Bescherming van vrouwen en jongeren in het Japanse arbeidsrecht en ondersteuning van de werkgelegenheid in een vergrijzende samenleving met weinig kinderen

Het begrijpen van de specifieke kenmerken van het arbeidsrecht bij het ontplooien van zakelijke activiteiten in Japan is niet alleen een kwestie van naleving van wet- en regelgeving, maar vormt ook een cruciaal managementvraagstuk dat ten grondslag ligt aan de duurzame groei van een onderneming en haar strategie voor talentmanagement. Vooral de ernstige demografische trend van vergrijzing en lage geboortecijfers in Japan heeft een grote invloed op de aard van het arbeidsrecht. Terwijl Japan geconfronteerd wordt met de structurele uitdaging van een afnemende beroepsbevolking, streeft het Japanse rechtssysteem ernaar om de toekomstige arbeidskrachten te beschermen en een omgeving te creëren waarin een divers personeelsbestand zijn capaciteiten volledig kan blijven benutten. Vanuit dit perspectief is het begrijpen van het Japanse arbeidsrecht essentieel voor effectief personeelsbeleid en risicobeheer. In dit artikel zullen we drie belangrijke thema’s bespreken die in deze bredere context zijn geplaatst, namelijk ‘Arbeidscontracten met minderjarigen’, ‘Bescherming van vrouwelijke werknemers’ en ‘Ondersteuning van werkgelegenheid door de Wet op Verlof voor Kinderzorg en Zorg voor Familieleden’. Deze drie thema’s lijken op het eerste gezicht misschien weinig met elkaar te maken te hebben. Echter, ze vormen een samenhangend geheel van beleidsmaatregelen gericht op het doel van de gehele Japanse samenleving om de beroepsbevolking te behouden en optimaal te benutten. De regelgeving ter bescherming van jongeren vormt de basis voor de ontwikkeling van toekomstige gezonde werknemers, terwijl de beschermingsmaatregelen gerelateerd aan de moederschap van vrouwen bedoeld zijn om vrouwen te ondersteunen zodat zij, ondanks gebeurtenissen zoals bevalling en kinderopvang, hun carrière niet hoeven te onderbreken en actief kunnen blijven op de arbeidsmarkt. De Wet op Verlof voor Kinderzorg en Zorg voor Familieleden fungeert als een vangnet waardoor werknemers die zich in een periode van kinderopvang of familiezorg bevinden, kunnen blijven werken zonder hun baan op te geven. Een diepgaand begrip van deze systemen zal uiterst waardevolle inzichten bieden voor het formuleren van strategieën voor het werven, behouden en ontwikkelen van talent in Japan.  

Speciale bepalingen voor het aangaan van arbeidsovereenkomsten met minderjarigen onder Japans recht

Wanneer u minderjarigen in dienst neemt, vereist de wetgeving vanuit het perspectief van de gezonde ontwikkeling van minderjarigen speciale overwegingen die verschillen van die voor volwassen werknemers. Het Japanse rechtssysteem vormt een uniek kader door de interactie tussen het Japanse Burgerlijk Wetboek en de Japanse Arbeidsnormenwet. Dit kader is niet alleen bedoeld om minderjarigen te beschermen tegen hun werkgevers, maar ook om hen in sommige gevallen te beschermen tegen uitbuiting door hun wettelijke vertegenwoordigers, waardoor werkgevers specifieke verplichtingen hebben.

Allereerst, als het gaat om de principes met betrekking tot de contractpartijen, stelt artikel 5 van het Japanse Burgerlijk Wetboek dat minderjarigen, om een contract of andere juridische handelingen uit te voeren, in principe de toestemming van hun wettelijke vertegenwoordiger (meestal de ouder) moeten verkrijgen. Dit principe van het burgerlijk recht is ook van toepassing op arbeidsovereenkomsten, wat betekent dat werkgevers de toestemming van de ouder of voogd van de minderjarige moeten verkrijgen om een arbeidsovereenkomst aan te gaan. Echter, de Japanse Arbeidsnormenwet brengt een belangrijke wijziging aan in dit principe. Artikel 58, lid 1, van de Japanse Arbeidsnormenwet verbiedt expliciet dat wettelijke vertegenwoordigers namens minderjarigen arbeidsovereenkomsten aangaan. Dit is een bepaling om te voorkomen dat wettelijke vertegenwoordigers minderjarigen tegen hun wil laten werken onder ongunstige arbeidsvoorwaarden of hen dwingen tot arbeid. Daarom moet de arbeidsovereenkomst altijd direct met de minderjarige zelf worden gesloten.

