Accounting Advisors in Japanese Corporate Law: A Comprehensive Explanation of Their Roles and Responsibilities

De Japanse vennootschapsrecht (2006) stelt verschillende organen vast om de gezonde bedrijfsvoering en transparantie van ondernemingen te waarborgen. Een relatief nieuwe, maar uiterst belangrijke positie die door de herziening van het vennootschapsrecht in 2006 is geïntroduceerd, is die van de ‘accounting auditor’. De accounting auditor heeft een unieke positie binnen een bedrijf als interne functionaris, terwijl hij of zij ook een externe blik als boekhoudkundig expert biedt. Het primaire doel is om de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de financiële documenten te verhogen, vooral in kleine en middelgrote ondernemingen waar het niet verplicht is om een auditcommissie of accountant in te stellen. De accounting auditor werkt samen met de directie om direct betrokken te zijn bij het opstellen van de financiële documenten, waardoor de kwaliteit van de financiële rapportage van binnenuit wordt gewaarborgd. Dit systeem is een belangrijk mechanisme om de betrouwbaarheid van de financiële informatie van een onderneming te verhogen en het vertrouwen van belanghebbenden zoals financiële instellingen en handelspartners te versterken. In dit artikel zullen we de juridische kaders van de accounting auditor onder het Japanse vennootschapsrecht in detail bespreken, namelijk de betekenis en het doel, de benoemingsprocedure en kwalificatievereisten, de specifieke taken en bevoegdheden, en de wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden, gebaseerd op de wettelijke bepalingen.  

De Betekenis en het Doel van het Japanse ‘Kaikei Sanyo’ Systeem

Het ‘Kaikei Sanyo’ systeem is een baanbrekende regeling die werd geïntroduceerd met de inwerkingtreding van de Japanse Vennootschapswet in 2006 (Heisei 18) om de betrouwbaarheid van financiële rapportages van bedrijven te verbeteren. De invoering van dit systeem werd ingegeven door de langdurige uitdaging om de nauwkeurigheid van financiële documenten, vooral bij kleine en middelgrote ondernemingen, te waarborgen. In het verleden werden systemen zoals ‘beperkte audits’ en ‘vereenvoudigde audits’ door belastingadviseurs overwogen, maar door meningsverschillen over het kader en de verantwoordelijken van de audit, werden deze nooit gerealiseerd.

Het ‘Kaikei Sanyo’ systeem heeft dit historische probleem opgelost met een andere benadering. In plaats van een externe ‘audit’, introduceerde het een volledig nieuw concept waarbij een boekhoudkundige expert als een ‘intern orgaan’ van het bedrijf samenwerkt met de directie om de financiële documenten op te stellen. Dit ‘gezamenlijke opstellings’-mechanisme is erop gericht om fouten te voorkomen en de nauwkeurigheid actief te waarborgen door de betrokkenheid van de expert vanaf de opstellingsfase, in plaats van de documenten achteraf te controleren. Deze preventieve aanpak kan voor kleine en middelgrote ondernemingen een efficiënter en coöperatiever model zijn dan de traditionele externe audit.

Door dit systeem te implementeren, kan een bedrijf veel praktische voordelen behalen. Het belangrijkste is dat het vertrouwen van buitenaf in de financiële documenten aanzienlijk toeneemt. Financiële informatie die met de betrokkenheid van een boekhoudkundige expert is opgesteld, zendt een krachtig signaal uit naar stakeholders zoals financiële instellingen, handelspartners en schuldeisers dat de financiële situatie van het bedrijf nauwkeurig wordt gerapporteerd. In feite bieden veel financiële instellingen in Japan gunstigere leenvoorwaarden of speciale leningproducten aan bedrijven die een ‘Kaikei Sanyo’ hebben ingesteld. Dit bewijst dat de aanwezigheid van een ‘Kaikei Sanyo’ de kredietwaardigheid van een onderneming direct kan verhogen. Bovendien kan samenwerking met een expert leiden tot versterking van het interne financiële beheersysteem en een toename van de bedrijfsdiscipline als secundair effect.

