De juridische kaders en praktische toepassing van jaarlijks betaald verlof in het Japanse arbeidsrecht

In het Japanse arbeidsrecht is het jaarlijks betaald verlof een fundamenteel recht dat aan werknemers wordt verleend. Dit systeem is bedoeld om werknemers in staat te stellen zowel fysiek als mentaal te herstellen en een vervuld sociaal leven te leiden. Vanuit het perspectief van bedrijfsbeheer is het correct begrijpen en toepassen van dit jaarlijks betaald verlofsysteem niet slechts een kwestie van werknemersvoordelen, maar een essentiële verantwoordelijkheid die de kern vormt van naleving van wetgeving en arbeidsrisicobeheer. Managers staan voor een breed scala aan uitdagingen. Specifiek omvat dit het nauwkeurig berekenen van het aantal vakantiedagen waarop elke werknemer recht heeft, het passend afstemmen van verlofaanvragen van werknemers met de operationele behoeften van het bedrijf, en het zekerstellen van de naleving van de verplichting om minimaal vijf dagen verlof per jaar op te nemen, geïntroduceerd in 2019. Dit gaat ook gepaard met gerelateerde administratieve taken en financiële overwegingen. In dit artikel zullen we het wettelijke kader van het systeem voor jaarlijks betaald verlof uitgebreid bespreken vanuit een professioneel oogpunt, gebaseerd op de Japanse Arbeidsnormenwet en gerelateerde jurisprudentie. We zullen de vereisten voor toekenning, de rechten en plichten van werkgevers en werknemers, strategische beheermethoden zoals het systeem voor geplande toekenning, en de juridische gevolgen van overtredingen van de wet systematisch organiseren en uitleggen, tot aan de praktische kwesties waarmee bedrijven worden geconfronteerd.  

Vereisten en Aantal Dagen voor Jaarlijks Betaald Verlof onder Japans Arbeidsrecht

De basis voor jaarlijks betaald verlof is vastgelegd in artikel 39 van de Japanse Arbeidsnormenwet. Dit is geen vrijblijvende vakantieregeling die door bedrijven wordt aangeboden, maar een verplichting opgelegd aan werkgevers door de wet. Om het recht op het eerste jaarlijkse betaalde verlof te verkrijgen, moet een werknemer aan twee wettelijk vastgestelde vereisten voldoen.

Het eerste vereiste is ononderbroken dienstverband. Een werknemer moet vanaf de datum van indiensttreding zes maanden onafgebroken hebben gewerkt. Het tweede vereiste is een aanwezigheidspercentage. Gedurende die zes maanden moet de werknemer ten minste 80% van de totale werkdagen aanwezig zijn geweest. Werknemers die aan deze vereisten voldoen, moeten in principe tien werkdagen jaarlijks betaald verlof krijgen van hun werkgever.

Na de eerste toekenning neemt het aantal dagen jaarlijks betaald verlof toe naarmate de werknemer langer in dienst is. Voor een gewone werknemer worden na zes maanden ononderbroken dienstverband tien werkdagen verlof toegekend, waarna het aantal dagen met elk verstreken jaar toeneemt, tot een maximum van twintig werkdagen na meer dan zes en een half jaar dienstverband.

Aan de andere kant krijgen ook parttime werknemers en werknemers met een kortere standaard werkdag of werktijd jaarlijks betaald verlof. Het aantal dagen wordt echter proportioneel bepaald op basis van bijvoorbeeld het aantal standaard werkdagen per week. Deze proportionele toekenning is van toepassing op werknemers met een standaard werkweek van minder dan dertig uur, en/of een standaard aantal werkdagen per week van vier of minder, of een standaard aantal werkdagen per jaar van 216 of minder. De specifieke aantallen dagen zijn als volgt:

Er zijn ook bepalingen met betrekking tot het overdragen en verjaren van jaarlijks betaald verlof. Als werknemers hun jaarlijkse betaalde verlof niet volledig gebruiken binnen het jaar, kunnen ze het overdragen naar het volgende jaar. Echter, volgens artikel 115 van de Japanse Arbeidsnormenwet, vervalt het recht op jaarlijks betaald verlof twee jaar na de datum waarop het is ontstaan.