Evenzo bestaan er beschermende bepalingen met betrekking tot de betaling van loon. Artikel 59 van de Japanse Arbeidsnormenwet stelt dat minderjarigen het recht hebben om zelfstandig hun loon te vorderen en verbiedt wettelijke vertegenwoordigers om namens minderjarigen loon te ontvangen. Dit is om te voorkomen dat ouders het loon van hun kinderen beheren en het verbruiken zonder het ten behoeve van het kind te gebruiken. Werkgevers moeten daarom, zelfs als de wettelijke vertegenwoordiger daarom vraagt, het loon altijd direct aan de minderjarige zelf betalen.

Deze bepalingen vereisen dat werkgevers dubbele aandacht besteden aan de procedures bij het in dienst nemen van minderjarigen. Met andere woorden, werkgevers moeten de ‘toestemming’ van de wettelijke vertegenwoordiger verkrijgen bij het aangaan van de overeenkomst, maar zowel de contractuele handeling als de ontvangst van het loon moet direct met de minderjarige ‘zelf’ worden uitgevoerd. Deze gescheiden structuur kan worden geïnterpreteerd als een wettelijke verplichting voor werkgevers om de uiteindelijke beschermers van minderjarigen in de arbeid te zijn.

Verder stelt de Japanse Arbeidsnormenwet specifieke beschermende bepalingen vast voor jongeren (personen jonger dan 18 jaar). Allereerst is de minimumleeftijd voor tewerkstelling in principe vastgesteld op de dag na het bereiken van de leeftijd van 15 jaar tot het einde van 31 maart daaropvolgend, dat wil zeggen tot het voltooien van de verplichte scholing (Artikel 56 van de Japanse Arbeidsnormenwet). Werkgevers zijn verplicht om een officieel document, zoals een uittreksel uit het bevolkingsregister, dat de leeftijd bewijst, op de werkplek te bewaren (Artikel 57 van de Japanse Arbeidsnormenwet).

Wat betreft de arbeidstijden, is overwerk of werken op feestdagen in principe niet toegestaan voor jongeren, en ze mogen niet meer werken dan de wettelijke arbeidstijd van 40 uur per week en 8 uur per dag. Ook nachtarbeid (van 22.00 uur tot 05.00 uur) is in principe verboden (Artikel 61 van de Japanse Arbeidsnormenwet). Daarnaast zijn er beperkingen op het werken met zware voorwerpen of het bedienen van bepaalde gevaarlijke machines, die schadelijk kunnen zijn voor de fysieke en mentale ontwikkeling (Artikel 62 van de Japanse Arbeidsnormenwet). Mocht een persoon jonger dan 18 jaar ontslagen worden en binnen 14 dagen na de ontslagdatum willen terugkeren naar huis, dan is de werkgever verplicht de benodigde reiskosten te dragen (Artikel 64 van de Japanse Arbeidsnormenwet).

Deze strikte bepalingen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat minderjarigen de kans krijgen om onderwijs te volgen en gezond op te groeien terwijl ze veilig werkervaring opdoen. Voor bedrijven is het essentieel om een speciaal beheersysteem in te voeren om aan deze regelgeving te voldoen, zoals het grondig controleren van de leeftijd, het instellen van een arbeidstijdmanagementsysteem voor jongeren en het controleren van het loonbetalingsproces.

Beschermingsbepalingen voor vrouwen onder de Japanse Arbeidsnormenwet

De beschermingsbepalingen voor vrouwelijke werknemers onder de Japanse Arbeidsnormenwet hebben in de loop der tijd aanzienlijke veranderingen ondergaan. Vroeger bestonden er ‘vrouwenbeschermingsbepalingen’, zoals beperkingen op overwerk en een verbod op nachtarbeid voor alle vrouwen, maar deze zijn grotendeels afgeschaft na de wetswijziging in 1999 (Heisei 11) om gelijke kansen en behandeling voor mannen en vrouwen te bevorderen. De huidige beschermingsbepalingen in de Japanse Arbeidsnormenwet richten zich voornamelijk op ‘moederschapsbescherming’, met de nadruk op zwangerschap, bevalling en kinderopvang. Deze bepalingen zijn bedoeld om een omgeving te waarborgen waarin vrouwelijke werknemers hun gezondheid kunnen behouden en met een gerust hart kunnen blijven werken.  

