Apa itu Sistem Penyediaan Elektronik Bahan Mesyuarat Agung Pemegang Saham? Penjelasan Mengenai Poin Utama dalam Undang-Undang Syarikat Jepun yang Dipinda pada Tahun 2022

Mulai 1 September 2022 (Tahun Reiwa 4), sistem penyediaan elektronik bahan mesyuarat agung pemegang saham telah dimulakan. Dengan prosedur yang ditetapkan oleh syarikat, pemegang saham dapat melihat bahan mesyuarat agung pemegang saham di laman web. Dengan sistem ini, pelabur institusi dan sebagainya dapat memastikan masa yang cukup untuk mempertimbangkan usul-usul setiap syarikat, dan pihak syarikat dapat mengurangkan kos penghantaran dan usaha pengedaran.

Walau bagaimanapun, terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian dalam aspek prosedur dan operasi apabila memperkenalkan sistem penyediaan elektronik bahan mesyuarat agung pemegang saham ini.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara terperinci tentang prosedur yang perlu diambil semasa memperkenalkan sistem penyediaan elektronik. Kami juga akan memberitahu anda tentang perkara yang perlu diberi perhatian selepas pengenalan, jadi sila gunakan sebagai rujukan jika anda sedang mempertimbangkannya.

Apa itu Sistem Penyediaan Elektronik Bahan Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Sistem Penyediaan Elektronik Bahan Mesyuarat Agung Pemegang Saham adalah sistem yang menganggap bahan mesyuarat agung pemegang saham telah disediakan kepada pemegang saham dengan memaparkannya di laman web syarikat, yang sebelum ini diwajibkan untuk diserahkan dalam bentuk bertulis kepada pemegang saham (Perkara 325(2) Undang-Undang Syarikat Jepun[ja]). Penyediaan elektronik bahan mesyuarat agung pemegang saham telah menjadi mungkin berdasarkan pelaksanaan pindaan Undang-Undang Syarikat pada 1 September 2022 (Tahun 4 Reiwa / 2022).

Dalam sistem ini, pengarah syarikat memaparkan bahan di dalam laman web syarikat sebelum mesyuarat agung pemegang saham dan memberitahu pemegang saham alamat laman web bersama-sama dengan notis panggilan mesyuarat agung pemegang saham, dan ini dianggap sebagai penyediaan sah bahan mesyuarat agung pemegang saham.

Walau bagaimanapun, pemegang saham juga boleh meminta penghantaran dalam bentuk bertulis kepada syarikat.

Latar Belakang Sistem Penyediaan Elektronik Bahan Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Latar belakang pelaksanaan sistem ini adalah kerana waktu mesyuarat agung pemegang saham yang berpusat dan sistem sebelumnya yang tidak berfungsi dengan baik.

Ramai syarikat tersenarai mengadakan mesyuarat agung pemegang saham tahunan pada akhir Jun. Masalah yang ditimbulkan adalah bahawa pelabur institusi yang melabur dalam banyak syarikat tersenarai tidak dapat meluangkan masa yang cukup untuk melihat bahan mesyuarat agung kerana waktu mesyuarat yang berpusat.

Di bawah Undang-Undang Syarikat lama, terdapat mekanisme untuk menyediakan bahan mesyuarat agung pemegang saham kepada pemegang saham dengan memuat naiknya ke internet. Walau bagaimanapun, kerana perlu mendapatkan persetujuan dari pemegang saham individu untuk melaksanakannya, halangan adalah tinggi, dan bukanlah cara yang realistik, terutama untuk syarikat tersenarai dengan banyak pemegang saham.

Walaupun terdapat sistem penyediaan yang dianggap melalui pendedahan web, ia tidak merangkumi kandungan seperti penyata kewangan dan penyata pendapatan, yang dianggap mempunyai minat yang tinggi oleh pemegang saham, dan bukanlah sistem yang mudah digunakan.

Oleh itu, sistem penyediaan elektronik telah ditubuhkan dalam pindaan Undang-Undang Syarikat yang diluluskan pada 4 Disember 2019 (Tahun 1 Reiwa / 2019), dan selepas tempoh pembaharuan sistem oleh Japan Securities Depository Center, Inc., ia telah dilaksanakan secara rasmi pada 1 September 2022 (Tahun 4 Reiwa / 2022).

