Penggunaan Strategik Sistem Waktu Kerja Fleksibel dalam Undang-Undang Buruh Jepun dan Risiko Undang-Undang

Lingkungan perniagaan moden dicirikan oleh perubahan yang berterusan dan ketidakpastian yang tidak dapat diramal. Untuk mengekalkan daya saing dan mencapai pertumbuhan dalam suasana seperti ini, kecekapan organisasi untuk bertindak balas dengan cepat dan efisien terhadap perubahan beban kerja adalah penting. Namun, undang-undang buruh di Jepun, yang mengutamakan perlindungan pekerja, secara prinsip menetapkan disiplin yang ketat dan seragam terhadap jam kerja. Prinsip ini memainkan peranan yang sangat penting dalam memastikan kesihatan pekerja, tetapi di sisi lain, ia juga membawa batasan dalam usaha syarikat untuk menggunakan tenaga kerja dengan fleksibel dan meningkatkan produktiviti. Akta Standard Buruh Jepun (Japanese Labor Standards Act) Seksyen 32 membatasi jam kerja kepada prinsipnya 8 jam sehari dan 40 jam seminggu, dan kerja yang melebihi had ini dikategorikan sebagai ‘kerja lebih masa’ yang dikawal dengan ketat, dengan pembayaran gaji tambahan yang diwajibkan.

Untuk menjembatani jurang antara kerangka prinsip ini dan keperluan praktikal pengurusan perniagaan, undang-undang buruh Jepun telah menetapkan beberapa sistem pengecualian. Ini termasuk ‘sistem waktu kerja berubah-ubah’ dan ‘sistem waktu kerja fleksibel’ yang diwakili oleh sistem waktu fleksibel dan sistem kerja berasaskan budi bicara. Sistem-sistem ini bukan sekadar pilihan pengurusan, tetapi boleh menjadi alat strategik yang kuat untuk mengoptimumkan produktiviti syarikat, kos tenaga kerja, dan keseimbangan kerja-hidup pekerja. Sistem waktu kerja berubah-ubah yang merancang pembahagian waktu kerja mengikut kesibukan kerja, sistem waktu fleksibel yang membiarkan pekerja menentukan waktu mula dan akhir kerja mereka, dan sistem kerja berasaskan budi bicara yang beralih dari pengurusan waktu kerja kepada pengurusan hasil kerja untuk pekerjaan profesional tertentu, masing-masing mempunyai tujuan dan ciri yang berbeza. Namun, manfaat strategik yang diperoleh dari sistem-sistem ini adalah dua sisi mata wang yang sama dengan kewajiban hukum dan pengurusan yang ketat yang diperlukan untuk pengenalan dan pengoperasiannya. Jika syarat-syarat sistem tidak dipenuhi, aplikasinya dapat dianggap tidak sah secara hukum, dan ini boleh mengakibatkan risiko kewangan yang merosakkan bagi syarikat, seperti kewajiban pembayaran gaji tambahan yang belum dibayar yang besar, yang boleh berlaku secara retrospektif. Artikel ini akan menggali secara mendalam struktur hukum sistem waktu kerja ini, keperluan pengenalan, dan risiko potensial dari perspektif pengurusan.

Prinsip Pengaturan Waktu Kerja di Jepun

Inti pengurusan waktu kerja dalam sistem undang-undang buruh Jepun adalah ‘prinsip waktu kerja statutori’. Ini ditetapkan di bawah Artikel 32 Akta Standard Buruh Jepun, yang mengharuskan majikan untuk tidak membenarkan pekerja bekerja lebih daripada 40 jam seminggu dan 8 jam sehari, tidak termasuk waktu rehat, sebagai batasan ketat . Waktu kerja statutori ini berfungsi sebagai standard minimum untuk mencegah kerja berlebihan pekerja dan melindungi kesihatan mereka. Kerja yang melebihi batasan ini didefinisikan sebagai ‘kerja lembur’ (overtime di luar statutori) dan secara legal ditempatkan sebagai langkah pengecualian .  

