Milyen módon kell jegyzőkönyvet vezetni a rendszerfejlesztés során a jogi szempontból nézve?

Amikor egy cég rendszerfejlesztést bíz meg egy másik céggel, a vezérigazgatók közötti szerződést, amelyet a cég pecsétjével hitelesítenek, és a felelős személy által készített követelménydefiníciós dokumentumok önmagukban gyakran nem teszik egyértelművé, hogy pontosan mit és meddig kell elkészíteni. A rendszerfejlesztési projektek többségében a felelős személyek szintjén történő e-mail és telefonos kommunikáció, a felelős személyek által vezetett megbeszélések, az eredetileg homályos részletek tisztázása, a változó körülményekhez igazodó specifikációk módosítása, az új funkciókra vonatkozó kérések, és a felmerülő problémákra vonatkozó együttműködési igények mindennaposak.

A rendszerfejlesztés zökkenőmentes lebonyolítása, valamint a lehetséges viták felkészülése érdekében, egy rendszerfejlesztési projekt zökkenőmentes irányítása érdekében fontos a dokumentáció készítése és kezelése.

Ebben a cikkben a rendszerfejlesztési projektek előrehaladásának megbeszélése során használt jegyzőkönyvek és megbeszélési anyagok kezelését fogjuk jogi szempontból bemutatni.

Miért fontos a dokumentumkezelés a rendszerfejlesztésben?

A rendszerfejlesztési projektekben nagyon fontos, hogy rögzítsük a megerősítő megbeszélések tartalmát, a projekt előrehaladását és történetét, mégpedig jogi szempontból is. Ennek oka a következő két pontban foglalható össze:

Hogy később ne legyenek viták

A rendszerfejlesztés általában olyan projekt, amelybe a felhasználók és a szolgáltatók is bevonódnak. Ezért, ha a felhasználók és a szolgáltatók között eltérés van abban, hogy ki milyen szerepet vállal és milyen kötelezettségeket vállal, az később akadályozhatja a projekt előrehaladását.

Ráadásul, ha sok ember vesz részt a projektben, a kommunikációs problémák, mint például “az emberek különböző dolgokat mondanak, és nem tudom, ki mondja a helyes dolgot”, gyakran előfordulnak.

Éppen ezért, érdemes írásban rögzíteni a megállapodásokat, hogy mindkét fél egyértelműen láthassa a másik fél álláspontját, és ez segít abban, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen.

Mellettük, a jogi ismeretek alkalmazása a viták megelőzésére is hasznos lehet, amit gyakran “megelőző jogi munka” néven ismerünk.

Későbbi viták esetén előkészületként

Ha a dokumentumkezelés fontosságát egy kissé eltérő szempontból magyarázzuk, akkor a “válságkezelés” szempontját is fel lehet hozni, ha valóban vitába kerülünk.

Tegyük fel, hogy valamilyen probléma merül fel, a projekt megszakad a termék elkészülte előtt, vagy nem fejeződik be a tervezett határidőre, és tegyük fel, hogy ez bírósági üggyé válik. Mind a felhasználók, mind a szolgáltatók azt mondhatják, hogy “van véleményem az adott helyzetről”, de ha nincsenek írásos jegyzőkönyvek, akkor nem tudják bizonyítani az álláspontjukat, és hátrányos helyzetbe kerülhetnek a bíróságon.

Különösen a “nem fejeződött be időben” problémák esetén, a bírósági döntést befolyásolhatja, hogy “mikor és hogyan fedezték fel a hibát”, “mikor volt a specifikációk változtatásának kérése”, “hogyan reagált a szolgáltató a felhasználók által kért funkciók hozzáadására”. Ha sok “mondta, nem mondta” probléma merül fel, akkor nehezebb lesz elvárni az igazságos vitarendezést.

Mi a legfontosabb a rendszerfejlesztési megbeszélések jegyzőkönyvében?

A rendszerfejlesztési megbeszélések típusai

A rendszerfejlesztési projektekben gyakran szerveznek különböző megbeszéléseket. Ez nem meglepő, tekintve, hogy ezek a projektek gyakran sok embert vonnak be. A programozók és mérnökök, akik a programok implementációját végzik, gyakran tartanak ellenőrző megbeszéléseket a munka előrehaladásának nyomon követése érdekében. Ezenkívül gyakran ellenőrzik az implementált kódokat, hogy nincsenek-e problémák, például karbantartási vagy biztonsági sebezhetőségek, és ezt gyakran kódfelülvizsgálatok formájában végzik.

