De rol en verantwoordelijkheid van bestuurders in het Japanse vennootschapsrecht

Om een bedrijfsvoering in Japan succesvol te maken, is het essentieel om een diepgaand begrip te hebben van het juridische kader, met name de rol en verantwoordelijkheden van bestuurders zoals vastgelegd door het Japanse vennootschapsrecht. Dit is vooral belangrijk voor buitenlandse bestuurders om een gezonde bedrijfsvoering te waarborgen en tegelijkertijd persoonlijke juridische risico’s effectief te beheren. Het Japanse vennootschapsrecht legt duidelijke verplichtingen op aan bestuurders en stelt strenge aansprakelijkheid vast voor het geval deze verplichtingen worden verwaarloosd.

Het juridische systeem van Japan kan vanwege zijn unieke gebruiken en taalbarrières moeilijk te begrijpen zijn. Het is niet alleen belangrijk om reactief te zijn wanneer juridische problemen zich voordoen, maar ook om vooraf de juridische vereisten te begrijpen en een robuust compliance-systeem op te bouwen. Dit is cruciaal om onvoorziene risico’s te vermijden en de duurzame groei van het bedrijf te ondersteunen.

Dit artikel biedt een gedetailleerde uitleg over de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden van bestuurders onder het Japanse vennootschapsrecht, met verwijzing naar specifieke wettelijke bepalingen en Japanse rechtspraak.

De Basisverplichtingen van Bestuurders Onder Japans Vennootschapsrecht

Het Japanse vennootschapsrecht stelt twee fundamentele verplichtingen vast die bestuurders jegens hun bedrijf hebben: de ‘plicht tot zorgvuldig beheer’ en de ‘plicht tot loyaliteit’. Dit zijn de meest cruciale principes die bestuurders moeten naleven bij het uitvoeren van hun taken.

Plicht tot Zorgvuldig Beheer

De plicht tot zorgvuldig beheer verwijst naar de verplichting van bestuurders om hun taken uit te voeren met de zorg van een goed beheerder. De juridische basis voor deze verplichting is te vinden in artikel 644 van het Japanse Burgerlijk Wetboek (de plicht tot zorgvuldig beheer van de gevolmachtigde), en artikel 330 van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat “de relatie tussen een naamloze vennootschap en haar bestuurders en accountants wordt geregeld door de bepalingen betreffende volmacht”, waarmee duidelijk wordt gemaakt dat de relatie tussen bestuurders en het bedrijf er een van volmacht is.

‘De zorg van een goed beheerder’ betekent het niveau van zorg en bekwaamheid dat normaal gesproken verwacht wordt van een professional in een bepaalde positie, in dit geval een manager. Dit niveau van zorg varieert afhankelijk van de omvang en de sector van het bedrijf, de specifieke positie en expertise van de bestuurder, en de situatie waarin het bedrijf zich bevindt. Bijvoorbeeld, van bestuurders van grote ondernemingen of financiële instellingen kan een hogere mate van zorgvuldigheid worden vereist. Dit wordt weerspiegeld in een uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 9 juli 2009 (Heisei 21), die aangeeft dat het vereiste niveau van interne controle systemen varieert afhankelijk van de omvang en de sector van het bedrijf. De verantwoordelijkheid van bestuurders beperkt zich niet alleen tot de uitvoering van individuele taken, maar omvat ook het opzetten en onderhouden van een adequaat intern controlesysteem om ongepaste handelingen door het bedrijf te voorkomen. Dit wordt beschouwd als een onderdeel van de fundamentele plicht tot zorgvuldig beheer die bestuurders hebben bij het uitvoeren van hun taken.

Het Beginsel van Bestuurlijke Beoordeling

Bestuurlijke beslissingen van bestuurders gaan altijd gepaard met risico’s. Het is goed mogelijk dat een beslissing die in het beste belang van het bedrijf wordt genomen, uiteindelijk schade toebrengt aan het bedrijf. Als bestuurders altijd verantwoordelijk zouden worden gehouden voor dergelijke uitkomsten, zou dit hun handelen overdreven kunnen beperken en uiteindelijk de ontwikkeling van het bedrijf kunnen hinderen.