Untuk memerintahkan pekerja melakukan kerja lembur, majikan harus memenuhi dua syarat hukum penting. Pertama, mereka harus menandatangani perjanjian bertulis mengenai kerja lembur dengan kesatuan sekerja yang terdiri daripada majoriti pekerja, atau jika tiada kesatuan sekerja, dengan wakil yang mewakili majoriti pekerja. Ini dikenali sebagai ‘Perjanjian 36 (Saburoku Kyoutei)’ berdasarkan Artikel 36 Akta Standard Buruh Jepun . Kedua, setelah menandatangani Perjanjian 36, jika kerja lembur benar-benar dilakukan, majikan wajib membayar upah tambahan yang dihitung pada kadar statutori (sekurang-kurangnya 25% lebih tinggi) untuk waktu tersebut .  

Di sini, terdapat perbezaan konsep yang sangat penting secara praktikal dan hukum, iaitu antara ‘waktu kerja statutori’ dan ‘waktu kerja yang ditetapkan’. Waktu kerja statutori adalah batasan mutlak yang ditetapkan oleh undang-undang, sedangkan ‘waktu kerja yang ditetapkan’ merujuk kepada waktu kerja yang ditentukan oleh setiap syarikat melalui peraturan pekerjaan atau kontrak kerja . Sebagai contoh, jika sebuah syarikat menetapkan waktu mulai kerja pukul 9 pagi, waktu berakhir kerja pukul 5 petang, dan waktu rehat 1 jam, maka waktu kerja yang ditetapkan syarikat tersebut adalah 7 jam. Waktu kerja yang ditetapkan ini harus selalu berada dalam batasan waktu kerja statutori, yaitu 8 jam sehari dan 40 jam seminggu. Perbezaan ini mempunyai makna yang menentukan dalam pengiraan upah tambahan. Kerja yang melebihi waktu kerja yang ditetapkan (contoh: 7 jam) tetapi belum mencapai waktu kerja statutori (8 jam) disebut ‘kerja lembur dalam statutori’ dan tidak menimbulkan kewajiban pembayaran upah tambahan menurut undang-undang (walaupun peraturan pekerjaan boleh menetapkan pembayaran terpisah). Sebaliknya, kerja yang melebihi waktu kerja statutori 8 jam didefinisikan sebagai ‘kerja lembur luar statutori’, dan memerlukan Perjanjian 36 dan pembayaran upah tambahan yang telah disebutkan sebelumnya.  

Memahami ketatnya prinsip pengaturan ini adalah titik permulaan untuk mempertimbangkan sistem waktu kerja fleksibel dan skema lainnya. Sistem yang akan dibahas kemudian adalah ‘pengecualian’ yang secara khusus diizinkan oleh undang-undang terhadap prinsip ‘8 jam sehari, 40 jam seminggu’. Dari sudut pandangan teori hukum, untuk menerima aplikasi peraturan pengecualian, semua syarat yang ditetapkan oleh peraturan tersebut harus dipenuhi dengan sempurna. Jika ditemukan bahwa syarat-syarat tersebut tidak dipenuhi akibat kesalahan prosedural yang kecil atau kesalahan dalam pelaksanaan, aplikasi peraturan pengecualian tidak akan diterima, dan waktu kerja akan dihitung kembali berdasarkan prinsip asal. Ini mengandungi risiko yang sangat besar bagi pengurusan syarikat. Sebagai contoh, jika sebuah syarikat menganggap telah menerapkan sistem waktu kerja fleksibel tetapi beberapa tahun kemudian ditemukan bahwa terdapat kekurangan dalam prosedur penerapannya, seluruh sistem tersebut dapat dinyatakan tidak sah, dan semua kerja yang melebihi 8 jam sehari dan 40 jam seminggu selama periode tersebut dapat dihitung kembali sebagai kerja lembur. Akibatnya, syarikat mungkin terpaksa membayar jumlah besar upah tambahan yang tidak terduga. Oleh itu, penting untuk mengakui bahwa sistem fleksibel ini bukan hanya alat yang nyaman, tetapi juga kerangka hukum berisiko tinggi yang memerlukan kepatuhan yang ketat.

