Claves para la obtención de visados de trabajo según los diferentes tipos de contratación de empleados extranjeros en Japón

En el entorno empresarial globalizado de la actualidad, es esencial que las empresas japonesas aseguren talento excepcional, sin importar la nacionalidad, para mantener y mejorar su competitividad internacional. Especialmente, la tendencia de reclutar a ejecutivos y profesionales altamente cualificados del extranjero está en auge. Sin embargo, para emplear a extranjeros en Japón, es necesario cumplir con los complejos procedimientos establecidos por la Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados de Japón (en adelante, “Ley de Inmigración de Japón”) y las ordenanzas relacionadas del Ministerio de Justicia. Aunque comúnmente se utiliza el término “visa”, legalmente, el “visado” que emiten las misiones diplomáticas para la entrada a Japón y el “estatus de residencia” que regula las actividades dentro del país son conceptos distintos. Muchos de los desafíos que enfrentan las empresas están relacionados con la adquisición y gestión de este estatus de residencia. El sistema de estatus de residencia en Japón opera estrictamente basado en las actividades permitidas, y las empresas tienen la obligación legal de asegurar que los extranjeros que contratan obtengan el estatus de residencia adecuado para las tareas que desempeñarán. Este artículo se centra en tres formas típicas de reclutamiento que los gerentes y personal legal de las empresas pueden considerar al contratar talento extranjero: “nombrar a un extranjero como ejecutivo”, “aceptar a un trasladado de una empresa afiliada en el extranjero” y “recibir a un trabajador extranjero como empleado de una agencia de personal”. Detallaremos los requisitos del estatus de residencia necesario, los procedimientos de solicitud y los puntos legales que las empresas deben tener en cuenta, basándonos en legislación específica.

Nombramiento de Extranjeros como Ejecutivos: La Visa de ‘Negocios y Administración’ en Japón

Cuando se nombra a un extranjero como director representante, director o cualquier otro ejecutivo, o como jefe de una división de negocios en una corporación japonesa, es esencial, por regla general, obtener la visa de ‘Negocios y Administración’. Bajo la ley de inmigración japonesa, en la Tabla I-2 del Anexo, esta visa se define como una actividad que “realiza la gestión de comercio u otro tipo de negocios, o se dedica a la administración de dichos negocios en Japón”. Durante la evaluación de esta visa, no solo se considera la trayectoria profesional del solicitante, sino que también son extremadamente importantes la sustancia, estabilidad y continuidad del negocio que va a gestionar o administrar.

Criterios de Permiso de Desembarco: Requisitos Relacionados con la Base del Negocio

Para obtener la categoría de residencia “Gestión y Administración” en Japón, es necesario cumplir con múltiples requisitos establecidos por la Ordenanza Ministerial que define los estándares bajo el Artículo 7, Párrafo 1, Inciso 2 de la Ley de Control de Inmigración y Reconocimiento de Refugiados de Japón (en adelante, “Ordenanza de Estándares”). En particular, para los nuevos negocios, se requiere demostrar estos requisitos con documentos objetivos.

En primer lugar, es necesario asegurar un establecimiento comercial dentro de Japón. Este lugar no debe ser simplemente un punto de contacto, sino una base física donde las actividades comerciales se realicen de manera continua. Por lo tanto, generalmente no se aceptan oficinas virtuales sin sustancia o espacios alquilados a corto plazo. Es posible utilizar una propiedad residencial como establecimiento comercial, pero en ese caso, el contrato de arrendamiento debe permitir su uso con fines comerciales y los espacios residenciales y comerciales deben estar claramente divididos, cumpliendo con condiciones estrictas.

En segundo lugar, el solicitante debe demostrar objetivamente que posee la capacidad y las cualidades necesarias para llevar a cabo el negocio como gestor. Específicamente, se requiere más de tres años de experiencia en gestión y administración o un título de maestría o superior en el campo de gestión o en el sector del negocio que se va a administrar.

