Sanciones administrativas a proveedores de servicios de cuidado y estrategias de respuesta: Fortalecimiento del cumplimiento para una continuidad empresarial saludable

Con el avance de la disminución de la natalidad y el envejecimiento de la población, la demanda de servicios de cuidado para personas mayores en Japón está aumentando año tras año. Los establecimientos que ofrecen servicios de cuidado están obligados a operar de manera adecuada según la Ley de Seguro de Cuidados a Largo Plazo de Japón. En caso de incumplimiento, existe el riesgo de recibir sanciones administrativas, lo que no solo puede dificultar la continuidad del negocio de cuidados, sino que también puede tener un gran impacto en la vida de los usuarios y empleados de las instalaciones y empresas de cuidados.

En este artículo, explicaremos los tipos y contenidos de las sanciones administrativas dirigidas a los operadores de servicios de cuidado bajo la ley japonesa. Además, detallaremos los puntos clave para cumplir con la legislación y evitar dichas sanciones administrativas.

Resumen de las Sanciones Administrativas en el Negocio de Cuidados en Japón

En la gestión de un negocio de cuidados, si existe sospecha de que no se está operando adecuadamente, es posible recibir orientación o sanciones administrativas. Explicaremos el contenido de las sanciones administrativas y la diferencia con la orientación administrativa.

¿Qué son las Sanciones Administrativas en las Instalaciones de Cuidados?

Las sanciones administrativas en las instalaciones de cuidados son medidas legales impuestas por las autoridades administrativas a los operadores de negocios de cuidados, basadas en las disposiciones de la Ley de Seguro de Cuidados de Japón. Estas sanciones administrativas tienen como objetivo asegurar la calidad de los servicios de cuidados y proteger los derechos de los usuarios.

Para los establecimientos que brindan servicios de cuidados, las sanciones administrativas incluyen la revocación o suspensión de la designación según la Ley de Seguro de Cuidados.

Diferencia entre la Orientación Administrativa y las Sanciones Administrativas

La orientación administrativa es el consejo o la instrucción que las autoridades administrativas dan a los operadores de negocios cuando existe sospecha de violación de la ley. Por otro lado, las sanciones administrativas tienen fuerza legal vinculante e imponen obligaciones específicas a los operadores de negocios o restringen sus derechos.

La orientación administrativa se define en el artículo 32 y el párrafo 2 del artículo 32 de la Ley de Procedimiento Administrativo de la siguiente manera:

En la orientación administrativa, quienes participan en la misma deben tener en cuenta que no deben desviarse del ámbito de las tareas o asuntos bajo su jurisdicción y que el contenido de la orientación administrativa se realiza únicamente con la cooperación voluntaria de la otra parte.
2. Quienes participan en la orientación administrativa no deben tratar desfavorablemente a la otra parte por el hecho de no seguir la orientación administrativa.

Cita:e-Gov Búsqueda de Leyes｜Ley de Procedimiento Administrativo[ja]

Si no se observan mejoras después de recibir orientación administrativa, puede haber casos en los que se impongan sanciones administrativas con fuerza legal vinculante. Es importante revisar y mejorar rápidamente los problemas identificados después de recibir orientación administrativa para evitar sanciones administrativas.

Tipos y Contenidos de las Sanciones Administrativas en Japón

Considerando la diferencia entre la orientación administrativa y las sanciones administrativas, aquí explicaremos con más detalle los tipos específicos y los contenidos de las sanciones administrativas.

Revocación de la Designación

La sanción administrativa más severa para los proveedores de servicios de cuidado es la “revocación de la designación”. Los establecimientos de cuidado operan bajo la designación de las autoridades administrativas y de acuerdo con la Ley de Seguro de Cuidado a Largo Plazo de Japón. Si se revoca la designación por parte de la administración, el establecimiento de cuidado ya no puede recibir compensación por cuidado y no puede continuar con el negocio.

