Apakah Pembayaran Gaji Digital (Gaji Digital)? Penjelasan Mengenai Contoh Pengenalan dan Prosedur Pengenalan

Di tengah-tengah usaha kerajaan untuk mencapai sasaran nisbah pembayaran tanpa tunai sebanyak 40% menjelang tahun Reiwa 7 (2025), nisbah pembayaran tanpa tunai pada tahun Reiwa 5 (2023) telah mencatatkan angka tertinggi sepanjang masa iaitu 39.3% (126.7 trilion yen). Menyikapi peningkatan permintaan pembayaran tanpa tunai yang semakin meningkat baru-baru ini, Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun telah membenarkan ‘Pembayaran Gaji Digital’ bermula pada bulan April tahun Reiwa 5 (2023).

Jadi, bagaimanakah sebenarnya Pembayaran Gaji Digital ini dapat dimanfaatkan? Artikel ini akan menjelaskan secara terperinci tentang gambaran umum Pembayaran Gaji Digital, kelebihan dan kekurangannya, serta prosedur pengenalan sistem ini.

Apakah Pembayaran Gaji Digital (Gaji Digital)

Pembayaran gaji digital (gaji digital) adalah mekanisme di mana, dengan persetujuan pekerja, pembayaran gaji dilakukan melalui metode elektronik (seperti aplikasi pembayaran smartphone, kad prabayar, atau mata wang digital seperti e-money) sebagai alternatif kepada pembayaran tunai atau pemindahan ke akaun bank, dengan menggunakan perkhidmatan pemindahan dana melalui akaun syarikat pemindahan dana.

Syarikat pemindahan dana merujuk kepada pendaftar perniagaan yang menyediakan perkhidmatan penghantaran wang selain daripada bank. Sehingga Ogos 2024, terdapat 82 syarikat yang telah didaftarkan. Aplikasi smartphone yang juga menyediakan fungsi pembayaran seperti ‘PayPay’ dari SoftBank dan ‘LINE Pay’ dari LINE adalah terkenal, di mana pengguna boleh mengaitkan aplikasi smartphone syarikat pemindahan dana dengan akaun bank mereka dan menggunakan wang yang telah dimuatkan (didepositkan) untuk penghantaran wang atau pembelian.

Untuk menjalankan perniagaan pemindahan dana, syarikat harus mendaftar terlebih dahulu dengan Perdana Menteri Jepun berdasarkan ‘Undang-Undang Penyelesaian Dana Jepun’ sebelum memulakan operasi. Jika seseorang menjalankan perniagaan pemindahan dana (transaksi pertukaran asing) tanpa pendaftaran, mereka akan melanggar Artikel 4, Perenggan 1 Undang-Undang Bank Jepun dan akan dikenakan hukuman di bawah undang-undang perbankan tersebut.

Rujukan: Persatuan Perkhidmatan Penyelesaian Dana Jepun ‘Gambaran Keseluruhan Perkhidmatan Pemindahan Dana'[ja]

Daripada syarikat pemindahan dana yang telah didaftarkan, hanya akaun syarikat pemindahan dana yang ditetapkan oleh Menteri Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun yang boleh digunakan untuk pembayaran gaji digital (pada masa penulisan, hanya PayPay Corporation yang telah ditetapkan oleh Menteri Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun).

Pembayaran gaji digital adalah salah satu pilihan. Majikan tidak boleh memaksa pekerja yang tidak berkeinginan untuk menerima pembayaran secara digital. Selain itu, pekerja juga boleh memilih untuk menerima sebahagian gaji mereka melalui akaun syarikat pemindahan dana yang ditetapkan.

Rujukan: Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun | Mengenai Pembayaran Gaji ke Akaun Syarikat Pemindahan Dana (Pembayaran Gaji Digital)[ja]

Latar Belakang Pengakuan Pembayaran Gaji Digital

Latar belakang di mana pembayaran gaji secara digital menjadi mungkin adalah perubahan dalam pembayaran gaji yang disebabkan oleh kemajuan digitalisasi dalam beberapa tahun terakhir.

