मेल म्यागजिन वितरणमा अप्ट-इन प्रक्रियाको विधि

इमेल मार्केटिङमा पहिले प्रत्यक्ष इमेलको प्रयोग गरिन्थ्यो, तर इन्टरनेटको व्यापक प्रयोगसँगै अहिले “मेल म्यागजिन (मेगाजिन)” को महत्व बढ्दै गएको छ।

संसारभरका प्रयोगकर्ताहरूलाई केवल क्लिक गरेर मेल म्यागजिन पठाउन सकिने सजिलो र छिटो प्रक्रिया, साथै कम लागत, मेल म्यागजिनको प्रमुख आकर्षण हो।

तर, मेल म्यागजिन पठाउँदा सम्बन्धित जापानी कानुनको पालना नगरेमा जेल सजाय वा जरिवाना जस्ता दण्ड पाइने सम्भावना रहन्छ।

विशेष गरी, धेरैलाई थाहा नभएको “अप्ट-इन नियमन” को बारेमा, यस पटक हामी सुरक्षित रूपमा मेल म्यागजिन पठाउन आवश्यक “मेल म्यागजिन पठाउने क्रममा अप्ट-इन प्रक्रिया गर्ने तरिका” लाई सजिलै बुझ्न सकिने गरी व्याख्या गर्नेछौं।

オプトイン規制とは

「オプトイン(Opt-in)」 भनेको प्राप्तकर्ताले विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलको प्रेषकलाई मेल पठाउन अनुरोध गर्ने वा मेल पठाउन “सहमति” दिने प्रक्रिया हो। यसमा “सहमति” को अभिव्यक्ति नभएका प्राप्तकर्ताहरूलाई इलेक्ट्रोनिक मेल विज्ञापन पठाउनको लागि सामान्यतया निषेध गरिएको छ, जसलाई “オプトイン規制” भनिन्छ।

२००८ (平成20) सालको कानूनी संशोधनसम्म, प्रेषकलाई प्राप्तकर्ताले मेल प्राप्त नगर्ने सूचना “オプトアウト(Opt-out)” दिने प्रणाली अपनाइएको थियो, तर मेलको संख्यामा वृद्धि भएपछि “オプトイン方式” मा परिवर्तन गरियो।

オプトイン規制को आधारभूत नियम विशेष電子メール法(特定電子メールの送信の適正化等に関する法律)को धारा 3 को उपधारा 1 मा आधारित छ।

धारा 3 (विशेष電子メールको प्रेषणको सीमा)
प्रेषकले निम्नलिखित व्यक्तिहरू बाहेक अन्य व्यक्तिहरूलाई विशेष電子メール पठाउन सक्दैन।
1. पहिले नै विशेष電子メール पठाउन अनुरोध गर्ने वा पठाउन सहमति दिने व्यक्तिले प्रेषक वा प्रेषण आयोगकर्तालाई (इलेक्ट्रोनिक मेलको प्रेषणको लागि आयोग गरिएको व्यक्ति (व्यावसायिक उद्देश्यका लागि संस्था र व्यापार गर्ने व्यक्तिहरूमा मात्र सीमित) लाई सूचना दिएको व्यक्ति
2. पहिलो बुँदामा उल्लिखित व्यक्तिहरू बाहेक, आन्तरिक मामिला मन्त्रालय र क्याबिनेट कार्यालयको नियम अनुसार आफ्नो इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना प्रेषक वा प्रेषण आयोगकर्तालाई सूचना दिएको व्यक्ति
3. पहिलो दुई बुँदामा उल्लिखित व्यक्तिहरू बाहेक, विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलको माध्यमबाट विज्ञापन वा प्रचार गर्ने व्यापारमा संलग्न व्यक्तिसँग व्यापारिक सम्बन्धमा रहेका व्यक्ति
4. पहिलो तीन बुँदामा उल्लिखित व्यक्तिहरू बाहेक, आन्तरिक मामिला मन्त्रालय र क्याबिनेट कार्यालयको नियम अनुसार आफ्नो इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना सार्वजनिक गरेका संस्था वा व्यक्ति (व्यक्तिको हकमा, व्यापार गर्ने व्यक्तिहरूमा मात्र सीमित)

