Uitleg over de wijzigingen in de regels voor het expliciet maken van arbeidsvoorwaarden door middel van de 'Japanese Labor Conditions Notification' (van kracht in Reiwa 6 (2024) april)

In de afgelopen jaren is er een grotere erkenning gekomen voor diverse werkstijlen. Tegelijkertijd zien we echter een toenemende trend in arbeidsproblemen in Japan, zoals de massale stopzetting van contracten voor onderzoekers in maart van Reiwa 5 (2023), gevallen van overwerk-zelfmoord onder artsen en kwesties rondom buitenlandse werknemers.

In deze context zal in april van Reiwa 6 (2024) een wijziging plaatsvinden in de ‘Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations’ (労基則) en de ‘Standards on the Conclusion, Renewal, and Termination of Fixed-Term Labor Contracts’ (雇止めに関する基準). Deze wijziging zal de vereisten voor het expliciet maken van arbeidsvoorwaarden aanpassen. Het doel van deze wijziging is om de regels voor de omzetting van werknemers met een bepaalde termijn naar een onbepaalde termijn aan te scherpen en de regels voor de tewerkstelling van diverse vaste werknemers te verduidelijken. Het wordt verwacht dat deze wijziging zal bijdragen aan een betere afstemming van arbeidsvoorwaarden tussen werkgevers en werknemers, het voorkomen van conflicten, en het vergemakkelijken van carrièreontwikkeling en een betere werk-privébalans.

In dit artikel bespreken we de belangrijkste punten van de wijzigingen in de regels voor het expliciteren van arbeidsvoorwaarden, waaronder wie en wanneer een ‘kennisgeving van arbeidsvoorwaarden’ moet uitgeven en de verplichting tot uitleg.

Wat is een Arbeidsvoorwaarden Mededelingsdocument?

Een Arbeidsvoorwaarden Mededelingsdocument is een document dat door de werkgever aan de werknemer wordt verstrekt om de arbeidsvoorwaarden te verduidelijken, zoals vereist door Artikel 15 van de Japanse Arbeidsstandaardwet. De arbeidsvoorwaarden omvatten diverse zaken gerelateerd aan werk, zoals loon, werkuren, pauzes, vrije dagen, sociale zekerheid en werknemersvoordelen.

Dit “Arbeidsvoorwaarden Mededelingsdocument” is een door de wet vereist document dat de werkgever aan de werknemer moet verstrekken en is geen document gebaseerd op onderlinge overeenstemming. Hoewel een arbeidsovereenkomst een document is dat wordt gesloten door overeenstemming tussen werkgever en werknemer, is het niet een door de wet vereist document.

Belangrijke voorwaarden en zaken zoals hieronder vermeld in punten 1 tot en met 6, die essentieel zijn bij de aanvang van het werk, worden beschouwd als ‘absoluut te vermelden zaken’ en moeten uitdrukkelijk worden gespecificeerd in een document. Dit document staat bekend als het “Arbeidsvoorwaarden Mededelingsdocument”. Als de werknemer dat wenst, kan de verduidelijking ook plaatsvinden zonder een papieren document, bijvoorbeeld via fax of e-mail of andere elektronische middelen.

Punten 7 tot en met 14 worden beschouwd als ‘relatief te vermelden zaken’ en kunnen ook mondeling worden toegelicht.

1. De duur van de arbeidsovereenkomst
2. Criteria voor de vernieuwing van een tijdelijke arbeidsovereenkomst (totale contractduur of aantal vernieuwingen)
3. De werkplek en de uit te voeren werkzaamheden (inclusief de reikwijdte van wijzigingen)
4. Start- en eindtijden van de werkdag, de aanwezigheid van overwerk, pauzes, vrije dagen, vakanties, etc. (shiftwerk, variabele werktijden, flexibele werktijden, discretionaire arbeidstijd, buiten de werkplek aangenomen arbeidstijd, etc.)
5. Loon, loonsverhoging
6. Beëindiging van het dienstverband (inclusief redenen voor ontslag)
7. Vertrekpremie
8. Incidenteel betaald loon (exclusief vertrekpremie), bonussen en het minimumloon, etc.
9. Kosten voor maaltijden, werkmateriaal en andere zaken die voor rekening van de werknemer komen
10. Veiligheid en gezondheid
11. Beroepsopleiding
12. Compensatie bij ongevallen en ondersteuning bij ziekte buiten het werk
13. Onderscheidingen en sancties
14. Verlof
15. Overige (zoals het socialezekerheidsstelsel)