De Benoeming en Kwalificaties van een Accounting Auditor onder Japans Recht

De benoeming en kwalificaties van een accounting auditor zijn onderworpen aan strikte bepalingen in de Japanse vennootschapswet, om de professionaliteit en onafhankelijkheid van deze functie te waarborgen.

Een accounting auditor wordt, net als andere bestuurders, benoemd door een gewone resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders. De ambtstermijn eindigt in principe binnen twee jaar na benoeming, aan het einde van het laatste reguliere aandeelhoudersvergadering, maar in bepaalde soorten bedrijven, zoals bedrijven met beperkingen op de overdracht van aandelen, kan de termijn volgens de statuten worden verlengd tot maximaal tien jaar.

Het meest kenmerkend zijn de kwalificatievereisten. Artikel 333, lid 1, van de Japanse vennootschapswet beperkt degenen die accounting auditor kunnen worden tot professionals zoals gecertificeerde accountants, auditfirma’s, belastingadviseurs of belastingadviesfirma’s. Dit is een essentiële voorwaarde voor het uitvoeren van de taak die het opstellen van financiële documenten met hoge expertise vereist.

Verder, om de onafhankelijkheid van de accounting auditor te waarborgen, stelt lid 3 van hetzelfde artikel strikte disqualificatiegronden vast. De volgende personen kunnen geen accounting auditor worden:

• Een directeur, commissaris, uitvoerend functionaris, manager of andere werknemer van de betreffende naamloze vennootschap of haar dochteronderneming
• Personen die een schorsing van hun beroepsactiviteiten hebben ontvangen onder de wet op gecertificeerde accountants of de wet op belastingadviseurs en wiens schorsingsperiode nog niet is verstreken
• Personen die volgens de wet op belastingadviseurs geen belastingadvieswerkzaamheden mogen uitvoeren

Deze bepalingen garanderen wettelijk dat de accounting auditor zijn taken onafhankelijk van het management van de onderneming kan uitvoeren. Hoewel de accounting auditor een interne positie binnen het bedrijf heeft als ‘bestuurder’, zijn de vereisten voor kwalificatie en onafhankelijkheid gebaseerd op de normen van een externe professional. Deze ‘ingebouwde onafhankelijkheid’ is de kern van het systeem van de accounting auditor. Terwijl ze nauw samenwerken met de directie bij het uitvoeren van hun taken, moeten ze als professionals objectiviteit en scepsis behouden en, indien nodig, hun mening uiten tegen het management. Deze inherente spanning is wat de rol van de accounting auditor uitdagend maakt en tegelijkertijd de bron van zijn waarde.

De Taken en Bevoegdheden van een Accounting Auditor Onder Japans Recht

De taken en bevoegdheden van een accounting auditor zijn duidelijk gedefinieerd in het Japanse vennootschapsrecht, en zijn voornamelijk gericht op het waarborgen van de betrouwbaarheid van financiële documenten.

De belangrijkste taak van een accounting auditor is het gezamenlijk met de directeuren opstellen van de financiële documenten van de onderneming (zoals de balans en de winst-en-verliesrekening) en de bijbehorende gedetailleerde verklaringen, op basis van artikel 374, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht. Deze ‘gezamenlijke opstelling’ betekent niet alleen dat de auditor de door de directeuren opgestelde documenten controleert, maar ook dat hij als expert diep betrokken is bij het opstellingsproces zelf. Gedurende dit proces draagt de accounting auditor de verantwoordelijkheid om op basis van zijn professionele kennis de juistheid van de boekhoudkundige verwerking en de nauwkeurigheid van de presentatie te waarborgen. Daarnaast heeft de accounting auditor de plicht om een ‘accounting auditor rapport’ op te stellen, waarin hij verslag doet van de uitvoering van zijn taken.

