Il Ruolo e le Responsabilità dell'Accounting Advisor nel Diritto Societario Giapponese: Una Spiegazione Approfondita

La legge giapponese sulle società (会社法, Kaisha-hō) stabilisce vari organi per garantire la gestione sana e la trasparenza delle imprese. Tra questi, il “Kaikei San’yō” (会計参与), introdotto con la riforma della legge sulle società del 2006 (Heisei 18, 2006), è una posizione relativamente nuova ma estremamente importante. Il Kaikei San’yō occupa una posizione unica, essendo un membro interno del corpo dirigenziale dell’azienda, ma portando anche una prospettiva esterna come esperto di contabilità. Il suo scopo principale è aumentare l’affidabilità e l’accuratezza dei documenti contabili, specialmente nelle piccole e medie imprese dove non è obbligatoria la nomina di un consiglio di audit o di un revisore contabile. Il Kaikei San’yō collabora con i direttori nell’elaborazione dei documenti contabili, garantendo così la qualità della rendicontazione finanziaria dall’interno. Questo sistema è un meccanismo cruciale per migliorare l’affidabilità delle informazioni finanziarie delle imprese e per rafforzare la fiducia da parte degli stakeholder, come istituti finanziari e partner commerciali. In questo articolo, spiegheremo in dettaglio il quadro legale del Kaikei San’yō sotto la legge giapponese sulle società, ovvero il suo significato e scopo, i metodi di nomina e i requisiti di qualifica, le funzioni specifiche e le autorità, nonché gli obblighi e le responsabilità legali, basandoci sulle disposizioni legislative.  

Il Significato e lo Scopo del Sistema di Partecipazione Contabile sotto la Legge Giapponese

Il sistema di partecipazione contabile è un meccanismo innovativo introdotto con l’entrata in vigore della legge societaria giapponese nel 2006 (Heisei 18), volto a migliorare l’affidabilità della rendicontazione finanziaria delle imprese. La creazione di questo sistema è stata motivata dalla necessità di assicurare l’accuratezza dei documenti contabili, soprattutto nelle piccole e medie imprese, una sfida storica. In passato, si era considerata l’introduzione di sistemi come l'”audit limitato” o l'”audit semplificato” da parte di commercialisti, ma a causa di divergenze di opinioni riguardo alla struttura dell’audit e ai suoi esecutori, tali sistemi non sono stati implementati.

Il sistema di partecipazione contabile ha risolto questo problema storico con un approccio diverso. Invece di un “audit” esterno, introduce il concetto completamente nuovo di un esperto contabile che agisce come un organo interno dell’azienda, lavorando in collaborazione con il consiglio di amministrazione nella redazione dei documenti contabili. Questo meccanismo di “co-creazione” mira a prevenire gli errori e a garantire proattivamente l’accuratezza non solo controllando i documenti a posteriori, ma coinvolgendo l’esperto fin dalla fase di creazione. Questo approccio preventivo può essere considerato un modello più efficiente e collaborativo per le PMI rispetto all’audit esterno tradizionale.

Adottando questo sistema, le aziende possono ottenere numerosi benefici pratici. Il più importante è l’aumento significativo della fiducia esterna nei documenti contabili. Le informazioni finanziarie redatte con il coinvolgimento di un esperto contabile inviano un forte messaggio agli stakeholder, come istituti finanziari, partner commerciali e creditori, che la situazione finanziaria dell’azienda è riportata con precisione. Infatti, molte istituzioni finanziarie in Giappone offrono condizioni di prestito favorevoli e prodotti di finanziamento speciali alle imprese che hanno un sistema di partecipazione contabile. Questo dimostra che la presenza di un partecipante contabile può aumentare direttamente la credibilità dell’impresa. Inoltre, la collaborazione con gli esperti può rafforzare il sistema di gestione finanziaria interno e migliorare la disciplina gestionale come effetto collaterale positivo.

La Nomina e le Qualifiche del Revisore Contabile in Giappone

Per garantire la professionalità e l’indipendenza del ruolo del revisore contabile, la legge giapponese sulle società stabilisce regole rigorose.

In Giappone, il revisore contabile viene nominato tramite una risoluzione ordinaria dell’assemblea degli azionisti, similmente agli altri dirigenti. Il suo mandato termina di norma entro l’esercizio finanziario che si conclude entro due anni dalla nomina, al termine dell’assemblea ordinaria degli azionisti, ma per certi tipi di società, come quelle con azioni a trasferimento limitato, gli statuti possono estendere il mandato fino a un massimo di dieci anni.

