Kohustuslikuks muutub hoolekandeasutuste äritegevuse jätkuvuse plaani (BCP) koostamine | Tutvustame koostamise meetodeid ja eeliseid

BCP ehk äritegevuse jätkuvuse plaan viitab plaanile, mis on mõeldud ettevõtte tegevuse jätkamiseks ja taastamiseks ootamatute olukordade, nagu looduskatastroofid või nakkushaigused, korral. Alates Reiwa 6 (2024) aasta aprillist on hoolekandeasutustes BCP koostamine muutunud kohustuslikuks. Siiski võib esineda inimesi, kes ei tea, kuidas seda koostada või kahtlevad selle loomise eelistes.

Selles artiklis selgitame hoolekandeasutuste BCP-de üldist ülesehitust, koostamise sisu, eeliseid ja koostamise meetodeid. Tutvustame ka riske, mis kaasnevad BCP mittekoostamisega, seega kasutage seda kindlasti viitena.

Hoolekandeasutustes rakendatav äritegevuse jätkuvuse plaan (BCP) ja haldus (BCM)

BCP on lühend sõnadest Business Continuity Plan, mis tähendab äritegevuse jätkuvuse plaani. See on plaan, mis on loodud selleks, et tagada oluliste äritegevuste jätkumine või kiire taastamine juhul, kui ilmnevad ettenägematud sündmused nagu looduskatastroofid, nakkushaiguste puhangud või terroriaktid.

BCM tähistab Business Continuity Management’i, mis on BCP haldamise ja juhtimise protsess. Jaapani keeles tõlgitakse seda kui äritegevuse jätkuvuse haldust.

Jaapani Kabineti Kontori (Japanese Cabinet Office[ja]) äriplaani juhendis on BCP ja BCM kohta öeldud järgmist:

Kui ilmnevad ettenägematud sündmused nagu suured maavärinad ja muud loodusõnnetused, nakkushaiguste levik, terroriaktid, suured õnnetused, tarneahela katkestused või äkilised muutused majanduskeskkonnas, siis äritegevuse jätkuvuse plaan (Business Continuity Plan, BCP) on dokument, mis määratleb poliitikad, struktuurid ja protseduurid, mis on vajalikud oluliste äritegevuste katkestamise vältimiseks või katkestuste korral võimalikult lühikese aja jooksul taastumiseks.
BCP väljatöötamine ja selle uuendamine, vajalike eelarvete ja ressursside tagamine äritegevuse jätkuvuseks, ennetavate meetmete rakendamine, haridus- ja koolitusprogrammide läbiviimine tegevuste juurutamiseks, regulaarne kontroll ja pidev parendamine on osa juhtimistegevusest, mida nimetatakse äritegevuse jätkuvuse halduseks (Business Continuity Management, BCM), ja seda peetakse strateegiliseks tegevuseks juhtkonna tasandil.

Allikas: Jaapani Kabineti Kontori äriplaani juhend[ja]

Hoolekandeasutuste BCP koostamine on kohustuslik

Reiwa 3 (2021) aasta hoolekandeteenuste tasude ülevaatamisega seoses on hoolekandeasutustele kehtestatud kohustus, et pärast kolmeaastast üleminekuperioodi tuleb alates Reiwa 6 (2024) aasta aprillist täielikult rakendada BCP (äritegevuse jätkuvuse plaan) koostamist ja BCM (äritegevuse jätkuvuse juhtimist). Jaapani Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeeriumi dokumendis “Reiwa 3 (2021) aasta hoolekandeteenuste tasude ülevaatamise peamised punktid[ja]” on öeldud järgmist:

Et isegi nakkushaiguste või katastroofide korral oleks võimalik jätkuvalt osutada vajalikke hoolekandeteenuseid, on kõikidele hoolekandeteenuste osutajatele kohustuslik teha plaane äritegevuse jätkamiseks, korraldada koolitusi ja läbi viia harjutusi (simulatsioone). (※Kolmeaastane üleminekuperiood on ette nähtud.)

Viide: Jaapani Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeerium | Reiwa 3 (2021) aasta hoolekandeteenuste tasude ülevaatamise peamised punktid[ja]

Hoolekandeasutuste riskid, kui nad ei koosta BCP-d

Kui hoolekandeasutus ei koosta äritegevuse jätkuvuse plaani (BCP), võivad nad silmitsi seista järgmiste riskidega:

• Sattumine haldusjuhendamise alla
• Vastutusele võtmine kahjude hüvitamise eest
• Hooldustasu lisatasu mitte saamine

Siin selgitame iga punkti üksikasjalikumalt.