Daarom wordt in het Japanse vennootschapsrecht soms het ‘beginsel van bestuurlijke beoordeling’ toegepast. Dit beginsel houdt in dat, als bestuurders hun beslissingen nemen na een rationeel proces van informatie verzamelen en overwegen onder de gegeven omstandigheden, en geloven dat hun beslissing niet onredelijk is, zij niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan het bedrijf als gevolg van die beslissing, zelfs als het achteraf gezien een verkeerde beslissing blijkt te zijn. De toepassing van dit beginsel richt zich niet op de uitkomst van de beslissing zelf, maar op de vraag of het proces dat tot de beslissing heeft geleid, rationeel was. Bijvoorbeeld, in een uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 15 juli 2010 (Heisei 22), werd geoordeeld dat bestuurders niet in strijd handelen met hun plicht tot zorgvuldig beheer bij het bepalen van de prijs voor de inkoop van aandelen, zolang het besluitvormingsproces en de inhoud ervan niet onredelijk zijn. Deze uitspraak waardeert het feit dat de bestuurders de beslissing grondig hebben overwogen tijdens een managementvergadering en ook de mening van een advocaat hebben ingewonnen. Dit benadrukt het belang van het duidelijk documenteren van het besluitvormingsproces en het waarborgen van de rationaliteit ervan.

Plicht tot Loyaliteit

De plicht tot loyaliteit is vastgelegd in artikel 355 van het Japanse vennootschapsrecht, waarin staat dat bestuurders de wetten, de statuten en de besluiten van de algemene vergadering van aandeelhouders moeten naleven en hun taken trouw moeten uitvoeren in het belang van de naamloze vennootschap.

Wat betreft de relatie tussen de plicht tot zorgvuldig beheer en de plicht tot loyaliteit, is er in de academische wereld discussie over of deze twee verschillende concepten zijn of dat ze in wezen hetzelfde zijn. Echter, bij het oplossen van concrete zaken in de praktijk, zijn beide nauw met elkaar verbonden en worden ze vaak als identieke verplichtingen behandeld. Bijvoorbeeld, het uitvoeren van concurrerende transacties die schade toebrengen aan het bedrijf kan worden beschouwd als een schending van zowel de plicht tot zorgvuldig beheer als de plicht tot loyaliteit. Dit toont aan dat het voor bestuurders belangrijk is om in het beste belang van het bedrijf te handelen en de juiste zorgvuldigheid te betrachten, wat essentieel is voor het nakomen van beide verplichtingen. Zolang bestuurders de belangen van het bedrijf vooropstellen en hun taken uitvoeren, kunnen deze verplichtingen als één geheel worden beschouwd.

De Verantwoordelijkheid van Bestuurders jegens een Bedrijf onder Japans Recht

Wanneer een bestuurder zijn plichten verzaakt, kan hij aansprakelijk gesteld worden voor schadevergoeding aan het bedrijf. Dit is de juridische consequentie van het niet naar behoren vervullen van zijn bestuurlijke taken.

Verantwoordelijkheid voor nalatigheid in de uitvoering van taken onder Japans recht

Artikel 423, lid 1, van het Japanse Vennootschapsrecht bepaalt dat “directeuren, accountants, commissarissen, uitvoerende functionarissen of accountantscontroleurs (hierna in dit hoofdstuk ‘functionarissen’ genoemd) verantwoordelijk zijn voor het vergoeden van schade aan de naamloze vennootschap wanneer zij hun taken verwaarlozen” . ‘Taken verwaarlozen’ verwijst hier naar handelingen die in strijd zijn met de eerder genoemde plicht tot zorgvuldig beheer en de plicht tot loyaliteit. Dit omvat specifiek handelingen zoals overtredingen van wetten, ongepaste managementbeslissingen en het falen in toezicht en controle door gebreken in het interne controlesysteem .  

