Accountantscontroleurs in het Japanse vennootschapsrecht: Een uitgebreide uitleg over hun rol, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

De betrouwbaarheid van financiële informatie van bedrijven is de basis voor gezonde economische activiteiten en internationale investeringen en transacties. Voor investeerders en schuldeisers om met vertrouwen beslissingen te kunnen nemen, is het essentieel dat een onafhankelijke derde partij de nauwkeurigheid en eerlijkheid van de door bedrijven opgestelde financiële overzichten garandeert. In het Japanse rechtssysteem wordt deze uiterst belangrijke rol vervuld door de ‘accountantscontroleur’. Het systeem van de accountantscontroleur is een officiële instantie die is vastgesteld door de Japanse vennootschapswet en vormt de kern van het waarborgen van transparantie en betrouwbaarheid in de bedrijfsboekhouding. Dit systeem is niet alleen een procedure gericht op binnenlandse zaken, maar dient ook als een belangrijke indicator dat de Japanse corporate governance voldoet aan internationale normen. De accountantscontroleur wordt bemand door professionals met een hoge mate van specialisatie, zoals gecertificeerde accountants of auditfirma’s, die vanuit hun onafhankelijke positie strenge controles uitvoeren. Vooral voor grote bedrijven met een aanzienlijke maatschappelijke impact is de aanstelling van een accountantscontroleur wettelijk verplicht, wat weerspiegelt dat de maatschappelijke verantwoordelijkheid voor financiële rapportage toeneemt naarmate een bedrijf economisch groter wordt. In dit artikel zullen we de accountantscontroleur uitgebreid bespreken, van de juridische betekenis en de benoemingsprocedure tot de specifieke bevoegdheden en de zware verantwoordelijkheden, gebaseerd op de bepalingen van de Japanse vennootschapswet en de werkelijke rechtszaken.

De Betekenis en het Doel van het Accountantscontrolesysteem onder Japans Recht

Een accountant is een orgaan binnen een bedrijf dat is ingesteld op basis van het Japanse vennootschapsrecht, met als voornaamste doel het uitvoeren van de accountantscontrole van de financiële documenten van het bedrijf. De onderliggende gedachte van dit systeem is het waarborgen van de betrouwbaarheid van financiële rapportages door middel van audits uitgevoerd door onafhankelijke externe accountancy professionals, om zo de belangen van aandeelhouders, schuldeisers en andere belanghebbenden te beschermen. Wanneer een derde partij, de accountant, de door het bedrijf zelf opgestelde financiële informatie vanuit een objectief perspectief verifieert en een oordeel geeft over de juistheid ervan, verkrijgt deze informatie aanzienlijk meer betrouwbaarheid. Dit is een essentiële functie voor het behouden van het maatschappelijk vertrouwen in een onderneming en maakt het mogelijk om soepel kapitaal aan te trekken van de financiële markten.

De Japanse vennootschapsrecht verplicht met name ‘grote bedrijven’ tot het instellen van een accountant. Volgens artikel 2, lid 6 van het Japanse vennootschapsrecht wordt een groot bedrijf gedefinieerd als een bedrijf met een kapitaal op de balans van meer dan 500 miljoen yen of een totaal aan schulden van meer dan 20 miljard yen in het laatste boekjaar. Achter deze bepaling schuilt de juridische gedachte dat hoe groter een bedrijf is, des te groter de impact van zijn bedrijfsactiviteiten op de samenleving en de economie. Grote bedrijven hebben veel aandeelhouders, schuldeisers, werknemers en handelspartners, en de gezondheid van hun financiële situatie is direct verbonden met de belangen van deze vele belanghebbenden. Daarom eist de wet van dergelijke ondernemingen een hogere mate van financiële transparantie en legt het de verplichting op voor strikt toezicht door externe professionals, om zo de algehele economische stabiliteit te bevorderen.

Vergelijking tussen Japanse accountantscontroleurs en auditcommissarissen

Het is belangrijk om het verschil tussen accountantscontroleurs en ‘auditcommissarissen’, een ander orgaan, duidelijk te herkennen om de structuur van het Japanse bedrijfsbestuur te begrijpen. Beide dragen bij aan de toezichthoudende functie van een bedrijf, maar hun rollen en bevoegdheden verschillen fundamenteel.