Sistem Waktu Kerja Fleksibel: Kerangka untuk Menyesuaikan dengan Fluktuasi Kebutuhan Kerja

Sistem waktu kerja fleksibel adalah suatu mekanisme yang direka untuk merancang respons terhadap fluktuasi musiman dan bulanan dalam jumlah kerja, dengan tujuan untuk mengalokasikan tenaga kerja secara efisien dan mengurangkan jumlah jam kerja secara keseluruhan. Inti dari sistem ini adalah, selama jumlah jam kerja rata-rata per minggu dalam jangka waktu tertentu (periode yang ditargetkan) tidak melebihi 40 jam, yang merupakan jam kerja standar menurut undang-undang, maka bekerja lebih dari 8 jam dalam sehari tertentu atau lebih dari 40 jam dalam minggu tertentu tidak akan langsung dianggap sebagai kerja lembur, selama hal tersebut telah ditetapkan dalam perjanjian kerja bersama atau peraturan kerja. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan jam kerja standar mereka dengan memanjangkannya selama periode sibuk dan memendekkannya selama periode sepi, sehingga waktu kerja dapat disinkronkan dengan fluktuasi kebutuhan kerja. Akibatnya, perusahaan dapat mengurangi waktu menunggu yang tidak efisien selama periode sepi dan mengekang kerja lembur selama periode sibuk, yang pada gilirannya memungkinkan optimalisasi biaya tenaga kerja dan peningkatan produktivitas.

Undang-Undang Standar Kerja Jepang menetapkan dua jenis utama sistem waktu kerja fleksibel, tergantung pada panjang periode yang ditargetkan.

Sistem Waktu Kerja Berubah Berdasarkan Unit Bulanan di Bawah Undang-Undang Buruh Jepun

Sistem waktu kerja berubah berdasarkan unit bulanan di Jepun ditujukan untuk tempoh tertentu dalam satu bulan, dan sangat sesuai untuk perniagaan yang mengalami fluktuasi kerja secara berkala setiap bulan. Contohnya, termasuklah jabatan kewangan yang sibuk menjelang akhir bulan atau industri perkhidmatan yang mengadakan acara pada minggu tertentu. Untuk mengimplementasikan sistem ini, perlu ada perjanjian antara pekerja dan majikan yang disampaikan kepada Pejabat Pengawasan Standar Buruh yang berkenaan, atau perlu ada peraturan yang berkaitan dengan sistem ini dalam peraturan pekerjaan atau dokumen lain yang setara. Aspek terpenting dalam pengoperasian sistem ini adalah menentukan secara spesifik jam kerja harian selama satu bulan yang ditargetkan sebelum tempoh tersebut bermula, melalui kalendar kerja atau jadual shift, dan memastikan semua pekerja mengetahuinya. Secara prinsip, majikan tidak dibenarkan untuk mengubah jam kerja yang telah ditetapkan sesuka hati demi kepentingan mereka sendiri.  

Sistem Waktu Kerja Berubah Berdasarkan Tahunan di Jepun

Sistem waktu kerja berubah berdasarkan tahunan di Jepun adalah sesuai untuk perniagaan yang mengalami perubahan besar dalam jumlah kerja mengikut musim, seperti industri pembinaan, pelancongan, dan pengilang yang menghasilkan produk tertentu. Sistem ini melibatkan tempoh yang melebihi sebulan dan tidak lebih dari setahun. Kerana tempoh yang terlibat adalah panjang, terdapat peraturan yang lebih ketat berbanding dengan sistem bulanan untuk mengurangkan kesan kepada pekerja. Untuk melaksanakannya, adalah wajib untuk memasukkan peraturan dalam peraturan pekerjaan, menandatangani perjanjian kerja bersama, dan melaporkan perjanjian tersebut ke Pejabat Pengawasan Standar Buruh .  

