Perlindungan Upah dalam Undang-Undang Buruh Jepun: Penjelasan Prinsip Asas yang Perlu Dipatuhi oleh Pengurus

Pembayaran gaji merupakan kewajipan asas bagi majikan dan merupakan elemen teras dalam hubungan kontrak kerja di Jepun. Dalam menjalankan perniagaan di Jepun, mematuhi kerangka hukum yang ketat berkaitan pembayaran gaji adalah bahagian penting dalam pengurusan risiko. Bidang ini terutamanya dikawal oleh dua undang-undang. Yang pertama adalah ‘Undang-Undang Sivil Jepun’ yang menetapkan hubungan antara kerja dan ‘upah’ berdasarkan prinsip kebebasan kontrak. Yang kedua adalah ‘Undang-Undang Standard Buruh Jepun’, undang-undang khusus yang mengenakan peraturan mandatori untuk melindungi pekerja, berdasarkan asumsi ketidakseimbangan kuasa rundingan antara majikan dan pekerja. Khususnya, peraturan berkaitan ‘gaji’ yang ditetapkan oleh Undang-Undang Standard Buruh mempunyai keutamaan atas prinsip umum Undang-Undang Sivil dan memberi kesan langsung terhadap aktiviti korporat. Artikel ini akan menjelaskan secara terperinci prinsip-prinsip hukum yang membentuk perlindungan gaji dalam Undang-Undang Standard Buruh Jepun, khususnya ‘Lima Prinsip Pembayaran Gaji’ yang dinyatakan dalam Artikel 24 undang-undang tersebut, dengan merujuk kepada peruntukan undang-undang spesifik dan kes-kes mahkamah yang penting. Tujuannya adalah untuk membantu lapisan pengurusan syarikat, pemegang saham, dan pegawai undang-undang memahami peraturan kompleks ini dengan tepat, memastikan pematuhan, dan mengurangkan risiko hukum secara efektif.

Gaji di Bawah Undang-Undang Jepun: Persilangan Antara Kode Sivil dan Akta Standard Buruh

Dalam sistem perundangan Jepun, pembayaran untuk pekerjaan diatur dari dua perspektif yang berbeza, yaitu ‘Kode Sivil Jepun’ dan ‘Akta Standard Buruh Jepun’, dan memahami perbezaan ini sangat penting.

Perspektif Kode Sivil Jepun: ‘Upah’ dalam Kontrak Pekerjaan

Artikel 623 Kode Sivil Jepun mendefinisikan kontrak pekerjaan sebagai “suatu perjanjian di mana satu pihak bersetuju untuk bekerja untuk pihak lain, dan pihak lain bersetuju untuk memberikan upah sebagai balasannya” . Di sini, ‘upah’ dianggap sebagai subjek hubungan hutang piutang pribadi yang ditentukan berdasarkan kesepakatan antara pihak-pihak, yaitu prinsip kebebasan kontrak. Kode Sivil tidak menetapkan aturan terperinci mengenai cara pembayaran upah dan secara prinsip, pekerja tidak dapat menuntut upah sebelum mereka menyelesaikan pekerjaan yang dijanjikan (Artikel 624(1) Kode Sivil Jepun) . Ini berarti, dalam dunia tanpa Akta Standard Buruh, waktu dan cara pembayaran sepenuhnya tergantung pada kesepakatan pihak-pihak.  

Perspektif Akta Standard Buruh Jepun: ‘Gaji’ sebagai Hak yang Dilindungi

Sebaliknya, Akta Standard Buruh Jepun memiliki karakteristik sebagai hukum publik yang menetapkan standar minimum untuk kondisi kerja. Artikel 11 Akta ini mendefinisikan ‘gaji’ secara luas sebagai “segala sesuatu yang dibayar oleh majikan kepada pekerja sebagai kompensasi untuk pekerjaan, tidak peduli apa namanya, termasuk gaji, upah, tunjangan, bonus, dan lain-lain” . Karena Akta Standard Buruh adalah hukum khusus terhadap Kode Sivil, ketentuannya memiliki kekuatan yang mengikat secara mutlak. Artinya, kesepakatan dalam kontrak kerja yang tidak memenuhi standar yang ditetapkan oleh Akta Standard Buruh akan dianggap tidak sah berdasarkan Artikel 13 Akta Standard Buruh Jepun, dan standar yang ditetapkan oleh hukum akan diterapkan secara otomatis .  