Volgens de wettelijke principes wordt jaarlijks betaald verlof toegekend op basis van de datum van indiensttreding van elke werknemer, wat betekent dat de ‘referentiedatum’ voor de toekenning verschilt per werknemer. Dit kan vooral voor bedrijven met veel werknemers een zeer complexe beheertaak zijn. Het is noodzakelijk om de referentiedatum van elke werknemer individueel bij te houden, het aantal toegekende dagen te berekenen en het beheer van de verplichte periode voor het opnemen van vijf dagen verlof, zoals later besproken, te beheren, wat kan leiden tot hogere beheerkosten en het risico op rekenfouten. Om deze uitdaging aan te gaan, hebben sommige bedrijven een methode geïntroduceerd die bekend staat als ‘uniforme behandeling’. Dit is een beheermethode waarbij de referentiedatum voor jaarlijks betaald verlof van alle werknemers wordt gestandaardiseerd naar een specifieke datum, zoals 1 april elk jaar. Door deze methode te gebruiken, kan het beheer van jaarlijks betaald verlof worden geconsolideerd tot een jaarlijkse taak, wat efficiëntie en vermindering van fouten kan opleveren. Bij de invoering van dit systeem is het echter essentieel om rekening te houden met de belangen van de werknemers, zodat zij niet benadeeld worden. Bijvoorbeeld, werknemers die later in het jaar in dienst treden, moeten ook verlof krijgen vóór de wettelijke referentiedatum, zodat het systeem niet onder de wettelijke minimumnormen valt. Op deze manier moet de uniformering van de referentiedatum worden beschouwd als onderdeel van een strategisch personeelsbeheer, gebaseerd op naleving van de wetgeving.

Het recht van werknemers op het bepalen van vakantietijd en het recht van werkgevers op het wijzigen van vakantietijd onder Japans recht

Rond de vaststelling van de periode voor het opnemen van jaarlijks betaald verlof kruisen de rechten van werknemers en de operationele noodzaak van werkgevers elkaar. De Japanse Arbeidsnormenwet heeft mechanismen ingesteld om deze balans te waarborgen.

Als een fundamenteel principe hebben werknemers het recht om jaarlijks betaald verlof op te nemen in de periode die zij wensen. Dit wordt het ‘recht op het bepalen van vakantietijd’ genoemd. Werknemers zijn niet verplicht om hun redenen voor het opnemen van verlof aan de werkgever uit te leggen, en in principe kan de werkgever deze aanvraag niet weigeren.

Echter, er is één uitzondering op dit recht van de werknemer, namelijk het ‘recht van de werkgever op het wijzigen van vakantietijd’. Artikel 39, lid 5, van de Japanse Arbeidsnormenwet bepaalt dat werkgevers de vakantiedagen naar een andere periode mogen verplaatsen, maar alleen als het geven van verlof in de gevraagde periode de normale bedrijfsvoering zou verstoren.

Deze vereiste van ‘verstoring van de normale bedrijfsvoering’ wordt zeer strikt geïnterpreteerd. Redenen zoals een drukke werkplek of moeilijkheden bij het vinden van vervangend personeel rechtvaardigen niet de uitoefening van het recht op het wijzigen van vakantietijd. Rechtspraak vereist dat er objectief rekening wordt gehouden met verschillende omstandigheden, zoals de aard van het werk van de betreffende werknemer, de drukte van het werk, de moeilijkheidsgraad van het vinden van vervangers en het aantal andere werknemers dat op dezelfde dag verlof heeft aangevraagd. Het is belangrijk dat werkgevers, voordat zij hun recht op het wijzigen van vakantietijd uitoefenen, hun uiterste best doen om werknemers in staat te stellen verlof op te nemen zoals zij wensen, door bijvoorbeeld vervangend personeel te regelen of werkroosters aan te passen.

Het Japanse Hooggerechtshof heeft door de jaren heen een hoge drempel opgesteld voor de uitoefening van het recht op het wijzigen van vakantietijd. In zaken zoals de Nippon Telegraph and Telephone Public Corporation Konohana Telegraph and Telephone Office case (Hooggerechtshof van Japan, 18 maart 1982) en de Hirosaki Telegraph and Telephone Office case (Hooggerechtshof van Japan, 10 juli 1987), is aangegeven dat werkgevers hun recht op het wijzigen van vakantietijd alleen mogen uitoefenen in zeer beperkte en specifieke omstandigheden, zoals wanneer het objectief moeilijk is om vervangend personeel te vinden.

