वर्चुअल केवल स्टॉकहोल्डर्स की साधारण सभा संभव हो गई है - 'स्थान का निर्धारण नहीं होने वाली स्टॉकहोल्डर्स की साधारण सभा' का नया प्रणाली का विवरण

हाल के वर्षों में, शेयरहोल्डर्स को बड़े पैमाने पर एक स्थल पर इकट्ठा करके शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा (सामान्य शेयरहोल्डर्स की सभा) का आयोजन करना कठिन हो गया है। इसलिए, बहुत सारी कंपनियों ने स्थल और इंटरनेट प्रसारण का संयोजन करके शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा के निर्णय लेने वाली हाइब्रिड वर्चुअल शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा को लागू किया है।

“वर्चुअल-ओनली शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा” का तात्पर्य है, इस हाइब्रिड मॉडल को एक कदम आगे बढ़ाते हुए, इंटरनेट प्रसारण केवल शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा का आयोजन करने के लिए कोई स्थल निर्धारित नहीं करते हैं।

इस लेख में, हम वर्चुअल-ओनली शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा के आयोजन की आवश्यकताओं और वास्तविक प्रक्रिया के बारे में विवरण देंगे। हम आयोजन के संबंध में ध्यान देने वाले बिंदुओं पर भी छूने जा रहे हैं, इसलिए कृपया इसे अपनी कंपनी के लिए शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा का आयोजन करने के लिए वास्तविक, हाइब्रिड, या वर्चुअल-ओनली किस तरीके का उपयोग करना चाहिए, इस पर विचार करने के लिए संदर्भ के रूप में उपयोग करें।

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग क्या है

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग एक ऐसी व्यवस्था है जिसमें किसी विशेष स्थल की आवश्यकता नहीं होती, और शेयरहोल्डर्स इंटरनेट प्रसारण के माध्यम से शेयरहोल्डर्स की मीटिंग में भाग लेते हैं। हालांकि, अब तक के कंपनी कानून के अनुसार, शेयरहोल्डर्स की मीटिंग का आयोजन करने के लिए भौतिक स्थल की आवश्यकता होती थी, इसलिए इसे साकार करना असंभव माना जाता था।

शेयरहोल्डर्स मीटिंग के 4 प्रकार

जापान के आर्थिक, व्यापार और उद्योग मंत्रालय ने 2020 जून (2020 ईसवी) में जारी किए गए ‘हाइब्रिड वर्चुअल शेयरहोल्डर्स मीटिंग गाइड[ja]‘ में शेयरहोल्डर्स की मीटिंग को निम्नलिखित 4 प्रकारों में वर्गीकृत किया है:

1. रियल शेयरहोल्डर्स मीटिंग
2. हाइब्रिड पार्टिसिपेशन वर्चुअल शेयरहोल्डर्स मीटिंग
3. हाइब्रिड अटेंडेंस वर्चुअल शेयरहोल्डर्स मीटिंग
4. वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग

2. हाइब्रिड पार्टिसिपेशन वर्चुअल शेयरहोल्डर्स मीटिंग में, रियल शेयरहोल्डर्स मीटिंग की सामग्री को ऑनलाइन देखने की सुविधा होती है। हालांकि, ऐसे शेयरहोल्डर्स को शेयरहोल्डर्स की मीटिंग में उपस्थित माना नहीं जाता है।

3. के तरीके में, 2. को एक कदम आगे बढ़ाते हुए, ऑनलाइन दर्शन को भी कंपनी कानून के ‘उपस्थिति’ के रूप में माना जा सकता है।

4. वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग एक ऐसी विधि है जिसमें केवल ऑनलाइन शेयरहोल्डर्स की मीटिंग का आयोजन किया जाता है, जिसे अब तक के कंपनी कानून के अनुसार आयोजन करना असंभव माना जाता था।

कंपनी कानून के प्रावधान और प्रणाली कार्यान्वयन का पृष्ठभूमि

2020 ईसवी के बाद, बड़ी संख्या में शेयरहोल्डर्स को एकत्रित होने से बचने के लिए, 2. और 3. हाइब्रिड शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करने वाली कंपनियों की संख्या बढ़ी है।

