Il quadro giuridico del potere discrezionale in materia di personale nel diritto del lavoro giapponese: Una guida per i dirigenti.

Il potere decisionale in materia di personale, che costituisce il nucleo della gestione aziendale, è un diritto essenziale per le imprese per gestire l’organizzazione in modo fluido, basato sul contratto di lavoro con i lavoratori. Questo diritto include un’ampia gamma di autorità decisionali, come ordinare promozioni o declassamenti dei dipendenti, trasferimenti che comportano cambiamenti del luogo di lavoro o delle mansioni, nonché distacchi presso società affiliate e ordini di congedo per malattia o infortunio privato dei dipendenti. Tuttavia, nel sistema giuridico del lavoro in Giappone, questo potere decisionale non è illimitato. Il potere decisionale aziendale deve essere esercitato all’interno di un quadro legale formato da leggi sul lavoro e giurisprudenza, e il principio fondamentale più importante è la “dottrina dell’abuso di diritto”. Questa dottrina sostiene che, anche se l’esercizio di un diritto è formalmente legittimo, se si discosta dal range socialmente accettabile alla luce delle circostanze specifiche, la sua efficacia può essere negata. In particolare, sotto le pratiche di impiego giapponesi, non è comune dettagliare ogni possibile situazione relativa al personale nei singoli contratti di lavoro, ma piuttosto definire le basi del potere decisionale nelle regole comprensive dell’azienda, come il regolamento interno. Pertanto, comprendere come l’ampia autorità definita nel regolamento interno sia legalmente limitata in casi individuali è di estrema importanza per condurre affari in Giappone. Questo articolo si concentra su quattro temi principali del personale: formazione e addestramento, promozioni e declassamenti, trasferimenti e distacchi, e congedi per malattia, esaminando i requisiti legali e i limiti dell’esercizio del potere decisionale in ciascuna di queste aree, basandosi su specifiche leggi e casi giudiziari.

Il fondamento giuridico del potere direttivo: il principio di buona fede e il divieto di abuso di diritto

Alla base di ogni decisione relativa al potere direttivo aziendale vi sono due principi fondamentali stabiliti dal diritto del lavoro giapponese. Questi sono il principio di buona fede, che impone di “esercitare i diritti e adempiere ai doveri con lealtà e onestà”, e il principio del divieto di abuso di diritto, che stabilisce che “nell’esercizio dei diritti derivanti dal contratto di lavoro, non si deve abusare di tali diritti”. Questi principi sono espressamente indicati nell’articolo 3, paragrafi 4 e 5, della Legge giapponese sui Contratti di Lavoro (Japanese Labor Contract Act), e rappresentano il pensiero fondamentale che regola il rapporto tra datori di lavoro e lavoratori.

Il principio del divieto di abuso di diritto è particolarmente specificato in singoli articoli relativi all’esercizio del potere direttivo che ha un impatto significativo sui lavoratori, come il distacco (articolo 14 della Legge giapponese sui Contratti di Lavoro), la disciplina (articolo 15 della stessa legge) e il licenziamento (articolo 16 della stessa legge). Questi articoli codificano le teorie giuridiche sviluppate attraverso l’accumulo di precedenti giurisprudenziali nel corso degli anni.

Il quadro giuridico impone ai manager non solo un obbligo passivo di conformità alle disposizioni di legge, ma richiede anche una responsabilità attiva di essere pronti a dimostrare, all’occorrenza, che ogni decisione in materia di personale è oggettivamente ragionevole, basata sulla necessità operativa e bilanciata con gli svantaggi subiti dai lavoratori. Nel caso in cui l’esercizio del potere direttivo venga contestato in tribunale, spetta all’azienda dimostrare che la decisione non è stata arbitraria, ma basata su un giusto procedimento e rappresenta un giudizio gestionale legittimo. Pertanto, è essenziale sviluppare procedure aziendali chiare ed eque, documentare le ragioni delle valutazioni del personale e degli ordini di trasferimento e assicurare un’applicazione coerente per gestire i rischi legali.

