De juridische effectiviteit van arbeidsreglementen en de procedure voor wijzigingen in het Japanse arbeidsrecht

In de bedrijfsvoering van Japanse ondernemingen vervullen arbeidsreglementen een cruciale juridische rol die verder gaat dan slechts een verzameling interne regels. Ze vormen een fundamenteel juridisch document dat uniforme en gestandaardiseerde arbeidsvoorwaarden toepast op een groot aantal werknemers en de bedrijfsorde handhaaft. Terwijl in vele andere rechtsgebieden individuele arbeidsovereenkomsten de primaire middelen zijn om arbeidsvoorwaarden vast te stellen, kenmerkt het Japanse systeem zich doordat arbeidsreglementen de inhoud van individuele arbeidsovereenkomsten omvattend reguleren en zelfs de kracht hebben om deze te wijzigen. Deze uitgebreide bevoegdheden die aan de werkgever zijn toegekend, zijn echter niet onbeperkt. Het juridische systeem in Japan, met de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet (Labor Contract Act) als kern, handhaaft een verfijnde balans tussen de bevoegdheid van de werkgever om arbeidsreglementen vast te stellen en te wijzigen en de noodzaak om werknemers te beschermen tegen eenzijdige en nadelige veranderingen. Dit juridische kader is gevormd door de opeenstapeling van rechterlijke uitspraken over vele jaren en is als geschreven recht gesystematiseerd. In dit artikel zullen we de juridische aard van deze arbeidsreglementen, hun relatie met individuele arbeidsovereenkomsten en in het bijzonder de strikte juridische vereisten voor ‘redelijkheid’ bij het doorvoeren van wijzigingen die nadelig zijn voor werknemers, gedetailleerd bespreken aan de hand van specifieke wetgeving en rechtspraak.

De Juridische Aard van Werkvoorschriften en de Impact op Arbeidsovereenkomsten onder Japans Recht

De basis waarop werkvoorschriften juridisch bindend zijn voor individuele arbeidsovereenkomsten met werknemers, is te vinden in artikel 7 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Dit artikel bepaalt dat, indien een werkgever redelijke arbeidsvoorwaarden heeft vastgesteld in de werkvoorschriften en deze bekend heeft gemaakt bij de werknemers, de inhoud van de arbeidsovereenkomst wordt bepaald door de arbeidsvoorwaarden zoals vastgelegd in deze werkvoorschriften. Dit verduidelijkt de ‘normatieve kracht’ die werkvoorschriften hebben volgens de wet. Om deze kracht te laten gelden, moeten twee belangrijke vereisten worden vervuld: ‘redelijkheid’ en ‘bekendmaking’.

Het eerste vereiste is de ‘redelijkheid’ van de inhoud van de werkvoorschriften zelf. Bepalingen die aanzienlijk onredelijk zijn volgens maatschappelijke normen of die de rechten van werknemers onrechtvaardig schenden, worden als onredelijk beschouwd, en de juridische kracht van die delen kan worden ontkend. Voorbeelden hiervan zijn bepalingen met betrekking tot disciplinaire maatregelen die te streng zijn of clausules die eenzijdige verplichtingen opleggen aan werknemers.

Het tweede, en procedureel zeer belangrijke vereiste, is de ‘bekendmaking’ aan werknemers. Werkvoorschriften zijn niet effectief louter door hun creatie; ze worden pas juridisch bindend nadat de inhoud ervan op gepaste wijze aan de werknemers is gecommuniceerd. Artikel 106, lid 1, van de Japanse Arbeidsnormenwet en de bijbehorende uitvoeringsregels vereisen specifieke methoden van bekendmaking, zoals het continu zichtbaar ophangen op de werkplek, het verstrekken van een schriftelijk exemplaar aan werknemers, of het installeren van apparatuur waarmee werknemers op elk moment de inhoud kunnen controleren in elektronische vorm. In rechtszaken is geoordeeld dat zelfs als deze formele methoden niet volledig zijn nageleefd, maar werknemers in staat zijn gesteld om op elk moment kennis te nemen van de inhoud van de werkvoorschriften, er sprake is van ‘substantiële bekendmaking’ en de werkvoorschriften daarmee juridische kracht hebben.