Een recente rechtszaak die de aandacht trekt, is de East Japan Railway Company case (Tokyo High Court, 28 februari 2024). In deze zaak werd het recht van het bedrijf op het wijzigen van vakantietijd als wettig beschouwd toen het werd uitgeoefend op de aanvraag voor jaarlijks betaald verlof van een Shinkansen-machinist. De redenen die de rechtbank tot deze beslissing leidden, waren de hoge mate van specialisatie en het belang van veiligheid in het werk van een Shinkansen-machinist, de extreme moeilijkheid bij het vinden van vervangend personeel, en het feit dat het bedrijf zich inspande voor een geplande personeelsinzet door eerlijke operationele regels zoals een systeem voor het bepalen van de volgorde van verlofopname in te stellen. Deze uitspraak suggereert dat het recht op het wijzigen van vakantietijd kan worden uitgeoefend in speciale industrieën zoals openbaar vervoer, die een belangrijke maatschappelijke infrastructuur vormen en waar het moeilijk is om werk te vervangen, mits de werkgever een gepland en eerlijk arbeidsmanagement heeft opgezet.

De uitoefening van het recht op het wijzigen van vakantietijd bij aanvragen voor langdurig aaneengesloten verlof van werknemers die van plan zijn om ontslag te nemen, kan ook een discussiepunt zijn. In principe is er geen ruimte om een alternatieve datum te bieden voor werknemers die van plan zijn om ontslag te nemen, dus het recht op het wijzigen van vakantietijd wordt niet erkend. Echter, in de R Company case (Tokyo District Court, 19 januari 2009) werd dit recht uitzonderlijk erkend. Achter deze zaak zaten zeer speciale omstandigheden, zoals het feit dat de betreffende werknemer verantwoordelijk was voor een belangrijk project, de overdracht van werk nog niet voltooid was en de afwezigheid van die werknemer ernstige problemen voor het bedrijf zou veroorzaken. Deze uitspraak toont aan dat het recht op het wijzigen van vakantietijd niet absoluut onmogelijk is voor werknemers die van plan zijn om ontslag te nemen, maar dat dit beperkt is tot gevallen waarin er objectieve en significante redenen zijn, zoals essentiële werkoverdracht die niet door anderen kan worden uitgevoerd.

Wat uit deze rechtszaken naar voren komt, is dat de uitoefening van het recht op het wijzigen van vakantietijd niet slechts een recht van de werkgever is, maar eerder een moment waarop het arbeidsmanagement van de werkgever wordt getest. Een simpele claim van ‘het is een drukke periode’ is juridisch niet voldoende. Wat de rechtbank vraagt, is ‘welke specifieke inspanningen heeft de werkgever gedaan om de vakantiewensen van de werknemer te vervullen’. Een constante personeelstekort wordt niet gezien als een rechtvaardiging voor het uitoefenen van het recht op het wijzigen van vakantietijd, maar eerder als een managementuitdaging. Daarom, bij het overwegen van het uitoefenen van het recht op het wijzigen van vakantietijd, zal streng worden beoordeeld of deze beslissing de toetsing van de rechter kan doorstaan, oftewel of er regelmatig inspanningen zijn gedaan voor het verzekeren van vervangend personeel en het egaliseren van werklast door middel van gepland arbeidsmanagement.

Verplichting tot het opnemen van minimaal vijf dagen jaarlijks betaald verlof in Japan

Op 1 april 2019 (Heisei 31) is een belangrijke wijziging in de Japanse Arbeidsnormenwet in werking getreden, die een grote verandering heeft gebracht in het systeem van jaarlijks betaald verlof. Deze wijziging verplicht alle werkgevers om ervoor te zorgen dat werknemers die in aanmerking komen, minimaal vijf dagen jaarlijks betaald verlof opnemen.