Sistem ini mempunyai beberapa peraturan maksimum untuk mencegah kerja berlebihan pekerja. Secara khusus, had maksimum waktu kerja harian ditetapkan pada 10 jam, dan had maksimum waktu kerja mingguan adalah 52 jam . Selain itu, terdapat juga had maksimum jumlah hari kerja dalam tempoh yang ditetapkan, yang secara prinsip tidak boleh melebihi 280 hari dalam setahun . Juga, jumlah hari kerja berturut-turut yang dibenarkan adalah terhad kepada enam hari sebagai prinsip . Walaupun purata waktu kerja mingguan dalam setahun mungkin kekal di bawah 40 jam, peraturan maksimum ini adalah mandatori dan mesti dipatuhi.  

Keperluan “Khusus” dan Risiko Perundangan

Konsep perundangan yang paling penting dalam menentukan keberkesanan sistem waktu bekerja fleksibel adalah keperluan “khusus”. Ini bermakna waktu bekerja untuk setiap hari kerja dalam tempoh yang ditetapkan mesti ditentukan terlebih dahulu secara spesifik dan definitif . Jika keperluan “khusus” ini tidak dipenuhi, terdapat risiko bahawa sistem waktu bekerja fleksibel itu sendiri akan menjadi tidak sah. Mahkamah di Jepun mentafsirkan keperluan ini dengan sangat ketat dan tidak membenarkan majikan untuk mengubah waktu bekerja secara retrospektif dengan diskresi yang luas.  

Sebagai contoh kes penting, kita boleh merujuk kepada kes JR West Japan (Cawangan Hiroshima) (Keputusan Mahkamah Tinggi Hiroshima, 25 Jun 2002 (2002)). Dalam kes ini, peraturan kerja syarikat mengandungi klausa yang menyatakan “jika diperlukan untuk urusan kerja, waktu kerja yang ditetapkan boleh diubah”. Mahkamah memutuskan bahawa peruntukan umum dan abstrak seperti ini memungkinkan majikan untuk mengubah waktu kerja secara sewenang-wenang atas alasan keperluan kerja, dan ini bertentangan dengan tujuan “khusus” waktu bekerja yang dikehendaki oleh Akta Standard Buruh Jepun. Akibatnya, klausa ini dianggap tidak sah, dan penggunaan sistem waktu bekerja fleksibel ditolak .  

Dalam kes Direx (Keputusan Mahkamah Daerah Nagasaki, 26 Februari 2021 (2021)), syarikat telah menyusun jadual kerja yang memasukkan waktu kerja tambahan yang ditentukan terlebih dahulu, selain dari waktu kerja biasa. Mahkamah memutuskan bahawa sistem waktu bekerja fleksibel yang memerlukan purata waktu kerja bulanan tidak melebihi 40 jam seminggu adalah tidak sah kerana ia melebihi kerangka waktu kerja statutori yang dibenarkan oleh sistem waktu bekerja fleksibel sejak awal.

Dari kes-kes ini, implikasi untuk pengurusan syarikat sangat penting. Sistem waktu bekerja fleksibel, berbeza dengan apa yang namanya mungkin mencadangkan, bukanlah sistem yang direka untuk mengubah waktu bekerja secara fleksibel mengikut keadaan harian. Sebaliknya, ia adalah sistem yang direka untuk mengagihkan semula waktu bekerja berdasarkan “perancangan awal” untuk menghadapi perubahan beban kerja yang “dapat diramalkan”. Jadual yang telah ditetapkan pada dasarnya tidak boleh diubah dan mempunyai kekakuan. Oleh itu, pengurus syarikat harus bertanya kepada diri sendiri apakah fluktuasi beban kerja syarikat mereka dapat diramalkan dengan cukup untuk menetapkan waktu kerja harian sebelum bermulanya tempoh yang ditargetkan (satu bulan atau satu tahun). Jika model perniagaan memerlukan perubahan penempatan staf secara rutin akibat pesanan mendadak atau penanganan masalah yang tidak dijangka, sistem waktu bekerja fleksibel bukanlah solusi, tetapi sebaliknya boleh menjadi perangkap yang menarik risiko perundangan yang serius.

