Sistem Pengurusan Kehadiran di Jepun: Perspektif Kepatuhan dan Pengurusan Risiko bagi Syarikat

Dengan kemajuan globalisasi dan perubahan demografi dalam negeri, pengambilan bakat asing yang cemerlang telah menjadi strategi pengurusan penting untuk pertumbuhan perniagaan bagi banyak syarikat Jepun. Namun, untuk menggaji bakat asing dan memanfaatkan kemampuan mereka sepenuhnya, diperlukan pengetahuan hukum yang khusus, yang melampaui pengurusan sumber daya manusia biasa. Khususnya, pemahaman mendalam tentang sistem pengurusan keberadaan asing di Jepun, yang diatur oleh ‘Undang-Undang Pengurusan Imigresen dan Pengakuan Pelarian Jepun’ (selanjutnya disebut sebagai ‘Undang-Undang Imigresen’), merupakan elemen penting dalam tadbir urus korporat dan pengurusan risiko masa kini. Sistem ini menentukan status hukum semua orang asing yang tinggal di Jepun dan secara ketat menetapkan lingkup aktivitas mereka. Oleh itu, kepatuhan dan penggunaan sistem hukum ini oleh syarikat bukan sahaja mengelakkan tanggungjawab hukum tetapi juga menyediakan persekitaran yang membolehkan pekerja asing merasa aman untuk menunjukkan kemampuan mereka, yang menjadi asas untuk pertumbuhan berterusan syarikat. Artikel ini akan menjelaskan inti dari sistem pengurusan keberadaan di Jepun yang harus difahami oleh pengurus dan pegawai hukum syarikat, yaitu sistem keizinan tinggal, prosedur keluar dan masuk kembali negara, serta risiko hukum yang berkaitan, dari perspektif profesional dengan menggabungkan peraturan hukum yang spesifik dan titik perhatian dalam praktik.

Asas Pengurusan Kehadiran: Sistem Kelayakan Kehadiran di Jepun

Untuk berada dan beraktiviti secara sah di Jepun, adalah mutlak penting bagi warga asing untuk memperoleh dan memelihara ‘kelayakan kehadiran’ yang ditetapkan oleh undang-undang imigresen. Sistem kelayakan kehadiran ini merupakan tulang belakang pentadbiran pengurusan kehadiran di Jepun, dan memahami strukturnya adalah langkah pertama dalam pematuhan (compliance).

Prinsip Asas Sistem Kelayakan Kehadiran

Sistem kelayakan kehadiran di Jepun berasaskan prinsip ‘perizinan’, di mana aktiviti tertentu dibenarkan secara individu. Undang-undang tidak menyenaraikan aktiviti yang dilarang, tetapi secara spesifik menetapkan skop aktiviti yang dibenarkan untuk setiap kelayakan kehadiran. Di bawah kerangka ini, aktiviti di luar skop yang dibenarkan, terutamanya yang melibatkan pendapatan, secara prinsipnya dilarang tanpa kebenaran khusus. Struktur ‘tidak dibenarkan secara lalai’ ini adalah prinsip asas yang mesti sentiasa diambil kira oleh syarikat dalam pengurusan tugas pekerja asing mereka.

Kelayakan kehadiran dibahagikan kepada dua kategori utama berdasarkan asasnya.

Satu adalah ‘kelayakan aktiviti’, yang berfokus pada jenis aktiviti yang dilakukan di Jepun. Contohnya, ‘Kemahiran Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’ serta ‘Pengurusan’ termasuk dalam kategori ini, di mana hanya aktiviti profesional dan teknikal tertentu yang dibenarkan.

Kategori lain adalah ‘kelayakan kediaman’, yang berfokus pada status atau kedudukan individu. Ini termasuk ‘Penduduk Tetap’ dan ‘Pasangan Warganegara Jepun dan lain-lain’, di mana pemegang kelayakan kehadiran ini pada dasarnya tidak terhad kepada jenis aktiviti dan bebas untuk bekerja.

