Explicación de las regulaciones clave sobre salarios, horas de trabajo y vacaciones en la ley laboral japonesa

En la gestión de negocios en Japón, una comprensión profunda de la legislación laboral, especialmente en lo que respecta al pago de salarios, las horas de trabajo y las regulaciones de vacaciones, no es solo un desafío de administración de personal y laboral, sino un elemento fundamental en la gestión de riesgos legales de una empresa. Estas regulaciones están diseñadas para proteger la estabilidad y la salud de la vida de los trabajadores, y su cumplimiento es un deber legal impuesto a las empresas. La Ley de Normas Laborales de Japón establece una amplia gama de reglas detalladas, desde principios estrictos sobre los métodos de pago de salarios, hasta regulaciones sobre el límite máximo de horas de trabajo extra con una estructura jerárquica compleja, obligaciones del empleador para asegurar la adquisición de vacaciones pagadas anuales, y disposiciones especiales para proteger a trabajadores específicos como mujeres y menores. Estas reglas tienen un impacto directo en la operación cotidiana de las empresas, el diseño de sistemas de remuneración y el contenido de los contratos laborales. En este artículo, explicaremos estos temas importantes desde una perspectiva profesional y práctica, basándonos en la legislación japonesa y los principales casos judiciales.

Principios básicos del pago de salarios bajo la ley japonesa

El Artículo 24 de la Ley de Normas Laborales de Japón establece cinco principios básicos relacionados con el pago de salarios, con el objetivo de garantizar la estabilidad en la vida de los trabajadores. Estos principios son conocidos como “los cinco principios del pago de salarios” y forman la base de las prácticas de pago de salarios en Japón. Aunque son requisitos legales estrictos, existen excepciones para adaptarse a las prácticas comerciales modernas. Sin embargo, para aplicar estas excepciones, no basta con un acuerdo verbal; es esencial seguir los procedimientos estrictos establecidos por la ley.

Principio del pago en moneda

En primer lugar, los salarios deben pagarse en la moneda legal de Japón, es decir, en efectivo. Esto prohíbe el pago con bienes que pueden ser inestables en valor o difíciles de convertir en efectivo (como los productos de la propia empresa), asegurando que los trabajadores reciban una compensación de valor estable.

Hay una excepción importante a este principio: el pago mediante transferencia a una cuenta bancaria con el consentimiento individual del trabajador. Cuando se utiliza este método, el empleador debe asegurarse de que el trabajador pueda retirar el efectivo en la fecha de pago designada. Además, las recientes reformas legales permiten, con el consentimiento del trabajador y la designación del Ministro de Salud, Trabajo y Bienestar, el pago de salarios a cuentas de operadores de transferencia de fondos, conocido como “pago digital”. En cualquier caso, el claro consentimiento de cada trabajador es esencial, y no se permite que el empleador imponga unilateralmente el método de pago.

Principio del pago directo

En segundo lugar, los salarios deben pagarse directamente al trabajador, sin intermediarios. Este principio tiene como objetivo prevenir la extracción intermedia de salarios por terceros. Por lo tanto, incluso los padres o representantes legales del trabajador no pueden recibir el salario en su nombre, salvo en circunstancias excepcionales. Sin embargo, si el trabajador no puede recibir el salario debido a enfermedad u otra razón, un miembro de la familia puede recibirlo como “mensajero” que transmite la voluntad del trabajador, lo cual es diferente de actuar como representante legal y puede ser permitido.

Principio del pago completo

En tercer lugar, se debe pagar la totalidad del salario. El empleador no puede deducir unilateralmente del salario cosas como indemnizaciones por daños y perjuicios (compensación), ya que esto está prohibido por este principio.

Hay excepciones a este principio también. Se pueden deducir legalmente impuestos sobre la renta, impuestos municipales y primas de seguro social, entre otros, que están establecidos por otras leyes. Además, para deducir elementos no basados en la ley, como el alquiler de viviendas para empleados o las cuotas sindicales, es necesario celebrar un acuerdo escrito (conocido como acuerdo laboral) con un sindicato que represente a la mayoría de los trabajadores o con un representante de la mayoría de los trabajadores. Recientes casos judiciales han determinado que, además del acuerdo laboral, también es necesario incluir una base para las deducciones en las normas de trabajo, lo que demuestra la necesidad de seguir procedimientos estrictos.

