tecnología, Conocimientos Humanísticos e Internacional

“Tecnología, Conocimientos Humanísticos e Internacional” es una de las categorías de visado de residencia más representativas para aquellos que buscan trabajar en Japón. Cubre actividades que requieren habilidades o conocimientos técnicos en campos como la ciencia natural, incluyendo tecnología (ingeniería), conocimientos en campos de las ciencias humanas como la ley, economía, sociología (conocimientos humanísticos), o actividades que requieren un pensamiento o sensibilidad basados en una cultura extranjera (negocios internacionales). Ejemplos específicos incluyen ingenieros de IT, diseñadores mecánicos, personal de contabilidad y finanzas, consultores, intérpretes y traductores, profesores de idiomas, diseñadores, entre otros.

El requisito más importante para obtener este visado de residencia es que exista una relación directa y razonable entre la educación o experiencia laboral del solicitante y el contenido del trabajo que realizará en Japón. Por ejemplo, en los campos de “Tecnología” y “Conocimientos Humanísticos”, se requiere, en principio, haberse graduado de la universidad especializándose en materias relacionadas con el trabajo a realizar o tener más de 10 años de experiencia laboral relevante. En el campo de “Negocios Internacionales”, se requiere, en principio, tener más de tres años de experiencia laboral, excepto en traducción e interpretación o enseñanza de idiomas.

Un punto importante es que bajo esta categoría de visado, no se permite participar en actividades consideradas como trabajo no especializado. La discrepancia entre la educación o experiencia laboral y el contenido del trabajo es una de las razones más comunes para la denegación de la solicitud de visado de residencia. Por lo tanto, las empresas deben verificar cuidadosamente que la especialización del candidato coincida con el contenido del trabajo asignado al momento de la contratación y describir claramente esta relación en la documentación de la solicitud. Además, después de la contratación, es esencial para el cumplimiento normativo que la empresa gestione continuamente para asegurarse de que las actividades laborales del empleado no se desvíen del alcance del trabajo aplicado en la solicitud y no se consideren como trabajo no especializado.

Procedimientos Legales Durante la Estancia en Japón

Los extranjeros que residen en Japón deben realizar diversos procedimientos legales en función de los cambios en su situación. Llevar a cabo estos trámites de manera adecuada es fundamental para mantener una estancia estable en el país.

Permiso de Cambio de Estatus de Residencia en Japón

Los extranjeros que poseen un estatus de residencia en Japón y desean realizar actividades que exceden el alcance permitido por su estatus actual deben solicitar y obtener previamente un “Permiso de Cambio de Estatus de Residencia”. Este procedimiento está estipulado en el artículo 20 de la Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados (Ley de Inmigración). Por ejemplo, un estudiante con el estatus de residencia de “Estudiante” que, tras graduarse, desee trabajar en una empresa japonesa como profesional especializado, necesitará cambiar su estatus a “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Negocios Internacionales”.

La solicitud de cambio de estatus de residencia no es simplemente un trámite de actualización de información registrada. Es una revisión rigurosa equivalente a una nueva solicitud de estatus de residencia, que determina si el solicitante cumple con todos los requisitos del nuevo estatus. La autoridad evaluadora juzga de manera integral, basándose en los documentos presentados por el solicitante, la validez de las nuevas actividades propuestas, la elegibilidad del solicitante y su conducta durante su estancia en Japón, incluyendo también su historial de residencia previo.

Permiso de Renovación del Período de Residencia en Japón

Cada estatus de residencia en Japón tiene un período de residencia definido por orden del Ministerio de Justicia. Si desea continuar residiendo en Japón más allá de la fecha de vencimiento del período de residencia indicado en su tarjeta de residencia, debe solicitar el “Permiso de Renovación del Período de Residencia” antes de la fecha de vencimiento del período. Este procedimiento se basa en el Artículo 21 de la Ley de Control de Inmigración. La solicitud puede realizarse, en principio, aproximadamente tres meses antes de la fecha de vencimiento del período de residencia.