Aliran Panggilan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Menggunakan Sistem Penyediaan Elektronik

Jika sistem penyediaan elektronik bahan mesyuarat agung pemegang saham digunakan, mesyuarat agung pemegang saham dipanggil dengan aliran seperti berikut.

1. Syarikat memaparkan maklumat tiga minggu sebelum tarikh mesyuarat agung pemegang saham (Perkara 325(2) dan (3) Undang-Undang Syarikat Jepun[ja])
2. Dua minggu sebelumnya, syarikat menghantar notis panggilan kepada pemegang saham, yang mencantumkan URL tempat maklumat dipaparkan
3. Pemegang saham mengakses laman web dan memeriksa maklumat

Walau bagaimanapun, pemegang saham yang sukar mengakses internet juga boleh meminta penghantaran dalam bentuk bertulis kepada syarikat. Dokumen rujukan mesyuarat agung pemegang saham yang menjadi subjek sistem penyediaan elektronik termasuk dokumen penting yang mempengaruhi keputusan pemegang saham seperti berikut.

(Perkara 325(3) Undang-Undang Syarikat Jepun[ja])

• Tarikh dan tempat mesyuarat agung pemegang saham
• Perkara tujuan mesyuarat agung pemegang saham
• Kebolehan pemegang saham yang tidak hadir di mesyuarat agung pemegang saham untuk melaksanakan hak undi bertulis
• Pelaksanaan hak undi melalui kaedah elektromagnetik oleh pemegang saham yang tidak hadir di mesyuarat agung pemegang saham
• Ringkasan usul pemegang saham
• Dokumen kira-kira dan laporan perniagaan
• Dokumen kira-kira konsolidasi

Syarat-syarat Penggunaan Sistem Penyediaan Elektronik

Sistem penyediaan elektronik tidak digunakan oleh semua syarikat. Sistem ini hanya digunakan oleh syarikat seperti berikut.

• Syarikat yang mengeluarkan saham transfer (semua syarikat tersenarai adalah relevan)
• Syarikat yang telah mengambil keputusan untuk mengubah perlembagaan untuk menentukan bahawa sistem penyediaan elektronik akan digunakan dan telah mendaftarkan perubahan tersebut

Semua syarikat tersenarai (syarikat yang mengeluarkan saham transfer) diwajibkan menggunakan sistem penyediaan elektronik mulai 1 September 2022. Selain itu, bagi syarikat bukan tersenarai, penggunaan sistem ini mungkin dengan mengubah perlembagaan dan mendaftarkan perubahan tersebut.

Pindaan Perlembagaan untuk Sistem Penyediaan Elektronik Bahan Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Jadi, bagaimana sebenarnya untuk mengadopsi sistem ini dalam syarikat anda? Berikut adalah penjelasan tentang cara mengadopsi sistem penyediaan elektronik dalam syarikat anda.

Syarikat Pengeluaran Saham Penggantian (Semua syarikat tersenarai adalah relevan)

Syarikat Pengeluaran Saham Penggantian dianggap telah membuat resolusi untuk mengubah perlembagaan untuk mengadopsi langkah-langkah penyediaan elektronik pada 1 September 2022 (tahun 2022 dalam kalendar Gregorian). Syarikat Pengeluaran Saham Penggantian adalah syarikat yang telah melaksanakan digitalisasi saham, dan semua syarikat berhad yang tersenarai sekarang adalah relevan.

Untuk mengubah perlembagaan, resolusi khas Mesyuarat Agung Pemegang Saham diperlukan menurut Undang-Undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act) (Pasal 466 Undang-Undang Syarikat Jepun[ja]). Untuk mencapai resolusi khas, pemegang saham yang memegang lebih daripada separuh hak undi perlu hadir, dan mereka perlu mendapatkan lebih daripada dua pertiga hak undi.

