De toepassing van de Japanse 'Subcontracting Law' op systeemontwikkeling en de sancties bij overtreding uitgelegd

In de IT-sector is het gebruikelijk dat systeemontwikkelaars hun ontwikkelingswerkzaamheden uitbesteden aan andere ontwikkelaars door middel van een dienstverleningsovereenkomst.

Bij het aangaan van een overeenkomst is er een wet die vooral de hoofdaannemer moet controleren. Dit is de Japanse ‘Subcontract Act’ (Wet ter voorkoming van vertraging in de betaling van onderaannemingskosten). De Subcontract Act is een wet die de verplichtingen, verboden en sancties van de hoofdaannemer vaststelt met als doel de eerlijke handel in onderaanneming en de bescherming van de belangen van de onderaannemer.

Als u meer wilt weten over de Subcontract Act, raadpleeg dan het volgende artikel op onze website.

Hoe wordt de Subcontract Act toegepast wanneer IT-diensten worden uitbesteed tussen bedrijven? En welke sancties zijn er als de Subcontract Act wordt overtreden?

In dit artikel zullen we in detail kijken naar de classificatie van ‘systeemontwikkeling en -operatie’ en ‘consultingrapporten’, die vaak worden uitgevoerd in de IT-praktijk, als voorbeelden van uitbesteding van diensten.

Hoe wordt bepaald wie onder de Japanse Subcontracting Law valt?

De Japanse Subcontracting Law is een wet die is opgesteld om de eerlijkheid van onderaannemingscontracten te waarborgen en de belangen van onderaannemers te beschermen. Het stelt de verplichtingen, verboden en sancties voor de hoofdaannemer vast.

Als de Japanse Subcontracting Law van toepassing is, worden onderaannemers goed beschermd, terwijl de hoofdaannemer strenge regels moet naleven.

Let op, de juridische aard van de contractuele overeenkomst, of het nu een contract of een quasi-mandaat is, valt onder de Japanse Subcontracting Law, zolang het voldoet aan de bovenstaande criteria.

Echter, niet alle transacties vallen onder de Japanse Subcontracting Law.

De Japanse Subcontracting Law bepaalt de reikwijdte van de toepasselijke onderaannemingscontracten vanuit zowel het oogpunt van de inhoud van de transactie als de classificatie van het kapitaal. Hieronder wordt uitgelegd wat de inhoud van de transactie en de classificatie van het kapitaal inhouden.

Indeling van het kapitaal

In de Japanse Subcontracting Law (Wet op de onderaanneming) is een indeling van het kapitaal van de hoofdaannemer en de onderaannemer vastgelegd, afhankelijk van de inhoud van de transactie.

Er zijn vier patronen voor deze kapitaalindeling, en bepaalde soorten transacties die aan deze patronen voldoen, vallen onder de toepassing van de Subcontracting Law.

Patroon 1: Het kapitaal van de hoofdaannemer is meer dan 300 miljoen yen en dat van de onderaannemer is 300 miljoen yen of minder.
Patroon 2: Het kapitaal van de hoofdaannemer is tussen de 10 miljoen en 300 miljoen yen en dat van de onderaannemer is 10 miljoen yen of minder.

De transacties die onder deze categorie vallen, zijn productie op contractbasis, reparatie op contractbasis, het maken van informatieresultaten op contractbasis (beperkt tot het maken van programma’s) en het leveren van diensten op contractbasis (beperkt tot zaken die betrekking hebben op informatieverwerking).

Systeemontwikkeling en -exploitatie vallen onder deze categorie.

Patroon 3: Het kapitaal van de hoofdaannemer is meer dan 50 miljoen yen en dat van de onderaannemer is 50 miljoen yen of minder.
Patroon 4: Het kapitaal van de hoofdaannemer is tussen de 10 miljoen en 50 miljoen yen en dat van de onderaannemer is 10 miljoen yen of minder.

