De Raad van Bestuur in het Japanse vennootschapsrecht: de rol en het functioneren

In Japanse naamloze vennootschappen vormt de raad van bestuur een uiterst belangrijk orgaan dat de kern van corporate governance uitmaakt. De rol ervan is veelzijdig en strekt zich uit van het bepalen van de bedrijfsstrategie tot het toezicht houden op de dagelijkse bedrijfsvoering en zelfs tot het selecteren van de vertegenwoordigende bestuurders, waarmee het een fundament biedt voor de gezonde groei en duurzame ontwikkeling van een onderneming. De raad van bestuur is een besluitvormingsorgaan dat is opgericht om de operationele richtlijnen van een bedrijf te concretiseren en de managementtoezichtfunctie te vervullen, en functioneert niet alleen om efficiënte bedrijfsvoering na te streven, maar ook om een breder scala aan corporate governance-doelstellingen te realiseren, zoals naleving van wet- en regelgeving, fraudepreventie en bescherming van aandeelhoudersbelangen. Dit artikel bespreekt het juridische kader van de raad van bestuur zoals vastgelegd in de Japanse vennootschapswet, de belangrijkste bevoegdheden en operationele procedures, en de essentiële principes met betrekking tot de verantwoordelijkheden van bestuurders. Verder introduceren we concrete voorbeelden van juridische interpretaties in de praktijk van de raad van bestuur door middel van Japanse rechtspraak en belichten we de kenmerken van de raad van bestuur binnen diverse institutionele ontwerpen. We hopen dat dit artikel bijdraagt aan een beter begrip van corporate governance in Japan.  

De Juridische Basis en Verplichte Instelling van de Raad van Bestuur onder Japans Ondernemingsrecht

Het Japanse vennootschapsrecht stelt duidelijke regels voor de instelling van een raad van bestuur als orgaan van een naamloze vennootschap. Er zijn gevallen waarin de instelling van een raad van bestuur wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld, beursgenoteerde bedrijven moeten een raad van bestuur hebben (Artikel 327, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht). Een beursgenoteerd bedrijf is een bedrijf dat geen statutaire bepalingen heeft die de overdracht van alle of een deel van de uitgegeven aandelen beperken. Dergelijke bedrijven, die fondsen werven van een groot aantal aandeelhouders, vereisen met name transparantie in het management en een versterkte toezichtfunctie, vandaar de verplichting om een raad van bestuur in te stellen.

Daarnaast zijn bedrijven die een specifiek organisatieontwerp hebben aangenomen, zoals bedrijven met een auditcomité, een comité voor audit en andere zaken, of een nominatiecomité, ook verplicht om een raad van bestuur in te stellen (Artikel 327, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht). Deze organisatieontwerpen worden gekozen om een geavanceerder corporate governance systeem op te bouwen, aangepast aan de omvang van het bedrijf en de aard van de activiteiten. De verplichting om een raad van bestuur te hebben voor bedrijven met een specifiek organisatieontwerp is niet alleen om te voldoen aan een formeel wettelijk vereiste. Het is omdat voor bedrijven die groter worden of een complexere managementstructuur hebben, transparantie in het management, eerlijkheid, en het verbeteren van het externe vertrouwen van aandeelhouders en de markt, evenals het versterken van governance, essentieel zijn. De wet vereist een sterkere toezichtstructuur in overeenstemming met de groeifase en kenmerken van een bedrijf, en de raad van bestuur speelt een centrale rol in het handhaven van de bescherming van investeerders en de integriteit van de markt. Artikel 1 van het Japanse Vennootschapsrecht stelt dat, behoudens speciale bepalingen in andere wetten, de oprichting, organisatie, werking en het beheer van een bedrijf worden geregeld door het Vennootschapsrecht, en de verplichting om een raad van bestuur in te stellen is ook gebaseerd op dit fundamentele principe.  