Hubungan antara kedua undang-undang ini tidak hanya terbatas pada perbedaan definisi. Ini mencerminkan pergeseran filosofis hukum dari ranah otonomi kontrak pribadi, di mana negara harus campur tangan dan memberikan perlindungan minimum. Berbeda dengan Kode Sivil yang mengasumsikan ‘kesepakatan’ antara pihak-pihak yang setara, Akta Standard Buruh didasarkan pada asumsi ketidakseimbangan kekuatan struktural antara majikan dan pekerja, dan campur tangan untuk melindungi kehidupan pekerja. Oleh karena itu, bahkan jika pekerja telah memberikan persetujuan individu terkait cara pembayaran gaji, jika isi persetujuan tersebut melanggar standar yang ditetapkan oleh Akta Standard Buruh, persetujuan tersebut akan dianggap tidak sah secara hukum. Kesalahpahaman mengenai hal ini dapat menyebabkan kesalahan serius dalam kepatuhan.

Tabel berikut merangkum perbedaan konseptual antara ‘upah’ di bawah Kode Sivil Jepun dan ‘gaji’ di bawah Akta Standard Buruh Jepun.

Lima Prinsip Pembayaran Upah: Peraturan Inti Akta Standard Buruh Jepun

Perkara 24 Akta Standard Buruh Jepun merupakan peraturan yang membentuk inti perlindungan upah dan dikenali sebagai ‘Lima Prinsip Pembayaran Upah’. Peraturan ini menetapkan bahawa “upah mesti dibayar dalam bentuk wang tunai, secara langsung kepada pekerja, dan dalam jumlah penuh.” “Pembayaran mesti dilakukan sekurang-kurangnya sekali sebulan pada tarikh yang ditetapkan.” Kelima-lima prinsip ini bukan berdiri sendiri tetapi berfungsi secara bersamaan sebagai sistem komprehensif yang bertujuan untuk menstabilkan asas kehidupan pekerja. ‘Pembayaran dalam bentuk wang tunai’ dan ‘pembayaran secara langsung’ menjamin upah sampai ke tangan pekerja dalam bentuk yang selamat dan boleh digunakan, manakala ‘pembayaran penuh’ melindungi nilai upah tersebut. Selanjutnya, ‘pembayaran sekurang-kurangnya sekali sebulan’ dan ‘pembayaran pada tarikh yang ditetapkan’ memastikan pendapatan dapat diramalkan. Memahami tujuan keseluruhan ini adalah penting dalam mentafsirkan pengecualian kepada setiap prinsip.

Prinsip Pembayaran Dalam Mata Wang

Secara prinsipnya, gaji harus dibayar dalam bentuk tunai Yen Jepun, mata wang yang mempunyai kuasa penguatkuasaan di Jepun. Pembayaran dalam mata wang asing, cek, atau bentuk barangan sebagai gaji dilarang secara prinsip untuk melindungi pekerja dari ketidakselesaan penukaran dan ketidakstabilan nilai.  

Prinsip ini mempunyai pengecualian penting yang disesuaikan dengan realiti aktiviti ekonomi moden. Pengecualian yang paling umum adalah pembayaran gaji ke dalam akaun bank yang ditetapkan oleh pekerja dengan persetujuan jelas daripada mereka. Dalam kes ini, sekadar persetujuan pekerja sahaja tidak mencukupi; dalam banyak kes, perjanjian antara majikan dan pekerja mengenai pelaksanaan pemindahan akaun juga diperlukan. Baru-baru ini, dengan pindaan kepada Peraturan Pelaksanaan Akta Standard Buruh, pembayaran gaji ke dalam akaun penyedia perkhidmatan pemindahan dana yang ditetapkan oleh Menteri Kesejahteraan dan Buruh (pembayaran digital) juga menjadi mungkin dengan syarat persetujuan pekerja. Selain itu, dengan adanya persetujuan pekerja, pembayaran pampasan persaraan melalui cek atau, jika ada peruntukan dalam perjanjian buruh, pembayaran elaun pengangkutan dalam bentuk tiket perjalanan bulanan juga dibenarkan.  