特定電子メール

「特定電子メール」 भनेको व्यावसायिक उद्देश्यका लागि प्रेषक (संस्था वा व्यक्ति) द्वारा विज्ञापन वा प्रचारको लागि पठाइने इलेक्ट्रोनिक मेल हो, तर निम्न प्रकारका मेलहरू पनि “विज्ञापन वा प्रचारको लागि पठाइने इलेक्ट्रोनिक मेल” मा पर्दछन्।

• व्यावसायिक सेवाहरू वा उत्पादनहरू सम्बन्धी जानकारीलाई विज्ञापन वा प्रचार गर्न चाहने वेबसाइटमा निर्देशित गर्ने उद्देश्य समावेश भएको इलेक्ट्रोनिक मेल
• SNS मा निमन्त्रणा वा पुरस्कार जितेको सूचना, साथीबाट आएको मेल वा सदस्यता साइटमा अन्य सदस्यबाट आएको सन्देशको रूपमा प्रस्तुत गरेर व्यावसायिक उद्देश्यको वेबसाइटमा निर्देशित गर्ने इलेक्ट्रोनिक मेल

तर, निम्न प्रकारका इलेक्ट्रोनिक मेलहरू “特定電子メール” मा पर्दैनन्।

• व्यापारिक सम्बन्धमा रहेका सूचनाहरू जस्तै व्यापारिक सर्तहरूको जानकारी दिने कार्यालयीय सन्देश वा शुल्कको सूचना जसमा विज्ञापन वा प्रचारको सामग्री समावेश छैन र विज्ञापन वा प्रचारको वेबसाइटमा निर्देशित गर्दैन
• सामान्य मौसमको शुभकामना जसमा विज्ञापन वा प्रचारको सामग्री समावेश छैन र विज्ञापन वा प्रचारको वेबसाइटमा निर्देशित गर्दैन
• गैर-व्यावसायिक संस्था जस्तै राजनीतिक संस्था, धार्मिक संस्था, NPO संस्था, श्रमिक संघ आदि द्वारा पठाइने इलेक्ट्रोनिक मेल

罰則

विशेष電子メール法को उल्लङ्घन गर्दा, आन्तरिक मामिला मन्त्री र क्याबिनेट प्रधानमन्त्रीले प्रेषकलाई “अनुकूल आदेश” वा “सुधार आदेश” “दर्ता रद्द” जस्ता कारबाही गर्न सक्छन्।

त्यसैगरी, प्रेषक जानकारीलाई गलत प्रस्तुत गरेर पठाएको वा विभिन्न आदेशहरूको पालना नगरेको अवस्थामा, १ वर्षभन्दा कमको जेल सजाय वा १० लाख येनभन्दा कमको जरिवाना (संस्थाको हकमा, कार्यकर्तालाई सजाय दिनुका साथै संस्थालाई ३००० लाख येनभन्दा कमको जरिवाना) हुन सक्छ।

जापानमा अप्ट-इन नियमको अपवाद

जापानमा अप्ट-इन नियम अन्तर्गत, जब प्राप्तकर्ताले विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलको पठाइको लागि “सहमति” जनाउँछन्, तब मात्र यो मान्य हुन्छ। तर, निम्न व्यक्तिहरूलाई विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल पठाउन अनुमति दिइन्छ:

लेख्य रूपमा आफ्नो इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना सूचित गर्ने व्यक्ति

यदि कसैले आफ्नो इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना लेखिएको “लेख्य” सामग्री, जस्तै बिजनेस कार्ड, प्रदान गर्छ भने, उनीहरूले यो बुझ्छन् कि अर्को पक्षबाट इलेक्ट्रोनिक मेल पठाइने सम्भावना छ। यस अवस्थामा, अर्को पक्षले प्राप्तकर्ताको “सहमति” बिना पनि विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल पठाउन सक्छ।

त्यसैगरी, “लेख्य” सामग्री नभए पनि, वेब साइट जस्ता माध्यमबाट इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना सूचित गर्दा, निम्न अवस्थामा प्राप्तकर्ताको “सहमति” बिना पनि विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल पठाउन सकिन्छ:

• “सम्झौताको स्थापना,” “सम्झौताको सामग्री,” “अर्डर पुष्टि” जस्ता महत्वपूर्ण विषयहरूमा सम्बन्धित इलेक्ट्रोनिक मेलसँग विज्ञापन समावेश गर्दा
• प्राप्तकर्ताको “सहमति” लिएर पठाइने मेल म्यागजिन जस्ता इलेक्ट्रोनिक मेलको केही भागमा विज्ञापन समावेश गर्दा
• फ्रीमेल जस्ता निःशुल्क मेल ठेगाना प्राप्त गर्न सकिने सेवाहरूमा निःशुल्क प्रयोगको शर्तको रूपमा विज्ञापन समावेश गर्दा

※ अनलाइन बिजनेस कार्ड आदानप्रदान “लेख्य” सामग्री मानिंदैन, त्यसैले यो अप्ट-इन नियमको अधीनमा पर्छ, ध्यान दिनुहोस्।

व्यापारिक सम्बन्धमा रहेका व्यक्ति

उदाहरणका लागि, यदि कुनै ग्राहकले वित्तीय संस्थामा खाता खोलेर निरन्तर रूपमा वित्तीय संस्थाको प्रयोग गरिरहेको छ भने, वित्तीय संस्था र ग्राहकबीच व्यापारिक सम्बन्ध रहेको मानिन्छ, र यस अवस्थामा अप्ट-इन नियमको अपवाद लागू हुन्छ।

तर, यदि कुनै ग्राहकले अनलाइन पसलबाट केवल एक पटक मात्र खरिद गरेको छ भने, अनलाइन पसल र ग्राहकबीच निरन्तर व्यापारिक सम्बन्ध रहेको मानिंदैन, र यो अप्ट-इन नियमको अधीनमा पर्छ।

आफ्नो इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना सार्वजनिक गर्ने व्यक्ति

इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना सार्वजनिक गर्ने उद्देश्य तेस्रो पक्षबाट इलेक्ट्रोनिक मेल प्राप्त गर्न हो, त्यसैले विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल पठाइए पनि यो स्वीकार्य मानिन्छ र अप्ट-इन नियमको बाहिर राखिएको छ। तर, यदि विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलको प्राप्ति अस्वीकार गर्ने कुरा स्पष्ट गरिएको छ भने, यो अप्ट-इन नियमको अधीनमा पर्छ।

जापानमा अप्ट-इन प्रक्रिया गर्ने तरिका

「सहमति」 प्राप्त गर्ने तरिका

जापानी अप्ट-इन नियमनमा सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कुरा भनेको प्राप्तकर्ताबाट विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल पठाउनको लागि “सहमति” को अभिव्यक्ति प्राप्त गर्नु हो। “सहमति” भएको छ कि छैन भन्ने निर्णय गर्नका लागि निम्न आवश्यकताहरू आवश्यक छन्।

• प्राप्तकर्ताले “विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलको पठाइ” हुने कुरा बुझिरहेको हुनु पर्छ।
• त्यसमा “सहमतिको अभिव्यक्ति” भएको हुनु पर्छ।

“सहमति” प्राप्त भएको कुरा स्पष्ट पार्नका लागि, प्राप्तकर्ताले सहमति/पुष्टिकरण मेलमा जवाफ दिनु आवश्यक छ।

<नमूना>
「※ यो मेल, विगतमा हाम्रो सेमिनार आदिमा सहभागी भएका वा सोधपुछ गरेका व्यक्तिहरूलाई पठाइएको हो। हाम्रो सेवा वा उत्पादनहरू सम्बन्धी मेल म्यागजिनको वितरण चाहनुहुन्छ भने, कृपया यस मेलमा जवाफ दिनुहोस्।

「सहमति」 प्राप्त गर्ने प्रदर्शनको तरिका

「सहमति」 प्राप्त गर्दा, ① मेलको पठाउने व्यक्ति, र ② विज्ञापन/प्रचार सामग्री भएको इलेक्ट्रोनिक मेल पठाइ हुने कुरा प्राप्तकर्ताले बुझ्न सक्नुपर्छ। त्यसका लागि सिफारिस गरिएका प्रदर्शन विधिका मुख्य बुँदाहरू यस प्रकार छन्।

