Poin-Poin Penting dalam Memperoleh Visa Kerja Berdasarkan Industri: Menggaji Tenaga Kerja Asing di Industri Makanan dan Minuman

Industri makanan dan minuman di Jepang menghadapi tantangan struktural berupa kekurangan tenaga kerja yang serius. Untuk mengatasi situasi ini, banyak perusahaan telah menemukan solusi dalam perekrutan tenaga kerja asing. Namun, perekrutan tenaga kerja asing tidak hanya terbatas pada aktivitas perekrutan, tetapi juga harus mematuhi regulasi hukum yang ketat, termasuk ‘Undang-Undang Pengelolaan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi Jepang’ (selanjutnya disebut ‘Undang-Undang Imigrasi’). Jika perusahaan mempekerjakan orang asing tanpa kualifikasi tinggal yang tepat, mereka dapat menjadi subjek dari hukuman kriminal yang serius atas ‘Kejahatan Mendorong Pekerjaan Ilegal’, dan individu yang bertanggung jawab, seperti perwakilan perusahaan atau personel SDM, juga berisiko dihukum. Oleh karena itu, untuk mencapai kesuksesan dalam perekrutan tenaga kerja asing di industri makanan dan minuman, perspektif manajemen yang mengintegrasikan strategi perekrutan dan kepatuhan hukum sangatlah penting. Untuk bekerja di Jepang, orang asing harus memperoleh ‘kualifikasi tinggal’ yang sesuai dengan aktivitas yang akan dilakukan. Kualifikasi tinggal yang memungkinkan pekerjaan di industri makanan dan minuman dapat dibagi menjadi dua kategori besar: ‘kualifikasi tinggal berdasarkan status’ yang tidak membatasi aktivitas kerja, dan ‘kualifikasi tinggal berdasarkan jenis aktivitas’ (umumnya disebut visa kerja) yang hanya memungkinkan pekerjaan dalam bidang tertentu yang telah disetujui. Yang terakhir ini termasuk ‘keterampilan teknis, pengetahuan kebudayaan manusia, dan bisnis internasional’ untuk profesional, ‘keterampilan’ untuk juru masak terampil, dan ‘keterampilan khusus’ yang bertujuan utama untuk perekrutan staf lapangan, masing-masing dengan persyaratan dan batasan yang berbeda. Artikel ini bertujuan untuk memberikan panduan hukum dan praktis bagi pemilik bisnis dan personel hukum serta SDM di perusahaan yang bergerak di industri makanan dan minuman, agar dapat membuat keputusan yang tepat terkait perekrutan tenaga kerja asing. Kami akan menjelaskan secara rinci tentang persyaratan spesifik dari setiap kualifikasi tinggal, lingkup pekerjaan yang diizinkan, dan kewajiban hukum yang harus dipenuhi oleh perusahaan, berdasarkan peraturan hukum terkait. 

Gambaran Keseluruhan Status Keberadaan untuk Memungkinkan Penggunaan Tenaga Kerja Asing di Industri Makanan dan Minuman di Jepang

Dalam mempertimbangkan penggunaan tenaga kerja asing, sangat penting untuk memahami perbedaan hukum antara “visa” dan “status keberadaan” dengan tepat. “Visa” yang dikeluarkan oleh kantor perwakilan Jepang di luar negeri (seperti kedutaan besar dan konsulat jenderal) adalah dokumen yang menyarankan bahwa paspor yang dimiliki oleh orang asing tersebut valid dan tidak ada hambatan untuk masuk ke Jepang. Di sisi lain, “status keberadaan” adalah kualifikasi yang secara hukum memperbolehkan aktivitas di dalam negeri Jepang, yang diberikan oleh Badan Manajemen Imigrasi dan Keberadaan. Kartu identitas resmi yang membuktikan status keberadaan ini adalah “Kartu Keberadaan”, dan perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk selalu memeriksa isi Kartu Keberadaan yang dimiliki oleh kandidat selama proses rekrutmen.

Ada dua kategori utama status keberadaan yang harus dipertimbangkan ketika mempekerjakan orang asing di industri makanan dan minuman.