Il requisito più distintivo è quello relativo alle qualifiche. L’articolo 333, paragrafo 1, della legge giapponese sulle società limita la possibilità di diventare revisore contabile esclusivamente a professionisti della contabilità quali commercialisti certificati, società di revisione, consulenti fiscali o società di consulenza fiscale. Questo è un requisito essenziale per svolgere il compito di preparazione dei documenti contabili, che richiede un’elevata competenza specialistica.

Inoltre, per garantire l’indipendenza del revisore contabile, lo stesso articolo al paragrafo 3 stabilisce cause di ineleggibilità rigorose. Di conseguenza, le seguenti persone non possono diventare revisori contabili:

• Direttori, sindaci, esecutivi, amministratori o altri dipendenti della società o delle sue filiali;
• Coloro che hanno ricevuto una sospensione delle attività in base alle disposizioni della legge sui commercialisti certificati o della legge sui consulenti fiscali e il cui periodo di sospensione non è ancora terminato;
• Coloro che sono inibiti dall’esercitare la professione di consulente fiscale in base alle disposizioni della legge sui consulenti fiscali.

Queste disposizioni legali assicurano che il revisore contabile svolga il proprio ruolo in modo indipendente dalla direzione aziendale. Sebbene il revisore contabile occupi una posizione interna come “dirigente” dell’azienda, i requisiti di qualifica e indipendenza si basano sugli standard degli esperti esterni. Questa “indipendenza incorporata” è il nucleo del sistema del revisore contabile. Collaborando strettamente con il consiglio di amministrazione nell’esecuzione dei suoi compiti, il revisore contabile deve mantenere la propria oggettività e scetticismo professionale e, se necessario, esprimere le proprie opinioni alla direzione. Questa tensione intrinseca rappresenta la difficoltà del ruolo del revisore contabile e, al tempo stesso, la fonte del suo valore.

I doveri e le autorità del revisore contabile secondo il diritto societario giapponese

I doveri e le autorità del revisore contabile sono chiaramente definiti nel diritto societario giapponese, e il loro ruolo principale è garantire l’affidabilità dei documenti contabili.

Il compito più importante del revisore contabile, in base all’articolo 374, paragrafo 1, della legge giapponese sulle società, è quello di collaborare con i direttori nella preparazione dei documenti contabili della società (bilancio, conto economico, ecc.) e delle relative note esplicative. Questa “collaborazione” non si limita alla semplice verifica dei documenti preparati dai direttori, ma implica un coinvolgimento profondo nel processo di creazione come esperto. Nel corso di questo processo, il revisore contabile ha la responsabilità, basata sulla propria competenza professionale, di garantire la correttezza delle procedure contabili e l’accuratezza delle rappresentazioni. In parallelo, il revisore contabile ha anche l’obbligo di redigere un “rapporto del revisore contabile” che riassume lo stato di avanzamento del proprio lavoro.

Per svolgere efficacemente questi compiti, al revisore contabile sono conferiti ampi diritti di accesso alle informazioni e poteri di indagine. Ai sensi dell’articolo 374, paragrafo 2, della legge giapponese sulle società, il revisore contabile può in qualsiasi momento esaminare e copiare i libri contabili e i documenti correlati della società e richiedere rapporti sui conti ai direttori e ai dipendenti. Questi poteri si estendono a documenti quali il libro mastro generale e i registri ausiliari, ma generalmente non si ritiene che includano i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione.

Inoltre, se necessario per l’esecuzione dei suoi compiti, il revisore contabile può richiedere rapporti contabili alle filiali e indagare sulla situazione delle loro attività e proprietà. Tuttavia, le filiali possono rifiutare queste indagini se esistono “motivi validi”, come la protezione dei segreti commerciali (articoli 374, paragrafi 3 e 4, della legge giapponese sulle società).

Il revisore contabile non è solo un creatore di documenti contabili, ma svolge anche una funzione di controllo cruciale nella governance aziendale. Secondo l’articolo 375 della legge giapponese sulle società, se durante l’esecuzione dei suoi compiti il revisore contabile scopre atti illeciti da parte dei direttori o fatti gravi in violazione delle leggi o dello statuto, ha l’obbligo di segnalarlo immediatamente agli azionisti (o agli auditor, nel caso di società con auditor istituiti). È anche tenuto a partecipare alla riunione del consiglio di amministrazione in cui i documenti contabili vengono approvati e, se necessario, esprimere la propria opinione (articolo 376 della legge giapponese sulle società). Questi poteri e doveri forniscono una base legale affinché il revisore contabile supporti in modo multidimensionale la solidità finanziaria dell’azienda.