Het grootste verschil ligt in de reikwijdte van de audit. De taak van de accountantscontroleur is, zoals de naam al aangeeft, beperkt tot ‘accountantscontrole’. Dit betekent dat het hun primaire taak is om te verifiëren of de balans en de winst-en-verliesrekening de financiële positie en bedrijfsprestaties van een bedrijf correct weergeven. Daarentegen omvat de auditomvang van de auditcommissaris in principe naast de accountantscontrole ook ‘bedrijfsaudits’. Bedrijfsaudits houden toezicht op de vraag of de uitvoering van taken door bestuurders in overeenstemming is met wetten en statuten en of deze correct worden uitgevoerd.

Daarnaast verschillen ook de kwalificatievereisten. Volgens artikel 337, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht kan alleen een gecertificeerde accountant of een auditfirma een accountantscontroleur worden. Dit komt omdat er een hoge mate van gespecialiseerde kennis vereist is voor accountantscontrole. Voor auditcommissarissen daarentegen worden geen specifieke professionele kwalificaties vereist door de wet.

Hun positie verschilt ook. Accountantscontroleurs zijn onafhankelijke ‘externe’ specialisten die een auditcontract aangaan met een bedrijf. In tegenstelling tot accountantscontroleurs zijn auditcommissarissen ‘interne’ functionarissen van het bedrijf die door de algemene vergadering van aandeelhouders worden benoemd en hun taken onafhankelijk van het bestuur uitvoeren.

Deze twee organen vormen samen een dubbel toezichtsysteem door elkaar aan te vullen. Accountantscontroleurs bepalen als externe financiële experts de ‘feiten’ van de financiële informatie, terwijl interne governance-verantwoordelijken zoals auditcommissarissen deze feiten gebruiken om de redelijkheid en wettigheid van de managementbeslissingen van bestuurders te verifiëren. Bijvoorbeeld, onregelmatigheden in de boekhouding ontdekt door accountantscontroleurs worden gerapporteerd aan de auditcommissarissen, die deze informatie gebruiken om de verantwoordelijkheid van bestuurders na te streven. Op deze manier realiseren beide partijen door samen te werken een effectiever bedrijfsbestuur.

De onderstaande tabel vat de belangrijkste verschillen tussen accountantscontroleurs en auditcommissarissen samen.

De Benoeming van Accountants in Japan

Het proces voor de benoeming van accountants is in detail geregeld door het Japanse vennootschapsrecht om hun onafhankelijkheid te waarborgen.

Allereerst zijn er strikte kwalificatievereisten en uitsluitingsgronden vastgesteld voor accountants. Zoals eerder vermeld, kunnen alleen gecertificeerde accountants of accountantskantoren de rol van accountant vervullen. Bovendien, om situaties die de onafhankelijkheid kunnen schaden te vermijden, verbiedt artikel 337, lid 3, van het Japanse vennootschapsrecht dat personen met bepaalde belangenconflicten accountant worden. Bijvoorbeeld, iemand die een dochteronderneming van het bedrijf is of die continu beloning ontvangt van het bedrijf of zijn dochterondernemingen voor diensten buiten de audit, kan geen accountant zijn.

Accountants worden benoemd door een gewone resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders (artikel 329, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht). Een belangrijk punt hier is dat de bevoegdheid om de inhoud van de voorstellen voor de benoeming of het ontslag van accountants die aan de algemene vergadering van aandeelhouders worden voorgelegd, niet bij de directeuren ligt, maar bij de commissarissen (of een auditcomité of soortgelijke auditinstelling). Dit is een uiterst belangrijk mechanisme om de bevoegdheid om accountants te evalueren en hun benoeming of ontslag te controleren los te koppelen van het management, zodat accountants zonder rekening te houden met de wensen van het management, een strikte audit kunnen uitvoeren. Deze scheiding van bevoegdheden, waarbij het management de beloning bepaalt en de commissarissen over het personeel beslissen, kan worden beschouwd als een slim juridisch ontwerp om de onafhankelijkheid van accountants te beschermen.

De ambtstermijn van een accountant loopt tot het einde van de laatste bedrijfsjaar binnen een jaar na benoeming, op het moment van afsluiting van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders (artikel 338, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht). Echter, als er geen aparte resolutie is voor ontslag of niet-herbenoeming op deze jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders, wordt de accountant geacht te zijn herbenoemd (artikel 338, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht). Dit systeem van ‘veronderstelde herbenoeming’ stabiliseert de positie van de accountant en versterkt hun onafhankelijkheid verder door als principe te hanteren dat hun ambtstermijn voortduurt, tenzij er een actieve resolutie tot ontslag is.