Kategori pertama adalah “status keberadaan berdasarkan status atau posisi”. Ini termasuk “penduduk tetap”, “pasangan warga negara Jepang, dll.”, “pasangan penduduk tetap, dll.”, dan “penduduk tetap”. Status keberadaan ini diberikan berdasarkan status pribadi seseorang atau hubungannya dengan Jepang, sehingga tidak ada batasan sama sekali dalam aktivitas kerja di dalam negeri Jepang. Oleh karena itu, orang asing dengan status ini dapat bekerja dalam berbagai pekerjaan, termasuk memasak, melayani pelanggan, dan membersihkan, yang dianggap sebagai “pekerjaan sederhana” yang akan dibahas nanti, sama seperti warga negara Jepang. Bagi perusahaan, ini adalah tenaga kerja yang paling fleksibel, namun ada hal yang perlu diperhatikan. Status keberadaan seperti “pasangan warga negara Jepang, dll.” dan “pasangan penduduk tetap, dll.” didasarkan pada prasyarat bahwa hubungan perkawinan masih berlangsung. Jika seseorang kehilangan status tersebut karena perceraian atau kematian pasangan, maka pembaruan status keberadaan mungkin tidak akan disetujui, dan hal ini dapat mengakibatkan ketidakmampuan untuk melanjutkan pekerjaan. Perusahaan harus secara rutin memeriksa validitas Kartu Keberadaan setelah perekrutan dan mengelola risiko kepatuhan.

Kategori kedua adalah “status keberadaan berdasarkan jenis aktivitas”, yaitu visa kerja. Ini adalah status keberadaan yang diberikan untuk melakukan aktivitas profesional tertentu, dan aktivitas di luar lingkup pekerjaan yang diizinkan sangat dibatasi. Masalah dalam industri makanan dan minuman adalah bahwa banyak pekerjaan lapangan, seperti melayani di ruang makan, mencuci piring, atau penyajian sederhana, diklasifikasikan sebagai “pekerjaan sederhana” yang tidak memerlukan keahlian khusus menurut interpretasi hukum imigrasi Jepang. Visa kerja untuk profesi tradisional, khususnya “keahlian teknis, pengetahuan humaniora, dan bisnis internasional”, pada prinsipnya tidak mengizinkan pekerjaan sederhana sebagai tugas utama. Pembatasan hukum ini telah menjadi penghalang besar bagi industri makanan dan minuman selama bertahun-tahun dalam mempekerjakan staf operasional toko asing. Untuk menyelesaikan masalah struktural ini, status keberadaan yang disebut “keterampilan khusus” telah dibuat, yang akan dibahas nanti. Memahami latar belakang ini adalah langkah pertama dalam memahami tujuan dan batasan masing-masing status keberadaan dengan tepat dan secara legal mempekerjakan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Kualifikasi Keberadaan untuk Profesional dan Manajer: ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ di Jepang

Kualifikasi keberadaan ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ di Jepang dirancang untuk para profesional asing yang bekerja dalam bidang teknologi spesialis atau pengetahuan dalam ilmu alam dan humaniora, atau yang memerlukan pemikiran dan sensitivitas yang berbasis pada budaya asing. Meskipun aplikasinya terbatas dalam industri makanan dan minuman, kualifikasi ini memainkan peran penting di bawah kondisi tertentu.

Pekerjaan yang Diperbolehkan dan Dilarang

Inti dari kualifikasi keberadaan ini terbatas pada pekerjaan profesional non-operasional. Pekerjaan yang diperbolehkan secara spesifik meliputi fungsi kantor pusat seperti pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, perencanaan bisnis, dan penanganan ekspansi bisnis internasional. Selain itu, posisi seperti Supervisor (SV) atau Area Manager yang mengawasi beberapa toko juga dapat menjadi target, asalkan tugas mereka terfokus pada manajemen seperti analisis data penjualan, pengembangan program pelatihan karyawan, dan perencanaan strategi pemasaran.

Di sisi lain, pekerjaan operasional seperti memasak, melayani pelanggan, membersihkan, dan kasir di lokasi toko dianggap sebagai ‘pekerjaan sederhana’ yang tidak memerlukan keahlian khusus dan tidak termasuk dalam lingkup aktivitas kualifikasi keberadaan ini. Bahkan jika seseorang memiliki gelar ‘Manajer Toko’ atau ‘Manajer’, mereka tidak akan diizinkan jika sebagian besar pekerjaan mereka adalah operasional. Meskipun pekerjaan operasional yang bersifat insidental tidak langsung menjadi alasan penolakan, otoritas imigrasi akan membuat penilaian berdasarkan isi pekerjaan yang tercantum dalam kontrak kerja dan deskripsi tugas, bukan berdasarkan judul pekerjaan.