Dari perspektif pematuhan dan pengurusan risiko syarikat, terdapat perbezaan penting antara dua kategori ini. Apabila menggaji pekerja dengan kelayakan aktiviti, syarikat mempunyai tanggungjawab untuk terus menguruskan agar tugas pekerja tidak melebihi skop yang dibenarkan oleh kelayakan kehadiran mereka. Sebaliknya, bagi pekerja dengan kelayakan kediaman, tidak ada batasan aktiviti pekerjaan di bawah undang-undang imigresen, sehingga beban pengurusan syarikat secara signifikan berkurangan. Perbezaan ini boleh menjadi elemen penting yang perlu dipertimbangkan dalam merancang strategi pengambilan tenaga kerja.

Kad Kehadiran: Bukti Status dan Kebenaran Bekerja

Warga asing yang tinggal di Jepun untuk jangka masa sederhana hingga panjang akan diberikan ‘Kad Kehadiran’ oleh Menteri Kehakiman. Kad ini bukan sekadar dokumen pengenalan diri, tetapi dokumen rasmi yang mengandungi maklumat penting pengurusan kehadiran. Di muka kad, selain maklumat asas seperti nama, kewarganegaraan, dan tarikh lahir, juga tertera jenis kelayakan kehadiran, tarikh luput tempoh kehadiran, dan yang paling penting, ‘sama ada terdapat sekatan bekerja’.

Menurut Artikel 23 Undang-Undang Imigresen, warga asing yang tinggal untuk jangka masa sederhana hingga panjang diwajibkan untuk sentiasa membawa Kad Kehadiran mereka. Bagi syarikat, Kad Kehadiran adalah sumber maklumat tunggal dan mutlak untuk mengesahkan kelayakan bekerja warga asing yang ingin mereka pekerjakan. Sekadar pernyataan lisan atau promosi diri dari calon pekerja tidak mencukupi, dan syarikat diwajibkan secara undang-undang untuk memeriksa asal Kad Kehadiran sebelum menandatangani kontrak pekerjaan, serta memahami dengan tepat sama ada pekerjaan tersebut dibenarkan dan jika ya, apakah skopnya. Jika syarikat mengabaikan proses pengesahan ini, mereka boleh didakwa atas kesalahan mempromosikan pekerjaan haram, yang merupakan cacat serius dalam pematuhan.

Kategori Utama Status Kediaman untuk Perniagaan di Jepun

Status kediaman yang berkaitan langsung dengan aktiviti perniagaan adalah pelbagai, namun dua status kediaman yang khusus untuk pengurusan eksekutif dan profesional adalah penting untuk difahami dengan tepat dari segi keperluan dan pengendalian mereka.

Pengurusan & Pentadbiran

Status kediaman “Pengurusan & Pentadbiran” di Jepun ditujukan untuk individu asing yang terlibat dalam pengurusan dan pentadbiran perniagaan di Jepun. Ini termasuk wakil direktur dan direktur syarikat berhad, serta pengurus cawangan. Semasa penilaian untuk status kediaman ini, bukan sahaja latar belakang individu pemohon yang dinilai, tetapi juga keberadaan, kestabilan, dan kesinambungan perniagaan itu sendiri diperiksa dengan ketat.

Antara keperluan khusus adalah keperluan untuk mempunyai premis perniagaan di Jepun, skala perniagaan yang memenuhi standard tertentu (contohnya, mempekerjakan sekurang-kurangnya dua kakitangan sepenuh masa atau memiliki modal berbayar atau jumlah pelaburan sebanyak 5 juta yen atau lebih), dan rancangan perniagaan yang konkrit dan boleh dilaksanakan. Khususnya, kesinambungan perniagaan akan dinilai dengan ketat dari segi kewangan, seperti jika perniagaan itu mengalami lebih hutang daripada aset dalam penyata kewangan terkini.

Trend terkini menunjukkan bahawa keperluan untuk status kediaman ini semakin diperketat. Sebagai contoh, arah tuju untuk memperkenalkan sistem yang memerlukan pemohon atau kakitangan sepenuh masa memiliki kemahiran bahasa Jepun pada tahap tertentu menunjukkan bahawa pihak berkuasa tidak hanya menekankan pemenuhan syarat formal, tetapi juga kemampuan dan keinginan untuk mengendalikan perniagaan secara substantif di dalam Jepun. Apabila syarikat ingin mengundang pekerja asing dengan status kediaman ini, mereka perlu membuktikan dengan dokumen objektif bahawa perniagaan tersebut bukan sahaja ditubuhkan tetapi juga mempunyai substansi dan keberlanjutan.

