Jaapani ettevõtte asutamisel põhikirja koostamise õiguslik selgitus

Jaapanis ettevõtte asutamise protsessis ei ole põhikirja koostamine lihtsalt üks protseduuriline samm. Põhikiri on õigusdokument, mis määratleb ettevõtte struktuuri, juhtimise ja põhireeglid ning seda nimetatakse ka “ettevõtte põhiseaduseks”. Kuidas seda dokumenti kujundada ja koostada, mõjutab sügavalt ettevõtte juhtimisstruktuuri, otsustusprotsesse ja tulevast kasvupotentsiaali pärast asutamist. Põhikirja sätted on juriidiliselt siduvad ja neil on tugev mõju aktsionäridele, direktoritele ja ettevõttele endale, ning nende koostamine nõuab Jaapani äriühingu seaduse (Japanese Companies Act) rangeid reegleid. Selles artiklis käsitleme Jaapani äriühingu seaduse alusel põhikirja põhistruktuuri, kirjeldame kohustuslikke punkte, selgitame, milliseid punkte on vaja teatud juriidilise mõju saavutamiseks ja milliseid võib lisada ettevõtte iseloomu peegeldamiseks. Eriti keskendume sellistele olulistele teemadele nagu ettevõtte tegevusvaldkonna määratlemine “eesmärgis” ja “mitte-rahaline sissemakse”, mis on keerulised reeglid, mis on otseselt seotud juhtimisotsustega. Lõpuks kirjeldame ka põhikirja õigusliku jõu tagamiseks vajalikke kinnitamisprotseduure, pakkudes seeläbi ettevõtte asutamise aluseks olevat põhjalikku õigusalast teadmist.

Põhikirja põhiline struktuur: Kolm tüüpi sätteid

Jaapani äriühingu seadus (Companies Act) jagab põhikirjas esitatavad sätted nende õigusliku iseloomu järgi kolme kategooriasse: “absoluutsed sätted”, “suhtelised sätted” ja “valikulised sätted”. See kolmetasandiline struktuur peegeldab seadusandja kavatsust tagada kõikidele ettevõtetele ühine minimaalne õigusraamistik, võimaldades samal ajal igal ettevõttel kujundada oma juhtimist paindlikult vastavalt oma tegelikele oludele.

Absoluutsed sätted on, nagu nimigi viitab, need, mis peavad põhikirjas tingimata olema kirjas. Kui ükski neist sätetest puudub või kui nende sisu on õiguslikult kehtetu, loetakse kogu põhikiri kehtetuks ja ettevõtte asutamine ei ole lubatud. See on seetõttu, et need sisaldavad hädavajalikku teavet, nagu ettevõtte ärinimi, eesmärk ja registreeritud asukoht, mis on vajalikud ettevõtte põhilise identiteedi kindlakstegemiseks ja tehingute turvalisuse tagamiseks.

Järgmisena ei mõjuta suhtelised sätted põhikirja kehtivust, kui neid ei ole kirjas. Siiski, kui ettevõte soovib neid sätteid kohaldada, peavad need olema põhikirjas kirjas, et neil oleks õiguslik jõud. Näiteks aktsiate üleandmise piirangud või juhatuse loomise sätted kuuluvad sellesse kategooriasse. Kuna need sätted erinevad sageli Jaapani äriühingu seaduse põhimõttelistest reeglitest, siis nende põhikirja lisamine tagab nende kehtivuse ja siduvuse kõigi aktsionäride ja huvipoolte jaoks.

Lõpuks on valikulised sätted need, mis ei kuulu ülalmainitud kahte kategooriasse ja mida ettevõte võib oma äranägemisel kehtestada, seni kuni need ei ole vastuolus Jaapani äriühingu seaduse või muude imperatiivsete õigusnormidega ega üldtunnustatud heade kommetega. Näiteks võib tuua majandusaasta määratluse või korralise aktsionäride üldkoosoleku kokkukutsumise ajastuse. Kuigi neid sätteid võib määratleda ka põhikirja välistes sisekorraeeskirjades, suurendab nende lisamine põhikirja nende tähtsust ja muudatused nõuavad aktsionäride erikorraldust, nagu näiteks üldkoosoleku eriotsus, mis aitab tagada juhtimise stabiilsust. Seega on otsus, milliseid sätteid ja millisesse kategooriasse põhikirja lisada, oluline strateegiline valik, mis mõjutab ettevõtte tulevast juhtimist.