Deze verplichting geldt voor alle werknemers die in dat jaar recht hebben op ten minste tien dagen betaald verlof. Dit omvat managers, werknemers met een tijdelijk contract en parttime werknemers die door pro-rata toekenning de tien dagen hebben bereikt.

Werkgevers moeten deze verplichting binnen één jaar na de datum waarop het betaalde verlof is toegekend (de ‘basisdatum’) nakomen. Binnen dit jaar moeten werkgevers ervoor zorgen dat de betreffende werknemers minimaal vijf dagen betaald verlof hebben opgenomen.

Het hart van dit systeem ligt in de actieve betrokkenheid van de werkgever, namelijk de ‘verplichting tot het bepalen van de tijd’. Werkgevers moeten werknemers aanmoedigen om verlof op te nemen wanneer zij dat wensen, maar als een werknemer binnen een jaar na de basisdatum niet uit eigen beweging minimaal vijf dagen verlof heeft opgenomen, moet de werkgever de resterende dagen aanwijzen. Werkgevers kunnen echter niet eenzijdig data vaststellen; bij het aanwijzen van de tijd moeten zij eerst de mening van de werknemer horen en zoveel mogelijk rekening houden met hun wensen.

Met deze verplichting komt ook een nieuwe administratieve taak voor werkgevers. Specifiek moeten zij een ‘jaarlijks betaald verlof administratieboek’ bijhouden met daarin de basisdatum van het verlof, de opgenomen data en het aantal resterende dagen voor elke werknemer, en deze gegevens drie jaar bewaren (hoewel de wet een bewaartermijn van vijf jaar vereist, geldt er een overgangsregeling waarbij voorlopig een termijn van drie jaar van toepassing is).

Belangrijk om op te merken is dat bij de berekening van de verplichte vijf dagen, halve dagen verlof als 0,5 dag kunnen worden meegeteld, maar verlof dat per uur is opgenomen, kan niet worden meegeteld.

Als werkgevers deze verplichting niet nakomen, kunnen zij worden bestraft. Er kan een boete van maximaal 300.000 yen per werknemer worden opgelegd.

Deze wetswijziging betekent een paradigmaverschuiving in het Japanse systeem van jaarlijks betaald verlof. Voorheen werd de lage opname van betaald verlof vaak gezien als een probleem van de individuele mentaliteit van de werknemer of de bedrijfscultuur. De wetswijziging van 2019 heeft echter de opname van verlof getransformeerd van een ‘recht van de werknemer’ naar een ‘verplichting van de werkgever’. Werkgevers zijn niet langer alleen verantwoordelijk voor het toekennen van verlof, maar ook voor het beheer en de garantie dat het verlof daadwerkelijk wordt opgenomen. Hierdoor is het beheer van jaarlijks betaald verlof geëvolueerd van een onderdeel van personeelsbeheer naar een belangrijk compliance-onderwerp met sanctiebepalingen, en uiteindelijk een onderdeel van corporate governance.

Het Geplande Toekenningsstelsel voor Jaarlijks Betaald Verlof onder Japans Arbeidsrecht

Om de opname van jaarlijks betaald verlof te bevorderen en tegelijkertijd de planning van bedrijfsactiviteiten te verbeteren, heeft het Japanse Arbeidsnormenwet een ‘geplande toekenningsstelsel’ ingesteld. Dit systeem maakt het mogelijk om, door middel van een arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en de vertegenwoordiger van de werknemers, vooraf geplande data toe te wijzen voor een deel van de jaarlijkse betaalde verlofdagen.

De wettelijke basis voor dit systeem is te vinden in artikel 39, lid 6, van de Japanse Arbeidsnormenwet. Het belangrijkste vereiste bij de invoering van het geplande toekenningsstelsel is dat werknemers een aantal dagen vrij moeten kunnen houden voor persoonlijk gebruik, zoals bij ziekte of noodgevallen. Daarom moet van het totale aantal jaarlijkse betaalde verlofdagen dat een werknemer heeft, ten minste vijf dagen vrij blijven voor de werknemer om naar eigen inzicht te gebruiken. Alleen het aantal dagen dat deze vijf dagen overschrijdt, kan worden opgenomen in het geplande toekenningsstelsel.