De verantwoordelijkheid voor nalatigheid in de uitvoering van taken door directeuren kan, afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de aard van de schade, zeer hoog oplopen . Bijvoorbeeld, in een geval waarin het gebruik van niet-gespecificeerde additieven werd verhuld, heeft het Hooggerechtshof van Osaka in een uitspraak op 9 juni 2006 (Heisei 18) directeuren en commissarissen veroordeeld tot het betalen van schadevergoedingen die in de honderden miljoenen yen liepen, en deze uitspraak is bevestigd door het Hooggerechtshof . In een ander geval van fraude in de financiële verslaggeving waarbij verliezen werden verborgen, heeft het Hooggerechtshof van Tokyo op 16 mei 2019 (Reiwa 1) meerdere functionarissen veroordeeld tot het betalen van een totale schadevergoeding van ongeveer 59,4 miljard yen, en ook deze uitspraak is bevestigd door het Hooggerechtshof . Deze jurisprudentie maakt duidelijk dat niet alleen falen in managementbeslissingen, maar ook ernstige frauduleuze handelingen, aanzienlijke nalatigheid of gebreken in het organisatorische compliance systeem, individuele directeuren kunnen belasten met aanzienlijke financiële verantwoordelijkheden. Dit benadrukt sterk het belang van het handelen met integriteit door directeuren en het uitvoeren van adequaat toezicht.  

Beperkingen en Verantwoordelijkheden bij Concurrentiebedingen Onder Japans Recht

Directeuren zijn onderworpen aan bepaalde beperkingen om belangenconflicten met de onderneming te vermijden. Een daarvan is het concurrentiebeding. Artikel 356, lid 1, nummer 1 van het Japanse Vennootschapsrecht bepaalt dat directeuren, wanneer zij transacties willen aangaan die behoren tot de bedrijfscategorie van de onderneming, voor zichzelf of voor een derde, goedkeuring moeten verkrijgen van de raad van bestuur in bedrijven met een dergelijk orgaan, of van de algemene vergadering van aandeelhouders in bedrijven zonder raad van bestuur. Deze regelgeving is bedoeld om het risico te voorkomen dat directeuren klantinformatie of knowhow van de onderneming gebruiken voor persoonlijk gewin en daarmee de belangen van de onderneming schaden.

Indien een directeur zonder goedkeuring van de onderneming een concurrentietransactie uitvoert en de onderneming daardoor schade lijdt, is de directeur aansprakelijk voor schadevergoeding aan de onderneming. Bovendien bepaalt artikel 423, lid 2 van het Japanse Vennootschapsrecht dat, als een directeur een concurrentietransactie uitvoert zonder goedkeuring, het bedrag van de winst die de directeur of een derde heeft behaald uit die transactie, wordt verondersteld gelijk te zijn aan het bedrag van de schade die de onderneming heeft geleden. Dit is een bepaling om de last van het bewijzen van de specifieke schade voor de onderneming te verlichten en het makkelijker te maken om de verantwoordelijkheid van de directeur na te streven. Bijvoorbeeld, in een uitspraak van de rechtbank van Tokio op 26 maart 1981 (de zaak Yamazaki Bakery) werd een schending van de plicht om concurrentie te vermijden erkend. Deze regel van schadeveronderstelling betekent dat niet-goedgekeurde concurrentietransacties een zeer hoog risico vormen voor directeuren.

Beperkingen en Verantwoordelijkheden bij Belangenconflicten in Transacties Onder Japans Recht

Net als bij concurrentietransacties, vormen transacties met belangenconflicten een belangrijke beperking voor bestuurders. Artikel 356, lid 1, nummers 2 en 3 van het Japanse Vennootschapsrecht bepaalt dat wanneer een bestuurder voor zichzelf of voor een derde partij transacties aangaat met de naamloze vennootschap (directe transacties), of wanneer de naamloze vennootschap transacties aangaat die een belangenconflict met de bestuurder opleveren (indirecte transacties), goedkeuring van de raad van bestuur of de algemene vergadering van aandeelhouders vereist is.