Sattumine haldusjuhendamise alla

Kui BCP-d ei ole koostatud, siis praegusel hetkel konkreetseid karistusi selle eest ei ole kehtestatud. Siiski võib see viia haldusjuhendamiseni, kuna tegemist on tegevusstandardite rikkumisega, millele tuleks tähelepanu pöörata. Kui juhendamist ei järgita, võib see viia tegevusloa tühistamiseni.

Tegevusloa tühistamise korral ei ole võimalik vähemalt viieks aastaks uut luba saada. Juriidilise isiku puhul hõlmab see ka teisi juhatuse liikmeid, emaettevõtet ja muid tegelikke kontrollijaid, kes ei saa samuti viieks aastaks hooldusteenuseid osutada. (Jaapani hoolduskindlustuse seaduse (Kaigo Hoken-hō) artikkel 70, lõiked 2, punktid 6 kuni 6-3)

Vastutusele võtmine kahjude hüvitamise eest

BCP koostamata jätmise korral ei kaasne trahve. Kuid kui BCP puudumise tõttu juhtub õnnetus või tekib kahju, võib see viia turvalisuse tagamise kohustuse rikkumiseni ja seeläbi kohtu kaudu kahjude hüvitamise vastutusele.

Üheks näiteks, kus turvalisuse tagamise kohustus on saanud suurt tähelepanu, on Hiyori lasteaia bussiõnnetus Ida-Jaapani suurõnnetuse ajal.

Hiyori lasteaias oli BCP koostatud ja juhendis oli sätestatud, et “kui maavärina tugevus on suur ja on oht katastroofiks, siis juhatatakse kõik põhjapoolsele õuealale, rahustatakse neid ja jälgitakse lapsi. Lapsed ootavad vanemate saabumist.” Siiski ei olnud juhendit piisavalt tutvustatud ja evakuatsiooniõppusi selle rakendamiseks ei olnud läbi viidud.

Otsuse tõttu saata lapsed vanemate juurde, neelas tsunami bussi ja viis last hukkusid. Kohus leidis, et lasteaia direktor ja lasteaeda haldav juriidiline isik olid mõlemad vastutavad kahjude hüvitamise eest, kuna nad ei täitnud oma kohustust koguda informatsiooni.

Viide: Jaapani Ülemkohus | Hiyori lasteaia bussiõnnetuse juhtum (Sendai ringkonnakohtu 25. aasta (2013) 17. septembri otsus)[ja]

Hooldustasu lisatasu mitte saamine

Reiwa 3. aastal (2021) tehtud hooldustasu muudatustega tõsteti hooldustasu 0,7% võrra. Kuid kui ei vastata järgmistele standarditele, rakendatakse mahaarvamist:

• Nakkushaiguste ja loodusõnnetuste puhuks koostatud BCP olemasolu
• Vajalike meetmete rakendamine koostatud BCP järgi

Mahaarvamise suurus varieerub teenuse tüübi järgi, “asutusepõhiste ja elamispõhiste teenuste” puhul on see 3% ettenähtud ühikuhinnast, “muude teenuste” puhul 1% ettenähtud ühikuhinnast. Üleminekumeetmena on kehtestatud, et Reiwa 7. aasta (2025) 31. märtsini ei rakendata mahaarvamist.

Hoolekandeasutuste BCP koostamisel vajalik sisu

Hoolekandeteenuse pakkujatelt oodatakse järgmisi kolme rolli:

• Teenuse järjepidevus
• Kasutajate ohutuse tagamine
• Töötajate ohutuse tagamine

Japanese Töölepingu seaduse (労働契約法) § 5

Tööandja peab töölepingust tulenevalt tagama, et töötaja saab töötada oma elu ja tervist ohustamata ning peab selleks tegema vajalikke ettevalmistusi.

Eeltoodust lähtuvalt peavad hoolekandeasutuste BCPs olema välja töötatud meetmed uue koroonaviiruse haiguse (COVID-19) ja loodusõnnetuste korral toimetulekuks. Allpool selgitame mõlema olukorra kohta üksikasjalikumalt.