Het meest centrale systeem is het zwangerschaps- en bevallingsverlof, vastgelegd in artikel 65 van de Japanse Arbeidsnormenwet. Zwangerschapsverlof kan worden opgenomen vanaf zes weken (of veertien weken bij een meerlingzwangerschap) voor de verwachte bevallingsdatum, als de vrouwelijke werknemer hierom vraagt. Aan de andere kant is het werkgevers in principe verboden om vrouwelijke werknemers te laten werken gedurende acht weken na de bevalling, wat een verplichte verlofperiode is, ongeacht of de werknemer hierom vraagt. Echter, na zes weken postpartum kan de werknemer verzoeken om weer aan het werk te gaan, mits een arts bevestigt dat dit geen problemen oplevert.  

Belangrijk bij de uitvoering van dit zwangerschaps- en bevallingsverlofsysteem is dat het zwangerschapsverlof ‘op aanvraag’ is, terwijl het bevallingsverlof in principe ‘verplicht’ is. Dit betekent dat een zwangere werknemer die geen zwangerschapsverlof aanvraagt, binnen de wettelijke arbeidstijden mag blijven werken zonder dat dit direct illegaal is. Echter, als de werknemer verlof aanvraagt, kan de werkgever dit niet weigeren. Op het moment van deze ‘aanvraag’ verandert de verplichting van de werkgever in een absolute. Daarom is het van cruciaal belang dat het management de juridische implicaties van deze verzoeken begrijpt en snel en adequaat reageert om compliance-risico’s te beheren.

Om de gezondheid van zwangere vrouwelijke werknemers te beschermen, stelt de Japanse Arbeidsnormenwet verdere maatregelen vast. Artikel 65, lid 3, van de Japanse Arbeidsnormenwet verplicht werkgevers om, op verzoek van een zwangere vrouw, haar over te plaatsen naar lichtere taken. Bovendien mogen werkgevers, op basis van artikel 66 van de Japanse Arbeidsnormenwet, geen overwerk, werk op rustdagen of nachtarbeid verlangen van zwangere vrouwen en vrouwen die niet langer dan een jaar geleden zijn bevallen (hierna ‘zwangere en bevallen vrouwen’), als zij hierom vragen. Ook deze bepalingen zijn gebaseerd op een ‘aanvraag’ die de verplichtingen van de werkgever in werking stelt.  

Bescherming tegen gevaarlijke en schadelijke werkzaamheden is ook een belangrijk onderdeel. Artikel 64, lid 3, van de Japanse Arbeidsnormenwet verbiedt het tewerkstellen van zwangere en bevallen vrouwen in werkzaamheden die schadelijk zijn voor zwangerschap, bevalling en borstvoeding. Dit omvat taken zoals het hanteren van zware voorwerpen en werken op plaatsen waar schadelijke chemische stoffen vrijkomen. Bovendien zijn er ook beperkingen op het werk van andere vrouwen in specifieke taken die schadelijk kunnen zijn voor zwangerschap en bevalling.  

Er zijn ook bepalingen om de kinderopvang na de bevalling te ondersteunen. Artikel 67 van de Japanse Arbeidsnormenwet geeft vrouwen die een kind jonger dan één jaar opvoeden het recht om, naast de reguliere pauzes, twee keer per dag minstens 30 minuten kinderopvangtijd op te nemen, als zij hierom vragen.  

Naast deze bepalingen van de Japanse Arbeidsnormenwet, stelt de ‘Wet op de gelijke behandeling en kansen van mannen en vrouwen in de werkgelegenheid’ (Wet op gelijke kansen voor mannen en vrouwen in de werkgelegenheid) ook belangrijke maatregelen vast met betrekking tot het beheer van de gezondheid van moeders. Artikel 12 van deze wet verplicht werkgevers om tijd vrij te maken voor vrouwelijke werknemers om gezondheidsonderzoeken en dergelijke te ondergaan die nodig zijn voor zwangere en bevallen vrouwen. Artikel 13 bepaalt dat werkgevers, op basis van de aanbevelingen van een gezondheidsonderzoek door een arts, de nodige maatregelen moeten nemen, zoals het aanpassen van de werktijden of het verminderen van de werklast, om deze aanbevelingen na te leven. Het is ook strikt verboden om werknemers te ontslaan of anderszins nadelig te behandelen op basis van het aanvragen van deze maatregelen, zoals vastgelegd in artikel 9 van dezelfde wet.  

