Kerangka Undang-Undang Pembayaran Gaji dalam Undang-Undang Buruh Jepun: Dari Perspektif Pematuhan dan Pengurusan Risiko

Di Jepun, pematuhan terhadap peraturan perundangan yang berkaitan dengan pembayaran gaji bukan sahaja merupakan kewajipan pengurusan tenaga kerja, tetapi juga merupakan elemen penting dalam tadbir urus korporat yang membentuk asas pertumbuhan berterusan dan pemeliharaan kredibiliti sosial syarikat. Pelanggaran terhadap kepatuhan berkaitan gaji boleh menyebabkan bukan sahaja kewajipan pembayaran gaji yang belum dibayar, tetapi juga boleh menjadi subjek siasatan dan cadangan pembetulan oleh Jabatan Pengawasan Standar Buruh. Di samping itu, dalam masyarakat moden, penyebaran maklumat oleh pekerja atau bekas pekerja melalui media sosial boleh memberikan kesan negatif yang serius terhadap imej syarikat dan menjadikan pengambilan dan pengekalan bakat-bakat terbaik menjadi lebih sukar, yang boleh memberikan kesan besar terhadap pengurusan perniagaan itu sendiri. Sistem perundangan Jepun melindungi hak gaji pekerja secara berlapis melalui pelbagai undang-undang untuk menjamin kestabilan kehidupan pekerja. Secara khusus, terdapat ‘Undang-Undang Gaji Minimum Jepun’ yang menetapkan standard minimum gaji, ‘Undang-Undang Standard Buruh Jepun’ yang mengatur prinsip asas kaedah pembayaran, ‘Undang-Undang Sivil Jepun’ yang menjamin keutamaan tuntutan, dan ‘Undang-Undang Jepun Mengenai Jaminan Pembayaran Gaji dan Lain-lain’ yang memastikan pembayaran semasa berhenti kerja. Undang-undang ini tidak berfungsi secara bebas tetapi berinteraksi antara satu sama lain untuk membentuk sistem perlindungan yang komprehensif. Oleh itu, sangat penting untuk memahami bahawa pelanggaran terhadap satu peraturan boleh tidak sengaja mengundang pelanggaran terhadap peraturan lain, yang boleh meningkatkan risiko undang-undang dan kewangan syarikat. Artikel ini akan menerangkan kerangka undang-undang pembayaran gaji di Jepun dan kewajipan yang harus dipatuhi oleh majikan, dengan merujuk kepada peruntukan undang-undang utama dan kes-kes mahkamah yang relevan.  

Kerangka Undang-Undang Sistem Upah Minimum di Jepun

Undang-Undang Upah Minimum Jepun bertujuan untuk menstabilkan kehidupan pekerja dengan menetapkan jumlah minimum gaji yang mesti dibayar oleh majikan kepada pekerja mereka. Undang-undang ini menetapkan jumlah upah minimum yang tidak boleh dikurangkan melalui persetujuan antara pihak-pihak yang terlibat, berfungsi sebagai peraturan mandatori.

Perkara 4(1) Undang-Undang Upah Minimum Jepun menetapkan bahawa majikan mesti membayar gaji yang tidak kurang dari jumlah upah minimum kepada pekerja yang terkena aplikasi undang-undang ini. Selanjutnya, Perkara 4(2) menyatakan bahawa walaupun pekerja dan majikan bersetuju pada gaji yang lebih rendah daripada jumlah upah minimum, perjanjian tersebut akan dianggap tidak sah, dan isi kontrak akan dianggap sama dengan peruntukan upah minimum. Ini bermakna, tanpa mengira persetujuan pekerja, standard minimum yang ditetapkan oleh undang-undang akan diterapkan secara paksa.