इसका मतलब है, भौतिक स्थल पर मीटिंग का आयोजन करते हुए, शेयरहोल्डर्स से उपस्थिति से बचने की अपील की गई, और उन्हें वोटिंग अधिकार का पूर्व में ही उपयोग करने का अनुरोध किया गया।

हालांकि, अब तक के कंपनी कानून के अनुसार, शेयरहोल्डर्स की मीटिंग को अंतिम रूप से भौतिक स्थल पर ही आयोजित करने की आवश्यकता होती थी, इसलिए 4. वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग को, कानून संशोधन के बिना, कार्यान्वित करना असंभव माना जाता था।

उद्योग प्रतिस्पर्धा सुधार कानून द्वारा कंपनी कानून की विशेषताएं

उपरोक्त पृष्ठभूमि के साथ, 2021 जून (2021 ईसवी) में लागू किए गए ‘उद्योग प्रतिस्पर्धा सुधार कानून[ja]‘ के कुछ भागों में संशोधन के बाद, कुछ निश्चित शर्तों को पूरा करने पर, वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन संभव हो गया है।

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग में निम्नलिखित लाभ होते हैं:

• दूरस्थ स्थलों के शेयरहोल्डर्स को भाग लेने में आसानी होती है
• स्थल की आवश्यकता नहीं होती, जिससे संचालन लागत कम होती है

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग की आवश्यकताएं

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग को आयोजित करने के लिए, निम्नलिखित 4 आवश्यकताओं को पूरा करना आवश्यक है।

1. लिस्टेड कंपनी होना
2. जापानी अर्थव्यवस्था, व्यापार और उद्योग मंत्री और जापानी न्याय मंत्री की ‘पुष्टि’ प्राप्त करना ‘ऑर्डिनेंस रिक्वायरमेंट्स’ के संबंध में
3. शेयरहोल्डर्स मीटिंग के विशेष निर्णय द्वारा आवश्यकताओं को बदलकर, नियमावली में प्रावधान बनाना (अंतराल कार्यवाही उपलब्ध है)
4. बुलावे के निर्णय के समय ‘ऑर्डिनेंस रिक्वायरमेंट्स’ का पालन करना

नीचे, हम विस्तार से विवरण देते हैं।

‘ऑर्डिनेंस रिक्वायरमेंट्स’ की पुष्टि

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग को आयोजित करने के लिए, निम्नलिखित ‘ऑर्डिनेंस रिक्वायरमेंट्स’ को पूरा करना और जापानी अर्थव्यवस्था, व्यापार और उद्योग मंत्री और जापानी न्याय मंत्री की पुष्टि प्राप्त करना आवश्यक है।

＜ऑर्डिनेंस रिक्वायरमेंट्स＞

1. संचार की तरीके के संबंध में कार्यकारी अधिकारी की नियुक्ति
2. संचार की तरीके के संबंध में बाधाओं के प्रति नीति तैयार करना
3. इंटरनेट का उपयोग करने में बाधा वाले शेयरहोल्डर्स की हितों की सुरक्षा के लिए नीति तय करना
4. शेयरहोल्डर्स रजिस्टर में दर्ज या रिकॉर्ड किए गए शेयरहोल्डर्स की संख्या 100 से अधिक होनी चाहिए

शेयरहोल्डर्स कंपनी के मालिक होते हैं, इसलिए संचार बाधाओं के कारण शेयरहोल्डर्स मीटिंग में भाग लेने में बाधा नहीं होनी चाहिए। इसलिए, किसी भी आपात स्थिति के लिए तैयार रहने के लिए संचार बाधाओं के प्रति उपाय लेना और एक जिम्मेदार नियुक्त करना आवश्यक है।

