¿Se puede establecer un contrato de desarrollo de sistemas sin un contrato escrito?

En el desarrollo de sistemas, no es raro que el desarrollador avance con el trabajo antes de redactar el contrato. Sin embargo, este flujo de trabajo es, en la práctica, “peligroso”. Si no se ha elaborado un contrato, existe el riesgo de que, si surge un problema más adelante, el cliente pueda decir “el contrato aún no se ha formalizado, por lo tanto, no es necesario pagar ninguna remuneración”. En las disputas reales relacionadas con el desarrollo de sistemas, no es raro que se discuta la formalización del contrato en sí, y que se tomen decisiones desfavorables para el desarrollador. Como desarrollador, existe el riesgo de no poder recibir el pago si el cliente decide cancelar el proyecto o cambiar a otra empresa. Además, como se mencionará más adelante, incluso si se ha redactado un contrato, puede haber casos en los que se niegue la formalización del contrato.

Aquí, explicaremos la validez del contrato de desarrollo de sistemas y la estructura legal para reclamar dinero en caso de que no se reconozca la formalización del contrato.

Formación de un contrato

Un contrato, en principio, se forma cuando ambas partes acuerdan los elementos del contrato (la coincidencia de la intención de hacer una oferta y la intención de aceptarla).

Una vez que se forma un contrato, ambas partes están obligadas por él, y si una de las partes no cumple con los términos del contrato, la otra parte puede forzar el cumplimiento a través de un juicio o reclamar daños y perjuicios por incumplimiento. Los “elementos del contrato” deben ser específicos o concretos hasta el punto de que puedan ser objeto de cumplimiento forzado y reconocimiento de incumplimiento.

Formación de un contrato de desarrollo de sistemas

La naturaleza de un contrato de desarrollo de sistemas es principalmente un contrato de trabajo y un contrato de mandato. Un contrato de trabajo promete la finalización del trabajo y el pago de una remuneración por ello. Un contrato de mandato remunerado promete la realización de un trabajo y el pago de una remuneración por ello.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

Por lo tanto, si hay un acuerdo entre las partes sobre los elementos del contrato, que son “el contenido del trabajo o la tarea” y “la cantidad de la remuneración”, se considera que el contrato se ha formado.

Además, un contrato puede ser formado por un simple acuerdo verbal, y no se requiere un contrato escrito.

Reclamación de dinero en caso de cancelación después de la formación de un contrato de desarrollo de sistemas

Si se ha formado un contrato de desarrollo de sistemas y el usuario dice unilateralmente que lo cancelará, legalmente se considera que se ha notificado la rescisión del contrato.

Si se ha formado un contrato de trabajo, el vendedor puede ser rescindido por el usuario en cualquier momento antes de que se complete el trabajo, pero se establece que tiene derecho a ser indemnizado por daños y perjuicios (Artículo 641 del Código Civil japonés). Por lo tanto, si el usuario no indemniza al vendedor, este puede reclamar daños y perjuicios por la cantidad de los gastos incurridos hasta ese momento y la cantidad de remuneración que podría haber obtenido, menos los gastos que se han ahorrado por no tener que completar el sistema.

Además, si se ha formado un contrato de mandato, el mandatario puede reclamar una remuneración proporcional al rendimiento cuando el mandato termina en medio del rendimiento (Artículo 648, párrafo 3, del Código Civil japonés revisado). Por lo tanto, el vendedor puede reclamar el pago por el trabajo ya realizado.

Éxito o fracaso del contrato de desarrollo del sistema

Especificidad del contenido del sistema

Normalmente, las transacciones entre empresas, especialmente los contratos de grandes sumas de dinero, se realizan por escrito. Por lo tanto, si se ha creado un contrato, es más fácil reconocer la formación del contrato.

El sistema que es objeto de desarrollo se concreta gradualmente a través de varios procesos, por lo que la especificidad del contenido del sistema, que es el “contenido del trabajo” en los elementos del contrato de trabajo, se entiende que es suficiente si se conoce el alcance y la descripción general de lo que se está sistematizando.

En un caso judicial, no hubo disputa sobre la conclusión del contrato básico y el acuerdo de confidencialidad, y aunque el contrato básico mencionaba “apoyo técnico para el negocio de comercio electrónico, apoyo para la construcción de sitios web y tareas relacionadas”, el contrato no se reconoció porque no se especificaron los detalles específicos del negocio de comercio electrónico, el alcance de las tareas delegadas y el alcance del desarrollo y diseño del sistema.

Incluso si se crea un contrato básico de desarrollo de sistemas, si el trabajo y el contenido del trabajo son abstractos y no se pueden especificar, es difícil reconocer la formación del contrato. La formación del contrato puede ser reconocida por contratos y otros documentos que describen específicamente el contenido del trabajo, el monto de la remuneración, etc., hasta el punto de que pueden ser objeto de cumplimiento forzado y reconocimiento de incumplimiento.