De Belangrijkste Rollen en Bevoegdheden van de Raad van Bestuur Onder Japans Recht

De Raad van Bestuur heeft binnen het beheer van een naamloze vennootschap een breed scala aan belangrijke rollen en bevoegdheden. De voornaamste functies zijn het nemen van beslissingen over de uitvoering van bedrijfsactiviteiten, het toezicht houden op de uitvoering van taken door bestuurders, en het aanstellen en ontslaan van de vertegenwoordigende bestuurder (Artikel 362, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet) .  

Ten eerste neemt de Raad van Bestuur beslissingen over de ‘uitvoering van bedrijfsactiviteiten’. Artikel 362, lid 2 van de Japanse Vennootschapswet specificeert bepaalde belangrijke zaken zoals de overdracht en ontvangst van belangrijke eigendommen, het aangaan van aanzienlijke schulden, de aanstelling en het ontslag van managers en andere belangrijke werknemers, het opzetten, wijzigen of opheffen van filialen en andere belangrijke organisatorische structuren, de uitgifte van bedrijfsobligaties, en het waarborgen dat de uitvoering van taken door bestuurders in overeenstemming is met wetten en statuten, evenals het opzetten van systemen die nodig zijn om de juistheid van de bedrijfsactiviteiten van de naamloze vennootschap en haar groep van bedrijven te waarborgen, zoals voorgeschreven door het Ministerie van Justitie (interne controle systemen). Deze zaken hebben een grote impact op de bedrijfsvoering van de onderneming en vereisen daarom zorgvuldige overweging en besluitvorming door de Raad van Bestuur. Deze ‘belangrijke bedrijfsactiviteiten’ zijn specifiek opgesomd omdat ze van zodanig groot belang zijn dat ze de toekomst van het bedrijf kunnen beïnvloeden. Ze worden niet overgelaten aan de individuele beslissing van een bestuurder, maar worden besproken en besloten door een collectief orgaan van meerdere bestuurders om objectievere en voorzichtigere beslissingen te bevorderen en risico’s te spreiden.  

Vervolgens houdt de Raad van Bestuur toezicht op de ‘uitvoering van taken door bestuurders’. Dit is een belangrijke functie om te controleren of elke bestuurder zijn taken naar behoren uitvoert in overeenstemming met wetten, statuten en besluiten van de Raad van Bestuur, en om een gezonde bedrijfsvoering te waarborgen (Artikel 362, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet) . Door wederzijds toezicht tussen bestuurders wordt fraude voorkomen en de corporate governance versterkt . Deze toezichtfunctie dient als een veiligheidsnet om continu te controleren of beslissingen correct worden uitgevoerd en om fraude of ongepaste beslissingen te voorkomen.  

Daarnaast voert de Raad van Bestuur de ‘aanstelling en het ontslag van de vertegenwoordigende bestuurder’ uit (Artikel 362, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet) . De vertegenwoordigende bestuurder heeft de belangrijke rol om de bedrijfsactiviteiten uit te voeren en het bedrijf te vertegenwoordigen, dus de aanstelling en het ontslag ervan zijn uiterst belangrijke bevoegdheden voor de Raad van Bestuur.  

Door deze rollen draagt de Raad van Bestuur bij aan de waardevermeerdering van de onderneming en de vermindering van managementrisico’s. Dat de bevoegdheden van de Raad van Bestuur bestaan uit de twee pijlers ‘besluitvorming’ en ‘toezicht’, toont aan dat zij zowel de ‘aanval’ (besluitvorming) als de ‘verdediging’ (toezicht) van het management in evenwicht brengen, waardoor een bedrijf duurzaam kan groeien en tegelijkertijd risico’s adequaat kan beheren. Deze scheiding en samenwerking tussen besluitvorming en toezicht vormen de kern van het systeem van de Raad van Bestuur onder de Japanse Vennootschapswet en worden beschouwd als een mechanisme dat de gezonde governance van een onderneming ondersteunt.

