Apa itu 'Kontrak Batasan Tanggung Jawab Direktur Eksternal'? Alur Prosedur dan Poin Penting dalam Pembuatan Kontrak

Dalam beberapa tahun terakhir, di tengah berturut-turutnya skandal perusahaan, dewan direksi dituntut untuk mengawasi manajemen secara memadai, dan sebagai bagian dari upaya tersebut, penggunaan direksi eksternal semakin meningkat.

Pada tanggal 1 Maret 2021, Undang-Undang Perusahaan Jepang yang telah diubah diberlakukan, yang mewajibkan penunjukan direksi eksternal di perusahaan yang terdaftar. Oleh karena itu, tidak hanya bagi perusahaan yang terdaftar, tetapi juga bagi perusahaan yang berencana untuk go public di masa depan, memastikan direksi eksternal menjadi tantangan besar.

Selain itu, bahkan jika perusahaan tersebut bukan perusahaan yang terdaftar, saat menerima investasi dari VC dan lainnya, mungkin ada syarat untuk menerima direksi eksternal. Dalam situasi di mana perusahaan menerima direksi dari luar, seringkali ada banyak kasus di mana perusahaan dan direksi telah menandatangani kontrak pembatasan tanggung jawab sebelumnya.

Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara detail apa itu kontrak pembatasan tanggung jawab dan prosedur apa yang diperlukan untuk menandatangani kontrak pembatasan tanggung jawab.

Kontrak Pembatasan Tanggung Jawab Direktur Eksternal dan Ruang Lingkup Penerapannya

Seiring dengan peningkatan jumlah direktur eksternal, penggunaan kontrak pembatasan tanggung jawab juga semakin meningkat.

Menurut “Buku Putih Tata Kelola Perusahaan yang Terdaftar di Bursa Efek Tokyo 2015[ja]” (halaman 36) dari Bursa Efek Tokyo, proporsi direktur eksternal yang telah menandatangani kontrak pembatasan tanggung jawab dengan perusahaan mencapai 78,6% dari total perusahaan yang terdaftar di Bursa Efek Tokyo pada tahun 2014 (2014), menunjukkan bahwa penandatanganan kontrak pembatasan tanggung jawab semakin menjadi norma dalam praktik bisnis.

Di sini, kami akan menjelaskan apa itu kontrak pembatasan tanggung jawab dan jenis direktur mana yang dapat menandatangani kontrak tersebut.

Untuk informasi lebih lanjut tentang penugasan direktur dalam kontrak investasi, silakan lihat artikel berikut.

Artikel terkait: Apa itu Klausul Penugasan Direktur dalam Kontrak Investasi[ja]

Untuk informasi lebih lanjut tentang kontrak investasi secara umum yang ditandatangani dengan VC dan lainnya, silakan lihat artikel berikut.

Artikel terkait: Apa itu Klausul tentang Manajemen Perusahaan dalam Kontrak Investasi[ja]

Apa itu Kontrak Pembatasan Tanggung Jawab Direktur

Kontrak pembatasan tanggung jawab adalah perjanjian yang membatasi tanggung jawab direktur hingga jumlah tertentu jika direktur tersebut memiliki tanggung jawab ganti rugi.

Kontrak pembatasan tanggung jawab ditandatangani sebelum direktur benar-benar memiliki tanggung jawab ganti rugi. Secara khusus, biasanya ditandatangani ketika seseorang menjadi direktur.

Mengenai pembebasan tanggung jawab, seperti yang akan dijelaskan nanti, sistem juga telah dibuat di mana tanggung jawab dapat dibebaskan melalui resolusi rapat umum pemegang saham atau dewan direktur. Namun, dalam sistem ini, tidak jelas apakah tanggung jawab benar-benar akan dibebaskan oleh resolusi, atau berapa jumlah pembebasan, sehingga tidak dapat menghilangkan kekhawatiran bagi mereka yang akan menjadi direktur eksternal tentang memiliki tanggung jawab ganti rugi yang besar.

Sebaliknya, dengan kontrak pembatasan tanggung jawab, Anda dapat membatasi tanggung jawab sebelum tanggung jawab ganti rugi muncul. Dengan demikian, Anda dapat berharap untuk efek mengurangi risiko memiliki tanggung jawab ganti rugi yang besar dan lebih mudah mengamankan sumber daya manusia yang akan menjadi direktur eksternal. Alasan peningkatan kasus penandatanganan kontrak pembatasan tanggung jawab dengan direktur eksternal dianggap karena situasi seperti ini.