Además, los puntos a tener en cuenta en los contratos entre ingenieros individuales y corporaciones se explican en detalle en el siguiente artículo.

https://monolith.law/corporate/engineer-joint-enterprise-contract[ja]

El vendedor presenta una cotización y especificaciones, y el usuario aprueba y ordena

Normalmente, las transacciones entre empresas se realizan por escrito, por lo que si no se ha creado un contrato, es difícil reconocer la formación del contrato. En el desarrollo de sistemas, a menudo se comienza a trabajar antes de que se cree el contrato, pero ¿cómo se considera la formación del contrato en ese caso?

En un caso judicial (sentencia del Tribunal de Distrito de Nagoya del 28 de enero de 2004), se dijo lo siguiente sobre la formación del contrato de desarrollo del sistema:

• Después de las negociaciones de confirmación de especificaciones, etc., entre el vendedor y el usuario,
• El vendedor presenta las especificaciones y la cotización, etc.,
• Esto se establece cuando el usuario lo aprueba y lo ordena.

En este caso judicial, el vendedor, que había sido encargado por el municipio, que es el usuario, para introducir un sistema de contabilidad financiera, etc., presentó una propuesta y una cotización en respuesta a una RFP titulada “Sobre la presentación de una propuesta para la introducción de un sistema de información administrativa integral (solicitud)”, y el usuario presentó una “notificación de adopción”. El vendedor no examinó suficientemente el contenido del trabajo del usuario, etc., sin tener una reunión con el usuario, y no se reconoció que se había examinado específicamente el contenido y el costo de la personalización dentro del usuario, y el contenido de la propuesta del vendedor no era específico, y no estaba claro qué había aprobado el usuario, por lo que no se reconoció la formación del contrato.

Explicaré en detalle sobre la formación del contrato mencionado en el caso judicial, teniendo en cuenta otros casos judiciales, etc.

Después de las negociaciones de confirmación de especificaciones, etc., entre el vendedor y el usuario

De la frase “después de las negociaciones”, si el contenido del sistema y el monto de la remuneración, que son elementos del contrato, están “en negociación”, es difícil reconocer la formación del contrato porque no se ha llegado a un acuerdo.

Por otro lado, en el caso de un contrato de trabajo, se puede establecer el precio a precio de mercado, por lo que hay casos judiciales en los que se reconoció que se había formado un contrato de trabajo a un precio equivalente al precio de mercado porque el usuario había aprobado el contenido del sistema y “aproximadamente” el monto de la remuneración, etc.

Para poder decir que “después de las negociaciones”, el vendedor debería tener una reunión con el usuario sobre el contenido del trabajo del usuario, el contenido del sistema, etc., y examinarlo suficientemente, y registrar esto en correos electrónicos, actas de reuniones, etc.

El vendedor presenta las especificaciones y la cotización, etc., y el usuario lo aprueba y lo ordena

• Si el usuario emite una orden de compra o un pedido, es más fácil reconocer la formación del contrato. Si el vendedor presenta una solicitud o realiza trabajos basados en una orden de compra, etc., es más fácil reconocer la formación del contrato porque hay más “acuerdo”.
• Los documentos internos del usuario a menudo indican que se planea celebrar un contrato en el futuro, por lo que es difícil reconocer la formación del contrato. Sin embargo, si no hay tal descripción y se describe lo más concretamente posible el contenido del desarrollo del sistema y el monto de la remuneración, que son elementos del contrato, esto funcionará en la dirección de reconocer la formación del contrato.
• Es difícil reconocer la formación del contrato si el memorando, el acuerdo, el documento de confirmación, etc., son premisas para celebrar un contrato por separado o si el contenido es abstracto.
• Si no se ha estampado un sello en el borrador del contrato, el estampado implica la conclusión, por lo que es difícil reconocer la formación del contrato.
• La cotización es una prueba para reconocer el monto de la remuneración acordado entre las partes.

Además, en el desarrollo del sistema, cuando el proceso ha avanzado hasta cierto punto, si se solicita un cambio de especificaciones posterior o la adición de funciones, si es posible cobrar un adicional al monto estimado inicialmente, etc., se explica en detalle en el siguiente artículo.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Acuerdo de liquidación

Si se realiza un trabajo bajo la dirección del usuario con la premisa de celebrar un contrato, en caso de detener el trabajo, puede haber un “acuerdo de liquidación” para liquidar la remuneración por el trabajo realizado hasta ese momento. Para hacer que este acuerdo sea más fácilmente reconocible, sería bueno obtener la aprobación de una persona con autoridad del usuario para un documento que describa el método de liquidación de la remuneración en caso de que no se llegue a un contrato, o para un documento creado por el vendedor.