Yang penting di sini adalah ‘persetujuan’ untuk pengecualian ini tidak bersifat sekali sahaja dan tidak boleh ditarik balik. Keputusan Mahkamah Ringkas Kochi pada 18 Mac 1981 (Kes Taxi Mikuni) telah menjelaskan perkara ini dengan jelas. Dalam kes ini, pekerja yang pada mulanya bersetuju dengan pemindahan bank kemudian menuntut pembayaran tunai, tetapi majikan menolak permintaan tersebut. Mahkamah memutuskan bahawa tindakan majikan tersebut melanggar prinsip pembayaran dalam mata wang. Kes ini menunjukkan bahawa prinsip pembayaran dalam mata wang merupakan hak asasi pekerja dan pengecualian untuk kemudahan (pemindahan akaun) tidak boleh menyebabkan pekerja melepaskan hak asasi mereka secara kekal. Oleh itu, syarikat perlu mengekalkan sistem praktikal untuk membayar gaji dalam bentuk tunai kepada pekerja yang tidak bersetuju atau menarik balik persetujuan mereka untuk pemindahan akaun.  

Prinsip Pembayaran Langsung

Gaji harus dibayar secara langsung kepada pekerja untuk menghapuskan eksploitasi perantara dan memastikan bahawa imbalan kerja sampai ke tangan pekerja itu sendiri.  

Di bawah prinsip ini, walaupun pekerja itu sendiri telah melantik wakil, pembayaran gaji kepada wakil tersebut (wakil sukarela) adalah haram. Jika pekerja adalah seorang yang belum dewasa, pembayaran kepada wali sah seperti penjaga mereka juga dilarang dengan jelas di bawah Artikel 59 Akta Standard Buruh Jepun (Japanese Labor Standards Act). Selain itu, majikan tidak dibenarkan membayar gaji secara langsung kepada pemiutang walaupun pekerja mempunyai hutang wang.  

Pengecualian yang diizinkan adalah pembayaran kepada ‘utusan’ pekerja. Utusan di sini merujuk kepada seseorang yang hanya menyampaikan atau melaksanakan keputusan pekerja tanpa memiliki kuasa membuat keputusan sendiri. Sebagai contoh, dalam kes di mana pekerja yang sakit dan dirawat di hospital, keluarga mereka datang untuk menerima sampul gaji yang disegel. Namun, perbezaan antara wakil dan utusan kadang-kadang kabur dan membawa risiko undang-undang, oleh itu, dalam praktik, pembayaran langsung kepada pekerja atau pemindahan ke akaun atas nama pekerja yang telah disetujui oleh mereka adalah cara yang paling selamat.  

Kes penting yang menunjukkan kepentingan prinsip ini adalah keputusan Mahkamah Agung pada 12 Mac 1968 (Showa 43). Dalam kes ini, pekerja telah memindahkan hak untuk menerima wang persaraan mereka (hutang gaji) kepada pihak ketiga. Mahkamah Agung memutuskan bahawa walaupun kontrak pemindahan hutang tersebut mungkin sah antara pihak-pihak yang terlibat (pekerja dan penerima pemindahan), ia tidak mempengaruhi kewajiban majikan di bawah Akta Standard Buruh Jepun. Ini bermakna, majikan masih mempunyai kewajiban untuk membayar gaji (dalam hal ini, wang persaraan) secara langsung kepada pekerja, dan penerima pemindahan hutang tidak boleh menuntut pembayaran langsung dari majikan. Keputusan ini menunjukkan bahawa dasar perlindungan pekerja, sebagai kebijakan awam, dapat campur tangan bahkan dalam kekuatan transaksi peribadi di bawah undang-undang sivil dan membatasi kesan undang-undangnya. Oleh itu, syarikat harus mengabaikan pemberitahuan pemindahan hutang gaji dari pemiutang pekerja dan terus melakukan pembayaran kepada pekerja itu sendiri.  

Prinsip Pembayaran Penuh

Di bawah undang-undang pekerjaan Jepun, gaji harus dibayar sepenuhnya, dan majikan secara prinsip dilarang untuk membuat potongan sepihak dari gaji (potongan langsung) . Tujuan utama dari prinsip ini adalah untuk memastikan pekerja menerima jumlah bayaran yang dijanjikan secara penuh, demi menjamin kestabilan kehidupan ekonomi mereka.  

Walaupun begitu, terdapat pengecualian terhadap prinsip ini. Pertama, potongan seperti cukai pendapatan, cukai penduduk, dan yuran insurans sosial yang diwajibkan oleh undang-undang boleh dipotong dari gaji tanpa persetujuan khusus . Kedua, untuk potongan item yang tidak berdasarkan undang-undang seperti sewa rumah syarikat atau yuran kesatuan sekerja, perlu ada perjanjian bertulis (perjanjian buruh dan majikan) yang ditetapkan antara majikan dan kesatuan pekerja yang mewakili majoriti pekerja di tempat kerja (atau wakil yang mewakili majoriti pekerja jika tiada kesatuan) .  