Teknikal, Pengetahuan Humaniti & Perniagaan Antarabangsa

Status kediaman “Teknikal, Pengetahuan Humaniti & Perniagaan Antarabangsa” adalah salah satu yang paling representatif di antara status kediaman yang bertujuan untuk pekerjaan. Ia merangkumi aktiviti yang memerlukan kemahiran teknikal atau pengetahuan dalam bidang sains semula jadi seperti sains fizik, kejuruteraan (Teknikal), pengetahuan dalam bidang sains sosial seperti undang-undang, ekonomi, sosiologi (Pengetahuan Humaniti), atau aktiviti yang memerlukan pemikiran atau sensitiviti yang berdasarkan kepada budaya asing (Perniagaan Antarabangsa). Contoh khusus termasuk jurutera IT, pereka mesin, pegawai kewangan, perunding, penterjemah, guru bahasa, pereka grafik, dan sebagainya.

Keperluan paling penting untuk mendapatkan status kediaman ini adalah adanya hubungan langsung dan rasional antara pendidikan atau pengalaman kerja pemohon dengan jenis pekerjaan yang akan dilakukan di Jepun. Sebagai contoh, dalam bidang “Teknikal” atau “Pengetahuan Humaniti”, secara prinsip, pemohon dikehendaki telah menamatkan pengajian dalam subjek yang berkaitan di universiti atau memiliki pengalaman kerja praktikal selama lebih dari 10 tahun. Dalam bidang “Perniagaan Antarabangsa”, kecuali untuk penterjemahan dan pengajaran bahasa, secara prinsip, diperlukan pengalaman kerja praktikal selama sekurang-kurangnya tiga tahun.

Yang penting, status kediaman ini tidak membenarkan individu terlibat dalam aktiviti yang dianggap sebagai kerja kasar yang tidak memerlukan pengetahuan atau kemahiran khusus. Ketidaksesuaian antara pendidikan atau pengalaman kerja dengan isi pekerjaan adalah salah satu sebab paling umum untuk penolakan permohonan status kediaman. Oleh itu, syarikat perlu memastikan kesesuaian antara kepakaran calon dan tugas pekerjaan yang akan diberikan semasa proses pengambilan, dan perlu menjelaskan hubungan ini dengan jelas dalam dokumen permohonan. Selain itu, penting untuk terus mengurus dan memastikan bahawa aktiviti pekerja tidak menyimpang dari skop pekerjaan yang dinyatakan semasa permohonan dan tidak terlibat dalam aktiviti yang boleh dianggap sebagai kerja kasar, sebagai aspek penting dari pematuhan syarikat.

Prosedur Semasa Tinggal di Jepun

Bagi warga asing yang tinggal di Jepun, pelbagai prosedur perundangan diperlukan mengikut perubahan situasi mereka. Melaksanakan prosedur ini dengan betul adalah asas untuk mengekalkan kestabilan tinggal di Jepun.

Kebenaran Mengubah Status Kehadiran di Jepun

Warga asing yang memiliki status kehadiran di Jepun perlu memohon ‘Kebenaran Mengubah Status Kehadiran’ sebelum mereka boleh menjalankan aktiviti yang tidak termasuk dalam skop status kehadiran semasa mereka. Prosedur ini diperuntukkan di bawah Artikel 20 Akta Imigresen Jepun. Sebagai contoh, seorang pelajar dengan status kehadiran ‘Pelajar’ yang ingin bekerja sebagai profesional di sebuah syarikat Jepun selepas tamat pengajian perlu mengubah status kehadirannya kepada ‘Kemahiran Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan, Perniagaan Antarabangsa’ atau seumpamanya.

Permohonan untuk mengubah status kehadiran bukan sekadar prosedur pengemaskinian maklumat pendaftaran. Ia merupakan penilaian yang ketat, setaraf dengan permohonan status kehadiran baru, yang bertujuan untuk menentukan sama ada pemohon memenuhi semua syarat untuk status kehadiran yang baru. Pihak berkuasa yang melakukan penilaian akan membuat keputusan berdasarkan dokumen yang dikemukakan oleh pemohon, termasuk kelayakan aktiviti baru, kesesuaian pemohon, serta tingkah laku pemohon semasa berada di Jepun, termasuk rekod kehadiran sebelumnya.