Principios del pago al menos una vez al mes y en una fecha fija

Los cuarto y quinto principios establecen que los salarios deben pagarse “al menos una vez al mes” y “en una fecha fija”. Estos dos principios tienen como objetivo asegurar un ingreso regular y predecible para los trabajadores, contribuyendo a la estabilidad de su vida. “Una fecha fija” significa una fecha específica como “el 25 de cada mes”, y no se permiten designaciones con un rango como “entre el 20 y el 25 de cada mes” o que varíen significativamente de un mes a otro, como “el tercer viernes de cada mes”.

Estos principios no se aplican a salarios pagados de manera extraordinaria, como bonificaciones o indemnizaciones por retiro.

Horas Extras, Trabajo en Días Festivos y Trabajo Nocturno junto con el Pago de Sobretasa en Japón

La Ley de Normas Laborales de Japón (Ley de Normas Laborales Japonesa, artículo 32) protege la salud de los trabajadores estableciendo límites estrictos en las horas de trabajo. En principio, se establece que las horas de trabajo no deben exceder de 8 horas al día y 40 horas a la semana. Hacer trabajar a los empleados más allá de estas horas legales de trabajo o en días festivos legales se considera una medida excepcional bajo la ley.

El Acuerdo 36 como base para el trabajo fuera del horario laboral en Japón

Para que los empleadores en Japón puedan requerir que los trabajadores realicen horas extras o trabajen en días festivos más allá de las horas de trabajo legales, deben celebrar un acuerdo por escrito con el sindicato de trabajadores del lugar de trabajo, que represente a la mayoría de los trabajadores, o en su ausencia, con un representante de la mayoría de los trabajadores. Este acuerdo debe ser presentado ante la Oficina de Inspección de Normas Laborales correspondiente. Dicho acuerdo se conoce comúnmente como “Acuerdo 36” (サブロクきょうてい), en referencia al Artículo 36 de la Ley de Normas Laborales de Japón. En los últimos años, se ha fomentado la presentación de este acuerdo a través del sistema de solicitud electrónica del gobierno, “e-Gov”, permitiendo que la sede central realice presentaciones colectivas para múltiples lugares de trabajo.

Regulación del límite de horas de trabajo extraordinarias bajo la ley japonesa

La reforma legal de 2019 (Reiwa 1) en Japón estableció un límite estricto, con sanciones, para las horas de trabajo extraordinarias que se pueden extender mediante el Acuerdo 36. Esta regulación es una medida importante para prevenir problemas graves como la muerte por exceso de trabajo. La regulación tiene una estructura de dos niveles. En principio, el límite de horas de trabajo extraordinarias es de 45 horas al mes y 360 horas al año.

Además, solo en casos de circunstancias especiales temporales, como un aumento inesperado en la carga de trabajo, se permite exceder este límite principal estableciendo una “cláusula especial” en el Acuerdo 36. Sin embargo, incluso cuando se aplica la cláusula especial, la ley establece los siguientes límites absolutos que no se pueden superar:

• Las horas de trabajo extraordinarias deben ser menos de 720 horas al año.
• La suma de las horas de trabajo extraordinarias y las horas de trabajo en días festivos debe ser menos de 100 horas al mes.
• La suma de las horas de trabajo extraordinarias y las horas de trabajo en días festivos, tomando cualquier período consecutivo de 2, 3, 4, 5 o 6 meses, debe tener un promedio de menos de 80 horas al mes.
• Se permite exceder las 45 horas mensuales de trabajo extraordinario solo hasta 6 veces al año.

Estos límites se aplican a todas las empresas, tanto grandes como pequeñas, en Japón. Además, industrias que habían sido previamente exentas, como la construcción, la conducción de vehículos y la medicina, también estarán sujetas a estos límites a partir de abril de 2024 (Reiwa 6), aunque se aplicarán diferentes estándares en algunos casos.

Tasas de Salario Suplementario Bajo la Ley Laboral Japonesa

De acuerdo con el Artículo 37 de la Ley de Normas Laborales de Japón, los empleadores tienen la obligación de pagar un salario suplementario por horas extras, trabajo en días festivos y trabajo nocturno, además del salario normal. Las tasas mínimas legales de aumento son las siguientes:

• Trabajo en horas extras (trabajo que excede las horas legales de trabajo): 25% o más
• Trabajo en días festivos (trabajo en días de descanso legales): 35% o más
• Trabajo nocturno (trabajo realizado, en principio, desde las 10 p.m. hasta las 5 a.m.): 25% o más
• Trabajo en horas extras que exceden las 60 horas mensuales: 50% o más

Esta tasa de aumento más alta para las horas extras que exceden las 60 horas mensuales funciona como un incentivo económico para desalentar las largas jornadas de trabajo. Estas regulaciones deben entenderse no solo como una colección de cifras individuales, sino como un sistema integral diseñado para controlar el exceso de horas de trabajo desde múltiples perspectivas. La regulación de las horas máximas limita físicamente las horas de trabajo, mientras que las tasas de salario suplementario imponen una carga económica, creando en conjunto una estructura que promueve la reducción de las horas de trabajo en general.