Además, si se recibe una sanción administrativa de revocación de la designación, no se puede obtener una nueva designación durante 5 años a partir de la fecha de revocación. (Ley de Seguro de Cuidado a Largo Plazo, Artículo 70, Párrafo 6[ja]) Además, si se trata de una corporación, ni los oficiales ni los administradores del establecimiento pueden recibir una designación. (Ídem, Párrafo 6-2[ja])

Suspensión de la Eficacia de la Designación

Similar a la revocación de la designación, la suspensión de la eficacia de la designación también es una sanción administrativa con fuerza coercitiva sobre la operación de los servicios de cuidado. Sin embargo, a diferencia de la revocación, la suspensión es solo por un período determinado y las medidas incluyen la suspensión de la admisión de nuevos usuarios y la reducción de la compensación por cuidado. Incluso durante el período de suspensión, el negocio de cuidado puede continuar.

Orden de Mejora

Una orden de mejora es una sanción administrativa en la que la autoridad administrativa ordena a un establecimiento de cuidado que realice mejoras basadas en la legislación. Al recibir una orden de mejora, se le exige al establecimiento de cuidado que presente un informe de mejora y tome medidas correctivas dentro de un plazo establecido por la autoridad administrativa.

Aunque la orden de mejora es la sanción administrativa más leve, sigue siendo una medida legalmente vinculante y, si no se cumple, puede resultar en sanciones más severas como la suspensión o revocación de la designación.

Una medida similar a la orden de mejora es la recomendación de mejora, que es parte de la orientación administrativa y no tiene fuerza legal vinculante. Sin embargo, al igual que con la orden de mejora, se puede requerir la presentación de un informe de mejora y, si no se sigue la recomendación, se puede emitir una orden de mejora, que es una sanción administrativa.

Principales infracciones sujetas a sanciones administrativas en Japón

Los tipos de sanciones administrativas con fuerza legal en Japón incluyen la revocación de la designación, la suspensión de la eficacia de la designación y las órdenes de mejora. A continuación, explicaremos en detalle las principales infracciones que pueden ser objeto de estas tres sanciones administrativas.

Infracción de los estándares de personal

En el negocio de cuidados, el número de personal necesario está estipulado por tipo de servicio en los estándares de designación, entre otros. Si una instalación de cuidados o un establecimiento no asegura o asigna el personal requerido, esto constituye una infracción de los estándares de personal y es objeto de sanción administrativa.

Por ejemplo, en el caso de los servicios de cuidado diurno comunitario (servicios de día) con una capacidad de 10 personas o menos, se debe asignar al menos un miembro del personal de enfermería o de cuidados. Además, en el caso de los servicios de cuidado a domicilio, se requiere asignar al menos 2.5 asistentes de cuidado a domicilio a tiempo completo, que cumplan con los requisitos de calificación.

Operar con un número de personal inferior al estándar requerido o asignar personal que no cumple con los requisitos de calificación para la gestión del negocio son actos que constituyen una infracción de los estándares de personal y son objeto de sanción administrativa.

Infracción de los estándares de operación

Una infracción de los estándares de operación se refiere a actos que violan los estándares de operación estipulados en los estándares de designación de cada negocio, como el registro y almacenamiento de documentos o los métodos de operación.

Por ejemplo, actos como tener deficiencias en documentos como los planes de servicio, o fallas en la explicación y comprensión de la frecuencia y número de visitas de los servicios de cuidado a domicilio a los usuarios, se consideran infracciones de los estándares de operación.

Reclamación fraudulenta de compensación por cuidados en Japón

El acto de reclamar fraudulentamente la compensación por cuidados en el negocio de cuidados también es una infracción y está sujeto a sanciones administrativas. Si se descubre una reclamación fraudulenta de compensación por cuidados, según el Artículo 22, Párrafo 3 de la Ley de Seguro de Cuidados de Japón[ja], se debe devolver la cantidad reclamada fraudulentamente, además de un recargo del 40% del monto devuelto.