Obblighi e Responsabilità del Revisore Contabile secondo il Diritto Societario Giapponese

Il revisore contabile, a causa delle sue importanti funzioni e autorità, assume significative responsabilità legali. Queste responsabilità si dividono principalmente in due categorie: quelle verso la società stessa e quelle verso terzi, come azionisti e creditori.

Per quanto riguarda la responsabilità verso la società, l’articolo 423, comma 1, della Legge sulle Società del Giappone stabilisce che i revisori contabili, insieme ad altri dirigenti, sono responsabili di risarcire i danni causati alla società per negligenza nei loro doveri. Per “negligenza nei doveri” si intende, ad esempio, trascurare errori significativi nella preparazione dei documenti contabili, approvare trattamenti inappropriati non conformi agli standard contabili o non segnalare atti illeciti di amministratori scoperti. Questa responsabilità può essere parzialmente esonerata o limitata solo sotto specifiche condizioni, come il consenso dell’assemblea generale degli azionisti o una risoluzione speciale dell’assemblea stessa, in base alle disposizioni dello statuto societario.

La responsabilità verso terzi è altrettanto cruciale. L’articolo 429, comma 1, della Legge sulle Società del Giappone prevede che i dirigenti siano responsabili di risarcire i danni causati a terzi se agiscono con malafede o grave negligenza nell’esercizio delle loro funzioni. Un esempio è il caso in cui un istituto finanziario, che ha concesso un prestito fidandosi di un bilancio manipolato con il coinvolgimento del revisore contabile, subisce perdite a causa del fallimento della società.

Inoltre, il comma 2 dello stesso articolo stabilisce una norma particolarmente severa per i revisori contabili. Secondo questa disposizione, se nei documenti contabili o nelle relazioni del revisore contabile, a cui questi ha partecipato nella redazione, sono presenti dichiarazioni false su questioni significative, il revisore contabile è responsabile di risarcire i danni a terzi a meno che non dimostri di non aver trascurato la dovuta attenzione in quelle azioni. Questo trasferisce l’onere della prova sul revisore contabile, facilitando l’azione di responsabilità da parte dei terzi e imponendo un elevato livello di diligenza richiesto ai revisori contabili.

Oltre a queste responsabilità civili, in caso di violazione degli obblighi di conservazione dei documenti contabili o di dichiarazioni false, previsti dalla Legge sulle Società, possono essere imposte sanzioni amministrative fino a un milione di yen.

Giudizi giuridici sul dovere di diligenza degli amministratori contabili in Giappone

Per comprendere il livello di diligenza dovuto dagli amministratori contabili, esistono giudizi giuridici di estrema importanza. Uno di questi è la sentenza emessa dalla Corte Suprema del Giappone il 19 luglio 2021 (Reiwa 3). Questo precedente giuridico, sebbene riguardasse direttamente non un amministratore contabile ma un “sindaco incaricato esclusivamente dell’audit contabile in una società con una disposizione statutaria che limita l’ambito dell’audit del sindaco agli aspetti contabili” (sindaco con audit limitato alla contabilità), ha implicazioni profonde per i doveri degli amministratori contabili.

Nel caso in questione, il problema era che il sindaco con audit limitato alla contabilità non aveva scoperto un’azione di appropriazione indebita protrattasi per lungo tempo da parte di un dipendente addetto alla contabilità. Il dipendente aveva falsificato i certificati di saldo bancario e il sindaco, senza accorgersene, aveva redatto un rapporto di audit che attestava la correttezza dei documenti contabili. La corte d’appello aveva negato la responsabilità del sindaco, affermando che “a meno che non ci siano circostanze particolari, come la facile identificabilità della mancanza di affidabilità dei libri contabili, è sufficiente condurre l’audit basandosi sulla fiducia nei registri contabili prodotti dalla società”.

Tuttavia, la Corte Suprema ha ribaltato questa decisione. La Corte ha stabilito che, in una società che non ha un revisore contabile, l’ufficiale incaricato dell’audit contabile non può presumere che il contenuto dei libri contabili sia accurato come base per l’audit di altri documenti contabili. Ha inoltre sottolineato che ci sono casi in cui è necessario richiedere rapporti sulla situazione della redazione dei libri contabili e verificare i documenti sottostanti per confermare che i documenti contabili riflettano correttamente la situazione patrimoniale della società.