Requisitos legales del sistema de salario fijo por horas extras en Japón

No son pocas las empresas que, como parte del salario, pagan de antemano un monto fijo por un número determinado de horas extras, conocido como “salario fijo por horas extras”. Sin embargo, para que este sistema sea legalmente válido en Japón, debe cumplir con requisitos muy estrictos. Uno de los requisitos consistentemente exigidos por los tribunales es el de la “claridad en la distinción” . Esto significa que dentro del salario, la parte correspondiente al pago de las horas de trabajo normales y la parte que corresponde al pago adicional por horas extras deben ser claramente distinguibles en términos monetarios.

Un caso líder en este punto es el incidente de International Automobile (Sentencia de la Corte Suprema de Japón del 30 de marzo de 2020) . En este caso, la Corte Suprema de Japón aclaró que no es suficiente con que los nombres estén separados en la nómina; también se debe examinar si el pago tiene efectivamente la naturaleza de un salario adicional. En el sistema de salarios cuestionado, al calcular la comisión, se deducía del monto la cantidad de dinero adicional pagado (equivalente al salario fijo por horas extras). La Corte Suprema determinó que, con tal mecanismo, el salario fijo por horas extras era en realidad solo una parte de la comisión que debería haberse pagado, solo que bajo un nombre diferente, y carecía de la sustancia de un salario adicional. Como resultado, concluyó que este sistema no cumplía con el requisito de claridad en la distinción y, por lo tanto, era inválido .

Este precedente demuestra la firme intención del poder judicial de no permitir que los empleadores diseñen sistemas salariales formales y artificiales para evadir la obligación de pagar salarios adicionales. Para que el sistema de salario fijo por horas extras funcione de manera efectiva, es esencial que esta compensación sea independiente de otros elementos salariales y funcione puramente como pago por el trabajo fuera del horario laboral normal.

El Marco Legal de las Vacaciones Anuales Pagadas Bajo la Ley Japonesa

Las vacaciones anuales pagadas son un sistema de descanso remunerado establecido por el Artículo 39 de la Ley de Normas Laborales Japonesa, diseñado para permitir la recuperación del cansancio físico y mental de los trabajadores y garantizar una vida con suficiente descanso.

Requisitos y Número de Días de Vacaciones Pagadas

El derecho a obtener vacaciones anuales pagadas surge para todos los trabajadores que cumplan con los siguientes dos requisitos:

1. Haber trabajado de manera continua desde el día de contratación durante seis meses.
2. Haber asistido al menos al 80% de los días laborables durante esos seis meses.

Cuando se cumplen estos requisitos, se otorgan 10 días laborables de vacaciones anuales pagadas al trabajador. Posteriormente, el número de días otorgados aumenta según los años de servicio continuo, alcanzando un máximo de 20 días después de más de 6 años y 6 meses de trabajo. Los derechos a las vacaciones otorgadas son válidos por un período de 2 años.

La Obligación de Designar Periodos para el Uso de Vacaciones Anuales Pagadas en Japón

Con la reforma legal de 2019 (Reiwa 1), se impuso una nueva obligación a los empleadores en Japón. Esta obligación consiste en asegurar que los trabajadores a quienes se les otorgan más de 10 días de vacaciones anuales pagadas tomen al menos 5 días de dichas vacaciones dentro del año siguiente a la fecha de concesión. Si el trabajador ya ha tomado voluntariamente más de 5 días de vacaciones, no hay problema; sin embargo, si no ha tomado los 5 días completos, el empleador debe, después de consultar con el trabajador, designar los periodos para que tome las vacaciones. Esta es una medida enérgica para eliminar la reticencia a tomar vacaciones y fomentar su uso.

