Il Consiglio di Amministrazione nel Diritto Societario Giapponese: Ruolo e Funzionamento

In una società per azioni giapponese, il consiglio di amministrazione rappresenta un organo di estrema importanza al cuore della governance aziendale. Il suo ruolo è variegato e spazia dalla determinazione delle politiche di gestione aziendale alla supervisione dell’esecuzione delle operazioni quotidiane, fino alla selezione del rappresentante legale, costituendo il fondamento per una crescita sana e uno sviluppo sostenibile dell’impresa. Il consiglio di amministrazione è un organismo decisionale istituito per concretizzare le politiche operative dell’azienda e svolgere una funzione di supervisione della gestione, non limitandosi a perseguire un’esecuzione efficiente delle operazioni, ma funzionando anche come un organo per realizzare obiettivi di governance aziendale più ampi, quali la conformità alle leggi, la prevenzione delle frodi e la protezione degli interessi degli azionisti. Questo articolo illustra il quadro legale del consiglio di amministrazione stabilito dal diritto societario giapponese, le sue principali autorità e procedure operative, nonché i principi fondamentali relativi alla responsabilità degli amministratori. Inoltre, attraverso casi giurisprudenziali del Giappone, vengono presentati esempi concreti di interpretazione legale nella pratica del consiglio di amministrazione e si esaminano le caratteristiche del consiglio nelle diverse strutture organizzative. Speriamo che questo articolo contribuisca a una maggiore comprensione della governance aziendale in Giappone.

Le basi legali e l’obbligo di istituire il consiglio di amministrazione sotto la legge giapponese

La legge giapponese sulle società stabilisce chiaramente le disposizioni relative all’istituzione del consiglio di amministrazione come organo delle società per azioni. In alcuni casi, la legge impone l’obbligo di istituire un consiglio di amministrazione. Ad esempio, le società quotate devono istituire un consiglio di amministrazione (Articolo 327, Paragrafo 1 della Legge sulle Società giapponese). Per società quotate si intendono quelle società che non hanno previsto nei loro statuti disposizioni che limitano il trasferimento delle azioni emesse. Queste società, che raccolgono fondi da un ampio numero di azionisti, richiedono particolarmente una maggiore trasparenza nella gestione e un rafforzamento della funzione di supervisione, motivo per cui l’istituzione del consiglio di amministrazione è obbligatoria.

Inoltre, le società che adottano un particolare disegno istituzionale, come le società con comitato di audit, le società con comitato per l’audit e altre questioni, o le società con comitato per le nomine e simili, sono anch’esse obbligate ad istituire un consiglio di amministrazione (Articolo 327, Paragrafo 1 della Legge sulle Società giapponese). Questi disegni istituzionali vengono scelti per costruire un sistema di governance aziendale più avanzato, in base alle dimensioni e alla natura dell’attività dell’azienda. L’obbligo di istituire un consiglio di amministrazione per le società con un particolare disegno istituzionale non è solo per soddisfare un requisito formale di legge. Ciò è dovuto al fatto che, nelle società di grandi dimensioni o con strutture di gestione più complesse, sono indispensabili la trasparenza e l’equità nella gestione, nonché il miglioramento della fiducia esterna da parte degli azionisti e del mercato e il rafforzamento della governance. La legge richiede un sistema di supervisione più solido in risposta alle fasi di crescita e alle caratteristiche dell’impresa, e il consiglio di amministrazione svolge un ruolo centrale in questo, contribuendo a proteggere gli investitori e a mantenere l’integrità del mercato. L’Articolo 1 della Legge sulle Società giapponese afferma che, salvo disposizioni speciali di altre leggi, la costituzione, l’organizzazione, il funzionamento e la gestione delle società sono regolati dalle disposizioni della Legge sulle Società, e l’obbligo di istituire un consiglio di amministrazione si basa su questo principio fondamentale.

I Principali Ruoli e Poteri del Consiglio di Amministrazione secondo il Diritto Societario Giapponese

Il Consiglio di Amministrazione detiene numerosi ruoli e poteri cruciali nella gestione di una società per azioni. Le sue funzioni principali includono la decisione sull’esecuzione degli affari aziendali, la supervisione dell’operato degli amministratori e la nomina o la revoca del rappresentante legale della società (Articolo 362, Paragrafo 1 della Legge sulle Società Giapponese) .  