Hoewel de vorm van het Arbeidsvoorwaarden Mededelingsdocument vrij is, heeft het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn een model van het “Arbeidsvoorwaarden Mededelingsdocument[ja]” gepubliceerd, dat u kunt raadplegen.

Bij de herziening die in werking treedt op 1 april van Reiwa 6 (2024), zijn drie nieuwe punten als arbeidsvoorwaarden expliciet gemaakt en zijn nu ook wettelijk verplicht bij het werven van personeel.

Drie toegevoegde items aan de verplichte vermeldingen van arbeidsvoorwaarden en de uitlegplicht

Door de wijziging in de verplichte vermeldingen van arbeidsvoorwaarden en de uitlegplicht zijn er drie items toegevoegd aan de ‘absolute vermeldingsitems’. Laten we deze afzonderlijk bespreken.

Bereik van wijzigingen in werkplek en werkzaamheden

In de gewijzigde wet is het nu ook een verplichting om naast de huidige werkplek en de te verrichten werkzaamheden, het bereik van mogelijke wijzigingen te vermelden (gewijzigde Arbeidsnormenwet, Artikel 5, Paragraaf 1, Item 1-3).

‘Werkplek en werkzaamheden’ verwijzen naar de locatie en de taken waar een werknemer zich onmiddellijk na indiensttreding mee bezighoudt.

‘Bereik van wijzigingen’ betekent de verwachte reikwijdte van wijzigingen in de werkplek en werkzaamheden gedurende de arbeidsovereenkomst. Hoewel de werkplek en werkzaamheden bij een overplaatsing of een gedetacheerde positie binnen het bereik van de uitlegplicht vallen, geldt dit niet voor de tijdelijke wijzigingen, zoals ondersteunende taken in andere afdelingen.

Als er geen wijzigingen zijn in de werkplek of werkzaamheden na indiensttreding, dan moet dit worden aangegeven in het ‘bereik van wijzigingen’.

Bijvoorbeeld, als een werknemer onmiddellijk na indiensttreding begint met telewerken, dan moet de ‘werkplek’ de thuislocatie of een satellietkantoor omvatten, of andere locaties waar telewerken mogelijk is. Als het verwacht wordt dat de werknemer gedurende de arbeidsovereenkomst gaat telewerken, dan moet dit worden aangegeven in het ‘bereik van wijzigingen’.

Aan de andere kant, als er geen beperkingen zijn op de werkplek of werkzaamheden (zoals bij algemene functies), dan moet alles worden vermeld. Het is echter belangrijk om, ter voorkoming van problemen, het ‘bereik van wijzigingen’ zo duidelijk mogelijk te maken en om een gedeeld begrip tussen werkgever en werknemer te waarborgen.

Bestaan en inhoud van de vernieuwingslimiet

‘Bestaan en inhoud van de vernieuwingslimiet’ betekent in feite dat, bij het wijzigen van de contractvoorwaarden in het nadeel van deeltijd- of contractwerknemers, dit schriftelijk moet worden aangegeven.

Wanneer werknemers met een bepaalde tijdsduur (zoals ambtenaren met een termijn, deeltijdwerkers, uitzendkrachten, contractwerknemers en werknemers die na hun pensioen opnieuw in dienst zijn genomen) worden aangenomen en de arbeidsvoorwaarden wijzigen bij de vernieuwing van hun contract, dan is het nu een verplichting om de vernieuwingslimiet (de totale contractduur en het maximum aantal vernieuwingen) aan te geven (gewijzigde Arbeidsnormenwet, Artikel 5, Paragraaf 1, Item 1-2).