Sistem Waktu Kerja Fleksibel: Pendekatan yang Memanfaatkan Budi Bicara Pekerja

Berbeza dengan sistem waktu kerja berubah-ubah yang merupakan pendekatan top-down di mana pengusaha mengagihkan waktu kerja berdasarkan perancangan mereka, sistem waktu kerja fleksibel dan sistem kerja budi bicara yang akan dijelaskan berikut ini adalah berdasarkan pendekatan bottom-up yang memanfaatkan budi bicara dan autonomi individu pekerja. Sistem-sistem ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan merealisasikan pelbagai cara bekerja yang beragam dengan mengubah cara pengurusan waktu kerja secara mendasar.

Sistem Waktu Fleksibel di bawah Undang-Undang Buruh Jepun

Sistem Waktu Fleksibel diatur di bawah Artikel 32-3 Akta Standar Buruh Jepun, yang memungkinkan pekerja menentukan sendiri waktu mulai dan selesai kerja mereka setiap hari dalam jangka waktu tertentu (periode penyelesaian) berdasarkan jumlah total jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan dari sistem ini adalah untuk memungkinkan pekerja memilih waktu kerja yang paling efisien sambil mencapai keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Perusahaan dapat menetapkan ‘Core Time’, yaitu waktu di mana semua karyawan harus hadir, dan ‘Flexible Time’, di mana karyawan dapat datang dan pulang kapan saja selama waktu tersebut, secara opsional.

Untuk mengimplementasikan sistem ini, perlu ada ketentuan dalam peraturan kerja yang menyerahkan penentuan waktu mulai dan selesai kerja kepada pekerja, serta penandatanganan perjanjian kerja bersama yang menetapkan hal-hal berikut:

• Lingkup pekerja yang terlibat
• Periode penyelesaian (dibatasi hingga periode maksimum tiga bulan)
• Total jam kerja selama periode penyelesaian (jam kerja yang ditentukan)
• Jam kerja standar per hari

Perlakuan periode penyelesaian sangat penting. Sejak perubahan undang-undang pada tahun 2019 (Reiwa 1), batas maksimum periode penyelesaian diperpanjang dari satu bulan menjadi tiga bulan, memungkinkan operasi yang lebih fleksibel. Namun, jika periode penyelesaian melebihi satu bulan, ada kewajiban untuk melaporkan perjanjian kerja bersama yang telah disepakati kepada kepala kantor pengawasan standar buruh yang berwenang.

Konsep kerja lembur dalam sistem Waktu Fleksibel berbeda secara signifikan dari sistem lain. Kerja lembur terjadi bukan berdasarkan hitungan harian atau mingguan, tetapi jika total jam kerja aktual pada akhir periode penyelesaian melebihi total jam kerja yang telah ditentukan sebelumnya. Jika periode penyelesaian lebih dari satu bulan, perhitungannya menjadi lebih kompleks, di mana perlu dilakukan pemeriksaan dua tahap: memastikan tidak ada jam kerja yang melebihi rata-rata 50 jam per minggu setiap bulan, dan kemudian menghitung jam kerja yang melebihi total kerangka waktu kerja yang diizinkan untuk seluruh periode penyelesaian.

Dari perspektif manajemen, manfaat langsung dari sistem Waktu Fleksibel bukan hanya pengurangan biaya tenaga kerja, tetapi peningkatan produktivitas melalui peningkatan otonomi karyawan, peningkatan keseimbangan kerja-hidup yang mengarah pada peningkatan kepuasan karyawan, serta penurunan tingkat pengunduran diri dan perekrutan serta retensi talenta yang unggul.