सभी शेयरहोल्डर्स की हितों की सुरक्षा के लिए, इंटरनेट पर अनुभवहीन शेयरहोल्डर्स की हितों की सुरक्षा के लिए उपाय लेना भी आवश्यक है। इसके अलावा, यदि शेयरहोल्डर्स की संख्या कम है, तो वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग की आवश्यकता कम होती है, इसलिए यह प्रणाली 100 से अधिक शेयरहोल्डर्स वाली कंपनियों के लिए है।

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग के लिए नियमावली में परिवर्तन

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग को आयोजित करने के लिए, ‘स्थान का निर्धारण नहीं की गई शेयरहोल्डर्स मीटिंग’ को आयोजित करने के लिए नियमावली में परिवर्तन करना आवश्यक है।

हालांकि, नियमावली में परिवर्तन के लिए शेयरहोल्डर्स मीटिंग का विशेष निर्णय आवश्यक है। शेयरहोल्डर्स मीटिंग का विशेष निर्णय तब लिया जाता है जब वोटिंग अधिकारों के 2/3 वाले शेयरहोल्डर्स भाग लेते हैं, और उपस्थित शेयरहोल्डर्स के वोटिंग अधिकारों का अधिकांश सहमत होता है। हालांकि, लिस्टेड कंपनियों में, 2021 जून 16 (2021 ईसवी) के लागू होने के बाद 2 वर्षों तक नियमावली के प्रावधानों को मान्य माना जाता है।

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन

नीचे, हम वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग के आयोजन के विषय में विस्तार से चर्चा करेंगे।

शेयरहोल्डर्स मीटिंग की बुलावट

सबसे पहले, शेयरहोल्डर्स मीटिंग को एक ऐसी मीटिंग के रूप में तय करना, जिसकी स्थान की कोई विशेष व्यवस्था नहीं है, लिखित रूप से पूर्व निर्णय अधिकार का उपयोग, संचार का तरीका, पूर्व निर्णय और उसी दिन के निर्णय का दोहराव होने पर उसका निपटारा आदि, ये सब बोर्ड ऑफ डायरेक्टर्स की बुलावट के निर्णय द्वारा तय किया जाता है।

वास्तविक बुलावट की सूचना में, जापानी कंपनी अधिनियम धारा 299(4)[ja] के बुलावट के निर्णय के विषयों के अलावा, निम्नलिखित विषयों को शामिल करके, शेयरहोल्डर्स को भेजा जाता है:

1. लिखित रूप से पूर्व निर्णय अधिकार का उपयोग स्वीकार करना
2. संचार का तरीका
3. पूर्व निर्णय और उसी दिन के निर्णय का दोहराव होने पर उसका निपटारा
4. वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग में भाग लेने का तरीका (URL, ID, पासवर्ड आदि)
5. संचार विफलता के प्रति नीति
6. डिजिटल में सक्षम नहीं होने वाले शेयरहोल्डर्स के प्रति विचारधारा

संदर्भ: जापानी औद्योगिक प्रतिस्पर्धा सुधार अधिनियम और अन्य संबंधित कानूनों के संशोधन के संबंध में[ja]

शेयरहोल्डर्स मीटिंग की कार्यवाही

वास्तविक वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग की कार्यवाही, वास्तविक मीटिंग से बहुत अधिक अलग नहीं होती है। बुलावट की सूचना में उल्लेखित विशेष वेबसाइट पर लाइव प्रसारण करते हैं, और प्रश्न या प्रस्ताव प्रस्तुत करने, या निर्णय अधिकार का उपयोग करने के लिए सिस्टम तैयार करते हैं।

निर्णय, उसी दिन के निर्णय अधिकार के उपयोग के सिस्टम द्वारा संगणना और पूर्व उपयोग के डेटा को मिलाकर लिया जाता है। इस तरीके से, निर्णय के तात्कालिक मूल्यांकन को भी शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दिन ही रिपोर्ट करना संभव हो सकता है।

वर्चुअल ऑनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करने के लिए सावधानियां

वर्चुअल ऑनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करने से, वास्तविक स्थल को रोकने की मेहनत और लागत कम हो सकती है। वहीं, निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना आवश्यक है।

