Mis on protseduurid veebipõhise visiitkaardi vahetamiseks? Selgitame ka eripärasid seoses Jaapani 'Elektroonilise posti seadusega

Uue tüüpi koroonaviiruse leviku tõttu on kaugtöö muutunud üha populaarsemaks, mitte ainult ettevõttesiseste koosolekute puhul, vaid ka ettevõtete vaheliste kohtumiste ja läbirääkimiste puhul on online-kohtumised muutunud üha levinumaks.

Kuid erinevalt näost-näkku kohtumistest ei toimu paberkujul visiitkaartide vahetamist ja eriti kui on rohkem kui üks osapool, võib juhtuda, et unustatakse küsida nimesid, osakondi, ametikohti jne. Seetõttu on “online-visiitkaartide vahetamine”, mida saab kasutada ka videokonverentsidel, saanud palju tähelepanu.

Kuid kuna see on veel suhteliselt uus süsteem, võib olla palju inimesi, kes ei ole sellega veel tuttavad.

Seetõttu selgitame selles artiklis üksikasjalikult “online-visiitkaartide vahetamise” tegelikku protsessi, eeliseid ja puudusi ning sellega kaasnevaid riske.

Mis on veebipõhine visiitkaartide vahetus?

Veebipõhine visiitkaartide vahetus tähendab paberkandjal “visiitkaartide” digitaliseerimist ja nende vahetamist internetis.

Kui on olemas internetiühendus, saab andmeid saata otse nutitelefonist või arvutist, mis on eriti tõhus meetod ajal, mil me peame toime tulema koroonaviirusega.

Kuigi see on veel uus meetod ja standardnorme pole, on näha, et selle kasutamine koos visiitkaartide haldamise tööriistadega on järk-järgult laienemas.

Internetipõhise visiitkaartide vahetamise eelised

Võimaldab edastada/salvestada palju informatsiooni

Digitaalsel visiitkaardil saab salvestada rohkem informatsiooni kui paberil visiitkaardil, näiteks linke oma ettevõtte kodulehele, kohtumiste aegu ja märkmeid.

Võimaldab lihtsalt vahetada visiitkaarte kaugemate partneritega

Internetipõhistel kohtumistel ja läbirääkimistel võib olla vähem reaalsustunnet kui näost-näkku kohtumistel. Kuid internetipõhise visiitkaartide vahetamise kasutamisel saab esmakordselt kohtutavatele inimestele hõlpsasti ennast tutvustada ja sujuvat suhtlust arendada.

Pole vaja muretseda visiitkaartide otsasaamise pärast

Müügimeeskonna liikmetele, kes peavad paljude klientidega läbirääkimisi pidama, on suureks eeliseks see, et erinevalt paberil visiitkaartidest saab digitaalseid visiitkaarte hõlpsasti nutitelefoni või sülearvuti kaudu saata, nii et pole vaja muretseda visiitkaartide otsasaamise pärast.

Võimaldab visiitkaarte tõhusalt hallata

Lisaks, internetipõhise visiitkaartide vahetamise abil saadud visiitkaartide andmeid saab andmebaasina hallata, nii et visiitkaardi hoidjaid pole vaja. Samuti saab teavet jagada ettevõtte liikmetega ja vajadusel saab otsinguid teha igal pool, kasutades nutitelefoni või sülearvutit, mis on väga tõhus.

Online-visiitkaartide vahetamise puudused

Internetiühendus on vajalik

Kuigi videokonverentside puhul pole see mure, on online-visiitkaartide vahetamiseks väljaspool kontorit vaja nutitelefoni või arvutit ning internetiühendust.

Siiski, kuna enamik äriinimesi kannab endaga kaasas kas nutitelefoni või arvutit ja internetiühendus on saadaval paljudes kohtades, ei tohiks see olla suur probleem.

Võimalik on kulude suurenemine

Kuigi müügiinimesed saavad isiklikuks kasutamiseks kasutada tasuta visiitkaartide haldamise tööriistu, võib ettevõtte tasandil visiitkaartide andmete jagamiseks ja kasutamiseks vaja minna rohkemate funktsioonidega tasulisi tööriistu, mis võib suurendada kulusid.

Online-visiitkaartide vahetamise levik on madal

Online-visiitkaartide vahetamine sõltub teisest osapoolest, seega on selle eeliste ärakasutamiseks oluline laialdane levik. Lisaks võib teenusepakkujate vähesus ja valikuvõimaluste piiratus olla üks puudustest.

Vajalikud sammud veebipõhiseks visiitkaartide vahetuseks

Valmistage ette visiitkaartide haldamise tööriist

Veebipõhise visiitkaartide vahetuse saab teha ka ilma visiitkaartide haldamise tööriistata, kuid arvestades oma visiitkaardi andmete loomist ja teistelt saadetud visiitkaardi andmete salvestamist ja kasutamist, on parem kasutada visiitkaartide haldamise tööriista.

Loo oma visiitkaardi andmed

Loo oma visiitkaardi andmed, skaneerides või pildistades oma visiitkaarti visiitkaartide haldamise tööriista abil.

Saada oma visiitkaardi andmed

Visiitkaardi andmete saatmiseks on tavaline kasutada URL-i või QR-koodi, mida saab kontrollida ka ilma visiitkaartide haldamise tööriistata.

URL-i kasutamine

Kirjapõhiste läbirääkimiste või koosolekute puhul, nagu e-kirjad või vestlused, saab visiitkaardi andmeid kontrollida, kleepides ja saatma visiitkaartide haldamise tööriistas loodud visiitkaardi andmete URL-i.