Deze vereisten zijn niet slechts administratieve procedures. Ze vormen de juridische basis die de legitimiteit van de werkgeversautoriteit in personeelsbeheer waarborgt. Als de bekendmaking wordt verwaarloosd, loopt men het risico dat de werkvoorschriften als niet-effectief worden beschouwd. Dit kan leiden tot situaties waarin de geldigheid van werkopdrachten of disciplinaire maatregelen, gebaseerd op de werkvoorschriften, wordt betwist en de argumenten van de werkgever niet worden erkend. Daarom kan worden gesteld dat het grondig bekendmaken van werkvoorschriften een essentiële verantwoordelijkheid is vanuit het oogpunt van het handhaven van de bedrijfsorde en het beheren van juridische risico’s.

De Prioriteit van Werkreglementen en Individuele Overeenkomsten Onder Japans Arbeidsrecht

In het Japanse arbeidsrecht bestaat de norm voor het bepalen van arbeidsvoorwaarden uit een hiërarchische structuur. De volgorde van rechtsgeldigheid is over het algemeen als volgt: wettelijke bepalingen (dwingend recht), collectieve arbeidsovereenkomsten, werkreglementen en individuele arbeidsovereenkomsten. Binnen deze hiërarchie is de relatie tussen de werkreglementen, die uniform van toepassing zijn op alle werknemers, en de individuele arbeidsovereenkomsten die met specifieke werknemers worden gesloten, van bijzonder belang voor de bedrijfsvoering. De Japanse Arbeidsovereenkomstenwet stelt duidelijke regels vast over welke voorwaarden voorrang hebben wanneer de inhoud van beide overeenkomsten verschilt.

Allereerst fungeren werkreglementen als de ‘minimumstandaard’ voor arbeidsvoorwaarden. Artikel 12 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt dat arbeidsovereenkomsten die arbeidsvoorwaarden vaststellen die niet voldoen aan de standaarden van het werkreglement, voor dat deel ongeldig zijn. In dat geval worden de standaarden zoals vastgelegd in het werkreglement toegepast. Dit is een aspect van het principe dat ‘gunstigere voorwaarden voorrang hebben’ en dient als een werknemersbeschermingsfunctie om te voorkomen dat werkgevers werknemers individueel in dienst nemen onder voorwaarden die lager zijn dan de standaarden vastgesteld in de werkreglementen. Bijvoorbeeld, zelfs als het basissalaris volgens het werkreglement 300.000 yen per maand is, zal een individuele overeenkomst met een werknemer voor 280.000 yen ongeldig zijn, en ontstaat er juridisch een verplichting om 300.000 yen te betalen.

Aan de andere kant is het ook mogelijk dat een individuele arbeidsovereenkomst ‘gunstigere’ voorwaarden vaststelt die de standaarden van het werkreglement overtreffen. Een voorbehoud in Artikel 7 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet erkent dat, waar de arbeidsvoorwaarden in een arbeidsovereenkomst verschillen van de inhoud van het werkreglement, de individuele overeenkomst voorrang heeft. Hierdoor kunnen bedrijven specifieke talenten met unieke expertise of belangrijke functionarissen individuele compensatie en voordelen bieden die de standaarden van het werkreglement overstijgen, wat flexibel talentbeheer mogelijk maakt. Bijvoorbeeld, zelfs als het werkreglement 120 vakantiedagen per jaar voorschrijft, is een individuele overeenkomst met een werknemer voor 125 vakantiedagen geldig, en zijn die 125 vakantiedagen van toepassing op die werknemer.

De interactie tussen deze twee artikelen creëert een relatie waarbij het werkreglement de ‘minimumlijn (vloer)’ voor arbeidsvoorwaarden vaststelt en het niet is toegestaan om daaronder te gaan, terwijl individuele overeenkomsten het mogelijk maken om ‘gunstigere voorwaarden (plafond)’ boven die lijn vast te stellen zonder belemmering. Het begrijpen van deze relatie is essentieel voor het bereiken van een evenwicht tussen uniform personeelsbeheer en individuele, strategische personeelsbehandeling.

Wijzigingen in de Arbeidsvoorwaarden: Principes en Uitzonderingen Onder Japans Recht

Arbeidsvoorwaarden vormen de contractuele inhoud tussen werkgever en werknemer, en wijzigingen hierin vereisen in principe de instemming van beide partijen. Artikel 8 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt dat werknemers en werkgevers de inhoud van de arbeidsovereenkomst, zijnde de arbeidsvoorwaarden, kunnen wijzigen met wederzijdse toestemming, waarmee het principe van instemming wordt verduidelijkt.