Uute koroonaviirushaiguste vastu võitlemise meetodid

Hoolekandeasutustes ja ettevõtetes nõutakse uue koroonaviirushaigusega toimetulekuks ärikontinuiteedi plaani (BCP) koostamist. BCP sisu haiguspuhangu ajal võib sisaldada järgmist:

Viide: Jaapani Tervise-, Töö- ja Heaoluministeeriumi eakate hoolekande büroo | Hoolekandeasutuste ja ettevõtete uue koroonaviirushaiguse puhangu ajal äritegevuse jätkamise juhend[ja]

Oluline on arvestada, et päevakeskuste, ööpäevaringsete asutuste ja koduteenuste puhul võivad haiguspuhangu järgsed olukorrad ja vastumeetmed erineda, mistõttu tuleb BCP sisu vastavalt kohandada. Jaapani Tervise-, Töö- ja Heaoluministeeriumi “Puuetega inimeste sotsiaalteenuste pakkujatele mõeldud BCP juhend uue koroonaviirushaiguse puhangu ajal[ja]” rõhutab, et oluline on BCP ettevalmistamine enne nakkushaiguse leviku algust. On oluline koostada BCP, mis võimaldab haiguspuhangu korral sujuvat toimimist, ning regulaarselt läbi viia koolitusi ja treeninguid ning tagada varustuse olemasolu.

Looduskatastroofidele reageerimise meetodid

Hoolekandeasutustes ja ettevõtetes peab looduskatastroofide, nagu maavärinad ja üleujutused, korral toimimiseks välja töötama ka BCP (äritegevuse jätkuvuse plaani). Looduskatastroofide ajal rakendatava BCP sisu hõlmab järgmist:

Viide: Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare | Hoolekandeasutuste ja ettevõtete äritegevuse jätkuvuse juhend looduskatastroofide korral[ja]

Looduskatastroofide BCP-s tuleb lisaks tavapärasele ja hädaolukorra reageerimisele välja töötada ka koostöö teiste asutuste ja kogukonnaga, mistõttu on selle sisu laiem kui nakkushaiguste BCP puhul.

Hoolekandeasutuste äri jätkuvuse plaani (BCP) koostamise eelised

Äri jätkuvuse plaani (BCP) koostamine nõuab aega ja vaeva. Siiski on tõsi, et BCP koostamisega saab tagada elanike ja töötajate turvalisuse ning kasutada maksusoodustusi. Alljärgnevalt selgitame BCP koostamise eeliseid.

Elanike ja töötajate turvalisuse tagamine

Kui on olemas selged juhised nakkushaiguste leviku ja loodusõnnetuste ajal toimimiseks, saavad elanikud ja töötajad hädaolukorras kiiremini ja sujuvamalt tegutseda. Kuigi hädaolukord võib tekitada segadust ja takistada töö tegemist, võimaldab eelnevalt koostatud äri jätkuvuse plaan (Japanese BCP) oluliste tööülesannete eelistatud täitmist ja kiirendab seeläbi taastumist. Samuti aitab see suurendada kasutajate, nende perede ja kogukonna usaldust.

Maksusoodustused

Kui majandus- ja tööstusminister on heaks kiitnud teie äri jätkuvuse tugevdamise plaani, mis sisaldab BCP-sse (Business Continuity Plan – Äri Jätkuvuse Plaan) kaasatud tegevusi nagu süsteemi ülesehitus ja ennetavad meetmed, on võimalik saada erakorralist amortisatsiooni 18% ulatuses (alates Reiwa 7 (2025) aasta 1. aprillist 16%) investeeringutele seadmetesse, mis on mõeldud katastroofidele reageerimise tugevdamiseks ja kahjude vähendamiseks.

Seadmete konkreetsete näidete hulka kuuluvad:

• Masinad ja seadmed (1 miljon jeeni ja rohkem): näiteks oma elektrigeneraatorid ja drenaažipumbad
• Vahendid ja varustus (300 tuhat jeeni ja rohkem): näiteks seismilised ja vibratsiooni summutavad riiulid ning satelliittelefonid
• Ehitiste lisaseadmed (600 tuhat jeeni ja rohkem): näiteks veetõkked ja tulekindlad rulood

Toetused ja finantsabi

Kui olete koostanud BCP (Business Continuity Plan) ja saanud äritegevuse jätkusuutlikkuse tugevdamise plaani tunnustuse, siis eelistatakse teid toetuste määramisel. Saadaolev toetus võib hõlmata järgmist:

Omavalitsuste pakutavad BCP toetused võivad erineda. Samuti on erafinantsasutuste seas neid, kes pakuvad BCP koostanud ettevõtetele laenuprogramme. BCP koostamisel tasub uurida kohaliku omavalitsuse või oma finantsasutuse võimalusi.

