Beëindiging van de arbeidsovereenkomst in het Japanse arbeidsrecht: Een juridische analyse van wederzijds overeengekomen beëindiging en ontslagname op initiatief van de werknemer.

Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst is een alledaags verschijnsel in het bedrijfsbeheer. Vooral situaties waarin de arbeidsrelatie eindigt door een verzoek van de werknemer komen vaak voor. Echter, afhankelijk van of deze beëindiging juridisch gezien een ‘wederzijds overeengekomen beëindiging’ is of een ‘ontslag’, kunnen er significante verschillen ontstaan in de juridische gevolgen, met name wat betreft het moment waarop de beëindiging van kracht wordt en of een eenmaal ingediende verklaring van ontslag kan worden ingetrokken. Zonder een nauwkeurig begrip van dit onderscheid, kan een bedrijf bijvoorbeeld het risico lopen op onvoorziene juridische geschillen, zoals een situatie waarin een werknemer die ontslag heeft genomen zijn verklaring intrekt nadat het bedrijf al een opvolger heeft aangenomen, en beweert dat zijn arbeidscontractuele positie nog steeds bestaat. Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst is niet slechts een procedurele kwestie, maar een belangrijk juridisch vraagstuk dat direct verband houdt met de wettelijke verplichtingen en risicobeheer van een bedrijf. In dit artikel bespreken we, op basis van de Japanse arbeidswetgeving, de beëindiging van een arbeidsovereenkomst door een verzoek van de werknemer, oftewel de twee typen ‘wederzijds overeengekomen beëindiging’ en ‘ontslag’, met betrekking tot hun juridische vereisten, effecten en de regels voor het intrekken van een verklaring. Dit doen we aan de hand van specifieke wetgeving en jurisprudentie, vanuit een professioneel perspectief. Het doel is om hiermee bij te dragen aan een stabiel en juridisch passend personeels- en arbeidsmanagement.

Juridische Typen van Beëindiging van Arbeidsovereenkomsten in Japan: Wederzijds Goedvinden en Ontslag

De beëindiging van een arbeidsovereenkomst op initiatief van de werknemer kan juridisch in twee hoofdtypen worden ingedeeld: ‘wederzijds goedvinden’ en ‘ontslag’. Hoewel beide leiden tot het beëindigen van de arbeidsovereenkomst, verschillen hun juridische aard en vereisten voor totstandkoming fundamenteel van elkaar.

Wederzijds goedvinden is een overeenkomst waarbij de werknemer en werkgever op basis van wederzijdse instemming de arbeidsovereenkomst in de toekomst beëindigen. Dit komt tot stand door de combinatie van een ‘aanbod’ van de ene partij en de ‘aanvaarding’ van de andere partij. In de praktijk wordt de handeling van een werknemer die een ‘ontslagverzoek’ indient, vaak geïnterpreteerd als een aanbod voor wederzijds goedvinden. Pas wanneer de werkgever dit accepteert, komt er een overeenkomst tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst tot stand.

Aan de andere kant betekent ontslag dat de werknemer de arbeidsovereenkomst eenzijdig opzegt. Dit wordt ook wel ‘vrijwillig ontslag’ genoemd en vereist geen goedkeuring van de werkgever. Zodra de werkgever de opzegging van de werknemer ontvangt, treedt na het verstrijken van de wettelijk bepaalde periode automatisch het einde van de arbeidsovereenkomst in werking.