Om deze taken effectief uit te voeren, heeft de accounting auditor uitgebreide rechten tot informatie toegang en onderzoek. Volgens artikel 374, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht kan de accounting auditor te allen tijde de boekhoudkundige boeken en gerelateerde documenten van de onderneming inzien en kopiëren, en kan hij van de directeuren en werknemers rapporten eisen met betrekking tot de boekhouding. Tot de documenten waarop deze bevoegdheid betrekking heeft, behoren onder andere het grootboek en de hulpboeken, maar over het algemeen wordt aangenomen dat de notulen van de directievergadering hier niet onder vallen.

Verder kan de accounting auditor, indien nodig voor de uitvoering van zijn taken, rapporten eisen over de boekhouding van dochterondernemingen en onderzoek doen naar de bedrijfsvoering en de financiële situatie van de dochterondernemingen. Echter, dochterondernemingen kunnen dit onderzoek weigeren als er ‘gerechtvaardigde redenen’ zijn, zoals de bescherming van bedrijfsgeheimen, volgens artikel 374, leden 3 en 4, van het Japanse vennootschapsrecht.

De accounting auditor is niet alleen een maker van financiële documenten, maar vervult ook een belangrijke toezichthoudende functie binnen het bestuur van de onderneming. Volgens artikel 375 van het Japanse vennootschapsrecht heeft de accounting auditor de plicht om, indien hij tijdens de uitvoering van zijn taken onrechtmatige handelingen door directeuren of ernstige feiten die in strijd zijn met wetten of statuten ontdekt, dit onverwijld te rapporteren aan de aandeelhouders (of aan de auditoren in het geval van een onderneming met een auditcomité). Ook is hij verplicht om aanwezig te zijn bij de directievergadering waar de financiële documenten worden goedgekeurd en indien nodig zijn mening te geven, zoals vastgelegd in artikel 376 van het Japanse vennootschapsrecht. Deze bevoegdheden en verplichtingen vormen de juridische basis waardoor de accounting auditor de financiële gezondheid van de onderneming vanuit verschillende invalshoeken kan ondersteunen.

De Plichten en Verantwoordelijkheden van een Accountantscontroleur onder Japans Recht

Een accountantscontroleur draagt, vanwege zijn belangrijke taken en bevoegdheden, aanzienlijke juridische verantwoordelijkheden. Deze verantwoordelijkheden kunnen grofweg worden verdeeld in twee categorieën: verantwoordelijkheden jegens de onderneming zelf en jegens derden, zoals aandeelhouders en schuldeisers.

Wat betreft de verantwoordelijkheid jegens de onderneming, bepaalt artikel 423, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht dat bestuurders, inclusief accountantscontroleurs, aansprakelijk zijn voor schade die zij de onderneming berokkenen door verwaarlozing van hun taken. ‘Verwaarlozing van taken’ door een accountantscontroleur kan bijvoorbeeld inhouden dat hij ernstige fouten in de financiële documentatie over het hoofd ziet, ongepaste boekhoudkundige verwerkingen die niet voldoen aan de boekhoudnormen goedkeurt, of het niet rapporteren van frauduleuze activiteiten van bestuurders die hij heeft ontdekt. Deze aansprakelijkheid kan slechts gedeeltelijk worden kwijtgescholden of beperkt onder bepaalde voorwaarden, zoals met de instemming van alle aandeelhouders of door speciale resoluties van de algemene vergadering van aandeelhouders, in overeenstemming met de statuten van de onderneming.

De verantwoordelijkheid jegens derden is eveneens van groot belang. Artikel 429, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht stelt dat bestuurders aansprakelijk zijn voor schade die aan derden wordt veroorzaakt als gevolg van kwaadwilligheid of ernstige nalatigheid in de uitoefening van hun taken. Een voorbeeld hiervan is wanneer een financiële instelling die heeft geleend aan een onderneming op basis van geflatteerde financiële overzichten waarbij de accountantscontroleur betrokken was, schade lijdt door het faillissement van die onderneming.