Pembagian ketat ini berkaitan erat dengan skala bisnis dan struktur organisasi perusahaan. Di restoran kecil yang dikelola secara pribadi, manajemen dan operasional sering dianggap tidak terpisahkan, sehingga sulit untuk secara rasional menjelaskan kebutuhan akan ‘personel yang berdedikasi pada manajemen’. Sebaliknya, di perusahaan rantai yang memiliki banyak toko, kebutuhan untuk menempatkan manajer profesional di kantor pusat atau departemen pengawasan lebih mudah diakui secara objektif. Dengan kata lain, kemungkinan mendapatkan visa ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ juga dapat menjadi indikator apakah perusahaan telah mencapai skala bisnis dan tingkat kematangan organisasi yang memerlukan profesional non-operasional.

Persyaratan untuk Pemohon dan Perusahaan

Untuk mendapatkan kualifikasi keberadaan ini, baik individu asing maupun perusahaan yang mempekerjakannya harus memenuhi persyaratan yang ketat.

Persyaratan yang diperlukan dari individu asing adalah pendidikan atau pengalaman kerja. Secara prinsip, diperlukan lulusan universitas dalam bidang yang terkait dengan pekerjaan yang akan dijalankan atau lulusan sekolah kejuruan di Jepang. Jika persyaratan pendidikan tidak terpenuhi, pengalaman kerja praktis selama lebih dari 10 tahun dalam bidang ‘Teknologi’ atau ‘Pengetahuan Humaniora’, atau lebih dari 3 tahun dalam ‘Bisnis Internasional’ (seperti penerjemahan, interpretasi, transaksi luar negeri) dapat menjadi pengganti. Penting untuk memiliki keterkaitan yang jelas antara pendidikan atau pengalaman kerja dengan pekerjaan yang akan dilakukan di Jepang.

Persyaratan yang diperlukan dari perusahaan adalah stabilitas dan kontinuitas bisnis serta penawaran kondisi kerja yang tepat. Saat mengajukan permohonan, perusahaan harus membuktikan kondisi keuangan yang sehat melalui dokumen keuangan. Selain itu, jumlah gaji yang dibayarkan kepada pekerja asing harus setara atau lebih tinggi dari gaji karyawan Jepang yang melakukan pekerjaan yang sama. Ini adalah ketentuan untuk mencegah penggunaan pekerja asing sebagai tenaga kerja murah dan untuk memastikan perlakuan yang layak bagi para profesional spesialis.

Kualifikasi Tinggal untuk Ahli Kuliner Terampil: “Keahlian” di Jepang

Kualifikasi tinggal “Keahlian” merupakan izin bagi warga negara asing yang bekerja dalam bidang yang memerlukan “keahlian terampil khusus dalam sektor industri tertentu” di Jepang. Dalam industri makanan dan minuman, kualifikasi ini pada praktiknya dioperasikan khusus untuk mempekerjakan koki spesialis masakan asing.

Pengalaman Kerja Lebih dari 10 Tahun dan Bukti Pengalamannya

Salah satu persyaratan paling ketat dan utama untuk visa “Keahlian” adalah pengalaman kerja selama minimal 10 tahun. Pengalaman ini harus secara spesifik sebagai koki dalam jenis masakan asing tertentu (misalnya: masakan Cina, masakan Prancis, masakan India, dll). Pengalaman dalam memasak berbagai jenis masakan dari genre yang berbeda tidak dapat digabungkan. Sebagai contoh, pengalaman bekerja di restoran masakan Cina selama 5 tahun dan restoran masakan Prancis selama 5 tahun tidak dapat diakumulasikan menjadi 10 tahun untuk memenuhi persyaratan. Namun, ada pengecualian khusus bagi koki masakan Thailand, di mana persyaratan pengalaman kerja dilonggarkan menjadi lebih dari 5 tahun berdasarkan perjanjian bilateral antara Jepang dan Thailand.