De Wet op Ouderschaps- en Zorgverlof: Een Systeem ter Ondersteuning van de Continuïteit van Werk voor Diverse Talenten in Japan

In een tijd waarin de Japanse beroepsbevolking blijft krimpen, is het voorkomen van baanverlies vanwege ouderschap of familiezorg en het continueren van de tewerkstelling van ervaren talenten een urgente kwestie voor zowel bedrijven als de samenleving. De “Wet op het Welzijn van Werknemers die Ouderschapsverlof of Zorgverlof Nemen” (hierna de Wet op Ouderschaps- en Zorgverlof) biedt een alomvattend wettelijk kader om deze uitdaging aan te gaan. Deze wet stelt diverse systemen vast om werknemers te ondersteunen in het voortzetten van hun carrière terwijl ze met vertrouwen werk en gezinsleven kunnen combineren.

Een van de kernsystemen is het “ouderschapsverlof”. Dit is een verlofregeling die werknemers, ongeacht geslacht, kunnen opnemen om een kind jonger dan één jaar op te voeden, zoals bepaald in artikel 5 van de Japanse Wet op Ouderschaps- en Zorgverlof. Ook werknemers met een tijdelijk dienstverband kunnen, mits zij aan bepaalde voorwaarden voldoen, in aanmerking komen voor dit verlof. De verlofperiode is in principe tot het kind één jaar oud is, maar kan worden verlengd tot anderhalf jaar of zelfs tot twee jaar in bepaalde omstandigheden, zoals wanneer er geen plaats is in een kinderopvang. Daarnaast zijn er speciale regelingen zoals het “Papa & Mama Plus Verlof” (waarbij beide ouders ouderschapsverlof kunnen nemen tot het kind 14 maanden oud is) en het “Vaderschapsverlof na Bevalling” (waarbij vaders tot vier weken verlof kunnen nemen binnen acht weken na de geboorte).

Een ander belangrijk onderdeel is het “zorgverlof”. Dit verlof kan worden opgenomen wanneer een echtgeno(o)t(e), ouder, kind of de ouder van een echtgeno(o)t(e) een verwonding, ziekte of fysieke of mentale handicap heeft en constant zorg nodig heeft voor een periode van meer dan twee weken, zoals gedefinieerd door de wet. Werknemers kunnen voor elke zorgbehoevende familielid in totaal 93 dagen zorgverlof opnemen, verdeeld over maximaal drie periodes. Dit systeem is bedoeld om in de beginfase intensief ondersteuning te bieden bij het opzetten van een zorgstructuur, zoals het gebruik van zorgdiensten en het opstellen van een zorgplan.

Naast langdurige verlofregelingen verplicht de Wet op Ouderschaps- en Zorgverlof ook tot het treffen van diverse maatregelen ter ondersteuning van de dagelijkse balans tussen werk en privé. Zo moeten werkgevers bijvoorbeeld een systeem voor verkorte werktijden instellen voor werknemers die een kind jonger dan drie jaar opvoeden. Er zijn ook beperkingen voor het laten werken van overuren (meer dan 24 uur per maand en 150 uur per jaar) en nachtdiensten (van 22:00 tot 05:00 uur) voor werknemers die een kind opvoeden dat nog niet naar de basisschool gaat of die zorg verlenen aan een familielid in een zorgbehoevende staat.

Daarnaast zijn er verlofregelingen voor de korte termijn, zoals “verlof voor kinderzorg” en “zorgverlof”. Verlof voor kinderzorg kan worden opgenomen voor de verzorging van een ziek of gewond kind dat nog niet naar de basisschool gaat, of voor begeleiding bij vaccinaties en gezondheidscontroles. Zorgverlof kan worden gebruikt voor het begeleiden van een zorgbehoevend familielid naar medische afspraken of voor het regelen van zorgdiensten. Beide soorten verlof kunnen tot vijf dagen per jaar worden opgenomen voor één kind of familielid, of tot tien dagen voor twee of meer, en kunnen flexibel worden opgenomen per dag, halve dag of zelfs per uur.