Bovendien stelt lid 2 van hetzelfde artikel een bijzonder strenge regel voor accountantscontroleurs. Volgens deze bepaling is een accountantscontroleur aansprakelijk voor schade aan derden als gevolg van valse verklaringen in de financiële documentatie of in de rapporten van de accountantscontroleur, tenzij hij kan bewijzen dat hij niet nalatig is geweest in zijn handelen. Dit legt de bewijslast bij de accountantscontroleur, waardoor het voor derden gemakkelijker wordt om verantwoordelijkheid af te dwingen. Het toont aan dat er een zeer hoge standaard van zorgvuldigheid wordt verwacht van de accountantscontroleur.

Naast deze civielrechtelijke aansprakelijkheden kan er ook een administratieve sanctie, zoals een boete van maximaal een miljoen yen, worden opgelegd voor overtredingen van de Vennootschapswet, zoals het niet naleven van de verplichting om financiële documenten te bewaren of het doen van valse verklaringen.

Juridische Beslissingen over de Zorgplicht van Accountants in Japan

Er bestaat een cruciale juridische beslissing die als leidraad dient voor het begrijpen van de zorgplicht die accountants moeten dragen. Dit is een uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 19 juli 2021 (Reiwa 3). Hoewel deze casus direct betrekking had op een ‘accounting auditor’ bij een bedrijf met statutaire bepalingen die de audit beperken tot boekhoudkundige zaken, is de juridische logica diep verbonden met de taken van accountants.  

In deze zaak was het probleem dat de accounting auditor niet in staat was om langdurige verduisteringsactiviteiten door een werknemer van de boekhoudafdeling te detecteren. De werknemer had bankafschriften vervalst, en de auditor had dit niet opgemerkt en een auditrapport opgesteld waarin de financiële documenten als correct werden beoordeeld. Het lagere gerechtshof, het Hooggerechtshof, oordeelde dat “zolang er geen bijzondere omstandigheden zijn waarbij het duidelijk is dat de betrouwbaarheid van de boekhoudkundige boeken ontbreekt, het voldoende is om de audit uit te voeren op basis van vertrouwen in de inhoud van de door het bedrijf opgestelde boekhoudkundige boeken” en ontkende de verantwoordelijkheid van de auditor.  

Echter, het Hooggerechtshof heeft deze beslissing omgekeerd. Het Hooggerechtshof stelde dat in bedrijven zonder een gevestigde accountant, de functionaris belast met de boekhoudkundige audit, “niet mag aannemen dat de inhoud van de boekhoudkundige boeken correct is als een vanzelfsprekende vooronderstelling bij het uitvoeren van een audit van de financiële documenten”. Verder wees het erop dat er situaties zijn waarin het noodzakelijk is om rapporten over de staat van de boekhoudkundige boeken te vragen en de onderliggende documenten te controleren om te bevestigen dat de financiële documenten de financiële situatie van het bedrijf correct weergeven.  

De impact van deze uitspraak van het Hooggerechtshof op accountants is enorm. Als zelfs een accounting auditor niet blindelings mag vertrouwen op de boekhoudkundige boeken, dan is het logisch dat accountants, die niet alleen de financiële documenten beoordelen maar deze ‘samen met de directie opstellen’, een gelijkwaardige of zelfs hogere standaard van zorgplicht hebben. Deze casus maakt duidelijk dat accountants niet klakkeloos de informatie die door het management wordt verstrekt moeten accepteren, maar als professionals een verantwoordelijkheid hebben om de geldigheid van de onderliggende documenten actief en met professionele scepsis te verifiëren.

Vergelijking met andere instanties

In de Japanse vennootschapsrecht zijn naast de ‘kansayaku’ (accounting auditor) ook de ‘kansayaku’ (statutory auditor) en ‘kaikei kansa-nin’ (certified public accountant) vastgesteld als organen die betrokken zijn bij het toezicht op de financiën en het management van een bedrijf. Hoewel deze rollen vaak door elkaar worden gehaald, verschillen hun bevoegdheden, kwalificaties en hun positie binnen het bedrijf fundamenteel. Om de unieke aard van de ‘kansayaku’ te begrijpen, is een vergelijking met deze organen essentieel.