Ezenkívül nem csak a fejlesztők szintjén tartanak megbeszéléseket, hanem a cég igazgatói és a felelős személyek is gyakran tartanak megbeszéléseket. Ezek a megbeszélések gyakran a fejlesztési projekt általános irányvonalainak és politikáinak meghatározására irányulnak. Ezeket a felelős személyek szintjén tartott, fontos kérdéseket “megfogó” megbeszéléseket gyakran irányító bizottságnak (steering committee) nevezik.

Különösen figyelni kell az irányító bizottsági megbeszélésekre

A rendszerfejlesztés során, mint korábban említettük, a résztvevők pozíciójától és céljától függően számos megbeszélés szerveződik. Jogilag nézve azonban a legfontosabb megbeszélés az irányító bizottság. Az ellenőrző és felülvizsgálati megbeszélésekkel szemben, az irányító bizottság különösen fontos a konfliktusok megelőzése és kezelése szempontjából, és fontos, hogy a dokumentáció fontosságát alaposan megértsük. Ennek oka:

1. Az irányító bizottság olyan megbeszélés, amelyet a felelős személyek szerveznek, és gyakran fontos döntésekkel jár, és a felhasználók és a szolgáltatók közötti megértést mutatja, ami jogilag is fontos.
2. A felelős személyek szintjén tartott megbeszélések általában tükröződnek a különböző tervekben és specifikációkban, így a “dokumentum hiány” probléma ritkán merül fel a gyakorlatban. (Bár ha ezek a dokumentációk is hiányosak, akkor ott is szükség lehet a javításra.)

Ezeket a pontokat lehet említeni.

Az irányító bizottság jegyzőkönyveivel kapcsolatos bírósági ítéletek

Az alábbiakban bemutatunk egy olyan esetet, amikor az irányító bizottság jegyzőkönyve fontos bizonyítékként szolgált a tényleges bírósági eljárásban. Az alább idézett ítéletben szereplő eset egy olyan rendszerfejlesztési projektet érint, amely félúton meghiúsult, és ahol a szolgáltató oldalán a projektmenedzsment kötelezettségszegését állapították meg. A jegyzőkönyv tartalma a szolgáltató és a felhasználó kezdeti megértését mutatta be, ami nagyon nagy jelentőséggel bírt a bírósági eljárásban.

A szolgáltató azt állítja, hogy a rendszerfejlesztési folyamatot a szteering bizottság jegyzőkönyve alapján ismeri el, de a jegyzőkönyv tartalmát a felhasználó módosította, és ez nem tükrözi feltétlenül a munka valós állapotát. Azonban a szteering bizottság a rendszerfejlesztés felsővezetői szintű döntéshozatalának céljából jött létre, és a szolgáltató és a felhasználó mindkét oldaláról a rendszerfejlesztés felelős vezetői vettek részt benne, ahol átfogó értékelést, a munkaütemezés és a munkafolyamatok előrehaladásának valós állapotát, a felmerülő problémákat megosztották, és fontos döntéseket hoztak. A megvitatott főbb pontokat a szolgáltató a találkozó utáni második munkanap délelőttjéig jegyzőkönyvbe foglalta, amit a jegyzőkönyv adatbázisba regisztrált, és a jegyzőkönyvvel rögzítette a találkozó végleges döntéseit. A jegyzőkönyv véglegesítésekor a szolgáltató és a felhasználó teljes mértékben tudatában volt a jegyzőkönyv általi munka dokumentálásának jelentőségének, és ennek tartalmát és kifejezését megvizsgálva, a találkozó valós állapotát tükröző dokumentumként fogadták el. Különösen a szolgáltató, mint a rendszerfejlesztő, természetesen jól ismerte a jegyzőkönyv készítésének jelentőségét és módszerét. Ezért elmondható, hogy a véglegesített jegyzőkönyvet a szteering bizottság munkájának valós állapotát tükröző dokumentumként kell kezelni, és különleges körülmények hiányában, a munka előrehaladásának tartalmát a jegyzőkönyvben rögzített információk alapján kell meghatározni.

Tokiói Felsőbíróság, 2013. szeptember 26. (Heisei 25 év)

A bíróság álláspontja szerint, ha a szolgáltató és a felhasználó közös megegyezéssel készített jegyzőkönyvet a találkozóról, akkor azt “bizonyítékként” lehet tekinteni, amely bizonyos mértékű feltételezett erővel bír. Más szempontból nézve, ha a jegyzőkönyvben túl könnyedén fogalmazunk, akkor az azzal járhat, hogy az a dokumentum közvetlenül bizonyítékként szolgál, és ezt mindenképpen figyelembe kell venni.