Walaupun sistem penyediaan elektronik dipaksakan, jika resolusi pengubahan perlembagaan yang rumit dikenakan, beban syarikat tersenarai akan menjadi terlalu berat, oleh itu langkah-langkah peralihan seperti ini telah ditetapkan.

Walau bagaimanapun, walaupun tiada resolusi pengubahan perlembagaan, pendaftaran pengubahan perlembagaan adalah perlu.

Syarikat Berhad Selain Syarikat Pengeluaran Saham Penggantian

Syarikat berhad selain syarikat tersenarai perlu membuat resolusi khas Mesyuarat Agung Pemegang Saham untuk mengubah perlembagaan mengikut undang-undang.

Walau bagaimanapun, syarikat berhad yang baru ditubuhkan boleh menentukan dalam perlembagaan yang dibuat semasa penubuhan untuk mengadopsi sistem penyediaan elektronik.

Prosedur Pendaftaran Perubahan Peraturan Syarikat

Apabila anda mengubah peraturan syarikat, anda perlu melakukan prosedur pendaftaran perubahan peraturan di Biro Undang-Undang. Terdapat dua perkara yang perlu didaftarkan:

1. Peraturan yang menetapkan langkah-langkah penyediaan elektronik
2. Tarikh perubahan

Tempoh Pendaftaran Selepas Perubahan Peraturan

Menurut Undang-Undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act), apabila terdapat perubahan dalam perkara yang perlu didaftarkan oleh syarikat, perubahan tersebut perlu didaftarkan dalam tempoh dua minggu (Pasal 915(1) Undang-Undang Syarikat Jepun[ja]). Perubahan peraturan juga termasuk dalam perkara yang perlu didaftarkan oleh syarikat, jadi anda perlu menyelesaikan pendaftaran dalam tempoh dua minggu dari tarikh berkuat kuasa. Tarikh berkuat kuasa adalah tarikh keputusan dibuat dalam mesyuarat pemegang saham.

Walau bagaimanapun, dalam kes syarikat yang mengeluarkan saham penggantian (syarikat tersenarai), kerana dianggap telah membuat keputusan untuk mengubah peraturan sistem penyediaan elektronik, tempoh untuk pendaftaran perubahan peraturan ditetapkan dalam tempoh enam bulan dari 1 September 2022.

Perkara yang Perlu Didaftarkan

Dalam bahagian “Perkara yang Perlu Didaftarkan” dalam borang permohonan pendaftaran, tuliskan peraturan yang menetapkan penggunaan sistem penyediaan elektronik seperti yang ditulis dalam peraturan syarikat.

Tarikh perubahan untuk syarikat yang mengeluarkan saham penggantian (syarikat tersenarai) adalah 1 September 2022, tarikh pelaksanaan Undang-Undang Syarikat Jepun yang dipinda, dan untuk syarikat lain, ia adalah tarikh berkuat kuasa perubahan peraturan.

Walau bagaimanapun, anda tidak boleh mendaftarkan peraturan yang menetapkan penyediaan elektronik sebahagian sahaja maklumat atau alamat laman web yang memaparkan maklumat. Selain itu, anda tidak boleh mendaftarkan kandungan pilihan seperti “boleh mengambil langkah-langkah penyediaan elektronik” kerana ini adalah pendaftaran sama ada anda menggunakan sistem penyediaan elektronik atau tidak.

Dokumen Lampiran

Dokumen yang perlu dilampirkan semasa permohonan pendaftaran berbeza-beza bergantung kepada sama ada syarikat tersebut adalah syarikat tersenarai atau bukan.

Untuk syarikat tersenarai, kerana keputusan khas untuk mengubah peraturan dikecualikan, anda perlu melampirkan “dokumen yang membuktikan bahawa syarikat tersebut adalah syarikat yang mengeluarkan saham penggantian pada 1 September 2022 (tahun 4 era Reiwa)”. Dokumen lampiran untuk syarikat saham lain adalah minit mesyuarat pemegang saham yang membuat keputusan untuk mengubah peraturan dan senarai pemegang saham tersebut.

Selain itu, sama ada syarikat tersebut adalah syarikat tersenarai atau bukan, cukai pendaftaran sebanyak 30,000 yen diperlukan untuk setiap permohonan.