Namun, dalam kontrak pembatasan tanggung jawab, Anda tidak dapat menentukan jumlah maksimum tanggung jawab secara bebas. Dalam Undang-Undang Perusahaan Jepang, jumlah maksimum ini ditentukan sebagai jumlah yang lebih tinggi dari dua hal berikut.

• Jumlah yang ditentukan dalam anggaran dasar
• Jumlah tanggung jawab minimum yang ditentukan oleh Undang-Undang Perusahaan Jepang (Pasal 425 Ayat 1 Undang-Undang Perusahaan Jepang)

Jumlah tanggung jawab minimum yang terakhir ini, dalam kasus direktur eksternal, ditentukan sebagai “gaji” (Pasal 113 Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Perusahaan Jepang) kali dua.

Direktur Eksekutif Tidak Termasuk dalam Pembatasan Tanggung Jawab

Direktur yang dapat menandatangani kontrak pembatasan tanggung jawab dengan perusahaan dibatasi pada direktur yang bukan direktur eksekutif. Oleh karena itu, direktur perwakilan atau direktur yang ditunjuk sebagai direktur eksekutif melalui resolusi dewan direktur tidak dapat menandatangani kontrak pembatasan tanggung jawab.

Karena direktur eksternal dipilih dari direktur yang bukan direktur eksekutif, tidak ada masalah jika direktur eksternal menandatangani kontrak pembatasan tanggung jawab. Namun, perlu diingat bahwa jika direktur eksternal menjadi direktur eksekutif, efek kontrak pembatasan tanggung jawab akan hilang (Pasal 427 Ayat 2 Undang-Undang Perusahaan Jepang).

Prosedur untuk Menyusun Kontrak dengan Batasan Tanggung Jawab

Ketika menyusun kontrak dengan batasan tanggung jawab, tidak hanya cukup dengan menyusun kontrak, tetapi juga perlu untuk melaksanakan prosedur yang ditentukan oleh Undang-Undang Perusahaan Jepang terlebih dahulu. Di sini, kami akan menjelaskan prosedur yang harus dilakukan sebelum menyusun kontrak dengan batasan tanggung jawab.

Pembuatan Anggaran Dasar yang Memungkinkan Penyusunan Kontrak dengan Batasan Tanggung Jawab

Untuk menyusun kontrak dengan batasan tanggung jawab, perlu ditentukan dalam anggaran dasar perusahaan bahwa kontrak dengan batasan tanggung jawab dapat disusun. Oleh karena itu, langkah pertama adalah mengubah anggaran dasar untuk memasukkan ketentuan tentang penyusunan kontrak dengan batasan tanggung jawab.

Menentukan Apakah Jumlah Maksimum Tanggung Jawab Ditentukan dalam Anggaran Dasar

Jumlah maksimum tanggung jawab dalam kontrak dengan batasan tanggung jawab adalah jumlah yang ditentukan dalam anggaran dasar atau jumlah minimum tanggung jawab yang ditentukan oleh undang-undang, mana yang lebih tinggi. Oleh karena itu, tidak ada artinya menentukan jumlah maksimum tanggung jawab dalam anggaran dasar yang lebih rendah dari jumlah minimum tanggung jawab yang ditentukan oleh undang-undang.

Oleh karena itu, ada artinya menentukan jumlah maksimum tanggung jawab dalam anggaran dasar jika Anda ingin menetapkan jumlah maksimum tanggung jawab yang lebih tinggi dari jumlah minimum tanggung jawab yang ditentukan oleh undang-undang. Oleh karena itu, perusahaan harus memutuskan apakah akan menentukan jumlah maksimum tanggung jawab dalam anggaran dasar atau tidak.

Apakah jumlah maksimum tanggung jawab ditentukan dalam anggaran dasar atau tidak berbeda-beda tergantung pada perusahaan. Dari sudut pandang pemegang saham yang mengejar tanggung jawab direksi, lebih baik jika jumlah maksimum tanggung jawab yang lebih tinggi dari jumlah minimum tanggung jawab yang ditentukan oleh Pasal 425 Ayat 1 Undang-Undang Perusahaan Jepang ditentukan dalam anggaran dasar.

Di sisi lain, ketika menerima direksi eksternal dari investor, pihak yang mengirim mungkin lebih memilih jumlah maksimum tanggung jawab yang lebih rendah, meskipun mereka adalah pemegang saham.