Een praktisch probleem ontstaat wanneer de door de werknemer ingediende documenten, zoals een ‘ontslagbrief’ of ‘ontslagverzoek’, juridisch niet duidelijk zijn als een aanbod voor wederzijds goedvinden of als een definitieve uiting van ontslag. Dit onderscheid is uiterst belangrijk omdat de mogelijkheid om een verklaring in te trekken afhangt van de interpretatie van de juridische aard ervan. Rekening houdend met het feit dat de positie van de werknemer de basis van zijn leven vormt, tonen Japanse rechtbanken een voorzichtige houding bij de interpretatie van de intenties van de werknemer. Als gevolg hiervan, tenzij het objectief duidelijk is dat de uiting van de werknemer bedoeld is om de arbeidsovereenkomst definitief te beëindigen, neigen rechtbanken ertoe deze uiting te interpreteren als een aanbod voor wederzijds goedvinden dat kan worden ingetrokken, in plaats van als ontslag. Deze rechterlijke neiging vormt een belangrijk risico voor werkgevers. Wanneer een werknemer zijn ontslag kenbaar maakt, en de werkgever dit te snel interpreteert als definitief ontslag en overgaat tot het werven van een opvolger of het intern aankondigen van het ontslag, kan dit leiden tot een situatie waarin er juridisch twee geldige arbeidsovereenkomsten bestaan als de werknemer later besluit zijn verklaring in te trekken. Daarom is een zorgvuldige aanpak vereist.

Regels voor ontslag bij arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd onder Japans arbeidsrecht

In het Japanse arbeidsrecht kunnen werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, zoals vaste medewerkers, in principe te allen tijde een verzoek tot beëindiging van hun arbeidsovereenkomst indienen. De wettelijke basis voor dit recht is artikel 627, lid 1, van het Japanse Burgerlijk Wetboek.

Volgens deze bepaling kan “indien de partijen geen termijn voor de tewerkstelling hebben vastgesteld, elke partij te allen tijde een verzoek tot beëindiging indienen. In dit geval eindigt de tewerkstelling twee weken na de dag van het verzoek tot beëindiging.” Dit staat bekend als de ‘vrijheid van beëindigingsverzoek’ en betekent dat de arbeidsovereenkomst wettelijk eindigt na het verstrijken van twee weken, ongeacht of de werkgever het verzoek heeft geaccepteerd. Deze periode van twee weken begint de dag na het verzoek tot beëindiging.

In de praktijk stellen veel bedrijven in hun arbeidsreglementen een langere opzegtermijn vast dan de twee weken die door het Japanse Burgerlijk Wetboek worden voorgeschreven, zoals “degene die wenst terug te treden, moet dit een maand voor de beoogde datum van terugtreding melden.” Hier rijst de vraag welke bepaling voorrang heeft: die van het arbeidsreglement of die van het Japanse Burgerlijk Wetboek. Over de vraag of de bepalingen van artikel 627 van het Japanse Burgerlijk Wetboek als dwingend recht beschouwd kunnen worden en dus niet door bijzondere overeenkomsten uitgesloten kunnen worden, zijn de meningen in de rechtsleer en jurisprudentie verdeeld. Echter, bepalingen in arbeidsreglementen die een lange opzegtermijn opleggen en daarmee de vrijheid van de werknemer om ontslag te nemen onredelijk beperken, kunnen in strijd zijn met de openbare orde en goede zeden (artikel 90 van het Japanse Burgerlijk Wetboek) en worden mogelijk als ongeldig beschouwd. Er zijn rechterlijke uitspraken die artikel 627 van het Japanse Burgerlijk Wetboek als dwingend recht interpreteren en ongeacht de bepalingen in het arbeidsreglement, het ontslag als effectief beschouwen twee weken na het verzoek van de werknemer (Takano Meriyasu-zaak, Tokyo District Court, 29 oktober 1976). Daarom kan het voor bedrijven toelaatbaar zijn om een opzegtermijn van ongeveer een maand vast te stellen in het arbeidsreglement, vanwege de rationele noodzaak van overdracht van werkzaamheden, maar het is belangrijk te begrijpen dat het juridisch moeilijk is om een werknemer die ontslag neemt op basis van artikel 627 van het Japanse Burgerlijk Wetboek na twee weken tegen te houden.

