Explicación detallada de los procedimientos de visado según las formas de contratación de empleados extranjeros en Japón

Para las empresas modernas en Japón, asegurar talento global es una estrategia de gestión crucial para lograr el crecimiento empresarial. Sin embargo, el proceso de contratación de talento extranjero sobresaliente está regulado por procedimientos legales complejos establecidos por la “Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados” de Japón (en adelante, “Ley de Inmigración”). Esta ley es la base que gestiona todas las actividades de los extranjeros que entran y residen en Japón, y comprender y cumplir con sus disposiciones es un deber legal esencial para las empresas. Los errores en los procedimientos no solo pueden retrasar los planes de contratación, sino también provocar riesgos legales graves. Este artículo tiene como objetivo proporcionar una explicación exhaustiva de los procedimientos y consideraciones para tres formas típicas de reclutamiento que los ejecutivos Negocios y los profesionales de recursos humanos y legales enfrentan en la práctica de emplear a extranjeros. En concreto, abordaremos tres escenarios: la contratación de extranjeros con visa de “estancia familiar” como empleados de tiempo completo, la contratación de extranjeros con “visas basadas en el estatus” y la oferta de empleo a extranjeros que se encuentran en Japón con una visa de “estancia corta”. Comprender y ejecutar estos procedimientos correctamente no es solo una tarea administrativa, sino una función empresarial de vital importancia para construir un sistema de cumplimiento y gestionar los riesgos legales.

Principios básicos del empleo de extranjeros y la responsabilidad legal de las empresas en Japón

Cuando una empresa contrata personal sin importar la nacionalidad, se le imponen ciertas obligaciones legales. Sin embargo, en el caso del empleo de extranjeros, existe una obligación de verificación particularmente estricta según la Ley de Inmigración japonesa. Todas las empresas deben verificar la tarjeta de residencia o pasaporte del extranjero en cuestión antes de firmar el contrato de trabajo y comenzar las actividades laborales, asegurándose de que posea la calificación de residencia que permite el trabajo y que el período de residencia sea válido. Si una empresa descuida esta obligación de verificación y emplea a un extranjero sin permiso de trabajo, puede enfrentarse a graves responsabilidades legales.

El Artículo 73-2 de la Ley de Inmigración japonesa establece el delito de “promoción del trabajo ilegal”. Este artículo sanciona a quienes permiten o colocan bajo su control a personas para realizar actividades laborales ilegales en el contexto de una actividad empresarial. En caso de violación, el individuo puede ser sancionado con una pena de prisión de hasta tres años o una multa de hasta 3 millones de yenes, o ambas, y la corporación puede ser sancionada con una multa de hasta 3 millones de yenes. El punto más importante de esta ley es que, en principio, la empresa no puede alegar “desconocimiento” como defensa. Incluso si hay “negligencia”, como no verificar la tarjeta de residencia, la empresa puede ser objeto de sanciones. En otras palabras, la ley exige que las empresas establezcan un sistema de verificación activo y seguro. Por lo tanto, seguir los procedimientos adecuados según cada tipo de contratación que se explicará a continuación es el único medio para evitar el riesgo del delito de promoción del trabajo ilegal y demostrar que la empresa está cumpliendo con sus obligaciones legales.

Puntos clave según el tipo de reclutamiento ①: Contratar a extranjeros con visa de 【Estancia Familiar】 como empleados de planta en Japón

La categoría de residencia de “Estancia Familiar” en Japón se otorga a los cónyuges e hijos que dependen de un extranjero que trabaja en Japón, y su propósito principal es permitirles residir en Japón como familia. Por lo tanto, esta categoría de residencia no está diseñada para permitir actividades laborales. Sin embargo, es posible trabajar de manera excepcional obteniendo un “Permiso de Actividades fuera de la Categoría de Residencia” según el Artículo 19 de la Ley de Inmigración japonesa. No obstante, este permiso generalmente se limita a un trabajo de hasta 28 horas por semana, pensando en empleos a tiempo parcial o trabajos por horas. Por lo tanto, emplear a extranjeros con visa de “Estancia Familiar” como empleados de planta excediendo el alcance de este permiso no es posible bajo la ley tal como está.