Esta solicitud de renovación también actúa como una auditoría de cumplimiento periódica con respecto a la situación de residencia. La autoridad evaluadora reevaluará si el solicitante continúa realizando de manera honesta las actividades correspondientes al estatus de residencia permitido y si no hay problemas con su conducta. Por ejemplo, para aquellos con el estatus de residencia de “Gestión/Administración”, se verificará si la gestión de la empresa se mantiene de manera saludable, y para aquellos con “Tecnología/Conocimientos Especializados en Humanidades/Negocios Internacionales”, se cuestionará si continúan participando en tareas profesionales especializadas.

Incluso si no se toma una decisión sobre la solicitud antes de la fecha de vencimiento del período de residencia, si la solicitud de renovación ha sido aceptada antes de la fecha de vencimiento, se establece un “período especial” de hasta dos meses después de la fecha de vencimiento original del período de residencia, durante el cual se puede continuar residiendo legalmente. Este es un sistema importante diseñado para prevenir la situación de residencia ilegal debido a retrasos en la revisión.

Permiso para Actividades Fuera de la Cualificación en Japón

Los extranjeros con estatus de residencia en Japón necesitan obtener previamente un “Permiso para Actividades Fuera de la Cualificación” si desean participar en actividades remuneradas que no están permitidas por su actual estatus de residencia, siempre y cuando estas no interfieran con sus actividades principales. Este permiso se otorga en base al artículo 19, párrafo 2 de la Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados.

Existen principalmente dos tipos de permisos. Uno es el “Permiso General”, dirigido principalmente a aquellos con estatus de residencia de “Estudiante” o “Familia”, que permite trabajar hasta 28 horas a la semana en principio, excluyendo ciertos tipos de negocios como los relacionados con el entretenimiento para adultos. El otro es el “Permiso Individual”, que se otorga a profesionales con cualificaciones laborales que desean realizar actividades secundarias como dar conferencias o consultoría, basándose en su especialización y especificando individualmente el contenido de la actividad y el contratante.

Cuando una empresa emplea a estudiantes internacionales como trabajadores a tiempo parcial, no es suficiente con verificar la existencia del Permiso para Actividades Fuera de la Cualificación en la tarjeta de residencia. El límite de 28 horas semanales debe calcularse sumando las horas de trabajo bajo otros empleadores. Por lo tanto, las empresas deben establecer un sistema que asegure no superar el total de 28 horas semanales (incluyendo declaraciones personales, compromisos, solicitudes de trabajo concurrente, etc.) y corregir cualquier indicio de exceso. Si la empresa no gestiona adecuadamente este límite y como resultado el empleado trabaja más horas de las permitidas, la empresa corre el riesgo de ser considerada como promotora de empleo ilegal.

Permiso de Residencia Permanente en Japón

El “Permiso de Residencia Permanente” es la autorización para cambiar el estatus de residencia a “residente permanente”, según lo establecido en el artículo 22 de la Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados de Japón. El estatus de residente permanente no tiene restricciones en cuanto a las actividades de residencia y el período de residencia es indefinido, lo que significa una relajación significativa en la gestión de la residencia en comparación con otros estatus, estabilizando así considerablemente la base de vida en Japón.

Para obtener el Permiso de Residencia Permanente, es necesario cumplir con tres estrictos requisitos establecidos en el párrafo 2 del artículo 22 de la Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados. En primer lugar, “tener buena conducta” (requisito de buena conducta), en segundo lugar, “poseer los activos o habilidades suficientes para mantener una vida independiente” (requisito de sustento independiente), y en tercer lugar, “que la residencia permanente del individuo se considere beneficiosa para los intereses de Japón” (requisito de adecuación al interés nacional). El requisito de adecuación al interés nacional generalmente incluye haber residido continuamente en Japón durante más de 10 años, cumplir adecuadamente con las obligaciones públicas como el pago de impuestos y las cotizaciones de seguridad social, entre otros.

La evaluación del Permiso de Residencia Permanente se lleva a cabo con extrema cautela, y aunque el período de procesamiento estándar es de 4 meses, en la práctica puede tomar de 6 a 10 meses o incluso más. Se examina detalladamente el cumplimiento de las leyes por parte del solicitante a lo largo de todo su período de residencia en Japón, por lo que incluso pequeñas infracciones o inconsistencias pasadas pueden resultar en la denegación del permiso.