De transacties die onder deze categorie vallen, zijn het maken van informatieresultaten op contractbasis (uitgezonderd het maken van programma’s) en het leveren van diensten op contractbasis (uitgezonderd zaken die betrekking hebben op informatieverwerking).

Consultingrapporten vallen onder deze categorie.

Transactie-inhoud

Transacties die onderworpen zijn aan de regelgeving van de Japanse Subcontracting Law (Onderaannemingswet) kunnen, afhankelijk van de inhoud van de opdracht, grofweg worden onderverdeeld in ① productieopdrachten ② reparatieopdrachten ③ opdrachten voor het maken van informatieresultaten ④ dienstverleningsopdrachten.

Systeemontwikkeling en -beheer, enz.

Voor systeemontwikkeling en -beheer is de kans groot dat ze vallen onder ③ opdrachten voor het maken van informatieresultaten en ④ dienstverleningsopdrachten. We zullen de definities en specifieke voorbeelden van transactie-inhoud voor elk van deze uitleggen.

Laten we eerst kijken naar ③ opdrachten voor het maken van informatieresultaten. “Opdrachten voor het maken van informatieresultaten” worden als volgt gedefinieerd in de Subcontracting Law:

“Opdrachten voor het maken van informatieresultaten” in deze wet verwijzen naar het uitbesteden van het geheel of een deel van de handelingen van het maken van informatieresultaten, die het doel zijn van de levering of het aannemen als bedrijf door een ondernemer, aan een andere ondernemer, en naar het uitbesteden van het geheel of een deel van de handelingen van het maken van informatieresultaten, die een ondernemer maakt voor zijn eigen gebruik als bedrijf, aan een andere ondernemer.

Subcontracting Law Artikel 2, Paragraaf 3 https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=331AC0000000120[ja]

Daarnaast verwijst “informatieresultaten” naar zaken die bestaan uit programma’s (software, systemen, enz.), beelden en geluiden, geluiden, enz. (zoals televisieprogramma’s en films), en zaken die bestaan uit teksten, figuren, symbolen, enz. (zoals ontwerpen, rapporten).

Er zijn drie soorten opdrachten voor het maken van informatieresultaten:

・Een ondernemer (hoofdaannemer) die het zijn bedrijf maakt om informatieresultaten beschikbaar te stellen voor anderen door middel van verkoop, licentieverlening, enz., besteedt de creatie van die informatieresultaten uit aan een andere ondernemer (onderaannemer).
Bijvoorbeeld, wanneer een systeemontwikkelaar de ontwikkeling van een visitekaartjesbeheersysteem dat hij aan gebruikers levert, uitbesteedt aan een andere ondernemer, of wanneer een game-softwareproducent en -verkoper de creatie van een game-software die hij aan consumenten verkoopt, uitbesteedt aan een andere ondernemer.

・Een ondernemer (hoofdaannemer) die de creatie van informatieresultaten heeft aangenomen van een gebruiker (opdrachtgever), besteedt de creatie uit (heruitbesteding) aan een andere ondernemer (onderaannemer).
Bijvoorbeeld, wanneer een systeemontwikkelaar een deel van de ontwikkeling van een systeem dat hij heeft aangenomen om te ontwikkelen van een gebruiker, uitbesteedt (heruitbesteding) aan een andere ondernemer.

・Een ondernemer (hoofdaannemer) die informatieresultaten maakt voor eigen gebruik als bedrijf, besteedt de creatie van die informatieresultaten uit aan een andere ondernemer (onderaannemer).
Bijvoorbeeld, wanneer een webontwikkelaar een deel van de ontwikkeling van zijn eigen intranetsite uitbesteedt aan een andere ondernemer.

Vervolgens is de definitie van ④ dienstverleningsopdrachten als volgt:

“Dienstverleningsopdrachten” in deze wet verwijzen naar het uitbesteden van het geheel of een deel van de handelingen van het leveren van diensten, die het doel zijn van de levering als bedrijf door een ondernemer, aan een andere ondernemer (met uitzondering van het laten aannemen van het geheel of een deel van de bouwwerkzaamheden, die een ondernemer die zich bezighoudt met de bouwsector (zoals gedefinieerd in Artikel 2, Paragraaf 2 van de Construction Industry Law (Bouwindustriewet) (Wet nr. 100 van 1949)) als bedrijf aanneemt, door een andere ondernemer die zich bezighoudt met de bouwsector).