Upah minimum terdiri daripada dua jenis: ‘Upah Minimum Berdasarkan Wilayah’, yang berlaku untuk semua pekerja tanpa mengira industri atau pekerjaan, dan ‘Upah Minimum Khusus (Berdasarkan Industri)’, yang berlaku untuk pekerja dalam industri tertentu. Jika pekerja terkena aplikasi kedua-dua jenis upah minimum, jumlah yang lebih tinggi akan diterapkan.

Untuk menentukan sama ada gaji yang dibayar melebihi jumlah upah minimum, perlu mengira gaji yang layak dengan mengecualikan beberapa jenis pembayaran tertentu. Menurut Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Upah Minimum Jepun, gaji yang dibayar secara sementara (seperti elaun perkahwinan) atau gaji yang dibayar lebih dari satu bulan sekali (seperti bonus) tidak termasuk dalam pengiraan upah minimum. Dalam sistem gaji bulanan atau harian, jumlah tersebut dibahagikan dengan jumlah jam kerja yang ditetapkan untuk mendapatkan jumlah per jam, yang kemudian dibandingkan dengan jumlah upah minimum yang berlaku (per jam).

Jika majikan tidak membayar gaji yang melebihi jumlah upah minimum berdasarkan wilayah, mereka boleh dikenakan denda hingga 500,000 yen berdasarkan Perkara 40 Undang-Undang Upah Minimum Jepun.

Sebagai contoh kes hukum yang membahas skop aplikasi Undang-Undang Upah Minimum, kita dapat merujuk kepada kes NHK (Stesen Penyiaran Nagoya) (Keputusan Mahkamah Tinggi Nagoya, 26 Jun 2018). Dalam kes ini, isu yang dipertikaikan adalah tentang ‘percubaan kerja’ yang dilakukan oleh seorang pekerja yang sedang cuti sakit mental untuk menilai kelayakan kembali bekerja, yang mana percubaan kerja tersebut tidak dibayar. Mahkamah memberi perhatian kepada fakta bahawa percubaan kerja tersebut dilakukan di bawah arahan dan pengawasan majikan, dan hasil kerja (draf berita yang disumbangkan) benar-benar disiarkan, sehingga majikan mendapat manfaat darinya. Walaupun ada aspek rehabilitasi, mahkamah memutuskan bahawa percubaan kerja tersebut secara substansial merupakan ‘kerja’ di bawah arahan dan pengawasan majikan, dan memerintahkan syarikat untuk membayar gaji yang tidak kurang dari jumlah upah minimum. Kes ini menunjukkan bahawa, tanpa mengira nama kontrak atau niat pihak-pihak yang terlibat, jika realiti kerja dinilai berada di bawah arahan dan pengawasan majikan, maka ia akan menjadi subjek aplikasi Undang-Undang Upah Minimum. Ini menunjukkan bahawa aktiviti yang dilakukan di bawah nama magang, latihan, atau tempoh percubaan mungkin memerlukan pembayaran gaji jika realitinya sesuai, dan syarikat harus mempertimbangkan dengan teliti dalam merancang sistem ini.

Prinsip Asas Akta Standard Buruh Jepun dalam Pengaturan Pembayaran Gaji

Akta Standard Buruh Jepun menetapkan peraturan asas untuk melindungi kehidupan pekerja dengan menentukan kaedah dan waktu pembayaran gaji yang spesifik. Prinsip-prinsip yang dinyatakan dalam Artikel 24 Akta Standard Buruh Jepun ini dikenali sebagai ‘Lima Prinsip Pembayaran Gaji’ dan merupakan salah satu norma asas yang paling penting dalam pengurusan buruh di Jepun. Jika terdapat pelanggaran terhadap prinsip-prinsip ini, denda sehingga 300,000 yen boleh dikenakan berdasarkan Artikel 120 Akta yang sama.

Pertama, ‘prinsip pembayaran tunai’. Gaji harus dibayar dalam mata wang Jepun (tunai) sebagai prinsip utama. Pembayaran dalam bentuk barangan seperti produk syarikat atau baucar adalah dilarang sebagai prinsip. Walau bagaimanapun, pembayaran melalui pemindahan bank yang ditetapkan oleh pekerja atau ke akaun institusi pemindahan dana yang memenuhi syarat tertentu (pembayaran digital) adalah dikecualikan dengan persetujuan pekerja.