Para contratar a alguien como empleado de planta, es esencial cambiar la categoría de residencia actual de “Estancia Familiar” a una que permita trabajar en la actividad que se va a realizar, como por ejemplo “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Negocios Internacionales”. Este proceso se rige por la solicitud de “Permiso de Cambio de Categoría de Residencia” establecido en el Artículo 20 de la Ley de Inmigración japonesa. Esta solicitud no es simplemente una actualización del tipo de categoría de residencia, sino que implica una revisión rigurosa equivalente a la solicitud de una nueva visa de trabajo. La Agencia de Servicios de Inmigración de Japón revisa desde cero si el solicitante cumple con los requisitos de la nueva categoría de residencia. Es especialmente importante que haya una relación entre la educación y la experiencia laboral del solicitante y el trabajo que la empresa planea asignarle. Por ejemplo, si se contrata a alguien con una especialización en ingeniería para un puesto de marketing, será difícil obtener el permiso si no se puede explicar razonablemente la relación entre las tareas y la especialización. Las empresas deben ser conscientes de que esta solicitud no es un mero trámite, sino una revisión que cuestiona la validez de la contratación en sí, y deben prepararse a fondo para ello.

La solicitud de cambio de categoría de residencia se realiza ante la oficina regional de inmigración que tiene jurisdicción sobre el lugar de residencia del solicitante. El proceso normalmente requiere un período de revisión de uno a dos meses. Si se concede la solicitud, se debe pagar una tarifa de 6,000 yenes en ventanilla o de 5,500 yenes en línea.

Los documentos necesarios para el procedimiento deben ser preparados tanto por el solicitante como por la empresa receptora. Los principales documentos son los siguientes:

• Documentos preparados por el solicitante
  • Solicitud de Permiso de Cambio de Categoría de Residencia
  • Fotografía (4 cm de alto x 3 cm de ancho)
  • Presentación del pasaporte y tarjeta de residencia
  • Documentos que prueben la educación y experiencia laboral (certificados de graduación, certificados de empleo, etc.)
• Documentos preparados por la empresa
  • Certificado de registro de comercio y corporaciones de la empresa
  • Copia de los documentos de liquidación del último año fiscal
  • Tabla de resumen de los documentos legales de retención de impuestos sobre los ingresos salariales del personal del año anterior
  • Copia del contrato de trabajo (que especifique el contenido del trabajo, salario, duración, etc.)
  • Documento de justificación de empleo (documento que explica la necesidad de contratación)

Existe un sistema de categorías que simplifica los documentos a presentar según el tamaño de la empresa (empresas cotizadas, pequeñas y medianas empresas, etc.), por lo que es importante verificar a qué categoría pertenece su empresa. Los formularios de solicitud y los detalles de los documentos necesarios se pueden verificar en el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón.

Referencia: Solicitud de Permiso de Cambio de Categoría de Residencia | Agencia de Servicios de Inmigración de Japón

Referencia: Categoría de Residencia “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Negocios Internacionales” | Agencia de Servicios de Inmigración de Japón

Puntos clave según el tipo de visado【Visados basados en el estatus】al contratar extranjeros en Japón

Los visados como “residente permanente”, “cónyuge de un japonés, etc.”, “cónyuge de un residente permanente, etc.” y “residente a largo plazo” se otorgan no por la actividad específica que se realiza, sino en base al estatus o posición social de la persona, por lo que se les conoce como “visados basados en el estatus” o “visados de estatus”. Los extranjeros que poseen estos visados no tienen ninguna restricción legal en cuanto a actividades laborales, al igual que los ciudadanos japoneses. Por lo tanto, las empresas pueden emplearlos siguiendo exactamente los mismos procedimientos que con los empleados japoneses, sin importar el tipo de trabajo o las horas laborales. No es necesario realizar trámites de cambio de estatus de residencia en la Oficina de Inmigración, lo que hace que el proceso de contratación sea muy sencillo.