Contoh Ketentuan Jika Jumlah Maksimum Tanggung Jawab Ditentukan dalam Anggaran Dasar

Jika jumlah maksimum tanggung jawab ditentukan dalam anggaran dasar, pertimbangkan untuk menetapkan ketentuan seperti berikut.

Pasal ○ (Kontrak dengan Batasan Tanggung Jawab antara Direksi)
Perusahaan kami dapat menyusun kontrak untuk membatasi tanggung jawab ganti rugi sebagaimana ditentukan dalam Pasal 423 Ayat 1 Undang-Undang Perusahaan Jepang antara direksi (kecuali direksi yang menjalankan bisnis.) berdasarkan Pasal 427 Ayat 1 Undang-Undang Perusahaan Jepang. Namun, jumlah maksimum tanggung jawab ganti rugi berdasarkan kontrak tersebut adalah jumlah yang ditentukan sebelumnya yang lebih tinggi dari ○ yen atau jumlah minimum tanggung jawab yang ditentukan oleh undang-undang.

Contoh Ketentuan Jika Jumlah Maksimum Tanggung Jawab Tidak Ditentukan dalam Anggaran Dasar

Jika jumlah maksimum tanggung jawab tidak ditentukan dalam anggaran dasar, pertimbangkan untuk menetapkan ketentuan seperti berikut.

Pasal ○ (Kontrak dengan Batasan Tanggung Jawab antara Direksi)
Perusahaan kami dapat menyusun kontrak untuk membatasi tanggung jawab ganti rugi sebagaimana ditentukan dalam Pasal 423 Ayat 1 Undang-Undang Perusahaan Jepang antara direksi (kecuali direksi yang menjalankan bisnis.) berdasarkan Pasal 427 Ayat 1 Undang-Undang Perusahaan Jepang. Namun, jumlah maksimum tanggung jawab ganti rugi berdasarkan kontrak tersebut adalah jumlah minimum tanggung jawab yang ditentukan oleh undang-undang.

Persetujuan dari Auditor

Ketika menentukan dalam anggaran dasar bahwa kontrak dengan batasan tanggung jawab dapat disusun, perubahan anggaran dasar ini harus disetujui oleh resolusi rapat umum pemegang saham.

Dalam kasus perusahaan dengan auditor, ketika mengajukan proposal untuk mengubah anggaran dasar seperti ini ke rapat umum pemegang saham, persetujuan dari semua auditor harus diperoleh terlebih dahulu (Pasal 427 Ayat 3 dan Pasal 425 Ayat 3 Ayat 1 Undang-Undang Perusahaan Jepang). Meskipun perusahaan memiliki dewan auditor, persetujuan dewan auditor tidak diperlukan untuk pengajuan proposal ini.

Resolusi Khusus Rapat Umum Pemegang Saham

Setelah mendapatkan persetujuan dari auditor untuk proposal untuk mengubah anggaran dasar, perlu mendapatkan persetujuan melalui resolusi rapat umum pemegang saham untuk proposal ini.

Untuk mengubah anggaran dasar, persetujuan melalui resolusi khusus rapat umum pemegang saham diperlukan (Pasal 466 dan Pasal 309 Ayat 2 Ayat 11 Undang-Undang Perusahaan Jepang).

Dalam resolusi khusus, sebagai prinsip, resolusi tidak dapat dibuat kecuali pemegang saham yang memiliki lebih dari setengah hak suara pemegang saham yang dapat menggunakan hak suaranya hadir dan lebih dari dua pertiga hak suara pemegang saham yang hadir menyetujui.

Karena perubahan anggaran dasar dan tindakan lain yang berhubungan dengan perubahan dasar perusahaan membutuhkan pertimbangan yang hati-hati, persetujuan lebih dari dua pertiga hak suara pemegang saham yang hadir diperlukan.

Pendaftaran Perubahan

Ketentuan anggaran dasar tentang kontrak dengan batasan tanggung jawab adalah item yang harus didaftarkan. Oleh karena itu, jika perubahan anggaran dasar disetujui oleh resolusi rapat umum pemegang saham dan ketentuan tentang penyusunan kontrak dengan batasan tanggung jawab ditetapkan dalam anggaran dasar, perlu mendaftarkan ketentuan ini (Pasal 911 Ayat 3 Ayat 25 Undang-Undang Perusahaan Jepang).