Hoewel deze systemen vergelijkbare namen hebben en daardoor makkelijk te verwarren zijn, verschillen hun doel, doelgroep, duur en opname-eenheden duidelijk van elkaar. Het is van groot belang voor personeels- en arbeidsmanagement om deze verschillen nauwkeurig te begrijpen en werknemers op de juiste manier te begeleiden. Hieronder volgt een vergelijking van de vier belangrijkste systemen.

Vergelijking van de belangrijkste verlof- en vakantieregelingen voor kinderopvang en mantelzorg onder Japans recht

Het Verbod op Nadelige Behandeling en Rechtspraak in Japan

Om de effectiviteit van de diverse regelingen vastgelegd in de Japanse Wet op Ouderschaps- en Zorgverlof en de Wet op Gelijke Kansen voor Mannen en Vrouwen in de Werkgelegenheid te waarborgen, verbiedt de wetgeving strikt dat werkgevers werknemers ontslaan, degraderen, hun salaris verlagen of op andere wijze nadelig behandelen, enkel omdat zij gebruikmaken van deze regelingen. Specifiek vormen artikel 10 van de Japanse Wet op Ouderschaps- en Zorgverlof en artikel 9 van de Japanse Wet op Gelijke Kansen voor Mannen en Vrouwen in de Werkgelegenheid de wettelijke basis hiervoor. Nadelige behandeling kan inhouden: ontslag of weigering van contractverlenging, degradatie, nadelige overplaatsing, salarisverlaging, of ongunstige beoordelingen bij bonussen en promoties.  

Echter, de grens van wat juridisch als ‘nadelige behandeling’ wordt beschouwd, is niet altijd duidelijk. Vooral de kwestie van hoe de periode van niet-werken tijdens verlof moet worden weerspiegeld in salaris en personeelsbeoordelingen is een uitdaging waar veel bedrijven in de praktijk mee te maken krijgen. Een belangrijk oordeel dat richtlijnen biedt voor deze kwestie is de ‘Rechtszaak van de Onderwijsinstelling Kinki University’ (uitspraak van de rechtbank van Osaka op 24 april 2019 (2019)).  

In deze zaak werd betwist of het rechtmatig was dat de universiteit, op basis van haar arbeidsreglement, geen periodieke salarisverhogingen had toegekend in het jaar dat de eiser, een universitair docent, ouderschapsverlof had opgenomen. De universiteit betoogde dat de periode van ouderschapsverlof een periode was waarin geen werkervaring kon worden opgedaan en er dus geen verbetering in de beroepsvaardigheden was, waardoor het uitsluiten van salarisverhoging een redelijke maatregel was.

Daarop oordeelde de rechtbank dat het systeem van periodieke salarisverhogingen van de universiteit voornamelijk een ‘anciënniteit-gebaseerd’ karakter had, waarbij verhogingen uniform werden toegekend op basis van dienstjaren, in plaats van individuele prestatiebeoordelingen. De rechtbank oordeelde dat het volledig ontnemen van de kans op salarisverhoging voor dat jaar, enkel omdat de werknemer ouderschapsverlof had opgenomen, inclusief de periode van werken waarin geen verlof werd genomen, een nadelige behandeling was die verder ging dan het directe effect van niet werken tijdens het verlof (geen salaris ontvangen). De rechtbank concludeerde dat een dergelijke behandeling werknemers zou kunnen ontmoedigen om ouderschapsverlof op te nemen en in strijd was met het doel van de wet, en daarmee een ‘nadelige behandeling’ vormde die verboden is onder artikel 10 van de Japanse Wet op Ouderschaps- en Zorgverlof, en dus onwettig was.  

Wat deze uitspraak benadrukt, is dat Japanse rechtbanken bij het beoordelen van ‘nadelige behandeling’ niet alleen kijken naar directe salarisverlagingen tijdens de verlofperiode, maar ook naar de langetermijneffecten die dergelijke maatregelen kunnen hebben op het salarissysteem en de carrièrepaden van werknemers. Vooral in systemen van salarisverhoging en bonussen met een sterke anciënniteit-component, kan het mechanisch toepassen van ongunstige beoordelingen op basis van wettelijk verlof een hoog juridisch risico met zich meebrengen. Zelfs schijnbaar neutrale bedrijfsregels zoals ‘werknemers met een bepaald aantal dagen afwezigheid worden uitgesloten van salarisverhoging en bonussen’ kunnen als onwettig worden beschouwd als ze in de praktijk functioneren als een substantiële straf voor werknemers die ouderschapsverlof opnemen.