Configuración legal para reclamar dinero en caso de que no se reconozca la formación de un contrato

Negligencia en la formación de un contrato

Al iniciar las negociaciones para la formación de un contrato, las partes tienen la obligación, bajo el principio de buena fe, de no infringir la propiedad del otro (Artículo 1, párrafo 2 del Código Civil japonés). Si no se llega a un contrato, se puede reclamar una indemnización por daños y perjuicios si hay circunstancias objetivas que hicieron que la otra parte esperara con certeza la formación del contrato y si hay responsabilidad. Esto se conoce como negligencia en la formación de un contrato.

A continuación, presentamos un resumen de los casos en los que se reconoció la negligencia en la formación de un contrato en los precedentes judiciales.

• El vendedor finalizó la definición de requisitos a petición del usuario y también llevó a cabo parte del diseño básico y detallado. Se explicó al vendedor que la acción de invitar a otras empresas a licitar era una formalidad para obtener la aprobación del presidente, pero otra empresa fue seleccionada justo antes de la formación del contrato y no se llegó a un contrato.
• El vendedor avanzó en el trabajo a petición del usuario para cumplir con el plazo de entrega, y la fecha prevista para la formación del contrato también se acercaba. Sin embargo, se estaban preparando para el desarrollo interno en la empresa del usuario, pero esto se mantuvo en secreto y no se llegó a un contrato.
• El vendedor fue notificado por el usuario de que se había decidido como el constructor del sistema, y no se plantearon dudas sobre el presupuesto, etc. Basándose en las reuniones con el usuario, el vendedor llevó a cabo trabajos como la confirmación de las especificaciones, y el usuario reconoció los gastos incurridos. Sin embargo, se rechazó la formación del contrato por la razón de que no se podía acordar el monto del presupuesto.

Por otro lado, se pueden citar ejemplos de juicios en los que no se reconoció la negligencia en la formación de un contrato, como aquellos en los que se especificaron la posibilidad de seleccionar a otra empresa y las condiciones para llegar a un contrato.

Si se avanza en el trabajo a petición del usuario y se rompen las negociaciones del contrato de manera sorpresiva sin especificar la posibilidad de seleccionar a una empresa distinta a la propia y las condiciones de acuerdo, se puede reconocer una reclamación de indemnización por daños y perjuicios.

No hay disputa sobre el hecho de que los gastos incurridos hasta ese momento están incluidos en el rango de “daños” en este caso. Además, hay precedentes judiciales que incluyen la ganancia por el trabajo realizado. Además, si se presenta evidencia de que se ha sufrido un daño equivalente a la ganancia que se habría obtenido si se hubiera trabajado después de rechazar una oferta de otra empresa, también se puede incluir.

Artículo 512 del Código de Comercio japonés

El vendedor puede reclamar una remuneración razonable en virtud del Artículo 512 del Código de Comercio japonés si ha realizado acciones relacionadas con el desarrollo del sistema para el usuario.

Una vez que comienzas las negociaciones para el desarrollo del sistema, sería aconsejable dejar evidencia que confirme que ambas partes reconocen el contenido del sistema y el monto de la remuneración, utilizando correos electrónicos y actas de reuniones, y que las circunstancias que hacen que la formación del contrato parezca segura y los elementos del contrato se han concretado.

De hecho, incluso si se te niega el pago por razones como que no has intercambiado un contrato, puedes reclamar dinero como se mencionó anteriormente.

Resumen

Como se ha mencionado, los tribunales tienden a emitir un juicio “negativo” en relación con las relaciones contractuales cuando no existe un contrato escrito, especialmente en comparación con la percepción de la empresa contratada. Desde el punto de vista de la empresa contratada, querrían argumentar que “se suponía que debíamos comenzar a trabajar primero y que el contrato se firmaría posteriormente, por lo que el contrato en sí está en vigor”. Sin embargo, este argumento no siempre es aceptado.

Además, si se niega la existencia de un contrato, hay casos en los que se puede solicitar dinero a través de la estructura legal, como la negligencia en la celebración del contrato y el Artículo 512 del Código de Comercio japonés (Japanese Commercial Code). Sin embargo, esto tampoco es una “garantía”.

Si es necesario comenzar a trabajar antes de la firma del contrato, se debe:

• Primero, reconocer que esto es una acción arriesgada y decidir si vale la pena dedicar tiempo a este proyecto, teniendo en cuenta el riesgo (especialmente en el caso de las pequeñas y medianas empresas y las startups, hay situaciones en las que deben tomar la decisión de “actuar primero” para obtener experiencia comercial con grandes empresas. Si se tiene en cuenta el riesgo, esta puede ser una decisión de gestión razonable).
• Considerar si es posible firmar un acuerdo de liquidación en caso de que no se llegue a un acuerdo contractual.

Se puede decir que es necesario tener este tipo de pensamiento.