Salida Temporal y Reingreso a Japón

Los extranjeros que residen en Japón y necesitan salir del país temporalmente por motivos laborales o personales deben seguir un procedimiento adecuado antes de su salida para poder reingresar al país con el mismo estatus de residencia. Si no se cumplen estos procedimientos, el estatus de residencia que se poseía puede perderse, y sería necesario volver a solicitar desde cero un certificado de elegibilidad para residencia para regresar a Japón.

Descripción del Sistema de Permiso de Reingreso

Existen dos sistemas para facilitar el reingreso después de salir del país: el “Permiso de Reingreso” y el “Permiso de Reingreso Presumido”. La elección entre uno u otro debe hacerse cuidadosamente, dependiendo de la duración y el propósito de la salida.

El “Permiso de Reingreso” se basa en el Artículo 26 de la Ley de Control de Inmigración y se obtiene mediante una solicitud previa en la Oficina Regional de Inmigración antes de salir del país. Este permiso se utiliza cuando se prevé una ausencia prolongada de más de un año. Existen permisos de una sola entrada y permisos múltiples que pueden usarse varias veces dentro del período de validez, que puede ser de hasta cinco años, siempre dentro del período de residencia actual.

Por otro lado, el “Permiso de Reingreso Presumido” es un sistema simplificado basado en el Artículo 26-2 de la Ley de Control de Inmigración. Permite a los residentes de mediano y largo plazo que poseen un pasaporte válido y una tarjeta de residencia, reingresar a Japón dentro de un año después de su salida sin necesidad de una solicitud previa, simplemente expresando su intención de regresar al oficial de inmigración en el aeropuerto mediante la tarjeta de registro de salida (ED Card).

Selección del Sistema desde una Perspectiva de Gestión de Riesgos

El “Permiso de Reingreso Presumido” es ampliamente utilizado para viajes de negocios o turismo de corta duración debido a su procedimiento simple y la ausencia de tarifas. Sin embargo, este sistema conlleva un riesgo significativo. Su mayor debilidad es que el período de validez de un año (o hasta la fecha de vencimiento del período de residencia, lo que ocurra primero) no se puede extender desde fuera de Japón. Si por alguna razón, como una enfermedad inesperada, inestabilidad política en el lugar de destino o una extensión del viaje de negocios, no se puede reingresar a Japón dentro de ese año, el estatus de residencia se pierde automáticamente. Si se pierde el estatus de residencia, también se reinicia el tiempo acumulado para la solicitud de permiso de residencia permanente.

Desde el punto de vista de la gestión de crisis corporativa, si existe la posibilidad de que el viaje de negocios de un empleado se extienda, o si se prevé una ausencia cercana a un año, sería más prudente instruir la obtención del “Permiso de Reingreso” regular antes de la salida, incluso si esto implica más esfuerzo y costos. Esto es una medida de seguro importante para mantener el estatus de residencia estable del empleado y prevenir interrupciones inesperadas en el negocio.

A continuación, se resumen las principales diferencias entre los dos sistemas.

Responsabilidad Corporativa y Riesgos Legales: Perspectiva de un Ejecutivo

Administrar adecuadamente la residencia de los empleados extranjeros es una responsabilidad social de la empresa y, al mismo tiempo, un desafío gerencial para evitar riesgos legales significativos. En particular, los problemas relacionados con el empleo ilegal pueden dañar gravemente la reputación de la empresa y llevar a severas sanciones penales.

Delito de Fomento del Trabajo Ilegal

El artículo 73-2 de la Ley de Inmigración de Japón establece el “delito de fomento del trabajo ilegal”. Este delito castiga la acción de emplear a extranjeros sin la calificación de trabajo correspondiente o permitirles realizar actividades más allá del alcance permitido por su estatus de residencia. También se castiga el acto de poner a un extranjero bajo control para realizar actividades de trabajo ilegal o intermediar dichas actividades como un negocio. La pena legal es severa: hasta tres años de prisión o una multa de hasta tres millones de yenes, o ambas.