Bukti pengalaman kerja ini merupakan salah satu tantangan terbesar dalam proses aplikasi. Pemohon harus mendapatkan “Surat Keterangan Bekerja” resmi yang mencantumkan periode kerja, posisi, dan deskripsi pekerjaan dari semua restoran tempat mereka pernah bekerja. Otoritas imigrasi Jepang akan memeriksa keaslian surat-surat ini dengan ketat dan kadang-kadang bahkan menelepon restoran yang tercantum secara internasional untuk memverifikasi kebenaran keanggotaan. Jika tempat kerja sebelumnya telah tutup atau pemohon tidak berpisah dengan baik dan ditolak penerbitan surat keterangan, maka akan sangat sulit untuk mengumpulkan dokumen bukti objektif, dan aplikasi bisa menjadi sangat rumit. Penerapan ketat ini bertujuan untuk mencegah penyalahgunaan kualifikasi ini sebagai celah untuk memasukkan tenaga kerja dengan mudah, sehingga perusahaan harus memastikan dengan hati-hati apakah calon karyawan mereka dapat memberikan bukti pengalaman kerja yang diperlukan.

Persyaratan Terkait Restoran dan Isi Pekerjaannya

Restoran yang mempekerjakan juga harus memenuhi beberapa persyaratan. Pertama, restoran tersebut harus secara otentik menyajikan masakan asing yang menjadi spesialisasi koki yang akan dipekerjakan. Misalnya, jika ingin mempekerjakan koki masakan Cina, sebagian besar menu harus terdiri dari masakan Cina yang otentik. Restoran yang fokus pada masakan seperti ramen atau kari nasi yang telah berkembang secara unik di Jepang mungkin tidak akan diterima.

Kedua, lingkup pekerjaan koki harus secara ketat terbatas pada aktivitas memasak itu sendiri. Tidak diperbolehkan untuk mempekerjakan koki dalam pekerjaan tambahan seperti pelayanan di ruang makan, pembersihan, mencuci piring, atau pekerjaan kasir. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat membuktikan bahwa mereka memiliki staf ruang makan dan staf pencuci yang terpisah dari koki.

Ketiga, skala restoran juga menjadi objek penilaian. Restoran harus memiliki variasi menu yang luas, jumlah tempat duduk yang cukup (umumnya dianggap minimal 25 tempat duduk sebagai pedoman), dan skala bisnis yang secara objektif memerlukan keberadaan koki spesialis terampil. Ini bertujuan untuk memverifikasi stabilitas bisnis dan memastikan bahwa restoran memiliki dasar manajemen yang mampu membayar gaji yang setara atau lebih dari pekerja Jepang secara berkelanjutan kepada koki tersebut.

Kualifikasi Tinggal untuk Staf Lapangan: ‘Keterampilan Khusus’ di Jepang

Kualifikasi tinggal ‘Keterampilan Khusus’ adalah sistem yang relatif baru, dibuat pada April 2019 (Reiwa tahun pertama), untuk menerima tenaga kerja asing dengan keahlian dan keterampilan tertentu di sektor industri tertentu di Jepang, di mana sulit untuk mengamankan tenaga kerja domestik. Industri makanan dan minuman (disebut ‘industri makanan luar’ dalam sistem) adalah salah satu sektor yang ditargetkan oleh sistem ini karena menghadapi kekurangan tenaga kerja yang serius, dan ‘Keterampilan Khusus’ telah menjadi pilihan utama dan praktis untuk mengamankan staf operasional yang bekerja di lapangan.

Lingkup Pekerjaan dan Tahapan Kualifikasi Tinggal

Ciri khas utama dari ‘Keterampilan Khusus’ terletak pada lingkup pekerjaan yang luas. Di sektor industri makanan luar, pekerjaan yang berkaitan dengan ‘persiapan makanan, layanan pelanggan, dan manajemen toko’ diizinkan, termasuk bantuan memasak, layanan ruang makan, penanganan kasir, pembersihan, manajemen persediaan, dan tugas pemesanan. Ini memungkinkan perusahaan untuk menugaskan pekerjaan inti di lapangan kepada tenaga kerja asing, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan dengan visa kerja konvensional.

Kualifikasi tinggal ini dibagi menjadi dua tahap berdasarkan tingkat keterampilan.

‘Keterampilan Khusus 1’ adalah titik masuk dasar ke dalam sistem. Untuk mendapatkannya, seseorang harus lulus ‘Ujian Keterampilan Khusus 1 untuk Industri Makanan Luar’ yang mengukur keterampilan di sektor makanan luar dan ujian kemampuan bahasa Jepang yang diperlukan untuk pekerjaan (tes dasar bahasa Jepang dari Japan Foundation atau Japanese-Language Proficiency Test N4 atau lebih tinggi). Masa tinggal dibatasi hingga total maksimum 5 tahun dan prinsipnya, tidak diizinkan untuk membawa keluarga ke Jepang (penggabungan keluarga).