De les die bedrijven uit deze rechtszaak kunnen trekken, is dat het noodzakelijk is om interne regels met betrekking tot personeelsbeoordelingen, salarisverhogingen en bonusberekeningen volledig te herzien, zodat het opnemen van wettelijk verlof niet leidt tot ongerechtvaardigde nadelige gevolgen. Het is niet voldoende om simpelweg te stellen dat ‘tijdens verlof geen salaris wordt betaald’; er moet ook worden gezorgd dat werknemers na terugkeer van verlof niet permanent nadelig worden behandeld in vergelijking met collega’s die geen verlof hebben genomen, wat betreft salarisniveau en promotiekansen. Concreet kan dit betekenen dat de beoordelingsperiode voor salarisverhogingen en promoties wordt aangepast door de verlofperiode uit te sluiten, of door de werkprestaties tijdens de periode zonder verlof op een passende manier mee te wegen in de beoordeling. Het opzetten van een ‘verlof-neutraal’ personeelssysteem is de sleutel tot het waarborgen van naleving en het vermijden van juridische risico’s.

Implementatie van de herziene wet van 2025 (2025年改正法の施行): Aanpassen aan een veranderende samenleving

De Japanse Wet op Ouderschaps- en Zorgverlof (育児・介護休業法) is in de loop der tijd vaak gewijzigd om te voldoen aan de veranderende samenleving en de behoeften van werknemers. Vanaf 1 april 2025 (令和7年) zal een nieuwe reeks wijzigingen gefaseerd worden ingevoerd, die de ondersteuning van de combinatie werk en gezin verder zal bevorderen. Deze wijzigingen zijn gebaseerd op een beleidsmatige verschuiving die niet alleen rechten toekent aan werknemers, maar ook bedrijven aanspoort om actiever de combinatie van werk en gezin te ondersteunen en flexibele werkarrangementen voor te stellen. Bedrijven moeten snel handelen om hun arbeidsreglementen en interne systemen aan te passen aan deze nieuwe verplichtingen.

Allereerst worden de maatregelen ter ondersteuning van ouderschap aanzienlijk uitgebreid. Het ‘verlof voor kinderverzorging’ wordt hernoemd naar ‘verlof voor kinderverzorging en andere zaken’, en de leeftijdsgrens van de kinderen waarvoor dit verlof geldt, wordt uitgebreid van ‘voor aanvang van de basisschool’ naar ‘tot en met het derde leerjaar van de basisschool’. Bovendien worden, naast de traditionele redenen zoals ziekte of verwonding, ook schoolsluitingen vanwege infectieziekten en deelname aan schoolactiviteiten zoals toelatings- en afstudeerceremonies toegevoegd als redenen voor het opnemen van verlof. Ook werknemers die minder dan zes maanden in dienst zijn, die voorheen konden worden uitgesloten van dit verlof door een arbeidsovereenkomst, zullen na de wijziging niet langer worden uitgesloten en kunnen direct na indiensttreding verlof opnemen.

De rechten om vrijstelling van overwerk (buitengewone arbeid) aan te vragen worden ook versterkt. Onder de huidige wet zijn werknemers die een kind jonger dan drie jaar opvoeden gerechtigd, maar na de wijziging wordt dit uitgebreid naar werknemers die een kind opvoeden dat nog niet naar de basisschool gaat. Dit maakt het gemakkelijker om voor een langere periode tijdens de opvoeding te kiezen voor een werkwijze zonder overwerk.

Vooral de bevordering van flexibele werkarrangementen is opmerkelijk. Werkgevers worden nu verplicht om maatregelen te treffen zodat werknemers die een kind jonger dan drie jaar opvoeden of een familielid verzorgen dat zorg nodig heeft, kunnen kiezen voor telewerken, als een ‘inspanningsverplichting’. Hoewel dit geen wettelijke dwangkracht heeft, wordt van bedrijven verwacht dat zij een proactieve houding aannemen in het ondersteunen van de combinatie werk en gezin. Bovendien moeten werkgevers voor werknemers die een kind opvoeden van drie jaar tot aan de basisschoolleeftijd ten minste twee van de volgende vijf opties aanbieden: 1) wijziging van de starttijd van de werkdag, 2) telewerken, 3) een deeltijdwerkregeling, 4) het toekennen van nieuw verlof (ondersteuningsverlof voor de combinatie van opvoeding en werk), en 5) het opzetten en beheren van kinderopvangfaciliteiten. Werknemers moeten uit deze opties kunnen kiezen en deze kunnen gebruiken.