Kedua, ‘prinsip pembayaran langsung’. Gaji harus dibayar secara langsung kepada pekerja itu sendiri untuk mengelakkan eksploitasi oleh perantara. Pembayaran kepada wakil sah seperti penjaga atau wakil sukarela yang diberi kuasa tidak dibenarkan. Sebagai pengecualian, pembayaran kepada ‘utusan’ yang dianggap sama dengan pekerja dalam norma sosial, seperti pasangan, dalam kes di mana pekerja itu sakit, atau pembayaran kepada pihak ketiga melalui penyitaan hutang berdasarkan keputusan mahkamah, adalah dibenarkan.

Ketiga, ‘prinsip pembayaran penuh’. Gaji harus dibayar sepenuhnya. Sebagai prinsip, pengguna tidak boleh menyelesaikan hutang seperti pinjaman kepada pekerja dengan gaji secara sepihak. Pengecualian kepada prinsip ini ditetapkan dengan ketat, dan hanya boleh dilakukan potongan dari gaji seperti sewa rumah syarikat jika ada perjanjian bertulis (perjanjian buruh-majikan) antara kesatuan pekerja yang mewakili majoriti pekerja atau wakil yang mewakili majoriti pekerja. Persetujuan individu pekerja sahaja tidak mencukupi, dan diperlukan persetujuan kolektif, yang mencerminkan keinginan kuat undang-undang untuk melindungi gaji sebagai sumber kehidupan pekerja dari potongan yang tidak wajar.

Keempat, ‘prinsip pembayaran sekurang-kurangnya sekali sebulan’. Untuk menjamin kestabilan kehidupan pekerja, gaji harus dibayar sekurang-kurangnya sekali setiap bulan. Walaupun sistem gaji tahunan digunakan, jumlah gaji tahunan harus dibahagikan dan dibayar setiap bulan. Walau bagaimanapun, gaji yang dibayar secara sementara, bonus, dan pembayaran lain yang serupa yang ditetapkan oleh perintah Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan dikecualikan dari prinsip ini.

Kelima, ‘prinsip pembayaran pada tarikh tertentu’. Penetapan tarikh pembayaran gaji yang spesifik juga diwajibkan. Tarikh pembayaran seperti ‘setiap 25 hari bulan’ atau ‘akhir bulan’ harus ditetapkan secara spesifik. Penetapan tarikh pembayaran yang berubah-ubah setiap bulan seperti ‘setiap Jumaat ketiga bulan’ atau yang memberikan julat tarikh pembayaran seperti ‘antara 15 hingga 25 hari setiap bulan’ tidak dibenarkan. Ini juga merupakan peraturan penting untuk memastikan pekerja dapat merancang kehidupan mereka dengan stabil.

Kedudukan Utama Tuntutan Gaji: Perlindungan di Bawah Undang-Undang Sivil Jepun

Bukan sahaja peraturan buruh, tetapi juga Undang-Undang Sivil Jepun menyediakan peruntukan yang kuat untuk melindungi tuntutan gaji. Ini dikenali sebagai sistem ‘Hak Keutamaan’. Hak Keutamaan membolehkan individu yang mempunyai tuntutan tertentu yang ditetapkan oleh undang-undang untuk mendapatkan pembayaran terlebih dahulu daripada harta pemiutang berbanding dengan pemiutang lain.

Perkara 306(2) Undang-Undang Sivil Jepun menetapkan bahawa ‘hak keutamaan umum’ wujud ke atas keseluruhan harta pemiutang (majikan) berkenaan dengan tuntutan yang timbul daripada ‘hubungan pekerjaan’. Tuntutan yang timbul daripada hubungan pekerjaan ini, tentu saja, termasuk tuntutan gaji pekerja. Selanjutnya, Perkara 308 Undang-Undang Sivil Jepun menjelaskan bahawa hak keutamaan ini wujud berkenaan dengan gaji.