‘Keterampilan Khusus 2’ adalah kualifikasi tingkat lanjut yang dapat diperoleh oleh mereka yang telah menyelesaikan 1 dan dapat membuktikan tingkat keterampilan yang lebih tinggi. Di sektor makanan luar, pengalaman kerja minimal dua tahun (termasuk pengalaman dalam posisi mengajar dan mengawasi beberapa karyawan) ditambah lulus ‘Ujian Keterampilan Khusus 2 untuk Industri Makanan Luar’ dan ‘Japanese-Language Proficiency Test N3 atau lebih tinggi’ diperlukan. Dengan memperoleh 2, tidak ada batasan pada pembaruan masa tinggal, yang pada dasarnya memungkinkan pekerjaan jangka panjang. Selain itu, diizinkan untuk membawa pasangan dan anak-anak, sehingga memungkinkan untuk merencanakan jalur karir dengan mempertimbangkan penempatan permanen di Jepang.

Kewajiban Hukum yang Diberlakukan pada Perusahaan

Perusahaan yang menerima pekerja asing ‘Keterampilan Khusus’ (lembaga afiliasi keterampilan khusus) di Jepang dikenakan beberapa kewajiban berat yang ditetapkan oleh hukum, yang tidak ada pada kualifikasi tinggal lainnya. Ini bertujuan untuk pengoperasian sistem yang tepat dan perlindungan pekerja asing, dan perusahaan harus membangun sistem untuk mematuhi kewajiban ini.

1. Pekerjaan Langsung: Pekerja asing ‘Keterampilan Khusus’ harus dipekerjakan secara langsung oleh perusahaan penerima, dan tidak dapat diterima sebagai karyawan lepas.
2. Penyusunan dan Implementasi Rencana Dukungan: Perusahaan memiliki kewajiban untuk memberikan dukungan dalam kehidupan profesional, kehidupan sehari-hari, dan kehidupan sosial kepada pekerja asing ‘Keterampilan Khusus 1’. Dukungan ini ditetapkan dalam 10 item oleh hukum, termasuk penyediaan informasi sebelum masuk ke Jepang, transportasi dari bandara, dukungan untuk menemukan tempat tinggal, orientasi kehidupan, penyediaan kesempatan belajar bahasa Jepang, dan penanganan konsultasi dan keluhan. Meskipun perusahaan dapat melakukan tugas-tugas dukungan ini sendiri, banyak yang menugaskannya kepada ‘Lembaga Dukungan Terdaftar’ yang telah terdaftar oleh Direktur Jenderal Imigrasi Jepang. Penugasan ini menimbulkan biaya tambahan.
3. Keanggotaan dalam Dewan Konsultasi: Semua perusahaan yang menerima pekerja asing ‘Keterampilan Khusus’ di sektor makanan luar di Jepang diwajibkan untuk bergabung dengan ‘Dewan Konsultasi Keterampilan Khusus Industri Makanan’ yang didirikan oleh Kementerian Pertanian, Kehutanan, dan Perikanan. Prosedur keanggotaan ini harus dilakukan sebelum mengajukan permohonan kualifikasi tinggal pertama untuk pekerja asing ‘Keterampilan Khusus’.
4. Pembatasan Tempat Kerja: Dilarang untuk mempekerjakan pekerja asing ‘Keterampilan Khusus’ di tempat-tempat yang diatur oleh ‘Undang-Undang Pengaturan Bisnis Hiburan dan Pembenahan Layanan Terkait’ di Jepang, seperti klub malam dan klub tuan rumah.

Kewajiban-kewajiban ini tidak hanya merupakan prosedur administratif, tetapi harus dipandang sebagai semacam kontrak sosial antara pemerintah dan perusahaan. Sebagai imbalan untuk mendapatkan tenaga kerja, perusahaan bertanggung jawab untuk mendukung adaptasi pekerja asing ke masyarakat Jepang. Memahami hal ini sepenuhnya dan memasukkan dukungan dan biaya terkait ke dalam rencana bisnis adalah kunci untuk menggunakan sistem ini dengan lancar.

