Welke clausules moeten worden opgenomen in het contract voor systeemonderhoud? Uitleg over aandachtspunten

Het wordt steeds gebruikelijker om bedrijfsactiviteiten uit te voeren met systemen die door andere bedrijven zijn ontwikkeld. Echter, de implementatie van een systeem is niet het einde van het verhaal. Onderhoud is nodig om problemen of bugs die na de implementatie optreden aan te pakken. Dit soort onderhoudswerkzaamheden worden meestal uitbesteed aan externe partijen.

In dit artikel leggen we uit welke clausules u het beste kunt opnemen in een systeemonderhoudsovereenkomst en waar u op moet letten, gericht op bedrijven die overwegen een systeemonderhoudsovereenkomst af te sluiten en ingenieurs.

Wat is een systeemonderhoudsovereenkomst?

Een systeemonderhoudsovereenkomst is een contract dat betrekking heeft op het onderhoud van een systeem.

Onder systeemonderhoud verstaan we het herstellen van problemen of bugs die zich in het systeem voordoen, om zo de normale werking van het systeem te herstellen.

Er is een term die vaak samen met systeemonderhoud wordt gebruikt, namelijk systeembeheer. Systeembeheer houdt in dat de normale werking van het systeem wordt gehandhaafd en dat er maatregelen worden genomen om problemen of bugs te voorkomen.

Vanwege de aard van systemen, komen bugs en problemen vaak voor. Systeemonderhoud is daarom een belangrijke taak om het systeem normaal te laten functioneren.

Voorbeelden van specifieke systeemonderhoudstaken

Voorbeelden van specifieke systeemonderhoudstaken zijn het maken van systeemback-ups en het herstellen van problemen wanneer deze zich voordoen.

Systeemback-upwerkzaamheden houden in dat de gegevens in het systeem worden gekopieerd om voorbereid te zijn op gegevensbeschadiging door bugs of problemen, en dat deze kopieën worden opgeslagen op andere opslagmedia.

Herstelwerkzaamheden bij problemen houden in dat wanneer er een probleem optreedt in het systeem, dit probleem wordt opgelost en de normale werking van het systeem wordt hersteld.

Aandachtspunten bij het opstellen en overwegen van een systeemonderhoudsovereenkomst

Als een systeem niet meer functioneert door storingen of bugs, kan dit een grote belemmering vormen voor de bedrijfsvoering van een bedrijf. Daarom is het onderhoud van systemen een zeer belangrijke taak.

Om ervoor te zorgen dat het onderhoud van het systeem correct wordt uitgevoerd, is het belangrijk dat er een grondige systeemonderhoudsovereenkomst wordt gesloten.

In het volgende zullen we de aandachtspunten bij een systeemonderhoudsovereenkomst uitleggen.

Maak het toepassingsgebied duidelijk

Hoewel we het algemeen over ‘systemen’ hebben, bestaan er verschillende soorten systemen en varieert hun bereik ook.

Als het toepassingsgebied van het systeem niet duidelijk is, kunnen er verschillen in perceptie ontstaan tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer, wat kan leiden tot problemen.

Daarom is het belangrijk om in een systeemonderhoudsovereenkomst het toepassingsgebied van het onderhoud duidelijk te maken.

Voor clausules met betrekking tot het toepassingsgebied kunnen bijvoorbeeld de volgende bepalingen worden overwogen:

Artikel ● (Doel)
De opdrachtgever draagt aan de opdrachtnemer het onderhoud van het systeem dat wordt gebruikt voor de klanten van de opdrachtgever (hierna “het betreffende systeem” genoemd) op, en de opdrachtnemer aanvaardt deze opdracht.

Maak de doelactiviteiten duidelijk

Zoals eerder vermeld, omvat ‘onderhoud’ verschillende soorten werkzaamheden.

Daarom is het belangrijk om in een systeemonderhoudsovereenkomst de doelactiviteiten van het onderhoud duidelijk te maken.

Voor clausules met betrekking tot de doelactiviteiten kunnen bijvoorbeeld de volgende bepalingen worden overwogen:

Artikel ● (Werkzaamheden)
1. De opdrachtnemer zal de betreffende werkzaamheden uitvoeren op basis van de instructies van de opdrachtgever, en de inhoud van de betreffende werkzaamheden zal zijn zoals bepaald in de volgende items:
(1) Onderzoek en analyse van de oorzaak van storingen in het betreffende systeem
(2) Herstelwerkzaamheden voor problemen veroorzaakt door storingen in het betreffende systeem
(3) Antwoorden op vragen over de bediening en het gebruik van het betreffende systeem
(4) Ondersteuning van gerelateerde werkzaamheden in verband met de voorgaande items
2. De opdrachtnemer en de opdrachtgever bevestigen dat werkzaamheden die niet zijn bepaald in de voorgaande items (inclusief maar niet beperkt tot de volgende items) niet zijn inbegrepen in de betreffende werkzaamheden. De opdrachtgever kan de opdrachtnemer verzoeken om werkzaamheden die niet zijn bepaald in de voorgaande items uit te voeren tegen betaling na onderling overleg.
(1) Wijzigingen in de specificaties van het betreffende systeem en andere ontwikkelingswerkzaamheden
(2) ●● Werkzaamheden

Maak de onderhoudswerkzaamheden, de tijdszone en de methode duidelijk

Wat betreft systemen, bugs en storingen kunnen onverwacht optreden.

Echter, er kunnen tijden zijn waarop degenen die het onderhoud uitvoeren, vanwege personeelsbezetting of andere werkzaamheden, niet in staat zijn om onderhoudswerkzaamheden uit te voeren.