Kebenaran Pembaharuan Tempoh Tinggal di Jepun

Setiap status tinggal di Jepun mempunyai tempoh tinggal yang ditetapkan oleh Perintah Kementerian Kehakiman. Jika anda ingin terus tinggal di Jepun selepas tarikh tamat tempoh tinggal yang tercatat pada kad tinggal anda, anda mesti memohon ‘Kebenaran Pembaharuan Tempoh Tinggal’ sebelum tarikh tamat tempoh tersebut. Prosedur ini berdasarkan Artikel 21 Akta Imigresen Jepun. Permohonan boleh dibuat, sebagai prinsip umum, kira-kira tiga bulan sebelum tarikh tamat tempoh tinggal.

Pemohonan pembaharuan ini juga berfungsi sebagai audit pematuhan berkala terhadap status tinggal. Pihak berkuasa yang menilai akan menilai semula sama ada pemohon masih menjalankan aktiviti yang sesuai dengan status tinggal yang diberikan dengan jujur, dan sama ada mereka mempunyai masalah dengan kelakuan mereka. Sebagai contoh, bagi mereka yang mempunyai status tinggal ‘Pengurusan & Pentadbiran’, akan disemak sama ada keadaan pengurusan syarikat masih dijaga dengan baik, dan bagi status ‘Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan & Perniagaan Antarabangsa’, akan ditanya sama ada mereka masih terlibat dalam tugas profesional mereka.

Sekiranya tiada keputusan dibuat mengenai permohonan sebelum tarikh tamat tempoh tinggal, tetapi permohonan pembaharuan telah diterima sebelum tarikh tersebut, terdapat ‘Tempoh Khas’ yang membolehkan anda terus tinggal secara sah untuk tempoh maksimum dua bulan dari tarikh tamat tempoh tinggal asal. Ini adalah sistem penting yang bertujuan untuk mengelakkan seseorang daripada menjadi pendatang tanpa izin akibat kelewatan dalam penilaian.

Permit Kerja Luar Kelayakan di Jepun

Warga asing yang memiliki status kediaman di Jepun perlu mendapatkan ‘Permit Kerja Luar Kelayakan’ sebelum mereka boleh terlibat dalam aktiviti berpendapatan yang tidak dibenarkan oleh status kediaman semasa mereka, selagi aktiviti tersebut tidak mengganggu aktiviti utama mereka. Permohonan untuk permit ini dilakukan berdasarkan Artikel 19, Perenggan 2 Akta Imigresen Jepun.

Ada dua jenis utama permit ini. Pertama adalah ‘Permit Umum’, yang biasanya ditujukan untuk mereka yang memiliki status kediaman ‘Pelajar’ atau ‘Tinggal Bersama Keluarga’. Permit ini membenarkan kerja sehingga 28 jam seminggu secara umum, kecuali untuk beberapa jenis perniagaan tertentu seperti perniagaan hiburan. Jenis kedua adalah ‘Permit Khusus’, yang diberikan kepada profesional dengan kelayakan kerja yang ingin melakukan pekerjaan sampingan seperti memberikan ceramah atau konsultasi, dengan menentukan secara spesifik aktiviti dan pihak kontrak.

Ketika syarikat ingin menggaji pelajar sebagai pekerja sambilan, tidak mencukupi hanya dengan memeriksa status Permit Kerja Luar Kelayakan pada kad kediaman mereka. Had masa kerja 28 jam seminggu harus dihitung dengan menggabungkan jam kerja di bawah majikan lain. Oleh itu, syarikat harus menetapkan sistem yang memastikan jumlah jam kerja gabungan tidak melebihi 28 jam seminggu (melalui pengakuan sendiri, janji, permohonan kerja sampingan, dll.) dan mengambil tindakan pembetulan jika ada tanda-tanda pelanggaran. Jika syarikat gagal mengurus ini dengan baik dan akibatnya pekerja bekerja melebihi had yang ditetapkan, syarikat tersebut berisiko dianggap mempromosikan pekerjaan haram.