In primo luogo, il Consiglio di Amministrazione decide sull'”esecuzione degli affari” della società. L’Articolo 362, Paragrafo 2 della Legge sulle Società Giapponese stabilisce che determinate questioni di rilevante importanza, come la disposizione e l’acquisizione di beni significativi, l’assunzione di debiti ingenti, la nomina e la revoca di manager e altri impiegati chiave, l’istituzione, la modifica e la soppressione di filiali o altre strutture importanti, l’emissione di obbligazioni societarie e l’istituzione di sistemi per assicurare che l’esecuzione degli affari degli amministratori sia conforme alle leggi e agli statuti (sistemi di controllo interno), sono soggette a decisione del Consiglio di Amministrazione . Queste questioni hanno un impatto significativo sulla gestione aziendale e richiedono un’attenta valutazione e decisione da parte del Consiglio di Amministrazione. L’elenco specifico di queste “importanti esecuzioni degli affari” esiste perché sono questioni di tale gravità da poter influenzare il futuro della società e non dovrebbero essere lasciate al giudizio di singoli amministratori, ma discusse e decise da un organo collegiale di amministratori per promuovere giudizi più oggettivi e prudenti e per distribuire i rischi.  

In secondo luogo, il Consiglio di Amministrazione svolge la “supervisione dell’esecuzione degli incarichi degli amministratori”. Questo ruolo consiste nel verificare che ogni amministratore esegua i propri doveri in conformità con le leggi, gli statuti e le decisioni del Consiglio di Amministrazione, garantendo così una gestione sana dell’impresa (Articolo 362, Paragrafo 1 della Legge sulle Società Giapponese) . La supervisione reciproca tra gli amministratori contribuisce a prevenire comportamenti illeciti e a rafforzare la governance aziendale . Questa funzione di supervisione agisce come una rete di sicurezza per monitorare continuamente l’adeguata esecuzione delle attività decise e prevenire frodi o decisioni inappropriate.  

Inoltre, il Consiglio di Amministrazione si occupa della “nomina e revoca del rappresentante legale” della società (Articolo 362, Paragrafo 1 della Legge sulle Società Giapponese) . Il rappresentante legale ha il compito di eseguire gli affari aziendali e rappresentare la società, rendendo la sua nomina e revoca poteri estremamente importanti per il Consiglio di Amministrazione.  

Attraverso questi ruoli, il Consiglio di Amministrazione contribuisce all’aumento del valore aziendale e alla riduzione dei rischi di gestione. Il fatto che i poteri del Consiglio di Amministrazione siano costituiti da due pilastri, “decisione” e “supervisione”, dimostra che esso bilancia efficacemente gli aspetti offensivi (decisione) e difensivi (supervisione) della gestione, costruendo un sistema in cui l’impresa può crescere in modo sostenibile e gestire i rischi in modo appropriato. La separazione e la collaborazione tra decisione e supervisione sono il fulcro del sistema del Consiglio di Amministrazione nel diritto societario giapponese e sono considerate un meccanismo che sostiene una governance aziendale sana.

Di seguito è riassunto un quadro dei principali ruoli e poteri del Consiglio di Amministrazione.

Gestione e procedure del Consiglio di Amministrazione secondo il diritto giapponese

Perché il Consiglio di Amministrazione svolga efficacemente le sue funzioni, è essenziale rispettare le procedure operative stabilite dalla legge societaria giapponese. Queste procedure non sono solo per facilitare lo svolgimento delle riunioni, ma funzionano anche come un meccanismo importante per garantire la funzione di supervisione del Consiglio di Amministrazione e, di conseguenza, per chiarire le responsabilità degli amministratori.

In primo luogo, “le procedure di convocazione e notifica” sono fondamentali per l’organizzazione del Consiglio di Amministrazione. In linea di principio, ogni amministratore può convocare il Consiglio di Amministrazione (articolo 366, comma 1, della legge societaria giapponese). La notifica di convocazione deve essere inviata ad ogni amministratore e a ciascun revisore con potere di supervisione delle operazioni, almeno una settimana prima della data del Consiglio di Amministrazione (o entro il periodo stabilito nello statuto, se inferiore) (articolo 368, comma 1, della legge societaria giapponese). Tuttavia, se tutti gli amministratori (esclusi gli amministratori che sono membri del comitato di audit, ecc., nelle società che hanno tale comitato) e i revisori acconsentono, è possibile tenere la riunione senza seguire le procedure di convocazione (articoli 366, comma 2, e 368, comma 2, della legge societaria giapponese). La mancanza di una notifica di convocazione o la fissazione di una riunione in una data difficile da rispettare può rendere le decisioni invalide, quindi è richiesto un rigoroso rispetto di queste norme. La rigida formalità della notifica di convocazione garantisce che tutti gli amministratori possano esaminare in anticipo gli argomenti e partecipare alla riunione adeguatamente preparati, creando così le premesse per decisioni appropriate.