Bovendien, omdat het herstel van het systeem zo snel mogelijk moet worden uitgevoerd, is het ook belangrijk om vooraf duidelijk te maken hoe er efficiënt gecommuniceerd kan worden.

Voor clausules met betrekking tot de tijdszone en methode van onderhoudswerkzaamheden kunnen bijvoorbeeld de volgende bepalingen effectief zijn:

Artikel ● (Methode en tijd van reactie)
1. De methode van reactie op de betreffende werkzaamheden zal telefonisch of per e-mail zijn.
2. Als het noodzakelijk is om werknemers van de opdrachtnemer te sturen om de betreffende werkzaamheden uit te voeren, zal de opdrachtgever de kosten dragen die de opdrachtnemer heeft gemaakt voor het sturen van werknemers.
3. Naast het voorgaande, als het noodzakelijk is om werknemers of derden van de opdrachtnemer te sturen om de betreffende werkzaamheden uit te voeren, of als de opdrachtgever wenst dat er personeel wordt gestuurd, zal de opdrachtgever de kosten dragen die de opdrachtnemer heeft gemaakt voor het sturen van werknemers of derden.
4. De reactietijd voor de betreffende werkzaamheden zal zijn van ● uur ‘s ochtends tot ● uur ‘s middags op weekdagen. Echter, als het noodzakelijk is om buiten deze uren te reageren, kan de opdrachtgever de opdrachtnemer verzoeken om de betreffende werkzaamheden buiten de reactietijd uit te voeren door het betalen van een extra vergoeding die de opdrachtnemer apart heeft bepaald.

Belangrijke bepalingen en uitleg van systeemonderhoudscontracten

In het bovenstaande hebben we de bijzonder belangrijke bepalingen in systeemonderhoudscontracten uitgelegd, maar hieronder zullen we de andere belangrijke bepalingen van systeemonderhoudscontracten uitleggen.

Bepalingen met betrekking tot vergoedingen

Bepalingen met betrekking tot geld zijn waarschijnlijk de bepalingen die het meest waarschijnlijk tot problemen leiden, dus het is belangrijk om de bepalingen met betrekking tot vergoedingen duidelijk te definiëren.

Niet alleen is het belangrijk om de bedragen en de specifieke berekeningsmethoden voor de vergoedingen vast te leggen, maar het wordt ook aanbevolen om de betalingstermijnen voor de vergoedingen vast te leggen.

Bepalingen met betrekking tot geheimhouding

Wanneer systeemonderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd, kan het voorkomen dat de contractant in het proces van het uitvoeren van het werk in aanraking komt met de vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever.

Daarom kan het ook overwogen worden om bepalingen met betrekking tot geheimhouding op te nemen om de vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever te beschermen.

Bepalingen met betrekking tot de bescherming van persoonlijke informatie

Wanneer systeemonderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd, kan het, als het systeem bijvoorbeeld een klantbeheersysteem is, voorkomen dat de contractant in het proces van het uitvoeren van het werk in aanraking komt met de persoonlijke informatie van de klanten die de opdrachtgever bezit.

Daarom kan het ook overwogen worden om bepalingen met betrekking tot de bescherming van persoonlijke informatie op te nemen om de persoonlijke informatie van de klanten die de opdrachtgever bezit te beschermen.

Bepalingen met betrekking tot de werkplek

Afhankelijk van de aard van de systeemonderhoudswerkzaamheden, kan het voorkomen dat de contractant het werk uitvoert op het kantoor van de opdrachtgever.

Daarom kan het ook nodig zijn om bepalingen met betrekking tot de werkplek op te nemen om ervoor te zorgen dat de contractant de onderhoudswerkzaamheden soepel kan uitvoeren.

Bepalingen met betrekking tot schadevergoeding

Met betrekking tot systeemonderhoudswerkzaamheden, kan het voorkomen dat onvoorziene omstandigheden optreden waarbij de onderhoudswerkzaamheden door de contractant niet goed verlopen en de opdrachtgever schade lijdt.

Omdat de schade aanzienlijk kan toenemen in gevallen waarbij het systeem betrokken is, kan het overwogen worden om de reikwijdte van de schade duidelijk te definiëren in de bepalingen met betrekking tot schadevergoeding.

Daarnaast kan het ook overwogen worden om beperkingen toe te voegen aan het bedrag van de schadevergoeding, zoals het beperken van het maximumbedrag van de schadevergoeding tot het bereik van de vergoeding.

Samenvatting

We hebben de belangrijke punten besproken die in acht moeten worden genomen bij het aangaan van een systeemonderhoudsovereenkomst, gericht op bedrijven en ingenieurs die overwegen een dergelijke overeenkomst aan te gaan.

Bij een systeemonderhoudsovereenkomst is het belangrijk om eerst een algemeen begrip van systeemonderhoudstaken te hebben en de punten die gecontroleerd moeten worden in een systeemonderhoudsovereenkomst te begrijpen, alvorens een contract op te stellen en te ondertekenen.

Voor degenen die overwegen een systeemonderhoudsovereenkomst op te stellen of aan te gaan, raden we aan om eerst te overleggen met een advocaat die gespecialiseerd is in dit gebied.

Informatie over onze maatregelen

Monolis Law Firm is een advocatenkantoor met hoge expertise in IT, met name internet en recht. Bij het veilig gebruik van subsidieregelingen is het noodzakelijk om een contract op te stellen. Ons kantoor maakt en beoordeelt contracten voor verschillende zaken, variërend van bedrijven genoteerd aan de Tokyo Stock Exchange Prime tot startende ondernemingen. Als u problemen heeft met contracten, raadpleeg dan het onderstaande artikel.

https://monolith.law/contractcreation[ja]