Formazione come Ordine di Servizio

Le aziende hanno il diritto di ordinare ai propri dipendenti di partecipare a programmi di formazione come parte del vasto potere di impartire ordini di servizio associato al contratto di lavoro. Sebbene la Legge sulle Norme del Lavoro giapponese (Japanese Labor Standards Act) e la Legge sui Contratti di Lavoro giapponese (Japanese Labor Contract Act) non contengano articoli che regolamentano direttamente il diritto di ordinare la formazione, tale diritto è stabilito dalla giurisprudenza come parte dell’autorità di impartire istruzioni necessarie per il regolare svolgimento delle attività aziendali e per lo sviluppo delle competenze dei dipendenti. In linea di principio, i datori di lavoro possono ordinare la formazione ai dipendenti sulla base della necessità lavorativa e a loro discrezione.

Tuttavia, anche questo diritto di impartire ordini di servizio è soggetto a restrizioni basate sulla dottrina dell’abuso di diritto. Se l’ordine di formazione manca significativamente di ragionevolezza in termini di scopo, contenuto o metodo, e viola i diritti personali dei dipendenti, la sua efficacia può essere negata come un abuso di diritto illegale.

Un importante caso giurisprudenziale in questo contesto è l’incidente dell’Honjo Maintenance District (sentenza del tribunale distrettuale di Akita, 14 dicembre 1990 (1990)). In questo caso, una compagnia ferroviaria ordinò a un dipendente, come punizione per aver violato il regolamento interno, di copiare il regolamento di fronte ad altri impiegati per circa un giorno e mezzo. Il tribunale ha valutato che, sebbene l’ordine fosse etichettato come formazione, in realtà mancava di un legittimo scopo educativo, come il miglioramento delle competenze, e veniva eseguito come una punizione esemplare. Pertanto, ha giudicato che tale metodo violava gravemente la personalità del dipendente e che era illegale in quanto eccedeva i limiti della discrezionalità concessa dal diritto di impartire ordini di servizio.

Come dimostrato da questo caso, i tribunali non si limitano al nome formale di “formazione”, ma esaminano attentamente lo scopo e l’intenzione sostanziali. In particolare, quando la formazione è implementata sulla base di carenze nelle capacità di esecuzione del lavoro di un dipendente specifico, è essenziale che il programma sia oggettivamente dimostrato di mirare al miglioramento delle competenze e non sia una punizione o un atto di molestia. Pertanto, è necessario che le aziende documentino chiaramente lo scopo, il contenuto e la durata dei programmi di formazione e assicurino che i metodi siano appropriati secondo le norme sociali. Ciò permetterà di dimostrare che l’ordine si basa su una decisione gestionale costruttiva e non su un’intenzione punitiva, fornendo una difesa efficace contro le accuse di abuso di diritto.

Valutazione di promozioni, avanzamenti e retrocessioni e punti legali da considerare sotto il diritto giapponese

Decidere le promozioni, gli avanzamenti e le retrocessioni dei dipendenti è uno degli elementi centrali del potere gestionale. In particolare, le decisioni relative a promozioni e avanzamenti tendono ad essere rispettate come parte del vasto giudizio manageriale delle aziende. Tuttavia, per le retrocessioni, che possono essere svantaggiose per i dipendenti, è richiesto un giudizio più cauto per assicurarsi che la decisione non costituisca un abuso di potere. Un ordine di retrocessione può essere considerato invalido come abuso del potere gestionale se manca di necessità lavorativa, si basa su motivi o scopi ingiusti (ad esempio, molestie) o impone al dipendente svantaggi che superano significativamente ciò che è socialmente accettabile.

Ad esempio, nel caso dell’Organizzazione Autonoma Amministrativa per la Promozione del Turismo Internazionale (sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 17 maggio 2007), una decisione di retrocessione basata solo sulla valutazione soggettiva di un superiore che non comprendeva adeguatamente la realtà del lavoro all’estero è stata ritenuta priva di ragioni oggettive e razionali e quindi invalida come abuso del potere gestionale. Questo caso suggerisce che le valutazioni del personale, che sono alla base delle retrocessioni, dovrebbero essere effettuate secondo criteri giusti e oggettivi.