En tercer lugar, desde el punto de vista de prevenir el abuso del sistema y garantizar la estabilidad del negocio, se hace necesario el empleo de al menos un empleado a tiempo completo.

Cuarto, se requiere que el tamaño del negocio cumpla con ciertos estándares. En el caso de las sociedades anónimas, se estipula que el capital social debe ser de al menos 30 millones de yenes, mientras que para las sociedades de responsabilidad limitada, sociedades colectivas y sociedades comanditarias, se requiere que el monto total de la inversión sea de al menos 30 millones de yenes.

Quinto, para operar el negocio de manera fluida en Japón y mantener una comunicación adecuada con clientes y empleados, se requiere que el solicitante o alguno de los empleados a tiempo completo posea un nivel considerable de habilidad en el idioma japonés.

Sexto, es esencial que se reconozca la estabilidad y continuidad del negocio. El documento más importante para evaluar este aspecto es el plan de negocios. Al solicitar la categoría de residencia, se requiere la verificación del plan de negocios por parte de un contador público certificado o un asesor fiscal, y no se aceptan negocios que se consideren carentes de una realidad operativa, como aquellos que dependen principalmente de la subcontratación. Esto refleja el juicio político de que la categoría de residencia “Gestión y Administración” debe otorgarse únicamente a aquellos empresarios y gestores que puedan contribuir a la economía japonesa con un negocio sostenible.

Procedimientos de Solicitud y Documentación Necesaria

Cuando una empresa en Japón invita a un extranjero residente en el extranjero para ocupar un cargo directivo, normalmente es la empresa receptora en Japón la que actúa como agente y realiza la solicitud del Certificado de Elegibilidad para el estatus de residencia (Certificate of Eligibility, COE) en nombre del extranjero.

La oficina encargada de procesar la solicitud es la Oficina Regional de Inmigración que tiene jurisdicción sobre la ubicación de la empresa. El período estándar de revisión desde la solicitud hasta la emisión del certificado es de aproximadamente 1 a 3 meses, aunque en el caso de nuevos negocios o casos complejos, puede requerirse un período más largo.

Los documentos a presentar varían según las 4 categorías establecidas por la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón, dependiendo del tamaño y la confiabilidad de la empresa receptora. Las grandes empresas que caen en la Categoría 1 (como las que están listadas en la bolsa de valores de Japón) o la Categoría 2 (como las organizaciones con un monto de impuesto sobre la renta retenido en la fuente del año anterior de 10 millones de yenes o más) tienen una simplificación significativa en la documentación requerida debido a su crédito social. Por otro lado, las empresas recién establecidas y las pequeñas y medianas empresas, que a menudo caen en las Categorías 3 y 4, deben proporcionar documentación detallada para demostrar la legalidad y estabilidad de sus negocios desde cero.

Los documentos comunes necesarios para todas las categorías son los siguientes:

• Formulario de solicitud para el Certificado de Elegibilidad 1 copia
• Fotografía 1 hoja
• Sobre para respuesta 1 copia

Estos formularios están disponibles para descargar en el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón en la sección “Estatus de Residencia ‘Administración y Gestión'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Además de los documentos mencionados anteriormente, los documentos generalmente necesarios para las empresas que caen en las Categorías 3 y 4 al solicitar en nombre de un extranjero que participará en la gestión del negocio son los siguientes:

• Copia del plan de negocios
• Certificado de registro de la empresa
• Copia de los estatutos de la empresa
• Copia de los documentos de cierre del último año fiscal (en el caso de negocios existentes)
• Documentación que confirme una aportación de capital de 5 millones de yenes o más (como una copia del libro de banco)
• Copia del certificado de registro de propiedad inmobiliaria o del contrato de arrendamiento del lugar de negocios
• Fotografías del interior y exterior del lugar de negocios
• Copia del aviso de apertura de la oficina de pago de salarios, etc.
• Copia de los estatutos que estipulan la remuneración de los directores o copia del acta de la reunión de la junta de accionistas que decidió la remuneración de los directores