Als de goedkeuringsprocedure wordt verwaarloosd, wordt de transactie in principe als ongeldig beschouwd in relatie tot de vennootschap (theorie van relatieve ongeldigheid). Echter, voor bepaalde transacties die niet geacht worden het belang van de vennootschap te schaden, is goedkeuring niet nodig. Dit principe toont de pragmatische benadering van het Japanse Vennootschapsrecht, waarbij formele goedkeuring niet nodig is als er in werkelijkheid geen schade optreedt, omdat het doel van de regelgeving is om de belangen van de vennootschap te beschermen.

Specifiek kunnen de volgende transacties als voorbeelden worden genoemd waarvoor geen goedkeuring vereist is:

• Wanneer een bestuurder geld uitleent aan de vennootschap zonder rente en zonder zekerheid: Hooggerechtshof uitspraak van 6 december 1963 (Showa 38).
• Wanneer de vennootschap een schuld van de bestuurder nakomt: Groot Hof uitspraak van 20 februari 1924 (Taisho 13).
• Transacties uitgevoerd op basis van standaard handelsvoorwaarden: Districtsrechtbank van Tokio uitspraak van 24 februari 1982 (Showa 57).
• Transacties tussen de vennootschap en een aandeelhouder die alle aandelen bezit: Hooggerechtshof uitspraak van 20 augustus 1970 (Showa 45).
• Transacties met de instemming van alle aandeelhouders: Hooggerechtshof uitspraak van 26 september 1974 (Showa 49).

Deze uitzonderingen zijn gebaseerd op de gedachte dat als een transactie geen potentieel heeft om de belangen van de vennootschap te schaden, of als alle aandeelhouders, die de uiteindelijke eigenaren van de vennootschap zijn, instemmen met de transactie, het doel van de regelgeving tegen belangenconflicten niet wordt ondermijnd.

De verantwoordelijkheid van bestuurders jegens derden onder Japans recht

Bestuurders hebben niet alleen een verantwoordelijkheid jegens de onderneming, maar kunnen ook aansprakelijk zijn voor schade aan derden in de uitoefening van hun functie. Dit komt doordat de handelingen van bestuurders niet alleen invloed kunnen hebben op de onderneming zelf, maar ook op een breed scala aan stakeholders.

Uitleg van artikel 429 van het Japanse vennootschapsrecht

Artikel 429, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat “wanneer een bestuurder of gelijkgestelde met kwade opzet of door ernstige nalatigheid zijn taken uitvoert, hij aansprakelijk is voor de schade die hierdoor aan derden is ontstaan”. De term “derden” omvat aandeelhouders, schuldeisers, handelspartners en anderen. Bestuurders kunnen aansprakelijk zijn voor directe schade die derden lijden als gevolg van nalatigheid in hun taken (directe schade), maar ook voor indirecte schade die derden lijden als gevolg van schade aan het vermogen van de onderneming (indirecte schade). Het feit dat de verantwoordelijkheid van bestuurders zich niet beperkt tot interne aangelegenheden van de onderneming, maar zich ook uitstrekt tot externe belanghebbenden, is een punt waar bestuurders bijzonder op moeten letten.

Verder bepaalt artikel 429, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht specifieke handelingen waarvoor bestuurders verantwoordelijk zijn. Dit omvat valse mededelingen bij de uitgifte van aandelen of opties, valse verklaringen in financiële documenten of bedrijfsrapporten, valse registraties en valse publicaties. De verantwoordelijkheid voor deze handelingen kan bestaan uit ‘nalatigheidsaansprakelijkheid’, zelfs als de bestuurder geen kwade opzet of ernstige nalatigheid had. Echter, als de bestuurder kan bewijzen dat hij niet nalatig is geweest in het verrichten van de betreffende handeling, dan is hij niet aansprakelijk. Deze bepaling benadrukt met name de plichten van bestuurders met betrekking tot bepaalde belangrijke informatieverschaffing en registratie, en toont het belang van de zorgplicht van bestuurders op deze gebieden.