Prinsip pembayaran upah adalah melalui tunai (Japanese Labor Standards Act, Artikel 24). Namun, sebagai pengecualian jika pekerja bersetuju, pembayaran gaji ke dalam 1: akaun bank dan 2: akaun komprehensif sekuriti diizinkan (Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations, Artikel 7-2).

Artikel 24: Upah harus dibayar secara tunai, secara langsung kepada pekerja, dan dalam jumlah penuh. Namun, pembayaran dalam bentuk selain tunai diperbolehkan jika ada ketentuan khusus dalam undang-undang atau perjanjian kerja, atau jika metode pembayaran yang pasti ditentukan oleh peraturan Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan. Selain itu, jika ada ketentuan khusus dalam undang-undang atau jika ada serikat pekerja yang terdiri dari mayoritas pekerja di tempat kerja, atau jika tidak ada serikat pekerja, maka dengan perjanjian tertulis dengan perwakilan yang mewakili mayoritas pekerja, sebagian dari upah dapat dipotong dan dibayar.

Japanese Labor Standards Act

Artikel 7-2: Pengusaha dapat membayar upah dengan cara berikut jika mendapat persetujuan dari pekerja. Namun, jika pembayaran dilakukan dengan cara yang tercantum dalam nomor tiga, pengusaha harus memastikan bahwa pekerja dapat memilih pembayaran upah melalui metode yang tercantum dalam nomor satu atau dua, dan setelah menjelaskan kepada pekerja tentang persyaratan yang tercantum dari (i) hingga (viii) dalam nomor tiga, persetujuan pekerja harus diperoleh.
i. Transfer ke deposit atau tabungan pekerja di bank atau lembaga keuangan lain yang ditunjuk oleh pekerja
ii. Pembayaran ke dana yang dipegang oleh pekerja di perusahaan jasa transaksi instrumen keuangan yang ditunjuk oleh pekerja (terbatas pada yang memenuhi persyaratan berikut)

Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations, Artikel 7-2[ja]

Namun, dengan latar belakang penyebaran perbankan internet dan perbankan seluler, serta perkembangan teknologi blockchain, mata uang digital telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan kita.

Oleh karena itu, sebagai pilihan baru dalam pembayaran gaji, perubahan pada Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations diperlukan untuk mengizinkan pembayaran gaji ke dalam akaun pengurus dana transfer yang mengendalikan mata uang digital, dan digitalisasi pembayaran gaji telah dipertimbangkan.

Peraturan Berkaitan dengan Pembayaran Gaji Digital

Peraturan yang berkaitan dengan pembayaran gaji secara digital boleh dibahagikan kepada dua kategori utama: ‘peraturan bagi pihak pengguna’ dan ‘peraturan bagi pihak penyedia perkhidmatan penghantaran wang’.

Peraturan bagi Pihak Pengguna

Seperti yang disebutkan sebelumnya, apabila syarikat yang merupakan pengguna ingin melakukan pembayaran gaji secara digital, mereka perlu mendapatkan persetujuan daripada pekerja mereka.

Dalam hal ini, pengguna diwajibkan untuk memberikan penjelasan berikut kepada pekerja:

• Menetapkan had maksimum baki akaun sebanyak RM1,000,000 atau mengambil langkah-langkah untuk segera mengurangkan baki akaun kepada RM1,000,000 atau kurang sekiranya melebihi jumlah tersebut.
• Memiliki mekanisme untuk menjamin pembayaran hutang kepada pekerja dengan segera sekiranya penyedia perkhidmatan penghantaran wang menghadapi kesulitan dalam melaksanakan hutang akibat kebankrapan dan sebagainya.
• Memiliki mekanisme untuk mengganti kerugian kepada pekerja sekiranya terdapat kerugian yang timbul akibat transaksi pertukaran mata wang yang tidak sah atau sebab-sebab lain yang tidak boleh dikaitkan dengan kesalahan pekerja tersebut.
• Memastikan baki akaun kekal sah sekurang-kurangnya selama 10 tahun dari tarikh terakhir baki akaun berubah.
• Membolehkan pengeluaran dana dari akaun melalui mesin pengeluaran tunai automatik (ATM) atau cara lain dalam jumlah yang tepat (hingga sen) dan memastikan sekurang-kurangnya sekali sebulan pengeluaran dapat dilakukan tanpa dikenakan caj. Selain itu, memastikan pemindahan dana ke akaun dapat dilakukan hingga sen.
• Memiliki sistem untuk melaporkan status pelaksanaan pembayaran gaji dan keadaan kewangan kepada Menteri Kesejahteraan dan Buruh secara berkala.

Peraturan bagi Penyedia Perkhidmatan Penghantaran Wang

Sebagai prasyarat, penyedia perkhidmatan penghantaran wang diatur berdasarkan Undang-Undang Penyelesaian Dana dan peraturan lain, dengan pengawasan oleh Agensi Perkhidmatan Kewangan Jepun yang melibatkan ‘penyimpanan jaminan pelaksanaan’ dan ‘pengurusan risiko sistem’ yang diperlukan.

Namun, penyedia perkhidmatan yang melakukan pembayaran gaji, terutama kerana melibatkan isu-isu buruh, dikenakan syarat tambahan oleh Kementerian Kesejahteraan dan Buruh berdasarkan Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Standar Buruh, yang menetapkan kandungan kewajiban penjelasan pengguna sebagai syarat yang ditetapkan untuk memastikan pembayaran gaji yang pasti.

Di samping itu, syarat tambahan adalah:

• Memiliki kemampuan teknikal yang memadai untuk melaksanakan tugas-tugas berkaitan dengan pembayaran gaji dengan tepat dan pasti, serta memiliki kredibilitas sosial yang cukup.

Dengan memenuhi syarat-syarat tersebut, penyedia perkhidmatan penghantaran wang yang memohon akan ditetapkan oleh Menteri Kesejahteraan dan Buruh sebagai penyedia perkhidmatan yang memenuhi syarat.

Kelebihan Gaji Digital

Antara kelebihan pembayaran gaji secara digital termasuklah yang berikut.

Kelebihan bagi Pekerja

Pertama sekali, pekerja boleh menerima gaji mereka secara langsung tanpa melalui akaun bank.

Selanjutnya, gaji yang diterima boleh dikeluarkan sekurang-kurangnya sekali sebulan melalui ATM tanpa sebarang yuran, dan boleh dikeluarkan dalam bentuk tunai hingga sen yang terakhir. Jumlah maksimum baki akaun untuk menerima gaji ditetapkan tidak melebihi 1 juta yen, dan jika melebihi, jumlah yang berlebihan akan dipindahkan ke akaun bank yang telah didaftarkan oleh pekerja terlebih dahulu.

Jika pekerja menginginkannya, sebahagian gaji boleh diterima melalui akaun penyedia perkhidmatan pemindahan dana, manakala baki lagi melalui akaun bank. Sebagai contoh, jika ada keinginan untuk menerima 200,000 yen daripada gaji bersih 300,000 yen melalui bank dan baki 100,000 yen sebagai gaji digital, pembayaran gaji boleh dilakukan dengan cara tersebut.

Kelebihan bagi Majikan

Dari segi majikan, mereka tidak perlu lagi melibatkan akaun bank sebagai perantara, yang mana ini mengurangkan beban pembayaran yuran, dan oleh itu memberikan kelebihan ekonomi.

Selain itu, dengan memperkenalkan pembayaran gaji secara digital, majikan boleh menunjukkan komitmen mereka dalam memperbaiki persekitaran kerja. Jika mereka dapat membina imej syarikat yang proaktif dalam menghadapi sistem baru yang berkaitan dengan kebajikan sosial yang mendapat perhatian tinggi daripada masyarakat dan pekerja, serta berusaha untuk reformasi cara kerja dan kepuasan pekerja, ini boleh membantu dalam menyelesaikan masalah kekurangan tenaga kerja.