चार्टर परिवर्तन के मान्यता प्रावधान की अवधि 2 वर्ष है

2021 जून 16 के नियम प्रणाली के प्रारंभ होने के बाद, सूचीबद्ध कंपनियों को 2 वर्ष तक वर्चुअल ऑनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करने के लिए चार्टर परिवर्तन की मान्यता मानी जाती है। हालांकि, यह मान्यता प्रावधान 2 वर्ष की अवधि का है।

वर्चुअल ऑनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करने के लिए चार्टर परिवर्तन, वर्चुअल ऑनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग में निर्णय नहीं किया जा सकता। इसलिए, चार्टर परिवर्तन के लिए, एक बार वास्तविक शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करना होगा, और विशेष निर्णय द्वारा मंजूरी दी जानी चाहिए।

शेयरहोल्डर्स मीटिंग के विशेष निर्णय में, वोटिंग अधिकारों की अधिकांशता वाले शेयरहोल्डर्स की उपस्थिति, और उपस्थित शेयरहोल्डर्स वोटिंग अधिकारों की 2/3 से अधिक सहमति आवश्यक है (जापानी कंपनी अधिनियम धारा 309 खंड 2[ja])।

संचार विफलता के प्रति व्यावहारिक उपाय अनिवार्य हैं

वर्चुअल ऑनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करते समय, संचार विफलता के प्रति उपाय और उसके उत्पन्न होने पर प्रतिक्रिया, वास्तविक जोखिम हो सकती है। संचार विफलता के उत्पन्न होने की तारीख के आधार पर, यह निर्णय को रद्द करने का कारण बन सकती है।

संचार विफलता के उपाय के रूप में, पहले से ही संचार लाइन को मजबूत करना, बैकअप तैयार करना, या आपातकालीन दिन निर्धारित करना जैसे उपाय अपनाने की आवश्यकता होती है।

इसके अलावा, यदि आपने विलंब और जारी रखने के लिए चेयरमैन की एकल निर्णय (जापानी औद्योगिक प्रतिस्पर्धा सुधार अधिनियम धारा 66 खंड 2[ja]) की व्यवस्था की होती है, तो संचार विफलता के उत्पन्न होने पर, चेयरमैन अपने अधिकार के आधार पर विलंब और जारी रखने का त्वरित निर्णय कर सकते हैं।

सारांश: वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करने के लिए वकील से परामर्श करें

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग की संभावना के कारण, कंपनी के लिए समय और लागत की बचत हो सकती है, और शेयरहोल्डर्स भी दूरस्थ स्थानों से उपस्थित होने का समय और खर्च काट सकते हैं।

हालांकि, इसके लागू करने के लिए, पहले से ही कंपनी के नियम और विनियमन को बदलना, कम्युनिकेशन डिसरप्शन के प्रतिकार, डिजिटल तकनीक के प्रति असमर्थ शेयरहोल्डर्स की चिंता आदि, विभिन्न तैयारियां करनी होंगी।

वर्चुअल ओनली शेयरहोल्डर्स मीटिंग का आयोजन करने के लिए, कंपनी कानून के साथ-साथ सिस्टम ट्रबल आदि के बारे में विस्तृत जानकारी रखने वाले वकील से परामर्श करते हुए तैयारी करें।

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हमारे कार्यालय द्वारा उपाय की जानकारी

मोनोलिथ कानूनी कार्यालय एक ऐसा कानूनी कार्यालय है, जिसमें IT, विशेषकर इंटरनेट और कानून के दोनों पहलुओं में उच्च विशेषज्ञता है। हाल के वर्षों में, वर्चुअल-ओनली शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा ने ध्यान आकर्षित किया है, और उसके आयोजन प्रक्रिया की कानूनी जांच की आवश्यकता बढ़ रही है। हमारे कार्यालय में हम IT और स्टार्टअप्स से संबंधित समाधान प्रदान करते हैं। नीचे दिए गए लेख में हमने विस्तार से विवरण दिया है।

मोनोलिथ कानूनी कार्यालय के द्वारा संभाले जाने वाले क्षेत्र: IT और स्टार्टअप्स की कंपनी कानूनी मामले[ja]