Op basis van dit principe stelt artikel 9 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet dat een werkgever niet eenzijdig de arbeidsvoorwaarden in het nadeel van de werknemer kan wijzigen door de arbeidsreglementen te veranderen zonder overeenstemming met de werknemer. Dit verbiedt in principe dat een werkgever eenzijdige wijzigingen doorvoert die nadelig zijn voor de werknemer, zoals het verlagen van lonen of het verminderen van vrije dagen. Dit is het fundamentele principe bij het wijzigen van arbeidsreglementen in het nadeel van de werknemer.

Echter, bedrijfsvoering moet zich voortdurend aanpassen aan veranderende omstandigheden, en soms is het onvermijdelijk dat arbeidsvoorwaarden herzien moeten worden. Om aan deze zakelijke noodzaak te voldoen, staat de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet onder strikte voorwaarden uitzonderingen toe. Dit is vastgelegd in artikel 10 van de wet. Dit artikel biedt een wettelijke basis voor het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden door de werkgever, zelfs als dit nadelig is voor de werknemer, mits aan twee voorwaarden wordt voldaan. De eerste voorwaarde is dat de gewijzigde arbeidsreglementen bekend worden gemaakt bij de werknemers. De tweede en meest cruciale voorwaarde is dat de wijziging van de arbeidsreglementen ‘redelijk’ is.

De wettelijke structuur waarbij artikel 9 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet een ‘principe van verbod’ vaststelt en artikel 10 als een ‘mits-clausule’ uitzonderlijke toestemming regelt, is uiterst belangrijk. Het positioneert juridisch dat wijzigingen in de arbeidsreglementen in het nadeel van de werknemer geen vanzelfsprekend recht van de werkgever zijn, maar strikt uitzonderlijke maatregelen. Daarom, als de geldigheid van een nadelige wijziging in de rechtbank wordt betwist, ligt de volledige bewijslast dat de wijziging ‘redelijk’ is bij de werkgever. Rechtbanken beginnen met het principe (wijziging is ongeldig) en beoordelen streng of de argumenten en bewijzen die door de werkgever worden aangevoerd, overtuigend genoeg zijn om de uitzonderingsbepaling (artikel 10) toe te passen. Om deze reden is het voor managers essentieel om niet alleen de noodzaak van een nadelige wijziging te erkennen, maar ook om strategisch voor te bereiden hoe ‘redelijkheid’ juridisch geconstrueerd en bewezen kan worden.

Beoordelingscriteria voor de ‘Redelijkheid’ van Nadelige Wijzigingen Onder Japans Arbeidsrecht

De sleutel tot de geldigheid van nadelige wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden is de beoordeling van ‘redelijkheid’, die niet mechanisch wordt bepaald door een enkele standaard, maar door een alomvattende overweging van meerdere factoren. Dit beoordelingskader, vastgelegd in artikel 10 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, is gevormd door een opeenstapeling van rechtspraak over vele jaren, zelfs voordat de wet werd ingevoerd. In het bijzonder heeft de uitspraak van het Hooggerechtshof in 1968 in de zaak Akita Kita Bus een fundamenteel principe gevestigd dat redelijke wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden bindend zijn, zelfs zonder de individuele toestemming van werknemers. De specifieke elementen die de redelijkheid bepalen, werden gedetailleerd uiteengezet in de uitspraak van het Hooggerechtshof in 1997 in de zaak van de Daiyon Bank, die sterk weerspiegeld wordt in de huidige tekst van artikel 10 van de Arbeidsovereenkomstenwet.

Artikel 10 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet noemt de volgende punten als overwegingen bij het beoordelen van redelijkheid:

1. De mate van nadeel voor de werknemer: Dit betreft de ernst van het nadeel dat werknemers ondervinden door de wijziging. Hoe groter de impact op het leven van de werknemer, zoals een aanzienlijke verlaging van het loon of de pensioenuitkering, des te hoger de drempel voor het erkennen van redelijkheid.
2. De noodzaak van de wijziging van de arbeidsvoorwaarden: De mate van zakelijke noodzaak voor de werkgever om de wijziging door te voeren. Er wordt een hoge mate van noodzaak vereist, niet alleen voor winstvergroting, maar bijvoorbeeld als reactie op een ernstige bedrijfscrisis of onvermijdelijke maatregelen als gevolg van een bedrijfstransformatie.
3. De adequaatheid van de inhoud van de nieuwe arbeidsvoorwaarden: Of het nieuwe systeem van arbeidsvoorwaarden op zichzelf niet onredelijk is en of het inhoudelijk aanvaardbaar is volgens maatschappelijke normen. Er wordt ook gekeken of het niet aanzienlijk lager is dan de standaard bij vergelijkbare bedrijven.
4. De staat van onderhandelingen met de vakbond, etc.: De geschiedenis van onderhandelingen over de wijziging tussen de werkgever en de vakbond die de meerderheid van de werknemers vertegenwoordigt of de vertegenwoordigers van de meerderheid van de werknemers. Als er na oprechte onderhandelingen een overeenkomst is bereikt met de vakbond, wordt de wijziging sterk vermoed redelijk te zijn.
5. Andere omstandigheden met betrekking tot de wijziging van de arbeidsvoorwaarden: Dit omvat alle relevante omstandigheden die niet onder de bovenstaande punten vallen. Bijvoorbeeld, de aanwezigheid van overgangsmaatregelen om nadelige effecten te verzachten (schokabsorberende maatregelen) of compensatiemaatregelen voor het nadeel zijn belangrijke elementen.

Zoals het voorbeeld van de Daiyon Bank-zaak laat zien, hecht de rechtbank bij het beoordelen van de redelijkheid van nadelige wijzigingen niet alleen belang aan de vergelijking van de voorwaarden voor en na de wijziging, maar ook aan het ‘proces’ dat tot de wijziging heeft geleid. Of de werkgever de werknemerszijde zorgvuldig heeft geïnformeerd, oprecht heeft onderhandeld en alle mogelijke inspanningen heeft geleverd om nadelige effecten te verzachten, heeft een grote invloed op de uiteindelijke juridische beoordeling. Daarom is het, om nadelige wijzigingen succesvol door te voeren, essentieel om niet alleen de redelijkheid van de inhoud te waarborgen, maar ook om de transparantie en eerlijkheid van het wijzigingsproces te garanderen als onderdeel van juridisch risicobeheer.

Samenvatting

In het Japanse arbeidsrecht zijn arbeidsreglementen een krachtig juridisch instrument waarmee bedrijven uniforme arbeidsvoorwaarden kunnen vaststellen en hun organisatie soepel kunnen beheren. Deze reglementen hebben de macht om de inhoud van individuele arbeidsovereenkomsten omvattend te reguleren en onder bepaalde voorwaarden zelfs eenzijdig te wijzigen. Echter, deze aanzienlijke bevoegdheden staan onder strikte controle van de wet. In het bijzonder, wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd die nadelig zijn voor werknemers, moet de werkgever bewijzen dat deze wijzigingen ‘redelijk’ zijn, en deze drempel is zeker niet laag. De beoordeling van redelijkheid is gebaseerd op een alomvattende evaluatie die niet alleen de substantiële aspecten zoals de noodzaak van de wijziging en de mate van nadeel omvat, maar ook de eerlijkheid van het proces, zoals de onderhandelingsgeschiedenis met vakbonden en de aanwezigheid van maatregelen om het nadeel te verzachten. Daarom is het voor managers en juridische medewerkers essentieel om een diepgaand begrip van de juridische vereisten te hebben en een zorgvuldig en strategisch procesbeheer uit te voeren bij het opstellen of wijzigen van arbeidsreglementen, vooral bij het overwegen van nadelige wijzigingen. Dit is de sleutel tot het voorkomen van toekomstige arbeidsgeschillen en het realiseren van een stabiel bedrijfsbeheer. Ons kantoor, Monolith Law Office, heeft een uitgebreide staat van dienst in het adviseren van een groot aantal cliënten in Japan over de juridische uitdagingen met betrekking tot arbeidsreglementen die in dit artikel worden besproken. Ons kantoor heeft ook meerdere advocaten die gekwalificeerd zijn in buitenlandse rechtsgebieden en Engels spreken, waardoor we ook kunnen voldoen aan de unieke behoeften van internationaal georiënteerde bedrijven. Van het opstellen van nieuwe arbeidsreglementen, het beoordelen van bestaande reglementen, het reageren op wetswijzigingen tot het implementeren van de meest zorgvuldige nadelige wijzigingen, wij bieden optimale juridische ondersteuning die aansluit bij de bedrijfsstrategie van uw bedrijf.