Derechos de Designación de Tiempo del Trabajador y Derechos de Cambio de Tiempo del Empleador Bajo la Ley Laboral Japonesa

El núcleo legal de la operación de las vacaciones pagadas anuales reside en la relación entre dos derechos: el “derecho de designación de tiempo del trabajador” y el “derecho de cambio de tiempo del empleador”. El principio es el derecho de designación de tiempo, que permite a los trabajadores decidir cuándo tomarán sus vacaciones. Legalmente, las vacaciones se establecen en el momento en que el trabajador especifica “quiero descansar en este día”.

Por otro lado, el empleador solo puede ejercer el “derecho de cambio de tiempo” bajo circunstancias extremadamente limitadas. Este derecho permite al empleador solicitar el cambio de las vacaciones a otro tiempo solo si concederlas en el tiempo especificado por el trabajador “impide la operación normal del negocio”.

El caso de la Oficina de Silvicultura de Shiraishi (decisión de la Corte Suprema de Japón del 2 de marzo de 1973 (1973)) fue decisivo en definir la naturaleza de este derecho. En esta decisión, la Corte Suprema estableció que las vacaciones pagadas anuales no son una “solicitud” que requiere la “aprobación” del empleador, sino un “derecho constitutivo” que se establece mediante la declaración unilateral de voluntad del trabajador (designación de tiempo). Por lo tanto, a menos que el empleador ejerza su derecho de cambio de tiempo, las vacaciones en la fecha especificada por el trabajador están confirmadas. Además, esta decisión estableció el importante principio de que el propósito del uso de las vacaciones es libre para el trabajador y que el empleador no puede negar la adquisición de vacaciones ni ejercer el derecho de cambio de tiempo basándose en ese propósito.

Esta relación legal está diseñada intencionalmente para ser asimétrica. Se otorgan derechos poderosos al trabajador y solo derechos defensivos limitados al empleador. Por lo tanto, las prácticas operativas que obligan a la “aprobación” del supervisor para la adquisición de vacaciones o que preguntan por la “razón” de las vacaciones son legalmente inapropiadas y conllevan riesgos de cumplimiento. En la gestión empresarial, en lugar de buscar razones para negar la adquisición de vacaciones, se requiere planificar la estructura operativa, como asegurar personal de reemplazo, para que los trabajadores puedan tomar vacaciones sin problemas.

Suspensión del trabajo por causas imputables al empleador y el subsidio por suspensión en Japón

Cuando una empresa suspende a sus trabajadores por razones de gestión, existe un sistema diseñado para proteger la vida de los trabajadores. El Artículo 26 de la Ley de Normas Laborales Japonesa (Japanese Labor Standards Act) estipula que si un empleador suspende a un trabajador por razones atribuibles al empleador, debe pagar al trabajador un subsidio de suspensión (kyugyo teate) de al menos el 60% de su salario promedio.

Para determinar si esta obligación surge, lo más importante es la interpretación de la frase “causas imputables al empleador”. Este concepto se interpreta de manera muy amplia en el derecho laboral. No solo incluye la intención o negligencia del empleador, sino también las suspensiones causadas por obstáculos en la gestión o administración del lado del empleador. Por ejemplo, la escasez de materias primas, la disminución de pedidos debido a dificultades financieras de la empresa matriz o el fallo de una máquina, se consideran “causas imputables al empleador”, incluso si no hay una falta directa por parte del empleador.

Un caso importante que respalda esta amplia interpretación es el incidente de Northwest Airlines (decisión de la Corte Suprema de Japón del 17 de julio de 1987 (1987)). Este fallo, que trataba sobre una suspensión de trabajo debido a una huelga, indicó que el propósito del Artículo 26 de la Ley de Normas Laborales es más amplio que las causas de responsabilidad en el derecho civil y abarca todos los obstáculos generales en la gestión del empleador. La exención legal de la obligación de pago se limita a casos de verdadera fuerza mayor, como terremotos o tifones, que ocurren fuera del negocio y que el empleador no puede evitar incluso con la máxima atención.

Detrás de esta interpretación legal se encuentra la idea de la distribución de riesgos asociados con la operación del negocio. Los riesgos inherentes a la gestión empresarial, como las fluctuaciones del mercado o las circunstancias de los socios comerciales, deben ser asumidos fundamentalmente por el empleador, según un juicio de política social. Por lo tanto, mientras la razón de la suspensión surja dentro del “ámbito de control” del empleador, incluso si fue causada por factores externos, el empleador tiene la obligación de pagar al menos el subsidio mínimo por suspensión para garantizar la vida del trabajador.