Daarnaast, als er tijdens de contractperiode van een bepaalde tijdsduur een nieuwe vernieuwingslimiet wordt ingesteld of verkort, dan is het nu ook een verplichting om de redenen hiervoor vooraf aan de werknemer uit te leggen (gewijzigde Standaarden voor het beëindigen van werk, Artikel 1).

Aan de andere kant, als de vernieuwingslimiet wordt afgeschaft of verlengd, wat niet nadelig is voor de werknemer, dan is er geen verplichting om de redenen hiervoor uit te leggen.

Kans op onbepaalde tijd omzetting en arbeidsvoorwaarden na omzetting

Bij de vernieuwing van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, waarbij het recht op omzetting naar een onbepaalde tijd ontstaat, is het nu een verplichting om zowel de kans op omzetting (de mogelijkheid om een aanvraag voor omzetting in onbepaalde tijd te doen) als de arbeidsvoorwaarden na de omzetting aan te geven (gewijzigde Arbeidsnormenwet, Artikel 5, Paragrafen 5 en 6; Arbeidsovereenkomstenwet, Artikel 18; Arbeidsnormenwet, Artikel 15; gewijzigde Arbeidsnormenwetregels, Artikel 5, Paragraaf 1, Items 1-11, met uitzondering van Item 1-2).

In dit geval is het voor de werkgever ook een verplichting om, in lijn met de bedoeling van Artikel 3, Paragraaf 2 van de Arbeidsovereenkomstenwet, de werkelijke werkomstandigheden in acht nemend, een gebalanceerde uitleg te geven over zaken zoals de inhoud van het werk, de mate van verantwoordelijkheid en het bereik van wijzigingen (gewijzigde Standaarden voor het beëindigen van werk, Artikel 5).

Referentie: Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn | Veranderingen in de regels voor het aangeven van arbeidsvoorwaarden vanaf april 2024 (2024年4月). Bent u er klaar voor?[ja]

Doelgroep van de wijzigingen in de regels voor het expliciet maken van arbeidsvoorwaarden

De wijzigingen in de regels voor het expliciet maken van arbeidsvoorwaarden zijn van toepassing op alle werknemers, evenals op werknemers met een tijdelijk dienstverband.

Alle werknemers

Onder alle werknemers verstaan we iedereen die, ongeacht het soort werk (met uitzondering van sommige overheidsfunctionarissen) of de vorm van dienstverband, in een bedrijf of kantoor werkzaam is (dit geldt ook voor inwonende familieleden als er een werkrelatie en beloning is) en die loon ontvangt.

Van de gewijzigde zaken die expliciet moeten worden gemaakt in de arbeidsvoorwaarden, is de ‘reikwijdte van wijzigingen in de werkplek en werkzaamheden’ van toepassing op alle werknemers.

Werknemers met een tijdelijk dienstverband

Van de gewijzigde zaken die expliciet moeten worden gemaakt in de arbeidsvoorwaarden, zijn de ‘aanwezigheid en inhoud van een verlengingslimiet’ en ‘de mogelijkheid om een aanvraag voor een vast dienstverband te doen en de arbeidsvoorwaarden na de omzetting naar een vast dienstverband’ van toepassing op werknemers met een tijdelijk dienstverband.

Een tijdelijk arbeidscontract is een arbeidsovereenkomst met een bepaalde looptijd (termijn). De maximale duur van één contractperiode is in principe drie jaar. Voor hooggespecialiseerde beroepen en werknemers van 60 jaar en ouder geldt een maximum van vijf jaar (Artikel 14, lid 1 van de Japanse Arbeidswet).

Aan de andere kant verwijst een vast arbeidscontract naar een arbeidsovereenkomst zonder vastgestelde looptijd.