El aspecto más notable de este delito es lo establecido en el párrafo 2 del mismo artículo. Este párrafo estipula que se castigará el acto de fomentar el trabajo ilegal, incluso si el empleador “no sabía” que el extranjero era un trabajador ilegal, pero “hubo negligencia”. Esto impone efectivamente una obligación estricta de verificación sobre el empleador con respecto al estatus de residencia y la autorización de trabajo de los empleados extranjeros. Si se descuida la verificación de la tarjeta de residencia o no se cumplen las obligaciones básicas de cuidado, la excusa de “no saber” no será aceptada. De hecho, empresas de diversos sectores como agencias de empleo temporal, constructoras, restaurantes y escuelas de japonés han sido sancionadas por este delito, lo que demuestra que las autoridades están aplicando la ley de manera activa.

De Sanciones Penales a Responsabilidad Civil: Sentencia del Tribunal Superior de Hiroshima del 26 de marzo de 2021

Los riesgos derivados de la gestión inadecuada de la residencia no se limitan a sanciones penales o administrativas. Recientemente, se han emitido decisiones judiciales que reconocen la responsabilidad civil directa de las empresas por daños y perjuicios, una tendencia que los ejecutivos deben tomar muy en serio.

Un caso emblemático es la sentencia del Tribunal Superior de Hiroshima del 26 de marzo de 2021. En este caso, un extranjero empleado como aprendiz de “fabricación de pan” fue obligado por la empresa a trabajar en tareas de lavado de platos y servicio en un restaurante, actividades que no estaban incluidas en su plan de prácticas. Como resultado, este aprendiz fue arrestado y detenido bajo sospecha de realizar actividades fuera de su calificación.

En este caso, el tribunal ordenó a la empresa y a su representante legal pagar una indemnización por daños al aprendiz. La base de esta decisión es muy reveladora en términos de gestión de riesgos corporativos.

En primer lugar, el tribunal determinó que ordenar tareas fuera del plan era un incumplimiento contractual por parte del empleador. En segundo lugar, y más importante, el tribunal consideró que la empresa tenía el deber de no emitir órdenes de trabajo que pudieran llevar a los empleados a violar la Ley de Inmigración, y que había incumplido este deber. Aunque la empresa alegó que había consultado con la organización supervisora, el tribunal rechazó este argumento, señalando que la responsabilidad final del cumplimiento de la ley recae en la propia empresa empleadora. Además, el tribunal consideró que era inevitable que el empleado extranjero confiara en las instrucciones de la empresa y, por lo tanto, no cuestionó su responsabilidad.

El significado de esta sentencia es profundo. Demuestra que un problema de derecho público, como la violación de la Ley de Inmigración, puede llevar directamente a un problema de derecho privado, como una demanda de compensación por daños y perjuicios del empleado a la empresa. En otras palabras, si una empresa gestiona inadecuadamente el estatus de residencia de un empleado y le ordena realizar tareas más allá de las actividades permitidas, no solo corre el riesgo de ser sancionada por la administración, sino también de enfrentar una nueva responsabilidad por reclamos de compensación civil por parte del propio empleado, como lucro cesante o daño moral. Esto ha aumentado la importancia de la gestión de la residencia, pasando de ser un asunto de mera conformidad regulatoria a un tema central de relaciones laborales, responsabilidad corporativa en seguros de indemnización y gobernanza corporativa integral.

Resumen

El sistema de gestión de residencia en Japón está construido sobre un marco estricto basado en permisos individuales, y su operación es compleja. Para las empresas, comprender y cumplir correctamente con este sistema ya no es simplemente una parte de la gestión administrativa. Es una actividad de cumplimiento fundamental para proteger el valioso recurso de gestión que es el talento extranjero y apoyar el crecimiento de la empresa. Los riesgos de no verificar cuidadosamente la elegibilidad de residencia, de no gestionar continuamente el alcance del trabajo y de no cumplir adecuadamente con los diversos procedimientos pueden ser extremadamente graves, desde sanciones penales hasta responsabilidades por daños y perjuicios civiles.

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