Kekuatan hak keutamaan umum ini sangat signifikan. Apabila terdapat pertentangan antara hak keutamaan umum, Perkara 329(1) Undang-Undang Sivil Jepun menetapkan urutan keutamaan, di mana hak keutamaan yang berkaitan dengan hubungan pekerjaan diberikan kedudukan yang sangat tinggi, iaitu kedua selepas hak keutamaan untuk ‘perbelanjaan bersama’.

Ini bermakna, sekiranya keadaan kewangan majikan merosot dan tidak dapat membayar penuh kepada semua pemiutang, gaji yang belum dibayar kepada pekerja harus dibayar terlebih dahulu daripada harta keseluruhan syarikat, sebelum hutang kepada institusi kewangan atau hutang dagangan kepada pemiutang biasa. Peruntukan ini meningkatkan status tuntutan gaji daripada sekadar tuntutan kontrak kepada tuntutan yang secara praktikalnya mempunyai hak cagaran keutamaan yang dijamin oleh keseluruhan harta syarikat. Dari perspektif pengurus atau pemegang saham, penting untuk mengakui bahawa gaji yang belum dibayar bukan sahaja merupakan isu buruh atau risiko peraturan, tetapi juga merupakan liabiliti kewangan yang harus diutamakan dan mempunyai kesan terhadap keseluruhan aset syarikat.

Pengesahan Pelaksanaan Pembayaran Gaji Ketika Berhenti Kerja di Bawah Undang-Undang Jepun

Untuk memastikan pembayaran gaji kepada pekerja yang berhenti kerja dilaksanakan dengan pasti, Jepun mempunyai undang-undang khusus yang dikenali sebagai “Undang-Undang Jepun Mengenai Pengesahan Pembayaran Gaji” (selanjutnya disebut “Undang-Undang Pengesahan Pembayaran Gaji”). Undang-undang ini bertujuan khusus untuk menormalkan pembayaran gaji dan sebagainya, terutama ketika pekerja meninggalkan perniagaan.

Dalam Undang-Undang Pengesahan Pembayaran Gaji, terdapat satu peruntukan penting yang dinyatakan dalam Artikel 6, yaitu sistem “faedah kelewatan” yang ditetapkan. Menurut perenggan pertama Artikel 6, majikan harus membayar faedah kelewatan kepada pekerja yang telah berhenti kerja atas jumlah gaji (tidak termasuk pampasan berhenti kerja) yang tidak dibayar hingga tarikh pembayaran yang sepatutnya, dengan mengira jumlah tersebut pada kadar tahunan sebanyak 14.6%. Kadar faedah ini ditetapkan mengikut Perintah Pelaksanaan Undang-Undang Jepun Mengenai Pengesahan Pembayaran Gaji, Artikel 1.

Kadar 14.6% ini, apabila dibandingkan dengan kadar faedah perdagangan biasa atau had maksimum ganti rugi kelewatan dalam kontrak pengguna, adalah jauh lebih tinggi. Penetapan kadar faedah yang tinggi ini tidak hanya bertujuan untuk menggantikan kerugian yang dialami oleh pekerja akibat tidak menerima gaji, tetapi juga mempunyai makna hukuman yang kuat terhadap majikan untuk tidak melambatkan pembayaran gaji ketika pekerja berhenti. Dengan kata lain, badan legislatif telah mengenakan hukuman yang tinggi untuk mencegah majikan daripada melambatkan pembayaran gaji kepada pekerja yang berhenti dan menggunakan dana tersebut sebagai pinjaman tanpa faedah jangka pendek secara faktual.