Este sistema de categorías refleja el enfoque basado en el riesgo que la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón utiliza para evaluar la confiabilidad de las empresas. Las empresas de las Categorías 1 y 2 ya se consideran estables debido a las evaluaciones externas del mercado y las autoridades fiscales. En contraste, los nuevos negocios en las Categorías 3 y 4 no tienen tales evaluaciones externas, por lo que los solicitantes tienen la responsabilidad de demostrar la solidez y el potencial futuro de sus negocios desde cero a través de planes de negocios y documentos financieros.

Transferencias Internas en Empresas: La Visa de “Transferencia dentro de la Compañía” en Japón

Cuando una empresa con operaciones globales necesita trasladar a empleados que trabajan en sus sedes extranjeras a una sede en Japón, se aplica la visa de “Transferencia dentro de la Compañía”. La ley de inmigración japonesa define esta visa como la actividad en la que “el personal de una oficina de una institución pública o privada ubicada en el extranjero, que tiene su casa matriz, sucursal u otra oficina en Japón, es transferido a una oficina en Japón por un período determinado para llevar a cabo su trabajo”, y las actividades que se realizan deben corresponder a las categorías de la visa de “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos o Negocios Internacionales”.

Requisitos Esenciales para la Obtención

Para obtener la categoría de residencia de “traslado dentro de la misma empresa” en Japón, es necesario cumplir con varios requisitos estrictos.

En primer lugar, el alcance del traslado está limitado. Esto incluye movimientos dentro de la misma empresa, tanto entre la oficina principal y las sucursales, como entre la empresa matriz y las filiales o entre las filiales mismas.

En segundo lugar, justo antes de la solicitud, es necesario haber trabajado de manera continua durante más de un año en la oficina principal, sucursal o empresa relacionada que se encuentra en el extranjero. Este requisito garantiza que el solicitante sea un empleado regular del grupo empresarial y previene el abuso del sistema.

En tercer lugar, el tipo de trabajo que se realizará en Japón debe requerir conocimientos técnicos en ciencias o ingeniería, o conocimientos en humanidades como derecho o economía, o bien debe ser un trabajo que necesite pensamiento o sensibilidad basados en una cultura extranjera. No se permite el trabajo simple de línea de producción.

Por último, el monto de la remuneración que se recibirá en Japón debe ser igual o superior al que recibiría un japonés por realizar el mismo trabajo. Esta es una disposición importante para evitar que el sistema de traslado dentro de la misma empresa se utilice como un medio para suministrar mano de obra barata.

Procedimientos y Documentación para Solicitudes Bajo la Ley Japonesa

El procedimiento de solicitud comienza generalmente con la aplicación para el Certificado de Elegibilidad (COE) en Japón. La institución receptora en Japón, en representación del empleado extranjero solicitante, presenta la solicitud ante la oficina regional de inmigración que tiene jurisdicción sobre la ubicación de dicha institución. El período estándar de revisión es de aproximadamente 1 a 3 meses.

Los documentos requeridos varían según la categoría (de 1 a 4) de la empresa receptora, similar a la categoría “Gestión y Administración”.

Los documentos comunes a todas las categorías son los siguientes:

• Formulario de solicitud para el Certificado de Elegibilidad (COE) – 1 copia
• Fotografía – 1 unidad
• Sobre para respuesta – 1 copia

El formulario de solicitud se puede obtener en el sitio web de la Agencia de Servicios de Inmigración de Japón, en la sección “Estatus de Residencia ‘Transferencia dentro de la Compañía'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Para las empresas de las categorías 3 y 4, los principales documentos adicionales necesarios son los siguientes:

• Copia de la orden de transferencia o notificación de las condiciones laborales, que clarifique las actividades, el período, el estatus y la remuneración en Japón
• Documentos que clarifiquen la relación de capital entre la empresa de origen y la empresa de destino de la transferencia
• Curriculum vitae del solicitante
• Documento emitido por el último lugar de trabajo en el extranjero antes de la transferencia, que certifique el contenido del trabajo, estatus, remuneración y período de empleo
• Documentos que clarifiquen el contenido del negocio de la empresa de destino de la transferencia (como folletos de la compañía, certificados de registro de la empresa, etc.)
• Copia de los documentos de cierre del último año fiscal de la empresa de destino de la transferencia

Comparación entre “Transferencias Internas de Empresa” y “Actividades de Tecnología, Conocimientos Humanísticos y Negocios Internacionales” bajo la Ley Japonesa

La “Transferencia Interna de Empresa” y la calificación de residencia para profesionales generales conocida como “Actividades de Tecnología, Conocimientos Humanísticos y Negocios Internacionales” se superponen en el alcance de las actividades laborales que se pueden realizar, pero existen diferencias cruciales en sus requisitos. Especialmente importante es la presencia o ausencia de requisitos educativos. Para obtener la calificación de “Actividades de Tecnología, Conocimientos Humanísticos y Negocios Internacionales”, se requiere, en principio, un título universitario o más de 10 años de experiencia laboral. Sin embargo, para la “Transferencia Interna de Empresa”, no se requieren tales antecedentes educativos ni experiencia laboral a largo plazo. En su lugar, se exige más de un año de experiencia laboral en la empresa de origen.

Este diseño del sistema puede ser una herramienta estratégica para las empresas globales para posicionar de manera flexible a personal clave que, aunque carece de educación formal, ha acumulado conocimientos técnicos y know-how específicos de la empresa a través de años de servicio. Es decir, el gobierno japonés, al establecer el requisito de más de un año de servicio continuo, verifica que el solicitante sea un recurso esencial para el grupo empresarial y, como contrapartida, exime el requisito educativo. Por lo tanto, las empresas necesitan elegir estratégicamente cuál calificación de residencia es la más adecuada según la educación y la experiencia laboral del talento que desean contratar.

Aspectos clave al aceptar trabajadores extranjeros como empleados de agencia en Japón

La aceptación de talento extranjero a través de servicios de empleo temporal ofrece a las empresas la posibilidad de una asignación de personal flexible, pero también conlleva riesgos legales específicos. En este modelo, se establece una relación tripartita entre el trabajador extranjero, la empresa de origen (la agencia de empleo temporal) y la empresa receptora (la compañía que efectivamente dirige y ordena el trabajo). Legalmente, el empleador del trabajador extranjero es la empresa de origen, que asume la responsabilidad del empleo, como la solicitud y gestión del estatus de residencia y el pago de salarios. Sin embargo, la empresa receptora tampoco puede eludir las responsabilidades establecidas en la ley de inmigración japonesa.

Obligaciones de verificación impuestas a la empresa receptora y el riesgo del delito de fomento del trabajo ilegal

La obligación legal más importante para la empresa receptora es verificar que el trabajador extranjero que se va a aceptar posea un estatus de residencia válido que le permita realizar las tareas previstas en la propia empresa. Aunque la empresa de origen asegure que “los procedimientos están en orden”, confiar ciegamente en esta afirmación es extremadamente peligroso.

El artículo 73-2 de la Ley de Inmigración de Japón establece el delito de fomento del trabajo ilegal. Este delito no solo se aplica a quienes emplean a trabajadores ilegales, sino también a quienes “bajo su control” permiten la realización de actividades laborales ilegales. En un contrato de empleo temporal, el trabajador extranjero trabaja bajo las órdenes de la empresa receptora, lo que puede considerarse como que está “bajo su control”, convirtiendo a la empresa receptora en sujeto del delito de fomento del trabajo ilegal. Si el trabajador temporal no tiene un estatus de residencia válido o se dedica a actividades que exceden el alcance permitido, la empresa receptora no puede simplemente alegar ignorancia y podría enfrentarse a sanciones penales.