Ettevõtte tuumikku kujundavad absoluutsed kirjeteemad

Absoluutsed kirjeteemad on ettevõtte juriidilise isiku staatuse alustalad ja kujutavad endast kõige olulisemat teavet. Jaapani äriühingu seaduse (商法) artikkel 27 sätestab, et aktsiaseltsi põhikirjas peavad olema kindlasti kirjas järgmised viis punkti:

1. Eesmärk
2. Kaubanimi
3. Peakontori asukoht
4. Asutamisel sissemakstava vara väärtus või selle miinimumsumma
5. Asutajate eesnimed või nimed ja aadressid

Eriti oluline on “eesmärgi” kirjeldus, kuna see määratleb ettevõtte tegevusulatuse õiguslikult. Ettevõtte eesmärk peab olema seaduslik, kasumlik ja selge. Siiski on “eesmärgi ulatuse” tõlgendamisel oluline arvestada õigusteaduse ja praktiliste nõudmiste vahelisi erinevusi.

Jaapani kõrgeim kohus on järjepidevalt väljendanud seisukohta, et ettevõtte õigusvõime on piiratud põhikirjas määratletud eesmärkidega, kuid nende ulatust tuleks tõlgendada laialt, nagu on näha Yawata Steel’i juhtumist tuntud otsuses (Jaapani kõrgeima kohtu täiskogu otsus, 24. juuni 1970). Kohtupraktika kohaselt hõlmavad ettevõtte tegevused mitte ainult põhikirjas selgelt määratletud eesmärke, vaid ka kõiki “otseseid või kaudseid tegevusi”, mis on vajalikud nende eesmärkide saavutamiseks. See tõlgendus keskendub peamiselt kolmandate osapoolte kaitsmisele, kellega ettevõte tehinguid teeb, ja tehingute turvalisuse tagamisele. Kui ettevõtte tegevus oleks rangelt piiratud ainult eesmärgi ulatusega, siis oleks tehingupartneritel alati kohustus kontrollida, kas tehing jääb ettevõtte põhikirja ulatusse, mis takistaks sujuvat majandustegevust.

Siiski ei pruugi see õiguslikult lai tõlgendus alati kehtida praktilistes olukordades. Näiteks võib laenu saamine finantsasutustelt olla keeruline, kui laenatava projekti tegevusala ei ole põhikirjas selgelt määratletud. Ehitus- või personalirendi ettevõtete puhul, kus teatud tegevuste jaoks on vajalik valitsuse luba, on eelduseks, et tegevusala on põhikirjas kirjas. Samuti võib maksuinspektsioonides tekkida küsimusi, kas põhikirjas määratlemata tegevusest tulenevad kulud on ettevõtte kuludena aktsepteeritavad.

Seega, kuigi õiguslikult on ettevõtte tegevusulatus laialt tunnustatud, on praktiliste takistuste ennetamiseks ja sujuva äritegevuse tagamiseks mõistlik strateegia kirjeldada põhikirjas eesmärki võimalikult konkreetse ja kõikehõlmava viisil, hõlmates nii praeguseid kui ka tulevikus võimalikke tegevusalasid.

Nõuded jõustumiseks: suhtelised kirjelduspunktid

Suhtelised kirjelduspunktid on ettevõtte autonoomiat austavad, kuid võivad oluliselt mõjutada aktsionäre ja võlausaldajaid ning teisi huvipooli, mistõttu nende jõustumiseks nõutakse nende lisamist ettevõtte põhikirja. Kui põhikirjas neid punkte ei ole, siis isegi kui aktsionäride üldkoosolekul on vastav otsus tehtud, on see õiguslikult kehtetu.

Tüüpilised suhtelised kirjelduspunktid hõlmavad näiteks aktsiate ülekandmise piiranguid, juhatuse või audiitori asutamist, aktsionäride registri pidaja määramist ja muid sarnaseid küsimusi. Need sätted võimaldavad ettevõttel asendada Jaapani ettevõtete seaduse ühtlustatud reegleid oma ainulaadsete lahendustega, kuid nende olulisuse tõttu nõutakse nende lisamist põhikirja, mis on ettevõtte alusdokument.