• अक्षरको “आकार” वा “रंग” द्वारा ध्यानाकर्षण गराउनुहोस्।
• प्रदर्शन सामग्रीलाई “आवेदन बटन” को नजिक राख्नुहोस्।
• 「विज्ञापन मेलको पठाइ चाहन्छु」 भन्ने चेकबक्स खाली राख्नुहोस्, र प्राप्तकर्ताले आफैंले चेक गर्नुपर्ने (डिफल्ट-अफ) प्रणाली बनाउनुहोस्।
• 「विज्ञापन मेलको पठाइ चाहन्छु」 भन्ने चेकबक्समा पहिले नै चेक गरिएको (डिफल्ट-ऑन) प्रणालीमा, रंग वा अन्डरलाइन जस्ता तरिकाले चेक गरिएको कुरा प्राप्तकर्ताले बुझ्न सक्ने बनाउनुहोस्।
• धेरै व्यवसायीहरूबाट विज्ञापन/प्रचार सामग्री भएको इलेक्ट्रोनिक मेल पठाइ हुने अवस्थामा, प्रत्येकको “उद्योग”, “कम्पनी नाम”, “साइट नाम” आदि उल्लेख गर्नुहोस्।

थप रूपमा, प्राप्तकर्ताले गल्तीले “सहमति” दिनबाट रोक्नका लागि, ① विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलको पठाइमा सहमति दिएको कुरा, ② विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलको शीर्षक आदि, आवेदनको पुष्टिकरण स्क्रिनमा प्रदर्शन गर्न सिफारिस गरिन्छ।

डबल अप्ट-इनको सिफारिस

डबल अप्ट-इन भनेको, इलेक्ट्रोनिक मेलको पठाइमा “सहमति” दिएका प्राप्तकर्ताको मेल ठेगानामा विज्ञापन/प्रचार सामग्री नभएको पुष्टिकरण मेल पठाउने र प्राप्तकर्ताको जवाफ आदि द्वारा विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल पठाइको लागि “सहमति” निश्चित गर्ने प्रक्रिया हो।

यो, अरूको इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना बिना अनुमति प्रयोग गर्ने “नक्कली” सहमति रोकथाम र प्राप्तकर्ताको “सहमति” को प्रमाणिकरणको लागि प्रभावकारी विधि हो।

फोनद्वारा “सहमति” सम्भव छ कि?

कानूनअनुसार, सहमति प्राप्त गर्ने विधि सीमित गरिएको छैन, त्यसैले फोनद्वारा सहमति प्राप्त गर्नु पनि मान्य हुन्छ। तर, “सहमतिको प्रमाणको रेकर्डको संरक्षण” अनिवार्य गरिएको छ, त्यसैले सहमति प्राप्त गर्दा “समय” र “विधि” जस्ता अवस्थाहरूको रेकर्ड राख्नुपर्छ।

जापानमा मेल म्यागजिन पठाउने व्यक्तिको दायित्व

मेल म्यागजिन जस्ता विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल पठाउने व्यक्तिहरूले प्राप्तकर्ताबाट “सहमति” प्राप्त गर्नुका साथै केही अन्य दायित्वहरू पनि पूरा गर्नुपर्छ।

अस्वीकृति (オプトアウト) को जानकारी

विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल कानून र कार्यान्वयन नियमहरूमा, विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलमा निम्न जानकारीको अनिवार्य प्रदर्शनको व्यवस्था गरिएको छ।

• विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल पठाउने जिम्मेवार व्यक्तिको नाम वा नामावली
• पठाउने जिम्मेवार व्यक्तिको ठेगाना
• अस्वीकृति (オプトアウト) गर्न सकिने जानकारी
• अस्वीकृति (オプトアウト) गर्न प्रयोग हुने इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना वा होमपेज ठेगाना
• गुनासो वा सोधपुछका लागि फोन नम्बर, इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना वा होमपेज ठेगाना

<अस्वीकृति (オプトアウト) गर्न सकिने जानकारीको नमूना>
“तपाईंले मेलको तलको लिंकबाट कुनै पनि समयमा वितरण रोक्न सक्नुहुन्छ।”

<अस्वीकृति (オプトアウト) विधिको नमूना>
“यदि तपाईं वितरण रोक्न चाहनुहुन्छ भने, कृपया तलको URL बाट रोक्नुहोस्।”
“मेल म्यागजिनको सेवा परिवर्तन वा रद्द गर्न यहाँ क्लिक गर्नुहोस्।”

अस्वीकृति (オプトアウト) सम्बन्धमा, प्रदर्शन विधि, अक्षरको “आकार”, “रंग”, “स्थान” आदि जस्ता कुराहरूमा प्राप्तकर्ताले सजिलैसँग पहिचान गर्न सक्ने बनाउन महत्त्वपूर्ण छ।