Los ejemplos concretos de reclamación fraudulenta incluyen:

• Reclamaciones ficticias, donde se alega haber proporcionado servicios que en realidad no se han prestado.
• Reclamaciones infladas, donde se exagera el tiempo de prestación de servicios en la factura.
• Reclamaciones con deficiencias en los requisitos de personal adicional, donde se alega falsamente cumplir con los requisitos de personal para obtener un recargo.

Solicitud fraudulenta en Japón

El acto de proporcionar explicaciones o informes falsos a los funcionarios administrativos durante la solicitud de designación o la auditoría de renovación constituye una solicitud fraudulenta y es objeto de sanción administrativa en Japón. La solicitud fraudulenta a menudo implica ocultar hechos como infracciones de los estándares de personal o de operación, a pesar de tener conocimiento de ellos.

Impacto de las sanciones administrativas en los centros de cuidado bajo la ley japonesa

Cuando un centro de cuidado recibe una sanción administrativa por infracciones, el impacto no solo afecta al negocio en sí, sino también al personal y a los usuarios. A continuación, explicaremos en detalle las consecuencias de recibir sanciones administrativas.

Impacto en la continuidad del negocio

Si un centro de cuidado recibe una sanción administrativa, la continuidad del negocio de cuidado puede verse comprometida. En particular, la revocación de la designación significa que no se puede operar bajo la Ley de Seguro de Cuidado de Largo Plazo de Japón, y también se pierde el derecho a recibir pagos de cuidado. Además, no se podrá obtener una nueva designación durante cinco años a partir de la fecha de la revocación.

En el caso de la suspensión de la designación, la prestación de servicios se detiene durante un período determinado, lo que tiene un gran impacto en el negocio. Incluso si se trata de una orden de mejora, el hecho de que el nombre del centro se haga público puede tener un efecto negativo en el negocio, un riesgo que no se puede negar.

Impacto en el personal

Los centros de cuidado que reciben sanciones administrativas pueden enfrentar dificultades para continuar con el empleo de su personal debido al impacto en la continuidad del negocio. Además, para los administradores, el hecho de que la sanción se haga pública puede afectar sus oportunidades de empleo en otros centros de cuidado.

Impacto en los usuarios

Además del impacto en el negocio de cuidado y su personal, los usuarios de los servicios del centro también se ven significativamente afectados. Si se recibe una revocación de la designación debido a una sanción administrativa, se pierde la cobertura del seguro y los usuarios deben pagar la totalidad de los costos de los servicios, lo que puede hacer que el pago sea difícil.

Si los usuarios no pueden pagar y el centro no puede proporcionar servicios de cuidado, los usuarios pueden verse privados de servicios esenciales y su vida puede cambiar drásticamente.

Estrategias para Evitar Sanciones Administrativas en Centros de Cuidado Bajo la Ley Japonesa

Para operar un negocio de cuidado de manera estable en Japón, es esencial evitar recibir sanciones administrativas. A continuación, explicaremos puntos clave para evitar dichas sanciones.

Establecimiento de un Sistema de Cumplimiento

Para evitar sanciones administrativas, es crucial establecer una política de cumplimiento clara en los centros de cuidado y organizar un sistema que priorice el cumplimiento en toda la organización. El cumplimiento se refiere a que la empresa siga las leyes y las reglas sociales, operando de manera adecuada.

Basándose en el cumplimiento, la centralización y clarificación de las reglas y regulaciones permiten que el personal actúe de manera apropiada.

Educación Exhaustiva del Personal

Para evitar sanciones administrativas, es fundamental aumentar la conciencia de cumplimiento entre todo el personal. Al realizar capacitaciones de cumplimiento de manera regular, el personal puede elevar su conciencia sobre la observancia de la ley y la ética, adquiriendo el conocimiento correcto y las habilidades de respuesta.

Gestión Adecuada de Registros

Para la operación continua de un negocio de cuidado, es importante mantener una gestión adecuada de los registros de los servicios de cuidado proporcionados y de los documentos que sirven como base para solicitar el reembolso de los cuidados. Al asegurar una gestión de registros adecuada, se pueden prevenir deficiencias en la documentación y evitar infracciones por negligencia.