Sistem Kerja Budi Bicara di Bawah Undang-Undang Buruh Jepun

Sistem kerja budi bicara merupakan salah satu pengecualian terbesar dari prinsip pengurusan waktu kerja. Untuk jenis pekerjaan tertentu yang memerlukan pekerja untuk menentukan sendiri cara dan pembagian waktu kerja mereka, sistem ini menganggap pekerja telah bekerja untuk jumlah waktu yang telah ditentukan terlebih dahulu oleh majikan dan pekerja (waktu kerja dianggap) tanpa mengira waktu kerja sebenar. Di bawah sistem ini, ukuran penilaian beralih sepenuhnya dari ‘waktu’ ke ‘hasil’. Oleh itu, selagi waktu kerja dianggap tidak melebihi waktu kerja standard yang ditetapkan selama 8 jam, prinsipnya tidak ada pembayaran upah tambahan untuk kerja lembur. Namun, untuk kerja pada waktu malam (dari jam 10 malam hingga 5 pagi) atau pada hari libur yang ditetapkan oleh undang-undang, pembayaran upah tambahan tetap diperlukan.

Ada dua jenis sistem kerja budi bicara berdasarkan sifat pekerjaan yang terlibat.

Pertama, sistem kerja budi bicara untuk tugas-tugas profesional. Sistem ini hanya terbatas pada 20 jenis pekerjaan profesional yang ditentukan secara spesifik dalam Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Standar Buruh Jepun dan Notis dari Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan. Ini termasuk pengembang penelitian dan teknologi baru, analis dan perancang sistem pemrosesan informasi, desainer, pengacara, dan akuntan bersertifikat. Daftar ini adalah daftar terbatas, dan pengadilan cenderung menafsirkan apakah suatu pekerjaan termasuk dalam kategori ini dengan sangat ketat. Untuk mengimplementasikannya, perlu membuat perjanjian kerja bersama dan melaporkannya ke Kantor Pengawasan Standar Buruh, dan dengan amandemen undang-undang pada April 2024 (2024), kini menjadi kewajiban untuk mendapatkan persetujuan individu dari setiap pekerja yang diterapkan sistem ini.

Kedua, sistem kerja budi bicara untuk tugas-tugas perencanaan. Sistem ini ditujukan untuk pekerja yang terlibat dalam ‘perencanaan, penyusunan, penelitian, dan analisis mengenai operasi bisnis’ di ‘tempat usaha utama seperti kantor pusat atau kantor cabang utama’ di mana keputusan penting mengenai operasi bisnis diambil. Berbeda dengan jenis profesional, jenis pekerjaan ini didefinisikan secara abstrak, sehingga lingkup aplikasinya harus ditentukan dengan lebih hati-hati. Prosedur pengenalan sangat ketat. Pertama, perlu membentuk ‘komite kerja bersama’ yang terdiri dari perwakilan dari pihak pengusaha dan pekerja, dan menetapkan rincian sistem melalui resolusi yang disetujui oleh lebih dari empat perlima anggota komite, kemudian melaporkannya ke Kantor Pengawasan Standar Buruh, dan mendapatkan persetujuan individu dari pekerja yang terlibat.

Pengenalan dan pengoperasian sistem kerja budi bicara dapat menyertakan risiko hukum yang serius. Dalam kasus Legasi dan lainnya (Keputusan Pengadilan Tinggi Tokyo, 27 Februari 2014), pengadilan memutuskan bahwa ‘pekerjaan akuntan’ sebagai pekerjaan yang termasuk dalam sistem kerja budi bicara untuk tugas-tugas profesional hanya terbatas pada pekerjaan yang dilakukan oleh mereka yang memiliki kualifikasi nasional sebagai akuntan dan terdaftar dalam daftar akuntan. Oleh karena itu, meskipun karyawan yang tidak memiliki kualifikasi melakukan pekerjaan yang serupa secara substansial, sistem ini tidak dapat diterapkan. Keputusan ini menunjukkan sikap yudisial yang ketat dalam menafsirkan persyaratan formal pekerjaan yang ditargetkan. Selain itu, ada kasus di mana sistem ini diterapkan meskipun pekerja hampir tidak diberikan diskresi dalam pelaksanaan tugas mereka. Sistem kerja budi bicara yang hanya ada dalam nama ini dapat dianggap sebagai cara untuk menghindari pembayaran upah lembur dan menjadi sasaran rekomendasi korektif dari Kantor Pengawasan Standar Buruh dan tuntutan hukum.