Subcontracting Law Artikel 2, Paragraaf 4 https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=331AC0000000120[ja]

Bijvoorbeeld, wanneer een softwareverkoper het onderhoud en de werking van de betreffende software uitbesteedt aan een andere ondernemer, valt dit hieronder.

Consultingrapport

Een consultingrapport valt onder informatieresultaten (zie Subcontracting Law Artikel 2, Paragraaf 6, Item 3), dus het uitbesteden van de creatie ervan valt onder ③ opdrachten voor het maken van informatieresultaten.

Verplichtingen en verboden voor hoofdaannemers volgens de Japanse Subcontracting Law

Wat zijn de verplichtingen van de hoofdaannemer als de transactie onder de Japanse Subcontracting Law valt? We zullen dit uitleggen samen met de verboden.

Verplichtingen

Onder de Japanse Subcontracting Law zijn de volgende verplichtingen opgelegd aan de hoofdaannemer:

・Verplichting om een schriftelijk document te verstrekken met details over de betaling, de prijs, de betalingstermijn, enz.
・Verplichting om een betalingstermijn voor de onderaanneming vast te stellen
・Verplichting om documenten te maken en te bewaren die de betaling van de onderaannemer, de ontvangst van de betaling en de betaling van de onderaanneming vermelden
・Verplichting om vertragingsrente te betalen als de betaling niet op tijd is gedaan

Verboden

Onder de Japanse Subcontracting Law zijn de volgende verboden opgelegd aan de hoofdaannemer:

・Verbod op weigering van ontvangst
・Verbod op vermindering van de onderaannemingsprijs
・Verbod op vertraging van de betaling van de onderaanneming
・Verbod op onredelijke retourzending
・Verbod op het afdingen
・Verbod op het dwingen tot aankoop van goederen of gebruik van diensten
・Verbod op vergeldingsmaatregelen
・Verbod op vroege betaling voor grondstoffen, enz.
・Verbod op het geven van moeilijk te verdisconteren wissels
・Verbod op het vragen om onredelijke economische voordelen
・Verbod op onredelijke wijziging van de betalingsvoorwaarden, herhaling van het werk

Voor meer details, zie het Ministerie van Economie, Handel en Industrie ‘Richtlijnen voor de bevordering van eerlijke onderaanneming in de informatiediensten- en software-industrie[ja]‘.

We zullen hieronder in detail uitleggen over de onderaannemingsprijs en de betalingsvoorwaarden, die gemakkelijk problemen kunnen veroorzaken in de IT-industrie.

Onderaannemingsprijs en betalingstermijn

Wat betreft de ‘onderaannemingsprijs’, is het verboden om een bedrag vast te stellen dat aanzienlijk lager is dan de marktprijs of om de prijs te verlagen na de bestelling, ondanks dat er geen schuld ligt bij de onderaannemer.

Wat betreft de ‘betalingstermijn’, moet deze zo kort mogelijk worden vastgesteld, binnen 60 dagen na ontvangst van de goederen (in het geval van dienstverlening, de dag waarop de dienst is verleend).

Wat betreft ‘vertragingsrente’, als de hoofdaannemer de betaling vertraagt, moet hij een vertragingsrente van 14,6% per jaar betalen aan de onderaannemer, berekend vanaf 60 dagen na de ontvangst van de goederen tot de betalingsdatum (zie de regels van de Fair Trade Commission).

Ontvangst en retour van goederen

Het is verboden voor de hoofdaannemer om de ontvangst van bestelde goederen te weigeren, ondanks dat er geen schuld ligt bij de onderaannemer.