QR-koodi kasutamine

Kui on võimalik näha pilte, nagu videokonverentsidel, saab teine osapool kontrollida visiitkaardi andmeid, lugedes oma nutitelefoniga QR-koodi, mis on sisestatud taustapildile virtuaalse taustafunktsiooni abil.

Visiitkaartide haldamise tööriista funktsioonide kasutamine

Kui teine osapool kasutab sama visiitkaartide haldamise tööriista, saab visiitkaartide vahetamise funktsiooni kasutades visiitkaarte lihtsalt vahetada.

Seaduslikud küsimused, mis tekivad konkreetse elektroonilise kirja saatmisel

Kas on seaduslik saata reklaamikirju oma ettevõtte teenuste või toodete kohta e-posti aadressile, mille olete saanud online-visiitkaardi vahetuse kaudu? Probleemiks on konkreetse elektroonilise kirja seaduse (Jaapani “Tokutei Denshi Mail-hō”) ja selle rakendamise vaheline suhe.

Mis on konkreetne elektrooniline kiri?

Konkreetne elektrooniline kiri on e-kiri, mida saadetakse reklaami või turunduse eesmärgil, sealhulgas juhul, kui üheks saatmise eesmärgiks on suunata inimesi teenuste, toodete jms reklaami- või turundusveebisaitidele.

Näiteks võib olla olukord, kus saadate tänukirja online-koosoleku eest, lisades oma ettevõtte toodete reklaami- või turundusveebisaidi URL-i. Ärikirjade kasutamine reklaami ja turunduse eesmärgil ei ole eriti haruldane ja seda tehakse üldiselt.

Saatmise piirangud konkreetse elektroonilise kirja seaduse alusel (opt-in regulatsioon)

Konkreetse elektroonilise kirja seaduse kohaselt on konkreetse elektroonilise kirja saatmine keelatud, välja arvatud juhul, kui vastuvõtja on näidanud nõusolekut konkreetse elektroonilise kirja saatmiseks.

Kuid seaduse paragrahv 3 lõige 2 lubab erandina konkreetse elektroonilise kirja saatmist ka juhul, kui “isik on teatanud oma e-posti aadressist”, kuna on teatud võimalus, et teine pool saadab e-kirja.

Kui soovite rohkem teada saada opt-in regulatsioonist, vaadake allpool toodud üksikasjalikku kirjeldust koos selle artikliga.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Kas on ebaseaduslik saata konkreetne elektrooniline kiri online-visiitkaardi vahetuse partnerile?

Online-visiitkaardi vahetuse korral teatate teisele poolele visiitkaardi andmeid, sealhulgas e-posti aadressi, nii et see vastab “isiku e-posti aadressi teatamise” tingimusele ja tundub, et konkreetse elektroonilise kirja saatmine ei ole ebaseaduslik.

Kuid konkreetse elektroonilise kirja seaduse rakenduseeskirjade paragrahv 2 lõige 1 sätestab, et “isiku e-posti aadressi teatamise viis on kirjalik teatamine” ja digitaalne visiitkaardi andmed ei kuulu “kirjaliku” alla.

Vastavalt Jaapani Sõnumside Ministeeriumi seisukohale ei saa praegu öelda, et elektrooniline visiitkaart kuulub “kirjaliku” alla, nii et online-visiitkaardi vahetuse uue meetodi suhtes ei ole veel selget otsust tehtud.

Järeldus

Kui saadate konkreetse elektroonilise kirja e-posti aadressile, mille olete saanud online-visiitkaardi vahetuse kaudu, võib see rangelt võttes olla konkreetse elektroonilise kirja seaduse paragrahv 3 rikkumine, kuna see ei ole kirjalik nõusolek.

Kuid isegi kui see on online-teade, ei ole ebaseaduslikkus suur, kuna konkreetse elektroonilise kirja seaduse erandi eesmärk on “kui isik on teatanud oma e-posti aadressist, on teatud võimalus, et teine pool saadab e-kirja”.

Lisaks, isegi kui see on hinnatud rikkumisena, ei rakendata kohe karistust, vaid alguses on olemas “meetme korraldus” e-kirja saatmise parandamise kohta, nii et kui te selles etapis tegutsete, saate vältida karistust.

Kokkuvõte: veebipõhine visiitkaartide vahetus ja spetsiifiline elektrooniline posti seadus

Selles artiklis oleme selgitanud “veebipõhise visiitkaartide vahetuse” kohta ① eelised ja puudused, ② vajalikud protseduurid, ③ seaduslikud probleemid, tuginedes seotud seadustele ja määrustele.

“Veebipõhine visiitkaartide vahetus” on veel uus meetod, seega on mõned aspektid, kus seadus ei ole veel jõudnud. Kui plaanite saata spetsiifilist elektroonilist posti isikule, kellega olete veebipõhise visiitkaartide vahetuse teinud, soovitame teil mitte teha otsuseid iseseisvalt, vaid konsulteerida eelnevalt advokaadiga, kellel on ulatuslikud teadmised ja kogemused, ning saada nõu.

Meie büroo poolt pakutavad meetmed

Monolise õigusbüroo on IT- ja eriti internetiõiguse valdkonnas kõrge spetsialiseerumisega õigusbüroo. Viimasel ajal on online-visiitkaartide vahetus saanud palju tähelepanu, kuid selle kasutuselevõtt nõuab õiguslikku kontrolli. Meie büroo teostab paljudele ettevõtetele õiguslikku kontrolli. Üksikasjad on toodud allpool olevas artiklis.