Inoltre, quando si considera una retrocessione, è estremamente importante distinguere legalmente tra la “retrocessione” di una posizione e la “riduzione dello stipendio”. La retrocessione di una posizione non implica automaticamente il diritto di ridurre lo stipendio. Una riduzione dello stipendio rappresenta un cambiamento sfavorevole nelle condizioni di lavoro significative per il lavoratore e, a meno che non ci sia una base normativa chiara nelle regole del lavoro o nei regolamenti salariali che collega esplicitamente la posizione o il grado lavorativo all’importo dello stipendio, non può essere effettuata unilateralmente. Nel caso di HP Japan (sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 9 giugno 2023), la riduzione dello stipendio base a seguito di una retrocessione da una posizione manageriale è stata giudicata invalida perché le regole di riduzione non erano state adeguatamente comunicate all’interno dell’azienda.

Le linee guida gestionali che emergono da questi casi giudiziari sottolineano l’importanza di costruire e gestire un sistema di personale sistematico e trasparente come presupposto per l’esercizio del potere gestionale di retrocessione. In particolare, è essenziale definire chiaramente i contenuti lavorativi e i requisiti di competenza richiesti per ogni posizione e stabilire un sistema di valutazione oggettivo basato su questi. Inoltre, è necessario collegare chiaramente i gradi lavorativi e la tabella salariale nelle regole del lavoro. Senza tale base sistemica, anche una decisione di retrocessione che sembra legittima può portare ad un alto rischio di conflitti legali, specialmente se accompagnata da una riduzione dello stipendio.

Riassegnazione dei Dipendenti in Giappone: Trasferimenti e Distacchi

Le riassegnazioni del personale, che comportano una modifica della posizione dei dipendenti, si dividono principalmente in due categorie in Giappone: i “trasferimenti” e i “distacchi”, ognuno dei quali presenta caratteristiche e requisiti legali distinti.

Trasferimenti interni all’interno della stessa azienda in Giappone

Il trasferimento interno, in Giappone, si riferisce alla modifica delle mansioni o del luogo di lavoro di un dipendente all’interno della stessa azienda. Quando il cambiamento include una variazione del luogo di lavoro, viene spesso definito “trasferimento”. Il diritto dell’impiegatore di ordinare un trasferimento si basa sul contratto di lavoro stesso e, se il regolamento aziendale o il contratto collettivo contiene una disposizione generale che afferma “per ragioni di servizio, può essere ordinato al dipendente un cambio di posizione”, non è necessario ottenere il consenso individuale del dipendente per ogni singolo trasferimento.

Tuttavia, questo diritto di ordinare trasferimenti non è illimitato e viene limitato dalla dottrina dell’abuso di diritto. Un caso giurisprudenziale di riferimento in Giappone è il caso Toa Paint (sentenza della Corte Suprema del 14 luglio 1986). In questa sentenza, la Corte Suprema ha stabilito i seguenti tre criteri per determinare se un ordine di trasferimento costituisca un abuso di diritto:

1. Quando non esiste una necessità lavorativa che giustifichi l’ordine di trasferimento.
2. Quando l’ordine di trasferimento è motivato da ragioni o scopi ingiusti.
3. Quando l’ordine di trasferimento impone al lavoratore svantaggi che superano notevolmente quelli normalmente tollerabili.

Il terzo punto, in particolare, richiede un’interpretazione moderna. Al momento della sentenza, anche l’assegnazione in una località lontana dalla famiglia, come nel caso di un trasferimento senza accompagnamento, era considerata entro i limiti degli svantaggi accettabili per un dipendente a tempo indeterminato. Tuttavia, alla luce della legge successivamente introdotta sulla “Welfare dei lavoratori che si occupano di congedo parentale e assistenza familiare”, oggi si richiede una maggiore considerazione per gli svantaggi che i dipendenti subiscono nella loro vita familiare, in particolare per quanto riguarda la cura dei bambini e l’assistenza ai familiari. Pertanto, quando un’azienda ordina un trasferimento che comporta un cambio di residenza, è fondamentale verificare la situazione familiare del dipendente interessato e prendere una decisione tenendo pienamente conto di tali circostanze, al fine di evitare il rischio di essere giudicati colpevoli di abuso di diritto.