Erilist rangust nõutakse suhteliste kirjelduspunktide seas Jaapani ettevõtete seaduse (Japanese Companies Act) 28. artiklis sätestatud “eriliste asutamispunktide” puhul. See termin viitab asutamisele, mis erineb tavapärasest rahalise sissemaksega asutamisest, viidates “ebatavalistele” asutamispunktidele. Eriliste asutamispunktide hulka kuuluvad järgmised neli:

• Reaalse sissemakse: rahalise väärtuse asemel muu vara sissemakse
• Vara üleandmine: leping, milles asutajad nõustuvad ettevõtte loomise järel teatud vara vastu võtma
• Asutajate tasu või muud erilised hüved: asutajatele ettevõtte loomise eest antavad varalised hüved
• Aktsiaseltsi poolt kantavad asutamiskulud

Neile punktidele on ühine see, et ettevõtte asutamise ajal, kui veel ei ole olemas sõltumatut otsustusorganit, võib asutajate otsustusvabaduse tõttu ettevõtte varaline alus ohtu sattuda. Näiteks, kui madala väärtusega vara hinnatakse üle ja tehakse selle alusel reaalne sissemakse või kui asutajad saavad ebaõiglaselt suure tasu, võib äsja asutatud ettevõtte kapital jääda ainult nominaalseks, ilma tegeliku väärtuseta, luues nii “tühja ettevõtte”.

Selleks, et vältida selliseid olukordi ja tagada ettevõtte varalise aluse kindlustamine, nõuab Jaapani ettevõtete seadus, et need erilised asutamispunktid oleksid põhikirjas kirjas ning lisaks sellele nõuab põhimõtteliselt kohtu poolt määratud kontrollija poolt läbiviidavat uurimist, luues mitmekordse kontrollifunktsiooni.

Innovatsioon ettevõtte asutamisel: materiaalne sissemakse ja selle õiguslikud reeglid Jaapanis

Ettevõtte asutamise eripärade seas on materiaalne sissemakse kõige sagedamini kasutatav ja kõige detailsemalt reguleeritud. Materiaalne sissemakse tähendab vara, nagu kinnisvara, sõidukid või intellektuaalomandi õigused, sissemaksmist raha asemel, saades vastutasuks aktsiaid. See võimaldab ettevõtetel kapitali suurendada, kasutades olemasolevat vara, isegi kui neil puudub käibekapital.

Kuid et tagada hinnangute objektiivsus ja vältida kapitali väärtuse kunstlikku suurendamist, kehtestab Jaapani äriühingu seadus materiaalse sissemakse suhtes ranged reeglid. Need reeglid põhinevad kapitali adekvaatsuse põhimõttel, mille eesmärk on tagada ettevõtte varaline alus ja kaitsta võlausaldajaid.

Esiteks, kui tehakse materiaalset sissemakset, peab Jaapani äriühingu seaduse (株式会社法) artikli 28 lõike 1 kohaselt põhikirjas olema selle üksikasjad kirjas. See tähendab, et tuleb selgelt märkida sissemakse tegija nimi, sissemakstava vara ja selle väärtus ning aktsiate arv, mis antakse sissemakse tegijale.

Teiseks, põhimõtteliselt tuleb pärast põhikirja kinnitamist esitada kohtule taotlus kontrollija määramiseks, kes uurib vara väärtust vastavalt Jaapani äriühingu seaduse (株式会社法) artiklile 33. See protsess on aeganõudev ja kulukas, mistõttu on see praktikas suur koormus.

Seetõttu on Jaapani äriühingu seaduses ette nähtud erandid, mis vabastavad range kontrollija uurimisest. Praktikas toimub enamik materiaalseid sissemakseid nende erandite alusel. Erandid on lubatud peamiselt järgmistel juhtudel:

• Kui materiaalse sissemakse vara koguväärtus põhikirjas on alla 5 miljoni jeeni.
• Kui sissemakstav vara on turuhinnaga väärtpaberid ja põhikirjas märgitud väärtus ei ületa turuhinda.
• Kui põhikirjas märgitud väärtuse asjakohasust on kinnitanud spetsialistid nagu advokaadid, vandeaudiitorid või maksunõustajad (kui vara on kinnisvara, siis lisaks vajalik ka kinnisvara hindaja hinnang).