Kebenaran Penduduk Tetap di Jepun

“Kebenaran Penduduk Tetap” di Jepun adalah izin untuk mengubah status kediaman seseorang kepada “Penduduk Tetap” mengikut Artikel 22 Akta Imigresen Jepun. Status kediaman Penduduk Tetap tidak mempunyai had dalam aktiviti kediaman dan tempoh kediamannya adalah tanpa batas, yang berbeza daripada status kediaman lain, memudahkan pengurusan kediaman secara signifikan. Ini menjadikan asas kehidupan di Jepun sangat stabil.

Untuk mendapatkan Kebenaran Penduduk Tetap, seseorang perlu memenuhi tiga syarat ketat yang ditetapkan dalam Artikel 22(2) Akta Imigresen Jepun. Pertama, “berkelakuan baik” (syarat kelakuan baik), kedua, “memiliki aset atau kemahiran yang mencukupi untuk menjalankan kehidupan secara bebas” (syarat kehidupan bebas), dan ketiga, “keberadaan seseorang sebagai penduduk tetap dianggap sesuai dengan kepentingan negara Jepun” (syarat kesesuaian kepentingan negara). Syarat kesesuaian kepentingan negara biasanya termasuk keadaan di mana seseorang telah tinggal di Jepun secara berterusan selama lebih dari 10 tahun, mematuhi kewajiban umum seperti pembayaran cukai dan sumbangan insurans sosial dengan tepat.

Proses penilaian untuk Kebenaran Penduduk Tetap dilakukan dengan sangat berhati-hati, dan tempoh proses standard adalah 4 bulan, namun pada kenyataannya, proses ini sering memakan masa antara 6 hingga 10 bulan, atau bahkan lebih. Kepatuhan terhadap undang-undang Jepun sepanjang tempoh kediaman seseorang di Jepun akan dinilai secara terperinci, sehingga pelanggaran kecil atau ketidaksesuaian di masa lalu dapat menjadi alasan penolakan kebenaran.

Pengeluaran Sementara dan Kembali Masuk ke Jepun

Warga asing yang menetap di Jepun perlu mengikuti prosedur yang sesuai sebelum keluar dari Jepun untuk urusan kerja atau peribadi, jika mereka ingin kembali masuk dengan status kediaman yang sama. Jika prosedur ini diabaikan, status kediaman yang dimiliki akan luput, dan untuk kembali ke Jepun, mereka perlu memohon semula sijil kelayakan kediaman dari awal.

Gambaran Umum Sistem Kebenaran Kembali Masuk

Untuk memudahkan kembali masuk ke Jepun selepas keluar negara, terdapat dua sistem yang boleh digunakan: ‘Kebenaran Kembali Masuk’ dan ‘Kebenaran Kembali Masuk Anggapan’. Pilihan sistem yang digunakan harus dipilih dengan berhati-hati, bergantung pada tempoh dan tujuan keluar negara.

‘Kebenaran Kembali Masuk’ adalah sistem berdasarkan Artikel 26 Akta Imigresen Jepun, di mana permohonan harus dibuat terlebih dahulu di Pejabat Imigresen setempat sebelum keluar negara, dan kebenaran harus diperoleh. Kebenaran ini digunakan apabila tempoh keluar negara yang dijangka melebihi satu tahun. Terdapat kebenaran sekali guna dan kebenaran berbilang kali yang boleh digunakan berulang kali selama tempoh sah, dengan tempoh sah maksimum hingga lima tahun, dalam lingkungan tempoh kediaman yang sedang dipegang.

Sebaliknya, ‘Kebenaran Kembali Masuk Anggapan’ adalah sistem yang lebih sederhana berdasarkan Artikel 26(2) Akta Imigresen Jepun. Ini membolehkan penduduk jangka menengah dan panjang yang memiliki pasport sah dan kad kediaman untuk kembali masuk ke Jepun dalam tempoh satu tahun selepas keluar negara tanpa perlu permohonan kebenaran terlebih dahulu, dengan menyatakan niat mereka kepada pegawai imigresen di lapangan terbang melalui rekod keluar negara (ED Card) pada waktu keluar negara.