De belangrijkste rollen en bevoegdheden van de Raad van Bestuur worden hieronder in de tabel samengevat.

Het beheer en de procedures van de Raad van Bestuur onder Japans recht

Voor een effectieve werking van de Raad van Bestuur is het essentieel om de operationele procedures na te leven zoals vastgelegd in het Japanse vennootschapsrecht. Deze procedures zijn niet alleen bedoeld om vergaderingen soepel te laten verlopen, maar functioneren ook als een cruciaal mechanisme om de toezichthoudende functie van de Raad van Bestuur te waarborgen en uiteindelijk de verantwoordelijkheden van de bestuurders te verduidelijken.

Allereerst is de ‘oproepingsprocedure en kennisgeving’ de basis voor het bijeenroepen van de Raad van Bestuur. In principe kan elk bestuurslid de Raad van Bestuur bijeenroepen (Artikel 366, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht). De oproepingskennisgeving moet ten minste een week voor de dag van de Raad van Bestuur (of de in de statuten vastgestelde kortere periode) aan elk bestuurslid en aan elke accountant met auditbevoegdheden worden verzonden (Artikel 368, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht). Echter, als alle bestuurders (met uitzondering van de bestuurders die lid zijn van de auditcommissie in bedrijven met een dergelijke commissie) en accountants instemmen, kan de vergadering worden gehouden zonder de oproepingsprocedure (Artikel 366, lid 2 en Artikel 368, lid 2 van het Japanse vennootschapsrecht). Een gebrek aan oproepingskennisgeving of een moeilijk te realiseren bijeenkomst kan leiden tot de ongeldigheid van de besluiten, dus strikte naleving is vereist.

Vervolgens is het ‘opstellen en bewaren van notulen’ van cruciaal belang voor de transparantie en verantwoordingsplicht van de Raad van Bestuur. Over de vergaderingen van de Raad van Bestuur moeten notulen worden opgesteld volgens de voorschriften van het Ministerie van Justitie (Artikel 369, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht). De notulen moeten worden ondertekend of voorzien van de naam en zegel van de aanwezige bestuurders en accountants, en wie geen bezwaar maakt, wordt geacht met het besluit te hebben ingestemd, dus het is noodzakelijk om tegenargumenten nauwkeurig vast te leggen (Artikel 369, lid 3 en 5 van het Japanse vennootschapsrecht). De notulen dienen als bewijs van de besluitvorming van de onderneming en spelen een belangrijke rol bij toekomstige geschillen of aansprakelijkheidskwesties. De verplichting om bezwaren vast te leggen, dient als een middel voor zelfverdediging voor bestuurders om hun mening duidelijk te maken en om niet later aansprakelijk te worden gesteld voor ongepaste besluiten, en als bewijs dat het besluitvormingsproces van de onderneming transparant is.

Ten slotte is de ‘rapportageplicht van bestuurders’ essentieel voor de Raad van Bestuur om zijn toezichthoudende functie effectief uit te voeren. De vertegenwoordigende bestuurder of de bestuurder belast met de uitvoering van de bedrijfsvoering moet ten minste eens per drie maanden verslag uitbrengen aan de Raad van Bestuur over de uitvoering van zijn taken (Artikel 363, lid 2 van het Japanse vennootschapsrecht). Door deze rapportageplicht kan de Raad van Bestuur de voortgang van de werkzaamheden en eventuele risico’s begrijpen en passende beslissingen en toezicht nemen. Het verzuimen van de rapportageplicht kan leiden tot aansprakelijkheid van de bestuurder. Regelmatige rapportage zorgt ervoor dat de Raad van Bestuur voortdurend op de hoogte is van de uitvoering van de werkzaamheden en biedt een informatiebasis voor snelle reactie bij problemen. Deze procedures zijn essentiële elementen voor een gezonde werking en verantwoordingsplicht van de Raad van Bestuur en moeten worden gezien als belangrijke wettelijke vereisten die de effectiviteit van governance verhogen, niet slechts als formaliteiten.