Mengingat hal-hal ini, sistem kerja budi bicara adalah sistem yang sangat terbatas, sangat berbeda dari ‘pengecualian pekerja kerah putih’ yang luas yang terlihat dalam sistem hukum tenaga kerja di Eropa dan Amerika. Khususnya, persyaratan untuk membentuk komite kerja bersama dan persyaratan resolusi yang tinggi sebesar empat perlima berfungsi sebagai penghalang hukum yang disengaja untuk mencegah ekspansi sistem yang sembrono. Tujuan asli dari sistem ini adalah untuk mengakui cara kerja sekelompok kecil profesional yang sangat terampil di mana panjangnya waktu kerja sama sekali tidak berkorelasi dengan hasil. Oleh karena itu, para pengusaha tidak seharusnya menganggap sistem ini sebagai cara yang mudah untuk mengurangi biaya tenaga kerja. Pendekatan yang bijaksana untuk menghindari risiko hukum bukanlah dengan bertanya, ‘Apakah isi pekerjaan karyawan kami sesuai dengan definisi hukum yang ketat ini?’ tetapi ‘Apakah organisasi kami memiliki profesional yang sangat otonom sehingga mengelola tenaga kerja dengan konsep waktu itu sendiri tidak berarti?’

Analisis Perbandingan dan Pilihan Strategik Sistem Kerja di Jepun

Sistem waktu kerja yang telah kita perincikan sebelum ini mempunyai tujuan, keperluan, dan risiko yang berbeza-beza. Untuk memilih sistem yang paling sesuai dengan keadaan syarikat, adalah penting untuk membandingkan ciri-ciri ini dari pelbagai sudut dan membuat keputusan strategik. Tidak cukup hanya mengikuti ciri-ciri permukaan sistem, tetapi perlu menganalisis secara mendalam model perniagaan syarikat, sifat kerja, komposisi pekerja, serta tahap kos pengurusan dan risiko undang-undang yang boleh diterima.

Ada empat aspek utama yang menjadi pertimbangan dalam membuat pilihan strategik:

Pertama, ‘sifat perubahan beban kerja’. Jika perubahan beban kerja dapat diramalkan dengan tingkat ketepatan yang tinggi berdasarkan siklus musiman atau bulanan, maka sistem waktu kerja fleksibel berdasarkan bulan atau tahun dapat menjadi pilihan yang efektif. Khususnya, jika perubahan tersebut bersifat tahunan, sistem waktu kerja fleksibel tahunan dapat secara langsung menyumbang kepada pengoptimuman biaya tenaga kerja. Namun, dalam bisnis yang mengalami perubahan beban kerja yang tidak dapat diramalkan dan memerlukan penempatan personel yang dinamis setiap hari, persyaratan ‘perencanaan dan penetapan terlebih dahulu’ dari sistem waktu kerja fleksibel dapat menjadi penghalang dan tidak praktis untuk diterapkan.

Kedua, ‘sumber produktivitas’. Dalam industri manufaktur dan beberapa layanan di mana produktivitas dimaksimalkan melalui perencanaan terpusat dan penempatan personel yang efisien, sistem waktu kerja fleksibel cocok digunakan. Sebaliknya, dalam pekerjaan yang intensif pengetahuan seperti penelitian dan pengembangan atau konsultasi, di mana produktivitas berasal dari otonomi, kreativitas, dan pengelolaan waktu yang proaktif oleh karyawan, sistem waktu kerja fleksibel dan sistem kerja berdasarkan kebijaksanaan menyediakan lingkungan yang memaksimalkan potensi mereka.

Ketiga, ‘karakteristik pekerja yang menjadi sasaran’. Secara prinsip, sistem waktu kerja fleksibel dan sistem waktu kerja berdasarkan bulan dapat diterapkan kepada semua pekerja. Sebaliknya, sistem kerja berdasarkan kebijaksanaan hanya dapat diterapkan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan profesional tertentu yang ditentukan secara ketat oleh undang-undang, atau mereka yang terlibat dalam perencanaan dan pembuatan keputusan di pusat manajemen perusahaan. Oleh karena itu, sistem kerja berdasarkan kebijaksanaan harus diposisikan sebagai tindakan yang ditargetkan untuk sebagian kecil pekerja, bukan sebagai sistem yang berlaku untuk seluruh perusahaan.