Normaal gesproken wordt de pensioenleeftijd (verboden onder de 60 jaar) vastgesteld, wat inhoudt dat de werkgelegenheid voortduurt tot die leeftijd is bereikt (volgens de Japanse Wet op de Stabiliteit van Werkgelegenheid voor Oudere Personen is er een verplichting om degenen die dat wensen tot 65 jaar in dienst te houden, en een inspanningsverplichting tot 70 jaar).

Hieronder volgt een uitleg over de timing van het uitgeven van de kennisgeving van arbeidsvoorwaarden voor elk van deze gevallen.

Het moment van uitgifte van de kennisgeving van arbeidsvoorwaarden

Er zijn drie gevallen waarin een kennisgeving van arbeidsvoorwaarden wordt uitgegeven:

Bij het aangaan van alle arbeidsovereenkomsten en bij de vernieuwing van tijdelijke arbeidsovereenkomsten

Het tijdstip voor het uitgeven van de arbeidsvoorwaardennotificatie, die de ‘mogelijke wijzigingen in de werkplek en werkzaamheden’ omvat, zoals gewijzigd, is zowel bij het aangaan van alle arbeidsovereenkomsten (ongeacht de contractduur) als bij de vernieuwing van tijdelijke arbeidsovereenkomsten.

Bij het aangaan en vernieuwen van tijdelijke arbeidsovereenkomsten

Het tijdstip voor het uitgeven van de ‘kennisgeving van arbeidsvoorwaarden’, die de aanwezigheid en inhoud van een vernieuwingslimiet bevat, valt samen met het aangaan en vernieuwen van tijdelijke arbeidsovereenkomsten.

Moment van contractvernieuwing waarbij het recht op onbepaalde tijd conversie ontstaat

De timing voor het uitgeven van de arbeidsvoorwaarden kennisgeving, die de ‘kans op conversie naar een contract voor onbepaalde tijd en de arbeidsvoorwaarden na conversie’ omvat, is bij de vernieuwing van een tijdelijk arbeidscontract waarbij het recht op conversie naar een contract voor onbepaalde tijd ontstaat.

In april van het jaar Heisei 25 (2013) werd de Arbeidsovereenkomstenwet gewijzigd en werd het systeem voor conversie naar een contract voor onbepaalde tijd geïntroduceerd.

Het systeem voor conversie naar een contract voor onbepaalde tijd houdt in dat, indien aan bepaalde voorwaarden is voldaan, een werknemer op eigen verzoek van een tijdelijk arbeidscontract kan overgaan naar een contract voor onbepaalde tijd. Het doel hiervan is “het misbruik van tijdelijke arbeidscontracten door werkgevers (zoals het stopzetten van werk of afkoelingsperiodes) te beperken en de stabiliteit van de werkgelegenheid te bevorderen”.

Concreet betekent dit dat een tijdelijke werknemer, die meer dan één keer een contract heeft vernieuwd met dezelfde werkgever en wiens totale contractduur meer dan 5 jaar bedraagt, kan verzoeken om over te gaan naar een contract voor onbepaalde tijd (Artikel 18 van de Arbeidsovereenkomstenwet).

De geldige periode waarin het recht op conversie naar een contract voor onbepaalde tijd kan worden uitgeoefend, is binnen de contractperiode (1 jaar) waarin dat recht ontstaat, dus het is belangrijk om hier aandacht aan te schenken.

Het moment van conversie naar een contract voor onbepaalde tijd is de dag na de vervaldatum (het begin van het 7e jaar) van het tijdelijke arbeidscontract waarvoor de aanvraag is ingediend (het einde van het 6e jaar). Let wel, de werkgever kan deze aanvraag van de werknemer niet weigeren.

Wat de arbeidsvoorwaarden na de conversie naar een contract voor onbepaalde tijd betreft, blijven deze, behalve de contractduur, hetzelfde, tenzij er ‘een aparte bepaling (wijziging)’ is.