Kekurangan Pembayaran Gaji Digital

Di sisi lain, kekurangan pembayaran gaji secara digital termasuklah yang berikut.

Kekurangan bagi Pekerja

Walaupun pembayaran gaji secara digital merupakan pilihan yang boleh dibuat oleh pekerja, individu yang tidak biasa dengan e-money mungkin akan menghadapi kesulitan untuk mengadaptasinya. Ini terutamanya berlaku bagi warga emas yang mungkin kurang menggunakan e-money, dan mereka mungkin perlu membuka akaun baru khusus untuk menerima gaji digital, yang boleh menimbulkan masalah.

Seperti yang telah disebutkan sebelum ini, jumlah maksimum dalam akaun ditetapkan tidak melebihi 1 juta yen. Oleh itu, jika gaji digital melebihi had maksimum akaun sebanyak 1 juta yen, jumlah yang berlebihan akan secara automatik dikeluarkan ke dalam akaun bank yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Di samping itu, terdapat kemungkinan pembayaran gaji mengalami kelewatan atau gagal akibat gangguan sistem atau serangan siber.

Kekurangan bagi Majikan

Bagi syarikat global, perlu ada perhatian khusus kerana perlu mematuhi peraturan dan undang-undang yang berbeza mengikut negara atau wilayah.

Selain itu, kerana maklumat gaji terikat dengan maklumat pekerjaan pekerja, terdapat risiko kebocoran atau penggodaman maklumat gaji, oleh itu, langkah-langkah keselamatan yang kukuh diperlukan tanpa mengira jenis mata wang digital yang digunakan.

Untuk menyokong pembayaran gaji digital, terdapat kes di mana pelaburan awal untuk menyediakan sistem dalaman syarikat adalah perlu.

Contoh Pengenalan Gaji Digital

Pada bulan Ogos 2024 (Reiwa 6), SoftBank Group telah mengumumkan bahawa 10 syarikat di bawah kumpulannya akan memulakan penggunaan ‘PayPay Gaji Diterima’ sebagai respons kepada pembayaran gaji secara digital.

Rujukan: 10 syarikat di bawah SoftBank Group memulakan penggunaan ‘PayPay Gaji Diterima’ sebagai respons kepada pembayaran gaji secara digital[ja]

Kesepuluh syarikat yang telah memutuskan untuk menyokong ‘PayPay Gaji Diterima’ ini adalah SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corp., PayPay Corp., SB C&S Corp., SB At Work Corp., SB Technology Corp., SB Payment Service Corp., PayPay Card Corp., dan PayPay Securities Corp.

Walaupun para pekerja di kumpulan ini akan menerima pembayaran gaji digital melalui PayPay Corp., kerana PayPay Corp. adalah satu-satunya syarikat yang telah mendapat kebenaran sebagai pengendali perkhidmatan pemindahan dana di Jepun, inisiatif ini mendapat perhatian sebagai contoh pertama di negara ini.

Rujukan: PayPay Corp. ‘Menerima Penunjukan dari Menteri Kesejahteraan dan Tenaga Kerja untuk Pembayaran Gaji Digital’

Rujukan: Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepun ‘Ringkasan Perkhidmatan PayPay Corp.’

Prosedur Pengenalan Pembayaran Gaji Digital

Apakah prosedur yang diperlukan oleh majikan untuk memperkenalkan pembayaran gaji secara digital? Di sini, kami akan menjelaskan aliran dan poin penting prosedur tersebut.