Pendaftaran ini harus dilakukan dalam waktu dua minggu setelah efek perubahan anggaran dasar muncul (Pasal 915 Ayat 1 Undang-Undang Perusahaan Jepang).

Poin-Poin Penting dalam Membuat Kontrak dengan Batasan Tanggung Jawab

Ketika membuat kontrak dengan batasan tanggung jawab dengan Direktur Eksternal, penting untuk memastikan bahwa tidak ada ketidaksesuaian antara isi kontrak dan ketentuan yang ditetapkan dalam anggaran dasar, seperti penentuan jumlah tanggung jawab maksimum.

Secara spesifik, klausul berikut dapat dipertimbangkan (A adalah perusahaan, B adalah Direktur Eksternal):

Pasal ○ (Pembatasan Tanggung Jawab Ganti Rugi)
Jika B menyebabkan kerugian kepada A karena kelalaian dalam menjalankan tugasnya sebagai direktur A, B akan bertanggung jawab atas ganti rugi kepada A hingga jumlah yang ditentukan dalam anggaran dasar A atau jumlah tanggung jawab minimum yang ditentukan dalam Pasal 425 Ayat 1 dari Undang-Undang Perusahaan Jepang, mana yang lebih tinggi, asalkan B tidak memiliki niat jahat atau kelalaian serius dalam menjalankan tugasnya. A akan membebaskan B dari bagian yang melebihi jumlah tersebut.

Selain itu, mungkin juga perlu memasukkan klausul tentang penerapan kontrak ini terhadap tindakan yang dilakukan oleh direktur tersebut selama periode kontrak, bahkan setelah periode efektif kontrak berakhir, serta klausul tentang pembatasan berdasarkan Undang-Undang Perusahaan Jepang.

Cara Mengurangi Tanggung Jawab Direktur yang Melaksanakan Tugas

Berbeda dengan direktur non-eksekutif, direktur eksekutif seperti direktur utama tidak dapat membuat kontrak pembatasan tanggung jawab.

Namun, bahkan untuk direktur seperti ini, tanggung jawab mereka dapat dikurangi hingga batas minimum tanggung jawab hukum melalui resolusi khusus rapat umum pemegang saham (Pasal 425 ayat 1 dari Undang-Undang Perusahaan Jepang).

Selain itu, tanggung jawab mereka juga dapat dikurangi hingga batas minimum tanggung jawab hukum melalui resolusi dewan direktur (Pasal 426 ayat 1 dari Undang-Undang Perusahaan Jepang). Dalam hal ini, perlu ditentukan dalam anggaran dasar bahwa tanggung jawab dapat dikurangi melalui resolusi dewan direktur. Selain itu, jika ada persetujuan dari semua pemegang saham, tanggung jawab direktur dapat dihapuskan (Pasal 424 dari Undang-Undang Perusahaan Jepang).

Kesimpulan: Konsultasikan dengan Pengacara Saat Membuat Kontrak dengan Batasan Tanggung Jawab

Seiring bertambahnya kasus perusahaan yang mengadopsi direktur eksternal, penggunaan kontrak dengan batasan tanggung jawab telah menjadi umum sebagai cara untuk lebih mudah menerima direktur eksternal. Namun, dalam penandatanganan kontrak dengan batasan tanggung jawab, ada banyak poin yang harus dikonfirmasi sebelumnya, seperti kebutuhan untuk menentukan ketentuan dalam anggaran dasar perusahaan, batasan pada direktur yang dapat menandatangani, dan batasan jumlah maksimum.

Khususnya, jika Anda mengabaikan prosedur yang ditentukan dalam hukum perusahaan, seperti perubahan anggaran dasar, ada kemungkinan bahwa efektivitas kontrak tidak akan diakui, jadi Anda perlu berhati-hati. Bagi mereka yang sedang mempertimbangkan penandatanganan kontrak dengan batasan tanggung jawab dengan direktur eksternal, kami menyarankan untuk berkonsultasi dengan pengacara yang berpengalaman dalam hukum perusahaan.

Panduan Mengenai Langkah-langkah yang Diambil oleh Firma Kami

Di firma kami, kami melakukan pembuatan dan peninjauan kontrak untuk berbagai kasus, mulai dari perusahaan yang terdaftar di Bursa Efek Tokyo Prime hingga perusahaan rintisan. Jika Anda mengalami kesulitan terkait hukum perusahaan, silakan merujuk ke informasi di bawah ini.

Artikel terkait: Pembuatan dan Peninjauan Kontrak, dll[ja]