Wat betreft ontslag, dit is altijd mogelijk door een resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders (artikel 339 van het Japanse vennootschapsrecht), maar commissarissen kunnen een accountant ontslaan met de instemming van alle commissarissen als de accountant zijn beroepsplichten schendt of als er wangedrag is dat hem ongeschikt maakt als accountant (artikel 340 van het Japanse vennootschapsrecht). Dit is ook een krachtige bevoegdheid voor commissarissen om de onafhankelijkheid en de kwaliteit van de audit te handhaven.

De Taken en Bevoegdheden van een Accountantscontroleur Onder Japans Recht

Om ervoor te zorgen dat een accountantscontroleur zijn taken effectief kan uitvoeren, voorziet het Japanse vennootschapsrecht in een uitgebreid scala aan taken en bevoegdheden. Deze bevoegdheden zijn voornamelijk geconcentreerd in artikel 396 van het Japanse vennootschapsrecht.

De kernverantwoordelijkheid van een accountantscontroleur is het auditen van de financiële documenten van een bedrijf, inclusief de bijbehorende gedetailleerde verklaringen, tussentijdse financiële documenten en geconsolideerde financiële documenten. Na afronding van de audit moet hij een ‘accountantscontrole rapport’ opstellen volgens de voorschriften van het Ministerie van Justitie, zoals bepaald in artikel 396, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht. Dit accountantscontrole rapport dient als een betrouwbare bron van informatie voor aandeelhouders en schuldeisers.

Om deze taken uit te voeren, heeft een accountantscontroleur uitgebreide onderzoeksbevoegdheden. Indien nodig voor de audit, kan de accountantscontroleur ‘te allen tijde’ de boekhoudkundige boeken en gerelateerde documenten van het bedrijf inzien en kopiëren. Hij kan ook rapporten over de boekhouding eisen van directeuren, accountants, managers en andere werknemers, zoals bepaald in artikel 396, lid 2 van het Japanse vennootschapsrecht. Het management heeft van nature meer interne informatie dan externe auditors. Deze onderzoeksbevoegdheden zijn essentieel om de asymmetrie van informatie te overwinnen en ervoor te zorgen dat de accountantscontroleur niet alleen passief informatie ontvangt, maar ook actief informatie kan verzamelen en verifiëren.

Deze onderzoeksbevoegdheden strekken zich niet alleen uit tot het moederbedrijf, maar ook tot haar dochterondernemingen. Wanneer nodig voor de uitvoering van zijn taken, kan de accountantscontroleur rapporten over de boekhouding eisen van dochterondernemingen of hun zakelijke activiteiten en financiële situatie onderzoeken, zoals bepaald in artikel 396, lid 3 van het Japanse vennootschapsrecht. Dochters mogen echter een dergelijk rapport of onderzoek weigeren als er ‘gerechtvaardigde redenen’ zijn, zoals bepaald in artikel 396, lid 4 van het Japanse vennootschapsrecht.

Daarnaast heeft een accountantscontroleur een belangrijke rapportageplicht. Wanneer hij tijdens de uitvoering van zijn taken onrechtmatige handelingen of ernstige feiten ontdekt die in strijd zijn met wetten of statuten in de uitvoering van taken door directeuren, moet hij dit onverwijld rapporteren aan de auditcommissie (of een ander auditorgaan zoals een auditcommissie), zoals bepaald in artikel 397 van het Japanse vennootschapsrecht. Dit zorgt ervoor dat problemen die door de accountantscontroleur worden ontdekt niet alleen in een rapport worden opgenomen, maar ook snel worden doorgegeven aan de interne toezichthoudende organen, zodat er passende corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.

De Plichten en Juridische Verantwoordelijkheden van Accountants in Japan

Accountants dragen, gezien hun aanzienlijke bevoegdheden, zware juridische plichten en verantwoordelijkheden. Deze plichten en verantwoordelijkheden vereisen een hoge mate van ethiek en zorgvuldigheid van de accountant als professional en fungeren als een essentiële discipline om de kwaliteit van de audit te waarborgen.