Regels voor ontslag binnen een arbeidsovereenkomst met bepaalde duur onder Japans recht

In het geval van een arbeidsovereenkomst met een bepaalde duur, zoals bij contractmedewerkers, is het tussentijds opzeggen van de overeenkomst door de werknemer strenger beperkt dan bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Een arbeidsovereenkomst met bepaalde duur wordt gesloten op basis van de veronderstelling dat beide partijen zich aan de overeengekomen periode zullen houden, en daarom wordt eenzijdige beëindiging in principe niet toegestaan.

Deze regel is vastgelegd in artikel 628 van het Japanse Burgerlijk Wetboek. Dit artikel bepaalt dat “zelfs als de partijen een periode voor de tewerkstelling hebben vastgesteld, elke partij de overeenkomst onmiddellijk kan beëindigen als er onvermijdelijke redenen zijn.” Dit betekent dat er ‘onvermijdelijke redenen’ moeten zijn voor een werknemer met een tijdelijk contract om tussentijds ontslag te nemen.

Of er sprake is van ‘onvermijdelijke redenen’ wordt beoordeeld op basis van de individuele omstandigheden, maar over het algemeen kunnen de volgende gevallen worden overwogen:

• Wanneer de werknemer zelf ernstig ziek of gewond is en het leveren van arbeid onmogelijk of aanzienlijk moeilijk wordt.
• Wanneer de voortzetting van het werk objectief moeilijk wordt door familieomstandigheden, zoals de zorg voor een familielid.
• Wanneer het loon niet wordt betaald of wanneer de werkelijke arbeidsvoorwaarden aanzienlijk afwijken van de voorwaarden die bij de aanwerving zijn vermeld (dit wordt ook erkend als een recht op onmiddellijke beëindiging onder artikel 15, lid 2, van de Japanse Arbeidsnormenwet).
• Wanneer de bedrijfsactiviteiten van de werkgever in strijd zijn met de wet.

Er is echter een belangrijke uitzondering op dit strikte principe. Artikel 137 van de aanvullende bepalingen van de Japanse Arbeidsnormenwet bepaalt dat werknemers die een arbeidsovereenkomst met bepaalde duur van meer dan één jaar hebben gesloten, “na het verstrijken van één jaar vanaf de eerste dag van de periode van de arbeidsovereenkomst, op elk moment ontslag kunnen nemen door dit aan de werkgever te melden.” Volgens deze bepaling kan bijvoorbeeld een werknemer met een contract van drie jaar, na het verstrijken van één jaar vanaf het begin van het contract, op elk moment vrij ontslag nemen, zelfs zonder ‘onvermijdelijke redenen’. Deze uitzonderingsbepaling is ingesteld om de langdurige binding van werknemers te voorkomen en vormt een juridische beperking waar werkgevers zich zeker bewust van moeten zijn bij het plannen van de personeelsbezetting via meerjarige contracten met bepaalde duur.

Intrekking van een ontslagverklaring: de mogelijkheden onder Japans arbeidsrecht

Het komt in de praktijk vaak voor dat werknemers hun eenmaal ingediende ontslagverklaring willen intrekken, wat gemakkelijk tot geschillen kan leiden. Of een ontslagverklaring kan worden ingetrokken, hangt direct samen met het juridische onderscheid tussen ‘ontslag’ en ‘het aanbod tot wederzijds goedvinden beëindigen van de arbeidsovereenkomst’.

Een ‘ontslag’ als eenzijdige beëindigingsmededeling door de werknemer wordt effectief zodra het de werkgever bereikt, en kan in principe niet eenzijdig door de werknemer worden ingetrokken. Daarentegen kan een ontslagverklaring die als een ‘aanbod tot wederzijds goedvinden beëindigen van de arbeidsovereenkomst’ wordt gedaan, door de werknemer vrij worden ingetrokken totdat de werkgever zijn aanvaarding uitdrukt.