Il trasferimento ad altre aziende (distacco) sotto la legge giapponese

Il distacco è una pratica in cui un dipendente, pur mantenendo il contratto di lavoro con l’azienda originaria, si impegna in attività lavorative sotto la direzione e il controllo di un’altra azienda (azienda ospitante) per un periodo significativo. Poiché il datore di lavoro cambia dall’azienda originaria a quella ospitante, ciò comporta cambiamenti significativi nell’ambiente lavorativo del dipendente. Pertanto, per ordinare un distacco, è richiesta una base legale più rigorosa rispetto a una semplice trasferimento.

L’articolo 625, paragrafo 1, del Codice Civile giapponese proibisce ai datori di lavoro di trasferire i diritti dei lavoratori a terzi senza il loro consenso, e questo principio è applicabile anche al distacco. Di conseguenza, in linea di principio, è necessario il consenso del lavoratore per un ordine di distacco. Tuttavia, secondo la giurisprudenza, anche in assenza di un consenso individuale, se il regolamento interno o il contratto collettivo prevede la possibilità di distacco e le condizioni di lavoro presso l’azienda ospitante, la durata del distacco e le regole per il rientro sono chiaramente definite, l’ordine di distacco può essere considerato valido come un consenso complessivo.

Inoltre, l’articolo 14 della Legge giapponese sui Contratti di Lavoro stabilisce esplicitamente la dottrina dell’abuso di diritto in relazione agli ordini di distacco. Secondo questo articolo, anche se al datore di lavoro è permesso ordinare il distacco, “se l’ordine è ritenuto un abuso di diritto alla luce della necessità, delle circostanze relative alla selezione del lavoratore interessato o di altre circostanze, tale ordine sarà considerato nullo”.

Come punto di attenzione per la gestione aziendale, è essenziale chiarire lo “scopo” del distacco. La Legge giapponese sulla Sicurezza dell’Impiego proibisce in linea di principio il “business di fornitura di lavoratori” che fornisce lavoratori ad altre aziende a scopo di lucro. Pertanto, il distacco deve essere effettuato per scopi gestionali chiari e legittimi, come l’istruzione tecnica tra aziende del gruppo, lo sviluppo del personale o l’aggiustamento temporaneo dell’occupazione. Documentare questi scopi e essere in grado di spiegare oggettivamente la necessità lavorativa non solo soddisfa i requisiti richiesti dall’articolo 14 della Legge sui Contratti di Lavoro, ma è anche essenziale per evitare il sospetto di un’illecita attività di fornitura di lavoratori.

Confronto tra trasferimento e distacco sotto il diritto del lavoro giapponese

Per comprendere chiaramente le differenze legali tra trasferimento e distacco, di seguito è riassunta una tabella con i punti chiave.

La gestione del congedo per malattia dei dipendenti in Giappone

Il processo per ordinare un congedo per malattia

Quando un dipendente non può lavorare per un lungo periodo a causa di una malattia o infortunio personale non legato al lavoro (malattia/infortunio privato), l’azienda può ordinare un congedo per malattia secondo quanto stabilito dal regolamento aziendale.

Nel diritto del lavoro giapponese non esistono disposizioni legali dirette riguardanti il congedo per malattia privato, e questo sistema è definito autonomamente da ciascuna azienda nei propri regolamenti interni. Legalmente, il sistema di congedo per malattia privato è considerato una “misura di sospensione del licenziamento”. Normalmente, l’incapacità di lavorare a lungo termine a causa di una malattia/infortunio privato potrebbe costituire un motivo di licenziamento per inadempimento contrattuale, ma istituendo un sistema di congedo per malattia, l’azienda si riserva il diritto di licenziare il dipendente per un certo periodo, in attesa del suo recupero.