De vereisten van kwade opzet of ernstige nalatigheid

De term “kwade opzet” in artikel 429, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht verwijst naar het besef van de bestuurder dat zijn handelingen nalatig zijn. “Ernstige nalatigheid” daarentegen, verwijst naar gevallen waarin nalatigheid door aanzienlijke onachtzaamheid plaatsvindt. Voor de aansprakelijkheid onder artikel 429, lid 1, moet de derde partij die schade heeft geleden, het bewijs leveren van kwade opzet of ernstige nalatigheid van de bestuurder.

De reikwijdte van de verantwoordelijkheid jegens derden wordt ook geïllustreerd door jurisprudentie. Bijvoorbeeld, in een uitspraak van het Hooggerechtshof van Osaka op 28 december 1977 (Showa 52) werd vastgesteld dat een bestuurder die slechts nominaal was aangesteld, toch aansprakelijk kan zijn voor schade aan derden als hij betrokken was bij onjuiste registraties. In een uitspraak van de rechtbank van Tokio op 3 september 1990 (Heisei 2) werd bevestigd dat ook een persoon die formeel geen bestuurder is, maar wel de beslissingsbevoegdheid heeft over belangrijke zaken van de onderneming (een feitelijke bestuurder), aansprakelijk kan zijn jegens derden. Deze uitspraken tonen aan dat niet alleen de titel van bestuurder, maar ook de daadwerkelijke macht en betrokkenheid belangrijke factoren zijn bij het vaststellen van aansprakelijkheid, en zijn van belang voor bestuurders om hun positie binnen Japanse ondernemingen te begrijpen.

Vrijstelling en beperking van bestuurdersaansprakelijkheid onder Japans recht

Het Japanse vennootschapsrecht heeft systemen ingesteld om de aansprakelijkheid die bestuurders mogelijk dragen te vrijwaren of te beperken, met als doel bekwame individuen aan te trekken voor de rol van bestuurder en te voorkomen dat zij uit angst voor overmatige risico’s terughoudend zijn in hun managementbeslissingen.

Middelen voor vrijstelling van aansprakelijkheid

Er zijn verschillende manieren om bestuurders vrij te stellen van hun schadevergoedingsplicht jegens de vennootschap.

• Vrijstelling door unanieme toestemming van aandeelhouders: Op basis van artikel 424 van het Japanse vennootschapsrecht kan de aansprakelijkheid van een bestuurder jegens de vennootschap volledig worden kwijtgescholden met de instemming van alle aandeelhouders. Echter, in de praktijk is het moeilijk om de instemming van alle aandeelhouders te verkrijgen, vooral bij beursgenoteerde bedrijven met veel aandeelhouders.
• Gedeeltelijke vrijstelling door een besluit van de algemene vergadering van aandeelhouders: Artikel 425 van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat, indien een bestuurder te goeder trouw handelt en geen ernstige nalatigheid heeft begaan, een deel van de aansprakelijkheid kan worden kwijtgescholden door een speciale resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders.
• Gedeeltelijke vrijstelling door een besluit van de raad van bestuur: Artikel 426 van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat, indien dit in de statuten is opgenomen, een raad van bestuur van een vennootschap een deel van de aansprakelijkheid kan kwijtschelden door een besluit van de raad van bestuur.

Contracten voor beperking van aansprakelijkheid

Contracten voor beperking van aansprakelijkheid zijn een belangrijk systeem, vooral voor het beperken van de aansprakelijkheid van niet-uitvoerende bestuurders, oftewel externe bestuurders. Op basis van artikel 427 van het Japanse vennootschapsrecht kan een naamloze vennootschap, indien dit in de statuten is opgenomen, een contract voor beperking van aansprakelijkheid aangaan met bestuurders die geen uitvoerende taken verrichten (externe bestuurders zijn hier een typisch voorbeeld van).