Pemilihan Sistem dari Perspektif Pengurusan Risiko

‘Kebenaran Kembali Masuk Anggapan’ sering digunakan untuk perjalanan perniagaan atau percutian jangka pendek kerana prosedurnya yang mudah dan tiada yuran yang diperlukan. Namun, sistem ini mengandungi risiko yang signifikan. Kelemahan terbesarnya adalah tempoh sahnya, yang hanya satu tahun (atau tarikh tamat tempoh kediaman, mana yang lebih awal), tidak boleh dilanjutkan dari luar Jepun. Tidak kira apa pun alasannya, termasuk penyakit yang tidak dijangka, ketidakstabilan politik tempatan, atau perpanjangan tugas, jika tidak dapat kembali masuk ke Jepun dalam tempoh satu tahun, status kediaman yang dipegang akan luput secara automatik. Jika status kediaman luput, tempoh kediaman berterusan yang telah dikumpul untuk permohonan kebenaran tinggal tetap juga akan direset.

Dari perspektif pengurusan krisis syarikat, adalah lebih bijak untuk mengarahkan pekerja untuk mendapatkan ‘Kebenaran Kembali Masuk’ biasa sebelum keluar negara, walaupun memerlukan usaha dan kos, jika terdapat kemungkinan perjalanan luar negara pekerja tersebut akan dilanjutkan atau jika tempoh perjalanan adalah hampir satu tahun. Ini adalah langkah perlindungan yang penting untuk mengekalkan status kediaman yang stabil bagi pekerja dan mengelakkan gangguan perniagaan akibat keadaan yang tidak dijangka.

Berikut adalah perbandingan utama antara kedua-dua sistem tersebut.

Tanggungjawab Korporat dan Risiko Undang-undang: Perspektif Pengurus

Mengurus keberadaan pekerja asing dengan tepat adalah tanggungjawab sosial syarikat dan juga cabaran pengurusan untuk mengelakkan risiko undang-undang yang serius. Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan haram boleh merosakkan reputasi syarikat secara signifikan dan boleh membawa kepada hukuman jenayah yang berat.

Jenayah Membantu Pekerjaan Haram

Artikel 73-2 Akta Imigresen Jepun menetapkan ‘jenayah membantu pekerjaan haram’. Jenayah ini menghukum tindakan menggaji pekerja asing tanpa kelayakan kerja yang sesuai atau membiarkan mereka melakukan aktiviti yang melebihi batasan yang dibenarkan oleh status kediaman mereka. Tindakan menempatkan pekerja asing di bawah kawalan seseorang untuk tujuan pekerjaan haram atau menguruskan pekerjaan tersebut sebagai perniagaan juga merupakan kesalahan yang boleh dihukum. Hukuman yang ditetapkan adalah penjara sehingga tiga tahun atau denda sehingga tiga juta yen, atau kedua-duanya, yang merupakan hukuman yang sangat berat.

Aspek yang paling penting untuk diperhatikan adalah peruntukan subseksyen kedua artikel yang sama. Subseksyen ini menetapkan bahawa tindakan membantu pekerjaan haram boleh dihukum, dan bahawa ‘tidak mengetahui’ pekerja asing tersebut adalah pekerja haram tidak akan dikecualikan dari hukuman jika terdapat kecuaian. Ini pada dasarnya mengenakan kewajipan yang ketat kepada majikan untuk memeriksa status kediaman dan kebenaran kerja pekerja asing mereka. Jika majikan gagal melakukan pemeriksaan asas seperti memeriksa kad kediaman, alasan ‘tidak mengetahui’ tidak akan diterima. Sebenarnya, syarikat-syarikat dari pelbagai industri termasuk agensi pekerjaan, syarikat pembinaan, restoran, dan sekolah bahasa Jepun telah ditangkap kerana kesalahan ini, menunjukkan bahawa pihak berkuasa secara aktif melaksanakan undang-undang.

Dari Hukuman Jenayah ke Tanggungjawab Sivil: Keputusan Mahkamah Tinggi Hiroshima, 26 Mac 2021

Risiko yang timbul dari kekurangan pengurusan kediaman tidak terbatas pada hukuman jenayah atau tindakan pentadbiran. Baru-baru ini, keputusan kehakiman yang mengakui tanggungjawab ganti rugi sivil secara langsung terhadap syarikat telah ditunjukkan, dan trend ini harus diambil serius oleh pengurus.