Het meest cruciale punt hierbij is wanneer en hoe de ‘aanvaarding door de werkgever’ juridisch tot stand komt. Als de aanvaarding wordt erkend, kan de werknemer het aanbod niet meer intrekken en is de beëindiging van de arbeidsovereenkomst definitief. Er zijn twee contrasterende rechtszaken van het Hooggerechtshof en de districtsrechtbank die als leidende gevallen dienen voor dit punt.

De eerste is de zaak van Okuma Iron Works (Hooggerechtshof, 18 september 1987). In deze zaak diende een werknemer een ontslagverzoek in bij de personeelsmanager, die het verzoek accepteerde. De werknemer probeerde de volgende dag het ontslag in te trekken, maar de rechtbank oordeelde dat de personeelsmanager in wezen de bevoegdheid had om het ontslag van de werknemer goed te keuren. Toen de bevoegde personeelsmanager het ontslagverzoek accepteerde, werd geoordeeld dat de aanvaarding door de werkgever had plaatsgevonden en dat de beëindiging van de arbeidsovereenkomst definitief was. Als gevolg hiervan werd de poging tot intrekking van de werknemer de volgende dag als ongeldig beschouwd.

De tweede zaak is die van Hakuto Academy (Osaka District Court, 29 augustus 1997). In deze zaak diende een leraar van een privéschool een ontslagverzoek in bij de directeur, maar trok het enkele uren later telefonisch in. In deze onderwijsinstelling lag de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid over de aanstelling en het ontslag van onderwijzend personeel bij de voorzitter van het bestuur. De rechtbank oordeelde dat de intrekking geldig was omdat deze plaatsvond voordat de uiteindelijke aanvaarding door de voorzitter van het bestuur de leraar had bereikt.

Wat uit deze rechtszaken kan worden afgeleid, is het feit dat het slagen of falen van een ontslag nauw samenhangt met de structuur van de bevoegdheidsverdeling binnen een bedrijf. Afhankelijk van of de persoon die het ontslagverzoek accepteert slechts een ontvanger is of daadwerkelijk de beslissingsbevoegdheid heeft om de aanvaarding te bepalen, kan het moment van totstandkoming van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst variëren. Deze juridische onzekerheid vormt een groot risico voor de werkgever. Daarom is het vanuit het oogpunt van geschillenpreventie uiterst effectief voor bedrijven om in hun arbeidsreglementen duidelijk te bepalen dat ‘het indienen van een ontslagverzoek wordt behandeld als een aanbod tot wederzijds goedvinden beëindigen van de arbeidsovereenkomst en dat de beëindiging definitief is zodra de werknemer een schriftelijke aanvaardingsmededeling van de personeelsmanager ontvangt’. Dit maakt het moment van aanvaarding duidelijk en beperkt de periode waarin de werknemer het aanbod kan intrekken tot een voorspelbare termijn.

Vergelijkingstabel: Juridische Verschillen tussen Wederzijds Goedvinden en Ontslagname in Japan

Hieronder volgt een tabel die de juridische verschillen tussen wederzijds goedvinden en ontslagname, zoals eerder besproken, samenvat.

Juridische verplichtingen na beëindiging van de arbeidsovereenkomst in Japan

Ook na de beëindiging van een arbeidsovereenkomst rusten er bepaalde juridische verplichtingen op de werkgever. Vooral de betaling van loon en de omgang met de geheimhoudingsplicht zijn van groot belang.