गोपनीयता नीति थप्नको सिफारिस

वेबसाइटको “सम्पर्क जानकारी प्रदर्शन” अघि, प्राप्तकर्ताको इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना जस्ता व्यक्तिगत जानकारीको “प्रकटीकरण”, “सुधार”, “प्रयोग रोकथाम” आदि सम्बन्धी गोपनीयता नीतिको प्रावधान थप्न सिफारिस गरिन्छ।

＜नमूना＞
“हाम्रो कम्पनीले, व्यक्तिगत जानकारी संरक्षण कानूनको आधारमा, हामीसँग भएको व्यक्तिगत जानकारीको प्रकटीकरण, सुधार, थप, मेटाउने, प्रयोग रोकथाम, मेटाउने आदि (तल, “प्रकटीकरण आदि” भनिन्छ) को अनुरोध प्राप्त भएमा, अनुरोध गर्ने व्यक्तिको पहिचान पुष्टि गरेपछि, व्यक्तिगत जानकारी संरक्षण कानून अनुसार ढिलाइ नगरी प्रतिक्रिया दिनेछ।”

“व्यक्तिगत जानकारी संरक्षण कानूनलाई ध्यानमा राखेर गोपनीयता नीति तयार गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरू” बारे थप जान्न चाहनेहरूका लागि तल विस्तृत रूपमा उल्लेख गरिएको छ, कृपया यस लेखसँगै हेर्नुहोस्।

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

“सहमति प्रमाणित गर्ने रेकर्ड” को संरक्षण

अस्वीकृति (オプトイン) नियमनमा, कानूनी हो कि होइन भन्ने निर्णय गर्न प्राप्तकर्ताको पूर्व “सहमति” को उपस्थिति महत्त्वपूर्ण हुन्छ, त्यसैले विशेष इलेक्ट्रोनिक मेल कानूनको धारा 3 को उपधारा 2 मा “सहमति प्रमाणित गर्ने रेकर्ड” को संरक्षण अनिवार्य गरिएको छ।

संरक्षण सामग्री

“सहमति प्रमाणित गर्ने रेकर्ड” सम्बन्धी संरक्षण सामग्री निम्न मध्ये कुनै एक हुनेछ।

• सहमति प्राप्त गरेको “इलेक्ट्रोनिक मेल ठेगाना”, “समय”, “विधि” जस्ता अवस्थाहरूको रेकर्ड
• लेख्य, इलेक्ट्रोनिक मेल, वेबसाइट आदि मार्फत “सहमति” प्राप्त गरेको अवस्थामा, “सहमति” प्राप्त गर्दा प्राप्तकर्तालाई प्रस्तुत गरिने पाठ वा स्क्रीन संरचना जस्ता स्थिर भागहरूको रेकर्ड

संरक्षण अवधि

संरक्षण अवधि, सामान्यतया विशेष इलेक्ट्रोनिक मेलको पठाइ रोकिएको दिनबाट 1 महिना बितेपछि समाप्त हुने दिनसम्मको रूपमा निर्धारण गरिएको छ। तर, सम्बन्धित कानूनको उल्लङ्घन गरी उपाय आदेश प्राप्त भएमा, अन्तिम पठाइको दिन अनुसार संरक्षण अवधि परिवर्तन हुन सक्छ, त्यसैले ध्यान दिन आवश्यक छ।

सारांश

यस पटक, हामीले ① जापानमा ओप्ट-इन नियमन के हो, ② ओप्ट-इन नियमनका अपवादहरू, ③ ओप्ट-इन प्रक्रियाको विधि, ④ मेल म्यागजिन पठाउने व्यक्तिको कर्तव्यहरू “विशिष्ट इलेक्ट्रोनिक मेल कानून” र सम्बन्धित कानूनी प्रावधानहरूमा आधारित भएर विस्तृत रूपमा व्याख्या गरेका छौं।

व्यावसायिक परिदृश्यमा, यस लेखमा प्रस्तुत गरिएको सामग्री बाहेकका केसहरू पनि देखा पर्न सक्छन्।

यस्ता अवस्थामा, आफ्नै निर्णय नगरीकन, विशेषज्ञ ज्ञान र अनुभव भएका जापानी वकिलसँग पूर्व सल्लाह लिनु उपयुक्त हुन्छ।