Para evitar este riesgo, la empresa receptora debe tomar las siguientes medidas:

En primer lugar, antes de firmar el contrato de empleo temporal y antes de que el trabajador extranjero comience a trabajar, es esencial verificar el original de su tarjeta de residencia y guardar una copia. En la tarjeta de residencia, se deben verificar tres puntos: el tipo de “estatus de residencia”, la fecha de vencimiento del “periodo de residencia” y la presencia o ausencia de “restricciones laborales”.

En segundo lugar, es crucial verificar estrictamente que las tareas asignadas estén dentro del alcance de las actividades permitidas por el estatus de residencia del trabajador extranjero. Por ejemplo, si se acepta a un ingeniero de TI con el estatus de residencia “Habilidades Técnicas, Conocimientos Humanísticos, Negocios Internacionales”, no se le puede asignar a realizar trabajos de ensamblaje en una línea de producción o ventas al cliente en una tienda, ya que estas son consideradas labores simples y podrían constituir trabajo ilegal. La empresa receptora debe especificar claramente el contenido del trabajo previsto en el contrato de empleo temporal con la empresa de origen y confirmar mutuamente que este se encuentra dentro del alcance del estatus de residencia.

Además, según la Ley de Empleo de Trabajadores Temporales de Japón, la empresa receptora también tiene ciertas responsabilidades en relación con la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores temporales, entre otras obligaciones laborales. Asimismo, las “Directrices para la adecuada gestión del empleo de trabajadores extranjeros” establecidas por el Ministerio de Salud, Trabajo y Bienestar de Japón prohíben el trato discriminatorio basado en la nacionalidad y exigen la garantía de condiciones laborales adecuadas, principios que también se aplican a la empresa receptora. Por lo tanto, la empresa receptora debe ser consciente no solo de sus responsabilidades bajo la ley de inmigración, sino también de sus obligaciones laborales, y debe establecer un sistema de cumplimiento adecuado.

Resumen

El proceso de emplear a trabajadores extranjeros en Japón varía significativamente según el tipo de contratación, con leyes y procedimientos específicos que deben seguirse. Para invitar a un ejecutivo como miembro de la junta, es necesario obtener el estatus de residencia “Gestión/Administración”, y se evalúa rigurosamente la viabilidad del plan de negocios y la estabilidad de la base empresarial. Al transferir personal de una empresa afiliada en el extranjero, el estatus de residencia “Transferencia dentro de la empresa” es el adecuado, y aunque se exime el requisito de educación, se da importancia a la experiencia laboral en la empresa de origen. Además, al recibir a empleados de agencias de empleo temporal, no solo la empresa de origen, sino también la empresa receptora, asumen el riesgo de promover el trabajo ilegal, por lo que tienen la estricta obligación de verificar por sí mismos la compatibilidad entre el estatus de residencia y el contenido del trabajo. Estos procedimientos requieren conocimientos especializados, por lo que avanzar con cautela basándose en asesoramiento legal adecuado es clave para asegurar el cumplimiento y lograr una incorporación de personal sin contratiempos.

El despacho de abogados Monolith tiene un amplio historial de servicios legales relacionados con el empleo de talento extranjero en Japón, como se ha explicado en este artículo. Nuestro despacho cuenta con varios abogados con calificaciones legales extranjeras y hablantes de inglés, capaces de proporcionar soluciones óptimas adaptadas a las circunstancias de cada empresa en ambos idiomas, japonés e inglés, para procedimientos relacionados con la compleja ley de inmigración japonesa y leyes asociadas. Desde la incorporación de ejecutivos extranjeros, las transferencias dentro de la empresa, hasta la recepción de empleados de agencias de empleo temporal, nuestro equipo de expertos con amplia experiencia brinda un fuerte apoyo en la resolución de desafíos legales que surgen en todas estas situaciones.