Wat betreft ‘retourzending’, is het voor de hoofdaannemer verboden om goederen te retourneren, ondanks dat er geen schuld ligt bij de onderaannemer. Echter, als er na ontvangst een defect wordt ontdekt dat niet onmiddellijk kan worden vastgesteld, kan het product binnen 6 maanden worden geretourneerd.

Onredelijke serviceverzoeken en verbod op wijziging van betalingsvoorwaarden

Het is verboden voor de hoofdaannemer om de onderaannemer te vragen om geld of diensten te leveren die niet in het contract zijn opgenomen, of om de onderaannemer te laten wijzigen of herhalen van de betalingsvoorwaarden zonder kosten te dragen, ondanks dat er geen schuld ligt bij de onderaannemer.

In het geval dat een hoofdaannemer wordt geacht de Japanse Subcontract Wet te hebben overtreden

De Japanse Fair Trade Commission kan, om de transacties tussen de hoofdaannemer en de onderaannemer eerlijk te maken, indien nodig, zowel de hoofdaannemer als de onderaannemer verplichten om een rapport over de onderaannemingstransactie in te dienen en inspecties op locatie bij de bedrijfslocaties van de hoofdaannemer uit te voeren (Artikel 9, lid 1, van de Japanse Subcontract Wet).

Als de Japanse Fair Trade Commission en het Small and Medium Enterprise Agency een overtreding van de Japanse Subcontract Wet vaststellen, geven zij een advies aan de overtredende hoofdaannemer. Als de Japanse Fair Trade Commission een advies uitbrengt, worden de details van de overtreding en de bedrijfsnaam gepubliceerd op de website van de Japanse Fair Trade Commission onder de titel “Lijst van adviezen over de Japanse Subcontract Wet”.

Als de hoofdaannemer de verplichting om schriftelijke documenten aan de onderaannemer te verstrekken of de verplichting om documenten te maken en te bewaren overtreedt, of als hij weigert mee te werken aan het bovengenoemde onderzoek en inspectie of valse rapporten indient, kan hij een boete van maximaal 500.000 yen krijgen.

Bovendien zijn de straffen voor het overtreden van de Japanse Subcontract Wet van toepassing op zowel de persoon die de overtreding begaat als het bedrijf, wat betekent dat niet alleen de individuele dader, maar ook het bedrijf kan worden gestraft (Artikelen 10, 11 en 12 van de Japanse Subcontract Wet).

Neem contact op met een advocaat als er een risico is op overtreding van de onderaannemingswet bij systeemontwikkeling

Als er een kans is dat u de Japanse Onderaannemingswet overtreedt, kunt u mogelijk een ‘aanbeveling’ van de Japanse Fair Trade Commission vermijden door aan bepaalde voorwaarden te voldoen en vrijwillig een overtreding te melden voordat de Commissie een onderzoek start.

1. De overtreding is vrijwillig gemeld voordat de Fair Trade Commission een onderzoek naar de overtreding is gestart.
2. De overtreding is al gestopt.
3. Maatregelen zijn al genomen om de schade die de onderaannemer heeft geleden door de overtreding te herstellen.
4. Er zijn plannen om maatregelen te nemen om herhaling van de overtreding te voorkomen.
5. Er wordt volledige medewerking verleend aan het onderzoek en de begeleiding door de Fair Trade Commission met betrekking tot de overtreding.
Opmerking: In het geval dat de onderaannemingsvergoeding is verlaagd, is ten minste het bedrag dat in het afgelopen jaar is verlaagd, terugbetaald.

17 december 2008 (Heisei 20) Japanse Fair Trade Commission “Behandeling van hoofdaannemers die vrijwillig overtredingen van de Onderaannemingswet melden”

Zoals u ziet, zijn er veel voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een aanbeveling te vermijden. Bovendien kan het nodig zijn om te onderhandelen met de onderaannemer over civielrechtelijke aansprakelijkheid voor schadevergoeding, enz.

Om verschillende problemen met betrekking tot de Onderaannemingswet te voorkomen, is het essentieel om snel en adequaat te handelen en advies in te winnen bij een advocaat met geavanceerde expertise.