De meest fundamentele plicht die een accountant heeft, is de ‘plicht tot zorgvuldig beheer’ (zorgvuldigheidsverplichting). Dit komt voort uit de relatie tussen de onderneming en de accountant, die volgens artikel 330 van het Japanse vennootschapsrecht wordt beschouwd als een opdrachtrelatie, waarbij de bepalingen van artikel 644 van het Japanse burgerlijk wetboek van toepassing zijn. De zorgvuldigheidsverplichting betekent dat de accountant de plicht heeft om zijn taken uit te voeren met de zorg die objectief verwacht mag worden van een professional, gegeven zijn status en capaciteiten. Of de handelingen van de accountant aan deze standaard voldoen, zal de basis zijn voor het beoordelen van de verantwoordelijkheden die later worden besproken.

Als deze plicht wordt verwaarloosd, is de accountant in de eerste plaats verantwoordelijk tegenover de onderneming. Artikel 423, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat als de accountant zijn taken verwaarloost (plichtsverzuim) en daardoor schade aan de onderneming veroorzaakt, hij verantwoordelijk is voor het vergoeden van deze schade aan de onderneming. Dit is een directe verantwoordelijkheid voor nalatigheid in de professionele taken.

Daarnaast kan de accountant ook verantwoordelijk zijn tegenover derden, zoals aandeelhouders en schuldeisers, die op het auditrapport hebben vertrouwd bij het doen van transacties. Deze verantwoordelijkheid jegens derden is vastgelegd in artikel 429 van het Japanse vennootschapsrecht en heeft een tweeledige structuur. Ten eerste, als de accountant zijn taken uitvoert met ‘kwade opzet of ernstige nalatigheid’, is hij verantwoordelijk voor het vergoeden van de schade die hierdoor aan derden is ontstaan (artikel 429, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht). De reden voor de hoge eis van ‘ernstige nalatigheid’ is dat de audit professionele beoordelingen vereist en men wil voorkomen dat accountants onbeperkte verantwoordelijkheid dragen voor eenvoudige nalatigheid, zodat zij hun taken zonder terughoudendheid kunnen uitvoeren.

Ten tweede, als er ‘valse verklaringen’ zijn in het auditrapport over zaken die van essentieel belang zijn om te vermelden, wordt de verantwoordelijkheid strenger. In dit geval kan de accountant niet ontkomen aan de verantwoordelijkheid voor schadevergoeding aan derden, tenzij hij kan ‘bewijzen’ dat hij niet nalatig is geweest in zijn handelen, dat wil zeggen dat hij geen fout heeft gemaakt (artikel 429, lid 2, sub 4, van het Japanse vennootschapsrecht). Dit wordt de omkering van de bewijslast genoemd en weerspiegelt de intentie van de wet om een bijzonder zware zorgplicht op te leggen met betrekking tot de inhoud van het auditrapport, het eindproduct dat aan de markt wordt gepresenteerd. Deze tweeledige verantwoordelijkheidsstructuur is gebaseerd op een verfijnde juridische balans die probeert de bescherming van derden en het vermijden van een overmatige last voor de accountant met elkaar te verenigen.

Rechtszaken over de verantwoordelijkheid van accountants in Japan

Om te begrijpen hoe de abstracte regels over de juridische verantwoordelijkheid van accountants daadwerkelijk worden geïnterpreteerd en toegepast in reële geschillen, is het nuttig om specifieke rechtszaken te bekijken. Japanse rechtbanken hebben de neiging om de normen voor de zorgplicht die van accountants worden verwacht te verhogen naarmate de tijd vordert.

Een baanbrekende beslissing over de verantwoordelijkheid jegens de onderneming werd gegeven door het Japanse Hooggerechtshof op 19 juli 2021 (2021). In deze zaak werd de verantwoordelijkheid van een accountant met beperkte auditbevoegdheden in vraag gesteld, maar de logica van het oordeel is ook van toepassing op accountants. Een werknemer van het bedrijf had jarenlang geld verduisterd en de fraude verborgen door vervalste kopieën van bankafschriften in te dienen. De lagere rechtbank oordeelde dat het voldoende was voor de accountant om te bevestigen dat de ingediende documenten overeenkwamen met de boekhouding en ontkende de verantwoordelijkheid. Het Hooggerechtshof daarentegen verwierp deze beslissing en verklaarde dat “een accountant niet mag aannemen dat de inhoud van de boekhouding correct is als vanzelfsprekend en op basis daarvan de audit van financiële documenten mag uitvoeren”. Verder stelde het Hof dat wanneer belangrijk bewijsmateriaal zoals bankafschriften in kopie wordt ingediend en er twijfels zijn over de betrouwbaarheid, de accountant de plicht heeft om een grondiger onderzoek te doen, zoals het verifiëren van de originelen. Deze uitspraak is belangrijk omdat het duidelijk maakt dat accountants niet alleen formele procedures moeten volgen, maar als professionele experts met een gezonde dosis scepticisme substantiële verificatie moeten uitvoeren.