Aliran Prosedur Pengenalan

Majikan yang ingin memperkenalkan pembayaran gaji secara digital perlu melalui enam langkah berikut:

1. Memeriksa penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk oleh Menteri Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepun
2. Mempertimbangkan layanan dari penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk untuk diperkenalkan
3. Penyusunan perjanjian kerja bersama dan lain-lain
4. Penjelasan kepada pekerja
5. Pengambilan persetujuan individu dari pekerja
6. Memeriksa dan melaksanakan proses administrasi pembayaran gaji

Poin Pemilihan Penyedia Layanan Transfer Dana yang Ditunjuk

Pilihlah penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk dengan memperhatikan poin-poin berikut:

• Penetapan jumlah maksimum saldo akun
• Penetapan jumlah maksimum penarikan per hari
• Adanya beban biaya dan jumlahnya
• Kebutuhan untuk mengadakan kontrak dengan penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk

Anda juga dapat memilih beberapa penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk.

Namun, pada saat penulisan, penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk hanya satu perusahaan, yaitu PayPay Corporation.

Rujukan: Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepun | Prosedur yang diperlukan untuk memperkenalkan pembayaran gaji digital[ja]

Penyusunan Perjanjian Kerja Bersama

Untuk memperkenalkan pembayaran gaji secara digital, perlu disusun perjanjian kerja bersama dengan serikat pekerja yang mewakili mayoritas pekerja jika ada, atau dengan perwakilan yang mewakili mayoritas pekerja jika tidak ada serikat pekerja.

Perjanjian kerja bersama harus mencakup hal-hal berikut:

• Lingkup pekerja yang terlibat
• Lingkup dan jumlah gaji yang terlibat
• Lingkup penyedia layanan transfer dana yang ditangani
• Waktu mulai pelaksanaan

Sebagai informasi, contoh format perjanjian kerja bersama dapat ditemukan di Situs Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepun[ja].

Penjelasan kepada Pekerja & Pengambilan Persetujuan Individu

Majikan diwajibkan untuk menjelaskan isi di atas kepada pekerja. Penjelasan ini juga dapat didelegasikan kepada penyedia layanan transfer dana yang ditunjuk.

Persetujuan individu dari pekerja dapat diperoleh tidak hanya melalui dokumen tertulis tetapi juga melalui catatan elektronik. Contoh format surat persetujuan dapat ditemukan di Situs Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepun[ja].

Ringkasan: Prospek Masa Depan Gaji Digital

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, gaji digital merupakan sistem yang tidak hanya menambah pilihan metode penerimaan gaji bagi pekerja, tetapi juga menjadi salah satu cara untuk meningkatkan kesejahteraan pekerja di perusahaan.

Walaupun pembayaran gaji secara digital merupakan sistem yang baru diperkenalkan, permintaan untuk pembayaran tanpa tunai dijangka akan terus meningkat. Sehingga September 2024, hanya satu syarikat yang telah diberikan pengesahan sebagai operator penghantaran dana oleh Kementerian Kesejahteraan dan Buruh Jepun, iaitu PayPay Corporation. Namun, terdapat tiga operator penghantaran dana lain yang sedang dalam proses permohonan pengesahan dan sedang dinilai.

Jika operator-operator ini mendapat pengesahan dari Kementerian Kesejahteraan dan Buruh Jepun, maka pembayaran gaji digital menggunakan mata wang digital selain PayPay akan menjadi mungkin, yang mana ini akan meningkatkan kemungkinan lebih banyak syarikat akan menawarkan pembayaran gaji digital di masa depan.

Panduan Langkah-langkah oleh Firma Kami

Firma Guaman Monolith adalah sebuah firma guaman yang memiliki kepakaran tinggi dalam IT, khususnya undang-undang Internet dan undang-undang secara umum. Kami menyediakan sokongan undang-undang untuk cabaran pengurusan yang kompleks, khas bagi syarikat IT dan syarikat permulaan, merangkumi syarikat tersenarai di Bursa Saham Tokyo hingga kepada syarikat permulaan. Sila rujuk artikel di bawah untuk maklumat terperinci.

Bidang yang ditangani oleh Firma Guaman Monolith: Perundangan Korporat untuk IT & Syarikat Permulaan[ja]