De Organisatiestructuur en de Rol van de Raad van Bestuur onder Japans Vennootschapsrecht

Het Japanse vennootschapsrecht staat een flexibele organisatiestructuur toe die is afgestemd op de omvang en de kenmerken van een onderneming, met drie hoofdpatronen als de belangrijkste opties. Afhankelijk van de gekozen organisatiestructuur, varieert ook de rol en de bevoegdheden van de raad van bestuur.

Bedrijven met een Raad van Commissarissen in Japan

Een van de meest voorkomende institutionele ontwerpen is het bedrijf met een Raad van Commissarissen, waarbij de Raad van Bestuur verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen over bedrijfsvoering en het toezicht houden op de uitvoering van taken door de bestuurders (volgens artikel 362, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht). Commissarissen worden benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders en hebben de taak om toezicht te houden op de uitvoering van taken door de bestuurders en de accountants. Commissarissen hebben de bevoegdheid om de naleving van de zorgvuldigheids- en loyaliteitsplicht van bestuurders, evenals eventuele overtredingen van wetten en statuten, te controleren en indien nodig verslag uit te brengen aan de Raad van Bestuur of een verzoek in te dienen om onwettige activiteiten te stoppen. Hierdoor wordt de toezichthoudende functie van de Raad van Bestuur gecomplementeerd en versterkt door de Raad van Commissarissen. In een bedrijf met een Raad van Commissarissen moeten ten minste drie bestuurders worden benoemd (volgens artikel 331, lid 5 van het Japanse Vennootschapsrecht).  

Bedrijven met een Audit- en Toezichtcommissie in Japan

In Japan zijn bedrijven met een Audit- en Toezichtcommissie ontworpen om de toezichtfunctie op het management verder te versterken door deze commissie binnen de raad van bestuur te plaatsen. De Audit- en Toezichtcommissie bestaat uit ten minste drie bestuursleden, waarvan de meerderheid externe bestuursleden moet zijn (Artikel 331, lid 6 van de Japanse Vennootschapswet) . De bestuursleden die deel uitmaken van de Audit- en Toezichtcommissie hebben taken zoals het auditen van de uitvoering van taken door bestuursleden, het opstellen van auditrapporten en het besluiten over voorstellen aan de algemene vergadering van aandeelhouders met betrekking tot de benoeming en het ontslag van accountants (Artikel 399-2, lid 3 van de Japanse Vennootschapswet) . Deze bestuursleden moeten aanwezig zijn bij vergaderingen van de raad van bestuur en, indien zij dit nodig achten, hun mening uiten (Artikel 399-2, lid 3 van de Japanse Vennootschapswet), en zij moeten onregelmatigheden onverwijld rapporteren aan de raad van bestuur (Artikel 399-4 van de Japanse Vennootschapswet) . Dit systeem is bedoeld om de transparantie van het management te verbeteren en het vertrouwen van aandeelhouders en investeerders te winnen .  

Bedrijven met een benoemingscomité in Japan

In Japanse bedrijven met een benoemingscomité worden drie commissies opgericht binnen de raad van bestuur: een benoemingscomité, een auditcomité en een beloningscomité. Deze structuur zorgt voor een duidelijke scheiding tussen de uitvoering van taken en de toezichthoudende functies. In dit model beslist de raad van bestuur over de basisrichtlijnen voor het management en houdt toezicht op de uitvoering van taken door de uitvoerende bestuurders, terwijl individuele bestuurders in principe geen uitvoerende taken op zich nemen (Artikel 415 en Artikel 416 van de Japanse Vennootschapswet) . De uitvoering van taken wordt overgelaten aan de ‘uitvoerende bestuurders’ die door de raad van bestuur worden benoemd (Artikel 402, lid 1, en Artikel 418 van de Japanse Vennootschapswet) .  