Successivamente, “la redazione e la conservazione dei verbali” sono di estrema importanza per la trasparenza e l’assicurazione della responsabilità del Consiglio di Amministrazione. Per quanto riguarda le deliberazioni del Consiglio di Amministrazione, è necessario redigere un verbale secondo quanto stabilito dal regolamento del Ministero della Giustizia (articolo 369, comma 1, della legge societaria giapponese). I verbali devono essere firmati o sigillati da tutti gli amministratori e revisori presenti, e si presume che coloro che non hanno espresso obiezioni abbiano approvato la decisione, quindi è necessario registrare accuratamente qualsiasi opinione contraria (articoli 369, commi 3 e 5, della legge societaria giapponese). I verbali servono come prova delle decisioni aziendali e svolgono un ruolo cruciale in caso di future dispute o responsabilità. L’obbligo di registrare le obiezioni nei verbali è un mezzo di autodifesa per gli amministratori per chiarire le proprie opinioni e proteggersi da responsabilità future per decisioni inappropriate, oltre a essere una prova che il processo decisionale aziendale è trasparente.

Infine, “l’obbligo di relazione degli amministratori” è essenziale affinché il Consiglio di Amministrazione eserciti efficacemente la sua funzione di supervisione. L’amministratore delegato e gli amministratori esecutivi devono riferire sullo stato di esecuzione dei loro compiti al Consiglio di Amministrazione almeno una volta ogni tre mesi (articolo 363, comma 2, della legge societaria giapponese). Questo obbligo di relazione permette al Consiglio di Amministrazione di comprendere lo stato di avanzamento delle operazioni e l’esistenza di rischi, consentendo decisioni e supervisioni appropriate. La mancata osservanza dell’obbligo di relazione può comportare responsabilità per gli amministratori. L’obbligo periodico di relazione fornisce al Consiglio di Amministrazione una base informativa per essere sempre aggiornato sullo stato dell’esecuzione delle operazioni e per rispondere rapidamente in caso di problemi. Queste procedure sono elementi essenziali per il sano funzionamento e la responsabilità del Consiglio di Amministrazione e non sono da considerarsi mere formalità, ma requisiti legali importanti per rafforzare l’efficacia della governance.

Il design organizzativo e il ruolo del consiglio di amministrazione secondo la legge giapponese sulle società

La legge giapponese sulle società consente un design organizzativo flessibile, adattato alle dimensioni e alle caratteristiche dell’impresa, con tre principali modelli strutturali. A seconda del design organizzativo scelto, il ruolo e le autorità del consiglio di amministrazione possono variare significativamente.

La Società con Sindaci Revisori in Giappone

Una delle configurazioni istituzionali più comuni è la società con sindaci revisori, dove il consiglio di amministrazione decide sull’esecuzione delle operazioni aziendali e supervisiona l’adempimento dei doveri dei direttori, come stabilito dall’articolo 362, comma 1, della Legge sulle Società Giapponese. I sindaci revisori vengono eletti dall’assemblea degli azionisti e hanno il compito di controllare l’esecuzione dei doveri dei direttori e dei contabili. I sindaci revisori hanno il compito di verificare il rispetto da parte dei direttori dei doveri di diligenza e lealtà, nonché la presenza di violazioni delle leggi o dello statuto societario, e hanno l’autorità di segnalare al consiglio di amministrazione e, se necessario, di richiedere un’ingiunzione per fermare atti illegali. In questo modo, la funzione di supervisione del consiglio di amministrazione viene integrata e rafforzata dai sindaci revisori. Nelle società con sindaci revisori, è necessario eleggere almeno tre direttori, come previsto dall’articolo 331, comma 5, della Legge sulle Società Giapponese.

La Società con Comitato per le Revisioni e Simili in Giappone

La società con comitato per le revisioni e simili rappresenta un’architettura organizzativa che rafforza ulteriormente la funzione di supervisione della gestione attraverso l’istituzione di un comitato per le revisioni e simili all’interno del consiglio di amministrazione. Tale comitato è composto da almeno tre direttori, la maggioranza dei quali deve essere costituita da direttori esterni, come stabilito dall’articolo 331, paragrafo 6, della Legge sulle Società Giapponese (Japanese Companies Act) . I direttori membri del comitato per le revisioni e simili hanno il compito di sorvegliare l’esecuzione dei doveri dei direttori, redigere rapporti di revisione e decidere sulle proposte da presentare all’assemblea generale degli azionisti per la nomina o la revoca degli auditor contabili, come specificato dall’articolo 399-2, paragrafo 3, della Legge sulle Società Giapponese . I direttori del comitato per le revisioni e simili devono partecipare alle riunioni del consiglio di amministrazione e, quando ritengono necessario, esprimere la loro opinione (Legge sulle Società Giapponese, articolo 399-2, paragrafo 3) e, in caso di scoperta di atti illeciti, devono segnalarlo senza indugi al consiglio di amministrazione (Legge sulle Società Giapponese, articolo 399-4) . Questo sistema mira a migliorare la trasparenza della gestione e ad acquisire la fiducia degli azionisti e degli investitori .  