Dit contract maakt het mogelijk om, mits de bestuurder te goeder trouw handelt en geen ernstige nalatigheid heeft begaan, een bovengrens te stellen aan het bedrag van de schadevergoedingsplicht. Deze bovengrens mag niet lager zijn dan het minimumbedrag van aansprakelijkheid dat door het Japanse vennootschapsrecht is vastgesteld (bijvoorbeeld, in het geval van externe bestuurders, het totaal van de vergoedingen en de winst uit nieuwe aandelenopties over de afgelopen twee jaar).

Het is belangrijk op te merken dat contracten voor beperking van aansprakelijkheid alleen van toepassing zijn op de verantwoordelijkheid voor nalatigheid jegens de vennootschap en niet op de aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan derden. Bovendien, als een externe bestuurder die een contract voor beperking van aansprakelijkheid heeft gesloten later een uitvoerende bestuurder wordt, verliest het contract zijn effectiviteit voor de toekomst.

Deze systemen voor vrijstelling en beperking van aansprakelijkheid zijn beleidsmatige overwegingen om een omgeving te creëren waarin bekwame externe bestuurders kunnen worden aangetrokken en hun taken kunnen uitvoeren zonder het risico van overmatige persoonlijke aansprakelijkheid, terwijl zij de toezichthoudende functie van de vennootschap versterken. Vooral in het licht van de hervormingen van het Japanse corporate governance-systeem, waarbij de rol van onafhankelijke externe bestuurders steeds belangrijker wordt, heeft dit systeem een significante betekenis. Wanneer bestuurders overwegen om een positie binnen een Japans bedrijf te bekleden, zijn deze mechanismen voor beperking van aansprakelijkheid een belangrijk element vanuit het oogpunt van persoonlijk risicobeheer.

Samenvatting

Het diepgaand begrijpen van de rol en verantwoordelijkheden van bestuurders onder Japans ondernemingsrecht is van cruciaal belang voor het ontplooien van zakelijke activiteiten in Japan. Van fundamentele verplichtingen zoals de plicht tot behoorlijk bestuur en loyaliteit tot aansprakelijkheid voor nalatigheid, beperkingen op concurrerende transacties en belangenconflicten, en zelfs verantwoordelijkheden jegens derden – het is noodzakelijk om de diverse juridische aspecten nauwkeurig te begrijpen. Deze kennis, gebaseerd op wetgeving en jurisprudentie, vormt de basis om onvoorziene juridische risico’s te vermijden en draagt bij aan de duurzame groei en het creëren van langetermijnwaarde voor het bedrijf. Juridische compliance moet worden gezien als een investering in de stabiliteit en continuïteit van de onderneming, niet slechts als een last.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het adviseren van talrijke cliënten binnen Japan op het gebied van Japans ondernemingsrecht, in het bijzonder de rol en verantwoordelijkheden van bestuurders. Ons kantoor heeft meerdere advocaten die gekwalificeerd zijn in buitenlandse rechtsgebieden en Engels spreken, waardoor we een krachtige ondersteuning kunnen bieden om buitenlandse cliënten te helpen de taal- en cultuurbarrières te overwinnen en hen soepel door de complexe juridische omgeving van Japan te navigeren.

Met onze expertise in Japanse juridische zaken en een begrip van internationale zakelijke gebruiken, biedt ons kantoor nauwkeurig en praktisch juridisch advies aan buitenlandse investeerders en bedrijven die geconfronteerd worden met uitdagingen op de Japanse markt. Als u geïnteresseerd bent in een consultatie over dit onderwerp of uitgebreide juridische ondersteuning voor uw zakelijke activiteiten in Japan, neem dan gerust contact op met Monolith Law Office.