Quando si ordina un congedo per malattia, è estremamente importante la chiarezza della procedura. Invece di continuare l’assenza in uno stato ambiguo o su istruzioni verbali, è essenziale fornire al dipendente un “ordine di congedo per malattia” che specifichi la base dell’articolo del regolamento aziendale, la data di inizio e di fine del periodo di congedo, il metodo di comunicazione durante il congedo e il trattamento in caso di incapacità di rientrare al lavoro alla scadenza del periodo (che spesso si traduce in dimissioni naturali o licenziamento), per evitare future dispute.

Il processo di valutazione per il rientro al lavoro

Quando il periodo di congedo per malattia sta per scadere e il dipendente presenta una richiesta di rientro al lavoro, l’azienda deve valutare attentamente l’ammissibilità al rientro. Questa valutazione non è solo una procedura per confermare il recupero medico, ma è anche un importante processo di gestione del rischio legato all’obbligo di sicurezza dell’azienda.

Il diritto finale di decidere se consentire il rientro al lavoro spetta all’azienda. E il criterio di base per il rientro è “essere guariti e in grado di svolgere le stesse mansioni di prima del congedo, a un livello normale di prestazione”. Questa valutazione deve essere basata su prove oggettive e condotta in modo complessivo.

Un ruolo centrale in questo processo è svolto dalle opinioni mediche del medico curante del dipendente e del medico del lavoro nominato dall’azienda. Il certificato di “idoneità al rientro” rilasciato dal medico curante è un documento importante, ma non è sufficiente per decidere il rientro. Il medico curante, che si occupa del trattamento quotidiano, non è necessariamente a conoscenza dei dettagli specifici delle mansioni del paziente o dell’ambiente di lavoro. D’altra parte, il medico del lavoro, conoscendo l’ambiente di lavoro dell’azienda e le mansioni specifiche del dipendente, può esprimere un’opinione sulla possibilità di lavorare da un punto di vista medico.

Nella pratica, non è raro che le opinioni del medico curante e del medico del lavoro differiscano. In recenti casi giudiziari, quando le opinioni dei due medici sono in conflitto, si tende a dare maggiore peso all’opinione del medico del lavoro. Nel caso Hope Net (sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 10 aprile 2023), nonostante il medico curante avesse giudicato il dipendente idoneo al rientro, l’azienda non ha concesso il rientro e ha trattato il dipendente come dimissionario al termine del periodo di congedo, sulla base dell’opinione del medico del lavoro che aveva osservato il comportamento specifico del dipendente e il decorso dei sintomi, ritenendo il rientro difficile. Questa decisione è stata approvata dal tribunale.

Di conseguenza, è consigliabile che l’azienda stabilisca nei propri regolamenti interni il processo di ottenimento del certificato medico dal medico curante e di condurre un colloquio con il medico del lavoro, ascoltando la sua opinione. Se si è incerti sulla decisione, può essere utile utilizzare il sistema di “rientro prova” che consente al dipendente di lavorare per un certo periodo con un carico di lavoro ridotto, per valutare oggettivamente il suo stato di recupero. Una decisione affrettata sul rientro può portare a una ricaduta della malattia del dipendente e comportare il rischio di violazione dell’obbligo di sicurezza dell’azienda, quindi è richiesta una valutazione attenta e multidimensionale.

Riassunto

Come abbiamo illustrato in questo articolo, l’esercizio del potere discrezionale in materia di personale sotto il sistema giuridico del lavoro giapponese richiede un equilibrio tra l’ampia discrezionalità delle aziende e le rigide restrizioni legali della dottrina dell’abuso di diritto. In vari contesti, come la formazione, la promozione o la retrocessione, il trasferimento o il distacco, e il congedo, è fondamentale dimostrare oggettivamente che le decisioni sono basate su una necessità razionale legata al lavoro, effettuate attraverso procedure eque e senza mancare di considerazione verso i lavoratori, per evitare rischi legali e mantenere relazioni industriali sane. Questi argomenti legati al personale non solo sono strettamente connessi alla gestione organizzativa delle aziende, ma rappresentano anche un’area incline a svilupparsi in dispute legali.

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