Estrategias de Respuesta ante Sanciones Administrativas en Centros de Cuidado bajo la Ley Japonesa

Evitar recibir sanciones administrativas es esencial, pero incluso con las medidas preventivas mencionadas, el riesgo de incurrir en negligencias imprevistas o situaciones inesperadas nunca es cero. Si se señala la sospecha de una infracción que podría resultar en una sanción administrativa, es necesario actuar de manera rápida y adecuada.

Tomar las medidas correctas en el momento adecuado es crucial para la gestión de un negocio de cuidados. A continuación, explicaremos las estrategias de respuesta para los centros de cuidado cuando se señala la sospecha de una infracción que podría acarrear una sanción administrativa.

Consulta con un Abogado

Si se señala una infracción en un centro de cuidado, considere rápidamente consultar con un abogado especializado en la Ley de Seguro de Cuidados de Larga Duración de Japón. Las leyes que fundamentan las sanciones administrativas pueden ser complejas y difíciles de entender, y a veces los procedimientos avanzan sin una comprensión clara de las razones de la sanción.

Un abogado, como profesional del derecho, puede identificar con precisión la causa de la sanción administrativa señalada y asesorar sobre las medidas adecuadas a tomar. Es importante llevar a cabo las medidas y procedimientos necesarios en el momento adecuado, por lo que se recomienda consultar con un abogado lo antes posible.

Elaboración e Implementación de un Plan de Mejora

Una vez que se haya identificado claramente el contenido y la causa de la infracción que podría resultar en una sanción administrativa, es necesario elaborar e implementar un plan de mejora para abordar los problemas. Crear un plan de mejora concreto, informar a las autoridades administrativas y asegurar su implementación puede eliminar las desventajas imprevistas.

Al consultar con un abogado, puede recibir asesoramiento especializado sobre la forma y el contenido de los documentos del plan de mejora, y facilitar el proceso de presentación y otros procedimientos ante las autoridades administrativas.

Establecimiento de Medidas para Prevenir la Recurrencia

Al elaborar e implementar un plan de mejora, también es necesario trabajar para resolver la raíz del problema y prevenir su recurrencia. Para evitar que las infracciones se repitan, es muy importante establecer un sistema y una cultura de cumplimiento, como mejorar la conciencia y la ética de todo el personal.

Consultar con un abogado puede proporcionarle asesoramiento especializado para establecer un sistema de cumplimiento y medidas preventivas. Para prevenir la recurrencia, las opiniones y el asesoramiento de expertos son valiosos.

Conclusión: Operar un Negocio de Cuidados Saludable con el Apoyo de un Abogado

El negocio de cuidados debe operarse bajo la Ley de Seguro de Cuidados de Larga Duración de Japón (介護保険法), y es crucial continuar con una gestión empresarial saludable sin recibir sanciones administrativas. Al proporcionar servicios de cuidados, es esencial fomentar constantemente un sistema de cumplimiento y una ética organizacional en toda la empresa.

Conocer los tipos y contenidos de las sanciones administrativas y preparar de antemano sistemas de cumplimiento y estrategias de respuesta a la orientación administrativa puede evitar sanciones y mantener una operación empresarial saludable en el negocio de cuidados. Además, si se señala la sospecha de una infracción, es posible tomar medidas adecuadas de manera rápida.

Guía de Medidas de Nuestra Firma

El sector de la atención a la tercera edad en Japón está regulado por una variedad de leyes, incluyendo la Ley de Seguro de Cuidados a Largo Plazo, la Ley de Bienestar para Personas Mayores y la Ley de Sociedades. Monolith Law Office actúa como asesor legal para la Asociación Nacional de Empresarios de Servicios de Cuidado y para los proveedores de servicios de cuidado en todas las prefecturas del país, ofreciendo una amplia experiencia y conocimiento en las leyes relacionadas con los servicios de cuidado.

Áreas de práctica de Monolith Law Office: Asuntos corporativos de IT y startups[ja]