L’impatto di questa sentenza della Corte Suprema sugli amministratori contabili è incommensurabile. Se persino un sindaco con audit limitato alla contabilità non può fidarsi incondizionatamente dei libri contabili, è logico interpretare che un amministratore contabile, che ha un ruolo più attivo ed essenziale di “creare congiuntamente” i documenti contabili con il consiglio di amministrazione, sia soggetto a un livello di diligenza dovuta pari o superiore. Questo precedente chiarisce che gli amministratori contabili non devono ingenuamente accettare le informazioni fornite dalla direzione, ma hanno la responsabilità di verificare l’adeguatezza dei documenti sottostanti con uno scetticismo professionale proprio degli esperti.

Confronto con Altre Istituzioni

Nel diritto societario giapponese, oltre al “Kaikei Sanyo” (Consulente Contabile), sono previsti anche l'”Kansayaku” (Revisore) e l'”Kaikei Kansa-nin” (Revisore Contabile) come organi incaricati di supervisionare le finanze e la gestione aziendale. Sebbene questi ruoli possano essere confusi, i loro poteri, le qualifiche richieste e il loro posizionamento all’interno dell’azienda sono fondamentalmente diversi. Per comprendere l’unicità del Kaikei Sanyo, è essenziale confrontarlo con queste istituzioni.

La caratteristica più distintiva del Kaikei Sanyo è che, in qualità di organo interno dell’azienda (dirigente), collabora “insieme” ai direttori nella redazione dei documenti contabili. Lo scopo è quello di costruire proattivamente l’accuratezza delle informazioni finanziarie coinvolgendo gli esperti fin dalla fase di creazione.

Al contrario, il Kansayaku, anch’esso un organo interno dell’azienda (dirigente), ha come principale compito non la redazione dei documenti contabili, ma la “revisione (supervisione)” dell’esecuzione dei compiti dei direttori. Sebbene l’ambito di revisione del Kansayaku possa essere limitato agli aspetti contabili dallo statuto aziendale, il suo ruolo fondamentale è la supervisione della gestione e non il coinvolgimento nel processo di creazione. Inoltre, a differenza del Kaikei Sanyo, al Kansayaku non è generalmente richiesta una qualifica professionale come quella di commercialista o consulente fiscale.

D’altra parte, il Kaikei Kansa-nin è un esperto “esterno” completamente indipendente dall’azienda. Il Kaikei Kansa-nin deve essere un commercialista o una società di revisione e il suo compito è quello di “revisionare la contabilità” dei documenti contabili redatti dall’azienda da una posizione indipendente e di esprimere un’opinione attraverso il rapporto di revisione. L’istituzione di un Kaikei Kansa-nin è obbligatoria per determinate aziende, come le grandi società. Mentre il Kaikei Sanyo supporta la creazione dall’interno, il Kaikei Kansa-nin verifica il prodotto finito dall’esterno, distinguendo chiaramente la sua posizione e funzione.

Riassumendo queste differenze, la tabella seguente illustra:

In questo modo, il Kaikei Sanyo svolge un ruolo unico e importante nel diritto societario giapponese, essendo un dirigente interno che possiede competenze esterne e che si coinvolge nel processo di creazione preventiva piuttosto che nella supervisione o revisione a posteriori.

Riassunto

Come descritto in dettaglio in questo articolo, il ruolo dell’accounting auditor è un sistema innovativo stabilito dal diritto societario giapponese per migliorare dall’interno l’affidabilità dei documenti contabili delle imprese. L’accounting auditor, in qualità di esperto contabile e membro del consiglio di amministrazione, collabora attivamente con i direttori nella redazione dei documenti contabili, garantendo così l’accuratezza della rendicontazione finanziaria. Questo ruolo porta notevoli benefici pratici, come il miglioramento della credibilità aziendale e il supporto nell’ottenere finanziamenti agevoli. Tuttavia, con queste importanti autorità, vengono anche significative responsabilità legali nei confronti della società e di terzi. Le recenti decisioni della Corte Suprema giapponese indicano che il livello di diligenza richiesto agli accounting auditor è estremamente elevato e che l’esecuzione dei loro compiti richiede un’elevata professionalità e un’etica lavorativa impeccabile.

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