Salah satu isu hukum yang kompleks adalah sama ada majikan boleh menyeimbangkan hutang yang dimiliki kepada pekerja (seperti hak tuntutan ganti rugi atau hak tuntutan pengembalian pinjaman) dengan hutang gaji. Secara prinsip, penyeimbangan sepihak seperti ini melanggar prinsip pembayaran penuh dan tidak dibenarkan. Hal ini ditegaskan dalam keputusan Mahkamah Agung pada 2 November 1956 (kes Kansai Precision Instruments), di mana mahkamah tidak mengakui penyeimbangan gaji dengan tuntutan ganti rugi yang dikemukakan oleh majikan .  

Namun, terdapat dua pengecualian yang diakui oleh keputusan mahkamah dalam situasi terbatas. Salah satunya adalah ‘penyeimbangan penyesuaian’. Ini merujuk kepada tindakan menyelesaikan pembayaran berlebihan yang terjadi akibat kesalahan dalam pengiraan gaji, pada masa pembayaran gaji berikutnya. Keputusan Mahkamah Agung pada 18 Disember 1969 (kes Fukushima Prefecture Teachers’ Union) menyatakan bahawa penyeimbangan seperti ini dibenarkan jika pembayaran berlebihan dan penyelesaian berlaku dalam tempoh yang masuk akal, dan jumlah yang diseimbangkan tidak mengancam kehidupan ekonomi pekerja . Walau bagaimanapun, dalam kes di mana separuh daripada bonus dipotong tanpa pemberitahuan terlebih dahulu, tindakan tersebut telah dianggap sebagai penyeimbangan penyesuaian yang tidak sah (keputusan Mahkamah Tinggi Tokyo pada 9 April 2008) .  

Pengecualian kedua adalah penyeimbangan berdasarkan ‘persetujuan bebas’ pekerja. Keputusan Mahkamah Agung pada 26 November 1990 (kes Nisshin Steel) merupakan kes utama yang berkaitan dengan isu ini . Dalam kes tersebut, pekerja secara sukarela meminta untuk menggunakan wang persaraan mereka untuk membayar balik pinjaman dari majikan, dan tidak ada paksaan dari majikan dalam proses pengambilan keputusan tersebut, sehingga penyeimbangan antara wang persaraan dan pinjaman dianggap sah. Keputusan ini menunjukkan bahawa sekadar adanya tanda tangan pada surat persetujuan tidak mencukupi; yang penting adalah sama ada persetujuan tersebut dibuat tanpa pengaruh hubungan kerja yang tidak seimbang dan benar-benar berdasarkan kehendak bebas. Mengingat tingginya standar yang ditetapkan untuk ‘kualiti persetujuan’ ini, bagi syarikat, kebijakan yang paling selamat adalah secara prinsip tidak melakukan penyeimbangan dengan gaji.  

Prinsip Pembayaran Sekurang-kurangnya Sekali Sebulan dan Prinsip Pembayaran pada Tarikh Tetap di Jepun

Kedua-dua prinsip ini berfungsi bersama-sama untuk memberikan keteraturan dan kebolehjangkaan kepada pendapatan pekerja.  

Prinsip ‘Pembayaran Sekurang-kurangnya Sekali Sebulan’ adalah peraturan yang mengharuskan penentuan sekurang-kurangnya satu hari pembayaran gaji dalam setiap bulan kalendar (dari hari pertama hingga akhir bulan). Ini berlaku walaupun dalam sistem gaji tahunan, di mana jumlah gaji tahunan harus dibahagikan sekurang-kurangnya kepada 12 bahagian dan dibayar setiap bulan. Sebagai contoh, menggabungkan beberapa hari gaji pekerja yang mula bekerja pada akhir bulan dengan gaji bulan berikutnya dan membayarnya pada bulan seterusnya adalah pelanggaran terhadap prinsip ini.  

Prinsip ‘Pembayaran pada Tarikh Tetap’ memerlukan penentuan tarikh pembayaran yang spesifik. Penetapan tarikh seperti ‘setiap 25 haribulan’ atau ‘akhir bulan setiap bulan’ adalah sah, tetapi menetapkan jangka waktu seperti ‘antara 20 hingga 25 haribulan setiap bulan’ atau ‘Jumaat ketiga setiap bulan’ yang menyebabkan tarikh berubah-ubah setiap bulan adalah tidak sah kerana tarikhnya tidak spesifik.  