Kolmandaks, Jaapani äriühingu seadus näeb ette süsteemi vastutuse jälitamiseks tagantjärele. Jaapani äriühingu seaduse (株式会社法) artikkel 52 sätestab, et kui ettevõtte asutamisel tehtud materiaalse sissemakse tegelik väärtus on põhikirjas märgitust “märkimisväärselt väiksem”, on asutajatel ja asutamise ajal ametis olnud direktoritel kohustus tasuda ettevõttele puudujääv summa solidaarselt (hinna kompenseerimise kohustus). See vastutus on põhimõtteliselt ilma süüta vastutus ja väga suur. Samuti kannavad vastutust väärtuse tõendanud spetsialistid, kui nad ei suuda tõestada, et nad ei ole hooletusse jätnud. Osaka kõrgema kohtu 2016. aasta 19. veebruari otsus on juhtum, kus küsimuse all oli materiaalse sissemakse väärtuse tõendanud advokaadi vastutus, mis on näide spetsialisti kandvast suurest vastutusest.

Nii tagab Jaapani äriühingu seadus materiaalse sissemakse kuritarvitamise vältimise ja kapitali adekvaatsuse põhimõtte tegeliku tagamise kolmekordse reguleerimise kaudu: põhikirja kirjapanek, eelnev kontroll ja järelkontroll.

Ettevõtte iseloomu peegeldavad vabatahtlikud sätted

Vabatahtlikud sätted on need ettevõtte põhikirjas vabatahtlikult kirjeldatavad reeglid, mis ei kuulu absoluutsete ega suhteliste sätete hulka ning mille eesmärk on ettevõtte juhtimise sujuvamaks muutmine. Need sätted ei muutu õiguslikult kehtetuks, kui neid põhikirjas ei ole, kuna neid on võimalik määratleda ka alama astme reeglites, nagu näiteks juhatuse reglemendis. Siiski on oluline tähendus nende tahtlikul lisamisel ettevõtte kõrgeimasse normi – põhikirja.

Põhikirjas kirjeldatud sätete muutmiseks on vaja üldjuhul aktsionäride üldkoosoleku eriotsust, mis tähendab, et otsuse vastuvõtmiseks peab kohal olema üle poole häälteõiguslikest aktsionäridest ning nende hulgas peab olema vähemalt kaks kolmandikku nõusolevaid hääli. See on palju rangem nõue võrreldes ettevõtte sisereeglitega, mida saab muuta näiteks juhatuse otsusega.

Seega on strateegiline otsus, milliseid sätteid vabatahtlike sätetena põhikirja lisada, võttes arvesse juhtimise “paindlikkust” ja “stabiilsust”. Näiteks järgmised sätted on tavaliselt määratletud vabatahtlike sätetena:

• Aktsionäride korralise üldkoosoleku kokkukutsumise aeg
• Juhatuse ja audiitorite liikmete arv
• Juhtkonna tasustamise meetod
• Majandusaasta

Eriti oluline on see mitme aktsionäriga ühisettevõtetes või väliste investorite poolt rahastatud ettevõtetes, kus teatud juhtimisreeglite “fikseerimine” põhikirjas vabatahtlike sätetena võib olla tõhus vahend väikeaktsionäride õiguste kaitsmiseks ja asutajate vaheliste kokkulepete järgimise tagamiseks. Näiteks juhatuse liikmete arvu konkreetne määratlemine põhikirjas võib takistada enamusaktsionäridel ühepoolselt juhatuse koosseisu muutmast. Sellisel viisil toimivad vabatahtlikud sätted ettevõtte iseloomu ja huvigruppide vaheliste suhete dünaamika peegeldajana ning tulevaste konfliktide ennetamise vahendina juhtimises.