Perbandingan Status Keberadaan di Jepang: Visa Mana yang Harus Dipilih?

Setiap status keberadaan yang telah kami jelaskan sebelumnya memiliki tujuan dan persyaratan yang berbeda-beda. Untuk memilih status keberadaan yang paling sesuai dengan kebutuhan perekrutan perusahaan Anda, sangat penting untuk membandingkan karakteristik ini secara menyeluruh dan membuat keputusan strategis. Misalnya, jenis visa yang harus dipilih akan sangat berbeda antara mencari tenaga kerja berkualitas tinggi yang bertanggung jawab atas strategi pemasaran di kantor pusat dan mengamankan staf kuliner dan pelayanan untuk toko baru yang akan dibuka. Tabel berikut ini membandingkan karakteristik utama status keberadaan yang sering digunakan dalam industri makanan dan minuman. Gunakan tabel ini untuk mengevaluasi secara komprehensif kelebihan dan kekurangan masing-masing status, serta kewajiban yang diperlukan dari sisi perusahaan.

Seperti yang jelas dari perbandingan ini, jika Anda ingin merekrut tenaga kerja yang tugasnya bersifat spesialis dan manajerial, dan jika tenaga kerja tersebut memiliki latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja yang relevan, maka status ‘Teknik, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ menjadi pilihan yang tepat. Di sisi lain, jika Anda ingin mengamankan koki yang memiliki keahlian tinggi dalam masakan asing tertentu, maka ‘Keahlian’ adalah satu-satunya pilihan. Sementara itu, jika Anda ingin mempekerjakan staf yang bertugas dalam operasional sehari-hari seperti kuliner, pelayanan, dan manajemen toko yang sangat penting untuk operasional restoran, maka ‘Keahlian Khusus’ menjadi solusi yang paling realistis dan efektif. Namun, saat menggunakan ‘Keahlian Khusus’, perusahaan harus memahami sepenuhnya kewajiban hukum yang unik seperti implementasi rencana dukungan dan keanggotaan dalam dewan konsultasi, serta mempersiapkan sistem dan biaya yang diperlukan untuk itu.

Prosedur Khusus untuk Penggunaan Tenaga Kerja Asing di Jepang

Setelah memutuskan untuk merekrut tenaga kerja asing, perlu dilakukan prosedur formal yang ditetapkan oleh Undang-Undang Imigrasi Jepang agar orang tersebut dapat memulai pekerjaan secara legal di Jepang. Proses prosedur ini berbeda secara signifikan tergantung pada apakah tenaga kerja asing tersebut tinggal di luar negeri atau sudah berada di dalam negeri Jepang dengan status tinggal lainnya.

Menggunakan Jasa Tenaga Kerja Asing yang Berdomisili di Luar Negeri: Pengajuan ‘Sertifikat Kelayakan Tinggal’ di Jepang

Ketika sebuah perusahaan di Jepang ingin mempekerjakan tenaga kerja asing yang berdomisili di luar negeri, perusahaan tersebut harus mengajukan ‘Sertifikat Kelayakan Tinggal’ (Certificate of Eligibility: COE). Prosedur ini diatur dalam Pasal 7-2 Undang-Undang Imigrasi Jepang. COE merupakan bukti yang dikeluarkan oleh Menteri Kehakiman Jepang setelah melakukan pemeriksaan prasyarat bahwa aktivitas yang akan dilakukan oleh tenaga kerja asing tersebut sesuai dengan persyaratan status tinggal. Dengan adanya sertifikat ini, proses penerbitan visa di konsulat Jepang di luar negeri dan pemeriksaan pendaratan saat kedatangan di Jepang dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Alur prosedur umumnya adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan dan tenaga kerja asing menandatangani kontrak kerja.
2. Perusahaan di Jepang bertindak sebagai agen dan mengajukan ‘Permohonan Sertifikat Kelayakan Tinggal’ ke Kantor Imigrasi regional yang berwenang sesuai dengan lokasi perusahaan tersebut.
3. Setelah melalui proses penilaian, jika disetujui, COE akan dikeluarkan. Periode penilaian standar berkisar antara satu hingga tiga bulan.
4. Perusahaan mengirimkan COE asli (atau COE elektronik) kepada tenaga kerja asing yang berada di luar negeri.
5. Tenaga kerja asing tersebut mengajukan permohonan visa ke kedutaan besar atau konsulat Jepang di negaranya dengan melampirkan COE.
6. Setelah visa diterbitkan, tenaga kerja asing tersebut memasuki Jepang. Masa berlaku COE adalah dalam waktu tiga bulan setelah dikeluarkan, dan tenaga kerja asing harus memasuki Jepang dalam periode tersebut.