• Het benoemingscomité beslist over de inhoud van de voorstellen voor de benoeming en het ontslag van bestuurders die aan de algemene vergadering van aandeelhouders worden voorgelegd (Artikel 404, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet).  
• Het auditcomité voert audits uit op de uitvoering van taken door bestuurders en uitvoerende bestuurders en stelt auditrapporten op (Artikel 404, lid 2 van de Japanse Vennootschapswet).  
• Het beloningscomité beslist over de individuele beloningsdetails van de uitvoerende bestuurders en dergelijke (Artikel 404, lid 3 van de Japanse Vennootschapswet).  

Dit systeem streeft naar een volledige scheiding tussen eigendom en management, en beoogt transparantie in het management en snelle besluitvorming te combineren .  

De reden dat de Japanse Vennootschapswet meerdere institutionele ontwerpen toestaat, is om flexibiliteit te bieden die tegemoetkomt aan de diverse behoeften van bedrijven (zoals grootte, bedrijfstype en bewustzijn van governance) en om een optimaal corporate governance-systeem op te bouwen. Hoewel bedrijven met een statutaire auditor het meest traditioneel zijn en gemakkelijk toepasbaar voor kleine en middelgrote ondernemingen, evolueren bedrijven met een auditcomité en bedrijven met een benoemingscomité in de richting van het versterken van de transparantie van het management en de onafhankelijkheid van de toezichthoudende functies om vertrouwen te winnen van grotere ondernemingen en internationale investeerders. In het bijzonder toont de volledige scheiding tussen eigendom en management in bedrijven met een benoemingscomité duidelijk de intentie om een meer objectieve en strikte governance te realiseren door de raad van bestuur te specialiseren in toezicht in plaats van in de uitvoering van taken. Dit benadrukt het aspect van de wetgeving als een strategische keuze voor bedrijven om het optimale governance-model te kiezen dat past bij hun eigen kenmerken.

Hieronder volgt een overzicht van de kenmerken van de raad van bestuur in de verschillende institutionele ontwerpen.

Samenvatting

De raad van bestuur binnen het Japanse vennootschapsrecht is een essentiële instelling voor de gezonde bedrijfsvoering en duurzame groei van een onderneming. De rol ervan varieert van het nemen van beslissingen over belangrijke bedrijfsvoering tot het toezicht houden op de uitvoering van taken door bestuurders en zelfs het selecteren van de vertegenwoordigende bestuurders. Het vennootschapsrecht specificeert gedetailleerde procedures voor het vervullen van deze rollen, de verplichtingen die bestuurders moeten nakomen, en de principes met betrekking tot hun verantwoordelijkheden. Bovendien tonen rechtszaken over het zakelijk oordeelsprincipe en toezichtsplicht aan dat de wet een balans benadrukt tussen het nastreven van verantwoordelijkheden van bestuurders en het respecteren van de vrijheid in bedrijfsvoering. Daarnaast maken diverse institutionele ontwerpen zoals bedrijven met een raad van commissarissen, auditcomités en nominatiecomités, het mogelijk om een optimale corporate governance structuur op te bouwen die is afgestemd op de omvang en kenmerken van het bedrijf, en vormen zij de basis waardoor Japanse bedrijven als betrouwbare entiteiten in de internationale gemeenschap kunnen blijven bestaan. Het is duidelijk dat de rol van de raad van bestuur niet beperkt blijft tot het nakomen van juridische verplichtingen, maar een strategisch element is voor het waarborgen van duurzame groei en internationale betrouwbaarheid van de onderneming.

Monolith Law Office beschikt over diepgaande expertise en een rijke ervaring in het Japanse vennootschapsrecht, met name op het gebied van corporate governance. Wij bieden een breed scala aan ondersteuning, van het kiezen van de juiste institutionele ontwerpen voor bedrijven, juridisch advies over de werking van de raad van bestuur, risicobeheer met betrekking tot de verantwoordelijkheden van bestuurders, tot complexe juridische kwesties die voortvloeien uit fusies en overnames en bedrijfsherstructureringen.