Aktsiaseltsi asutamisdokumentide lõppetapp: notariaalne kinnitamine

Aktsiaseltsi asutamisel on vajalik, et asutajate koostatud põhikiri (algne põhikiri) saaks notari kinnituse, vastasel juhul ei ole sellel jõudu vastavalt Jaapani äriühingu seaduse (会社法) artikli 30 lõikele 1. Notariaalne kinnitamine on oluline protsess, mis tagab põhikirja selguse, ennetab tulevasi vaidlusi ning tõendab ametlikult, et põhikiri on koostatud seaduslikus korras.

Notariaalse kinnitamise meetodid jagunevad kaheks: traditsiooniline “kirjalik kinnitamine” ja kaasaegne “elektrooniline põhikiri”. Peamine erinevus nende kahe vahel seisneb kuludes, eriti tulumärgimaksus. Kirjalikult koostatud põhikirjale tuleb Jaapani tulumärgimaksu seaduse (印紙税法) alusel kleepida 40 000 jeeni suurune tulumärk. Elektrooniline põhikiri aga, kuna see on elektrooniline andmestik ja ei kvalifitseeru “dokumendiks”, ei kuulu tulumärgimaksu alla.

Siiski, elektroonilise põhikirja koostamiseks ja selle notariaalseks kinnitamiseks on vajalikud spetsiaalsed seadmed nagu elektroonilise allkirja tarkvara, IC-kaardilugeja ning My Number kaardil olev elektrooniline sertifikaat. Kui need vahendid tuleb isiklikult nullist soetada, võib esialgne investeering ületada tulumärgimaksu kokkuhoiu. Seetõttu võib eriti ühekordse ettevõtte asutamise puhul olla kõige kulutõhusam ja ajasäästlikum valik pöörduda spetsialisti poole, näiteks õigusnõustaja või advokaadi poole, kes on juba elektroonilise kinnitamise keskkonna loonud.

Alljärgnev tabel võtab kokku peamised erinevused kirjaliku ja elektroonilise kinnitamise vahel.

Nagu tabelist näha, on elektroonilisel kinnitamisel selge eelis tulumärgimaksu puudumise tõttu, kuid selle eelise kasutamiseks on vajalik tehniline ettevalmistus. On oluline valida oma ettevõtte olukorrale kõige sobivam meetod.

Kokkuvõte

Nagu käesolevas artiklis üksikasjalikult selgitatud, ei ole põhikiri lihtsalt üks asutamisdokumentidest, vaid see on ettevõtte õigusliku identiteedi, juhtimise ja äritegevuse tuumikstruktuuri määrav kõige olulisem dokument. Absoluutselt nõutavate sätete – kohustusliku skeleti – peale ehitatakse suhteliste sätetega ettevõtte strateegilist organisatsioonikujundust ning vabatahtlike sätetega kootakse sisse unikaalseid juhtimisreegleid, luues nii iga ettevõtte jaoks erineva rätsepatööna valminud “põhiseaduse”. Eriti keeruline on ettevõtte tegevusvaldkonda määratleva “eesmärgi” kirjelduse õiguslik tõlgendamine ja praktiliste nõudmiste tasakaalustamine ning “mitte-rahalise sissemakse” käsitlevate keerukate reeglite rakendamine, mis on kapitali adekvaatsuse põhimõtte kehastus – ilma spetsialistide teadmisteta on neile asjakohaselt reageerimine keeruline. Nende sätete täpne mõistmine ja nende korrektne kajastamine põhikirjas on hädavajalik tugeva aluse loomiseks, et minimeerida tulevikus tekkida võivaid õigusriske ja saavutada jätkusuutlikku kasvu.

Meie Monolit Õigusbüroo omab Jaapanis (Japan) arvukate klientidega seoses rikkalikke kogemusi antud teemavaldkonnas. Meie büroos töötavad lisaks Jaapani (Japanese) advokatuuri kvalifikatsiooniga kakskeelsetele advokaatidele ka mitmed inglise keelt kõnelevad välisriikide advokatuuri kvalifikatsiooniga juristid, mis võimaldab pakkuda rahvusvahelises ärikeskkonnas tegutsevatele klientidele nende erilistele vajadustele vastavat detailset õigusabi. Pakume optimaalseid lahendusi, mis põhinevad spetsialistide teadmistel igas etapis alates põhikirja koostamisest ja kinnitamisest kuni juhtimisstruktuuri loomiseni pärast ettevõtte asutamist.