Dokumen yang diperlukan untuk pengajuan dapat berbeda tergantung pada status tinggal yang dituju (seperti ‘Keahlian Teknis, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’, ‘Keahlian’, ‘Keahlian Khusus’), namun umumnya dokumen berikut ini diperlukan:

• Formulir Permohonan Sertifikat Kelayakan Tinggal
• Foto pemohon
• Amplop balasan
• Sertifikat pendaftaran perusahaan atau dokumen keuangan terbaru
• Dokumen yang membuktikan riwayat pendidikan dan pekerjaan pemohon (seperti sertifikat kelulusan, sertifikat kepegawaian)
• Salinan kontrak kerja

Memeriksa formulir aplikasi terbaru dan detail dokumen yang diperlukan di situs web resmi Kantor Imigrasi Jepang sangat penting.

Referensi: Kantor Imigrasi Jepang: ‘Permohonan Sertifikat Kelayakan Tinggal’

Menggaji Warga Asing yang Tinggal di Jepang: Permohonan ‘Izin Perubahan Status Kependudukan’

Ketika Anda menggaji warga asing yang sudah memiliki status kependudukan tertentu di Jepang, seperti ‘Pelajar’ atau visa kerja lainnya, dan pekerjaan yang akan dijalankan tidak diizinkan oleh status kependudukan saat ini, maka diperlukan permohonan ‘Izin Perubahan Status Kependudukan’. Prosedur ini didasarkan pada Pasal 20 Undang-Undang Imigrasi Jepang. Sebagai contoh, jika Anda ingin menggaji lulusan universitas di Jepang sebagai calon Supervisor Toko dengan kualifikasi ‘Keahlian Teknis, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’, situasi ini memerlukan permohonan tersebut. 

Alur prosedur umumnya adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan dan warga asing tersebut menandatangani kontrak kerja.
2. Warga asing itu sendiri yang harus mengajukan permohonan, dan dia harus melakukannya di Kantor Imigrasi wilayah tempat tinggalnya untuk ‘Permohonan Izin Perubahan Status Kependudukan’. Secara prinsip, tidak diizinkan untuk memiliki perwakilan dalam pengajuan, namun pengacara, petugas administrasi, atau staf lembaga penerima yang telah melaporkan dan mendapatkan persetujuan yang diperlukan dapat bertindak sebagai ‘Perwakilan Pengajuan’ dan melakukan prosedur atas nama pemohon.
3. Hasil dari peninjauan, jika disetujui, akan menghasilkan penerbitan kartu kependudukan baru yang mencantumkan status kependudukan yang baru. Periode peninjauan standar berkisar antara 2 minggu hingga 1 bulan.

Hal terpenting dalam permohonan ini adalah untuk selalu memastikan bahwa permohonan dilakukan sebelum masa berlaku status kependudukan saat ini berakhir. Jika masa berlaku berakhir selama proses peninjauan, ada periode khusus di mana seseorang dapat tetap tinggal secara legal hingga maksimal 2 bulan setelah tanggal berakhirnya, selama permohonan masih dalam proses.

Dokumen yang diperlukan bervariasi tergantung pada status kependudukan sebelum dan sesudah perubahan, namun secara umum meliputi formulir aplikasi, dokumen hukum perusahaan, bukti pendidikan dan riwayat pekerjaan pemohon, serta kontrak kerja, mirip dengan saat mengajukan COE.

Referensi: Agensi Imigrasi Jepang: ‘Permohonan Izin Perubahan Status Kependudukan’

Poin Hukum yang Perlu Diperhatikan oleh Perusahaan di Jepang

Untuk berhasil dalam perekrutan tenaga kerja asing, tidak hanya penting untuk mengurus prosedur perolehan status tinggal, tetapi juga untuk mematuhi peraturan hukum terkait dan menyiapkan sistem pengelolaan risiko potensial.