Perkara yang Perlu Diperhatikan dalam Pengenalan Sistem Penyediaan Elektronik Bahan Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Sistem penyediaan elektronik bahan mesyuarat agung pemegang saham mempunyai kelebihan di mana pemegang saham dapat meluangkan masa yang cukup untuk mempertimbangkan usul-usul syarikat, dan syarikat dapat mengurangkan bajet pembuatan bahan dan kos penghantaran.

Walau bagaimanapun, kerana maklumat disiarkan melalui internet, terdapat masalah seperti server down atau serangan peretasan semasa tempoh penerbitan. Jika penerbitan maklumat terganggu akibat masalah ini, bukan sahaja boleh menjadi sebab pembatalan keputusan mesyuarat agung pemegang saham, tetapi juga boleh menjadi subjek denda (Perkara 831(1)(1), Perkara 976(19) dalam Undang-Undang Syarikat Jepun).

Walau bagaimanapun, jika langkah-langkah penyediaan elektronik terganggu, asalkan empat syarat berikut dipenuhi, gangguan dalam langkah-langkah penyediaan elektronik tidak akan mempengaruhi keputusan mesyuarat agung pemegang saham (Perkara 325(6) dalam Undang-Undang Syarikat Jepun).

<Syarat-syarat di mana langkah-langkah penyediaan elektronik dianggap telah dilakukan>

1. Syarikat berlaku dengan niat baik dan tanpa kelalaian berat, atau ada sebab yang sah, untuk gangguan dalam langkah-langkah penyediaan elektronik
2. Masa gangguan dalam langkah-langkah penyediaan elektronik tidak melebihi sepuluh peratus daripada tempoh di mana langkah-langkah tersebut diambil
3. Jika gangguan berlaku dari permulaan langkah-langkah penyediaan elektronik hingga hari mesyuarat agung pemegang saham, tempoh gangguan tidak melebihi sepuluh peratus daripada tempoh tersebut
4. Selepas mengetahui tentang gangguan, syarikat segera mengambil langkah-langkah penyediaan elektronik mengenai fakta gangguan, masa gangguan, dan kandungan

Apabila gangguan berlaku, ambil langkah-langkah seperti menyimpan log laman web untuk membuktikan empat perkara di atas. Selain itu, untuk mengurangkan risiko gangguan, melaksanakan langkah-langkah penyediaan elektronik di beberapa laman web juga merupakan salah satu cara.

Rumusan: Sistem Penyediaan Elektronik Mesyuarat Agung Pemegang Saham, Rujuk kepada Peguam

Sistem penyediaan elektronik bahan mesyuarat agung pemegang saham adalah sistem yang memberikan kelebihan kepada kedua-dua pihak pemegang saham dan pihak syarikat.

Walau bagaimanapun, untuk mengadopsi sistem ini, prosedur seperti perubahan perlembagaan dan pendaftarannya diperlukan, dan langkah-langkah pengurusan krisis akan menjadi penting selepas pelaksanaan.

Adopsi sistem penyediaan elektronik harus dilakukan dengan merujuk kepada peguam yang mempunyai pengetahuan bukan sahaja dalam undang-undang syarikat (Japanese Company Law), tetapi juga dalam masalah internet dan sistem.

Panduan Langkah-langkah oleh Firma Kami

Firma undang-undang Monolith adalah sebuah firma undang-undang yang memiliki kepakaran tinggi dalam bidang IT, khususnya internet dan undang-undang. Dalam hal penanganan mesyuarat agung pemegang saham, semakan undang-undang adalah penting. Firma kami menganalisis risiko undang-undang yang berkaitan dengan perniagaan yang telah dimulakan atau yang sedang dipertimbangkan untuk dimulakan, berdasarkan pelbagai peraturan undang-undang. Kami berusaha untuk mematuhi undang-undang sejauh mungkin tanpa menghentikan perniagaan. Butiran lanjut dinyatakan dalam artikel di bawah.

Bidang yang ditangani oleh Firma Undang-Undang Monolith: Undang-undang korporat untuk IT dan Startups[ja]