Mit kell konkrétan rögzíteni a megbeszélések jegyzőkönyvében?

A megbeszélések jegyzőkönyvei nagyon fontosak, akár bírósági eljárás keretében bizonyítékként is szolgálhatnak (vagy akár bírósági eljárás nélkül is, a felek közötti további tárgyalások során). De mit kell konkrétan dokumentálni és rögzíteni a jegyzőkönyvben? Ezt fogjuk most részletezni.

A szolgáltató szempontjából rögzítendő tények

A szolgáltatók a projektekben rendszerfejlesztési szakértőkként vesznek részt, és projektmenedzsment kötelezettségeik vannak. E kötelezettségek tartalmát a következő cikkben részletesen ismertetjük.

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

E kötelezettségek figyelembevételével a szolgáltató szempontjából különösen fontos rögzíteni:

1. Az egyes fejlesztési fázisok befejezésének tényét és dátumát
2. A felhasználói oldalról érkező specifikációváltoztatási és funkcióhozzáadási kérésekre adott válaszok történetét
3. Azokat az intézkedéseket és azok előzményeit, amelyeket a szolgáltató hozott, amikor a fejlesztési munka a felhasználói oldal saját körülményei miatt akadozik

Ezeket lehet például említeni.

Megjegyzendő, hogy a fenti 3. ponttal kapcsolatban, például ha a felhasználói oldal nem végez átvételi vizsgálatot, a szolgáltató által megfontolandó kérdéseket a következő cikkben tárgyaljuk. A cikkben bemutatjuk, hogy a bíróság döntése mennyire változik attól függően, mennyire volt együttműködő a szolgáltató a felhasználó átvételi vizsgálatának végrehajtásában, konkrét ítéleteket idézve.

https://monolith.law/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

A felhasználói oldal szempontjából rögzítendő tények

Természetesen a felhasználóknak is van egy bizonyos kötelezettségük együttműködni a szolgáltató fejlesztési munkájával, mivel ez a saját belső rendszerük. E kötelezettség teljes tartalmát a következő cikkben tárgyaljuk.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

1. Azoknak a tényeknek a történetét, hogy a felhasználói oldal milyen információkat közölt a szolgáltatóval, például milyen funkciókat szeretnének, hogyan nézzen ki a képernyő, stb.
2. A szolgáltatói oldal folyamataiban felmerülő különféle problémák történetét (például a csapat tagjainak hirtelen távozása, vagy a szolgáltatói oldal hiányos kutatása miatt fellépő fejlesztési folyamatok késése és annak okai)

A fenti 2. ponttal kapcsolatban, különösen a váratlan problémák könnyen kialakulhatnak, ha az új rendszer fejlesztését az előző rendszer megszüntetésével egyidejűleg végzik. Az adatok átvitele az új rendszerbe különösen hajlamos a problémákra, de a kapcsolódó jogi kérdéseket részletesen tárgyaljuk a következő cikkben.

https://monolith.law/corporate/the-transition-from-the-oldsystem[ja]

Összefoglalás

A fentiek a jogi szempontból nézve a rendszerfejlesztési projektekben alkalmazott megbeszélések jegyzőkönyvezésének irányelveit tartalmazzák. Nem csak a gyakorlati “hogyan”-ok fontosak, hanem az is, hogy mélyítsük meg a “jog”, “rendszerfejlesztés” és “dokumentumkezelés” témakörök közötti összefüggések megértését. A rendszerfejlesztés olyan terület, amely könnyen bevonhat számos személyt és szervezetet, és nagymértékű kereskedelmi tranzakciókká válhat, ezért különösen fontos a hozzá kapcsolódó viták megelőzése és kezelése. És a jogi szempontból nézve a bizonyítékok megőrzésének szükségessége miatt a “dokumentumok” jelenléte, amelyeket bárki objektíven ellenőrizhet, nagy jelentőséggel bír.

Valóban, minden kommunikáció és projekt fejlődésének teljes nyelvi leírása nagy terhet jelenthet, és talán nem is reális. Azonban fontos, hogy megállapítsuk, mi a jogilag fontos, és a fontos kérdéseket megfelelően dokumentáljuk. Ez nem csak a jogi szakemberek számára fontos, hanem minden olyan személy számára, aki üzleti tevékenységet folytat, és széles körben el kellene ismerni.