Peruntukan ini mengirimkan mesej yang jelas kepada pengurus perusahaan bahawa pembayaran gaji terakhir kepada pekerja yang berhenti harus menjadi prioritas utama. Walaupun hanya terjadi kelewatan pembayaran dalam jangka waktu pendek, faedah kelewatan yang tinggi ini dapat dengan cepat meningkat dan menjadi beban keuangan yang tidak dijangka bagi perusahaan. Ini adalah kos yang sepenuhnya dapat dielakkan dan kejadiannya dapat menunjukkan kekurangan dalam pengurusan kewangan dan sistem pematuhan hukum perusahaan.

Jadual Perbandingan: Gambaran Keseluruhan Sistem Hukum yang Melindungi Hak Kredit Gaji di Jepun

Seperti yang telah dijelaskan sebelum ini, sistem perundangan Jepun melindungi hak kredit gaji melalui pelbagai undang-undang seperti Akta Gaji Minimum Jepun, Akta Standard Buruh Jepun, Undang-Undang Sivil Jepun, dan Akta Jaminan Pembayaran Gaji Jepun. Undang-undang ini, walaupun mempunyai tujuan dan cara yang berbeza, secara keseluruhannya membentuk satu sistem yang bertujuan untuk memastikan pembayaran gaji pekerja dilakukan dengan pasti dan adil. Jadual di bawah ini mengatur perbandingan peranan dan ciri-ciri setiap undang-undang untuk memberikan gambaran keseluruhan yang jelas.

Sebagaimana yang ditunjukkan oleh jadual ini, Akta Gaji Minimum Jepun menetapkan standard minimum untuk ‘jumlah’ gaji yang harus dibayar, sementara Akta Standard Buruh Jepun mengatur ‘cara pembayaran’ gaji tersebut. Undang-Undang Sivil Jepun menjamin ‘kedudukan prioritas’ kredit gaji jika pembayaran terhenti, dan Akta Jaminan Pembayaran Gaji Jepun mengenakan hukuman yang berat terhadap kelewatan pembayaran, terutama pada ‘waktu berhenti kerja’. Dengan cara ini, setiap undang-undang melindungi hak kredit gaji dari aspek yang berbeza, sehingga membentuk sistem penjaminan pelaksanaan yang komprehensif dan tanpa kebocoran.

Kesimpulan

Seperti yang telah dibincangkan dalam artikel ini, pematuhan terhadap pembayaran gaji di Jepun bukanlah semata-mata mematuhi satu undang-undang, tetapi memerlukan pemahaman mendalam terhadap sistem yang kompleks yang terdiri daripada pelbagai peraturan. Memastikan pematuhan terhadap jumlah gaji minimum, penerapan lima prinsip pembayaran yang ditetapkan oleh Akta Standard Buruh Jepun (Japanese Labor Standards Act), serta pembayaran gaji akhir yang cepat ketika berhenti kerja adalah tanggungjawab asas yang penting untuk mengelakkan sanksi hukum, kerugian kewangan, dan risiko reputasi yang sukar dipulihkan. Syarikat-syarikat perlu sentiasa memastikan sistem penggajian, kandungan kontrak pekerjaan, dan peraturan dalaman mereka selaras dengan undang-undang terkini dan melakukan peninjauan berterusan.

Firma kami, Monolith Law Office, mempunyai rekod prestasi yang kukuh dalam memberikan nasihat yang luas mengenai isu-isu perundangan buruh yang dibahas dalam artikel ini kepada pelbagai klien di dalam Jepun. Kami mempunyai beberapa peguam yang berkelayakan di luar negeri dan fasih dalam bahasa Inggris, yang mahir dalam menghadapi cabaran unik yang dihadapi oleh syarikat-syarikat yang mengembangkan bisnis secara internasional. Kami mampu menyediakan sokongan hukum menyeluruh, mulai dari pembangunan sistem pematuhan terhadap peraturan buruh yang kompleks di Jepun, penilaian risiko tenaga kerja, hingga penanganan kasus-kasus konkrit.