Wat betreft de verantwoordelijkheid jegens derden, zijn er twee contrasterende rechtszaken. De eerste is de Kimuraya-zaak (Tokyo District Court, 28 november 2007). In deze zaak had het bedrijf op een geraffineerde manier grootschalige fraude met voorraadinventaris gepleegd, maar de accountant had een audit uitgevoerd volgens algemeen aanvaarde auditnormen en had, na het beoordelen van een hoog risico, strengere auditprocedures toegepast. De rechtbank oordeelde dat de accountant niet verantwoordelijk was voor de ingenieuze fraude die moeilijk te ontdekken was, zelfs als hij zijn zorgplicht als professional had vervuld en het niet had opgemerkt. Deze uitspraak toonde aan dat het naleven van auditnormen kan functioneren als een ‘veilige haven’ voor accountants.

De andere zaak is de veelbesproken Livedoor-zaak (Tokyo District Court, 21 mei 2009). Ook in deze zaak was er sprake van grootschalige fraude in de financiële rapportage, en de accountant had een goedkeurende verklaring afgegeven. Echter, in deze zaak waren er aanwijzingen dat de accountant zich bewust was van de frauduleuze boekhoudkundige praktijken van het bedrijf, of deze op zijn minst opzettelijk had genegeerd. De rechtbank oordeelde dat het accountantskantoor aansprakelijk was voor de schade die aan beleggers was toegebracht. Het cruciale verschil met de Kimuraya-zaak was het gebrek aan onafhankelijkheid en integriteit van de accountant. Deze uitspraak toont aan dat zelfs een formele verdediging van het naleven van auditnormen machteloos is wanneer er betrokkenheid bij of kwaadwilligheid in fraude wordt vastgesteld.

De trend in deze rechtszaken toont aan dat de normen voor de verantwoordelijkheid die rechtbanken van accountants eisen, evolueren van ‘naleving van procedures’ naar ‘het uitoefenen van substantiële professionele scepsis’. Accountants worden juridisch steeds sterker aangespoord om niet alleen de regels te volgen, maar ook om altijd kritisch te blijven en actief te handelen om geen tekenen van fraude over het hoofd te zien.

Samenvatting

Zoals in detail besproken in dit artikel, zijn accountants een essentiële instelling om de betrouwbaarheid van financiële rapportages van bedrijven te waarborgen, zoals bepaald door de Japanse Vennootschapswet. Strikte kwalificatie-eisen, benoeming door de algemene vergadering van aandeelhouders en toezicht door de auditcommissie zijn ontworpen om hun onafhankelijkheid te garanderen. Daarnaast bieden uitgebreide onderzoeksbevoegdheden hen de middelen om hun taken effectief uit te voeren, terwijl de plicht tot zorgvuldig beheer en de zware juridische verantwoordelijkheden jegens de onderneming en derden dienen als een discipline die de kwaliteit van hun werk waarborgt. Het systeem van accountants is een fundament dat de transparantie en eerlijkheid van de Japanse markt ondersteunt en vormt de basis voor het vertrouwen dat zowel binnenlandse als buitenlandse investeerders stellen.

Ons kantoor, Monolith Law Office, heeft een bewezen staat van dienst in het bieden van uitgebreid advies en ondersteuning aan een groot aantal cliënten in Japan met betrekking tot complexe juridische kwesties die de benoeming, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van accountants betreffen. Ons kantoor heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, die zowel diepgaande specialistische kennis van de Japanse Vennootschapswet als internationale praktijkervaring combineren. Met deze unieke kracht staan wij klaar om buitenlandse bedrijven en investeerders volledig te ondersteunen in hun begrip van en de juiste reactie op belangrijke aspecten van corporate governance in de Japanse zakelijke omgeving.