De procedure voor het invoeren van het systeem bestaat uit twee stappen. Eerst moet er in het arbeidsreglement een bepaling worden opgenomen dat jaarlijks betaald verlof gepland kan worden toegekend door middel van een arbeidsovereenkomst. Vervolgens wordt er een schriftelijke arbeidsovereenkomst gesloten met de vakbond die de meerderheid van de werknemers vertegenwoordigt, of bij afwezigheid daarvan, met een vertegenwoordiger van de meerderheid van de werknemers, waarin de specifieke toekenningsmethoden worden vastgelegd. Voor deze arbeidsovereenkomst is geen melding nodig bij de directeur van het lokale arbeidsnormeninspectoraat.

Er zijn voornamelijk drie modellen voor de concrete toepassing van het geplande toekenningsstelsel. Het eerste model is de ‘collectieve toekenningsmethode’. Dit is een methode waarbij alle werknemers op dezelfde dag collectief verlof nemen. Dit wordt vaak gebruikt in fabrieken in de productiesector om grote vakantieperiodes te realiseren tijdens de zomer of de eindejaarsperiode.

Het tweede model is de ‘rotatiemethode’. Dit is een methode waarbij werknemers in groepen, zoals afdelingen of teams, om de beurt verlof nemen. Dit is geschikt voor sectoren zoals de detailhandel en de dienstensector, waar het moeilijk is om de bedrijfsvoering volledig stil te leggen.

Het derde model is de ‘individuele toekenningsmethode’. Dit is een methode waarbij voor elke werknemer afzonderlijk een jaarlijks verlofplan wordt opgesteld en het verlof gepland wordt toegekend. Het biedt de flexibiliteit om persoonlijke herdenkingsdagen (zoals verjaardagen of huwelijksjubilea) vooraf in het plan op te nemen.

De eerder genoemde verplichting om minimaal vijf dagen op te nemen heeft de strategische betekenis van het geplande toekenningsstelsel verder verhoogd. Voorheen werd het gezien als een van de vrijwillige maatregelen om de opname van verlof te verbeteren, maar nu is het een belangrijk middel geworden om de wettelijke verplichting van vijf dagen op een efficiënte en geplande manier te vervullen. Als een bedrijf bijvoorbeeld drie dagen vaststelt als collectieve vakantiedagen voor het hele bedrijf, dan heeft het daarmee voor veel werknemers al drie van de verplichte vijf dagen vervuld. Dit vermindert aanzienlijk de beheerslast van het volgen van de opname van verlof door individuele werknemers en het stimuleren van de opname ervan. Bovendien, omdat de verlofdagen van tevoren zijn vastgesteld, wordt het gemakkelijker om werkplanningen te maken en verbetert de voorspelbaarheid van bedrijfsvoering. Op deze manier zijn de verplichting om minimaal vijf dagen op te nemen en het geplande toekenningsstelsel geen afzonderlijke systemen, maar vullen ze elkaar aan. Voor werkgevers is het van cruciaal belang om deze twee systemen als een geheel te zien en het geplande toekenningsstelsel actief te gebruiken om naleving van de wet en efficiënt personeelsbeheer te combineren.

Berekening van het loon tijdens de jaarlijkse betaalde verlofperiode onder Japans arbeidsrecht

Jaarlijks betaald verlof is, zoals de naam al aangeeft, een ‘betaalde’ vakantie, en werkgevers zijn verplicht om loon te betalen voor de dagen waarop werknemers verlof opnemen. Artikel 39, lid 9 van de Japanse Arbeidsnormenwet bepaalt drie methoden voor het berekenen van dit loon, en werkgevers moeten een van deze methoden kiezen en duidelijk vermelden in de arbeidsreglementen .  

De eerste methode is het betalen van het ‘normale loon’. Dit betekent dat het loon dat de werknemer zou hebben ontvangen als hij de normale arbeidsuren op die dag had gewerkt, wordt betaald, wat de meest gebruikelijke en begrijpelijke methode is . Voor werknemers met een maandsalaris verandert het maandelijkse salarisbedrag gewoonlijk niet. Voor werknemers met een uurloon wordt het bedrag betaald dat gelijk is aan het uurloon vermenigvuldigd met het aantal geplande werkuren voor die dag .  