Società con Comitati di Nomina e Altri Comitati Specifici in Giappone

Le società con comitati di nomina e altri comitati specifici rappresentano un modello organizzativo che prevede, all’interno del consiglio di amministrazione, l’istituzione di tre comitati distinti: il comitato di nomina, il comitato di revisione e il comitato per le remunerazioni. Questo design organizzativo separa chiaramente le funzioni esecutive da quelle di supervisione. In questa configurazione, il consiglio di amministrazione decide le politiche aziendali fondamentali e supervisiona l’esecuzione dei compiti degli amministratori esecutivi, mentre i singoli amministratori, di norma, non si occupano dell’esecuzione delle operazioni (Articolo 415 e Articolo 416 della Legge sulle Società Giapponese). L’esecuzione delle operazioni è affidata agli “amministratori esecutivi” nominati dal consiglio di amministrazione (Articolo 402, paragrafo 1, e Articolo 418 della Legge sulle Società Giapponese).

• Il comitato di nomina decide il contenuto delle proposte relative alla nomina e alla revoca degli amministratori da presentare all’assemblea degli azionisti (Articolo 404, paragrafo 1 della Legge sulle Società Giapponese).
• Il comitato di revisione esegue l’audit dell’esecuzione dei compiti degli amministratori e degli amministratori esecutivi e redige il rapporto di revisione (Articolo 404, paragrafo 2 della Legge sulle Società Giapponese).
• Il comitato per le remunerazioni decide il contenuto delle remunerazioni individuali degli amministratori esecutivi e altri (Articolo 404, paragrafo 3 della Legge sulle Società Giapponese).

Questo sistema mira a realizzare una completa separazione tra proprietà e gestione, e a conciliare la trasparenza della gestione con la rapidità nel processo decisionale. La Legge sulle Società Giapponese consente diverse strutture organizzative per rispondere alle varie esigenze delle imprese (dimensioni, tipo di attività, consapevolezza della governance, ecc.), fornendo la flessibilità necessaria per costruire il sistema di governance aziendale più adatto. Mentre la società con revisori contabili è la più tradizionale e facilmente applicabile anche alle piccole e medie imprese, le società con comitati di revisione e quelle con comitati di nomina e altri comitati specifici si stanno evolvendo per rafforzare la trasparenza della gestione e l’indipendenza della funzione di supervisione, al fine di guadagnare la fiducia di imprese di grandi dimensioni e investitori internazionali. In particolare, la rigorosa separazione tra proprietà e gestione nelle società con comitati di nomina e altri comitati specifici è evidente nell’intenzione del consiglio di amministrazione di distaccarsi dall’esecuzione delle operazioni e concentrarsi sulla supervisione, al fine di realizzare una governance più oggettiva e rigorosa. Questo sottolinea l’aspetto del sistema legale come opzione strategica che permette alle imprese di scegliere il modello di governance più adatto alle proprie caratteristiche.

Di seguito è riportata una tabella che riassume le caratteristiche del consiglio di amministrazione nelle diverse strutture organizzative.

Riepilogo

Il consiglio di amministrazione secondo la legge societaria giapponese è un organo indispensabile per sostenere una gestione sana e la crescita sostenibile delle imprese. Il suo ruolo spazia dalla decisione sull’esecuzione di importanti operazioni aziendali alla supervisione dell’esecuzione dei compiti degli amministratori, fino alla selezione del rappresentante legale. La legge societaria definisce in modo chiaro le procedure dettagliate per adempiere a questi ruoli, gli obblighi degli amministratori e i principi relativi alle loro responsabilità. Inoltre, la giurisprudenza riguardante il principio di discrezionalità manageriale e l’obbligo di vigilanza dimostra che la legge pone enfasi sull’equilibrio tra la ricerca di responsabilità degli amministratori e il rispetto per la libertà di gestione. La varietà di strutture organizzative, come le società con sindaci, le società con comitati per l’audit e le società con comitati per le nomine, permette la costruzione di un sistema di governance aziendale ottimale in base alle dimensioni e alle caratteristiche dell’impresa, formando la base affinché le imprese giapponesi continuino ad essere entità di fiducia nella comunità internazionale. È evidente che il ruolo del consiglio di amministrazione non si limita al semplice adempimento di obblighi legali, ma rappresenta un elemento strategico per garantire la crescita sostenibile dell’impresa e la sua affidabilità a livello internazionale.

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