Betaling van loon

Artikel 23 van de Japanse Arbeidsnormenwet stelt strikte regels voor de teruggave van geld en goederen bij het vertrek van een werknemer . Volgens dit artikel moet de werkgever, indien een vertrekkende werknemer hierom vraagt, binnen zeven dagen na de aanvraagdatum het loon betalen en alle gelden en goederen die tot de rechten van de werknemer behoren, ongeacht de benaming, teruggeven . Deze verplichting heeft voorrang op de normale salarisbetalingsdatum die door het bedrijf is vastgesteld. Dit betekent dat als een vertrekkende werknemer vraagt om betaling vóór de gebruikelijke loondag, het bedrijf wettelijk verplicht is om binnen zeven dagen te reageren . Bij overtreding van deze bepaling kan een boete van maximaal 300.000 yen worden opgelegd , dus het is essentieel dat de financiële en personeelsafdelingen een systeem opzetten dat een snelle afwikkeling van de salarissen van vertrekkende werknemers mogelijk maakt.

Geheimhoudingsplicht

Tijdens het dienstverband heeft een werknemer de plicht om bedrijfsgeheimen van de werkgever te bewaren, gebaseerd op het principe van goede trouw en eerlijkheid dat bij de arbeidsovereenkomst hoort (Artikel 3, lid 4 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet) . Echter, deze plicht op basis van het vertrouwensbeginsel verzwakt aanzienlijk zodra de arbeidsovereenkomst eindigt.

Daarom is het uiterst belangrijk om, om werknemers na hun vertrek een geheimhoudingsplicht op te leggen met betrekking tot bepaalde informatie, duidelijke bepalingen over de verplichtingen na het vertrek op te nemen in de arbeidsreglementen of een individuele geheimhoudingsverklaring te sluiten bij het vertrek . Met een dergelijke schriftelijke overeenkomst is het mogelijk om een breder scala aan informatie te beschermen dan de definitie van ‘bedrijfsgeheimen’ zoals vastgesteld in de Japanse Wet op de Preventie van Oneerlijke Concurrentie, waardoor effectievere maatregelen tegen informatielekken kunnen worden genomen . Vooral voor werknemers die toegang hadden tot informatie die de bron van concurrentievermogen van een bedrijf vormt, zoals klantgegevens, technische informatie en bedrijfsstrategieën, is het essentieel om duidelijke afspraken te maken over de geheimhoudingsplicht na vertrek als een onmisbare risicobeheersmaatregel.

Samenvatting

Zoals in detail besproken in dit artikel, volgt de beëindiging van een arbeidsovereenkomst op initiatief van de werknemer in Japan twee juridische routes: ‘wederzijds overeengekomen beëindiging’ en ‘ontslag’. Dit onderscheid is niet slechts een academische classificatie, maar is direct verbonden met zeer belangrijke praktische kwesties zoals het moment waarop het ontslag effectief wordt, de opzegtermijn en bovenal de mogelijkheid om een ontslagintentie in te trekken. Vooral de ambiguïteit rond de interpretatie van de intentieverklaring van de werknemer en geschillen over intrekking kunnen onverwachte verstoringen veroorzaken in de stabiele bedrijfsvoering van een onderneming. Om deze risico’s effectief te beheren, is het essentieel om de juridische verschillen nauwkeurig te begrijpen en interne procedures te definiëren voor het accepteren en goedkeuren van een ontslagverzoek.

Monolith Law Office beschikt over diepgaande specialistische kennis en uitgebreide praktijkervaring met betrekking tot het complexe Japanse arbeidsrecht. Ons kantoor heeft een breed scala aan binnenlandse cliënten geadviseerd over alle aspecten van arbeidsovereenkomsten, van het aangaan tot de beëindiging ervan. In het bijzonder hebben we een aanzienlijke staat van dienst met betrekking tot juridische kwesties rond het ontslag van werknemers, zoals behandeld in dit artikel. Bovendien heeft ons kantoor meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, waardoor we nauwkeurig kunnen inspelen op de unieke behoeften van buitenlandse bedrijven die actief zijn in Japan. Of het nu gaat om het opstellen en beoordelen van arbeidsreglementen, het omgaan met individuele ontslagzaken of het opzetten van preventieve maatregelen tegen geschillen, wij bieden optimale juridische ondersteuning afgestemd op de situatie van uw bedrijf.