De tweede methode is het betalen van het ‘gemiddelde loon’. Dit is een methode waarbij het totale loon dat aan de werknemer is betaald in de drie maanden voorafgaand aan de dag van het opgenomen verlof, wordt gedeeld door het totale aantal dagen (kalenderdagen) in die periode, om zo het dagelijkse loon te berekenen . Deze methode wordt gebruikt voor werknemers met een variabel loon, maar de berekening kan enigszins complex zijn. Er is ook een minimumgarantiebedrag vastgesteld om te voorkomen dat het loon aanzienlijk lager uitvalt door het aantal gewerkte dagen .  

De derde methode is het betalen van het ‘standaard beloningsdagbedrag’. Dit is een methode waarbij het standaard beloningsmaandbedrag, zoals bepaald door de Gezondheidsverzekeringswet, wordt gedeeld door 30 . Deze methode heeft het voordeel dat de berekening eenvoudig is, maar om deze methode toe te passen, moet er vooraf een arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer worden gesloten .  

Elk van deze drie methoden heeft zijn eigen kenmerken en de berekende loonbedragen kunnen verschillen. De onderstaande tabel vergelijkt de verschillende methoden.

De keuze van de berekeningsmethode is niet slechts een administratieve beslissing. Het is een managementbeslissing die rekening houdt met drie elementen: personeelskosten, beheerskosten en de relatie met werknemers. ‘Normaal loon’ is de meest begrijpelijke en transparante methode voor werknemers, maar kan de hoogste kosten voor het bedrijf met zich meebrengen. ‘Gemiddeld loon’ kan helpen om de personeelskosten te beheersen, maar de berekening is complex en het risico op beheerslasten en rekenfouten neemt toe. ‘Standaard beloningsdagbedrag’ biedt een balans tussen gemak van beheer en kostenbeheersing, maar vereist extra procedures zoals het sluiten van een arbeidsovereenkomst. Daarom wordt van bedrijven verwacht dat zij de meest optimale methode strategisch kiezen, afgestemd op de realiteit van hun salarissysteem en arbeidsmanagementstructuur.

Verbod op nadelige behandeling vanwege het opnemen van jaarlijks betaald verlof onder Japanse wetgeving

De Japanse Arbeidsnormenwet (Japanese Labor Standards Act) waarborgt het recht van werknemers om jaarlijks betaald verlof op te nemen en verbiedt werkgevers om handelingen te verrichten die dit recht belemmeren. Het hart van deze bescherming is artikel 136 van de aanvullende bepalingen van de Japanse Arbeidsnormenwet. Dit artikel bepaalt dat werkgevers geen verlaging van het loon of andere nadelige behandelingen mogen toepassen enkel omdat een werknemer jaarlijks betaald verlof heeft opgenomen.  

De term ‘nadelige behandeling’ wordt breed geïnterpreteerd. Het omvat niet alleen directe loonsverlagingen, maar ook het nadelig beoordelen in de beoordeling van bonussen en salarisverhogingen, het niet uitbetalen van aanwezigheidsbonussen, negatieve beoordelingen in personeelsevaluaties en nadelige overplaatsingen. Bijvoorbeeld, het behandelen van de dagen waarop jaarlijks betaald verlof is opgenomen als afwezigheid en op basis daarvan het niet uitbetalen van een aanwezigheidsbonus of het verlagen van een bonus, kan in principe in strijd zijn met deze bepaling.  

Echter, er is een belangrijk punt om op te letten met betrekking tot de juridische aard van artikel 136. Juridisch gezien wordt deze bepaling beschouwd als een ‘inspanningsverplichting’, wat betekent dat er geen directe sancties zijn voor overtredingen. Bovendien worden maatregelen van bedrijven die in strijd zijn met deze bepaling niet onmiddellijk als ongeldig beschouwd onder het privaatrecht.  

Wanneer worden maatregelen van een bedrijf dan als onwettig beschouwd? De rechtspraak heeft als criterium aangegeven dat maatregelen die de bedoeling van het jaarlijks betaald verlof substantieel tenietdoen, als in strijd met de openbare orde en goede zeden worden beschouwd en daarmee ongeldig zijn.