De inspanningen om zorgverlof te voorkomen worden ook aanzienlijk versterkt. Onder de herziene wet wordt van werkgevers vereist dat zij, wanneer een werknemer aangeeft geconfronteerd te worden met de zorg voor een familielid, de werknemer individueel informeren over de inhoud van het zorgverlof en andere ondersteunende maatregelen en de intentie om gebruik te maken van het systeem bevestigen. Dit is een maatregel om te voorkomen dat werknemers ontslag nemen zonder kennis van het systeem. Daarnaast wordt het ook verplicht om informatie te verstrekken over ondersteunende maatregelen voor de combinatie van werk en zorg aan werknemers die bijvoorbeeld de leeftijd van 40 jaar bereiken, nog voordat zij geconfronteerd worden met zorgtaken.

Deze wijzigingen vereisen nieuwe aanpassingen in het personeels- en arbeidsmanagement van bedrijven. Waar het bestaande wettelijke systeem een ‘passieve’ structuur had, waarbij de verplichtingen van bedrijven pas ontstonden na een aanvraag van de werknemer, vereist de nieuwe wetgeving een ‘actieve’ rol van bedrijven om proactief informatie te verstrekken, intenties te bevestigen en flexibele werkarrangementen voor te stellen. Dit betekent dat het zwaartepunt van compliance verschuift van het simpelweg kennen van de wetgeving naar hoe deze in de praktijk wordt toegepast en hoe de dialoog met werknemers wordt gevoerd. Bedrijven moeten niet alleen hun arbeidsreglementen herzien, maar ook trainingen voor leidinggevenden organiseren, standaardprocessen voor individuele gesprekken opstellen en voorbereidingen treffen voor informatiemateriaal over ondersteunende systemen voor de combinatie werk en gezin.

Samenvatting

In dit artikel hebben we drie belangrijke juridische kaders besproken die zijn vastgesteld door de Japanse arbeidswetgeving voor de bescherming van vrouwen en jongeren, en voor de ondersteuning van werkgelegenheid in een samenleving met een dalend geboortecijfer en een vergrijzende bevolking. De speciale regels voor arbeidscontracten met minderjarigen, de kernbescherming van moederschap voor vrouwelijke werknemers, en het uitgebreide ondersteuningssysteem voor kinderopvang en zorgverlof dat wordt geboden door de Wet op Kinderopvang en Zorgverlof, werken organisch samen, hoewel ze elk onafhankelijke bepalingen zijn. Ze richten zich op het gemeenschappelijke doel om een duurzame arbeidskracht te waarborgen in reactie op de grote uitdaging van de bevolkingsstructuur in Japan. Het naleven van deze wettelijke systemen is essentieel om juridische risico’s te vermijden en tegelijkertijd een werkomgeving te creëren waarin een divers personeelsbestand kan floreren, wat een belangrijke managementstrategie is om de concurrentiepositie van bedrijven te versterken. Vooral de recente wetswijzigingen dwingen bedrijven om niet alleen systemen op te zetten, maar ook om proactief informatie te verstrekken en de dialoog aan te gaan, afgestemd op de individuele situatie van elke werknemer, wat een transformatie vereist in de manier waarop personeels- en arbeidsrelaties worden beheerd.

Ons kantoor, Monolith Law Office, heeft een rijke ervaring in het leveren van gespecialiseerde juridische diensten aan een groot aantal binnen- en buitenlandse cliënten met betrekking tot de complexe en voortdurend evoluerende juridische regelgeving onder de Japanse arbeidswetgeving. Ons kantoor heeft niet alleen experts in dienst met een Japanse advocatenkwalificatie, maar ook Engelssprekende professionals met buitenlandse advocatenkwalificaties, waardoor we nauwkeurig en praktisch advies kunnen bieden voor de unieke uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij internationale bedrijfsactiviteiten. Wij bieden uitgebreide ondersteuning afgestemd op de behoeften van uw bedrijf, zoals het opstellen van arbeidsreglementen, het uitvoeren van interne trainingen en het omgaan met individuele zaken, met betrekking tot de thema’s die in dit artikel zijn behandeld.