Pertama-tama, perlu ditekankan kembali risiko terkait dengan ‘kejahatan memfasilitasi pekerjaan ilegal’. Risiko ini berlaku ketika perusahaan mempekerjakan tenaga kerja asing di luar cakupan aktivitas yang diizinkan oleh status tinggal mereka, atau mempekerjakan orang asing yang tinggal secara ilegal setelah masa tinggalnya berakhir. Alasan ketidaktahuan tidak akan diterima, dan perusahaan serta individu yang bertanggung jawab dapat menjadi subjek sanksi pidana. Oleh karena itu, sangat penting untuk memeriksa kartu tinggal saat perekrutan dan mengelola secara ketat periode tinggal setelah perekrutan.

Kedua, ada kewajiban untuk mendaftar dalam asuransi sosial dan asuransi tenaga kerja. Bahkan untuk karyawan dengan kewarganegaraan asing, jika mereka memenuhi kriteria pendaftaran seperti jam kerja dan jumlah hari kerja, ada kewajiban hukum untuk mendaftarkan mereka dalam asuransi kesehatan, asuransi pensiun kesejahteraan, asuransi pengangguran, dan asuransi kecelakaan kerja, sama seperti karyawan Jepang. Jika prosedur ini diabaikan, perusahaan dapat dikenakan denda dan sanksi karena melanggar peraturan.

Ketiga, penggunaan strategis ‘surat alasan perekrutan’. Meskipun bukan dokumen yang secara hukum wajib diserahkan saat mengajukan permohonan status tinggal, surat ini memainkan peran yang sangat penting dalam penilaian oleh otoritas imigrasi. Surat alasan perekrutan menjelaskan secara spesifik dan logis mengapa perlu merekrut orang asing tertentu daripada warga negara Jepang, dan bagaimana keahlian atau keterampilan khusus yang dimiliki orang tersebut sangat penting untuk operasi bisnis perusahaan. Terutama untuk status tinggal yang menuntut hubungan erat antara konten pekerjaan dan keahlian individu, seperti ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’, surat alasan perekrutan yang meyakinkan dapat menjadi penentu keberhasilan atau kegagalan dalam penilaian. Saat membuat dokumen ini, perlu sangat berhati-hati agar tidak ada kontradiksi dengan dokumen lain yang diserahkan, seperti resume atau kontrak kerja.

Kesimpulan

Di industri makanan dan minuman Jepang, keberadaan tenaga kerja asing kini menjadi elemen penting untuk pertumbuhan dan kelangsungan bisnis. Namun, perekrutan mereka didasarkan pada aturan yang kompleks dan ketat yang ditetapkan oleh ‘Undang-Undang Pengelolaan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi’ Jepang. Seperti yang telah dijelaskan dalam artikel ini, visa kerja utama seperti ‘Keahlian Teknis, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Bisnis Internasional’, ‘Keterampilan’, dan ‘Keterampilan Khusus’ masing-masing memiliki gambaran kandidat yang ditargetkan, lingkup pekerjaan yang diizinkan, dan kewajiban yang diberikan kepada perusahaan yang berbeda-beda. Para pemimpin perusahaan di Jepang harus memahami perbedaan hukum ini secara mendalam dan memilih status tinggal yang sesuai dengan strategi bisnis dan kebutuhan rekrutmen perusahaan mereka dengan perspektif strategis. Untuk menghindari risiko pelanggaran kepatuhan yang serius seperti keterlambatan prosedur, penolakan izin, atau bahkan pekerjaan ilegal, pengetahuan yang akurat berdasarkan peraturan hukum terbaru dan penanganan praktis yang hati-hati sangatlah penting.

Monolith Law Office adalah firma hukum yang memiliki keahlian mendalam dalam bidang IT, internet, dan bisnis. Kami telah menyediakan dukungan hukum terkait perekrutan tenaga kerja asing kepada banyak klien di dalam negeri Jepang selama bertahun-tahun. Firma kami memiliki beberapa pengacara dan staf yang fasih berbahasa Inggris dan memiliki kualifikasi hukum dari luar negeri, yang memungkinkan kami untuk menangani tantangan hukum yang kompleks dalam lingkungan bisnis internasional. Dari aplikasi status tinggal hingga pembuatan kontrak kerja dan pembangunan sistem kepatuhan, kami dapat mendukung strategi perekrutan tenaga kerja asing perusahaan Anda dari sisi hukum dengan kuat. Jika Anda memiliki pertanyaan terkait tema ini, silakan hubungi Monolith Law Office.