Er zijn drie soorten uitzonderingen op het systeem voor conversie naar een contract voor onbepaalde tijd:

• Onderzoekers en docenten aan universiteiten en onderzoeks- en ontwikkelingsinstellingen, enz.
• Hooggekwalificeerde professionals
• Oudere werknemers met een doorlopend dienstverband

Hieronder volgt een uitleg van de vereisten voor elk van deze uitzonderingen.

Uitzondering voor onderzoekers en docenten aan universiteiten en onderzoeks- en ontwikkelingsinstellingen, enz.

Voor onderzoekers en docenten aan universiteiten en onderzoeks- en ontwikkelingsinstellingen, enz. is de vereiste 2 voor de conversieregel naar een contract voor onbepaalde tijd ‘een totale contractduur van meer dan 10 jaar’ (Artikel 7 van de Wet op de Aanstellingstermijnen).

De startdatum voor de berekening van de totale contractduur is 1 april 2013, maar voorafgaand aan april 2023, wanneer het recht op conversie naar een contract voor onbepaalde tijd ontstaat, werd het grootschalig beëindigen van contracten van onderzoekers een maatschappelijk probleem.

Uitzondering voor hooggekwalificeerde professionals (met inkomenseisen en gedefinieerde reikwijdte)

De uitzondering voor hooggekwalificeerde professionals houdt in dat, indien zij meer dan 5 jaar hebben gewerkt aan een specifiek tijdelijk project (project) van een erkende werkgever van de eerste categorie, de vereiste 2 ‘totale contractduur’ de duur van het project wordt (afhankelijk van het project), en gedurende die periode ontstaat het recht op conversie naar een contract voor onbepaalde tijd niet. Dit is een speciale maatregel met een maximum van 10 jaar (Artikel 8, lid 1 van de Wet op Speciale Maatregelen voor Tijdelijke Arbeid).

Uitzondering voor oudere werknemers met een doorlopend dienstverband

Er is geen bovengrens vastgesteld voor de leeftijd in de conversieregel naar een contract voor onbepaalde tijd. Daarom kunnen werknemers ouder dan 65 jaar, met uitzondering van sommige speciale gevallen, ook onder deze regel vallen.

De uitzondering voor oudere werknemers met een doorlopend dienstverband houdt in dat voor tijdelijke werknemers die na het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd door dezelfde werkgever of een groepsbedrijf worden doorgeëmployeerd, het recht op conversie naar een contract voor onbepaalde tijd niet ontstaat gedurende de werkperiode bij die werkgever of groepsbedrijf (Artikel 8, lid 2 van de Wet op Speciale Maatregelen voor Tijdelijke Arbeid).

Samenvatting: Raadpleeg een advocaat over de kennisgeving van arbeidsvoorwaarden

Hier hebben we de wijzigingen in de regels voor het expliciet maken van arbeidsvoorwaarden in de kennisgeving van arbeidsvoorwaarden besproken, die zijn ingevoerd in het zesde jaar van Reiwa (2024). We hebben de achtergrond van de wijzigingen en de punten waarop u moet letten uitgelegd.

Het is belangrijk om bij het aangaan of vernieuwen van een arbeidsovereenkomst de arbeidsvoorwaarden duidelijk te maken en een kennisgeving van arbeidsvoorwaarden aan de werknemer te verstrekken, ook om problemen te voorkomen. Voor risicomanagement met betrekking tot arbeidsconflicten raden wij aan om advies in te winnen bij een advocaat die gespecialiseerd is in ondernemingsrecht.

Maatregelen van ons kantoor

Het Monolith Advocatenkantoor is een juridisch kantoor dat gespecialiseerd is in IT, en in het bijzonder in zowel de juridische als de internetaspecten daarvan. Recentelijk is er, als gevolg van de diversificatie van werkstijlen, toenemende aandacht voor arbeidsrecht. Ons kantoor biedt oplossingen voor het beheer van ‘digitale tatoeages’. Meer details vindt u in het onderstaande artikel.

Expertisegebieden van Monolith Advocatenkantoor: Juridische zaken voor IT & start-ups[ja]