Prinsip-prinsip ini mempunyai pengecualian berdasarkan peruntukan dalam Fasal 2, Perenggan 24 Akta Standard Buruh Jepun (Japanese Labor Standards Act), yang membenarkan pengecualian untuk pembayaran gaji yang dibayar secara sementara (seperti elaun perkahwinan), bonus, dan elaun lain yang berdasarkan prestasi kerja untuk tempoh lebih dari satu bulan, yang mana sifatnya menjadikan pembayaran pada tarikh tetap setiap bulan sukar atau tidak sesuai.  

Risiko Pengurusan yang Ditimbulkan oleh Pelanggaran Peraturan di Jepun

Jika terdapat pelanggaran terhadap salah satu daripada lima prinsip pembayaran gaji yang ditetapkan dalam Artikel 24 Akta Standard Buruh Jepun (Japanese Labor Standards Act), seseorang boleh dikenakan hukuman jenayah berupa denda tidak melebihi 300,000 yen berdasarkan Artikel 120 akta yang sama. Di bawah undang-undang buruh Jepun, bukan sahaja individu yang bertanggungjawab atas pelanggaran tersebut, tetapi juga syarikat sebagai badan korporat boleh dikenakan hukuman, menunjukkan bahawa syarikat tidak dapat mengelak dari tanggungjawab.

Pada pandangan pertama, jumlah denda sebanyak 300,000 yen mungkin terasa ringan, terutama bagi syarikat besar. Namun, hukuman langsung ini seringkali hanya permulaan kepada risiko pengurusan yang lebih besar. Siasatan oleh Pejabat Pengawasan Standard Buruh tidak terbatas pada kesalahan tunggal yang memulakan siasatan, tetapi boleh berkembang menjadi audit menyeluruh yang meliputi semua aspek pengurusan buruh syarikat. Akibatnya, syarikat mungkin menerima cadangan pembetulan dan terpaksa mengubah operasi perniagaannya. Lebih jauh lagi, pendedahan pelanggaran peraturan kepada umum boleh merosakkan kredibiliti sosial syarikat secara signifikan, memberi kesan buruk yang luas mulai dari aktiviti pengambilan pekerja, transaksi dengan pelanggan, hingga ke pembiayaan. Oleh itu, pematuhan terhadap prinsip pembayaran gaji bukan hanya untuk mengelakkan denda sebagai tujuan pasif, tetapi harus dilihat sebagai isu penting yang berkaitan dengan teras tadbir urus korporat untuk menyokong pertumbuhan dan kestabilan berterusan syarikat.

Kesimpulan

Di bawah Undang-Undang Standard Buruh Jepun, lima prinsip pembayaran gaji yang ditetapkan, iaitu ‘pembayaran dalam bentuk wang tunai’, ‘pembayaran secara langsung’, ‘pembayaran penuh’, ‘pembayaran sekurang-kurangnya sekali sebulan’, dan ‘pembayaran pada tarikh yang ditetapkan’, bukan sekadar panduan administratif tetapi merupakan tuntutan hukum yang ketat dan mandatori, didasarkan pada dasar awam yang kuat untuk melindungi pekerja. Prinsip-prinsip ini tidak boleh diubah atau dikecualikan melalui persetujuan peribadi dengan pekerja. Bagi semua syarikat yang menjalankan perniagaan di Jepun, memahami dengan mendalam dan mematuhi peraturan ini serta menyusun sistem dalaman yang sesuai adalah tanggungjawab penting untuk membina hubungan industri yang stabil dan mengelakkan risiko hukum. Firma guaman Monolith mempunyai rekod prestasi yang kaya dalam memberikan nasihat kepada pelbagai klien domestik dan internasional mengenai isu-isu kompleks yang berkaitan dengan undang-undang buruh Jepun, khususnya dalam aspek pematuhan gaji dan pengiraan upah. Di firma kami, terdapat pelbagai peguam yang bukan sahaja mahir dalam undang-undang Jepun tetapi juga memiliki kelayakan peguam dari negara lain dan berbicara dalam bahasa Inggeris. Gabungan kemampuan bahasa ini dan pengetahuan hukum lintas yurisdiksi kami adalah sangat berharga, terutama bagi syarikat asing dan multinasional yang ingin menyesuaikan dasar sumber manusia global mereka dengan peraturan Jepun. Kami menyediakan perkhidmatan undang-undang profesional mulai dari peninjauan dan penilaian risiko sistem pengurusan buruh syarikat anda hingga ke perwakilan dalam pertikaian, jika perlu. Sila hubungi kami untuk mendapatkan bantuan.