Sin embargo, la simplicidad de este procedimiento puede llevar a pasar por alto obligaciones legales, por lo que se requiere atención. Incluso al emplear a extranjeros con visados de estatus, las empresas están obligadas a notificar a Hello Work (Oficina Pública de Empleo) según el artículo 28 de la Ley de Promoción Integral de Políticas Laborales, Estabilidad en el Empleo de los Trabajadores y Mejora de la Vida Profesional en Japón. Esta notificación se conoce como “Notificación de la situación de empleo de extranjeros” y es obligatoria para todos los empleadores. Si se omite esta notificación o se presenta una falsa, se puede imponer una multa de hasta 300,000 yenes.

Debido a que no es necesario aplicar a la Oficina de Inmigración, existe el riesgo de que esta notificación a Hello Work se omita en el flujo estándar de contratación de la empresa. Para prevenir tales infracciones de cumplimiento, es extremadamente efectivo incorporar un mecanismo de verificación en el proceso de incorporación al momento de la contratación, que confirme la nacionalidad y, si es de nacionalidad extranjera (excluyendo a los residentes permanentes especiales), inicie automáticamente el proceso de notificación a Hello Work.

El método de notificación varía según si el extranjero se convierte en asegurado del seguro de empleo o no.

1. Si se convierte en asegurado del seguro de empleo
   • Procedimiento: Al presentar el “Aviso de adquisición de la cualificación de asegurado del seguro de empleo” (Formulario Nº 2), se completa la notificación añadiendo información sobre el estatus de residencia, el período de residencia, la nacionalidad, etc., del extranjero.
   • Destinatario: Hello Work que tiene jurisdicción sobre la ubicación de la empresa.
   • Plazo de presentación: Hasta el día 10 del mes siguiente al de la contratación.
2. Si no se convierte en asegurado del seguro de empleo
   • Procedimiento: Es necesario presentar por separado el “Formulario de notificación de la situación de empleo de extranjeros” (Formulario Nº 3).
   • Destinatario: Hello Work que tiene jurisdicción sobre la ubicación de la empresa donde trabaja el extranjero.
   • Plazo de presentación: Hasta el último día del mes siguiente al de la contratación.

Al momento de la separación del empleo, también es obligatorio presentar el aviso de pérdida de la cualificación del seguro de empleo o el formulario de notificación de la situación de empleo de extranjeros (separación). Los formularios de notificación están disponibles para su descarga en el sitio web del Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón.

Referencia: Acerca de la notificación de la situación de empleo de extranjeros | Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón

Puntos clave según el tipo de reclutamiento ③: Al ofrecer un puesto a extranjeros con visado de 【estancia corta】 en Japón

El estatus de residencia de “estancia corta” en Japón está destinado a visitas temporales que no involucran actividades remuneradas, como turismo, visitas familiares y viajes de negocios cortos (reuniones, negociaciones, etc.). Por lo tanto, está estrictamente prohibido que los extranjeros con este estatus de residencia trabajen dentro de Japón. Incluso si una empresa entrevista a un talento excepcional que se encuentra en Japón con una “estancia corta” y le ofrece un puesto, no se permite, en principio, emplear a esa persona inmediatamente en Japón y cambiar su estatus de residencia a una visa de trabajo.

El apartado 3 del artículo 20 de la Ley de Control de Inmigración de Japón estipula que el cambio de estatus de residencia desde “estancia corta” solo se permite en casos de “circunstancias especiales inevitables”. Estas “circunstancias especiales inevitables” se refieren a casos que requieren consideración humanitaria (por ejemplo: matrimonio con un ciudadano japonés, enfermedad grave que impide el regreso al país de origen), y simplemente “haber recibido una oferta de trabajo de una empresa japonesa” no se incluye en estos casos. Esta estricta aplicación tiene como objetivo prevenir actos que socaven la esencia del sistema, como obtener la calificación para trabajar en el país después de ingresar con procedimientos simplificados, evitando el riguroso examen de visado que debería realizarse en las embajadas y consulados japoneses en el extranjero.