Een concreet voorbeeld van dit criterium is de Numazu Transport-zaak (Japanse Hooggerechtshof, 25 juni 1993 (1993)). In deze zaak werd een arbeidsreglement betwist dat bepaalde dat geen aanwezigheidsbonus zou worden uitbetaald als jaarlijks betaald verlof werd opgenomen. Het Japanse Hooggerechtshof overwoog dat de mate van nadeel en de feitelijke afschrikkende werking die het niet uitbetalen van de aanwezigheidsbonus op het opnemen van verlof had, in overweging genomen moesten worden. Het oordeelde dat de regeling geldig was omdat het bedrag van de aanwezigheidsbonus relatief klein was en het niet uitbetalen ervan niet zodanig afschrikkend werkte dat het de opname van verlof aanzienlijk belemmerde.  

Wat we uit deze uitspraak kunnen afleiden, is dat de rechtmatigheid van nadelige behandelingen wordt beoordeeld op basis van de ‘mate’ en ‘balans’ van de maatregel. Hoewel er op het eerste gezicht een tegenstrijdigheid lijkt te bestaan tussen de letter van de wet en de daadwerkelijke rechterlijke beslissingen, toont dit aan dat de wet geen uniforme standaard stelt, maar dat er per geval naar de daadwerkelijke impact wordt gekeken. Met andere woorden, als het door een bedrijf ingestelde systeem slechts een gering economisch nadeel voor de werknemer met zich meebrengt en het recht op het opnemen van verlof niet substantieel belemmert, kan het als rechtmatig worden beschouwd. Aan de andere kant, als het nadeel groot is en werknemers aarzelen om verlof op te nemen, kan zelfs een indirect systeem als onwettig en ongeldig worden beschouwd.  

Daarom moeten managers en personeelsfunctionarissen niet alleen formeel vragen of ‘dit systeem is toegestaan’, maar ook vanuit een substantieel oogpunt beoordelen of ‘de nadelen van dit systeem zo sterk zijn dat ze werknemers doen aarzelen om verlof op te nemen’. Bij het opstellen van criteria voor bonussen en toelagen waarbij aanwezigheid een rol speelt, is het essentieel om zorgvuldig te beoordelen of deze maatregelen het recht op jaarlijks betaald verlof niet ondermijnen, om juridische risico’s te vermijden.

Samenvatting

Het jaarlijks betaald verlof is een complex en essentieel systeem dat door de Japanse arbeidswetgeving wordt geregeld. Werkgevers hebben een breed scala aan wettelijke verplichtingen, variërend van het nauwkeurig berekenen en toekennen van het aantal verlofdagen per werknemer tot het garanderen van de verplichte opname van ten minste vijf dagen per jaar, en het vermijden van nadelige behandeling van werknemers vanwege het opnemen van verlof. Om aan deze verplichtingen te voldoen, is het essentieel om een strategisch en planmatig arbeidsmanagement systeem op te zetten, dat niet alleen een diepgaand begrip van de wetgeving vereist, maar ook het gebruik van een gepland toekenningsysteem.

Monolith Law Office heeft een track record van het bieden van uitgebreid advies over complexe kwesties gerelateerd aan de Japanse arbeidswetgeving aan een divers scala van binnen- en buitenlandse cliënten. Ons kantoor biedt alle juridische ondersteuning met betrekking tot het jaarlijks betaald verlof systeem, inclusief het opstellen en herzien van arbeidsreglementen, ondersteuning bij de implementatie van geplande toekenningsystemen, en vertegenwoordiging in arbeidsgeschillen, om ervoor te zorgen dat de HR-praktijken van onze cliënten in overeenstemming zijn met de meest recente wetgeving en jurisprudentie. Bovendien heeft ons kantoor meerdere advocaten die Engels spreken, inclusief degenen met buitenlandse juridische kwalificaties. Dankzij deze unieke structuur kunnen we duidelijke en accurate juridische diensten bieden aan buitenlandse bedrijven die zaken doen in Japan, door de verschillen in juridische systemen en bedrijfsculturen te overbruggen. Als u vragen heeft over de werking van het jaarlijks betaald verlof systeem of andere aspecten van de Japanse arbeidswetgeving, neem dan gerust contact op met ons kantoor.