Vaktsineerimise eelisjärjekord

Jaapani uue gripilaadse nakkushaiguse erimeetmete seaduse (新型インフルエンザ等対策特別措置法) (Heisei (平成) 21 (2009)) 28. artikli alusel võib ettevõtetel, kes on koostanud ärikontinuiteedi plaani (BCP) nakkushaiguste leviku ajaks ja on end registreerinud, teostada eelisvaktsineerimist. Eelisvaktsineerimine tähendab töötajate ja teiste registreeritud ettevõtete liikmete vaktsineerimist ennetava meetmena.

Selleks, et saada eelisvaktsineerimisele õigust omavaks registreeritud ettevõtteks, on vajalik esitada eelnev registreerimistaotlus riigile.

Hoolekandeasutuste äri jätkuvuse plaani (BCP) koostamise meetod

Paljud võivad mõelda, kuidas äri jätkuvuse plaani (BCP) koostada. Selles jaotises selgitame, kuidas koostada BCP-d hoolekandeasutustes.

BCP koostamise komitee loomine

BCP koostamiseks tuleb esmalt luua komitee. Komitee peaks koosnema erinevate asukohtade ja teenuste juhtidest või vastutajatest ning inimestest, kes suudavad koguda tagasisidet otse töötajatelt. Komitee loomisel tuleks üle vaadata hoolekandeasutuse praegune olukord ja tuvastada probleemid.

Juhendite ja mallide kasutamine

Jaapani Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeerium on koostanud BCP koostamise juhendid ja mallid. Kui te ei tea, kust alustada või kuidas BCP-d koostada, võite kasutada ministeeriumi juhendeid ja malle. Mallid on ette valmistatud vastavalt asutuse tüübile, nagu päevahoiu- ja ööbimisteenused, nii et saate valida oma teenusele vastava malli ja koostada BCP vastavalt sellele.

Juhendid ja mallid on saadaval järgmisel veebisaidil, nii et palun kasutage neid viitena.

Jaapani Tervise-, Töö- ja Heaolu Ministeerium | Hoolekandeasutuste ja ettevõtete äri jätkuvuse plaani (BCP) koostamise toetamise koolitus[ja]

Kokkuvõte: Hoolekandeasutuste BCP koostamise kohustusele tuleb viivitamatult reageerida

Alates Reiwa 6 (2024) aasta aprillist on hoolekandeasutustes BCP (äri jätkuvuse plaani) koostamine muutunud kohustuslikuks. Hoolekandeasutuste jaoks on BCP koostamine oluline, et tagada sujuv toimimine nakkushaiguste leviku või loodusõnnetuste ajal ja kiire taastumine. Samuti on BCP-l mitmeid eeliseid, nagu maksusoodustused, toetused ja finantsabi ning võimalus saada vaktsineerimisel eelisjärjekorda. Valmistuge ette tulevasteks ettenägematuteks hädaolukordadeks, luues BCP.

Kui teil on raskusi BCP koostamisega või te ei tea, kuidas seda teha, on soovitatav konsulteerida advokaadiga.

Monolith õigusbüroo on õigusteenuste firma, millel on rikkalik kogemus IT-valdkonnas, eriti interneti ja õiguse ristumiskohas. Kui teil on küsimusi BCP kohta, võtke julgelt ühendust.

Meie büroo poolt pakutavad meetmed

Hoolekandeäri on valdkond, mis on reguleeritud mitmete seadustega, nagu Jaapani hoolduskindlustuse seadus (介護保険法), eakate heaolu seadus (老人福祉法) ja äriühingu seadus (会社法). Monolith õigusbüroo on üldühing Jaapani Hoolekandeäri Liidu (一般社団法人 全国介護事業者連盟) ja teiste kohalike hoolekandeäri organisatsioonide nõuandev advokaat, omades seeläbi ulatuslikke teadmisi ja kogemusi hoolekandeäri seonduvate seaduste alal.

Monolith õigusbüroo teenindusvaldkonnad: IT ja start-up ettevõtete äriõigus[ja]