Por lo tanto, cuando una empresa desea contratar a un extranjero con un estatus de “estancia corta”, debe seguir el siguiente procedimiento regular de dos pasos. Este procedimiento está estrictamente establecido por ley y comenzar a trabajar sin seguirlo constituye una grave violación legal.

Primera etapa: Solicitud de emisión del Certificado de Elegibilidad para Estado de Residencia

Primero, la empresa receptora debe solicitar en Japón, en representación del extranjero, la emisión del “Certificado de Elegibilidad para Estado de Residencia (COE)”. Este es un procedimiento basado en el artículo 7-2 de la Ley de Inmigración de Japón, donde el Ministro de Justicia examina y certifica previamente si las actividades planificadas del extranjero cumplen con los criterios del estatus de residencia antes de que ingrese a Japón. Este certificado facilita la emisión posterior del visado. La solicitud debe presentarse en la oficina regional de inmigración que tiene jurisdicción sobre la ubicación de la empresa. La revisión generalmente requiere un período de uno a tres meses, por lo que la empresa debe tener en cuenta este tiempo en su plan de contratación.

Segunda etapa: Solicitud de visado y entrada a Japón

Una vez que se emite el Certificado de Elegibilidad para Estado de Residencia, la empresa debe enviarlo al interesado, quien generalmente debe haber salido de Japón en este punto. El individuo debe presentar este certificado en la embajada o consulado general de Japón en su país para recibir la emisión de un visado de trabajo formal (visado). Luego, con este nuevo visado, puede ingresar a Japón y, al recibir su tarjeta de residencia en el aeropuerto, puede comenzar legalmente a trabajar. Es realista esperar un período de al menos tres a cuatro meses desde la oferta hasta el inicio efectivo del trabajo en este proceso completo.

Los documentos necesarios para la solicitud del Certificado de Elegibilidad para Estado de Residencia son similares a los de una solicitud de cambio de estatus de residencia, y se examina rigurosamente la relación entre la educación y experiencia laboral del individuo y las responsabilidades del trabajo, así como el contenido y la estabilidad del negocio de la empresa.

Referencia: Solicitud de emisión del Certificado de Elegibilidad para Estado de Residencia | Inmigración y Residencia

Comparación de Procedimientos

Las tres formas de reclutamiento que hemos explicado hasta ahora son caminos legales para emplear extranjeros en Japón, pero cada una tiene un enfoque legal, un agente de procedimiento, un tiempo requerido y puntos de atención que las empresas deben asumir que son significativamente diferentes. Identificar con precisión el tipo de estatus de residencia que posee el candidato a contratar desde el principio y seleccionar el procedimiento legal adecuado es clave para una contratación fluida y el cumplimiento de la normativa. La siguiente tabla resume las principales diferencias en los procedimientos para los tres escenarios.

Resumen

Para las empresas japonesas que buscan asegurar talento extranjero, es una condición previa absoluta que su proceso de contratación cumpla con la legislación. Como se detalló en este artículo, los procedimientos legales que una empresa debe seguir varían fundamentalmente según el tipo de estatus de residencia que posea el candidato a contratar. Identificar con precisión el estatus legal del candidato y llevar a cabo los procedimientos establecidos sin faltas ni excesos es el único camino para gestionar los riesgos legales de la empresa y lograr una adquisición de talento sin contratiempos. Elegir el procedimiento incorrecto no solo puede retrasar el plan de contratación, sino que también puede conducir a una violación grave de cumplimiento al fomentar el empleo ilegal.

El despacho de abogados Monolith tiene un amplio historial de servicios legales relacionados con la solicitud de visados de trabajo y procedimientos de inmigración complejos para numerosos clientes dentro de Japón. Nuestro despacho cuenta con varios abogados que poseen calificaciones legales extranjeras y hablan inglés, lo que nos permite ofrecer apoyo para resolver desafíos legales a través de una comunicación clara y efectiva, tanto para equipos de gestión internacionales como para stakeholders extranjeros. Si tiene dificultades con los procedimientos legales relacionados con la contratación de talento extranjero, no dude en consultar con nuestro despacho.