Keempat, ‘kemampuan pengelolaan dan tingkat toleransi risiko’. Dari sudut pandang kemudahan penerapan dan operasi serta rendahnya risiko hukum, sistem waktu kerja fleksibel dengan periode penyelesaian satu bulan adalah yang paling sedikit memberikan beban. Sebaliknya, sistem waktu kerja fleksibel tahunan memerlukan kemampuan pengelolaan yang tinggi karena harus mematuhi banyak regulasi batasan atas dan mengelola rencana tahunan yang kaku. Sistem kerja berdasarkan kebijaksanaan, terutama untuk pekerjaan perencanaan, melibatkan prosedur penerapan yang sangat rumit dan risiko hukum serius terkait kelayakan pekerjaan dan pekerja yang ditargetkan, sehingga memerlukan sistem manajemen hukum dan tenaga kerja serta tingkat toleransi risiko yang tertinggi sebelum dipertimbangkan untuk diterapkan.

Dengan menggabungkan analisis ini, kita dapat melihat bahwa setiap sistem memiliki pembagian penggunaan yang jelas. Tabel berikut mengatur konten yang telah kita diskusikan dari sudut pandang strategis, sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi pengusaha dalam membuat keputusan.

Dengan menggunakan tabel ini, perusahaan dapat menilai dengan cepat dan tepat sistem mana yang paling sesuai dengan tujuan dan situasi mereka, serta risiko apa yang menyertai pilihan tersebut.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, kami telah menjelaskan secara terperinci mengenai sistem waktu kerja fleksibel, sistem waktu kerja berbasis fleksibilitas, dan sistem kerja berdasarkan diskresi yang ditetapkan oleh undang-undang ketenagakerjaan Jepun, termasuk struktur hukumnya, keperluan operasional, dan posisinya dalam strategi pengurusan. Bermula dari prinsip ketat undang-undang waktu kerja Jepun, sistem-sistem ini telah terbukti menjadi alat yang kuat namun berisiko tinggi dalam menangani isu-isu pengurusan kontemporari seperti efisiensi kerja, optimalisasi biaya tenaga kerja, dan realisasi keragaman cara bekerja. Sistem waktu kerja fleksibel memungkinkan respons terencana terhadap fluktuasi kerja yang dapat diprediksi, sistem waktu kerja berbasis fleksibilitas mendorong otonomi karyawan, dan sistem kerja berdasarkan diskresi memfasilitasi transisi ke sistem berbasis prestasi, namun semua ini memerlukan prosedur ketat dan pengurusan operasional. Jika syarat-syarat hukum ini tidak dipatuhi, manfaat sistem dapat hilang dan perusahaan dapat menghadapi risiko finansial dan hukum yang serius. Oleh karena itu, pengenalan sistem-sistem ini tidak hanya merupakan keputusan pengurusan tenaga kerja, tetapi harus dilihat sebagai keputusan pengurusan yang canggih yang mengintegrasikan aspek hukum, keuangan, dan strategi bisnis.

Monolith Law Office memiliki pengetahuan mendalam tentang undang-undang ketenagakerjaan Jepun dan pengalaman praktis yang luas dengan klien domestik dan internasional. Kami menyediakan dukungan hukum komprehensif mulai dari perencanaan pengenalan sistem waktu kerja yang kompleks seperti yang dijelaskan dalam artikel ini, pembuatan dan peninjauan perjanjian kerja dan peraturan kerja, hingga pembangunan sistem kepatuhan setelah pengenalan. Firma kami memiliki beberapa pakar yang fasih berbahasa Inggris dengan kualifikasi hukum asing, memungkinkan komunikasi yang lancar dengan manajemen internasional dan menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan sistem ketenagakerjaan khas Jepun, serta mendukung keberhasilan bisnis klien di Jepun. Jika perusahaan Anda memerlukan konsultasi mengenai masalah hukum ketenagakerjaan di Jepun, silakan hubungi kami.