Het meest opvallende kenmerk van de ‘kansayaku’ is dat het als intern orgaan (bestuurder) van het bedrijf ‘samen met’ de directeuren de financiële documenten opstelt. Het doel is om vanaf het stadium van creatie actief de nauwkeurigheid van financiële informatie op te bouwen door de betrokkenheid van experts.

Daarentegen is de ‘kansayaku’ ook een intern orgaan (bestuurder) van het bedrijf, maar hun voornaamste taak is niet het opstellen van de financiële documenten, maar het ‘auditen (toezicht houden)’ op de algemene uitvoering van taken door de directeuren. Hoewel de auditomvang van de ‘kansayaku’ door de statuten kan worden beperkt tot zaken die betrekking hebben op de boekhouding, is hun fundamentele rol het toezicht op het management, niet de betrokkenheid bij het creatieproces. In tegenstelling tot de ‘kansayaku’, wordt van de ‘kansayaku’ in principe niet vereist dat zij gekwalificeerde accountants of belastingadviseurs zijn.

Aan de andere kant is de ‘kaikei kansa-nin’ een volledig onafhankelijke ‘externe’ professional. De ‘kaikei kansa-nin’ moet een gecertificeerde accountant of een auditfirma zijn en hun taak is om vanuit een onafhankelijk standpunt een ‘accountantscontrole’ uit te voeren op de door het bedrijf opgestelde financiële documenten en hun mening te uiten via een auditrapport. Het instellen van een ‘kaikei kansa-nin’ is verplicht voor bepaalde bedrijven, zoals grote ondernemingen. In tegenstelling tot de ‘kansayaku’, die intern ondersteuning biedt bij de creatie, verifieert de ‘kaikei kansa-nin’ het eindproduct van buitenaf, waardoor hun positie en functie duidelijk onderscheiden zijn.

Deze verschillen kunnen als volgt worden samengevat in de onderstaande tabel.

Zo vervult de ‘kansayaku’, hoewel het een intern orgaan is, een unieke en belangrijke rol in het Japanse vennootschapsrecht door externe expertise te hebben en betrokken te zijn bij het voorafgaande creatieproces in plaats van toezicht of achteraf audit.

Samenvatting

Zoals in detail besproken in dit artikel, is de ‘kaikei sanyo’ (accounting auditor) een uniek systeem onder de Japanse vennootschapswetgeving, ontworpen om de betrouwbaarheid van de financiële documentatie van binnenuit te verhogen. De accounting auditor zorgt, als expert in boekhouding en als lid van het bestuur van een bedrijf, actief voor de nauwkeurigheid van de financiële rapportage door samen met de directeuren de financiële documenten op te stellen. Deze rol brengt aanzienlijke praktische voordelen met zich mee, zoals het verbeteren van de kredietwaardigheid van een onderneming en het vergemakkelijken van de financiering. Echter, met deze belangrijke bevoegdheden komt ook een zware juridische verantwoordelijkheid jegens de onderneming en derden. Recente beslissingen van het Japanse Hooggerechtshof tonen aan dat de vereiste zorgvuldigheidsnorm voor accounting auditors uitzonderlijk hoog is, en dat een hoge mate van professionaliteit en beroepsethiek essentieel is voor de uitvoering van hun taken.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het leveren van juridische diensten op het gebied van corporate governance, inclusief de implementatie en het beheer van accounting auditors, aan een divers scala van cliënten in Japan. Ons kantoor beschikt over meerdere experts die vloeiend Engels spreken en gekwalificeerd zijn als buitenlandse advocaten, waardoor wij gespecialiseerde ondersteuning kunnen bieden aan bedrijven die internationaal opereren om te voldoen aan de complexe vereisten van de Japanse vennootschapswetgeving en om een effectief en compliant governance systeem op te bouwen.