Disposiciones de Protección para Mujeres y Menores en Japón

La Ley de Normas Laborales de Japón (日本の労働基準法), teniendo en cuenta el contexto histórico y las características físicas, establece disposiciones especiales de protección para las trabajadoras y los trabajadores menores de edad, quienes requieren una protección particular.

Protección de la Maternidad para las Trabajadoras

Para proteger la salud de las trabajadoras embarazadas y las que han dado a luz (denominadas legalmente “mujeres embarazadas o en posparto”), se han establecido las siguientes disposiciones. En primer lugar, se garantiza el permiso antes y después del parto (según el Artículo 65 de la Ley de Normas Laborales de Japón). El permiso prenatal puede comenzar 6 semanas antes de la fecha prevista del parto (o 14 semanas en caso de embarazos múltiples), si la trabajadora lo solicita. Por otro lado, el permiso posnatal comienza el día después del parto y se extiende por 8 semanas, durante las cuales el empleador no puede permitir que la trabajadora labore, independientemente de si ella lo solicita o no. Especialmente durante las primeras 6 semanas posparto, se considera un período de descanso absoluto para la recuperación de la madre, y no se puede permitir que trabaje incluso si ella lo desea. Sin embargo, después de las 6 semanas posparto, la trabajadora puede volver a trabajar en tareas que no representen un riesgo, siempre y cuando ella lo solicite y un médico lo apruebe.

Además, existen varias restricciones en el trabajo de las mujeres embarazadas o en posparto. El empleador no debe asignarles tareas que impliquen manejar objetos pesados o trabajar en lugares con gases nocivos, entre otras actividades peligrosas o perjudiciales (según el Artículo 64-3 de la Ley de Normas Laborales de Japón). Asimismo, si la trabajadora lo solicita, no se le puede exigir que realice horas extras, trabaje en días festivos o durante la noche (según el Artículo 66 de la Ley de Normas Laborales de Japón). Estas disposiciones protectoras se dividen en obligaciones que surgen cuando la trabajadora las solicita (como la exención de horas extras) y obligaciones absolutas que el empleador debe cumplir independientemente de si hay una solicitud (como el descanso posnatal de 6 semanas). Las empresas deben comprender estas diferencias con precisión y establecer un sistema de gestión laboral adecuado para cada caso.

Protección de los Menores de Edad

Los trabajadores menores de 18 años (legalmente denominados “menores”) están sujetos a regulaciones particularmente estrictas para proteger su desarrollo físico y mental saludable.

En principio, no se les puede hacer trabajar horas extras ni en días festivos, y está prohibido que laboren durante la noche (de 10 p.m. a 5 a.m.) (según los Artículos 60 y 61 de la Ley de Normas Laborales de Japón). Además, se prohíbe completamente que realicen trabajos peligrosos o perjudiciales, como operar grúas o trabajar en alturas, así como el trabajo en minas (según los Artículos 62 y 63 de la Ley de Normas Laborales de Japón).

En cuanto a los contratos, también existen reglas especiales. Los padres o tutores no pueden firmar contratos laborales en nombre de los menores; los contratos deben celebrarse siempre directamente con el menor (según el Artículo 58 de la Ley de Normas Laborales de Japón). Además, el salario debe pagarse directamente y en su totalidad al menor, y está prohibido que los padres o tutores lo reciban en su lugar (según el Artículo 59 de la Ley de Normas Laborales de Japón). Estas disposiciones son medidas de protección importantes para prevenir la explotación económica de los menores y que se les obligue a trabajar contra su voluntad.

Resumen

Como hemos revisado en este artículo, las regulaciones sobre salarios, horas de trabajo, vacaciones y la protección de ciertos trabajadores bajo la ley laboral japonesa son extremadamente detalladas y estratificadas. Estas reglas no son meras directrices, sino obligaciones legales estrictas que conllevan sanciones y responsabilidades civiles en caso de incumplimiento. En particular, las recientes reformas legales, como la regulación del límite de horas extras y la obligatoriedad de tomar vacaciones pagadas anuales, exigen a los empleadores una gestión laboral más activa que nunca. Además, las tendencias en jurisprudencia relacionadas con el pago de horas extras fijas y las indemnizaciones por suspensión de empleo sugieren que una respuesta meramente formal es insuficiente y que se cuestiona la sustancia del sistema. Comprender y cumplir con estas complejas regulaciones es una base esencial para construir relaciones laborales saludables y asegurar el crecimiento sostenido de la empresa.

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