Contoh yang simbolik adalah keputusan Mahkamah Tinggi Hiroshima pada 26 Mac 2021. Dalam kes ini, seorang pekerja asing yang dipekerjakan sebagai pelatih kemahiran dalam ‘pembuatan roti’ telah diarahkan oleh syarikat untuk bekerja di luar rancangan latihan kemahiran, termasuk mencuci pinggan dan tugas di ruang makan di sebuah restoran. Akibatnya, pelatih kemahiran ini telah ditangkap dan ditahan atas tuduhan aktiviti di luar kelayakan.

Dalam kes ini, mahkamah telah memerintahkan syarikat dan wakil pengarahnya untuk membayar ganti rugi kepada pelatih kemahiran tersebut. Alasan keputusan ini sangat bermakna dalam pengurusan risiko korporat.

Pertama, mahkamah mengakui bahawa mengarahkan pelatih untuk melakukan tugas di luar perjanjian kerja merupakan pelanggaran kontrak. Kedua, dan lebih penting, mahkamah menentukan bahawa syarikat mempunyai kewajipan undang-undang untuk tidak mengeluarkan arahan kerja yang menyebabkan pekerja melanggar Akta Imigresen, dan telah melanggar kewajipan ini. Walaupun syarikat mendakwa telah berunding dengan badan pengawasan, mahkamah menolak hujah tersebut dengan menyatakan bahawa tanggungjawab akhir untuk mematuhi undang-undang terletak pada syarikat itu sendiri. Selanjutnya, mahkamah mengakui bahawa pekerja asing tidak dapat diharapkan selain daripada mempercayai arahan syarikat, dan oleh itu tidak mempersoalkan tanggungjawab pekerja tersebut.

Keputusan ini membawa implikasi yang signifikan. Ia menunjukkan bahawa pelanggaran Akta Imigresen, yang merupakan masalah undang-undang awam, dapat secara langsung berkaitan dengan tuntutan ganti rugi sivil dari pekerja kepada syarikat, yang merupakan masalah undang-undang persendirian. Ini bermakna, jika syarikat mengurus kediaman pekerja dengan tidak sesuai dan mengarahkan mereka untuk melakukan tugas yang melampaui aktiviti yang dibenarkan, mereka tidak hanya berisiko menerima hukuman dari pihak berkuasa tetapi juga boleh dituntut oleh pekerja itu sendiri untuk ganti rugi seperti kehilangan pendapatan atau pampasan. Ini meningkatkan kepentingan pengurusan kediaman dari sekadar pematuhan peraturan kepada isu-isu yang berkaitan dengan hubungan kerja, tanggungjawab ganti rugi korporat, insurans, dan tadbir urus korporat secara menyeluruh.

Kesimpulan

Sistem pengurusan keberadaan di Jepun dibina atas kerangka yang ketat berdasarkan kebenaran individu dan operasinya kompleks. Bagi syarikat, memahami dan mematuhi sistem ini bukan lagi sekadar sebahagian daripada tugas pengurusan. Ia merupakan aktiviti pematuhan yang fundamental untuk melindungi sumber pengurusan yang berharga seperti tenaga kerja asing dan untuk menyokong pertumbuhan syarikat. Risiko yang timbul daripada kegagalan dalam memeriksa status keberadaan dengan teliti, pengurusan berterusan terhadap skop kerja, serta pelaksanaan prosedur yang tepat sangatlah besar, merangkumi dari hukuman jenayah hingga ke tanggungjawab ganti rugi sipil.

Untuk mengemudi dengan betul dalam bidang hukum yang kompleks dan khusus ini, pengetahuan mendalam dan pengalaman praktikal yang luas adalah sangat penting. Firma guaman Monolith mempunyai rekod prestasi yang kaya dalam menyediakan perkhidmatan hukum dalam semua aspek undang-undang imigresen Jepun kepada pelbagai klien domestik dan internasional selama bertahun-tahun. Firma kami mempunyai pakar yang fasih berbahasa Inggeris, termasuk mereka yang memiliki kelayakan peguam dari luar negeri, yang memungkinkan kami untuk menangani keperluan yang beragam dalam persekitaran perniagaan antarabangsa dengan tepat. Kami menyediakan sokongan menyeluruh untuk memastikan syarikat klien dapat mengurangkan risiko hukum dengan pasti dan menggunakan tenaga kerja global secara stabil sambil mematuhi kepatuhan.